UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

TEMA: ELABORACION DE UN INSTRUCTIVO PARA LA APLICACION DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA UNION DE CABILDOS UCASAJ DE LA PARROQUIA SAN JUAN CANTON RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO.

Tesis previa la obtencin del Ttulo de Licenciada en Contabilidad y Auditora C.P.A. Director de Tesis: Msc. Boanerges A. Caldern F. Nombre: Teresa Victoria Estrella Arias 2009

Certifico que la Sra. Teresa Victoria Estrella Arias con Cdula de Ciudadana: 0602229545-3 ha elaborado bajo mi Tutora, el Proyecto de tesis cuyo tema es ELABORACION DE UN INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA ORGANIZACIN DE CABILDOS UCASAJ DE LA PARROQUIA SAN JUAN CANTON RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO. Por lo tanto autorizo la presentacin para la calificacin respectiva

Msc. Boanerges A. Caldern F. DIRECTOR DEL PROYECTO CONTABLE

ii

AUTORA

El presente Proyecto Contable constituye requisito previo para la obtencin del ttulo de: LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA C.P.A

YO, TERESA VICTORIA ESTRELLA ARIAS con cdula de Ciudadana 060229545-3 declaro que la investigacin es absoluta original, autntica y personal los resultados y conclusiones a los que he llegado son de mi absoluta responsabilidad.

.. Teresa Estrella Arias

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DEDICATORIA

Todo el esfuerzo recopilado aqu, lo dedico a las personas que hicieron posible la culminacin de este trabajo, con su apoyo moral y econmico, a mis queridos padres. A mi hijo que con su comprensin, amor amistad y confianza dio impulso a que culmine este trabajo, y a todas las personas que de una u otra manera me ayudaron sin escatimar esfuerzo alguno para cumplir con uno de mis mejores anhelos.

Teresa Victoria

iv

AGRADECIMIENTO

A DIOS que es el dueo de nuestras vidas y es el quin me ha guiado en el desarrollo de este trabajo; un especial agradecimiento a las personas que ms amo; mi hijo y mis queridos padres que siempre estn a mi lado apoyndome, por saber comprenderme y brindarme todo el apoyo incondicional y compartir conmigo este sacrificio dndome fuerzas para seguir adelante, a ellos va mi sincero agradecimiento de todo corazn.

Teresa Victoria

INTRODUCCIN

La Unin de Cabildos de San Juan cuyas siglas son UCASAJ es un organismo clasista de segundo grado, la misma que esta integrada por las comunidades de Chimborazo que voluntariamente quiera pertenecer a ella. Inicia su proceso organizativo en el ao 1972, la misma que es convocada por sus propias necesidades como la tierra, la educacin, salud, etc. En este proceso juega un papel muy importante la presencia de la iglesia, con Monseor Lenidas Proao, de Escuelas Radiofnicas Populares ERPE y el Centro de Estudios y Accin Social CEAS.

UCASAJ consigue su reconocimiento jurdico en 1983 y actualmente se encuentra trabajando activamente en 28 organizaciones de base de la Parroquia de San Juan.

La UCASAJ persigue las siguientes finalidades:

Propiciar la unidad y la solidaridad de la comuna y de los comuneros.

Capacitar a sus componentes en el manejo de las tcnicas Agrcolas, Pecuarias, de Produccin y de Mercadeo, as como en la formacin humana lo que les permitir ser conscientes de la situacin y de las decisiones que adopten, en relacin con sus intereses y aspiraciones.

Vincular a la Unin y a sus integrantes con las dems comunas del pas y del exterior, con el fin de promover y propiciar el intercambio de experiencias, de observaciones y de aprendizaje, en general para mejorar el nivel instructivo y de capacitacin de los asociados.

Luchar por la defensa de los valores positivos de la cultura del pueblo;

Exigir a los poderes pblicos la creacin de centros Comunales, as como de establecimientos educacionales, tales como de artes y oficios tcnico profesionales; Fomentar las actividades recreativas deportivas y tcnicas que redundan en la mejor formacin y orientacin de los comuneros.

En la actualidad todo proceso contable requiere de sistemas de informacin. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas y como su uso redunda en beneficios para las organizaciones. Es imposible llevar un adecuado control sobre operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero o no financiero, el proceso de toma de decisiones se basa necesariamente en la informacin generada por los informes emanados por dichos sistemas.

Para la contabilidad todo lo que ocurre en el entorno se reduce a nmeros, para el hombre que estudia, utiliza y aplica la contabilidad, se convierte en un instrumento bsico de anlisis de los fenmenos que se esconden tras esos nmeros y que reflejan la verdadera situacin econmica de la organizacin.

El sistema de Contabilidad Computarizada propuesto, no pretende develar la filosofa que esconde la Contabilidad a travs del uso y aplicacin del Programa T Max, sino dar a conocer el uso, los beneficios y ventajas de la tcnica contable computarizada, que constituye una de las herramientas bsicas para el profesional de la rama contable de hoy en da.

NDICE

CERTIFICADO AUTORA DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INTRODUCCION ii

iii iv

CAPTULO l

1.- MARCO REFERENCIAL Pgina 1.1 1.2 1.3 Planteamiento del problema Formulacin del problema Objetivos 1 5 5 5 5 6 8 8 9 9

1.3.1 General 1.3.2 1.4 1.5. 1.6 1.7 1.8 Especficos Justificacin Hiptesis Preguntas directrices Importancia de la Presente Tesis Metodologa a desarrollar en la investigacin del tema

1.9 1.10 1.11

Diseo y determinacin de la metodologa Tipo de Investigacin Mtodos de investigacin

10 10 10 11 11 12

1.12 Fuentes (Primarias, Secundarias y Terciarias) 1.13 Tcnicas e instrumentos para la recoleccin de la informacin 1.14 Tratamientos y anlisis de datos

CAPTULO II

2.- MARCO REFERENCIAL 2.1 2.1.1 2.1.1.01 2.1.1.02 2.1.1.03 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.6.1 2.1.6.2 2.1.6.3 2.1.6.3.1 Marco Terico Contabilidad Concepto Ciclo Contable Concepto Libro diario Libro Mayor Balance de Comprobacin Plan General de cuentas Cuenta Contable Definicin Condiciones para determinar una cuenta Tipos de cuentas Cuentas Reales 14 14 14 15 15 17 17 17 18 19 19 19 20 20

2.1.6.3.2 2.1.6.3.3 2.1.6.3.4 2.1.7 2.1.7.1 2.1.8 2.2 2.2.1 2.2.2

Cuentas Temporales Cuentas Mixtas Cuentas de Orden Estados financieros Clases de estados financieros Sistemas de informacin contable Marco Legal Principios de Contabilidad generalmente Aceptados Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) NEC 1 Presentacin de Estados financieros NEC 3 Estados de Flujo del Efectivo NEC 9 Ingresos

21 22 23 24 24 25 27 28 32 32 34 37 38 38 39

2.2.3

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) NIC 1 Presentacin de Estados Financieros NIC 7 Estados de Flujos del efectivo NIC 8 Polticas Contables, cambios en las estimaciones Contables y errores NIC 18 Ingresos

40 41 41

2.2.4

Normas Internacionales de informacin Financiera NIIFS

NIFF 1 Adopcin por primera vez de las Normas Internacionales De Informacin Financiera NIIF 2 Pagos basados en acciones NIFF 3 Combinaciones de Negocios NIFF 4 Contratos de Seguros 41 42 42 42

NIFF 7 Instrumentos Financieros: Informacin a revelar 2.3 Marco Conceptual Ajuste Contable Amortizacin Anlisis Anlisis Econmico Anlisis Financiero Asiento Contable Depreciacin Patrimonio Principios Contables Partida Doble Plan de Cuentas Provisiones Registrar Registro Contable Rendimiento Sistema Contable Situacin Financiera Transaccin

43 43 43 43 43 44 44 44 44 44 45 45 45 45 46 46 46 46 46 46

CAPTULO III

DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.2.9 Datos generales de la parroquia San Juan Resea Histrica Ubicacin geogrfica Superficie Comunidades que pertenecen a la Parroquia Nmero de habitantes de la parroquia Limites de la parroquia Organizacin UCASAJ Antecedentes Constitucin y sede Misin Visin Finalidades Medios De sus integrantes Los rganos administrativos de la organizacin Servicios que presta la UCASAJ 47 47 48 48 49 50 50 50 50 52 54 54 54 55 56 57 67 68

3.2.10 Situacin actual de la UCASAJ

CAPTULO IV

ELABORACIN DE UN INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA UCASAJ DE LA PARROQUIA SAN JUAN PROVINCIA DE CHIMBORAZO

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2

Antecedentes Objetivos de la elaboracin Beneficiarios Caractersticas del tmax Plan general de cuentas propuesto Procedimientos para ingresar a tmax Como ingresar al sistema Contabilidad en Tmax Cdigos Contables Men principal, pantalla general y teclas de funcin La pantalla principal Como crear empresas Actualizar empresas Modificar empresas Eliminar empresas Seleccionar empresa

70 72 72 72 75 83 83 84 84 85 86 88 89 89 89 90

4.6.2.1 4.6.3 4.6.4 4.6.41 4.6.4.2 4.6.4.3 4.6.4.4 4.6.4.5

4.6.4.6 4.6.4.7 4.7 4.7.1 4.7.2 4.8 4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.8.4 4.8.5 4.8.6 4.8.7 4.8.8 4.9 4.9.1 4.9.2 4.9.3 4.9.4

Columnas Buscar Asientos Asientos Pendientes Asientos Mayorizados Informes Cdigo de Cuentas Asientos Pendientes Asientos Mayorizados Saldos por mes Mayor General Balance de Comprobacin Balance General Estado de Prdidas y Ganancias Procesos Archivar Pendientes Copiar asientos Numerar asientos Cierre del ejercicio

90 90 90 90 92 93 93 93 94 94 94 95 95 97 97 97 97 98 98

CAPTULO V

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES RESUMEN BIBLIOGRAFIA ANEXOS

NDICE DE ANEXOS

ANEXO I RUC

ANEXO II

ACUERDO MINISTERIAL

NDICE DE CUADROS

CUADRO 1

Codificacin del plan general de cuentas

19

CUADRO 2

Comunidades que pertenecen a la Parroquia San Juan 50

NDICE DE GRFICOS

GRFICO

1 Diagrama de flujo del ciclo contable de una Empresa 21 27 49

GRFICO GRFICO GRFICO

2 Esquema del proceso contable automatizado 3 Ubicacin de la parroquia San Juan

4 Organigrama estructural de la unin de cabildos UCASAJ 54 89 98

de la parroquia San Juan GRFICO GRAFICO 5 6 Pantalla principal de tmax Pantalla del balance general

CAPTULO I

MARCO REFERENCIAL

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El mundo se dirige a una globalizacin donde las grandes empresas se fusionan, los pases suscriben acuerdos de cooperacin y ayuda mutua, esto demuestra que el ser humano dej el individualismo para trabajar en sociedad y conseguir das mejores.

Los mercados mundiales demandan rapidez de accin, aun en el manejo de economas socialistas.

Actualmente

las

organizaciones

sociales

en

su

administracin

empresarial han adoptado en su gran parte, los principios de la cooperacin y la solidaridad, su fundamento comunitario se basa sobre todo en el rescate y revalorizacin de prcticas ancestrales de ayuda mutua cadas en el olvido, proporcionando as la recuperacin de la autoestima, la dignidad y la autonoma, adems de la necesaria participacin activa en la sociedad. Los obstculos ms graves se presentan justamente en el mbito econmico. Frente a eso se hace necesario, incorporar en las organizaciones comunitarias y en el espritu empresarial una serie de elementos que permitirn mejorar su

desempeo econmico en la sociedad contempornea, tales como la adopcin de tecnologas alternativas, certificacin del producto (calidad tcnica y ambiental) nuevas estrategias de mercadeo (apoyndose en nuevas organizaciones internacionales) y adems fomentar la bsqueda de formas de desvinculacin de los crditos subvencionados

mediante la ampliacin del capital propio a travs del trabajo mutuo que permita la auto-sostenibilidad.

La competencia, la redefinicin de los usuarios o clientes, el desafo de los mercados, los procesos de reingeniera, los avances en el campo tecnolgico y en las comunicaciones, han obligado a las organizaciones, con la finalidad de apoyar la gestin de los responsables de administrar los recursos, a que creen mecanismos para capturar, filtrar, transformar datos y transmitir informacin global de apoyo al proceso de toma de decisiones1

Sin embargo el avance que el mundo moderno ha experimentado en materia de sistemas informticos, donde la contabilidad desempea un rol principal, en la mayora de las empresas se esta proporcionando por parte de los gerentes y contadores facilidad y un gran inters de

introducir cambios en los medios de control e informacin, dentro de sus empresas para que de esta manera estn mas modernizadas.

El proceso presupuestario. Contralora general del Estado. Edicin No 3 Quito. Ecuador

En el Ecuador, desde hace varias dcadas, se ha procurado alcanzar un desarrollo sostenido, orientado a lograr el bienestar socio-econmico de la comunidad ecuatoriana, sin embargo cada da el pas se ve sumergido en conflictos de carcter econmico, poltico y social, que perjudican directamente a toda la comunidad vindose todo tipo de empresa expuesto a sufrir cambios internos, y cuando se trata de empresas pequeas que apenas tienen un mnimo conocimiento contable y de manejo de sistemas es cuando mas problemas se presentan.

La contabilidad se ha insertado como un sistema de informacin; por lo tanto constituye parte esencial en un negocio o empresa; su aplicacin es muy valorada en todo tipo de organizaciones que manejan fondos y recursos con el objetivo de brindar asistencia social y obtener o no beneficio econmico.

