SISTEMA DE ROL DE PAGOS INTRODUCCION El Sistema de Roles de Pago ha sido diseado con una interfaz grfica para trabajar

en Windows 95, Windows 98 o Windows 2000 y esta orientado a las Direcciones Provinciales de Educacin del Ecuador. El sistema se lo ha realizado pensando en las necesidades manifestadas por los jefes financieros de dichas instituciones. Requerimientos del Sistema: PC Microprocesador 486DX a 66Mhz como mnimo recomendable Pentium o superior. Memoria RAM 16 MB como mnimo se recomienda 32 MB Sistema Operativo Windows 95 o superior Espacio disponible en disco de 80MB Unidad CD-ROM Monitor VGA recomendable SVGA Mouse Este manual esta destinado a los usuarios encargados de ingresar los datos y realizar reportes o consultas sobre los roles de pagos. El manual describe en el Captulo 1 COMO TRABAJAR EN EL SISTEMA con las ventanas y objetos que se presentan en las diferentes opciones del sistema. El Captulo 2 ARCHIVO. Presenta opciones para crear un nuevo rol, abrir un rol existente, copiar archivos, cambiar claves y salir del sistema. El Captulo 3 DATOS. Trata todas las opciones de men que permite ingresar datos como tabla de categoras, tabla de sobre dcima, constantes, lista de descuentos, etc. El Captulo 4 PROCESOS. Permite realizar todos los procesos requeridos para el rol de pagos como: ingresar descuentos, procesar rol, numerar cheques, etc. El Captulo 5 REPORTES. Se refiere a la impresin y previsualizacin de todos los informes escritos del sistema. El Captulo 6 OPCIONES. Permite importar y exportar descuentos como tambin configurar y reindexar las tablas del sistema. El Captulo 7 AYUDA. Presenta algunas herramientas de ayuda al usuario como: agenda, calculadora, transformacin, gua telefnica, etc.

1. TRABAJANDO CON EL SISTEMA En este captulo se introducen todos los conceptos y trminos que Ud. necesita conocer para poder trabajar con el sistema. Una vez que lo haya ledo, Ud. ser capaz de ingresar, salir de l, acceder al men principal, activar botones, elegir opciones de mens, moverse entre objetos y ventanas, etc.

1.1.Ventanas y objetos El sistema utiliza una interfaz de usuario basada en ventanas y objetos. Una ventana es una regin rectangular de la pantalla la cual se encuentra totalmente definida y es claramente identificable. Como un ejemplo tenemos la ventana de la calculadora en la Figura 1.1.

Figura 1.1 Un objeto puede ser un campo, un men, un botn, una casilla de verificacin, etc. Un campo es una regin de pantalla donde Ud. puede escribir algn valor solicitado por el sistema. Un men es una lista con varias opciones que le permite seleccin una determinada accin.

Un botn es un rea de pantalla generalmente en alto relieve que nos permite ejecutar alguna accin. Ejemplo: Botn de comando grfico. Botn de comando con texto. Para activarlos Ud. debe resaltarlo y presionar la tecla Enter, o simplemente dar un click cuando el puntero del ratn se encuentre sobre el botn.

Los objetos se colocan dentro de las ventanas y guardan un cierto orden. El objeto actual se lo distingue porque se encuentra resaltado con otro color, para moverse de un objeto al siguiente, Ud. debe presionas TAB. Si desea regresar al objeto anterior, presione la tecla Shift -TAB. Las teclas de cursor le permiten moverse tambin de objeto a objeto. 1.2.Ingresar al sistema Para ingresar al sistema busque en el Escritorio de Windows el icono con el nombre Rol de Pagos y presione doble click sobre l. Seguidamente aparecer una ventana en la cual deber ingresar el nombre de usuario y contrasea, luego presionar Aceptar. (Figura 1.2)

Figura 1.2 A continuacin se le pedir que seleccione el Rol de Pagos con el que desea trabajar. (Figura 1.3)

Figura 1.3 1.3. El men principal El sistema posee un men principal (Figura 1.4.) en la parte superior, del cual Ud. puede escoger las opciones que necesite para desarrollar su trabajo. Para accesar al men debe presionar la tecla F10 o la tecla Alt.

