ESTOQUES NO SERVIO PBLICO: UM ESTUDO DE CASO NO ALMOXARIFADO CENTRAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA JULIO EDUARDO ORNELAS SILVA

ANDRESSA SASAKI VASQUES PACHECO JOSE FRANCISCO BERNARDES Resumo Foi realizado um estudo de caso no setor de almoxarifado central da Universidade Federal de Santa Catarina, sendo avaliados aspectos de estoques, como custos, armazenamento, segurana e controle, bem como o planejamento e o uso de sistemas de informao como suporte a essas questes. Para tanto dado o embasamento terico desses assuntos. O objetivo proposto descrever o setor analisado para realizar comparaes com as teorias e sugerir adequaes. Para alcanar o objetivo utilizou-se como mtodos a observao visual do setor, contato com o sistema trabalhado, entrevista e pesquisa documental. Os resultados demonstraram que o sistema de informao subutilizado e que a maior carncia do setor na questo de gesto de pessoas, tanto no treinamento e mudana de cultura quanto para os incentivos motivadores. Palavras-chave: Sistema de Informao, almoxarifado, estoques, rgo pblico, planejamento.

1 INTRODUO A sociedade globalizada do sculo XXI est em um patamar como nunca visto anteriormente, estando a informao em uma posio estratgica e fundamental para a sobrevivncia. No mundo das organizaes no seria diferente, pois se antes o capital e os bens como terras e equipamentos eram sinnimos de sucesso garantido, atualmente a informao vem ocupando esse lugar, estando melhor preparados aqueles que possuem as informaes certas para obterem vantagens competitivas. As tecnologias de informao so instrumentos que auxiliam a gesto das informaes, conciliando recursos computacionais aos dados, transformando a forma de disponibilizao dos mesmos para se ter informaes substanciais do mercado competitivo. Paralelamente, o planejamento uma funo que gera vantagens competitivas, pois prepara a empresa para o ambiente no qual ir atuar, melhorando a eficincia do processo e a eficcia dos objetivos almejados. Os estoques representam parcelas significativas dos custos empresarias, sendo em alguns casos responsveis pela solvncia e falncia de empresas. Porm mais do que manter os estoques em funcionamento para no se chegar nessa situao, interessante para as empresas saber extrair vantagens competitivas dos mesmos, estando a frente de seus concorrentes na gesto dos estoques com diminuio dos custos. Conciliar tecnologias de informaes, com informaes estratgicas e um bom planejamento na rea dos estoques ajudam as empresas a obterem vantagens competitivas ao aumentar a eficincia interna e reduzindo custos considerveis. Apesar de obras bibliogrficas abordarem estoques sob uma perspectiva de mercado privado, muitos conceitos podem ser aplicados em instituies pblicas, que ao invs de focarem aumento dos lucros, focam a boa utilizao dos recursos pblicos, que ora pode deixar de ser aplicada em estoques, por exemplo, para ser aplicada em outros setores mais necessitados. Com base nos assuntos acima que o presente artigo ir se estruturar, realizando um estudo de caso do setor de estoques da Universidade Federal de Santa Catarina, de acordo com os aspectos fundamentados, bem como sugerir possveis alteraes de melhorias na gesto. 2 FUNDAMENTAO TERICA Sero apresentados a seguir fundamentos que permitiro realizar o estudo de caso. Primeiramente sero apresentadas idias sobre informaes e sistemas de informaes, para que em seguida seja focado a importncia do planejamento na gesto. Por fim sero fundamentados os estoques, foco do estudo de caso. 2.1 Informao e Sistemas de Informao No mundo contemporneo e principalmente no ambiente organizacional a varivel informao importante e decisiva para se obter vantagens, como citam Moritz e Fernandes (2006). Almeida (2005) refora essa idia esclarecendo que as organizaes precisam de informaes para que se estabelea as diretrizes para seu funcionamento, servindo de subsdio

