Recherche sur le manuel des procdures comptables

La gestion des ressources et des oprations est une tche complexe. L'entreprise doit ajuster ses mthodes de fonctionnement pour rpondre aux besoins d'informations rapides, l'informatisation et la rotation du personnel. Dans cet environnement en constante volution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue l'importance et la fiabilit de l'information financire pour l'aider dans la prise de dcisions. cette fin, le manuel des procdures comptables est un document qui rcapitule progressivement lensemble des processus de gestion et traitement des taches dans une entreprise, comme il contribue amliorer l'efficacit et l'conomie lies certains processus dcisionnels et permet de minimiser les risques de non-contrle et d'inexactitude sur les donnes financires.

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Premire partie : Approche thorique sur

procdures comptables

le manuel des

I. Dfinition et objectifs du manuel de procdures comptables :

1- Dfinition :
Ce que vous dnommez comme "manuel comptable" s'appelle rellement le manuel des procdures comptables (ou encore le manuel de contrle interne) qui est ncessaire et indispensable au sein de toutes les grandes entreprises en vue de rglementer les procdures de traitement de l'information financire et comptable par rapport d'abord la loi, ensuite la rglementation professionnelle et enfin par rapport aux objectifs organisationnels de l'entreprise. Il prcise en particulier : Les diffrentes tches et leurs modalits d'excution ; Les responsabilits respectives des diffrents intervenants ou oprateurs ; Les procdures d'tablissement des diffrents documents ncessaires la gestion administrative, financire, comptable, oprationnelle et technique ; Les modalits de contrle chaque stade du systme d'informations

Il n'a aucune relation avec les tiers mais son existence facilite le traitement oprationnel des comptes en vue d'atteindre la transparence, la rgularit, la fiabilit et la sincrit des transactions enregistres en comptabilit

2 .OBJECTIF :
Etre en mesure : * * * de concevoir et d'tablir le manuel des procdures comptables dans le respect des principes poss par le plan comptable gnral, de le dfinir en fonction des orientations fixes par la direction gnrale et financire de l'entreprise ou du groupe, d'en faire un rel outil garantissant la qualit de l'information financire.

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II.

Les fonctions et composantes du manuel des procdures comptables

1. Fonctions :
Le manuel de procdures constitue cet effet plusieurs rfrentiels parmi lesquels on peut citer :

Le manuel de procdures est un rfrentiel de communication

Par sa conception, il permet chaque intervenant ou oprateur d'agir avec une parfaite connaissance et comprhension des contraintes et responsabilits des oprateurs prcdents et suivants et de traiter ainsi les documents selon des normes et des procdures comprises et acceptes par tous.

Le manuel de procdures est un rfrentiel de formation

Il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutes, mutes ou affectes temporairement une fonction qui peuvent ainsi aisment se familiariser avec leurs nouvelles responsabilits et disposer d'un support crit pour l'excution de leurs tches quotidiennes.

Le manuel de procdures est un rfrentiel de gestion

Il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion d'une entreprise et de la totalit des composantes lmentaires de son systme d'informations. Il remplit cet effet un rle de planification, de supervision et de contrle de la dlgation de responsabilit du sommet l'chelon le plus bas de l'organigramme.

Le manuel de procdures est un rfrentiel de contrle

Il aide, dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'valuation des procdures de contrle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de la Direction Gnrale et le respect, par chaque oprateur, de sa responsabilit de contrle et d'excution des tches qui lui sont dvolues seront ainsi plus aiss aussi bien pour les organismes de contrle internes qu'externes.

Le manuel de procdures est un rfrentiel d'information de gestion

Il permet au Directeur Gnral, aux Directeurs sectoriels et aux diffrents responsables de structures d'analyser de faon cohrente et homogne tous les rsultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels rsultats et informations et d'interpeller, au besoin, directement tout oprateur sur les tches ou contrles qu'il a eu effectuer.

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2. Composantes :
L'organisation comptable et les procdures Description des fonctions et sparation des tches Plan de compte, schmas d'criture et rgles d'imputation Le traitement de l'information comptable : * collecte et saisie * classement et archivage * contrle Les processus et les systmes d'information : Planification annuelle des travaux Priodicit des traitements

III.

