GUA DE PROCEDIMIENTO

USUARIO

Sociedad Minera El Brocal S.A.A

Gua de iExpense.
Autor: Fecha de Creacin: ltima Actualizacin: Versin:

Usuario

Genner Tantalean Marzo 15, 2012 Marzo 15, 2012 1.0

Aprobadores:

Gerente de Proyecto BROCAL Gerente de Proyecto SINETICS

JOHNNY MARCHENA GENNER TANTALEAN

Copia Numero 1

_____

Control de Documentos
Registro de Control
1

Fecha Marzo 16, 2012

Autor Genner Tantalean

Versin 1.0

Cambio Referencia Creacin de Documento.

Revisiones

Nombre

Posicin

Distribucin

Copia No.

Nombre

Ubicacin

Nota a los Portadores: Si UD. Recibe una copia electrnica de este Documento y lo imprime, le rogamos escriba su nombre en la pgina equivalente a la cartula para propsitos de control de documentos. Si UD. Recibe una copia impresa de este documento, por favor escriba su nombre en la cartula para propsitos de control de documentos.

ndice.
IExpense..
3

Crear Informe de Gastos... 4

Iniciar Sesin.. Gastos en Efectivo 4 7

Recibos de Fax

14 16 16 19 19 22 24 24 25

Cambios de Informe de Gastos

Retirar y Actualizar/Eliminar

Ver Recepcin y Notificaciones...............

Ver recibos. Ver Notificaciones.

Informe de Situacin
Informe Situacin. Creacin de Asignaciones

IExpense.
Crear Informe de Gasto Iniciar Sesin Procedimiento Esta Seccin les mostrara como iniciar sesin en Oracle

1. Abra el navegador de Internet Explorer y vaya a la pgina principal de Oracle EBSBROCAL.. Haga clic en el enlace de Oracle

INFORMES DE GASTO 2. Introduzca su nombre de usuario en este campo 3. Presione [Tab]. 4. Ingresa el Password. 5. Haga Clic en el Botn Iniciar sesin

Si usted tiene acceso a mltiples responsabilidades en Oracle Financials, ver la pantalla del navegador, si slo tiene acceso al Informe de Gastos de la pgina de inicio que se muestra (ver pgina 5) 6. Haga clic en el enlace de Internet Gastos. 7. La pgina principal de IExpense se mostrara.

Navegando por la pgina de inicio de IExpense Procedimiento En esta seccin se revisara la informacin disponible des la pagina principal de IExpense. 1. Revise el estado de los informes de gastos de los ltimos 5 que han presentado 2. Enviar un nuevo informe de gastos

3. Modificar (retirar, suprimir o actualizar) un informe de gastos existente que no ha sido pagada 4. Revisar todos los informes de gastos presentados anteriormente 5. Examinar los anticipos pendientes

1. Desde el TAB inicio de informes de gastos, para registrar un nuevo informe. Ac veremos una lista de los informes de gastos de los ltimos 5 y el estado de estos gastos. Usted puede a) Duplicar un informe de gastos - un informe de gastos similar a la presente clic en el botn Duplicar para crear un nuevo informe de gastos que usted ser capaz de modificar b) Retiro - seleccionando la opcin de retirarse le permite modificar o eliminar el informe de gastos c) Ver archivos adjuntos - ver todos los recibos que se han presentado. 2. A partir la opcin actualizacin de informes de gastos. Usted puede actualizar o eliminar cualquier informe de gastos 3. Desde la opcin Notificaciones responder cualquier notificacin pendiente.

LOS GASTOS EN EFECTIVO Procedimiento

Esta seccin le mostrar cmo entrar en un informe de gastos en lnea, sin usar una tarjeta para gastosde viaje.

4. Haga clic en el botn Crear informe de gastos 5. Si usted necesita cambiar su centro de costo o de aprobacin, puede hacerlo en esta pgina. En este ejemplo, haga clic en el botn Siguiente para dejar los valores por defecto y pasar al siguiente paso. La pgina de informacin general le permite modificar la informacin por defecto para el informe de gastos.

1. El campo Centro de Costo es de pago, con un valor de su registro de empleados en Oracle. Si va a procesar un reclamo de gastos con cargo a otro centro de costo entrar en el nuevo centro de

costos en este campo de la (bsqueda de iconos) le permite buscar sobre la base de los nmeros del centro de centro o descripciones. 2. Plantilla de gastos: Las plantillas de gasto identifican los tipos de gastos que est reclamando mediante el uso de la lista desplegable, se puede cambiar la plantilla de gastos por defecto. 3. Objetivo: el campo objetivo es un campo del formulario libre que le permite entrar la razn de sus gastos. Este campo puede ser til a los aprobadores. Este es un campo de libre 4. Aprobador: Este campo por defecto para su supervisor inmediato o su delegado. El campo se puede modificar si los gastos que reclama debe ser Aprobado por otro el uso individual del (bsqueda de iconos) o la tecla en el nombre de nuevo aprobadores.

