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PROYECTO DE ACTUALIZACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL Y REGISTROS ACADEMICOS TITULO I GENERALIDADES 1.

Finalidad: El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que tiene por finalidad establecer la estructura organizativa y funcional de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos (OAGRA) y servir de instrumento orientador y regulador de las actividades del personal que laboran en ella. 2. Base Legal: Ley Universitaria N 23733 de fecha 18 de Diciembre de 1993. Estatuto de la Universidad Nacional del Callao. Reglamento de Organizacin y Funciones de la Universidad Nacional del Callao, Resolucin Rectoral N 170-93-R, de fecha 13.07.93. Directiva N 004-91-INAP/DNR, aprobado por R.J. N 551-91-INAP/DNR de fecha 26.11.91. Resolucin Rectoral N 296-92-R. 3. Alcance: El mbito de aplicacin del presente Manual es la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos; cuya sigla es O.A.G.R.A 4. Aprobacin: El Manual de Organizacin y Funciones es aprobado por el seor Rector de la Universidad Nacional del Callao. TITULO II DEL DISEO ORGANICO 1. Objetivo Centralizar, ordenar, organizar, codificar y llevar, mediante mtodos manuales y electrnicos, los registros de la documentacin acadmica y administrativa, as como su custodia, para ponerlos al servicio de la comunidad universitaria y la sociedad en general. 2. Funciones Generales a) Formular, presentar, ejecutar y evaluar el Plan de Desarrollo y el Plan Operativo de la Oficina. b) Centralizar los resultados de las evaluaciones acadmicas de los alumnos, en coordinacin con las Facultades, los registros de matricula, los historiales, y archivo de los rendimientos acadmicos individuales. c) Mantener un sistema de informacin sobre datos referenciales del rendimiento de los alumnos. d) Realizar estudios y anlisis estadsticos sobre el rendimiento de los estudiantes con fines de utilizacin en las reas de planificacin e investigacin. e) Organizar el Sistema de Registro y Archivo Acadmico , concerniente al desarrollo curricular de formacin profesional de los estudiantes. f) Proporcionar informacin acadmica de estudiantes y docentes para el cumplimiento de procedimientos y tramites establecidos en los reglamentos de la Universidad. g) Coordinar permanentemente con las Facultades, Direcciones de Escuela Profesional y la Escuela de Post Grado sobre el cumplimiento de las actividades acadmicas aprobadas por el Consejo Universitario

h) Administrar el archivo general de la documentacin oficial de la Universidad. i) Mantener en custodia todo el patrimonio documental de la Universidad en forma intangible e intachable. j) Poner al servicio de la Universidad y de la comunidad en general, el patrimonio documental del archivo de la UNAC como medio de difusin e informacin. k) Cumplir y hacer cumplir las normas sealadas en el Estatuto, Reglamento General, Reglamento de organizacin y Funciones, Reglamento de Estudios y dems reglamentos y normas que se refieren al mbito funcional de la OAGRA. l) Proponer reglamentos, procedimientos, normas que permitan el cumplimiento de sus funciones y el logro de sus objetivos. m) Emitir directivas y disposiciones que permitan el cumplimiento de las actividades acadmicas. n) Brindar servicios de asesoramiento y consultara acadmica - administrativa, en reas de su competencia, a los diferentes rganos, unidades acadmicas y autoridades de la Universidad. o) Cumplir otras funciones que le asigne la Alta Direccin. 3. Estructura Orgnica: 3.1 Organo de Direccin - Direccin de Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 3.2 rgano de Lnea: Unidad de Archivo General Unidad de Registros Acadmicos. 4. Relaciones 4.1 Lnea de Autoridad: La Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos depende del Vice-Rectorado Administrativo, es designado por el Vice Rector y est representado por el Director, quien ejerce autoridad sobre el personal del rgano a su cargo. 4.2 Lnea de Responsabilidad: Es responsable de conservar y preservar el archivo general de la Universidad y del registro documentario acadmico y administrativo de los estudiantes de la Universidad Nacional del Callao. 4.3 Lnea de Coordinacin: Coordina internamente con todos las unidades acadmicas administrativas de la Universidad y externamente con otras instituciones nacionales y extranjeras afines de sus funciones. 5. Distribucin del Personal 5.1 Direccin:

6. ORGANIGRAMA

TITULO III DE LOS ORGANOS COMPONENTES Captulo I

DE LA DIRECCIN

1. Funciones Especficas del Director 1.1 Denominacin del Cargo: Cargo Estructural: DIRECTOR DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL Y REGISTROS ACADEMICOS 1.2 Naturaleza del Cargo: Direccin, coordinacin formulacin y ejecucin de polticas sobre archivo y registros acadmicos a nivel de la Universidad. 1.3 Funciones Especficas del Cargo:

a) Planear, formular, ejecutar y evaluar el plan de funcionamiento de la oficina con relacin al Plan de Desarrollo de la Universidad. b) Organizar y administrar la custodia, conservacin y preservacin del patrimonio documentario de la Universidad. c) Coordinar con las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad el envi permanente y obligatoria de la documentacin que generan para el historial acadmico. d) Coordinar permanentemente con las Facultades y la Escuela de Post Grado la ejecucin de las actividades de acuerdo a la Programacin Acadmica aprobada por el Consejo Universitario. e) Dar fe de la documentacin oficial emitida por la Oficina, suscribiendo y verificando la autenticidad de la misma. f) Organizar, dirigir y supervisar la sistematizacin y el procesamiento automatizado de los tramites que se realizan en la Oficina usando Guas de Servicio y Manuales de Procedimientos. g) Garantizar un eficiente servicio a la comunidad universitaria en la reproduccin y certificacin de la documentacin existente bajo su custodia. h) Asesorar y absolver consultas de carcter acadmico-administrativo formuladas por las autoridades y unidades acadmico administrativas. i) Administrar racionalmente el uso de los recursos humanos, equipos, materiales e infraestructura asignado a la Oficina. j) Proponer la aprobacin de reglamentos , manuales de funciones, de procedimientos, guas de servicio y otros documentos de gestin relacionados con las actividades acadmico-administrativas. k) Formular y presentar el cuadro de necesidades y la asignacin de recursos para su funcionamiento. l) Realizar otras funciones afines al cargo que asigne el Vicerrector Administrativo. 1.4 Lnea de Dependencia: Depende jerrquicamente del Vice Rector Administrativo de la Universidad Nacional del Callao. 1.5 Requisitos Mnimos: - Docente ordinario a tiempo completo o dedicacin exclusiva, preferentemente con estudios de especializacin en el rea. 2. Funciones especficas de la Secretaria del Director 2.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: SECRETARIA III 2.2 Naturaleza del Cargo: Coordinacin, ejecucin y supervisin de actividades variadas de apoyo secretarial a la Direccin de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 2.3 Funciones Especficas del Cargo: a) Organizar, controlar el trmite documentario y el archivo de la Direccin. b) Recepcionar, registrar, organizar, clasificar, controlar y distribuir la correspondencia y documentacin que ingresa y sale de la Oficina. c) Mantener actualizado el archivo de documentos clasificados de la Direccin. d) Preparar diariamente la documentacin a tramitar, para realizar el despacho con el Director. e) Recibir y atender al pblico que concurre a la Direccin. f) Redactar y elaborar la documentacin que indique el Director. g) Preparar la agenda de reuniones del Director. h) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentacin derivados para informe respectivo. i) Informar al Director sobre los hechos ocurridos y actividades realizadas y programadas en la Oficina. k) Consolidar, tramitar y distribuir a las Unidades orgnicas los pedidos de materiales y tiles.

l) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 2.4 Lnea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 2.5 Requisitos Mnimos: - Instruccin Secundaria y Ttulo de Secretaria Ejecutiva. - Experiencia en la interpretacin de idiomas requerido. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitacin en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: De no poseer Ttulo de Secretaria Ejecutiva, contar con un Certificado de estudios secretariales concluidos, no menor de un ao. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 3.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: TCNICO III EN VERIFICACIN Y CONTROL DE CALIDAD 3.2 Naturaleza del Cargo: Revisin, verificacin y control de calidad de los documentos que emite la Oficina Archivo General y Registros Acadmicos. 3.3 Funciones Especficas del Cargo: a) Revisar, verificar que las notas registradas en los certificados de estudios a emitirse estn correctamente digitadas en concordancia con el rcord acadmico y actas originales de notas finales archivadas en la Oficina. b) Procesar y llevar un registro y control de las solicitudes de reserva de matricula y reingreso a la Universidad. c) Realizar el control de calidad de toda la informacin acadmica que procesan las unidades orgnicas de la Oficina. d) Realizar otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de OAGRA. 3.4 Lnea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 3.5 Requisitos Mnimos: - Titulo no universitario de un Centro Superior de Estudios relacionado con la especialidad. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitacin en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: Estudios Universitarios que incluyan materias relacionados con el rea. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 4.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: TCNICO I EN TRAMITE DOCUMENTARIO 4.2 Naturaleza del Cargo: Ejecucin de actividades variadas de tramite documentario en la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 4.3 Funciones Especficas del Cargo: a) Recibir y atender correctamente al publico que concurre a solicitar los servicios que brinda la Oficina. b) Entregar la documentacin solicitada previo firma del cargo. c) Clasificar, registrar, organizar, y distribuir la correspondencia y documentacin que ingresa y sale de la Oficina. d) Recibir solo aquellos documentos que se encuentran dentro los plazos establecidos por la Oficina, bajo responsabilidad. e) Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos que se han recibido, procesado, y por entregar a los estudiantes de la Universidad. f) Realizar el control y seguimiento de las solicitudes derivadas para su procesamiento a las unidades internas. g) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 4.4 Lnea de Dependencia:

Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 4.5 Requisitos Mnimos: - Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el rea. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitacin en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: Instruccin Secundaria y capacitacin tcnica en el rea. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL AUXILIAR 5.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II 5.2 Naturaleza del Cargo: Ejecucin de actividades de apoyo en conserjera, limpieza y servicios diversos de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 5.3 Funciones Especficas del Cargo: a) Realizar labores de conserjera de la Oficina, con las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad. b) Realizar permanente la limpieza y el aseo manteniendo la pulcritud de los ambientes internos y externos de la Oficina. c) Ejecutar los diversos servicios generales que corresponden a la Oficina. d) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 5.4 Lnea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 5.5 Requisitos Mnimos: - Educacin secundaria completa. - Amplia experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitacin en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: Poseer una formacin equivalente de formacin y experiencia. CAPITULO II UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL 1. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD a) Centralizar, organizar, archivar y mantener en optimas condiciones de conservacin y preservacin el patrimonio documentario de la Universidad . b) Mantener en custodia todo el patrimonio documental de la Universidad. c) Establecer un sistema de informacin, tanto interno como externo, que permita el acceso rpido de los usuarios del archivo documentario de la Universidad. d) Establecer sistemas de registro y archivo computarizados y digitalizados, acorde con el desarrollo tecnolgico informtico. 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL JEFE 2.1 Denominacin del Cargo: Cargo Estructural: JEFE DE UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL 2.2 Naturaleza del Cargo: Direccin, coordinacin y ejecucin de actividades para la administracin del archivo de la Universidad. 2.3 Funciones Especficas del cargo: a) Formular y presentar para su aprobacin el plan de funcionamiento de la unidad. b) Coordinar, programar, dirigir, y evaluar las actividades de la unidad. c) Realizar estudios referentes a su rea, para el mejoramiento de los servicios que presta a la comunidad universitaria y sociedad en general. d) Asesorar a funcionarios y dependencias en asuntos de su especialidad.