Comment laborer le manuel des procdures comptables :

1- Les textes rgissant llaboration dun manuel des procdures comptables :

Les apports du Code de commerce Le plan comptable gnral Les textes fiscaux

2- Les enjeux du manuel des procdures comptables :

Respect des textes et harmonisation des pratiques Faire appliquer les dcisions politiques de la direction de lentreprise Augmenter la fiabilit du systme dinformation comptable et de linformation financire produite Gagner en performance et ractivit sur les informations produire Fiabiliser les dcisions de gestion grce des informations financires

3- Intgrer la structure et le contenu du manuel

Quel plan et forme choisir pour le manuel ? Dterminer lorganisation comptable Comment dfinir les fonctions et sparation des tches Quelle description des processus et des chemins de rvision ?

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4-Intgrer les caractristiques des systmes de traitement des oprations

Organisation comptable. Procdures de classement. Livres comptables. Schmas d'critures et systmes de traitement. Description du chemin de rvision Dfinition de fonctions et rpartition des tches. Description des contrles. Planification des travaux. Exploitation des donnes comptables.

Elaboration et prsentation des documents de synthse

5- Choisir le bon support

Support papier, messagerie, intranet Choisir la forme et la diffusion des mises jour priodiques

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Deuxime partie : Approche pratique du manuel des

Procdures comptables
I. Dfinition de lentreprise
xxxxxxxxxxxxxxxxx est une socit anonyme au capital de xxxxxxxxxxDH, cre en xxxx et ayant pour principale activit xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Le Conseil dAdministration est constitu comme suit : Mr xxxxxxx Prsident Mr xxxxxxx Administrateur Mr xxxxxxxx Administrateur Mr xxxxxxxxxx Administrateur Le staff dirigeant est constitu comme suit : Mr xxxxxxxxxxxx Directeur Mr xxxxxxxxxxxx Directeur Administratif & Financier

II. Rappel des principes du contrle interne : 2.1 Sparation des fonctions
La comptabilit a une dimension matrielle : elle rsulte de toute une srie d'enregistrements qui reprsentent des oprations multiples. La fiabilit d'une comptabilit dpend du systme et des procdures de contrle interne. Les objectifs du contrle interne sont les suivants : Prvenir les erreurs et les fraudes ; Protger l'intgrit des biens et des ressources de l'entreprise ; Grer rationnellement les biens de l'entreprise ; Assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les oprations. La ralisation de ces objectifs se fera notamment par la sparation des tches. Quatre fonctions peuvent tre distingues au sein d'une entreprise :

Fonction de dcision ; Fonction de conservation du patrimoine (personnes ayant leur charge la conservation ou l'entretien des immobilisations, des stocks, du disponible) ; Fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux qui affectent les biens de 'entreprise, des correctifs d'inventaire, et tablissement des tats financiers) ; Fonction de contrle.

Recherche sur le manuel des procdures comptables La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrle interne parce qu'une sparation des tches (impossibilit de cumuler deux de ces fonctions) permet de raliser un autocontrle efficace.

2.2 Dfinition des fonctions

L'affectation des tches chaque personne doit tre claire et prcise. Cette dfinition comprend : La description de la place qu'occupe l'intress dans l'entreprise, ses attributions et responsabilits, lorigine des documents qu'on lui transmet, les documents crer et leur destination.

2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations

La comptabilit doit tre jour en permanence. Les procdures utilises doivent garantir que la comptabilit rpond aux critres : d'exhaustivit : toutes les oprations font l'objet d'un enregistrement comptable, de ralit : tout enregistrement est justifi par une opration, d'exactitude : il n'y a pas d'erreur dans la comptabilisation des montants, de bonne priode : chaque opration est enregistre dans la priode laquelle elle se rattache.

2.4 Protections matrielles et juridiques

Les biens matriels et immatriels doivent tre protgs d'une manire efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempries. Les protections sont matrielles (magasin fermant clef, caisses enregistreuses, machines affranchir, coffres.) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats.)