para a tomada de decises. O autor bem enftico ao dizer que as organizaes se diferenciam uma das outras no apenas pelo porte, rea de atuao, estrutura ou localizao, mas tambm pela forma como utilizam as informaes. Pereira (1997) deixa claro que a informao no tangvel e nem pode ser mensurvel, mas proporciona poder no mundo contemporneo. Existem organizaes onde no h a obrigatoriedade do uso de informaes, e talvez essa seja uma das explicaes pela curta durao de inmeras delas no pas, pois como aponta Almeida (2005), geralmente seus proprietrios no conhecem o mercado consumidor e os concorrentes. Esse fato leva a uma inadequao dos preos em relao aos processos, no tendo a menor idia da margem de lucro. Entretanto Pereira (1997) afirma que na atualidade h quantidades e disponibilidade suficiente de informaes para quem precisa, estando o problema no decisor em no saber interpret-las. De acordo com o conceito de Almeida (2005), informaes so um conjunto de dados processados que tornam-se relevantes para a tomada de deciso, sendo que dados so os registros sistemticos das ocorrncias, objetos e pessoas. No momento em que as informaes so lidas e assimiladas, induzindo as pessoas a agirem sobre uma realidade, chama-se ento de conhecimento. As informaes auxiliam as organizaes pois apiam as decises, agregam valor aos produtos e aos servios, aumentam a sinergia nos esforos organizacionais bem como so fatores determinantes de comportamentos. Almeida (2005) classifica as informaes como de uso interno ou externo, podendo ser obrigatrias ou no. Gomes, Gomes e Almeida (2006) estruturam as informaes em institucional, intermediria e operacional, sendo que a primeira voltada para a direo da empresa, a segunda voltada para o corpo gerencial e a terceira voltada para as chefias de setores e sees. Pereira (1997) explicita que informao que processada no passado memria, a que se processa no presente diagnstico e a que se processa no futuro prognstico. Almeida (2005, p. 3) conceitua sistema como um [...] conjunto de partes interagentes e interdependentes, que formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo.. Dessa forma as partes menores de um sistema so chamadas de subsistemas, e um sistema maior que envolve outro chamado de supra-sistema. O sistema de informao pode ser considerado portanto como um subsistema do sistema empresa, composto de subsistemas de informaes que so interdependentes. Considerando que a base para a tomada de deciso a disponibilizao de informaes teis ao processo, os sistemas de informaes so de extrema utilidade pois conforme Gomes, Gomes e Almeida (2006), integram as informaes que a empresa deve possuir em rede de computadores, permitindo acesso aos dados mais recentes a qualquer momento. Pereira (1997) fundamenta que essencial a disseminao, monitorao e controle das informaes no meio organizacional, sendo que a tecnologia da informao surgiu da necessidade de ser estabelecida estratgias e instrumentos de captao, organizao, interpretao e uso das informaes, utilizando para tanto recursos tecnolgicos. Essas informaes, conforme o autor, devem estar disponveis, compatveis, seguras, eficazes e viveis. Pereira (1997) afirma que sistemas de informao so mecanismos de apoio gesto, tendo sido desenvolvidos por meio da tecnologia da informao e com suporte da informtica a fim de conduzir as informaes visando facilitar, agilizar e otimizar o processo decisrio. Os sistemas de informaes podem englobar diversos subsistemas, na qual Gomes, Gomes e Almeida (2006) apresentam o Sistema de Apoio Deciso (SAD), utilizado quase sempre para a soluo de problemas complexos e menos estruturados, pois tenta conciliar modelos e tcnicas analticas. O SAD busca melhorar a eficcia e produtividade dos gerentes e profissionais, sendo sistemas interativos e voltados para indivduos com pouca experincia em

computao. Outro modelo apresentado pelos autores o Sistema de Informao Gerencial (SIG), que gera relatrios e montagem de grficos permitindo aos executivos selecionar e resumir os dados necessrios para o entendimento do problema. Almeida (2005) no difere muito de Gomes, Gomes e Almeida (2006), apresentando a classificao da figura 1. O autor demonstra que o SAE supre a presidncia com todos os dados da empresa consolidados e com flexibilidade de apresentao, incluindo tambm os dados do ambiente externo, como sobre os clientes, fornecedores e concorrentes, auxiliando na definio das estratgias bsicas visando atingir os objetivos e metas da organizao. O SIG propicia recursos para o acompanhamento de atividades especficas sob a superviso dos gerentes de cada rea e o SPT a base operacional, onde so registrados todos os dados para o processamento e anlise que subsidiaro os nveis superiores. Deve-se deixar claro que este apenas um modelo apresentado, existindo outros mais desenvolvidos e de acordo com as necessidades de cada empresa.

Figura 1: Classificao dos sistemas de informao por nvel hierrquico. Almeida (2005). Modificado.

Pereira (1997) tambm apresenta algumas classificaes de sistemas de informao, mas de maneira superficial e no distanciando das apresentadas pelos outros autores. 2.2 Planejamento Gasnier (2002, p. 18) conceitua planejamento como [...] o processo de determinar diretrizes e aes futuras coordenadas visando aumentar a probabilidade de alcanar os resultados desejados. Lucena (1990) infere que o principal fator que estimula o exerccio do planejamento so as mudanas ambientais, pois estas foram mudanas organizacionais para adaptao ao novo ambiente. As mudanas no so desejadas, porm so necessrias e impositivas pelo ambiente externo empresa, exigindo maior flexibilizao diante as demandas de transformaes. O planejamento pode ser considerado como um plano, ou curso de ao conscientemente estabelecido, sendo diretriz para resolver situaes. A principal caracterstica do planejamento antever a ao. (MINTZBERG apud GIRARDI, 2008). As mudanas, na viso de Lucena (1990), so indesejveis pois muitas vezes as empresas devem abandonar conhecimentos construdos arduamente ao longo do tempo, para que em um pequeno espao de tempo seja assimilado as novas tecnologias, e s vezes com um novo enfoque do negcio e com novas estratgias de atuao. Confronta-se portanto que polticas que no passado contriburam para o sucesso da empresa devem modificar-se s novas abordagens de mercado, o que na prtica nem sempre ocorre. Na evoluo histrica da administrao, nos tempos de Fayol, estabelecia-se a funo de previso do futuro, que posteriormente fora denominado de planejamento. Como apontam