Figura 1.4 1.4. Salida del sistema Para salir del sistema escoja "Archivo" del men principal y utilice la opcin "Salir". 1.5. Botones de comando

Permiten navegar a travs de los datos, aadir, modificar, guardar o cancelar registros, moverse, etc. Si sealamos con el mouse a un botn un mensaje nos indicar que realiza. (Figura 1.5)

Figura 1.5 Los datos se encuentran organizados en una tabla donde cada fila de la tabla se le denomina registro y cada columna campo. Un registro almacena todos los datos correspondientes a una entidad. Por ejemplo, un registro puede contener los datos personales: apellidos, nombres, direccin, telfono, etc. Descripcin de botones Avanza al siguiente registro de la tabla. Retrocede al registro anterior de la tabla. Se ubica en el primer registro de la tabla. Se ubica en el ltimo registro de la tabla. Crea un nuevo registro en blanco.

Modifica el registro actual. Guarda los cambios del registro actual. Cancela la edicin de datos. Elimina el registro actual.

1.6.

Visualizacin e Impresin

El botn de impresin permite enviar el contenido del reporte, ficha, listado o consulta a una impresora, este puede tener texto o un dibujo en su superficie.

El botn de previsualizar le permite ver el reporte, ficha, listado o consulta en pantalla.

2. 2.1.

ARCHIVO Nuevo Permite crear un nuevo rol de pagos: Archivo/Nuevo Se le preguntar desea crear un nuevo rol?, deber contestar s. Se desplegar una ventana ( Figura 2.1) en la que deber dar un click en el botn de comando Nuevo. Digitar los datos del nuevo rol: nombre, fecha y presionar el botn de comando Guardar. Por ltimo deber presionar el botn Cerrar.

Figura 2.1 2.2. Abrir Permite seleccionar un rol de pagos existente: Archivo/Abrir Se presentar una ventana (Figura 2.2) en la cual deber escoger el rol de pagos en el que desea trabajar. Cuando haya escogido deber presionar el botn Cerrar.

Figura 2.2 2.3. Cambiar claves Con esta opcin puede cambiar el nombre de usuario y contrasea para ingresar al sistema: Archivo/Cambiar Claves

Aparecer una ventana (Figura 2.3) donde podr aadir nuevos usuarios con el botn de comando Nuevo o editar usuarios existentes con el botn Modificar. Una vez que ha realizado los cambios deber presionar el botn Guardar.

Figura 2.3 2.4. Restaurar Personal Los registros que han sido eliminados de Personal, van mostrarse en esta opcin donde podr habilitar a cualquiera de estos registros: Archivo/Restaurar Personal Se mostrar una ventana (Figura 2.4) con la lista de personas que han sido eliminadas del rol de pagos, Ud. podr restaurarlos dando un click al lado izquierdo del nombre.

Figura 2.4 2.5. 2.6. Novedades Salir Sale del sistema de Roles de Pago.

3. 3.1.

DATOS Informativos Ingresa los datos informativos de la institucin como: provincia, cantn, parroquia, ciudad, direccin, etc. (Figura 3.1)

Figura 3.1 3.2. Categoras En esta opcin Ud. deber ingresar la tabla de sueldos bsicos y funcionales de todas las categoras del magisterio en las zonas urbana y rural. (Figura 3.2)

Figura 3.2

3.3.

Sobre dcima Para los docentes y tcnicos docentes que pasan de la dcima categora cobran una bonificacin sobre dcima, los valores de esta bonificacin se ingresan en una tabla para la zona urbana y otra para la zona rural. (Figura 3.3)

Figura 3.3 3.4. Constantes

Aqu se establece todos los valores constantes del Sistema de Rol de Pagos: bsico del magisterio urbano, rural, costo de vida, bono comisariato, etc. Los cambios que realice a cualquier valor afectarn solamente a los clculos del rol actual, siempre y cuando se vuelva a procesar. (Figura 3.4)

Figura 3.4 3.5. Lista de Ingresos El sistema est diseado para crear hasta 24 ingresos con el nombre que el usuario disponga, en una diferente lista ya sea para el personal Docente (Figura 3.5.1), o personal Administrativo (Figura 3.5.2), o para el personal Tcnico Docente. El listado tiene cinco campos: Idingres.- este campo es el nmero de ingreso y es de solo lectura no podr modificarle. Nombre Ingreso.- Se digita la etiqueta del ingreso por ejemplo: Bsico. Mantener.- Permite poner verdadero (S-T) o falso (N-F), segn se quiera predeterminar un valor como ingreso a todo el personal. Ejemplo: comisariato es un valor predeterminado para todos de $80, deberamos poner en el campo Mantener verdadero y en el campo Valor, la cantidad $80 Valor.- Es una cantidad fija que deseamos dar como ingreso, siempre y cuando este valor sea igual para todo el personal. Formula.- le permite que Ud. ingrese la manera de cmo desea que los ingresos se calculen, ya sea el caso del personal Administrativo, y el docente tiene predeterminado el programa con el que se calcular.