III. Les procdures gnrales :

3-1 Organigramme gnral : (Typique chaque structure) 3.2 Traitement du courrier
3.2.1 Traitement du courrier reu L'ouverture des plis est assure par la secrtaire. Elle procde ensuite l'enregistrement du courrier sur un registre. Les informations suivantes doivent y tre inscrites : numro d'ordre d'arrive, date d'arrive, date de la lettre, rfrences indiques sur la lettre, origine, objet (rsum),

Recherche sur le manuel des procdures comptables destinataire. En ce qui concerne les factures et avoirs reus, ils sont reues (ou dfaut seront dupliques) en deux exemplaires. Les exemplaires supplmentaires seront dtruits. La secrtaire classe le courrier par nature : rglements des clients, commande des clients, demande de prix, de documentation, factures et relevs des fournisseurs, offres de services, relevs et documents manant des banques, autres. Elle le transmet sans tarder chaque destinataire. Il faut noter que l'intgralit du courrier est transmise au dirigeant ds le dpart par la secrtaire. Ce dernier le lui rend sans tarder pour diffusion. 3.2.2 Traitement du courrier dpart La secrtaire met le courrier. Une copie sera rserve pour le classement chronologique. Un double portant l'entte de l'entreprise ou une photocopie de l'original seront classs dans le dossier du tiers intress (client, fournisseur, salari, organismes, etc.). Les mentions porter sur chaque envoi seront les suivantes : date, qualit et nom du signataire, mention du destinataire, liste des pices jointes, code classement ou numro chronologique, objet du document, dnomination et adresse complte de l'entreprise. Le courrier est obligatoirement prsent la signature du dirigeant. Il signe l'original et paraphe les deux doubles. Le dossier de prsentation comprend : le ou les originaux signer et expdier, les deux doubles parapher, les pices joindre, les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de l'affaire. Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe l'original, paraphera les doubles qui seront prsents sans tarder la signature du dirigeant ds son retour, pour approbation. Il est interdit de classer les doubles sans paraphe du dirigeant.

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3.3 Cycle personnel - paie

3.3.1 Rgles de base :(Se rfrer au Code de Conduite Interne) 3.3.2 Embauche Avant chaque embauche, un contrat de travail crit est tabli conformment aux dispositions rglementaires. Il convient de s'assurer que : les trangers possdent des cartes de sjour et de travail ou de rsidence, en cours de validit; les diplmes affrents au poste pouvoir sont fournis; les certificats de travail des emplois antrieurs sont tous fournis; la rubrique "enfants" est correctement remplie ; les coordonnes bancaires sont justifies par un relev d'identit bancaire ou postal pour virement du salaire. Au plus tard, avant la fin de la priode d'essai, le nouveau salari devra fournir : une fiche individuelle ou familiale d'tat civil correspondant sa situation maritale une carte de la scurit Sociale ; un extrait de casier judiciaire. 3.3.3 Sanctions disciplinaires Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute commise. Il existe tout d'abord la possibilit de donner un avertissement ou blme, puis une mise pied et enfin le licenciement. Le motif de licenciement est invoqu dans la lettre de licenciement pour viter la qualification et ses consquences du licenciement abusif. (Se rfrer au Code de Conduite Interne) 3.3.4 Acompte sur salaire L'acompte sur salaire ne doit pas excder 80% du montant du salaire peru habituellement par le salari, en fonction du temps rellement effectu. Cette facilit doit rester exceptionnelle. Le remboursement doit intervenir par prlvement sur le salaire du mois au cours duquel l'acompte est vers. Le principe de l'acompte sur salaire ne constitue pas un droit pour le salari. 3.3.5 Gestion des maladies Il convient de se rfrer au Code de Conduite Interne, aux choix faits en sus par l'entreprise en matire de prvoyance.