Almeida, Teixeira e Martinelli (1993), esse planejamento empresarial restringiu-se apenas rea financeira por meio do oramento. Surgiu ento o planejamento a longo prazo sem considerar os fatores ambientais externos. Com a necessidade de considerar esses fatores, surgiu o planejamento estratgico, dando uma abrangncia maior em considerar no apenas o planejamento, mas tambm outras funes como organizar, dirigir e controlar. Verifica-se que o planejamento auxilia a gesto ao definir o rumo a ser seguido. 2.3 Estoques H um nmero considervel de bibliografias que abordam sobre os estoques, assunto relevante dentro das empresas e tratado h algumas dcadas de acordo com Martins e Alt (2006). Stockton (1974) refora essa afirmao citando que crescente o interesse dos empresrios por mtodos aperfeioados de administrao de estoques, assunto discutido em conferncias empresariais e encontrado nas mais diversas publicaes profissionais. O interesse crescente pelo assunto decorre por trs razes na opinio do autor. A primeira a extrao de vantagens competitivas do capital investido em estoque, mesmo enfoque dado por Martins e Alt (2006); a segunda a possibilidade de uma abordagem eficaz nas decises sobre administrao de estoques graas ao desenvolvimento tecnolgico no campo de processamento de dados. A terceira razo apresentada so as aplicaes de modernos mtodos quantitativos de anlise. De acordo com Stockton (1974) e Arajo (1980), os estoques so encontrados dentro dos almoxarifados, cuja funo intermediar entre os fornecedores e os usurios, sendo abrigo provisrio dos produtos. No mesmo raciocnio Gasnier (2002) apresenta um princpio bsico e simples da dinmica dos estoques, afirmando que quando produtos no esto em movimento, ou seja, no esto em fluxo, ficam em repouso em depsitos, almoxarifados, ptios ou armazns, levando idia de estoques. Para o autor, todo item em estoque apresenta transaes de entradas e sadas, cuja subtrao o saldo da quantidade disponvel. Os softwares de gesto de estoque mantm registradas essas transaes por meio das coletas de dados. Viana (2000) demonstra que no to simples trabalhar com os estoques, estando a problemtica no fato de saber quanto e quando realizar o ressuprimento dos produtos necessrios. Gonalves (2004) no tem dvidas de que estoques so indispensveis para o bom funcionamento do processo produtivo e equacionamento entre a produo e as vendas, mas salienta que o mesmo possui custos. Martins e Alt (2006) e Ballou (2006) argumentam que os estoques melhoram o nvel de servio, incentivam economias na produo, permitem economias de escala nas compras e no transporte, servem como proteo contra inflao, amenizam incertezas e do segurana contra contingncias. Entretanto todos os autores estimam que os estoques representam aproximadamente 40% dos custos de uma empresa. Como aponta Stockton (1974), os estoques fazem parte dos ativos e devem constar em valores monetrios no balano patrimonial, sendo considerados investimentos de capital na viso financeira. Martins e Alt (2006) reforam essa idia inferindo que esses ativos demandam recursos financeiros e tanto Stockton (1974) quanto Martins e Alt (2006) apresentam modelos a fim de reduzir os custos gerados pelos estoques. Arajo (1980, p. 106) mais enftico no assunto, afirmando que os estoques custaram dinheiro, valem dinheiro e tero que ser zelados como se dinheiro fosse.. Referente aos custos, Gasnier (2002) demonstra que os estoques criam necessidades de espao fsico, implicam custos operacionais, geram maiores custos do financiamento do capital de giro e custos dos seguros, produzem mais despesas administrativas, atrasam o feedback da qualidade dos produtos, geram maior inrcia quanto mudana na linha de produtos e causam desvalorizao dos produtos estocados.