5. La pgina de gasto en efectivo y otros se utiliza para introducir los detalles de gastos que

fueron pagados en efectivo o con tarjeta de crdito personal o para calcular el reembolso de kilometraje.

5. Haga clic en el Icono Calendario

7. Seleccione el da del gasto producido 8. Haga clic en el campo importe de recibo 9. Introduzca el importe de su recibo en este campo. 10. Haga clic en el campo de lista Tipo de Gasto. 11. Seleccione el tipo de gasto que est reclamando. E.g comidas, taxis, etc. 12. Haga clic en el campo de la Justificacin. Tenga en cuenta que este campo es opcional. Tenga en cuenta la informacin introducida en este campo pueden ayudar a la aprobacin.

13. Haga clic en el botn Detalles, si es necesario introducir informacin ms detallada. Por ejemplo, si ha seleccionado un gasto de comida que usted puede ser requerido para realizar un seguimiento del nmero de asistentes y / o nombres.

14. Para entrar en otra lnea haga clic en el icono del calendario al lado del campo de fecha para la lnea 2. Opcionalmente, utilice la opcin Duplicar para crear una lnea similar

15. Seleccione la fecha en que el segundo gastos ha ocurrido. 16. Para entrar la moneda de un recibo. haga clic en el botn Mostrar divisa de recepcin. Esto le permitir seleccionar moneda. 17. Haga clic en el campo Importe de recibo. 18. Anote la cantidad en soles. Indicado en su recibo. 19. Haga clic en la lista de divisas de recibos. 20. Seleccione el elemento de la lista.
10

21. Haga clic en el campo de Tipo de Cambio. 22. Introduzca el tipo de cambio. Si usted ha utilizar su tarjeta de crdito personal que usted tendr que usar el tipo de cambio que aparece en su tarjeta de crdito. Si no est seguro del tipo de cambio algunas monedas han sido definidos y seguimiento de los tipos de cambio en el oracle. Para otros, por favor, utilice http://www.oanda.com/currency/converter/ 23. Haga clic en la lista del tipo de gasto. 24. Haga clic en el botn Siguiente. 25. En esta pgina verificar las distribuciones de la cuenta para asegurarse de que son correctas y haga clic en el botn Siguiente. 26. Verifique si toda la informacin es correcta y haga clic en el botn Enviar. 27. Aparecer una confirmacin con su nmero de gasto y un resumen. Si el campo se requiere recibo aparece marcado por cualquiera de las lneas de sus gastos, debe imprimir el cdigo de barras y enviarlo por fax en el sistema.

Cambios en un informes de gastos

Retirar y Actualizar / Eliminar Procedimiento
Esta leccin le mostrar cmo retirar un informe de gastos, actualizar y volver a presentarlo para su aprobacin, o para eliminarlo. Para el ejemplo de actualizacin, vamos a hacer un cambio en el centro de costo de un informe de gastos que ya ha sido presentado.

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1. En "Opcion de informes de gastos" encontrar el informe de gastos que desea actualizar / eliminar y haga clic en el icono Retirar. 2. Aparecer una confirmacin Haga clic en el botn S para continuar. 3. Una vez que haya retirado su informes de gastos, que pasar los informes de gastos presentados a la ruta de gastos de actualizacin en la seccin Informes de la pgina principal de IExpense. El estado de los informes es retirado ahora. Desde aqu se puede optar por hacer cambios al informe de gastos o para eliminarlo. 4. Decisin: Por favor seleccione el ejemplo que le gustara ver en las opciones que se enumeran a continuacin.

5. Haga clic en el icono de actualizacin (lpiz) para el informe que acaba de retirarse.

6. Para este ejemplo, vamos a cambiar el centro de coste. Haga clic en el campo del centro de coste. 7. Introduzca el nuevo centro de costos en el campo de Centro de Costo. 8. Haga clic en el botn Siguiente. 9. La informacin de gastos existente seguir siendo el mismo. Si necesita realizar cambios en l, tales como cambiar una cantidad o agregar una lnea, puede hacerlo aqu. Haga clic en el botn Siguiente. 10. Haga clic en el campo del centro de coste. 11. A pesar de que ha cambiado el centro de coste en la cabecera, antes usted necesita asegurarse de que se ajuste aqu, en el nivel de lnea tambin. 12. Haga clic en el botn Siguiente. 13. Revise su informe de gastos si no hay cambios que se harn clic en el botn Enviar.