La Unin de Cabildos de la Parroquia San Juan UCASAJ contabilidad de forma manual,

lleva su

es decir en una cuenta de Ingresos y

Egresos en forma emprica utilizando un plan de cuentas que no satisfacen las necesidades y la informacin general de la organizacin. La informacin a pesar de que existe en comprobantes de ingresos y gastos, no es de suficiente respaldo si no son procesados en un adecuado

sistema de contabilidad que permita la elaboracin de estados financieros de forma oportuna y precisa.

La UCASAJ

carece de un sistema contable, que permita el control

econmico y financiero de los recursos, lo que ha trado como consecuencia el desconocimiento del costo real de los servicios prestados y por ende cuales son sus ingresos y gastos reales. Esto no permite conocer su situacin financiera para la toma de decisiones de sus dirigentes

Por lo tanto la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable que propongo ser de gran beneficio para un correcto anlisis financiero-administrativo de la Organizacin.

La UCASAJ tiene un sinnmero de problemas producido por diferentes causas como son: no hay seguridad en la informacin econmica, no hay informacin oportuna que permita tomar decisiones, esto ha ocasionado que la UCASAJ se quede rezagada con relacin a otras asociaciones, generando un sinnmero de problemas como son: falta de informacin veraz y oportuna, esto no permite que los dirigentes tomen decisiones oportunas, y por lo tanto desconozcan los costos reales de los servicios prestados.

Todo esto hace indispensable la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable ptimo que permita ir de la mano con

los adelantos cientficos y tecnolgicos para poder competir en el mercado nacional e internacional con calidad y eficiencia. 1.2.- FORMULACION DEL PROBLEMA

La UCASAJ no dispone de un sistema Contable

de acuerdo a los

adelantos cientficos y tecnolgicos, que le permita dar informes de los estados financieros en una forma oportuna, eficaz, y as poder ser competitiva con otras organizaciones.

1.3. OBJETIVOS.

1.3.1.- GENERAL

Elaborar un instructivo para la aplicacin de un Sistema Contable en la Unin de cabildos UCASAJ de la Parroquia San Juan Cantn Riobamba Provincia de Chimborazo.

1.3.2.- ESPECFICOS.

1. Formular un marco referencial adecuado como sustento de la presente investigacin.

2. Efectuar un diagnstico de la situacin actual del problema, a fin de establecer aspectos crticos que requieran ser mejorados con la propuesta.

3. Elaborar el instructivo para la aplicacin de un sistema contable en la Unin de cabildos UCASAJ de la Parroquia San Juan Cantn Riobamba Provincia de Chimborazo.

1.4.- JUSTIFICACIN

Mediante la elaboracin del instructivo para la aplicacin del sistema contable en TMAX le permite a la Unin de Cabildos de la Parroquia San Juan obtener la informacin contable mediante la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos, los mismos que servirn para la toma de decisiones de los dirigentes, para fortalecer el rea contable, el prestigio y desarrollo de la UCASAJ

Ante la urgente necesidad de contar con un sistema contable se torna interesante realizar un trabajo investigativo de esta ndole, su importancia terico-prctico redundar en el correcto anlisis financiero-administrativo de la Unin de Cabildos de San Juan UCASAJ.

Mediante la aplicacin de las Normas Ecuatoriana de contabilidad NEC permitir llevar un correcto registro de las operaciones que viene

desarrollando la UCASAJ para ejecutar los diferentes proyectos que viene llevando a cabo en la parroquia San Juan y sus comunidades.

Como estudiante de la especialidad de Contabilidad y Auditoria de la modalidad a distancia de la Universidad Tecnolgica Equinoccial he

escogido este problema de investigacin que se relaciona con mi especialidad y que por lo tanto esta acorde con los conocimientos adquiridos.

Abona a mi favor, el estar en la actualidad en contacto con la secretaria contadora y los directivos en este caso el seor Presidente actual de la UCASAJ, esto constituye un aval para poder demostrar que conozco de cerca el problema.

El trabajo a realizar ser de utilidad para el investigador del problema, para as poder emitir criterios fundamentales que sirvan para el adelanto de la organizacin. Tambin ser de utilidad para los dirigentes y los miembros de la organizacin donde aplicarn lo investigado con el fin de que la informacin econmica sea clara, eficaz, y oportuna para la toma de decisiones en el aspecto financiero de la organizacin. De igual forma otras organizaciones querrn seguir el mismo ejemplo ya que un instructivo para la aplicacin de un sistema contable automatizado permitir que estas entidades marchen eficazmente por el sendero del progreso y desarrollo en los aspectos financiero-administrativo.

1.5.- HIPOTESIS

El instructivo para la aplicacin de un sistema contable en la Unin de Cabildos UCASAJ de la Parroquia San Juan Cantn Riobamba Provincia de Chimborazo, permitir un correcto registro contable de las operaciones y facilitar la generacin adecuada y oportuna de sus reportes financieros.

1.6.- PREGUNTAS DIRECTRICES

1.- En la UCASAJ existen los medios humanos y tcnicos para elaborar un instructivo para la aplicacin de un sistema contable? 2.- La UCASAJ cuenta con un equipo de cmputo adecuado para la implementacin del sistema contable? 3.- Cul seria el sistema contable apropiado para llevar la contabilidad en la UCASAJ? 4.- El sistema a implementarse en la UCASAJ ser el mas adecuado? 5.- Los administrativos de la UCASAJ estarn dispuestos a capacitarse? 6.- Debera existir una normativa para el buen funcionamiento de la UCASAJ? 7.- A travs de la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable en TMAX para contable financiera? la UCASAJ mejorar su situacin

1.7.- IMPORTANCIA DE LA PRESENTE TESIS

Es importante por que con la elaboracin del instructivo para la aplicacin de un sistema contable la organizacin se beneficiar y podr obtener los informes de los estados financieros en una forma rpida eficaz y clara para que as sus directivos puedan tomar las decisiones en base a los resultados obtenidos.

1.8.- METODOLOGA A DESARROLLAR EN LA INVESTIGACIN DEL TEMA

En concordancia al paradigma en el que la Unin de cabildos de la Parroquia San Juan UCASAJ que busca un enfoque positivista que da mas importancia a una administracin financiera eficiente de la organizacin, para proponer un cambio en lo econmico-financiero orientada hacia el progreso y desarrollo de la organizacin; con la elaboracin de un instructivo para la aplicacin del sistema contable en tmax el mismo que servir para financiera. mejorar la informacin econmico-

Esta investigacin esta encaminada a elaborar un instructivo para la aplicacin de un sistema contable para la organizacin de cabildos de la Parroquia de San Juan UCASAJ en el programa TMAX el mismo que permitir dar una informacin de los Estados Financieros de una forma oportuna veraz, y rpida a todos los directivos de dicha Organizacin.

1.9.- DISEO Y DETERMINACIN DE LA METODOLOGA

Se utiliz la observacin, ya que se pudo observar como la secretaria contadora lleva la contabilidad en una forma manual y se podr explicar lo importante que es la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable.

1.10.- TIPO DE INVESTIGACIN:

El nivel o tipo de investigacin ejecutado es documental no experimental por lo que en la Elaboracin del instructivo para la aplicacin de un

sistema contable ser descriptivo por que nos permitir comprender la verdadera situacin en la que vive esta organizacin, los datos obtenidos son de suma importancia en los lineamientos establecidos para el anlisis econmico-financiero por parte de los directivos de la Organizacin.

1.11.- MTODOS DE INVESTIGACIN

Los mtodos a utilizarse son los siguientes:

OBSERVACIN.-

Por tener la facilidad de estar en contacto con la

secretaria contadora se observ como lleva la contabilidad en una forma manual.

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EXPLICATIVO.- Por que se propone procedimientos de utilizacin del sistema para la persona que se encuentra trabajando en esta rea, es decir cmo tiene que realizar los registros de las transacciones en el sistema contable.

1.12.- FUENTES (PRIMARIAS, SECUNDARIAS Y TERCIARIAS)

PRIMARIAS.-

Es la informacin que se obtiene directamente del

funcionario que labora en la Organizacin dentro del rea contable.

SECUNDARIAS.- Son aquellas que se obtienen de todos los documentos que nos facilitan en la organizacin y de los libros donde tienen registrado la contabilidad.

TERCIARIAS.- Consultamos en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, Normas Internacionales de contabilidad NIC, las Normas

Internacionales Financieras NIF, Los principios Contables Generalmente aceptados, Internet etc.

1.13.- TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

Para la recoleccin de la informacin se aplic un plan que contemple estrategias metodolgicas requeridas por los objetivos e hiptesis que nos

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condujo a la elaboracin del instructivo para la aplicacin de un sistema contable que permita mejorar la informacin econmica-financiera de la Unin de Cabildos de la Parroquia San Juan UCASAJ de acuerdo a un enfoque positivista.

En este trabajo investigativo intervino el Presidente de UCASAJ, La Secretaria contadora de la Organizacin y algunos miembros de diferentes comunidades que pertenecen a la Organizacin, adems se cont con los espacios fsicos de la organizacin. Para el proceso de recoleccin de la informacin se emple las siguientes tcnicas: Observacin, organizacin. y Entrevista al universo seleccionado de la

La investigacin tuvo el apoyo de los miembros de la Directiva Central, como son el presidente, la secretaria contadora y algunos miembros de la organizacin, para fortalecer el contenido de este proyecto contable. Por ltimo es necesario explicar el procedimiento para la recoleccin de la informacin: Las entrevistas se realizaron al Sr. Presidente de la Organizacin, a la seorita Auxiliar Administrativa, a los diferentes miembros de la Organizacin, y manteniendo una observacin constante durante el tiempo de esta investigacin, dentro de la organizacin misma.

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1.14.- TRATAMIENTO Y ANLISIS DE DATOS

El procesamiento de la informacin recogida fue sometida a una revisin critica; a fin de que todo lo relacionado con la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable permita mejorar la informacin econmica-financiera de la Unin de cabildos de la Parroquia San Juan UCASAJ descartando aquella informacin que sea defectuosa, contradictoria, incompleta, no pertinente y otros aspectos negativos que podran conllevar a que el trabajo investigativo se torne ineficiente. El anlisis de los resultados se realiz destacando las tendencias o relaciones fundamentales de acuerdo con los objetivos e hiptesis planteados en el trabajo investigativo. La interpretacin de los resultados con el apoyo del marco terico en el aspecto pertinente, y el establecimiento de las conclusiones y recomendaciones son partes importantes de esta investigacin.

13

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

2.1.- MARCO TERICO 2.1.1- CONTABILIDAD

2.1.1.01.- CONCEPTO.- La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el interpretar sus resultados.

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada.

La contabilidad ecuatoriana no ha cambiado en su esencia pero si en la aplicacin de sus normas y principios de contabilidad.

2.1.1.02.-

EL CICLO CONTABLE

2.1.1.02.1.- DEFINICIN

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El registro de transacciones en forma cronolgica en los libros de contabilidad el proceso de ajustes a las cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparacin de los estados financieros se conoce como ciclo contable. Este proceso lo realizan las empresas con el fin de evaluar los resultados de las operaciones para la toma de decisiones2

El ciclo contable se desarrollar en el marco de las leyes, principios y normas contables, pues cualquier actividad que se diere fuera de este marco legal, dar lugar a que se cometa ilegalidad o no se observe mandatos tcnicos, provocando la llamada de atencin por parte de los organismos de control. El objetivo principal de utilizar un ciclo contable en, la Unin de Cabildos de San Juan UCASAJ es que se asegure la uniformidad e integridad de sus actividades administrativas-financieras, en un nivel apropiado de transparencia y correcta rendicin de cuentas, que contribuir a la confianza y seguridad de las Comunidades integrantes de esta Organizacin, y constituya una herramienta til que gue su quehacer administrativo y financiero, ayudando a la toma de decisiones de sus directivos.

Contabilidad General, Enfoque prctico con Aplicaciones informticas. Hernn Das I Edicin. Bogot. Colombia 2001.

15

GRFICO N 1 Diagrama de flujo del ciclo contable de una Empresa

INICIO

APERTURA EMPRESA

INICIO DE TRANSACCIONES

CODIFICACIN Y REGISTRO

FINAL DEL PERIODO?

SI REGISTRO LIBROS AUXILIARES

NO AJUSTES DEL PERIODO

REGISTRO LIBROS AUXILIARES

FINAL DEL PERIODO?

SI
REGISTRO LIBROS AUXILIARES

NO
BALANCE DE COMPROBACIN

CIERRE DE CUENTAS

ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

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2.1.2.- LIBRO DIARIO Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la empresa en el orden que se vaya realizando durante el perodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotacin. 2.1. 3.- LIBRO MAYOR En l se recogen todas las cuentas, con todos los cargos y abonos realizados en las mismas. Libro resumen del registro del movimiento de una cuenta especfica. En el cual tambin van las inversiones (gastos y ganancias) que la empresa tuvo en ese lapso de tiempo. 2.1.4.- BALANCE DE COMPROBACIN

Es el libro de las sumas y saldos del libro mayor reflejan la situacin del patrimonio de la empresa en una fecha determinada.

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2.1.5.- PLAN GENERAL DE CUENTAS

El plan de cuentas es una gua, para contabilizar correcta y adecuadamente todas y cada una de las transacciones y operaciones financieras que se realice en una empresa. A travs de su numeracin nos permite identificar y diferenciar a cada una de las cuentas que intervienen en un perodo econmico determinado. El plan de cuentas parte desde el nivel 1 con los Activos hasta el nivel 6 con las cuentas de orden.