Segundo Gasnier (2002), os estoques existem devido s incertezas, aos riscos diversos, s flutuaes de oferta e demanda, erros de previses e expectativas, falta de flexibilidade no ambiente interno ou externo empresa, falta de sincronizao s sazonalidades, falta de informaes ou mesmo pela inrcia da administrao. Na opinio do autor, os estoques funcionam como pulmo, regulando o fluxo logstico e amortecendo as oscilaes entre a oferta e a demanda. Para Ballou (2006) os estoques funcionam como resposta estratgica a riscos de carter extraordinrio, assumindo papel contingencial e servindo tambm de especulaes, adquirindo-os por preos baixos e vendendo-os por preos altos. Martins e Alt (2006) acreditam que para manter baixos os nveis de estoques a empresa deve organizar sua estrutura de modo a reduzir os prazos de ressuprimento por parte dos fornecedores, aumentar a produtividade de todos os setores, eliminar atividades que no agregam valor ao produto e estabelecer estoques de segurana. A manuteno de nveis altos de estoques justifica-se, de acordo com os autores, para se ter maior probabilidade no pronto atendimento dos clientes, exigido pela rea de marketing, por exemplo. Gasnier (2002) explana motivos para manter ou reduzir estoques. Para manter argumenta-se as possveis restries na cadeia de abastecimento e as incertezas. Ballou (2006) complementa com os custos de vendas perdidas e de atrasos. Para diminuir, Gasnier (2002) argumenta a crescente diversificao da linha de produtos, a maior liquidez, o custo do financiamento em estoques que pago, o rpido feedback que se pode ter dos produtos, a diminuio dos custos de armazenagem, seguros, manuseio, movimentao e obsolescncia. Ballou (2006) tambm apresenta justificativas, como os custos de oportunidade, custos associados a seguros, impostos e a armazenagem fsica. 2.3.1 Classificaes, Segurana na Armazenagem e Controle Na rea dos estoques cada autor classifica diversos fatores de acordo com as necessidades de cada empresa, podendo ser por demanda, por custos, por produtos e pelo prprio estoque. Ballou (2006) classifica alguns tipos de demanda, sendo a permanente, a sazonal, a irregular, a em declnio e a demanda derivada. Diferentemente, Martins e Alt (2006) fornecem duas classificaes, a demanda dependente e a independente, exemplificando a primeira com a produo de um carro e a segunda com a de um pneu. Viana (2000) tambm classifica a demanda mas no assemelha aos outros autores, apresentando a demanda perfeitamente conhecida, demanda aleatria e a demanda sob incerteza. Martins e Alt (2006) classificam os custos dos estoques em trs grandes grupos: proporcionais, inversamente proporcionais e independentes. Os custos proporcionais aumentam com o aumento dos estoques, como os custos oportunidade, de armazenamento, de estocagem e obsolncia. Os custos inversamente proporcionais diminuem com a aumento dos estoques, como por exemplo os custos de obteno, de preparao e de transporte. Os custos independentes so invariveis aos estoques, como por exemplo o custo com aluguel. Gasnier (2002) apresenta e classifica diversas categorias de produtos que podem ser encontrados nos estoques, dentre eles as matrias primas, os materiais complementares, os componentes, os ingredientes, os insumos, os materiais em processo, os materiais para embalagens, os produtos acabados, as mercadorias, os equipamentos produtivos, os veculos, as ferramentas, os instrumentos, os materiais de manuteno e auxiliares. J Martins e Alt (2006) e Arajo (1980) classificam os estoques, e no os produtos, sendo os estoques de materiais, estoques de produtos acabados, estoques de produtos em processo ou estoques de produtos em trnsito. Quanto segurana dos produtos no almoxarifado, Viana (2000) possui critrios a serem considerados no armazenamento. Uma caracterstica importante a natureza dos

materiais quanto a fragilidade, combustibilidade, volatilidade, oxidao, explosibilidade entre outros. Dessa forma, materiais complexos necessitam de preservao, equipamentos, meio ambiente e estruturas especiais. Os materiais devem ser classificados em grupos, para que materiais altamente reativos sejam mantidos em distncia um do outro. Um cido deve manter distncia de uma base no armazm. Outro fator a ser considerado a perecibilidade dos produtos, que devem atender ao critrio FIFO-PEPS (primeiro que entra primeiro que sai) e enfatizar principalmente o controle do vencimento do produto. Ainda no mesmo raciocnio, Viana (2000) aborda a conservao dos materiais armazenados, pois esto sujeitos a diversos eventos que levam a transformaes e alteraes em sua estrutura, entre elas combusto, compresso, decomposio, evaporao, oxidao e exposio excessiva a calor e a luz. O autor chega a creditar que o principal problema da armazenagem nos almoxarifados seja a conservao, e que por isso alguns critrios devem ser considerados, como a proteo, embalagem, preservao e verificaes das condies ambientais. Por apresentarem custos, os estoques devem ser mantidos sob rgido controle de entradas e sadas, pois perdas ou extravios significam perdas de ativos. Arajo (1980) sugere as transaes de produtos por meio de requisies, na qual cada usurio devidamente registrado e autorizado entregue uma ficha de solicitao ao setor de almoxarifado, permitindo-o assim a retirada do produto desejado. O autor compara a requisio com o cheque, pois o mesmo no poder ter rasuras e nem alteraes. 2.3.2 Modelos e indicadores visando eficincia e eficcia dos estoques Stockton (1974) infere que a deciso sobre os estoques depende da previso da demanda de utilizao de produtos, sendo necessrio considerar pelo menos dois fatores: a demanda do usurio e o prazo de entrega dos fornecedores. O sistema de controle de estoques deve desenvolver meios para uma previso rotineira dessas variveis. Como aponta o autor, qualquer previso visa reduzir incertezas, sendo que decises que ocorrem hoje dependem das condies que existiro no futuro. H portanto diversos indicadores e modelos que visam mensurar a realidade dos estoques para uma melhor tomada de decises, podendo cada empresa criar a que mais lhe seja til. Martins e Alt (2006) complementam que os gestores de estoques devem se preocupar em averiguar a eficcia e eficincia do setor, como por exemplo se os produtos esto bem localizados, manuseados, controlados e bem utilizados. Um dos modelos para tratamento dos estoques o que Stockton (1974), Martins e Alt (2006) e Viana (2000) chamam de Lotes Econmicos de Suprimento. Para os autores, os estoques naturalmente geram determinados custos quando ocorrem reabastecimentos ou suprimentos, e esses custos como os de aquisio e preparao so proporcionais quantidade de ordens emitidas em um perodo. Entretanto, o aumento das quantidades por lote a fim de reduzir esses custos geram outros vinculados baixa rotao dos estoques, como o de armazenamento. Com o modelo proposto pelo autor, busca-se determinar a dimenso nica de lote de suprimento visando minimizar o custo total. Gonalves (2004, p. 227) tambm apresenta esse modelo, conceituando que o mesmo [...] tem por finalidade determinar a quantidade a ser comprada, tendo como objetivo a minimizao dos custos totais que atingem os estoques. O autor sugere que dependendo da quantidade comprada de um produto, se positivo, o fornecedor poder oferecer certos descontos, pois os valores diminuem, haja visto que o custo de transporte tambm diminuem. Interligado ao lote econmico, Stockton (1974) prope tambm o modelo chamado de Ponto de Pedido. A falta de algum produto no estoque gera embaraos individuais e organizacionais considerveis, sendo recomendado a aquisio antecipada antes que o ltimo produto acabe. Determinar quando encomendar a problemtica do modelo, devendo-se, pela