Figura 3.5.1

Figura 3.5.2 3.6. Lista descuentos El sistema est diseado para crear hasta 20 descuentos con el nombre que el usuario desee, en listas separadas ya sea para el personal Docente, Administrativo o Tcnico Docente. El listado tiene cinco campos: Id_descuento.- Este campo no puede ser modificado. Nombre_descuento.- Se digita la etiqueta del descuento por ejemplo: Prest_Iess. Mantener.- Permite poner verdadero (S-T) o falso (N-F), segn se quiera descontar un valor a todo el personal. Ejemplo: supongamos que necesitamos descontar $ 3.40 a todo el personal, deberamos poner en el campo Mantener verdadero y en el campo Valor, la cantidad $3.40. Valor.- Es una cantidad fija que deseamos descontar a todo el personal. Formula.- Puede ingresar una formula para un descuento siempre y cuando lo desee. Ver (Figura 3.6)

FiFigura 3.6 3.7. Personal Es una de las opciones ms importantes del sistema porque en esta se ingresan todos los datos personales que servirn para realizar los clculos del Rol de Pagos. (Figura 3.7) Estos son los campos que se muestran en la ventana Personal:
NOMBRE DEL CAMPO Apellidos y Nombres Cdula No. Afiliacin Fec_nacimiento VALOR QUE ALMACENA Apellidos y nombres COMENTARIO P.Docente, P.Adminis. Docente. No de cdula P.Docente, P.Adminis. Docente. Nmero de afiliacin al P.Docente, P.Adminis. seguro Docente. Fecha de nacimiento P.Docente, P.Adminis. (dd/mm/aa) Docente. y T. y T. y T. y T.

Fec_ingreso Fec_antigedad

No. Aos con 3%

Direccin Telfono Cargas familiares Cargas educacin %Funcional %Responsabilidad Sueldo bsico Base para el IESS %capacitacin

G. representacin

Tipo de Personal

Profesor Supervisor

Escalafonado

Fecha de ingreso a la institucin Fecha considerada para el clculo de la antigedad (no siempre es la misma de ingreso) El nmero de aos que tiene habilitado un tcnico docente con el 3% de antigedad Direccin del domicilio (constar en la opcin agenda) Telfono del domicilio (constar en la opcin agenda) El nmero de cargas familiares El nmero de cargas de educacin El porcentaje que cobra de acuerdo a sus funciones El porcentaje de responsabilidad que gana un administrativo Valor que percibe el personal administrativo como sueldo bsico Valor con que las planillas del seguro calculara. Porcentaje del bsico que percibe el P.Adminis. por concepto de capacitacin Valor que se paga al P.Adminis. por concepto de gastos de representacin En la parte superior se debe seleccionar el tipo de personal sobre el cual se estn ingresando datos. Esta casilla debe estar activa si algn supervisor est cobrando con partida de profesor. Esta casilla debe estar activa si la persona pertenece al grupo de escalafonados

P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente supervisores y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente y T. Docente. P. Administrativo P. Administrativo P. Administrativo P. Administrativo

P. Administrativo

P.Docente Administrativo. Docente. P.Docente

P. T.

P. Administrativo

Una vez aadido o modificado un registro deber guardar los cambios y una vez que presione el botn Cerrar se le preguntar Desea volver generar datos? Si Ud. responde que si todas las actualizaciones que haya hecho en datos que afecten a

los clculos del rol (categora, fec_antigedad, funcional, etc), sern pasados al Rol de Pagos, caso contrario no.

3.8.

Figura 3.7 Bancos Esta opcin de men permite crear o modificar los bancos a los cuales se van a transferir los sueldos del personal. (Figura 3.8)

Figura 3.8 3.9. Asignar bancos Esta opcin permite asignar a cada persona el banco en el que desea transferir su sueldo. (Figura 3.9) Datos/Asignar Bancos Presionar el botn Modificar Seleccionar el banco a donde se desea transferir Escribir el nmero de cuenta Guardar los cambios

Figura 3.9

4. 4.1.