f) Realizar las dems funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 2.4 Lnea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 2.5 Requisitos Mnimos - Ttulo Profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. - Capacitacin especializada en el rea. - Amplia experiencia en la conduccin de programas de archivo ALTERNATIVA Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia en el rea. 3. FUNCIONES ESPECFICAS DEL ESPECIALISTA 3.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: ANALISTA DE SISTEMAS PAD III 3.2 Naturaleza del cargo: Ejecucin y supervisin de la aplicacin de los sistemas de procesamiento de datos en Archivo General. 3.3 Funciones especficas de cargo a) Disear los sistemas y supervisar el trabajo en el desarrollo de las aplicaciones utilizadas por la Unidad. b) Controlar la estructura de la documentacin de los sistemas mecanizados. c) Evaluar el hardware y el software y otros mecanismos similares; y preparar los estimados de tiempo y costos para el trabajo de desarrollo del sistema. d) Planear la disponibilidad de recursos en la cantidad adecuada a fin de poder cumplir los requerimientos de los proyectos de desarrollo de sistemas. e) Realizar las dems funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Archivo General. 3.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 3.5 Requisitos Mnimos: - Ttulo Profesional de Ingeniero en Sistemas o Informtica. - Amplia experiencia en actividades de procesamiento. - Capacitacin especializada en el rea. ALTERNATIVA -Estudios de capacitacin en el rea de computacin, hardware y software. -Experiencia en el rea. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA SECRETARIA DEL JEFE 4.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: SECRETARIA II 4.2 Naturaleza del Cargo: Ejecucin de actividades variadas de secretariado. 4.3 Funciones Especficas del Cargo: a) Organizar, controlar el trmite documentario y el archivo de la Unidad. b) Recepcionar, registrar, organizar, clasificar, controlar y distribuir la correspondencia y documentacin que ingresa y sale de la Unidad. c) Mantener actualizado el archivo de documentos clasificados de la Unidad. d) Preparar diariamente la documentacin a tramitar, para realizar el despacho con el Jefe de Unidad. e) Redactar y elaborar la documentacin que indique el Jefe de Unidad. f) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentacin derivadas para informe respectivo. g) Informar al Jefe de Unidad sobre los hechos ocurridos y actividades realizadas y programadas en la Oficina. h) Consolidar, tramitar, recepcionar y distribuir los pedidos de materiales y tiles de escritorio. i) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe de la Unidad.

4.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 4.5 Requisitos Mnimos: - Instruccin Secundaria completa y Ttulo de Secretarial. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitacin en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: De no poseer Ttulo de Secretaria, contar con certificado de estudios secretariales concluidos, no menor de un ao. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 5.1 Denominacin del Cargo: Cargo estructural: TCNICO EN ARCHIVO III 5.2 Naturaleza del Cargo: Ejecucin de actividades tcnicas de archivo de mediana complejidad 5.3 Funciones especficas: a) Elaborar y actualizar auxiliares descriptivos tales como ndices, catlogos, fichas e inventarios. b) Organizar y controlar el archivo general de la Universidad. c) Evaluar las fuentes documentales y proponer programas de restauracin o microfilmaciones. d) Efectuar la reestructuracin de documentos y verificar el fotocopiado e impresiones. e) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe de la Unidad. 5.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 5.5 Requisitos Mnimos: -Estudios superiores relacionado con la especialidad. -Capacitacin especializada en archivo. -Alguna experiencia en labores de archivo ALTERNATIVA Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia 6. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 6.1 Denominacin del Cargo: Cargo estructural: TCNICO EN ARCHIVO II 6.2 Naturaleza del Cargo: Ejecucin de actividades de archivo. 6.3 Funciones especficas: a) Archivar sistemticamente los diferentes documentos que son remitidos por los diferentes rganos de la universidad. b) Organiza el archivo de la universidad por unidades acadmicas administrativas. c) Conservar y preservar los archivos realizando un mantenimiento adecuado. d) Manejar y conservar en buen estado los equipos e instrumentos de reproduccin de documentos, filmaciones, videos, y otros de uso de la unidad que se encuentran bajo su responsabilidad. e) Atender correctamente al publico brindndole la informacin requerida haciendo uso de las tcnicas de archivo ms apropiadas al servicio ofrecido. f) Realizar el procesamiento automtico de archivos. g) Realizar labores de empaste, encuadernacin, anillado, foliado, de los diferentes documentos de las unidades orgnicas. h) Realizar las dems funciones afines al cargo que le asigne el Jefe inmediato. 6.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 6.5 Requisitos Mnimos: - Instruccin secundaria completa. - Capacitacin tcnica en archivo.