14. Ahora ha actualizado su informe de gastos y volver a presentar la misma. Se ir a su nuevo aprobador para su aprobacin. Fin del procedimiento. Los pasos restantes se aplican a otros caminos.

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15. Encontrar el informe de gastos que acaba de retirarse. Se encuentra en la seccin Informes de gastos de actualizacin de su I-Expense pgina de inicio y haga clic en el icono Eliminar (papelera). 16. Una confirmacin. Haga clic en el botn S para eliminarlo. 17. Su informe de gastos se ha borrado. Usted no lo ver en su casa ms los gastos. Fin del procedimiento.

Ver Recepcin y Notificaciones

Ver recibos
Procedimiento Esta leccin le mostrar cmo ver los documentos enviados por fax. Una vez que haya enviado por fax sus recibos, volver a la pgina principal de gastos para verificar los cobros que se reciban.

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1. Para verificar que los ingresos se han recibido y se adjunta al informe se examina bajo la ruta de Gastos Enviado, seccin Informes de la pagina de inicio. El campo del informe de gastos del recibo de estado mostrar recibidas y usted tambin ver un icono de un clip con un pedazo de papel amarillo en el campo de datos adjuntos. Para ver realmente el archivo adjunto, haga clic en este icono de clip.

Ver notificaciones
Procedimiento
Esta seccin le mostrar cmo comprobar sus notificaciones. Si alguno de sus informes son rechazados, aprobados, etc, usted recibir una notificacin para dejarte saber.

1. La seccin de notificaciones se encuentra en la parte inferior de la pgina de inicio I-Expense. Aqu es donde puedes ver todas las notificaciones para Oracle, ya sea para un informe de gastos o la requisa. Nota: Cualquier vez que algo es rechazado se puede ver aqu.

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2. Haga clic en la notificacin que desea revisar.

3. En la parte superior hay una seccin de informacin que le permite saber que usted no ha enviado por fax sus recibos sin embargo. Para solucionar este problema, slo tienes que enviar por fax los recibos con su portada de cdigo de barras (Usted puede usar el cdigo de barras inicial que ha creado o imprimir la que se muestra aqu) con sus recibos. Una vez que los recibos se envan por fax en el haga clic en el botn OK. 4. Una vez que haya limpiado la presente notificacin, desaparecer de la lista de notificaciones abierta. Fin del procedimiento.

Reportes de estatus de los Informe

Reporte de estatus de los Informes Procedimiento
Esta leccin le dir cules son los diferentes tipos de Informe de la situacin y estatus. 1. Segn los informes de gastos presentados, puede ver el estado del informe de: Reportes con Recibos pendientes - La persona que no enve por fax los recibos en el sistema. Los Informe de gastos no ir a menos que los ingresos de aprobacin sean enviados por fax. Reportes En espera de su resolucin Los informes de gastos est esperando para que usted pueda hacer algo. Pendiente de aprobacin del administrador - Se est esperando a su gerente que lo apruebe
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Pendiente de aprobacin de cuantas por pagar - a la espera de cuentas por pagar para verificar que todo est bien. En espera de la intervencin del administrador del sistema - contacto con el nmero de gasto. Listo para el pago - Un cheque debe ser emitido pronto. Pago - Cheque se emiti. En la seccin Informes de gastos, actualizacin, puede ver el estatus del Informe: En curso - Informe no se ha completado. Retirado - Informe fue presentado y luego retirado. 2. Fin del procedimiento.

Creacin de una nueva asignacion (favorito) MIS ASIGNACIONES

Procedimiento
Esta seccin le mostrar cmo crear una nueva asignacin y minimizar as la interaccion del teclado cuando se producen cambios en las distribuciones de un informe de gastos. Desde la pgina principal de gastos, seleccione PREFERENCIAS.

1. Seleccione la opcin Mis Asignaciones

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1. Un listado de sus asignaciones actuales aparece 2. Haga clic en el botn de una lnea en blanco aparecer. 3. Escriba un nombre para la asignacin. Este nombre debe ser significativo para usted 4. Ingrese la informacin contable necesaria 5. Haga clic en el botn Aplicar.

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Puntos Abiertos y Cerrados para este Entregable.

Puntos Abiertos.
Cdigo
1

Punto

Resolucin

Responsabilidad

Fecha Objetivo

Fecha de Impacto

Puntos Cerrados.
Cdigo
1

Punto

Resolucin

Responsabilidad

Fecha Objetivo

Fecha de Impacto

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