experincia dos funcionrios ou auxlio computacional, observar os nveis de estoques aps cada transao. Gonalves (2004), Martins e Alt (2006) e Viana (2000) interligam o ponto de pedido ao estoque de segurana, necessrio devido imprevisibilidade. Essa necessidade surge devido ao clima, economia, s polticas governamentais, estratgias de marketing ou mesmo modificao da moda. A partir do momento em que o produto alcanar um nvel considerado como crtico, automaticamente trabalhado o processo de suprimento. Duas novas variveis de risco so apresentadas por Stockton (1974), sendo as flutuaes da demanda e as flutuaes do prazo de entrega. Outra forma de controle, amplamente utilizada, a inventrio fsico, sugerido por Martins e Alt (2006), Viana (2000) e Gasnier (2002). Nesta tcnica h a contagem fsica dos bens, podendo ser peridico ou rotativo. Por fim apresentado o ndice de nvel de servio ou atendimento, avaliando a capacidade em atender satisfatoriamente as solicitaes dos usurios. Abaixo esto resumidos alguns ndices apresentados e outros novos, que visam mensurar a eficincia e eficcia dos estoques bem como auxiliar as decises para a gesto dos mesmo: 1. giro de estoques: mensura a rotatividade, ou seja, quantas vezes o estoque se renovou em um determinado perodo (MARTINS, ALT, VIANA, 2006, 2000); 2. cobertura de estoques: mensura o tempo mdio que o estoque atende uma demanda mdia (MARTINS, ALT; VIANA, 2006, 2000); 3. lote econmico de compra: a quantidade ideal de lotes com o menor custo (MARTINS; ALT; VIANA, STOCKTON, GONALVES, 2006, 2000, 1974, 2004); 4. estoque de segurana: a quantidade mnima aceita para que se inicie o ressuprimento, reduzindo os riscos do no-atendimento (MARTINS, ALT; VIANA, GONALVES, 2006, 2000, 2004); 5. estoque real: o saldo de produtos existentes no estoque (VIANA, 2000); 6. tempo de ressuprimento: intervalo que compreende a emisso do pedido de compra do produto e o recebimento (VIANA, STOCKTON, 2000, 1974); 7. estoque virtual: a soma do saldo dos produtos estocados com os em andamento (VIANA, 2000); 8. consumo mdio mensal: a mdia de consumo dos produtos em determinado perodo de tempo (VIANA, 2000); 2.3.3 Estoques e Sistemas da Informao Ballou (2006) apia o controle automatizado dos estoques, na qual as empresas passam de sistemas de controles manuais para sistemas computadorizados. Segundo o autor e frisando com as idias de Gonalves (2004), por meio desse recurso, os mtodos de previso de demanda so mais acurados, sendo a previso da demanda mais formal e sofisticada. Gasnier (2002) alm de apoiar, afirma que imprescindvel o uso de tecnologia da informao na gesto dos estoques. Todos esses autores crem que os sistemas informatizados oferecem uma variedade de relatrios que so gerados sem esforo, como por exemplos a posio atual do estoque, os valores dos inventrios, os estoques obsoletos ou mesmo itens abaixo da quantidade mnima. Tambm conhecida por automao comercial, Gonalves (2004) explana que os sistemas computadorizados visam a reduo do tempo de espera e gargalos existente nas operaes, alm de eliminar tarefas realizadas em duplicidade. Gasnier (2002) estabelece requisitos que os sistemas devem ter de forma a contribuir com todo o processo de gesto de estoques, dentre eles, o sistema deve:

assegurar meios para melhor atendimento aos usurios; possibilitar maior produtividade dos recursos, maximizando os resultados; possuir banco de dados histrico, disponibilizando as informaes desejadas a qualquer momento; apresentar confiabilidade e segurana; possibilitar boa visibilidade, permitindo comparaes; possibilitar as mais variadas anlises de forma flexvel; recomendar medidas corretivas; testar hipteses, trazendo previsibilidade das possveis decises; identificar excees e desvios, sendo sensvel a grandes mudanas. Gonalves (2004) apresenta exemplos de equipamentos interligados a sistemas computacionais adotados dentro dos almoxarifados que facilitam a entrada de dados, como o cdigo de barras, cujo objetivo principal a simplificao da entrada de dados nos sistemas, feito por meio de leitura ptica. Outro exemplo mais moderno so as etiquetas eletrnicas, que emitem ondas de radiofreqncia permitindo seu rastreamento. Dessa forma, utilizando equipamentos de leitura de radiofreqncia no local onde se encontram os produtos ser possvel saber imediatamente a quantidade fsica dos mesmos, evitando assim o inventrio feito manualmente e susceptvel a erros. 3 METODOLOGIA O presente artigo define-se como pesquisa qualitativa e descritiva, sendo abordado o estudo de caso, pois se enquadra na definio de Babbie (1999) na qual o estudo de caso a descrio e explicao das variveis de determinada situao analisada. Ruiz (1986) no foge desse raciocnio pois acredita que na pesquisa de campo no h necessidade de experimentos para produzir ou reproduzir fatos, consistindo basicamente na observao dos fatos como ocorrem espontaneamente. Fachin (1993) mais objetivo, descrevendo o estudo de caso como o estudo e a compreenso do assunto investigado, explicando a sistemtica das coisas que ocorrem. As formas de coletas de dados adotados foram a observao livre do setor e a analise de documentos existentes e referentes realidade analisada. Nesse caso e com base no entendimento de Kche (1997), o estudo descritivo pois se estuda as relaes existentes entre os fatos sem manipul-los, constatando e avaliando essas relaes medida que as variveis se manifestam espontaneamente em fatos, sendo que essas situaes e condies j existem. O estudo tambm qualitativo visto no foi inteno formular caractersticas experimentalmente determinveis, sendo que Lakatos e Marconi (1982) entendem que na pesquisa qualitativa no existem provas experimentais diretas e nem medidas, mas sim leis tericas denominadas teorias. Para os autores, necessariamente os elementos de juzo sero indiretos, haja visto que os conceitos bsicos da teoria no so determinados por procedimentos experimentais definidos. O universo analisado restringiu-se ao setor de Almoxarifado Central da UFSC no primeiro semestre de 2009, sendo que as melhores tcnicas utilizadas no estudo para a coleta de dados foram a entrevista aberta e a observao livre. Como aponta Trivios (1987), esses mtodos so ideais na pesquisa qualitativa pois considera a participao do sujeito na realidade analisada, ressaltando tanto o entrevistador quanto o entrevistado. A entrevista deuse apenas com o chefe do setor, levando o que Tripodi, Fellin e Meyer (1981) chamam de amostragem representativa, visto que no foi analisado todas as variveis bem como no foram entrevistados todos os responsveis diretos pelo setor, tomando como anlise apenas uma parte para ento generalizar ao todo. Pelo estudo de caso ter sido elaborado dessa forma,

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a pesquisa classifica-se tambm como indutivo, pois como apresenta Ruiz (1986), o carter indutivo parte dos registros de fatos singulares para se chegar a concluses ampliadas. Mattar (2008) esclarece no entanto que nesse caso no h certezas, mas sim probabilidades devido s concluses generalizadas advirem da anlise singular. O estudo teve como limitaes o fato de alguns dados serem extrados de fontes j existentes e que poderiam ter sido manipuladas, bem como o pouco entendimento dos usurios sobre as teorias existentes na rea de sistemas de informaes, dificultando a obteno de dados relevantes do sistema utilizado. Babbie (1999) prev situaes como essas ao afirmar que os dados coletados podem representar inadequadamente as variveis analisadas. 4 ESTUDO DE CASO O estudo de caso foi realizado no almoxarifado central da Universidade Federal de Santa Catarina, responsvel pela gesto dos estoques. Ser apresentada inicialmente a Universidade, a estrutura referente ao setor de estoques para ento focar os estoques da instituio. 4.1 A Universidade Federal de Santa Catarina A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) uma autarquia de regime especial, vinculada ao Ministrio da Educao, tendo sido criada pela lei nmero 3.849 de 18 de dezembro de 1960 pelo ento presidente Juscelino Kubitschek. Localiza-se na cidade de Florianpolis, estado de Santa Catarina. Foi apenas em 1962, com a publicao do decreto 64.824 de 15 de julho que ocorreu a implantao oficial da instituio (UFSC, 2008). Completando 49 anos de histria em 2009, a UFSC a nica instituio pblica de ensino superior no Estado, tornando-se tambm uma das principais universidades da Amrica Latina com ensino, pesquisa e extenso. Oferta 65 cursos de graduao e 98 programas de ps-graduao, estando matriculados 37.502 alunos. Pertencem ao quadro funcional 4.485 servidores, dentre professores e tcnicos administrativos. Circulam pela UFSC diariamente aproximadamente 40.000 pessoas, quantidade superior a muitas cidades brasileiras (UFSC, 2008). Pelo que rege o Estatuto da Universidade Federal de Santa Catarina, no artigo 2, a instituio possui autonomia administrativa, didtico-cientfica, gesto financeira e disciplinar, sendo regida pela legislao federal que lhe pertinente, pelo Estatuto e Regimento Geral. A misso, estabelecida pelo artigo 3 do Estatuto, tem por finalidade:
[...] produzir, sistematizar e socializar o saber filosfico, cientfico, artstico e tecnolgico, ampliando e aprofundando a formao do ser humano para o exerccio profissional, a reflexo crtica, solidariedade nacional e internacional, na perspectiva da construo de uma sociedade justa e democrtica e na defesa da qualidade de vida. (UFSC, 1978)

