January, 99

CONCEITOS BSICOS DE ADMINISTRAO FINANCEIRA

Paulo Csar Leite de Carvalho
1. INTRODUO A administrao financeira est estritamente ligada Economia e Contabilidade, e pode ser vista como uma forma de Economia aplicada, que se baseia amplamente em conceitos econmicos, como tambm em dados contbeis para suas anlises. 2. COMPARATIVO ENTRE ADMINISTRAO FINANCEIRA E CONTABILIDADE Embora haja uma relao estreita entre elas, a funo contbil pode ser melhor visualizada como um insumo indispensvel Administrao Financeira. Diferena bsica de perspectiva entre a Administrao Financeira e a Contabilidade: Enquanto a primeira enfatiza a Tomada de Deciso, a segunda tem como objetivo o Tratamento dos Fundos. Tratamento dos Fundos A funo bsica do Contador desenvolver e fornecer dados para avaliar o desempenho da empresa, apurar sua situao financeira, bem como atender s exigncias legais e tributrias. Neste sentido, so elaboradas normas e princpios padronizados de atuao (princpios contbeis aceitos) que determinam o mtodo contbil, e dos quais o Contador no pode desviar. O Regime de Competncia determina que as receitas devem ser reconhecidas por ocasio da venda e as despesas somente quando incorridas. Tomada de Deciso O Administrador de Empresas preocupa-se em manter a solvncia da empresa e tem toda a flexibilidade para trabalhar as informaes da forma que melhor lhe convier, sem se preocupar com normas contbeis. Assim, interessa-lhe receitas e despesas quando estas representam entradas e sadas de Caixa. O Regime de Caixa, pois a base para a tomada de deciso do administrador financeiro.

3. ESTRUTURA E PAPEL DA ADMINISTRAO FINANCEIRA NA EMPRESA O papel e a importncia da funo financeira dependem, em grande parte, do tamanho da empresa. Nas MPEs a funo financeira geralmente vinculada aos prprios donos ou rea contbil. Para boa gesto das MPEs h necessidade, alm dos controles internos de contas a receber, contas a pagar, bancos, caixa, receitas e despesas, de uma adequada formao do preo de venda, da apurao de resultados peridicos corretamente, do

January, 99

acompanhamento da rentabilidade, da administrao do caixa e da anlise desses resultados voltada para o diagnstico financeiro, de forma que possibilite a viso pelo Proprietrio ou Scios da empresa da sua performance econmica-financeira. 4. CONTROLES INTERNOS FINANCEIROS a) CONTAS A RECEBER A cada operao de venda a prazo gera-se um documento, podendo ser uma cpia da nota fiscal, duplicata, bloquete de cobrana bancria, ou uma planilha de venda em que registre pelo menos o nome do cliente, o valor e a data de vencimento: CONTROLE DIRIA DE CONTAS A RECEBER Data: / / Tipos Saldo (+) Vendas a (-) (=) Anterior Prazo Recebimentos Saldo Atual Nota Fiscal Duplicata Cheque PrDatado Total __________________ Visto do Responsvel

b) CONTAS A PAGAR A cada compromisso que a empresa assume perante a terceiros deve ser gerado um documento, podendo ser uma cpia da nota fiscal, duplicata, bloquete de cobrana bancria, ou uma planilha em que conste pelo menos o nome do credor, o valor e a data do compromisso: CONTROLE DIRIA DE CONTAS A PAGAR Saldo (+) (-) Anterior Entradas Sadas Fornecedores Tipos Impostos Diversos Outras Contas Total __________________ Visto do Responsvel Data: / / (=) Saldo Atual

January, 99

c) CONTROLE DE BANCOS Todas as contas bancrias que a empresa movimenta devem ser controladas atravs de um livro de contas correntes ou com a utilizao de softwares especifcos, que na maioria das vezes, so disponibilizados pelas prprias instituies financeiras (ex: Ita Banking Line, BB Personal Banking, Microsoft Money, etc.).

d) CONTROLE DIRIO DE CAIXA Quando houver um intenso movimento de vendas vista e recebimentos de contas a receber por caixa, ou seja, na empresa, esta deve elaborar um fechamento dirio de caixa atravs de controle de entradas e sadas de numerrio. DATA __/__/__ RESPONSVEL_____________________________________________ Composio Dinheiro ..................................... Cheques .................................... Outros ........................................ TOTAL ENTREGUE (+) Valor para Troco que Ficou .. (+) Vales de Retirada ................. (+) Pagamentos Efetuados ........ (-) Troco Anterior ....................... (A) Valor Recebido no Caixa ............. Movimento de Recebimentos Vendas Vista .......................... Recebimento Vendas a Prazo ... (B) Total de Recebimentos ................ Diferena do Caixa (A-B) (+) ou (-) ................ __________________________________ __________________________________ Funcionrio Responsvel MOVIMENTO DIRIO DE CAIXA