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CUADRO N 1 Su codificacin esta estructurada en base a niveles, de la siguiente manera:

CUENTA GRUPO SUBGRUPO MAYOR

DE CUENTA DE DIARIO

AUXILIAR

1. ACTIVOS

1.1 CORRIENTE

1.1.01. GENERAL

CAJA 1.1.01.01 Caja Chica

Opcional

2. PASIVOS

2.1 PASIVO C/P

2.1.01

2.1.01.01

Opcional

PROVEEDORES Camari 3. PATRIMONIO 4. INGRESOS 4.1 PROYECTO 3.1 CAPITAL 3.1.01 CAPITAL 3.1.01.01. Opcional SUSCRITO 4.1.01 Capital 4.1.01.01 Opcional

INGRESOS POR Ingresos PBA de proyecto

5.GASTOS

5.1

GASTOS 5.1.01

5.1.01.01 Y Sueldo a contadora

Opcional

ADMINITRATIVOS SUELDOS SALARIOS

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2.1.6.- CUENTA CONTABLE

2.1.-6.1.-

DEFINICIN

Es el nombre genrico que se asigna a un grupo homogneo de bienes, servicios o valores que se registran en contabilidad13 La cuenta es un trmino usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir cada uno de los movimientos realizados correspondientes a los rubros que integran el Activo, Pasivo, Patrimonio, Los Ingresos y Gastos.

2.1.6.2.- CONDICIONES PARA DETERMINAR UNA CUENTA

El nombre y/o determinacin de una cuenta, que sea asignada por el contador o el encargado de llevar la contabilidad en una entidad, a un grupo de bienes, valores, obligaciones, hechos, servicios y dems acontecimientos, requiere de las siguientes exigencias: El nombre de la cuenta debe ser explicito, esto quiere decir que su sola denominacin debe ser entendible y poder as apreciar su naturaleza y su alcance. Ej. Bancos, Muebles y Enseres. Su nombre debe ser completo con el fin de evitar dudas o interpretaciones equvocas, y si el nombre de la cuenta fuera largo y hubiera el uso de iniciales o compresin de la cuenta, este debe ser claro. Ej. Depreciaciones Muebles y Enseres, Gastos de Sueldos y Salarios.

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2.1.6.3.- TIPOS DE CUENTAS a) Cuentas Reales b) Cuentas temporales c) Cuentas Mixtas d) Cuentas de orden

Entre las cuentas tenemos

2.1.6.3.1.- CUENTAS REALES

Estas cuentas pertenecen al balance general y generalmente por su naturaleza no se cierran al finalizar el ejercicio econmico, su saldo al final del perodo se convierte en un saldo inicial para el prximo perodo. Entre estas cuentas tenemos cuentas de Activo, Pasivo y de Patrimonio.

Cuentas de Activo Representan todos los bienes, valores y derechos que una empresa posee a una fecha determinada, estas cuentas pueden ser tangibles como caja, vehculos, documentos por cobrar etc., e intangibles como Franquicias, Marcas, Patentes, etc.

Cuentas de Pasivo Representan obligaciones y responsabilidad contradas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser pagadas o devengadas, ejemplo:

Documentos por Pagar, Hipotecas por pagar, etc.

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Cuentas de Patrimonio Representan los aportes de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa, ejemplo: Capital social, Reserva Legal, Utilidad del ejercicio, etc.

2.1.6.3.2.- CUENTAS TEMPORALES

En este grupo de cuentas se encuentran las que corresponden a los ingresos y gastos, y que por su naturaleza, al final de un ejercicio econmico se cierran con la finalidad de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial. Entre estas cuentas tenemos: cuentas de Gastos, de Costos y de Ingresos. Cuentas de Gastos Representan los conceptos que denotan los, consumos, extincin o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa, ejemplo: Gastos Sueldos y Salarios, Gastos Servicios Bsicos. Cuentas de Costos Son valores pagados para cubrir necesidades indispensables para generar un ingreso operativo, estos valores luego son recuperados a travs de la venta de un bien o servicio, ejemplo: Materia prima, Costo servicio de transporte, etc. Cuentas de Ingresos

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Representan los beneficios o ganancias de una empresa, generados por la prestacin de un bien o servicio, giros propios del negocio o empresa, ejemplo: Ingresos generados en proyecto, Ingresos por venta, Intereses Bancarios, etc.

2.1.6.3.3.- CUENTAS MIXTAS

Son cuentas formadas por una parte real y una parte temporal como es el caso de los pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) ser modificado por efectos de los ajustes que muestren los gastos o ingresos devengados al final de un ejercicio econmico.

2.1.6.3.4.- CUENTAS DE ORDEN

Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situacin financiera ni econmica de la empresa, sin embargo es necesario registrarlas para controlar ciertas operaciones que podran relacionarse con obligaciones o derechos empresariales. Las cuentas de orden pueden ser deudoras o acreedoras.

2.1.7.- ESTADOS FINANCIEROS. Los estados financieros son una representacin financiera estructurada de la posicin financiera y las transacciones realizadas por una empresa. Los estados financieros proveen informacin sobre la posicin financiera,

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resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que ser de utilidad para el amplio rango de usuarios en la toma de decisiones econmicas. 2.1.7.1.- CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS

1.- Los que miden la situacin econmica

a) Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias. El estado de resultado es un informe contable en el que encontramos los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya sea de ganancia o de prdida, adems muestra un resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminucin del patrimonio empresarial durante un perodo determinado.

2.- Los que miden la situacin financiera

a) Balance General o Estado de situacin financiera.

Es un informe contable que presta en forma ordenada y sistemtica cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio determinando la posicin financiera de la empresa al final de un ejercicio econmico de un periodo determinado.

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b) Estado de Evolucin o Cambios en el Patrimonio.

El Estado de Evolucin o Cambio en el Patrimonio se presenta luego del balance General, y consiste en presentar las cuentas relacionadas con el patrimonio como: aporte del capital, utilidades obtenidas en el periodo, reservas de capital, con el objeto de obtener el monto de Capital contable, y determinar, el valor actualizado de las acciones o participaciones de capital.

c) Estado de Flujo de Efectivo

El Estado de Flujo del Efectivo proporciona informacin relacionada con las entradas de efectivo y pagos de efectivo de una empresa durante un periodo contable, permitiendo un adecuado control interno, medicin o evaluacin del funcionamiento de un departamento y planificar las actividades empresariales.

2.1.8.-

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

Los sistemas informticos prestan un gran servicio a la contabilidad, ofreciendo una rpida e instantnea informacin del estado del patrimonio y de los resultados para su posterior anlisis. Un sistema de informacin

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se compone de un conjunto de elementos con datos operacionales y no operacionales que siguen el procedimiento para obtener informacin til para la organizacin3

Un sistema de informacin coordina los flujos de informacin necesarios para llevar a cabo las funciones de la organizacin y procesarla, de acuerdo con su planteamiento y su estrategia de negocio, cumpliendo con su gestin empresarial.

El objetivo y funcin primordial del Sistema de Informacin es obtener informacin til y oportuna para el ptimo funcionamiento de la

organizacin, as como ayudar en la toma de decisiones gerenciales. Este tipo de aplicaciones constituyen una de las principales herramientas informticas de aplicacin directa en las empresas. La mayora de estos sistemas incorporan una base de datos con el plan de cuentas y una variedad de asientos predefinidos. El plan de cuentas recoge los diferentes conceptos patrimoniales y los resultados que configuran la informacin contable. Los asientos predefinidos facilitan la realizacin de las operaciones contables mas frecuentes, y se presentan como unos asientos modelo o patrn que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada empresa, cuya utilizacin es optativa.

Informtica de gestin y Sistemas de Informacin. Fernando Garca Prez, Flix Chamorro y Jos Manuel Molina Lpez. I Edicin. Madrid Espaa 2001 Pg. 172.174.175

26

Como cualquier aplicacin, los programas estn diseados para que el conjunto de datos introducidos por el usuario sea procesado por la aplicacin y de forma automtica, sea generado el conjunto de informaciones resultantes. En la grfico # 2. Se presenta un esquema del proceso contable informatizado o automatizado

GRAFICO # 2

Datos de la empresa Entrada de asientos

C.P.U. Plan general Contable Asientos Predefinidos

Libro diario Libro mayor Balance de sumas y saldos Est.de Prdidas y Ganancias Estado de Situacin. Financiera Resmenes, etc.

En la actualidad la informacin automatizada

que ofrece un sistema

contable es uno de los recursos ms importantes con que cuenta la empresa debido a la influencia que tienen la planificacin y la toma de decisiones organizacionales y empresariales.

2.2.- MARCO LEGAL

2.2.1.-

PRINCIPIOS

DE

CONTABILIDAD

GENERALMENTE

ACEPTADOS

27

EQUIDAD

La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada.

ENTE

Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.

BIENES ECONMICOS

Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor econmico y por ende susceptibles de ser valuados en trminos monetarios.

MONEDA DE CUENTA

Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogneos a una expresin que permita agruparlos y compararlos fcilmente. Este recurso

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consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad. Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el pas dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrn estable de valor, en razn de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la correccin mediante la aplicacin de mecanismos apropiados de ajuste

EMPRESA EN MARCHA

Salvo indicacin expresa en contrario se entiende que los estados financieros pertenecen a una "empresa en marcha", considerndose que el concepto que informa la mencionada expresin, se refiere a todo organismo econmico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyeccin futura.

EJERCICIO

En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestin de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administracin legal, fiscal o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condicin que los ejercicios sean de igual duracin, para que los resultados de dos o ms ejercicios sean comparables entre s.

DEVENGADO

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Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

OBJETIVIDAD

Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.

REALIZACIN

Los resultados econmicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que los origina queda

perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general que el concepto "realizado" participa del concepto devengado.

PRUDENCIA

Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por el ms bajo, o bien que una operacin se contabilice de tal modo que la alcuota del propietario sea

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menor. Este principio general se puede expresar tambin diciendo: "contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado". La exageracin en la aplicacin de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentacin razonable de la situacin financiera y el resultado de las operaciones

UNIFORMIDAD

Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro. Debe sealarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicacin de los principios generales y de las normas particulares. Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas.

MATERIALIDAD (significacin o importancia relativa)

Al ponderar la correcta aplicacin de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de

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aqullos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones

EXPOSICIN

Los

estados financieros

deben

contener toda

la

informacin

discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren.

2.2.2.- NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD.

NEC 1.- Presentacin de Estados financieros

El objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentacin de los estados financieros de propsito general, para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de perodos anteriores de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta Norma establece consideraciones generales para la presentacin de los estados financieros, orientacin para su estructura y requerimientos

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mnimos para el contenido de los estados financieros. El reconocimiento, medicin y revelacin de transacciones y eventos especficos son tratados en otras Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Propsito de los Estados Financieros Los estados financieros son una representacin financiera estructurada de la posicin financiera y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo de los estados financieros de propsito general es proveer informacin sobre la posicin financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que ser de utilidad para el amplio rango de usuarios en la toma de decisiones econmicas. Los estados financieros tambin presentan los resultados de la administracin de los recursos confiados a la gerencia. Para cumplir con este objetivo, los estados financieros proveen informacin relacionada a la empresa sobre: a) activos; b) pasivos; c) patrimonio; d) ingresos y gastos, incluyendo ganancias y prdidas; y e) flujos de efectivo. Esta informacin, junto con otra informacin en las notas a los estados financieros, ayuda a los usuarios a pronosticar los flujos de efectivo futuros de la empresa y en particular la oportunidad y certeza de la generacin de efectivo y equivalentes de efectivo.

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Responsabilidad de los Estados Financieros La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa es Responsable de la preparacin y presentacin de sus estados financieros. Componentes de los Estados Financieros Un juego completo de estados financieros expresados en dlares de los Estados Unidos de Norteamrica incluye los siguientes componentes: a) Balance general; b) Estado de resultados; c) Un estado que presente todos los cambios en el patrimonio; d) Estado de flujos de efectivo; y e) Polticas contables y notas explicativas. NEC 3 ESTADOS DE FLUJOS DEL EFECTIVO Objetivo La informacin sobre los flujos de efectivo de una empresa es til para proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo. El objetivo de esta Norma es requerir la presentacin de informacin acerca de los cambios histricos en el efectivo y sus equivalentes de una

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empresa, por medio de un estado de flujos de efectivo que clasifica los flujos de efectivo por las actividades operativas, de inversin y de financiamiento durante el perodo. Alcance 1. Una empresa debe preparar un estado de flujos de efectivo de acuerdo con los requisitos de esta Norma y debe presentarlo como parte integral de sus estados financieros. 2. Los usuarios de los estados financieros de una empresa estn interesados en cmo la empresa genera y utiliza el efectivo y sus equivalentes. Las Empresas necesitan efectivo para dirigir sus

operaciones, pagar sus obligaciones, y proporcionar rendimientos a sus inversiones. Por consiguiente esta Norma requiere que todas las empresas presenten un estado de flujos de efectivo. Beneficios de la Informacin de Flujos de Efectivo 3. Cuando se usa conjuntamente con los dems estados financieros, un estado de flujos de efectivo proporciona informacin que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de una empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su habilidad para generar efectivo y sus equivalentes. Tambin acrecienta la comparabilidad de los informes sobre la actuacin operativa por diferentes empresas porque elimina los

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efectos de usar diferentes tratamientos contables para las mismas transacciones y eventos. 4. La informacin histrica de flujos de efectivo se usa con frecuencia como indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos futuros de efectivo. Tambin es til para verificar la exactitud de las proyecciones pasadas de flujos de efectivo y examinar la relacin entre las utilidades y el flujo de efectivo neto y el impacto de los precios cambiantes. Definiciones 5. Los siguientes trminos se usan en esta Norma con los significados que se indican: Efectivo.- Comprende el efectivo en caja y los depsitos a la vista. Equivalentes de efectivo.Inversiones a corto plazo, de alta

liquidez que son inmediatamente convertibles a cifras de efectivo conocidas y las cuales estn sujetas a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Flujos de efectivo.equivalentes. Actividades operativas.Son las principales actividades de la Son entradas y salidas de efectivo y sus

empresa que producen ingresos y otras actividades que no son de inversin o de financiamiento.