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3.3.6 Gestion des congs et absences Gestion : La socit suit sur un document l'volution des congs pris par le salari en cours d'anne. Un imprim est sign par l'intress chaque fois que ce dernier prend des congs. Cet imprim est transmis au service Paie. Absences : Comme pour les congs, les absences, hormis celles pour maladies ou congs pays ou rcupration, sont portes sur les documents mentionns ci-dessus et signes par l'intress. Ces documents sont transmis au service Comptabilit. 3.3.7 Registres obligatoires Registre Unique du personnel (conservation 5 ans). Registre de l'Inspecteur du travail, des mises en demeure (conservation 5 ans). Registre de la mdecine du travail. Registre des dlgus du Personnel. Registre des contrles techniques et de scurit. 3.3.8 Affichages Convention Collective (lieu d'embauchage, lieu de travail) Rglement Intrieur (lieu d'embauchage, lieu de travail) Dure du travail (lieu de travail) Textes gnraux (lieu d'embauchage, lieu de travail) Coordonnes Inspection du Travail (local accessible au personnel) Coordonnes Mdecine du Travail (local accessible au personnel) Consignes en cas d'incendie Secours. 3.3.9 Utilisation des vhicules Principe : A l'embauche, le Directeur doit vrifier si le salari possde bien son permis de conduire. La photocopie de ce document doit tre tablie et insre dans le dossier de l'intress.

3.4. Cycle trsorerie

3.4.1 Rgles de bases Aucune opration n'est faite sans prsentation d'une pice justificative de la dpense, quel que soit le mode de rglement. Tout rglement doit tre soumis l'approbation du chef d'entreprise et du directeur Administratif et financier et eux seuls signent les chques, ordres de virement et acceptations d'effets. Les remises doivent tre faites chaque jour.

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3.4.2 Inventaire physique de la caisse A la fin de chaque mois, le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde physique des espces dtenues. Les contrles de caisse priodiques permettent de s'assurer de cette galit. Pour effectuer ce contrle, il est ncessaire de compter les espces dtenues dans la caisse et de remplir l'imprim intitul "contrle de caisse". Cette procdure permet de suivre en permanence l'volution du solde de la caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. L'existence d'un tel solde constituerait une grave prsomption d'irrgularit de la comptabilit. L'imprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par le Directeur Administratif et Financier. 3.4.3 Protection des disponibilits La socit veille ce que les formules de chques vierges soient enfermes dans une armoire clef. De mme, les espces sont ranges chaque dans un coffre fort. Il est fortement interdit de conserver des sommes importantes en caisse (Dfinir le montant maximum xxxxxxxx DH). En particulier, le montant des espces dtenues ne doit jamais dpasser le montant assur en cas de vol. 3.4.4 Emission de chques Il arrive parfois que l'metteur d'un chque, avec une lgret blmable, ne mentionne pas le nom du bnficiaire. Il faut proscrire ces pratiques et exiger l'inscription manuscrite de l'ordre par le signataire du chque. Si par extraordinaire un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit imprativement, ds l'ouverture du courrier, tre complt par l'apposition immdiate d'un tampon l'ordre de l'entreprise. De mme, l'endos doit tre inscrit au moyen d'un tampon comportant le numro du compte bancaire de l'tablissement concern. 3.4.5 Rapprochement bancaire Un recoupement mensuel, entre le journal de banque et les relevs bancaires, est effectu au moyen d'un imprim modle.

3.5 Supports comptables et procdures denregistrements :

3.5.1 Supports comptables L'entreprise dispose des supports suivants : Livre journal cot et paraph Livre d'inventaire cot et paraph Etat inventaire Journal de paie

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Recherche sur le manuel des procdures comptables Journal de caisse identifi sous le n 09 Journal des chques en portefeuille identifi sous le n 101
Journal des achats identifi sous le n 11 Journal des oprations diverses n 12 Journal des effets recevoir n 13 Journal de la B.C.M n 02 Journal de la B.M.C.E n 06 Journal de la S.G.M.B n 03 Journal de la B.P n 04 Journal de la S.M.D.C n 07 Journal des C.C.P n 08 Journal des ventes au comptant n 14 Journal des ventes terme n 15 Journal effets escompts n 16 Journal report nouveau n 01 Balance gnrale priodique Balance priodique des tiers Balance gnrale de l'exercice

3.5.2 Procdures denregistrement Etablir un diagramme qui donne une ide prcise sur lacheminement des diffrentes pices comptables jusqu leur classement dfinitif Saisir les travaux de fin d'anne
Dotation aux amortissements Provisions des charges payer Provisions stock Inventaire Tirer les tats de synthse

Ouvrir un nouveau dossier comptable et Commencer la saisie des pices nouvelle anne

3.6 Traitement comptable et ditions priodiques

3.6.1- Traitement comptable a) Traitement des critures 1- Saisie des critures 2- Consultation des mouvements par date 3- Maintenance des critures : modification du n de compte, du montant, n de pice et date lorsqu'il s'agit d'annulation le montant est remis zro. 4- Intgration des effets escompts : 5- Initialisation dbut du mois : pour commencer une nouvelle priode. b) Gestion des grands livres (historique) 1- Interrogation mouvement historique sur cran ou imprimante. 2- Edition Grand livre.