Conferente

January, 99

Dependendo do volume de operaes da empresa, faz-se necessrio um fechamento geral de tesouraria, consolidando todo o movimento dirio de caixa e bancos no Movimento Dirio de Tesouraria. MOVIMENTO DIRIO DE TESOURARIA Entradas Recebimento de Venda Vista Recebimento de Venda a Prazo Recebimento de Venda a Prazo pelo Banco Outros Total Sadas Pagamentos a Fornecedores Pagamentos de Despesas Pagamentos de Investimentos Total Posio de Caixa e Bancos Saldo Anterior do Caixa (-) Sadas do Caixa (+) Entradas no Caixa Saldo Atual do Caixa Saldo Anterior de Bancos (-) Cheques Emitidos (+) Depsito em Conta Corrente (+) Depsitos Efetuados (+) Crdito em Conta Corrente Saldo Atual em Bancos __________________ Visto do Responsvel

DATA __/__/__

e) CONTROLE DE DESPESAS As despesas devem ser registradas em controle especfico, independentemente se as notas forem vista ou a prazo. CONTROLE DE DESPESAS Telefon Correio Frete Material e Consumo

Data

Combust vel

Energia

FGTS INSS

Vale Transport e

Total

January, 99

f) CONTROLE FINANCEIRO DE ESTOQUE Apesar de no ser uma boa prtica administrativa e financeira trabalhar com estoques, nas empresas onde a poltica e metodologia just-in-time no so adotadas, deve-se acompanhar diariamente seus nveis de estocagem a preo de venda. CONTROLE DE ESTOQUE Saldo Anterior (+) Compras (-) Vendas DATA __/__/__ Saldo Atual

5. CONTROLES DE CUSTOS E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO a) INVESTIMENTO FIXO aquele destinado aos bens necessrios para a empresa operar. Por exemplo: imveis e instalaes; mquinas e equipamentos; mveis e utenslios; veculos. Investimento Fixo Quantidade Discriminao Valor Unitrio Valor Total

Total

--

b) CUSTO DOS RECURSOS HUMANOS NECESSRIOS O elemento humano de fundamental importncia para a empresa. Assim, os problemas de administrao dos recursos humanos (recrutamento, seleo, salrios, preparao para o trabalho, etc.) podem invalidar o sucesso do empreendimento. Para calcular o custo da mo-de-obra necessrio: quantificar o nmero de pessoas necessrias por rea de trabalho;

January, 99

estimar os salrios mensais (levar em conta os salrios de mercado); calcular os encargos sociais que incidem sobre os salrios.

rea/Funo Desenvolvimento Vendas Administrao Soma

Quantidade

Salrio Unitrio (ao ms)

Total/Ms

Encargos Sociais Total

c) ESTIMATIVA DE CUSTOS Custos Fixos So aqueles que ocorrem, independentemente da produo ou das vendas. Os custos fixos so chamados tambm de custos administrativos e podem ser: pr-labore, honorrios do contador, salrios e encargos de pessoal administrativo, depreciao, aluguis, gua e telefone, etc. Discriminao a) Salrios + Encargos (MOD Adm/Com) b) Retirada Pr-labore c) Honorrios do Contador d) gua, Luz e Telefone e) Aluguis f) Material de Expediente g) Despesas de Manuteno h) Depreciao i) Amortizao Desenvolvimento Produto j) Amortizao Investimento em Marketing Soma k) Outros (3% sobre a soma) TOTAL Valor/Ms R$

Custo Desenvolvimento do Produto

January, 99

7 Total

Descriminao Quantidade horas trabalhadas Scios (a) Valor Horas dos Scios (b) Total (a ) x (b) Servios de Terceiros (+) Custo Total Amortizao Desenvolvimento Produto Custo Total N

N = Nmero de meses a ser amortizado

Custos Variveis So aqueles que variam proporcionalmente ao volume de produo e vendas. Por exemplo, custos com matria -prima, com materiais secundrios, com embalagens, com comisses sobre as vendas, com os fretes, com os impostos. Deste modo, quando a produo aumenta, estes custos tambm aumentam e, quando a produo diminui, os custos caem. Para facilitar o clculo dos custos variveis, sugerimos a classificao desses custos em duas categorias: 1) custos de produo - diretamente ligados aos produtos que se quer fabricar materiais diretos, embalagens, mo-de-obra direta; 2) custos de vendas - incidem sobre as vendas - comisses, impostos, despesas de expedio.

Custo Unitrio de Produo Descriminao Matria Prima Embalagem Custos de Edio Mo-de-Obra (Excluir MOD Administrativa) Custo Total (a) Quantidade a ser Produzida (b) Custo Unitrio (a/b) Referncia Valor Aquisio Valor Aquisio Oramento Valor Total em R$

Unidade (Meta) -

January, 99

Custo de Vendas/Comercializao Custo Comisso de Venda ICM PIS Expedio Outros TOTAL Em % Em R$, aps ter calculado preo de venda