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Actividades de inversin.- Son la adquisicin y enajenacin de activos a largo plazo y otras inversiones no incluidas en los equivalentes de efectivo. Actividades de financiamiento.Son actividades que dan por

resultado cambios en el tamao y composicin del capital contable y los prstamos de la empresa. NEC 9 Objetivo El objetivo de esta Norma es prescribir o sealar el tratamiento contable del ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos. El tema primordial en la contabilidad de ingresos es determinar cundo reconocer el ingreso. El ingreso es reconocido cuando es probable que INGRESOS

habr un flujo de beneficios econmicos futuros hacia la empresa y que estos beneficios econmicos puedan ser cuantificados confiablemente. Esta Norma identifica las circunstancias en las que estos criterios se cumplirn, y por lo tanto se reconocer el ingreso. Tambin proporciona guas prcticas para la aplicacin de estos criterios. Alcance 1. Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en el reconocimiento del ingreso que se origina de las transacciones y eventos siguientes:

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a) La venta de bienes o mercancas; b) La prestacin de servicios; y c) El uso por parte de otros de los activos de la empresa que rinden inters, regalas y dividendos. 2. Los bienes incluyen bienes producidos por la empresa con el propsito de venta y bienes comprados para revender, tales como mercanca comprada por un detallista o terrenos u otra propiedad que se tiene para su venta.

2.2.3.- NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

NIC 1. PRESENTACION DE ESTADOS FINANCEROS

Esta Norma debe aplicarse a la revelacin de todas las polticas contables significativas adoptadas para la preparacin y presentacin de los estados financieros.

El trmino estados financieros se refiere al Balance General, Estado de Resultados o de Ganancias y Prdidas, Estados de Flujo del Efectivo, notas y otros estados y material explicativo que sean identificados como parte de los estados financieros.

Las normas Internacionales de contabilidad se aplican a los estados financieros de cualquier organizacin comercial, industrial o empresarial.

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NIC 7 ESTADOS DE FLUJOS DEL EFECTIVO

La empresa debe preparar su estado de flujos de efectivo de acuerdo con los requerimientos de esta Norma y presentarlo como parte integrante de los estados financieros del pertinente ejercicio.

La informacin sobre los flujos de efectivo de una empresa es til para los usuarios de los estados financieros porque provee de una base para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, as como para evaluar las necesidades de la empresa de utilizar estos flujos de efectivo.

Debe ser presentado conjuntamente con el balance y estado de resultados para cada periodo requerido.

NIC 8

POLTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES

CONTABLES Y ERRORES

Objetivo El objetivo de esta Norma es preescribir los criterios para seleccionar y modificar las polticas contables, as como el tratamiento contable y la informacin a revelar acerca de los cambios en las polticas contables, de los cambios en las estimaciones contables y de la correccin de errores. La norma trata de realzar la relevancia y confiabilidad de los estados financieros de una entidad, as como la comparabilidad con los estados

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financieros emitidos en ejercicios anteriores, y con los elaborados por otras entidades. Los requisitos de informacin a revelar relativos a las polticas contables, excepto los referentes a cambios en las polticas contables, han sido establecidos en la NIC 1 Presentacin de estados Financieros. Alcance Esta norma se aplicar en la seleccin y aplicacin de las polticas contables, as como en la contabilizacin de los cambios en stas y en las estimaciones contables, y en la correccin de errores de ejercicios anteriores.

El efecto impositivo de la correccin de los errores de ejercicios anteriores, as como de los ajustes retroactivos efectuados al realizar cambios en las polticas contables, se contabilizar de acuerdo con la NIC 12 Impuesto sobre las ganancias, y se revelar la informacin requerida por esta Norma.

NIC 18.- INGRESOS

El objetivo de esta Norma es establecer el tratamiento contable de ingresos provenientes de ciertos tipos de transacciones y eventos.

La principal preocupacin en la contabilizacin de ingresos, es determinar cundo deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los beneficios econmicos futuros fluyan a la empresa y estos beneficios pueden ser medidos confiablemente. Esta norma

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identifica las circunstancias en las cuales estos criterios sern reunidos, para que los ingresos sean reconocidos. Tambin provee guas prcticas para la aplicacin de estos criterios.

2.2.4.-

NORMAS

INTERNACIONALES

DE

INFORMACIN

FINANACIERA NIIFS

NIIF 1.- Adopcin por primera vez de las Normas Internacionales de Informacin Financiera. El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados financieros con arreglos a las NIIFS de una entidad, as como sus informes financieros intermedios, relativos a una parte del ejercicio cubierto por tales estados financieros, contienen informacin de alta calidad que: a) sea transparente para los usuarios y comparables para todos los ejercicios que se presenten. b) suministre un punto de partida adecuado para la contabilizacin segn las NIIFS y c) pueda ser obtenida a un coste que no exceda a los beneficios proporcionados a los usuarios.

NIIF 2.- Pagos basados en acciones El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la informacin financiera en una entidad que lleve sus transacciones con pagos basados en acciones.

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NIIF 3.- Combinaciones de negocios El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la informacin financiera a revelar por una entidad cuando lleve a cabo una combinacin de negocios.

NIIF 4.- Contratos de seguro El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la informacin financiera que debe ofrecer sobre los contratos de seguro. NIIF 7.- Instrumentos Financieros: Informacin a revelar El objetivo de esta NIIF es requerir a las entidades que en sus estados financieros, revelen informacin que permita a los usuarios evaluar: a) La relevancia de los instrumentos financieros en la situacin financiera y en el rendimiento de la entidad y b) La naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los

instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el ejercicio y en la fecha de presentacin, as como la forma de gestionar dichos riesgos.

2.3.- MARCO CONCEPTUAL

AJUSTE CONTABLE.-

Correccin o apunte realizado en las cuentas

para subsanar errores o imprecisiones de cualquier clase.

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AMORTIZACIN.- Proceso de cancelacin de una obligacin mediante el pago de cuotas, que en general contiene cada una de ellas una parte de capital y una de inters.

ANLISIS.- Mtodo por el cual se llega al conocimiento de un todo a travs de la separacin del mismo en partes para su examen pormenorizado, facilitando as el estudio de sus componentes y las interacciones entre ellos, lo cual nos conducir a una mejor comprensin del conjunto.

ANLISIS

ECONMICO.- Estudio para conocer los ndices de

rentabilidad del capital invertido en una empresa.

ANLISIS FINANCIERO.- Estudio mediante ratios, ndices o coeficientes de la capacidad de una empresa para afrontar sus compromisos de pago en un momento determinado.

ASIENTO CONTABLE- Anotacin completa (en el debe y el haber) en los libros contables de una operacin mercantil.

DEPRECIACIN.- Procedimiento por medio del cual se distribuye de una manera sistemtica y racional, el costo bsico de un activo durante los aos de vida til del mismo. Se deprecia por las siguientes razones: Por el deterioro o desgaste fsico, por el servicio que prestan y por el desarrollo

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de las nuevas tecnologas y obsolencia, producindose una disminucin monetaria que se registra en el valor o precio del bien.

PATRIMONIO.- Es el conjunto de bienes, derechos e inversiones que el ente contable, la empresa o la institucin ha acumulado y posee a ttulo de dueo o propietario.

PRINCIPIOS CONTABLES.- Conjunto de normas aplicables a la contabilidad de las empresas encaminadas a conseguir que las cuentas de la mismas sean claras y expresen una imagen fiel de la situacin patrimonial, financiera y de los resultados obtenidos por las mismas.

PARTIDA DOBLE.- Sistema contable en anotar los hechos contables u operaciones dos veces. Si se anota una vez en el debe de una cuenta se anotara tambin en el haber igual cantidad.

PLAN DE CUENTAS.- Es el ordenamiento de las partes. Secciones, subsecciones, cuenta y subcuenta. Las partes que forman el Balance General son: el activo, pasivo y patrimonio, El Estado de resultados conforman los Ingresos y los Gastos. El plan de cuentas se estructura basndose en la codificacin numrica del plan general de cuentas del sistema de Contabilidad general.

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PROVISIONES.-

Operacin

financiera

de

prestacin

nica

contraprestacin mltiple que constituye el reembolso de una deuda. Desde un punto de vista contable, es la operacin mediante la que se va reduciendo el valor de las inmovilizaciones que se van depreciando con el paso del tiempo. Proporciona a la empresa cantidades de dinero que se deducen de los beneficios brutos.

REGISTRAR.- Anotar el resultado de una operacin comercial, financiera en un documento o libro contable.

REGISTRO CONTABLE.- Conjunto de documentos y libros en donde se recoge la actividad econmica-financiera de una empresa.

RENDIMIENTO.- Beneficio que genera una inversin. Su medicin se efecta de modo porcentual mediante la razn entre el primero y el segundo. Renta que surge de un activo expuesta como un porcentaje de un precio de mercado.

SISTEMA CONTABLE.- Un sistema de Informacin Contable Comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones.

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SITUACIN FINANCIERA.- Estado en el que se encuentra la estructura econmica del patrimonio de una empresa deducido del estudio e interpretacin del balance de situacin por relacin con la cantidad y proporcin de capitales propios y ajenos, su utilizacin y grado de eficacia atendiendo a la actividad que sta desarrolla.

TRANSACCIN.- Acto a travs del cual se registran rdenes de compra y/o venta, pago y/o cobro, etc

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CAPITULO III
DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

3.1.- DATOS GENERALES DE LA PARROQUIA SAN JUAN

3.1.1.- RESEA HISTRICA

La Parroquia San Juan pertenece al Cantn Riobamba Provincia de Chimborazo. El origen y fundacin de la Parroquia data del siglo XVII, su nombre inicial era Pisicaz Capilla Ayushca, considerado como un sector marginal de la Parroquia Calpi que perteneca al Cantn Guano.

San Juan toma su nombre de la imagen de San Juan Bautista que fuera trada por los espaoles en peregrinacin a la hacienda El Obraje Nucapac, hoy Nuncata.

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3.1.2.-UBICACIN

La Parroquia San Juan se encuentra ubicada en la Regin Sierra Centro, a 18 Km. Al noroeste de la ciudad de Riobamba.

GRFICO N 3

3.1.3.- SUPERFICIE La superficie de la Parroquia San Juan es de 120,84 Km2

3.1.4.- COMUNIDADES QUE PERTENECEN A LA PARROQUIA

Las comunidades que pertenecen a la Parroquia son: 22

1 Plan analtico del ao 2002

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CUADRO N 2

COMUNIDAD/BARRIO No.

COMUNIDAD/BARRIO

1 2 3

SAN JUAN CAPILLA LOMA PISICAZ

12. 13. 14.

CALERITA SANTA ROSA CALERA YUMI CALERA POMALO GRANDE

4 5 6 7. 8. 9.

GUABUG LA DELICIA TAMBO GUASHA CHIMBORAZO SANTA ISABEL SHOBOL GUADALUPE

15. 16. 17. 18. 19. ALTO 20.

CHAUPI POMALO BALLAGAN MUYUQUI GANQUIS CUIQUILOMA LARCALOMA GALLO RUMI PUNGUL

10. SHOBOL LLILLIN 11. CALERA SHOBOLPAMBA

21. 22.

PASGUASO TOTORILLAS

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3.1.5.- NMERO DE HABITANTES DE LA PARROQUIA

El nmero total de pobladores de la Parroquia y sus comunidades de acuerdo al ltimo censo es de 12500 habitantes.

3.1.6.- LMITES

Norte: Provincia de Tungurahua- San Andrs El Ro Culebrilla Sur: Calpi- Cantn Colta Ro Chimborazo Este: San Andrs y Calpi Oeste: Provincia de Bolvar.

3.2.- UNION DE ORGANIZACIONES DE LA PARROQUIA SAN JUAN CANTON RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO

3.2.1.- ANTECEDENTES

Antiguamente, toda la zona de San Juan y sus comunidades eran haciendas, entre ellas las dos ms grandes fueron la hacienda Zambrano y la hacienda Shoobol, sta ltima propiedad de la familia Garca. Organizadamente la UCASAJ, empieza a dar sus primeros pasos de lucha en los aos 70; impulsando actividades como la adquisicin de tierras, educacin, etc., desarrollando un papel importante la presencia

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de la iglesia, con Monseor Leonidas Proao; ONGS como ERPE, y el CEAS; en el campo de desarrollo; y la Misin Andina. Actualmente la UCASAJ trabaja activamente con las comunidades de San Juan, cuya accin se encamina a la participacin concertada de las bases.

La Unin de Organizaciones campesinas de San Juan UCASAJ, tiene una trayectoria desde el ao 1974, iniciando la organizacin con seis comunidades, as como tambin la lucha por la tierra, en poca de la reforma agraria, los servicios del seguro social campesino e

infraestructura y por la discriminacin de los transportistas en el abuso del alza de los pasajes. Hasta 1980 se logr conseguir algo pero sin apoyo de las autoridades, por no estar la organizacin legalmente constituida, decidiendo posteriormente legalizar ante el MAG el mismo ao.

En 1987 se reestructura la directiva central con representantes de varias comunidades, iniciando su trabajo en proyectos de desarrollo,

capacitacin, e infraestructura, etc.

En este perodo surgen nuevos

jvenes para tomar con mayor responsabilidad a la organizacin, con buen poder de convocatoria, conciencia, accin y movilizacin, ejemplo organizativo para la provincia y a nivel nacional.

La UCASAJ es filial de la CONAIE, por lo que acatan el apoyo a los candidatos indgenas, manteniendo las tradiciones comunales.

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3.2.2.- CONSTITUCIN Y SEDE.-

Constituyese La Unin de Cabildos de San Juan como un organismo clasista de segundo grado, la misma que esta integrada por las comunas de Chimborazo que voluntariamente quiera pertenecer a ella. La Unin esta inspirada en la participacin ms amplia y consiente de los Comuneros en la construccin de una sociedad mas justa. La unin como tal no intervendr en polticas partidistas ni religiosas. La duracin de la Unin ser limitada, sin embargo podr disolverse por contar con un nmero inferior a 5 comunas socias o por infringir en forma grave y reiterada las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias. La UNION DE CABILDOS DE SAN JUAN ser de responsabilidad limitada al Capital Social.