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c) Suivi des comptes Balance ge - tat relance clients. d) Initialisation des balances et dition e) Edition journaux f) Report nouveau automatique pour l'exercice suivant 3.6.2 Mise jour priodique 1- Mise jour priodique (pour les mois) 2- Mise jour annuelle (remise zro des comptes et des journaux pour ouvrir un nouvel exercice). 3.6.3 Traitements annexes : Etat des comptes avec soldes anormaux : pour respecter les Directives du CPM (514 et 5541), trsorerie, actif et passif. 3.6.4 Traitement annuel Etats de synthse : 1- C.P.C. - BILANS - ESG - TABLEAU DE FINANCEMENT 2- Maintenance des tats de l'ETIC : pour modifier et complter les tableaux non traits par le logiciel 3- Edition des tats de l'ETIC 4- Gestion des amortissements

3.7. Cycle achats

Le cycle achats/fournisseurs/dcaissements suit le cheminement suivant :
Commandes Rception des commandes Rception des factures Comptabilisation Rglement Traitement des retours (Avaries Fournisseurs Manquants)

3.7.1 Commandes Toute commande doit tre autorise par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande valoris. Chaque bon de commande est vrifi par la secrtaire eu gard aux tarifs et conditions de rglement particulires. Le bon de commande est ensuite sign par le dirigeant. Chaque commande est suivie quant aux dlais d'excution par la secrtaire qui relance systmatiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dpasse.

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3.7.2 Rception des commandes Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrle les caractristiques principales des articles rceptionns et met un bon de rception pr numrot en trois exemplaires. Le bon de rception reprend les caractristiques du produit livr :
quantits reues, nombre, rfrence, date de rception, visa.

Le bon de commande et le bon de rception sont classs par ordre d'arrive des rceptions en attente de rception de la facture par le comptable. 3.7.3 Comptabilisation Les factures sont comptabilises ds leur rception, par le service comptable, aprs vrification des conditions de prix et de rglement. Aprs comptabilisation, l'original de la facture reoit le visa d'enregistrement. Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classes par numro. Chaque criture doit indiquer :
la date de la facture, le numro de la pice justificative, le numro du compte fournisseur mouvement, l'identification du fournisseur, le montant TTC, la ventilation de la charge par destination, la TVA rcuprable.

3.7.4 Rglement Aprs vrification de l'original de la facture avec le bon de rception (quantits reues) et le bon de commande (vrification des prix unitaires, des conditions de rglement, des remises accordes), le comptable appose le timbre Bon payer. Aprs dlivrance du Bon payer, les prvisions de rglement sont enregistres sur un chancier avec l'indication de la date d'chance, des rfrences de la facture, du mode de rglement. Cet original est class immdiatement par ordre numrique. Le rglement de la facture, qui est effectu par virement bancaire, est prpar par le comptable et sign par le dirigeant et le Directeur Administratif et Financier. La date et le mode de paiement sont alors ports sur le double de la facture.

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Recherche sur le manuel des procdures comptables 3.7.5 Traitement des retours de marchandises Un bon de retour pr numrot est tabli par le magasinier en trois exemplaires. Un exemplaire est class dans un dossier attente d'avoirs , annot des rfrences de la facture ; un autre reste la souche. Les avoirs reus sont rapprochs du dossier des attentes d'avoirs : le comptable veille ce que la note de crdit correspondant au retour soit bien tablie par le fournisseur. Le bon de retour (anciennement class dans le dossier attente d'avoir est ensuite joint l'avoir correspondant. A l'aide de son exemplaire (n 3), il enregistre la sortie sur ses fiches d'inventaire. En cas de retour de marchandises, le magasinier tablit un bon de retour et actualise son fichier. Il s'agit donc d'un inventaire permanent mis jour rgulirement.