O estatuto da UFSC fixou a estrutura hierrquica da alta administrao, compreendendo a reitoria, pr-reitorias, conselhos, cmaras e unidades, sendo o reitor o representante oficial da instituio e responsvel pela administrao da mesma. 4.2 Estoques na UFSC Para efeito do presente artigo, ser considerado apenas a estrutura parcial vinculada ao servio de almoxarifado central, conforme apresentado na figura 2.

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Figura 2. Fonte: UFSC, 2001.

Verifica-se na estrutura apresentada que a gesto de estoques na UFSC foram delegados ao setor do Almoxarifado Central. Esse setor possui cinco colaboradores e por meio de entrevista com o chefe do setor, Ademir Podest, foi possvel realizar um diagnstico do setor com base nos temas apresentados nas teorias apresentadas. Podest chefe do setor h aproximadamente 22 anos. O almoxarifado central no possui objetivos ou misso formal, procurando, de forma informal e voluntria, sempre atender demanda que surge no dia a dia. Localiza-se no setor F da UFSC, instalado em um galpo, no possuindo almoxarifados setoriais espalhadas pelo campus ou outras cidades. O galpo possui avisos na entrada informando o acesso restrito, sendo que a rea dividida em diversas fileiras paralelas com estantes onde so armazenados os produtos em estoques. perceptvel a grande quantidade de papis das mais variadas formas. Alguns produtos em grande quantidade e peso so armazenados no cho e prximo ao porto de sada, como as resmas de papis A4. H pocas em que o espao de locomoo fica reduzido devido a pouca rea fsica destinada ao almoxarifado. H a disposio uma van para distribuio dos materiais pela instituio. A responsabilidade do setor restringe-se em atender apenas os setores relacionados diretamente ao ensino, pesquisa e extenso, no includo por exemplo o hospital universitrio ou colgios agrcolas que ficam distantes e possuem seus almoxarifados independentes. Verifica-se no setor materiais como de escritrio, de informtica e de limpeza. Produtos perecveis como caf e acar ficam no prprio setor mas alimentos utilizados no restaurante universitrio ficam no prprio restaurante. Produtos perigosos tambm so entregues diretamente aos usurios sem passar pelo setor, ficando apenas produtos de limpeza e lcool, que ficam em prdio separado e com paredes reforadas. Pode-se resumir que produtos especficos como produtos qumicos, farmacuticos e hospitalares so entregues pelos fornecedores diretamente aos setores solicitantes.

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No existe oficialmente as atividades a serem desenvolvidas, baseando-se apenas na experincia dos funcionrios. Ao ser entrevistado, Podest inferiu que as atividades resumemse em administrao de material, gerncia de estoques, manipulao, distribuio e PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai). Tambm no h um enfoque na questo dos custos, havendo apenas a preocupao por parte dos funcionrios da viabilidade de se ter determinado produto em estoque em relao demanda. Apesar de no ser utilizado estrategicamente, o sistema fornece apenas o custo mdio, que a mdia dos preos de todos os materiais. O setor utiliza apenas a classificao dos materiais, sendo a classificao interna e contbil. A classificao interna por finalidade, como por exemplo material de limpeza e de informtica, enquanto que a classificao contbil a que consta na legislao. No h a preocupao quanto aos nveis de estoques, existindo apenas o necessrio para atender a demanda. O almoxarifado central adota como medidas de segurana o alarme, cmaras de monitoramento externo e os seguranas do campus, que fazem a ronda noturna, bem como as portas serem de ao e no existirem janelas no galpo. O setor realiza inventrios esporadicamente por meio de amostragem, sendo realizado tanto pelo setor, pela Auditoria Interna da UFSC como Auditorias Externas. Os dados eventualmente apresentam divergncias. Quanto s rotinas de trabalho, as solicitaes de materiais so feitas apenas por meio do sistema MATL, na qual os pedidos on-line ficam aguardando de um dia para outro. Ao iniciar as atividades no dia, so impressos as listas de solicitaes que so encaminhadas rea responsvel pela coleta dos materiais. Essa rea coleta e separa os materiais bem como realiza as entregas pelo campus, registrando as assinaturas de recebimentos. Apenas solicitantes com saldo conseguem realizar os pedidos no sistema, desde que haja disponibilidade no almoxarifado, pois caso contrrio ocorre o bloqueio do pedido. A recepo de novos materiais ocorre no prprio setor, sendo conferido se a marca, a validade e a quantidade atendem ao que foi solicitado aos fornecedores. No existe planejamento formal, sendo que as previses e funcionamento das atividades ocorrerem com base na experincia dos funcionrios com o suporte do sistema MATL. Esse sistema foi implementado a aproximadamente seis anos e onde so registrados todos os materiais estocados. Os dados inseridos no sistema so as datas de entrada e sada, a classificao contbil e a classificao interna e os dados extrados, como a quantidade de estoque e suas especificaes, auxiliam na previso de reposies. Apenas um usurio de cada unidade da UFSC habilitado a utilizar o sistema, sendo utilizado basicamente para fins operacionais. Analisando as opes de relatrios disponveis no sistema MATL, verifica-se diversos relatrios voltados para o setor de almoxarifado, como por exemplo a classificao ABC, os itens no movimentados, o consumo por unidade de ensino entre outros, mas que no entanto no so utilizados. A escolaridade dos funcionrios do almoxarifado central no passa do ensino mdio, sendo a maioria inferior a essa titulao. O supervisor Podest quem possui maior nvel de escolaridade, sendo o ensino mdio e diversos cursos de capacitao voltados para a rea dos estoques mas que no entanto no retorna em recompensas financeiras devido a legislaes. 5 CONSIDERAES FINAIS Verifica-se que o setor de almoxarifado da UFSC apresenta um comportamento diferenciado e distanciado do verificado nas teorias, cujo motivo pode ser tanto a distncia natural entre a teoria e prtica, como e principalmente por ter-se focado na teoria aspectos voltados empresas do setor privado, que no o caso da instituio analisada. Com base nos materiais estocados, verifica-se que o almoxarifado fornece suporte principalmente s atividades administrativas, no sendo fundamental para a produo, que no caso o ensino,