LA UNION DE ORGANIZACIONES DE SAN JUAN UCASAJ, tendr por sede y domicilio en la Parroquia San Juan, Cantn Riobamba, Provincia de Chimborazo, sin embargo por la decisin de la Asamblea de Representantes, podr cambiar su sede a cualquiera de las cabeceras cantonales de Chimborazo. La representacin de la UNION DE CABILDOS DE SAN JUAN UCASAJ la ejercer el cabildo central y en su nombre y representacin, el Presidente de ste.

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GRFICO N 4

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA UNION DE CABILDOS DE LA PARROQUIA SAN JUAN UCASAJ DEL CANTON RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO
COMISIONES ESPECIALES ASAMBLEA DE REPRESENTANTES

CABILDO CENTRAL

PRESIDENTE

SECRETARIA TESORERA

SINDICO

PROYECTOS

INIAP

ANDES

PBA

CORTUCH

ECOPAR

HCPCH

COORINADOR

TECNICO

AUXILIAR ADMINISTRATIVA

PROMOTORA

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3.2.3.- MISION

Trabajar y trabajar duro, todos los das incansablemente para lograr un ptimo aprovechamiento de los recursos disponibles: humanos naturales renovables y no renovables, econmicos, financieros y organizacionales de las comunidades y familias campesinas, para alcanzar el tan ansiado mejoramiento del actual nivel de vida y bienestar econmico y social

individual, familiar y colectivo de nuestra sociedad civil indgena y mestiza.

3.2.4.- VISION

Ser una organizacin espejo de valores y principios ticos y morales de la zona y del pueblo de San Juan en donde prime la solidaridad, la

dignidad la honradez y la sinceridad; practicando siempre el credo de ama killa ama llulla ama shua (No ser ocioso, no mentir y no robar) y la doctrina social de la justa distribucin del trabajo y de la riqueza segn el aporte individual de los asociados pero con objetivos y metas comunes revitalizando la MINGA en defensa de la vida del agua, de la naturaleza y de la pacha mama.

3.2.5.- FINALIDADES

La Unin de cabildos de San Juan UCASAJ persigue las siguientes finalidades: Propiciar la unidad y la solidaridad de la comuna y de los comuneros.

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 Capacitar a sus componentes en el manejo de las tcnicas Agrcolas, Pecuarias, de Produccin y de Mercadeo, as como en la formacin humana lo que les permitir ser conscientes de la situacin y de las decisiones que adopten, en relacin con sus intereses y aspiraciones. Vincular a la Unin y a sus integrantes con las dems comunas del pas y del exterior, con el fin de promover y propiciar el intercambio de experiencias, de observaciones y de aprendizaje, en general para mejorar el nivel instructivo y de capacitacin de los asociados. Luchar por la defensa de los valores positivos de la cultura del pueblo; Exigir a los poderes pblicos la creacin de centros Comunales, as como de establecimientos educacionales, tales como de artes y oficios tcnico profesionales; Fomentar las actividades recreativas deportivas y tcnicas que redundan en la mejor formacin y orientacin de los comuneros. Demandar de los poderes pblicos la actualizacin y promulgacin de leyes que impacten en la defensa y fortalecimiento de los derechos de los comuneros.

3.2.6.- MEDIOS:

Para alcanzar las finalidades enunciadas en el artculo de la ley anterior la Unin emplear los siguientes medios: a) Organizar y realizar cursos de capacitacin para el presidente y para los comuneros en general, b) Publicar folletos, revistas, etc. de inters clasista y de cultura general. c) Organizar reuniones, seminarios y concentraciones de campesinos en las que se darn conferencias, charlas, discusiones, etc.

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d) Propiciar el intercambio de comuneros, tanto a nivel nacional como internacional; e) Fomentar la creacin de bibliotecas comunales, as como dotacin de folletos, libros, revistas, etc. Relacionadas con este campo. f) Publicar un peridico que ser el rgano de difusin de la UNION; , y g) Todos los dems medios positivos permitidos por la ley

3.2.7.- DE SUS INTEGRANTES

Son integrantes de la Unin de Cabildos de San Juan UCASAJ, las comunas fundadoras y cuya nmina debidamente documentada y certificada por el Ministerio de Agricultura y Ganadera, constan en el anexo de su estatuto; en adelante las comunas legalmente reconocidas que, perteneciendo a la Provincia de Chimborazo, solicitaren por escrito su afiliacin y fueren aceptadas por el Cabildo Central.

Una vez resuelto el ingreso de la nueva socia, la Unin remitir todo lo actuado al Ministerio de Agricultura y Ganadera, para su aprobacin o negacin final.

Tanto la afiliacin como la desafiliacin sern libres y voluntarias y debern realizarse previa resolucin mayoritaria de la respectiva Asamblea general de Comuneros.

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3.2.8.- LOS ORGANOS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIN.-

Jerrquicamente los organismos de la UNION DE CABILDOS DE SAN JUAN UCASAJ Son:

a) La asamblea de representantes de las comunas socias; b) El cabildo Central y c) Las comisiones especiales.

a).- LA ASAMBLEA GENERAL DE REPRESENTANTES DE LAS COMUNAS SOCIAS La asamblea de representantes de las comunas socias es la autoridad mxima de la unin de cabildos de San Juan UCASAJ, estar integrada por dos delegados principales y dos suplentes, nombrados por la Asamblea General de Comuneros y debidamente acreditados por la respectiva comuna afiliada. Se reuniran ordinariamente una vez cada ao en el mes de marzo y, extraordinariamente cuando las necesidades y circunstancias lo

requieran. La Asamblea de representantes de las comunas Socias se reunir con la mitad ms uno de los delegados principales designados por cada una de las socias, cuando no se complete el Qurum establecido anteriormente la Asamblea ser convocada despus de ocho das, debiendo instalarse la misma con los asistentes.

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Las resoluciones, acuerdos y decisiones de la Asamblea General sern tomadas `por mayora de votos y tendr el carcter de obligatorio para todas y cada una de las Comunas socias.

Son atribuciones y deberes de la Asamblea de Representantes: a) Elegir durante el transcurso del mes de marzo a los nuevos miembros del cabildo Central, que han de dirigir a la UNION durante el perodo mximo. b) Remover con causa justa a los miembros del cabildo Central o a los miembros de las diferentes comisiones especiales y al personal administrativo de la UNION. c) Aprobar y reformar los Estatutos y el reglamento interno de la UNION. d) Conocer y aprobar el plan anual de actividades y el presupuesto general de la UNION, elaborados por el cabildo central. e) Conocer y estudiar los informes, tanto econmicos como administrativo general, presentados por el cabildo central. f) Autorizar la celebracin de todo contrato o compromiso de la UNION, as como los gastos o inversiones que excedieren de los mil dlares. g) Conocer y resolver sobre toda reclamacin y apelacin que presentaren las comunas Socias, en relacin con problemas surgidos entre estas o con el cabildo central. De su resolucin se har conocer oportunamente al Ministerio de Agricultura y

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Ganadera remitiendo copias certificadas del acta de la Sesin de la Asamblea de representantes respectiva, para la aprobacin y legalizacin correspondiente. h) Remover con causa justa a los miembros del Cabildo central y al personal administrativo y asesor que incurriere en cualquiera de las prohibiciones legales y estatutarias o que demostraren indecisin, abandono o irresponsabilidad en el cumplimiento de las funciones a ellas encomendadas. i) Aprobar las cuotas ordinarias, extraordinarias y ms

contribuciones que deban aportar las comunas socias, tanto al momento de su ingreso como las que se fijaren para el cumplimiento de los planes y programas por la Asamblea aprobados. j) Designar una comisin fiscalizadora de la actividad econmica y

administrativa; cumplida por el Cabildo Central, as como las dems comisiones que se estimaren necesarias para la mejor marcha de la UNION. k) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la ley de Comunas y su reglamento interno de este estatuto y las resoluciones y acuerdos al Ministerios de Agricultura y Ganadera. b) EL CABILDO CENTRAL

EL Cabildo Central es el rgano ejecutivo y representativo de la UNION; por lo mismo tiene la responsabilidad de organizar, ejecutar y dirigir todos los asuntos administrativos.

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Normalmente estar integrado por el Presidente, el Tesorero, El Sindico y el Secretario, en casos especiales cuando las necesidades o

circunstancias lo exigieren, podr ampliarse con integracin de las Comisiones especiales; la fiscalizacin y Asuntos Internos o Asuntos Sociales y Propaganda.

Los miembros del Cabildo Central durarn en sus funciones dos aos, debiendo ser renovados en forma escalonada, esto es, terminados los dos aos desde su eleccin, deben cambiarse, mediante sorteo previo, tres de cada vocal Y, al ao siguiente los dos restantes.

DEBERES Y ATRIBUCIONES DEL CABILDO CENTRAL

Son deberes y atribuciones del cabildo Central: a) Sesionar ordinariamente, el primer domingo de cada mes y, extraordinariamente cuando las necesidades lo demande, previa convocatoria a sus miembros por lo menos con veinte y cuatro horas de anticipacin. Planificar, programar y presupuestar las actividades que deben realizarse de parte del cabildo central en cada ao de su administracin presentada a conocimiento y aprobacin de la Asamblea General. b) Responsabilizarse de la ejecucin de dichos planes y programas, as como de la aplicacin estricta del presupuesto de la entidad y

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del cumplimiento de las dems resoluciones de la Asamblea General. c) Designar las comisiones ocasionales, encargadas de organizar, dirigir y/o ejecutar trabajos o tareas especificas, exigindolas un informe inmediato sobre el cumplimiento y resultado de lo encomendado. d) Designar y remover, con causa justa, al personal administrativo de la UNION. e) Presentar para conocimiento y aprobacin de la Asamblea General, informes econmicos-administrativos de la entidad, as como orientaciones, iniciativas, proyectos etc., que redunden en bien de la UNION. f) Conocer y resolver los problemas y reclamos que presentaren las comunas socias, a travs de sus representantes oficiales y; g) Cumplir y hacer cumplir la Ley de Comunas, su estatuto Jurdico, el presente Estatuto y las resoluciones, acuerdos y disposiciones emanadas de la Asamblea General del Ministerio de Agricultura y Ganadera, respectivamente y autorizar los gastos de la UNION.

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c) LOS DIGNATARIOS DEL CABILDO CENTRAL:

PRESIDENTE:

SON SUS DERECHOS Y OBLIGACIONES:

a) Representar a la UNION, junto con el sndico en todos los asuntos judiciales y extrajudiciales. b) Representar extrajudicialmente a la UNION, en todos sus actos. c) Invocar y presidir las sesiones de Asamblea General del cabildo Central, elaborando el correspondiente orden del da. d) Organizar y presidir todos los actos de la UNION. e) Firmar con el secretario las Actas de Asambleas de representantes y del Cabildo Central, as como todas las comunicaciones oficiales de la entidad; f) Autorizar con su firma, la ejecucin de los trabajos y obras programadas, as como los gastos e inversiones econmicas que no sobrepasen de $5.000,00 ; para inversiones mayores requerir la aprobacin del cabildo Central o de la Asamblea de Representantes, segn los casos; g) Presentar ante la asamblea de Representantes y en nombre del Cabildo Central, un informe anual de las labores realizadas as como el movimiento y manejo de los fondos econmicos y sobre la administracin general de la entidad, una vez aprobados por la

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asamblea General, sern remitidos al ministerio de Agricultura y Ganadera; h) Conocer y resolver los problemas de carcter urgente que se presentaren tanto en el campo administrativo interno como social, dando cuenta de su actuacin, en la sesin de Cabildo inmediata posterior; i) Arbitrar las medidas mas aconsejadas para garantizar la buena marcha y la eficiente administracin de la entidad y; j) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias, as como las resoluciones y disposiciones de la asamblea General, del cabildo Central y del Ministerio de Agricultura y Ganadera.

d) EL SECRETARIO: Son sus deberes y obligaciones: a) Llevar actualizados los libros de actas de las sesiones de la Asamblea General de Delegados de las comunas socias; b) Tener a su cargo y responsabilizarse de la custodia de libros de la Secretara; c) Redactar las Actas de la Asamblea y del Cabildo segn se vayan legalizando; d) Convocar a sesin de Asamblea de Representantes y del Cabildo Central por orden del Presidente;

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e) Conferir copias y certificaciones sobre asuntos relacionados con la UNION, previa autorizacin del Presidente; f) Extender los nombramientos de las dignidades de la UNION, as como los del personal administrativo de la UNION; g) Organizar y llevar el registro actualizado de las comunas socias, informando peridicamente al Ministerio de Agricultura y Ganadera sobre este movimiento; h) Entregar por inventario conjuntamente firmado con su asesor, el archivo, los tiles, mquinas y libros de la secretara; i) Constatar la asistencia en las Asambleas Generales y en las sesiones del Cabildo; j) Preparar y firmar conjuntamente con el Presidente las

comunicaciones oficiales de la UNION; y; k) Cumplir todas las disposiciones legales, estatutarias y las emanadas de la asamblea del Cabildo o de su Presidente.

e) DE LOS BIENES DE LA UNION.-

Son bienes de la UNION: a) Las cuotas ordinarias y extraordinarias que paguen las

organizaciones afiliadas; b) Las donaciones voluntarias que se hicieren a la UNION; c) Los bienes que actualmente posee y los que adquiera en el futuro a cualquier titulo;

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Las Organizaciones afiliadas

estn obligadas a pagar las cuotas

ordinarias de $10,00 dlares mensuales. El directorio podr establecer cuotas extraordinarias que considere necesarias y que deben ser pagadas por sus afiliados, pero en ningn caso podrn ser mas de cuatro cuotas extraordinarias al ao.