PROCESOS Descuentos Se presentar una cuadrcula donde aparecen todos los descuentos creados en la opcin Lista de Descuentos, Ud. podr escribir los valores que desee descontar en cada rubro y por bloques de tipo de empleados ya sea Docentes, Administrativos o Tc. Docentes. Cuando presione el botn Cerrar se le preguntar Desea totalizar descuentos?, si Ud. responde que s, se sumarn todos los rubros en un campo, que posteriormente se mostrar en el rol de pagos. Esta pantalla tambin le muestras un botn Procesar con el cual puede calcular los descuentos y verificar el total.
Le permite filtrar el personal de contrato

Puede imprimir o previsualizar la hoja de descuento del personal en el que se encuentre ubicado

Figura 4.1 4.2. Rol de Pagos Le mostrar una pantalla donde puede realizar los clculos del rol docente, administrativo y tcnico docente segn en que tipo de personal se encuentre, con solo presionar el botn Procesar. IMPORTANTE: Esta opcin debe ser utilizada cada vez que se haga cambios que afecten a los clculos en: tabla de categoras, tabla de sobre dcima, constantes, datos personales y descuentos. En caso de no utilizar esta opcin despus de algn cambio no se actualizar los clculos del Rol de Pagos.

Adems puede imprimir los Lquidos Negativos con el botn que le presenta en esta misma pantalla, tiene similares opciones que la pantalla anterior para filtrar el personal a contrato y para previsualizar e imprimir el rol.

Figura 3.2 4.3. Numeracin de cheques Por medio de esta opcin Ud. puede enumerar los cheques del personal docente, administrativo o tcnico docente. Planillas IESS Esta opcin le presenta una pantalla con una lista de todo el personal donde tiene la opcin de poner datos especiales para que se impriman en las planillas as como un visto en el personal que se encuentre de entrada en la institucin, o salida, la fecha de la misma y una observacin si la hubiere. (Figura 4.4)

4.4.

4.5.

Figura 4.4 Cheques particulares Permite crear cheques para pagos a terceros, ingresando el nombre, valor y detalle del beneficiario.

4.6.

Figura 4.5 Numeracin de cheques particulares Escribiendo en la pantalla el nmero inicial de cheque se enumerarn los cheques particulares. Cheques Bonificados Permite realizar los pagos de los profesores Bonificados.

4.7.

4.8.

Dcimo tercero Seleccionando el mes Ud. podr realizar los clculos, presionando el botn Cargar Ccimo Tercero El sistema slo incluir datos de roles que estn hechos en el sistema, si Ud. desea incluir datos de otros meses deber crear los roles respectivos. (Figura 4.8.1)
Presionando estos botones, puede modificar las formulas con las que el sistema realiza el calculo, no modifique si no sabe lo que esta haciendo.

Figura 4.8.1

El botn Exportar le permite exportar la nmina para el SPI-SP, debe llenar antes el Concepto de Pago y Detalle de Pago. Al presionar el botn Ver Modificar Dcimo 3, le presenta la siguiente pantalla (Figura 4.8.2)

Figura 4.8.2 Al presionar el botn Imprimir Dcimo 3, le presenta la siguiente pantalla (Figura 4.8.3)

Figura 4.8.3

5. 5.1.

REPORTES Planillas del seguro Con esta opcin Ud. podr imprimir o previsualizar planillas del seguro del personal docente, administrativo y tcnicos docentes. Categoras Permite imprimir o previsualizar la tabla de categoras de la zona urbana o rural segn escoja. Certificados En este apartado se detalla todos los rubros de ingresos que percibe una persona, certificados por la firma del jefe financiero. Para obtener esta informacin basta con digitar el nmero de cdula y podremos imprimir o previsualizar el certificado. Confidencial En esta opcin se detalla todos los rubros de ingresos y egresos que tiene una persona en su rol de pagos, tiene dos opciones todos o solo uno y para acceder a esta informacin deber digitarse el nmero de cdula. Consultar datos Permite realizar consulta sobre datos fundamentales como: fecha de nacimiento, fecha de ingreso, fecha de antigedad, categora, etc.; filtrando informacin. (Figura 5.5)

5.2.

5.3.

5.4.

5.5.