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pesquisa e extenso. Esse fator diferencia o almoxarifado da UFSC das empresas em geral, diminuindo e amenizando as exigncias e presses de outros setores. No h a preocupao na instituio analisada quanto ao controle minucioso dos custos dos estoques, com utilizao de ndices e grficos para monitorao, como ocorre em instituies privadas. A preocupao essencial atender aos setores quando estes requisitam algum material. Sugere-se que sejam averiguadas com maior clareza as divergncias que ocorrem no levantamento do inventrio, bem como que o mesmo seja realizado em forma integral pelo menos uma vez por ano, e no apenas por amostragem. Essas divergncias podem ser sanadas com o maior controle na recepo e distribuio dos materiais, ofertando treinamento adequado aos funcionrios que lidam diariamente com a rea operacional. Poderia haver tambm preocupao com outros custos, como o de transporte e manuteno. A informalidade no trato dos assuntos do setor no aconselhvel, mesmo que o servio flua de acordo com o esperado, pois no h parametrizao das atividades e na falta de algum funcionrio, fica prevalecida a experincia dos demais, mantendo os vcios e costumes. Sugere-se ento que seja formalizado em documento a descrio detalhada das atividades do setor bem como que seja estabelecida planejamentos estratgicos ao mesmo, incluso misso, viso, valores e objetivos a serem alcanados, revisados periodicamente. Cabe ressaltar que sem o apio da alta administrao de nada adiantar o esforo despendido. Acredita-se que dessa maneira os funcionrios podero trabalhar com melhores perspectivas e motivados a cumprir os objetivos estabelecidos, pois o setor teria um caminho a ser seguido. A localizao do almoxarifado atende as necessidades da instituio, bem como os tipos de materiais armazenados. Devido a periculosidade, a falta de estrutura necessria e falta de preparo e treinamento dos funcionrios coerente a idia de que produtos perigosos e especficos sejam entregues diretamente aos solicitantes. No entanto, o espao fsico no suficiente para atender ao setor satisfatoriamente em determinados perodos, sendo aconselhvel a expanso ou mesmo transferncia para um galpo maior. Quanto ao desempenho das atividade dirias, verifica-se falhas quanto ao treinamento dos funcionrios no momento da contagem e distribuio dos produtos, ocasionando as divergncias no inventrio. Deveria haver um controle mais rgido no momento da entrega dos materiais nos setores solicitantes, exigindo assinatura e carimbo identificador do funcionrio devidamente cadastrado no sistema, e no qualquer funcionrio. Na conferncia dos produtos novos, sugere-se que sejam averiguadas a qualidade dos mesmos e no apenas os dados bsicos como marca, validade e quantidade, sendo necessrio novamente treinamentos adequados. Referente ao planejamento, perceptvel a inexistncia do mesmo, prevalecendo a experincia de cada funcionrio. O sistema MATL fornece o suporte necessrio para o desempenho operacional e administrativo das atividades, mas quanto ao uso ttico e estratgico subutilizado, existindo diversas ferramentas de suporte ao planejamento que no so utilizadas. Diante das verificaes apontadas, notou-se que a principal deficincia do setor na questo de recursos humanos, pois ora falta treinamento ora falta incentivos e recompensas. Sugere-se portanto estudos que abordem a questo de gesto de pessoas no setor de almoxarifado da UFSC, prevalecendo a mudana de cultura e as necessidades de treinamento, cuja iniciativa deve advir da alta administrao, fornecendo o suporte e apoio necessrio. REFERNCIAS ALMEIDA, Mario de Souza. Administrao de Sistemas de Informaes. Florianpolis: UFSC, 2005.

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