Queda absolutamente

prohibido hacer prstamos con los fondos

pertenecientes a la UNION.

f) DE LA DISOLUCION DE LA UNION:

La UNION se podr disolver por las siguientes causas: a) Por contar la UNION con un numero inferior a 10 Comunas Socias; b) Por infringir en forma reiterada la Ley de Comunas, Estatutos jurdico de Comunidades Campesinas y las disposiciones del Ministerio de Agricultura y Ganadera;

En caso de ser resuelta la disolucin de la UNION los bienes de ella pasarn al Ministerio de Agricultura y Ganadera a fin de que este Ministerio los devuelva a las Comunas y entidades que los aportaron, de acuerdo al Registro que de ellos se hubieren hecho.

g) DISPOSICIONES TRANSITORIAS:

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Hasta la instalacin del prximo Congreso de la UNION de Comuneros de la Provincia de Chimborazo, la UNION ser dirigida por el actual directorio presidida por: Presidente: Sr. Estuardo Remache Vicepresidente: Sr. Manuel Gualancaay Sindico: Tesorero: Secretario:

h) DISPOSICIONES GENERALES:

Para que una Comuna pueda ser admitida como socia de la UNION deber llenar los siguientes requisitos: a) Ser legalmente constituida y reconocida por el Ministerio de Agricultura y Ganadera; b) Presentar una solicitud escrita al Cabildo Central de la UNION acompaando copia del acta de la sesin de Asamblea en la cual se hubiere decidido tal afiliacin; c) Debe acompaar la copia del ltimo nombramiento del Cabildo, otorgado por la direccin de Desarrollo Rural, del Ministerio de Agricultura y Ganadera; d) Acompaar la nmina actual izada de los Comuneros.

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Para ser designado como presidente de la organizacin se requiere:

a) Ser elegido en Asamblea General de Comuneros, por mayora de votos; b) Que el comunero sea miembro activo y debidamente registrado en el libro de la Comuna, cuya representacin va a ejercer y no pertenecer como socio a ninguna otra organizacin que persiga objetivos similares; c) Que por lo mismo sea residente permanente en la sede de la Comuna, por un tiempo no menor de cinco aos; d) Debe ser persona idnea, de reconocidos y comprobados antecedentes y solvencia moral; y, e) Haber demostrado verdadero inters y actividad por el progreso de su comunidad.

3.2.9.- SERVICIOS QUE PRESTA LA UCASAJ

En la actualidad la UCASAJ viene prestando los siguientes servicios: Servicio de Restaurant Alquiler de Saln para eventos de capacitacin Dentro de los proyectos que viene desarrollando tenemos los siguientes:

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a) Investigacin y propagacin de nuevos Productos con el Instituto Autnomo Nacional de Investigacin Agropecuaria (INIAP). Responsable Mrs. Ing. Pedro Llangar. b) Programa de conservacin de Agua, proteccin y mejoramiento de lagunas con el Proyecto Andes. Responsable Ing. Juan Jaya c) Seguimiento y asesoramiento del turismo con CORTUDCH. Responsable Ing. Patricia Tierra. d) Proyecto de conservacin del suelo y Manejo de Recursos hdricos. Con ECOPAR. Responsable Ing. Kelvin Cueva y la Ing. Hilda Alejandro. e) Forestacin con el HCPCH. Responsable Honorable Consejo Provincial de Chimborazo. f) Innovacin Participativa de la Micro cuenca del ro Chimborazo. Con PBA. Responsable Ing. Kelvin Cueva, e Ing. ngel Bao.

Todos estos proyectos estn financiados por el Instituto Randi Randi que tiene sus oficinas en Quito el mismo que da seguimiento a cada uno de los proyectos.

3.2.10.- SITUACION ACTUAL DE LA UCASAJ

El problema de la UCASAJ dentro del Proyecto Innovacin Participativa de la micro-cuenca del Rio Chimborazo es: que el registro contable lo viene desarrollando en una forma manual lo que ocasiona que los rubros

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no sean clasificados respectivamente por lo que se obtiene actualmente un costo de servicio irreal, no se ha realizado el pago correspondiente de impuestos, ocasionando un pago con multas e intereses, y en dichos pagos no se hace constar su desglose correspondiente por lo que los gastos no son reales. Ausencia de un plan y un manual de cuentas acorde a las actividades que desarrolla la organizacin.

Los estados de situacin financiera de la UCASAJ, no se encuentran especificados y no van acorde a las necesidades de la organizacin es decir no estn listos para el momento que lo requieren los directivos de la organizacin para la toma de decisiones.

Por todo lo dicho vemos que no hay informacin eficaz, segura y oportuna de los informes de los estados financieros, se hace necesaria la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable para la organizacin.

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CAPITULO IV
4.- ELABORACION DE UN INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA UNION DE ORGANIZACIONES CAMPESINAS DE LA PARROQUIA SAN JUAN UCASAJ DEL

CANTON RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO

4.1.- ANTECEDENTES.

La

presente

investigacin

encierra,

tpicos

relacionados

con

la

elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable que se debe aplicar en la Unin de Cabildos de la Parroquia San Juan Provincia de Chimborazo, el anlisis de su funcionamiento, as como las recomendaciones tcnicas para que su utilizacin sea eficiente en el rea contable, basndose en las verdaderas necesidades y en el trabajo fructfero que toda Organizacin aspira lograr en pro del progreso y desarrollo de la parroquia.

Por todo lo sealado se puede evidenciar que no se ha realizado un trabajo que cumpla con estas caractersticas de presentar una informacin clara, precisa por lo que se hace necesaria la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un Sistema contable que cubra esta falencia en forma eficaz y oportuna a la Organizacin y al Instituto Randi Randi que es el ente de control de todos los movimientos econmicos de la Organizacin.

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Tomando en cuenta la necesidad de elaborar este instructivo para la aplicacin de un sistema contable, tanto el presidente como la auxiliar administrativa de la organizacin han prestado todas las facilidades

necesarias como son materiales, personales, etc.

La elaboracin de un instructivo para la aplicacin del sistema contable contiene un plan de cuentas con la codificacin que es numrica ya que la Organizacin lleva un presupuesto para cada proyecto que desarrolla, se ha formulado considerando las caractersticas y naturaleza de las operaciones que realiza esta organizacin y la informacin que suministran, un manual de cuentas acorde con las necesidades de la organizacin.

Su aplicacin ser obligatoria para el registro y clasificacin de las operaciones financieras, adems para la interpretacin de los estados financieros. El sistema contable que aplicaremos nos permite la posibilidad de crear cuentas nuevas, de acuerdo a las necesidades de la organizacin, siempre y cuando sean autorizadas utilizarlas y sean necesarias.

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4.2.- OBJETIVOS DE LA ELABORACIN DE UN INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIN DE UN SISTEMA CONTABLE

Los principales objetivos de la elaboracin de un instructivo para la aplicacin de un sistema contable son ayudar a:

1. Proponer un sistema contable actualizado que permita un correcto registro de las operaciones que viene desarrollando la UCASAJ con los diferentes proyectos que esta llevando a cabo. 2. Controlar el registro contable de la organizacin. 3. Dar una informacin veraz y oportuna de los Estados Financieros.

4.3.-

BENEFICIARIOS.-

Los beneficiarios de este proyecto son: La

secretaria contadora de la organizacin, los directivos de la organizacin y las comunas que pertenecen a la organizacin.

4.4.- CARACTERISTICAS DEL TMAX

Para la aplicacin del modelo contable automatizado en UCASAJ, utilizaremos el sistema TMAX versin 2000, el mismo que consiste en una herramienta contable, que nos ha permitido aprovechar al mximo toda la capacidad de un equipo de cmputo. Sus principales caractersticas son: 1.- SISTEMA MODULAR Llevar contabilidad

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Registrar presupuesto para cada una de las cuentas de detalle, o movimiento definido en el Plan de Cuentas contables.

Conocer ndices financieros. Llevar control de caja y/o Bancos y conocer sus saldos. Llevar control de ventas y cartera. Llevar control de Compras y Pagos Llevar control de bodega

2.

SISTEMA INTEGRADO Permite manejar hasta 99 empresas Sistema en red y monousuario Tiene ayuda en lnea Permite reconstruir y reorganizar la informacin Permite tener claves de acceso

EN INFORMES Libros obligatorios y auxiliares, Estados financieros Saldos de cuentas, caja, bancos, ventas, compras, Impresin de facturas y documentos Impresin de Presupuestos.

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TECLAS DE FUNCION

F1.- Manual de ayuda.- Aparece una ventana con la descripcin de los campos y las funciones presentes en punto desde donde fue invocado. F2.- Ayuda sobre teclas de operacin y de funcin.Describe en la

pantalla el uso ms comn de las diferentes teclas de operacin y de funcin. El uso de las teclas de funcin F8 al F10 es muy variable entre las diversas funciones. F3.- Calculadora.Invoca una calculadora en el lado izquierdo de la

pantalla. Teclas de fechas verticales que permiten subir o bajar el cursor sobre las lneas impresas en el recuadro que se marca en pantalla. Con la calculadora se puede realizar las siguientes operaciones: Suma Resta Multiplicacin Divisin Potenciacin Porcentaje. C: Cancelacin de la operacin y reinicio del resultado en cero. D: Definicin del nmero de decimales Esc: Salir de la Calculadora F5: Copiar F6: Restaurar: o pegar en programas de office.

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4.5.- PLAN GENERAL DE CUENTAS PROPUESTO PARA LA UNION DE CABILDOS DE LA PARROQUIA SAN JUAN UCASAJ

4.5.1- Normativa de Cuentas La normativa de cuentas esta constituida por cada una de la cuentas que constan en el plan de cuentas, en donde se explicar su cdigo y nombre de la cuenta, su concepto y el funcionamiento de cada cuenta, es decir, cuando ser un debito o cuando ser un crdito.

1.1.01

Caja

1.1.01.01 Caja chica 1.1.02 1.2.02 2.1.05 4.1 4.1.01 5.1 5.1.01 Bancos Equipos de oficina Retenciones en la fuente por pagar Ingresos operacionales Ingresos por proyecto Gastos del proyecto Gastos sueldos y salarios del personal

5.1.02.- Gastos capacitacin al personal 5.1.03.- Gastos suministros 5.1.04.- Gastos servicios de comunicacin 5.1.05.- Gastos consultara Iniap y Ecapar 5.2.01.- Gastos suministros y Materiales 5.2.03.- Gastos de viaje

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5.2.03.- Gastos Giras de observacin 5.2.05.- Alquiler y gastos de vehiculo 5.2.06.- Gastos mantenimiento de Oficina 5.2.07.- Gastos por Insumos 5.2. 08.- Gastos de herramientas 5.2.09.- Gastos de Materiales

1.1.01 CAJA.- Controla los fondos recibidos en efectivo que a la fecha de corte no han sido depositados en la cuenta bancaria de la Organizacin. Se debita por los valores recaudados y se acredita por los depsitos en la cuenta corriente de la organizacin.

1.1.01.01

CAJA CHICA.- Registra el fondo fijo destinado a gastos

pequeos regulados por reglamentos y normas especificas. Se Debita por los valores de apertura o incremento y se Acredita por la disminucin o supresin Por ejemplo -----1 ----------200= 200=

CAJA CHICA BANCO DEL PICHINCHA p/r Apertura de caja chica

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-------- 2 ---------Gastos suministros de oficina CAJA CHICA P/R Compra de hojas, marcadores, Esferos, clips, 23.40 23.40

1.1.02.- BANCOS.- Refleja las disponibilidades efectivas que se tienen en las cuentas corrientes bancarias, as como sus movimientos. En el Debe se registran los depsitos o transferencias que lo realizan del proyecto a favor de la organizacin. En el Haber se registran los cheques, giros postales y notas de debito. Por ejemplo ----------- 3 --------------BANCOS INGRESOS POR PROYECTO P/R el giro del extranjero --------4 -----------500 445.38 35.71 53.57 16000= 16000=

HONORARIOS PROFESIONALES BANCOS RETENCION RENTA 8%

RETENCION IVA HONORARIOS 100%

P/R PAGO POR HONORARIOS PROFESIONALES.

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1.2.02 EQUIPOS DE OFICINA.- Registra los equipos de oficina que se han adquirido para ser utilizados en la organizacin. Se debita por el costo de adquisicin y se acredita por su costo al momento de la venta o cuando se dona o se da de baja. ------------ x ----------EQUIPOS DE OFICINA BANCOS RETENCION RENTA 1% RETENCION IVA 30% P/R LA COMPRA DE EQUIPOS DE OFICINA 80.00 76.72 0.71 2.57

2.1.05.- RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR Comprende los valores que son retenidos en pagos por honorarios profesionales, por bienes, por servicios que deben ser entregados a terceros (SRI). Se debita al momento de la cancelacin al SRI y se acredita al momento de la retencin correspondiente. ------------ x --------HONORARIOS PROFESIONALES RETENCION RENTA 8% RETENCION IVA 100% BANCOS P/R la retencin de impuestos 350,00 25,00 37.50 287.50

78

----------X--------RETENCION RENTA 8% RETENCION IVA 100% BANCOS P/R la cancelacin al SRI. 25,00 37.50 62.50

4.1

INGRESOS OPERACIONALES.- Constan de ingresos que son

producto de la actividades normales de la organizacin. Se debita por ajustes y cierres a fin de ciclos contables, y se acredita en el momento de la percepcin del ingreso.