- Amplia experiencia en la labores tcnicas de archivo . 7. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL AUXILIAR 7.1 Denominacin del Cargo: -Cargo estructural: AUXILIAR EN ARCHIVO II 7.2 Naturaleza del Cargo: Ejecucin de actividades variadas de archivo. 7.3. Funciones especficas del cargo a) Preclasificar y archivar documentacin variada segn sistemas establecidos b) Inventariar la documentacin archivada. c) Controlar la salida o devolucin de documentos. d) Ejecutar el servicio de prstamo de documentos. e) Orientar a los usuarios en la utilizacin de los ndices. f) Coordinar y verificar la limpieza y conservacin de fondos documentales, ambientes, equipos y mobiliario. g) Puede corresponderle participar en la depuracin preliminar de fondos documentales. h) Realizar las dems funciones que el Jefe asigne 7.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de Archivo General. 7.5 Requisitos Mnimos: - Instruccin secundaria completa - Capacitacin bsica en archivo. ALTERNATIVA Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia CAPITULO III UNIDAD DE REGISTROS ACADEMICOS 1. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD a) Administrar el sistema documentario acadmico a nivel de la Universidad. b) Centralizar la documentacin acadmica de la Universidad. c) Brindar servicio de informacin acadmica actualizada a la comunidad universitaria. d) Procesar y emitir la documentacin acadmica oficial, de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento de Estudios y dems normas acadmicas, de conformidad a las funciones sealadas en el presente manual. 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL JEFE 2.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: JEFE DE UNIDAD DE REGISTROS ACADEMICOS 2.2 Naturaleza del cargo: Dirigir, supervisar y ejecutar el procesamiento de la programacin de actividades de registros de. 2.3 Funciones especficas del cargo a) Formular el Plan de actividades anualmente y su programacin respectiva b) Organizar, dirigir, administrar y evaluar las actividades de la Unidad. c) Verificar mediante muestreo que los documentos acadmicos oficiales y originales de la unidad permanezcan intangibles e intachables. d) Procesar el carn universitario de los alumnos de pre y post grado de la Universidad, teniendo en cuenta los procedimientos, medidas de seguridad y control respectivos. e) Asesorar, participar y orientar sobre mtodos, procesos de tramites de documentacin. f) Realizar estudios de diagnostico de su rea para implementar polticas de mejoramiento en el servicio que presta a la comunidad universitaria. g) Presentar los informes tcnicos al Director de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos.

h) Visar los documentos acadmicos remitidos a la Unidad, verificando que tengan la informacin completa, antes de ser archivados. i) Mantener actualizados el sistema y equipos de cmputo de la OAGRA. e) Verificar, controlar y procesar las solicitudes de rectificacin de nombres y apellidos de los estudiantes. j) Suscribir las constancias de estudios, promedio ponderado y tercio o quinto superior y otras documentos que encargue el Director de la Oficina. k) Procesar y mantener actualizado el cuadro y orden de mrito acadmico de los estudiantes por facultades y por ao de ingreso. l) Realizar las dems funciones que asigne el Director de la Oficina. 2.4 Lnea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Acadmicos. 2.5 Requisitos mnimos: - Ttulo Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. -Capacitacin en informtica. - Amplia experiencia en la administracin de registros documentarios. ALTERNATIVA - Ttulo de Programador en microcomputadoras y administrador. - Amplia experiencia en administracin de personal. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL ESPECIALISTA 3.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: ANALISTA DE SISTEMAS PAD III 3.2 Naturaleza del cargo: Ejecucin y supervisin de la aplicacin de los sistemas de procesamiento de datos en Registros Acadmicos 3.3 Funciones especficas de cargo a) Disear los sistemas y supervisar el trabajo en el desarrollo de las aplicaciones. c) Controlar la estructura de la documentacin de los sistemas mecanizados. d) Evaluar el hardware y el software y otros mecanismos similares; y preparar los estimados de tiempo y costos para el trabajo de desarrollo del sistema. e) Planear la disponibilidad de recursos en la cantidad adecuada a fin de poder cumplir los requerimientos de los proyectos de desarrollo de sistemas. f) Realizar las dems funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Registros Acadmicos. 3.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Acadmicos. 3.5 Requisitos Mnimos: - Ttulo Profesional de Ingeniero en Sistemas o Informtica. - Amplia experiencia en actividades de procesamiento. - Capacitacin especializada en el rea. ALTERNATIVA - Estudios de capacitacin en el rea de computacin, hardware y software. - Experiencia en el rea. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 4.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: TCNICO III EN REGISTROS ACADEMICOS 4.2 Naturaleza del cargo: Ejecucin y procesamiento de informes de diversos documentos acadmicos. 4.3 Funciones especficas del cargo a) Procesar la documentacin de los alumnos de las Facultades y/o Escuelas asignadas a su cargo.