Figura 5.5 5.6. 5.7. Datos personales Es una lista de todo el personal con sus datos ms importantes. Totales personales Le muestra la cantidad de cada tipo de personal encuentra en cada tipo de personal.

5.8.

Totales Tiene tres opciones que son las siguientes: 1. Rol Pagos.-Presenta un reporte con la sumatoria de cada partida, y por separado el personal a contrato. 2. Descuentos.-Le presenta un reporte con los totales de los descuentos en dos columnas el personal a contrato y el personal de nombramiento, tambin al escoger la opcin Planillas, puede imprimir la lista de cada descuento, segn escoja. 3. Resumen Funcionales.-Imprime o previsualiza un resumen agrupando por categora todos los ingresos del personal. Cheques Permite imprimir o previsualizar los cheques en grupos de cuatro del personal docente, administrativo y tcnico docente, tambin los cheques de Particulares y Bonificados.

5.9.

5.10. Detalle cheque Esta opcin permite imprimir o previsualizar todos los valores de ingresos y descuentos que se incluye en el rol de pagos. Se presentan cuatro detalles en una hoja tamao carta. 5.11. Orden de pago Imprime o previsualiza la orden de pago (cheques) del personal que no consta en ninguna orden de transferencia. 5.12. Transferencia Tiene tres opciones de reportes: 1. Lista de cuentas.- le presenta una lista del personal con su respectivo nmero de cuenta separados por bancos. 2. Orden de pago.- Le presenta una pantalla con varias opciones, para exportar a Excel, exportar al archivo nomina.xls del SPI-SP, o simplemente imprimir o previsualizar la orden de transferencia (nmero de cuentas) para un determinado banco.(Figura 5.12.1)

Figura 5.12.1

3.

Ordepa Bonificados.- Le permite exportar a Excel, o al archivo nomina.xls del SPI-SP la orden de pago de los Bonificados.

Figura 5.12.2
5.13.

Dcimo Cuarto Permite imprimir o previsualizar el reporte con todos los meses que corresponden al clculo del dcimo Cuarto.

6. 6.1.

OPCIONES Importar Esta opcin importa valores de descuento que estn en el siguiente formato: Cdula Nombres Valor Ejemplo: Podemos hacer un listado en Excel con los descuentos de la cooperativa de educadores y luego guardarlo con el tipo Texto (delimitado por tabulaciones) 1600134893 0501345667 ALVAREZ RODRIGUEZ JUAN CARLOS BALCAZAR ALBAN ROSSY ALEJANDRA 23.21 12.45

NOTA: Es importante que en los nmeros de cdula que tienen ceros a la izquierda conste el cero, de no ser as los valores no sern reconocidos por el sistema. Pasos para guardar el archivo en Excel Archivo/Guardar Como Digitar el Nombre del archivo Seleccionar en Guardar como tipo la opcin Texto (delimitado por tabulaciones) Presionar el botn Guardar 6.2. Exportar Permite exportar desde el sistema cualquier descuento con el formato descrito en el apartado anterior a cualquier dispositivo de almacenamiento (disco duro, diskette). Configurar Permite configurar el nmero en el que se encuentran los descuentos de aportes y prestamos a Filanbanco, adems se digita el porcentaje de descuento para los afiliados a la UNE. Reindexar tablas Esta opcin debe utilizarse cada vez que haya cortes de energa que interrumpen bruscamente el funcionamiento del sistema. Estos cortes hacen que algunos archivos de ndices de las bases de datos se daen. Al ejecutar esta opcin se reconstruyen los ndices daados. Generar a Excel Puede generar a Excel el Rol de Pagos o los descuentos del personal.

6.3.

6.4.

6.5.

7. 7.1.

AYUDA Agenda Esta opcin esta diseada para programar las actividades del usuario del sistema con un calendario continuo. (Figura 7.1)

Figura 7.1 7.2. Calculadora Una herramienta que permite realizar clculos aritmticos bsicos. (Figura 7.2)

7.3.

Figura 7.2 Transformacin Permite transformar valores en sucres a dlares y viceversa, fue diseada como ayuda para el proceso de dolarizacin que vive nuestro pas. (Figura 7.3)

Figura 7.3

7.4.

Gua telefnica El usuario del sistema puede acceder a travs de estar herramienta a las direcciones y telfonos del personal docente, administrativo y tcnicos docentes. (Figura 7.4)

Figura 7.4