4.1.01 INGRESOS POR PROYECTO.- Registra todos los ingresos o transferencias recibidos por el PBA. Se Debita por el cierre del ejercicio y se acredita cada vez que la organizacin recibe fondos con cargos a ingreso (Agricultura, ganadera, ecologa, administracin, etc) Por Ejemplo ------x ---------16.000,00 16.000,00

BANCOS INGRESOS POR PROYECTO p/r transferencia del proyecto PBA

5.1.- GASTOS DEL PROYECTO.- Partida del gasto que registra los desembolsos que se realicen a fin de cubrir gastos relacionados con la actividad de (insumos, herramientas, movilizacin, otros servicios).

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Se debita por el uso, utilizacin, consumo o cuando se incurra en los bienes y servicios de distinta ndole requerida por la organizacin. Se acredita por ajustes y cierres a fin del perodo.

5.1.01.-

GASTOS

SUELDOS

SALARIOS

DEL

PERSONAL.-

Comprende las remuneraciones del personal que presta servicios en la administracin de las entidades pblicas o privadas con excepcin de alimentacin viticos y subsistencias. Se debita por los valores

devengados contenidos en roles o comprobantes y se acredita por los ajustes y cierres al fin del periodo contable. Por ejemplo -------------x ------------279.81 279.81

AUXILIAR ADMINISTRATIVA BANCOS

P/r pago de sueldo auxiliar administrativa

5.1.02.- GASTOS CAPACITACION AL PERSONAL.- Partida del gasto que registra los desembolsos por capacitacin al personal en forma

ocasional y por la contratacin de profesionales para tareas especficas de capacitacin. Se debita al momento de reconocer a favor de profesionales y personas contratadas de manera ocasional una remuneracin. Se acredita al momento de hacer cierres contables o cierre de la entidad. Por ejemplo

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------------

X ------------500.00 410.72 35.71 53.57

HONORARIOS POR CAPACITACION BANCOS RET. IMP. RENTA 8% RET. IVA 100% P/ R pago por capacitacin

5.1.03.-

GASTOS

SUMINISTROS.-

Cuenta

partida

del

gasto

relacionados con gastos de suministros, materiales de oficina, etc. Se debita por el uso o utilizacin o extincin de bienes suministros. Se acredita por el cierre del ejercicio o cierre de la entidad. Por ejemplo ------------- x -----------Gasto suministros CAJA p/r la compra de hojas 5.1.04.- GASTOS SERVICIOS DE COMUNICACIN.- Partida del gasto que registra los servicios de comunicacin y difusin verbal o escrita con el propsito de comunicar beneficios y/o resultados de la entidad. Se debita por el uso de este servicio de comunicacin y se acredita por el cierre del ejercicio o cierre de la entidad. Por ejemplo ---------------- x ------------GASTO SERV. COMUNICACIONES CAJA p/r pago por comunicaciones 14.23 14.23 8.00 8.00

81

5.1.05.- GASTOS CONSULTORIA INIAP Y ECAPAR.- Gastos por servicios prestados por asesora y consultora. Se debita cuando se recurre al pago por el servicio y se acredita por el cierre del ejercicio o cierre de la entidad. Por ejemplo

---------

-----------1500.00 1360.71 26.79 112.50

ASESORIA Y CONSULTORIA BANCO RETENCION POR SERVICIOS 2% RETENCION IVA 70% p/r pago por consultora y asesora

5.2.01.- Gastos suministros y Materiales.-

Gastos relacionados con

materiales y suministros para actividades propias de la entidad Se debita por la adquisicin de materiales y suministros. Por Ejm. ---------- X ---------Gasto Suministros y Materiales Caja p/r la compra de hojas de papel bond. 45.00 45.00

5.2.03.- Gastos de viaje.- Pago de todos los servicios correspondientes por gastos de viaje en actividades. Se debita por el monto incurrido en los gastos de la actividad. Por Ejemplo

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------------ X ------------Gastos de viaje Caja P/ r el gasto por viajes de capacitacin 30,00 30,00

5.2.03.-

Gastos Giras de observacin.- Pago de todos los servicios

correspondientes por gastos de giras de observacin en actividades relacionadas con la entidad. Se debita por el monto incurrido en los gastos de la actividad. Se acredita por el cierre del ejercicio o de la entidad. 5.2.05.- Alquiler y gastos de vehiculo.- Pago de todos los gastos por alquiler del vehiculo, gasolina. Se debita por el monto incurrido en los gastos de vehculo alquilado. SE acredita por el cierre del ejercicio o de la entidad.

5.2.06.- Gastos mantenimiento de Oficina.-

Son todos los servicios

contratados o convenidos con particulares encargados del mantenimiento y aseo de las oficinas de la entidad. Pago por arreglo de equipos. Se debita por los valores devengados. Se acredita por los ajustes y cierres a fin del ciclo contable.

5.2.07.-

Gastos por Insumos.- Gastos relacionados por la compra de

abonos, semillas, fertilizante, etc. Se debita por la adquisicin de insumos. Se acredita por los ajustes y cierres a fin del ciclo contable..

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5.2. 08.- Gastos de herramientas.- Gastos relacionados por la compra de (carretillas, azadones, palas etc.) Se debita por la adquisicin de herramientas. Se acredita por los ajustes y contable. cierres a fin del ciclo

5.2.09.- Gastos de Materiales.- Por la compra de materiales (alambre de pa, baldes, bombas, guantes, etc) Se debita por la adquisicin de materiales y se acredita por los ajustes contables y cierres a fin del ciclo contable.

4.6.- PROCEDIMIENTO PARA INGRESAR EN EL SISTEMA TMAX

4.6.1- Como ingresar al sistema Para ingresar al programa se puede realizar el siguiente

procedimiento: Click en: 1.- Inicio 2.- Programas 3.- TMAX Tambin se puede dar doble Click en acceso directo de TMAX. En computadoras que tienen instalado Windows XP, realizar lo siguiente: 1.- Mi PC 2.- C:

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3.- TMX2 4.- Icono TMAX, (Aquel que tiene una flecha en la esquina inferior)

4.6.2.- CONTABILIDAD EN TMAX

Esta es una gestin o mdulo principal del programa, ya que en el se recopila toda la informacin generada en las otras gestiones para producir los informes contables (Libro Diario, Balance General, Estado de Resultados, Mayor General). Cuando se haya creado una empresa el programa automticamente activar la opcin ficheros, que comprende:

4.6.2.1.- CODIGOS CONTABLES

Al seleccionar esta opcin por primera vez, el programa ofrece la posibilidad de generar automticamente un Plan de Cuentas (aunque no es recomendable utilizarlo pues podra variar segn las necesidades de la empresa). Ante el mensaje que aparece en pantalla, se debe seleccionar NO, y proceder a codificar en la parte izquierda y la descripcin de la cuenta en la parte derecha. La ventana de edicin del Plan de cuentas contiene los siguientes campos: Cdigo de cuenta.- Campo de 20 caracteres alfanumricos donde se puede introducir o modificar el cdigo de una cuenta. Y.

85

Nombre de la cuenta.- campo de 30 caracteres para incluir o modificar el nombre de la cuenta.

4.6.3.-

MENU PRINCIPAL, PANTALLA GENERAL Y TECLAS DE

FUNCION Nota: Para movilizarse dentro del programa se deben utilizar las flechas de desplazamiento. Para ingresar a una opcin o dar una orden presione ENTER. Para salir de una opcin o negar una orden presione ESC.

De manera breve trataremos a continuacin cada opcin de la barra de men: EMPRESA.- Permite incluir una nueva empresa o seleccionar aquella en la cual va a trabajar. GESTIONES.- Permite seleccionar la aplicacin o mdulo con el que se va a trabajar, a saber: Contabilidad, Bancos, ndices financieros, Ventas y Cartera, Compras y Pagos, Bodega, Definicin de Informes y Programas externos. FICHEROS.- Proporciona el acceso a las pantallas de manejo de datos, dependiendo de la gestin que haya sido seleccionada. INFORMES.- Abre el men de los diferentes informes de cada gestin del programa.

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PROCESOS.- Permite ejecutar ciertas rutinas de actualizacin y mantenimiento de los datos contenidos en el programa, tales como la contabilizacin, el cierre de ejercicio y el reprocesamiento. OTROS.- Proporciona el acceso a ciertas sub-opciones o procesos complementarios, como el cambio de ejercicio o la definicin de asientos. SALIR.- Permite abandonar el programa y regresar al DOS.

4.6.4.- LA PANTALLA PRINCIPAL

Como la mayora de las dems pantallas del programa en su lnea superior, la empresa con la que se esta trabajando (ya que el programa permite manejar simultneamente hasta 99 empresas), la fecha del da (que puede ser cambiada por el usuario), y el mdulo o gestin que esta en uso. Existen dos lneas o recuadros ubicados en la parte inferior de la mayora de pantallas del programa, cuyo contenido vara de acuerdo con las opciones en uso: Llamamos a la primera lnea Recuadro de interaccin, y en ella se indican teclas que pueden ser presionadas en el momento de ejecutar determinadas funciones y se colocan mensajes que solicitan informacin al usuario o le indican el proceso que se esta ejecutando. La segunda lnea Teclas de funcin y sealan opciones que pueden ser ejecutadas mediante las teclas de funcin que en ella se indican (las teclas de funcin son aquellas como F1, F2, F3, etc.).

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Al entrar al programa aparecer la pantalla del men principal donde se visualizar:

GRAFICO N 5

4.6.4.1.- COMO CREAR EMPRESAS

Para crear una empresa en TMAX, siga el siguiente procedimiento: a) Ingresar a TMAX b) Ubicarse con el cursor en la opcin EMPRESAS

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c) Presione enter en ACTUALIZAR d) Con las teclas de desplazamiento horizontal, ubquese en INC (incluir) y ENTER. e) A continuacin se activa en el cuadro una barra en la cual ingresara un numero que identificar a su empresa, la razn

social, un directorio que ofrece automticamente el programa y que es donde se almacenar la informacin en el disco duro de la computadora, la fecha de inicio del periodo contable ( se aconseja 01/01/05 ) y la fecha del fin del perodo contable (se aconseja 31/12/05). Se le pedir al usuario ingresar datos generales de la empresa y que servirn para constituir el encabezado de los informes (en multibodega y mscara contable dejar tal como aparece). f) Luego en el mensaje de confirmacin pulse SI y espere a que se generen los archivos de respaldo. g) Vuelva a ingresar a EMPRESAS y pulse SELECCIONAR, escoja su empresa y podr comenzar a trabajar en la GESTION desee. que

4.6.4.2.- ACTUALIZAR EMPRESAS

La Opcin Empresas, aparte de servir para crear la empresa sobre la cual se aplicar una o varias de las opciones de TMAX, puede tambin MODIFICAR, ELIMINAR, SELECCIONAR, COLUMNAS, BUSCAR.

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4.6.4.3.- MODIFICAR EMPRESAS.-

Se puede modificar ciertos aspectos

de una empresa ya creada en

TMAX, por ejemplo: el nmero de orden o la razn social. No se puede modificar el directorio o las fechas de inicio/fin del periodo contable, (si cometi algn error en este punto, aconsejo antes de seguir, eliminar la empresa y crear una nueva). Para modificar: a) Escoja la empresa que va a modificar, Sel (Seleccionar) y luego Mod (Modificar). b) Haga los cambios previstos segn las limitaciones indicadas anteriormente c) Presione SI, ante el mensaje de confirmacin.

4.6.4.4.- ELIMINAR EMPRESAS (Eli)

Permite eliminar definitivamente y en forma total los archivos de una empresa. Para eliminar a una empresa: a) Escoja la empresa que va a eliminar , pulsando Sel (seleccionar) y Eli (eliminar) b) En el mensaje de confirmacin presione SI

4.6.4.5.-

SELECCIONAR EMPRESA

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Permite escoger una empresa para poder trabajar en ella. Solo se requiere ubicarse en la empresa que se desea y con las teclas de desplazamiento horizontal sel (Seleccionar)

4.6.4.6.- COLUMNAS (COL) Permite ver el listado de empresas en forma de columnas. Es nicamente una opcin que se usa en pantalla para facilitar la observacin.

4.6.4.7.- BUSCAR (BUS) Permite buscar una empresa determinada de entre un listado. Pulse Bus (buscar)

4.7.- ASIENTOS 4.7.1.- ASIENTOS PENDIENTES

Esta opcin se utiliza para crear los asientos a que dieran lugar las actividades de la empresa. Al ser pendientes se convierten en una especie de borrador del diario y por lo tanto no se puede visualizar su informacin en los estados financieros. Para ingresar un nuevo asiento, se recomienda seguir el siguiente procedimiento: a) Ingresar la fecha de registro b) En la descripcin explique el para que se registra este asiento. De ser el caso utilice abreviaturas para lograr consistencia.

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c) A continuacin se activa el campo cdigo, aqu debe ingresar el cdigo de las cuentas que esta debitando (signo positivo) o acreditando (signo negativo). Si no recuerda el cdigo de la cuenta que necesita, pulse F8 y aparecer el listado de cuentas que ingreso en un principio. d) En referencia anote el tipo de documento y su nmero que sirven de fuente para la transaccin. Ejemplo: FAC001, que significa factura # 001. e) En el concepto del movimiento repita lo escrito en descripcin del asiento. f) En importe anote la cantidad por la que registra el asiento. Recuerde que si va al debe escriba como positivo Ejm, 101,25. si es una cuenta que va al haber escriba antecediendo el signo menos (-) Ejm, 101,25. g) En la parte inferior Irn apareciendo los totales del debe y del haber que le indican si el asiento ya cuadra o no h) Por ltimo el mensaje de confirmacin, ante lo cual deber seleccionar Si o No.