3.8 Cycle ventes

3.8.1 Commandes Les commandes parviennent l'entreprise par les moyens suivants : commandes crites reues par courrier ; commandes tlphoniques ; commandes prises par les reprsentants. Les commandes reues sont ensuite transmises au responsable qui tudie les conditions de prix, de rglement, de livraison et de crdit du client. Cette liasse comporte les renseignements suivants : nom et adresse du client ; adresse de livraison ; dsignation du reprsentant ; dsignation exacte des produits commands ; dlais de livraison ; quantits commandes ; prix unitaires ; conditions de paiement. Avant diffusion, tous les exemplaires des accuss de rception sont signs par le responsable qui donne ainsi son autorisation pour livrer. L'exemplaire destin au client porte de faon claire et prcise les mentions valant clause de rserve de proprit. 3.8.2 Livraisons Chaque livraison donne lieu l'tablissement d'un bon de livraison Il comporte les renseignements suivants : nom et adresse du client,

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Recherche sur le manuel des procdures comptables adresse de livraison, dsignation du reprsentant, dsignation des produits livrs, quantits commandes, prix unitaires. Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de l'envoi ainsi que de l'accus de rception de commande. L'accus de rception de commande est ensuite class par le magasinier dans un dossier commandes livres . 3.8.3 Rglements La gestion des comptes clients est suivie de manire trs rigoureuse. Ds rception de l'encaissement ou de l'avis d'encaissement par la banque. Le comptable mentionne le rglement dans son journal de trsorerie. Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois l'aide du lettrage des critures. Le service comptable tablit une balance ventile par chances, qui dtaille chaque solde en plusieurs colonnes, en distinguant : la partie du compte en retard de paiement, le mois en cours, les chances venir. Cette balance "ge" doit tre prsente au dirigeant chaque mois. Chaque retard de paiement doit faire l'objet d'une lettre de relance et d'un relev de compte 3.8.4 Avoirs - clients Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises. Le magasin indique les quantits reprises sur des bulletins retours et reprise de marchandises (trois exemplaires) enliasss sur un carnet souche (pr numrot). 3.8.5 Facturation Les factures sont mises en trois exemplaires. Elles portent les mentions obligatoires suivantes : raison sociale de l'entreprise ; dnomination sociale ; adresse de l'entreprise ; nonciation du capital social ; numro dimmatriculation ; nom et adresse de l'acheteur ; date de la vente ; quantit, dnomination des produits vendus ;

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Recherche sur le manuel des procdures comptables prix unitaires HT ; frais de facturation impute l'acheteur ;
mention du taux de TVA ; mention du montant global de la TVA ; mention des rabais, remises ou ristournes accords ; mention de l'option exerce en matire d'exigibilit de la TVA ; numro d'ordre interne (pour classement chronologique) ; clause de rserve de proprit.

3.8.6 Comptabilisation Les factures sont comptabilises au jour le jour automatiquement par le systme informatique. Le service comptable tient un journal des ventes permettant d'enregistrer les factures dans l'ordre chronologique

3.9 Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit contrler au moins tous les douze mois l'existence et la valeur des lments actifs et passifs du patrimoine ; elle doit tablir les comptes annuels la clture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Il en rsulte qu'un inventaire est effectu tous les douze mois, la date de clture de l'exercice. Le comptage matriel des existants en stock est d'une importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement une grande partie des actifs. De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur l'valuation des biens, par exemple : les stocks rotation lente, qualits des actifs inventoris, biens incomplets ou dtriors, produit avec la date de premption dpasse. Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et d'exactitude, l'entreprise a prvu des modalits de droulement des oprations d'inventaire au moyen d'instructions crites et rigoureuses qui prcisent : le but de l'inventaire, la date et les heures de comptage, la prparation des lieux de stockage, le personnel charg de l'inventaire, l'arrt des mouvements pendant l'inventaire, le dnombrement et la saisie de l'inventaire, les procdures de sparation des exercices.