b) Elaborar informes tcnicos de los diferentes documentos y/o trmites acadmicos que solicitan los estudiantes y las unidades acadmicas y administrativas de la universidad. c) Elaborar los certificados de estudios y las constancias acadmicas emitidas por la oficina y que se encuentren sealadas en el T.U.P.A.. d) Verificar la identidad de los estudiantes que solicitan certificados de estudios, en coordinacin con el personal responsable del archivo acadmico. e) Organizar, ordenar, verificar, conservar y preservar el archivo acadmico y administrativo, bajo su responsabilidad, garantizando su idoneidad y veracidad. f) Preparar los informes y documentos a tramitar, para la firma del Jefe de Unidad y del Director de Oficina g) Apoyar y coordinar con el personal de oficina, para el mejoramiento cumplimiento de las funciones. h) Realizar las dems funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Registros Acadmicos. 4.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Acadmicos. 4.5 Requisitos mnimos: - Ttulo no universitario de un centro de estudios superiores relacionado con el rea. - Amplia experiencia en actividades variadas de oficina ALTERNATIVA - Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el rea - Experiencia y capacitacin en el rea. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 5.1 Denominacin del cargo Cargo estructural: TCNICO II EN REGISTROS ACADEMICOS 5.2 Naturaleza del cargo: Ejecucin de actividades tcnicas en los sistemas administrativos de apoyo a la oficina. 5.3 Funciones especficas del cargo: a) Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificacin, verificacin y archivo del movimiento documentario. b) Elaborar informacin de datos relacionado al desarrollo acadmico de las Facultades. 5.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Acadmicos 5.5 Requisitos Mnimos: - Ttulo no Universitario de un centro de estudios superior relacionado con la especialidad. - Experiencia en labores tcnicas de Registros documentarios ALTERNATIVA - Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el rea. - Amplia experiencia y capacitacin en labores tcnicas de Registros de documentos. 6. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 6.1 Denominacin del cargo: Cargo estructural: OPERADOR PAD III 6.2 Naturaleza del cargo: Ejecucin de actividades de informtica. 6.3 Funciones especificas del cargo a) Realizar el procesamiento automtico de toda la informacin acadmica solicitada por las unidades acadmico administrativas de la universidad. b) Monitorear el uso del sistema acadmico integral computarizado por el personal de la Oficina.

c) Coordinar con el Jefe de Unidad y Director de Oficina sobre la autorizacin y/o restriccin de acceso de los usuarios, a la informacin existente en el sistema computarizado. d) Entrenar a los usuarios de la oficina, sobre el manejo y aplicacin del sistema y subsistema informticos actuales. e) Verificar la informacin digitada y de los reportes previos, para garantizar una buena calidad en su procesamiento definitivo. f) Utilizar sistemas, equipos y dispositivos informticos que respalden y protejan la informacin procesada, para garantizar la seguridad. g) Conservar en buen estado y de funcionamiento de los equipos y materiales de computo que se encuentra bajo su responsabilidad, de acuerdo a las especificaciones tcnicas respectivas. h) Informar permanentemente al Jefe inmediato sobre el rendimiento del sistema computarizado existente. i) Elaborar, proponer la implementacin las mejora de los medios informticos y/o modificacin de los mismos. j) Realizar las dems funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Registros Acadmicos. 6.4 Lnea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Acadmicos. 6.5 Requisitos Mnimos: - Titulo no universitario de programador. - Experiencia en labores de procesamiento de datos. ALTERNATIVA Estudios universitarios en sistemas o informtico. Amplia experiencia en labores de procesamiento de datos.