4.7.2.- ASIENTOS MAYORIZADOS

Permite introducir o editar asientos contables que contienen movimientos de las cuentas de DETALLE de la empresa seleccionada. Viene a

constituirse en el libro diario real de la empresa. Cuando el usuario

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mayoriza los asientos, es posible verlos reflejados en los balances financieros. Para mayorizar los asientos pendientes, debe realizar el siguiente procedimiento; a) En el men procesos, presionar ENTER. b) Luego Archivar pendientes c) Todos los asientos d) S e) Si aparece el mensaje fichero vaco, quiere decir que no hay asientos pendientes al momento. f) Si aparece el mensaje Asientos sin Mayorizar, es porque dichas transacciones contienen algn error en la asignacin de cuentas. Se recomienda revisar en Pendientes, corregir el error y volver a repetir el proceso descrito.

4.8.4.8.1.-

INFORMES Cdigo de cuentas

Lo ms importante en este y cualquier sistema informtico, es la cantidad y calidad de los reportes, debido a que son la fuente para la toma de decisiones. Este reporte permite emitir el cdigo o Plan de cuentas de la empresa. El informe mostrar el cdigo y nombre de las cuentas contables. Se imprimirn en forma escalonada de acuerdo al nivel contable. Presenta en

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forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden Intervalo, Salida, Impresin y Guardar. A cada una de estas puede acceder a travs de las flechas de desplazamiento vertical.

4.8.2.- Asientos Pendientes

Emite un informe con los asientos pendientes de la empresa actual. Este se imprime y visualiza en pantalla con un titulo, la fecha y descripcin de cada asiento, y debajo de este, el cdigo, nombre, referencia e importe de los movimientos que lo conforman. El informe totaliza por cada asiento y al final por todos los asientos.

Este reporte permite emitir el Cdigo o Plan de cuentas de la empresa. El informe mostrar el cdigo y nombre de las cuentas contables. Se imprimir en forma escalonada de acuerdo al nivel contable. Presenta en forma activa las siguientes opciones: emitir, Orden, Intervalo, Salida, Impresin y Guardar. A cada una de estas se puede acceder a travs de las teclas de desplazamiento vertical. IMPORTANTE.- Para la impresin de ste o cualquiera de los reportes es recomendable utilizar una impresora matricial. Si no tiene una, de las caractersticas indicadas, el proceso se vuelve ms complejo pero no es imposible.

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4.8.3.- ASIENTOS MAYORIZADOS

Este reporte entrega el libro diario de la empresa. Usted, Puede escoger por fechas o la totalidad del libro diario.

4.8.4.- SALDOS POR MES

Emite un reporte con los saldos por mes de las cuentas contables de la empresa actual. El reporte muestra el cdigo y nombre de la cuenta contable y el importe del debe haber y saldos de los meses.

4.8.5.- MAYOR GENERAL

Esta opcin permite emitir un informe con saldos de cada cuenta de movimiento o Detalle de la empresa. El informe imprime con titulo, el cdigo y nombre de la cuenta contable y todos los movimientos que le afecten. Para cada movimiento se imprime la fecha y nmero del asiento, referencia, concepto e importe del movimiento y el saldo. El informe totaliza por cada cuenta e indica el saldo al inicio y final del rango de fechas indicado.

4.8.6.- BALANCE DE COMPROBACION

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Emite el balance de sumas y saldos de la cuentas de la empresa a una fecha indicada. Las cuentas de mayor totalizan a las Sub-cuentas que las conforman.

4.8.7.- BALANCE GENERAL

Emite el Estado de Situacin de la empresa actual. Para visualizar en pantalla o imprimir seguir el siguiente procedimiento: a) Contabilidad b) Informes c) Balance General d) Segn Plan de cuentas e) Escoja la fecha hasta la cual quiere obtener el balance. f) En cada una de las partes, escriba los cdigos as: Activo Pasivo Capital Ingresos Gastos g) Emitir h) Presionando Enter puede seguir pasando las pantallas de tal forma que visualice la totalidad del informe, i) En las cuentas de orden es opcional anotar el cdigo (si trabaja con stas es necesario). 1. 2. 3. 4. 5.

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GRAFICO No 6

4.8.8.- ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS

Es denominado tambin Estado de Resultados el mismo que permite visualizar en pantalla o en impresora el Resultado de la empresa en un periodo de tiempo determinado. El procedimiento para su obtencin es muy similar al realizado para emitir el Balance General, con la diferencia de que en la fecha pide una de inicio y una de fin que el usuario debe definir.

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4.9.- PROCESOS

4.9.1.- Archivar Pendientes Como ya se indic en Asientos Pendientes y Mayorizados, al utilizar este proceso, lo que hacemos es dar la orden al sistema para que pase al Diario los asientos que tenamos en Borrador

4.9.2.- Copiar Asientos

Permite copiar un asiento mayorizado y lo crea como asiento pendiente. Es til si se quiere ahorrar tiempo en la transcripcin de asientos que conservan una misma estructura a lo largo del ejercicio contable. Para copiar un asiento siga el siguiente procedimiento: a) Procesos b) Copiar asiento c) Seleccione el asiento similar, de acuerdo al movimiento que esta realizando, para ayuda aparece en pantalla la descripcin del movimiento. Ejemplo, Si queremos registrar el pago de nmina, obviamente la estructura ser la misma, lo nico que se debe hacer es seleccionar segn la descripcin (p/r). d) Cambie la fecha y el destino correspondiente e) Revise en asientos pendientes y siga el procedimiento establecido.

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4.9.3.- Numerar Asientos Permite renumerar los asientos mayorizados. Puede darse el caso que por alguna circunstancia no registramos en forma cronolgica el diario, pues bien este comando nos ayuda ha ubicar correctamente segn la fecha indicada en el asiento. Para numerar los asientos siga el siguiente procedimiento: a) Procesos b) Numerar asientos c) Aparece un recuadro con las opciones numerar por mes o numerar todo el ao, se recomienda la segunda opcin y cuando aparezca el mensaje empezar desde, digite 0000001

4.9.4.- Cierre del ejercicio

Permite cerrar el ejercicio contable de la empresa. nicamente es posible cuando la fecha del sistema corresponde al mes de cierre registrado al momento de crear la empresa. Se puede generar un cierre provisional hasta revisar minuciosamente y depurar los registros, y luego se realizar el cierre definitivo, en donde la informacin se convierte en una fuente de consulta que impedir al usuario aadir, modificar o eliminar informacin. Si se va ha cerrar el ejercicio es recomendable obtener todos los reportes necesarios y una copia de la informacin de la empresa

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CAPTULO V

5.1.- CONCLUSIONES

1.- La tarea de mejorar una Institucin de carcter pblico, no terminar nunca, sin embargo la implementacin y el mantenimiento de un sistema contable debe considerarse un objetivo de prioridad, sin perder de vista las limitaciones con respecto a la capacidad de ejecucin del mismo.

2.- Toda institucin o ente contable debe poseer informacin histrica para el posterior anlisis e interpretacin financiero comparativo, que nos permita evaluar el funcionamiento de la Institucin en el pasado y determinar su situacin actual en trminos de rentabilidad y condicin financiera.

3.- A pesar de contar con el apoyo financiero de organismos internacionales, las comunidades socio-culturales, no lo aprovechan de forma correcta, ocasionando la desconfianza de dichos organismos.

4.- Las Normas ecuatorianas de contabilidad y los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados, son fundamentos en los que se ha enmarcado la propuesta del modelo contable automatizado.

5.- Los registros contables actuales son considerados ntegros, desde el momento en que se estructura adecuadamente el plan de cuentas, de

acuerdo a la naturaleza de los hechos econmicos registrados.

6.- Dentro de los principios bsicos considerados para el buen funcionamiento de las instituciones, est la aplicacin del control interno, cuyo objetivo es dar una secuencia lgica a los procedimientos de cada una de las operaciones o actividades que realizan.

7.- El informe econmico de la UCASAJ no es el adecuado, debido a la informacin inoportuna existente, y a la obtencin de resultados de forma errnea, lo que ha ocasionado el debilitamiento social, econmico y financiero de dicha institucin.

8.- La utilizacin del plan de cuentas y la normativa de cuentas propuestos garantiza un buen funcionamiento del sistema y mximo rendimiento de sus recursos.

9.- El modelo contable automatizado propuesto, permite registrar los movimientos econmicos, y llevar los auxiliares correspondientes, para poder acceder a informacin veraz. Oportuna y confiable.

5.2

RECOMENDACIONES

1.-

De acuerdo a los resultados obtenidos, es necesario que las

autoridades, representantes de la Institucin, tomen medidas urgentes, encaminadas a mejorar el departamento contable-financiero.

2.- Se sugiere aplicar el instructivo contable propuesto como instrumento para realizar los registros contables, que son base para la toma de decisiones.

3.- Utilizar inmediatamente el plan de cuentas y aplicar los procedimientos propuestos para garantizar un buen funcionamiento del sistema y mximo rendimiento de sus recursos.

4.- Registrar los hechos econmicos contables en el momento en que se generen, independientemente de si se realiza el ingreso o gasto de recursos.

5.-

Capacitar al personal del rea contable, es decir a la Secretaria

Contadora, sobre el manejo del modelo contable propuesto, para obtener un mayor rendimiento, por lo que el administrador del sistema debe verificar la integridad del sistema peridicamente, usando las

herramientas proporcionadas en el mismo y estudiar el cumplimiento con los requerimientos bsicos tanto del hardware como el software.

6.- Actualizar permanentemente el presente instructivo en funcin de las reformas que se efecten.

RESUMEN

La Unin de Cabildos de San Juan cuyas siglas son UCASAJ es un organismo clasista de segundo grado, la misma que esta integrada por las comunidades de Chimborazo que voluntariamente quieran pertenecer a ella. Inicia su proceso organizativo en el ao 1972, la misma que es convocada por sus propias necesidades como la tierra, la educacin, salud, etc. En este proceso juega un papel muy importante la presencia de la iglesia, con Monseor Lenidas Proao, de Escuelas Radiofnicas Populares ERPE y el Centro de Estudios y Accin social CEAS.

UCASAJ consigue su reconocimiento jurdico en 1983 y actualmente se encuentra trabajando activamente en 28 organizaciones de base de la Parroquia de San Juan.

La UCASAJ persigue las siguientes finalidades:

Propiciar la unidad y la solidaridad de la comuna y de los comuneros.

Capacitar a sus componentes en el manejo de las tcnicas Agrcolas, Pecuarias, de Produccin y de Mercadeo, as como en la formacin humana lo que les permitir ser conscientes de la situacin y de las decisiones que adopten, en relacin con sus intereses y aspiraciones.

Vincular a la Unin y a sus integrantes con las dems comunas del pas y del exterior, con el fin de promover y propiciar el intercambio de experiencias, de observaciones y de aprendizaje, en general para mejorar el nivel instructivo y de capacitacin de los asociados.

Luchar por la defensa de los valores positivos de la cultura del pueblo;

Exigir a los poderes pblicos la creacin de centros Comunales, as como de establecimientos educacionales, tales como de artes y oficios tcnico profesionales; Fomentar las actividades recreativas deportivas y tcnicas que redundan en la mejor formacin y orientacin de los comuneros.

En la actualidad todo proceso contable requiere de sistemas de informacin. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas y como su uso redunda en beneficios para las organizaciones. Es imposible llevar un adecuado control sobre operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero o no financiero, el proceso de toma de decisiones se basa necesariamente en la informacin generada por los informes emanados por dichos sistemas.

Para la contabilidad todo lo que ocurre en el entorno se reduce a nmeros, para el hombre que estudia, utiliza y aplica la contabilidad, se convierte en un instrumento bsico de anlisis de los fenmenos que se esconden tras esos nmeros y que reflejan la verdadera situacin econmica de la organizacin.

El sistema de Contabilidad Computarizada propuesto, no pretende develar la filosofa que esconde la Contabilidad a travs del uso y aplicacin del Programa T Max, sino dar a conocer el uso, los beneficios y ventajas de la tcnica contable computarizada, que constituye una de las herramientas bsicas para el profesional de la rama contable de hoy en da.

De esta manera la tesis trata en primer trmino los aspectos generales del objetivo de estudio, en este caso: UNION DE CABILDOS DE LA

PARROQUIA SAN JUAN UCASAJ en cuanto a su creacin, estructura orgnica-funcional, base legal, etc.

En el segundo captulo se trata de los ingresos y gastos que la Unin de Cabildos maneja para su actividad operativa funcional de manera analtica detallada.

La tercera parte trata todo lo relativo para llevar a cabo el diseo del sistema Contable aplicando el paquete informativo T MAX 2000

El cuarto captulo hace nfasis en el funcionamiento del Software, especialmente en los procesos que deben llevarse a cabo una vez instalado el sistema contable, desde el ingreso de datos hasta la generacin de reportes financieros.

El quinto captulo hace referencia a las conclusiones a las que llego a travs de la observacin en el proceso de investigacin; as como las recomendaciones pertinentes para que sean aplicadas en pro de mejorar los procesos de informacin contable.

Finalmente propongo al lector a que aplique todos los conocimientos suministrados en esta tesis, a travs del procesamiento real de un sistema contable en T MAX 2000. Estoy segura que adquirir una mayor visin de importancia que tienen los sistemas computarizados para la informacin contable.

Elaborado por: Olga EParra Lpez

BIBLIOGRAFIA

Textos

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MARTINEZ FRANKLIN. Conferencias sobre avances de la investigacin cientfica Pedaggica en Cuba. Cuba 1997

O. GRECO Y A. GODOY. Valleta ediciones 1999.

Diccionario Contable y comercial.

OROZCO JOSE, Contabilidad General Riobamba 2002 Principios de auditoria. MC. GRAW HILL. Decimocuarta edicin. ROMAN R. ALEX R, Contabilidad Computarizada. Riobamba 2006. Varios Autores Mc. GRAW HILL. Metodologa de la Investigacin. Varios autores PROPAD. Modulo de investigacin Educativa Quito 1999.

Leyes -

ZAPATA, Pedro Contabilidad General Riobamba 2003 WWW.Monografa.com El comercio.com

Estatutos de la UCASAJ.