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Recherche sur le manuel des procdures comptables 3.9.1 Date et heures de l'inventaire La date de l'inventaire est le 15 Dcembre de chaque anne. Il est procd ensuite fixer les heures de dbut et de fin d'oprations de faon prvoir la disponibilit du personnel pendant cette priode. 3.9.2 Prparation des lieux de stockage Un inventaire physique ne s'improvise pas, il doit tre organis et seule une bonne prparation matrielle garantit la qualit des comptages ultrieurs. Cela suppose : la dlimitation des aires de stockage pour viter les omissions et les doubles emplois. le rangement pralable des articles et leur regroupement par rfrence. Les units de comptage doivent tre clairement dfinies afin d'viter des erreurs.

3.9.3 Personnel charg de l'inventaire Un responsable de l'inventaire est dsign. Il est charg de contrler les rsultats, de coordonner et centraliser les informations et d'exercer une supervision sur les quipes. Il est ncessaire que ce responsable soit totalement disponible pendant toute la dure de l'inventaire pour s'assurer que les comptages se droulent selon les instructions prvues et afin de pouvoir rsoudre rapidement les problmes qui pourraient survenir et pour lesquels une solution n'a pas t prvue. Les quipes de comptage sont composes de deux personnes. Le nombre d'quipes doit tre suffisant pour assurer le comptage de tous les articles pendant la priode prvue. Chaque quipe comprend : une personne ayant une connaissance suffisante des articles compter, une personne indpendante de toute opration lie aux stocks. L'une des personnes compte les articles et l'autre tablit le relev et supervise le comptage pour s'assurer de sa cohrence. Chaque quipe reoit les instructions d'inventaire lors d'une runion pralable qui permet de s'assurer que ces instructions sont bien comprises, et au cours de laquelle le responsable de l'inventaire peut prsenter la ncessit, l'intrt et l'importance du contrle des existants. 3.9 4 Arrt des mouvements pendant l'inventaire Dans toute la mesure du possible, les mouvements de stocks doivent tre arrts pendant l'inventaire, notamment larrt des livraisons et rceptions. Cela permet d'viter : qu'un article ne soit compt plusieurs fois, qu'un article dj compt ne fasse l'objet d'une livraison et facture avant la clture,

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Recherche sur le manuel des procdures comptables qu'un article soit omis des comptages car transfr d'une aire non inventorie une aire dj inventorie. Lorsque la vente ne peut tre arrte, les aires de stockage doivent tre approvisionnes et isoles. Le comptage de ces aires aura lieu la fin de l'inventaire. Les instructions d'inventaire prvoient une procdure d'urgence pour grer les exceptions et tout mouvement doit tre autoris et contrl par le responsable de l'inventaire. Un relev tablit, des produits concerns et vrifier s'ils doivent tre inclus ou exclus des comptages. Il doit galement indiquer sur les documents qui seront utiliss pour les enregistrements comptables, le traitement avant ou aprs inventaire qui doit tre retenu par la comptabilit. 3.9.5 Dnombrement et saisie de l'inventaire La saisie de l'inventaire peut s'effectuer : soit sur des feuilles de comptage qui regroupent plusieurs articles, soit sur des tickets ou fiches ; dans ce cas, on utilise une fiche par article. Les feuilles et fiches sont pr numrotes pour contrler leur utilisation et leur centralisation. Le responsable d'inventaire : remet une srie de fiches ou feuilles aux diffrentes quipes, relve sur un imprim spcial les sries distribues et les quipes concernes, contrle le retour des feuilles ou fiches. Tous les documents doivent tre retourns remplis, ou annuls, ou vierges. Tout imprim ratur doit tre annul et conserv pour ne pas rompre la squence. Les instructions indiquent les modalits pour remplir les imprims et pour saisir les articles abms, hors d'usage, obsoltes. Toute information pouvant avoir une incidence sur la valorisation ultrieure doit tre indique lors du comptage. Le comptage doit s'effectuer de faon systmatique dans chaque zone et tous les articles compts doivent tre identifis par un marquage appropri : autocollant, feutre, craie ou talon du ticket d'inventaire. Il est ncessaire de contrler l'exactitude des comptages et informations figurant sur les feuilles et fiches de comptage.

Ces contrles, effectus par le responsable d'inventaire, sont : limits lorsqu'une procdure de double comptage systmatique est mise en place. Le deuxime comptage est alors effectu par une quipe diffrente ne disposant pas des rsultats du premier comptage, tendus lorsqu'il n'y a pas de double comptage.

