Direccin Tcnico Normativa Opinin

T.D.: 1935791

OPININ N 105-2012/DTN Entidad: Asunto: Referencia: COSAPI S.A. Anotaciones en el cuaderno de obra en procedimientos de ampliacin de plazo Comunicacin recibida el 26.JUL.2012

1.

ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el representante legal de COSAPI realiza varias consultas sobre las anotaciones en el cuaderno de obra en procedimientos de ampliacin de plazo. Antes de iniciar el desarrollo del presente anlisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genricos y vinculados entre s, sin hacer alusin a asuntos concretos o especficos, de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artculo 58 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N 1017 (en adelante, la Ley), y la Segunda Disposicin Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF (en adelante, el Reglamento). En ese sentido, las conclusiones de la presente opinin no se encuentran vinculadas necesariamente a situacin particular alguna.
2.

CONSULTAS Y ANLISIS

Las consultas formuladas son las siguientes:

2.1

En el referido artculo, se establece para que proceda una ampliacin de plazo, desde el inicio y durante la ocurrencia de la causal, el contratista por intermedio de su residente, deber anotar en el cuaderno de obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliacin de plazo. Al respecto, consultamos Las anotaciones durante la ocurrencia de la causal implican necesariamente realizar anotaciones todos los das o basta con realizar anotaciones que simplemente dejen constancia que el hecho invocado que motiva la ampliacin de plazo se mantiene vigente? (sic).

2.1.1 De conformidad con el numeral 18 del Anexo nico del Reglamento, Anexo de Definiciones, el cuaderno de obra es El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el

residente anotan las ocurrencias, rdenes, consultas y las respuestas a las consultas. (El subrayado es agregado). Asimismo, respecto a la anotacin de ocurrencias, el primer prrafo del artculo 195 del Reglamento establece que En el cuaderno de obra se anotarn los hechos relevantes que ocurran durante la ejecucin de esta, firmando al pie de cada anotacin el inspector o supervisor o el residente, segn sea el que efectu la anotacin. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harn directamente a la Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicacin escrita. (El resaltado es agregado). Como se advierte el cuaderno de obra es un instrumento indispensable para la comunicacin entre la Entidad y el contratista, y para el control de la obra, en tanto tiene por finalidad registrar los hechos relevantes ocurridos durante su ejecucin para, entre otros fines, sustentar las solicitudes del contratista. 2.1.2 Ahora bien, algunos hechos o circunstancias ocurridos durante la ejecucin de una obra pueden generar atrasos o paralizaciones y, en consecuencia, determinar la verificacin de alguna de las causales de ampliacin de plazo previstas en el artculo 200 del Reglamento1, siempre que tales hechos o circunstancias afecten la ruta crtica del programa de ejecucin de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminacin de la obra. As, el primer prrafo del artculo 201 del Reglamento2 establece el procedimiento de ampliacin de plazo, conforme a lo siguiente: Para que proceda una ampliacin de plazo de conformidad con lo establecido en el artculo precedente, desde el inicio y durante la ocurrencia de la causal, el contratista, por intermedio de su residente, deber anotar en el cuaderno de obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliacin de plazo. Dentro de los quince (15) das siguientes de concluido el hecho invocado, el contratista o su representante legal solicitar, cuantificar y sustentar su solicitud de ampliacin de plazo ante el inspector o supervisor, segn corresponda, siempre que la demora afecte la ruta crtica del programa de ejecucin de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminacin de la obra. (). (El resaltado es agregado). De acuerdo con la disposicin citada, el contratista tiene la obligacin de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, desde el inicio y durante su ocurrencia, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo, a efectos que, posteriormente, su solicitud de ampliacin de plazo sea procedente. Dicha obligacin implica que el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin de plazo, dado que estos son los hitos imprescindibles para determinar la duracin de la causal y, por ende, para cuantificar el tiempo por el cual debe ser ampliado el plazo, as como los
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Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.
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Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.

gastos generales variables correspondientes al contratista, de ser el caso. No obstante, en el periodo entre dichos hitos, el contratista tambin puede realizar otras anotaciones que, a su criterio, sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, su solicitud de ampliacin de plazo, tal como lo precisa el artculo 195 del Reglamento. Cabe precisar que, dadas las particularidades del hecho o circunstancia que determina la configuracin de una causal de ampliacin de plazo en concreto, un contratista podra considerar necesario realizar anotaciones diarias, desde que se inicia la causal hasta que esta culmina, a efectos de procurar la aprobacin de su solicitud de ampliacin de plazo; aspecto que corresponde evaluar a cada contratista. 2.1.3 En virtud de lo expuesto, debe indicarse que la obligacin del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo, para que proceda su solicitud de ampliacin; implica que en el cuaderno de obra se anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin, sin perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, tambin pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliacin de plazo.
2.2

Si la norma no seala nada al respecto, es necesario que por cada anotacin que realice el contratista dejando constancia de la ocurrencia del hecho invocado que motivar la solicitud de una ampliacin de plazo, la Supervisin tenga que pronunciarse o ratificar el hecho por cada anotacin que realice el contratista en ese sentido? De ser positiva su respuesta, cul sera el fundamento tcnico y legal? (sic). Como se ha indicado al absolver la consulta 2.1, para que proceda la solicitud de ampliacin de plazo, el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo; es decir, cuando menos, la fecha en la que se inicia y en la que culmina el hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal. En cambio, en el procedimiento establecido en el artculo 201 del Reglamento 3, no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de ampliacin de plazo, que el supervisor haya ratificado las anotaciones realizadas sobre el particular por el residente en el cuaderno de obra. Sin embargo, teniendo en consideracin que es obligacin del supervisor controlar la adecuada ejecucin de la obra, y que es el nico representante de la Entidad autorizado a realizar anotaciones en el cuaderno de obra4, le corresponde analizar los hechos anotados por el residente en el cuaderno de

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.
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De conformidad con el artculo 193 del Reglamento.

obra y realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el inters de la Entidad. Caso contrario, incurrira en incumplimiento de su contrato, pudiendo la Entidad resolverlo e informar al Tribunal de Contrataciones del Estado para que este aplique las sanciones que correspondan, de ser el caso.
2.3

Asimismo, de ser positiva la respuesta anterior, es necesario que la Supervisin ratifique el hecho mediante otra anotacin en el cuaderno de obra, realizada el mismo da en que el contratista realiz la anotacin? Es esta una condicin para que la Entidad otorgue o deniegue una ampliacin de plazo? De ser positiva su respuesta, cul sera el fundamento tcnico y legal? (sic). De conformidad con lo expresado al absolver la consulta 2.2, si bien es una obligacin del supervisor analizar las ocurrencias anotadas por el residente y, en consecuencia, realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertienentes, el incumplimiento de dicha obligacin no constituye una condicin para que la Entidad otorgue o deniegue una ampliacin de plazo, en tanto no forma parte del procedimiento establecido en el artculo 201 del Reglamento.

3. 3.1

CONCLUSIONES La obligacin del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo, para que proceda su solicitud de ampliacin; implica que en el cuaderno de obra se anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin, sin perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, tambin pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliacin de plazo. En el procedimiento establecido en el artculo 201 del Reglamento 5, no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de ampliacin de plazo, que el supervisor haya ratificado cada una de las anotaciones realizadas por el residente en el cuaderno de obra; sin perjuicio de su obligacin de analizar los hechos anotados por el residente y realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el inters de la Entidad. Jess Mara, 05 de noviembre de 2012

3.2

AUGUSTO EFFIO ORDEZ Director Tcnico Normativo CVP/.

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Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.