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Recherche sur le manuel des procdures comptables Ces contrles doivent tre effectus rapidement de faon informer sans dlai les quipes qui feraient des erreurs de principe en raison d'une mauvaise comprhension des instructions. 3.9.6 Centralisation et suivi des quantits Les feuilles et fiches de comptage sont regroupes rapidement sans attendre la fin de l'inventaire dans le but :

de vrifier qu'elles comportent toutes les mentions ncessaires ; de procder leur comparaison en cas de double comptage. Un cart entre les deux fiches ncessite un contrle complmentaire des quantits ; de procder leur comparaison avec l'inventaire permanent. Les instructions prvoient le niveau de l'cart acceptable qui conduira un ajustement de l'inventaire permanent sans recherche complmentaire. Lorsque l'cart dpasse cette limite, il est ncessaire d'effectuer une recherche pour en dterminer les causes et ventuellement les erreurs de comptage. A la fin de l'inventaire, le responsable doit vrifier que toutes les fiches ont t retournes l'aide de sa grille de contrle. Il effectue galement un tour des aires de stockage pour s'assurer que tous les articles ou lots portent une trace attestant qu'ils ont t compts. 3.9.7 Mthode de valorisation des stocks Il convient de distinguer les valeurs : l'entre dans le patrimoine de l'entreprise, l'inventaire, l'arrt des comptes. Valeur d'entre dans le patrimoine Les stocks sont enregistrs: leur cot d'acquisition pour les biens acquis, Le cot d'entre doit comporter le prix d'achat et les frais accessoires (commissions, ports, transit, assurances, rception). La valeur d'incorporation des biens acquis interchangeables est soit : le cot moyen pondr, le premier entr/le premier sorti. La valeur d'incorporation des biens identifiables est leur cot d'entre rel. Valeur d'inventaire : La valeur d'inventaire selon le PCG est la valeur vnale.

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Recherche sur le manuel des procdures comptables Pour les matires premires et les approvisionnements, il s'agit du cot de remplacement. Valeur au bilan : Pour l'arrt des comptes la plus faible des deux valeurs ci-dessus est retenue. Si la valeur d'entre est suprieure la valeur vnale, une provision est constitue pour la diffrence. Provisions rglementes relatives aux stocks : Il est possible de constituer des provisions destines au renouvellement des stocks. Il s'agit de provisions d'origine "fiscale" : provision pour hausse des prix, provision pour fluctuation des cours.

3.10 - Archivage
La conservation des pices justificatives comptables et des divers documents administratifs et financiers de l'entreprise est une absolue ncessit. L'archivage est organis de telle manire que la recherche et la consultation des documents concerns sont possibles dans des conditions de rapidit et d'efficacit normales. En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier : dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes, etc. ) sont conservs sous clef. En plus de la sauvegarde mensuelle et annuelle sur cassette du dossier comptable, les dossiers des quatre derniers exercices sont stocks sur le disque dur. Il est noter que pour des raisons de scurit, une sauvegarde journalire des donnes du systme est excute. Aucune destruction d'archives ne peut tre effectue sans autorisation pralable des services de la Direction Gnrale. La destruction autorise d'archives doit tre effectue dans des conditions propres prserver, si ncessaire la confidentialit des informations. Au besoin, il convient d'utiliser un broyeur d'archives ou de massicoter les documents dtruire dfaut d'incinrateur. Seules des archives insignifiantes peuvent tre jetes la poubelle sans prcaution particulire.

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Le manuel de procdures comptables dcrit les procdures mises en place dans la socit en matire d'organisation comptable, de codification des comptes (plan comptable), de traitement de l'information, de production des tats financiers et des modes de classement des pices et documents comptables. Ce manuel va constituer une rfrence utile pour apprhender globalement et sans difficult le systme de traitement de l'information comptable au sein de l'entreprise. Ce manuel est appel tre rvis en fonction des changements qui peuvent intervenir dans l'organisation du service comptable (recrutement, nouvelle rpartition des fonctions...) et des ventuelles recommandations qui peuvent tre mises par les intervenants externes (Expert-comptable...).

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Bibliographie
www.memoironline.com www.doc-etudiant.fr www.amc.ma , manuel des procdures comptables

http://www.lamy-formation.fr

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