Custos Variveis por Unidade Custos Unitrios Custos de Produo Custos de Comercializao d) DETERMINAO DO PREO DE VENDA Efetue os seguintes clculos, conforme formulrio abaixo: 1) Rateio dos custos fixos por unidade - custos fixos/ms (a) - R$ - quantidade produzida/ms (b) (a) / (b) - R$ 2) Custo do produto por unidade - custo unitrio de produo (a) - R$ - custo fixo unitrio (p/rateio) (b) - R$ (a) + (b) - R$ 3) Margem de Lucro A margem de lucro desejada definida de acordo com a poltica de venda da empresa, que deve levar em conta, entre outros fatores, a situao da concorrncia. - margem de lucro desejada % Com base nos dados acima mencionados, calcular o Preo de Vendas conforme frmula abaixo: custo unitrio do produto PV = _____________________________________________________ 1 - (custo de comercializao em % + margem de lucro em %) 100 Preo de Venda Calculado R$ Preo de Venda a ser Praticado R$ R$/ Unidade

unidades

January, 99

e) PONTO DE EQUILBRIO Ponto de Equilbrio, a quantidade de unidades a ser vendida para comear a ter Lucro. Neste ponto, o lucro zero. PE = Custos Fixos Totais P Unt. Custo Var.Unit.Total

f) DETERMINAO DAS RECEITAS OPERACIONAIS Considerando um perodo de 12 meses: multiplique a quantidade de produtos a serem fabricados, projetada para o perodo considerado, pelo preo de venda estimado: 1 trimestre ....................................../99 Produto Quantidade

Preo Unitrio

Total/R$

2 trimestre ....................................../99 Produto Quantidade

Preo Unitrio

Total/R$

3 trimestre ....................................../99 Produto Quantidade

Preo Unitrio

Total/R$

4 trimestre ....................................../99 Produto Quantidade

Preo Unitrio

Total/R$

January, 99

10

g) APURAO DOS RESULTADOS Tomando por base os dados levantados, preencha o formulrio abaixo: Item Discriminao Valor % Valor % Valor % Valor % 1 2 3 4 Trimest Trimestr Trimestr Trimes re e e tre

1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 5 6

RECEITAS TOTAIS Vendas vista Vendas prazo Servios vista Servios prazo CUSTOS VARIVEIS Matria-prima Embalagens Mo-de-obra direta Despesas com comercializao MARGEM DE CONTRIBUIO CUSTOS FIXOS Salrios Encargos sociais Honorrios da diretoria Contador gua, luz, telefone Aluguis Material de expediente Despesas de manuteno Amortizao Desen. Produto Amortizao Invest. Marketing Outros LUCRO OPERACIONAL PONTO DE EQUILBRIO Para um melhor entendimento: 1. RECEITAS TOTAIS vendas vista (1.1) + vendas prazo (1.2) + servios vista (1.3) + servios prazo (1.4) 2. CUSTOS VARIVEIS matria-prima (2.1) + embalagens (2.2) + mo-de-obra direta (2.3) + despesas de comercializao (2.4)

3. MARGEM DE CONTRIBUIO vendas totais (1) menos (-) custos variveis (2)

January, 99

11

4. CUSTOS FIXOS salrios (4.1) + encargos sociais (4.2) + honorrios da diretoria (4.3) + contador (4.4) + gua, luz e telefone (4.5) + aluguis (4.6) + material de expediente (4.7) + despesas de manuteno (4.8) + amortizao desen.produto (4.9) + amortizao invest. Marketing (4.10) + outros (4.11) 5. LUCRO OPERACIONAL margem de contribuio (3) menos (-) custos fixos (4) 6. PONTO DE EQUILBRIO custos fixos (4) ________________________ ( 1 - custos variveis (2) ________________ vendas totais (1) h) FLUXO DE CAIXA a previso de entradas e sadas de recursos monetrios, por um determinado perodo. Essa projeo deve ser feita com base nos dados levantados nas projees econmicofinanceiras realizadas anteriormente. O principal objetivo dessa projeo fornecer informaes para a tomada de decises, bem como prever os perodos em que haver sobras ou necessidades de recursos. Considere para a montagem da projeo do fluxo de caixa os seguintes dados bsicos: Entradas a) vendas/servios vista b) recebimento de vendas/servios prazo c) dinheiro dos scios e) emprstimos Sadas a) fornecedores b) despesas gerais de administrao (custos fixos) c) pagamento de emprstimos d) compras vista e)despesas de comercializao

Projeo do Fluxo de Caixa Discriminao 1 Saldo Inicial 2 ENTRADAS 2.1 Vendas/Servios vista 2.2 Recebimento vendas/servios prazo 2.3 Emprstimos 2.4 Dinheiro dos scios SOMA 1Trimest 2Trimest re re R$ R$ 3 Trimestre R$ 4 Trimestre R$

January, 99

12

3 SADAS 3.1 Compras vista 3.2 Fornecedores 3.3 Despesas Fixas 3.4 Despesas comercializao 3.5 Pagamento de emprstimos SOMA 4 SALDO DO TRIMESTRE (1 + 2) - (3) i) ESTIMATIVA DO CAPITAL DE GIRO O Capital de Giro o instrumento de gesto financeira que complementa as funes do Fluxo de Caixa. Ao comprar materiais e servios para atender a produo, ou prestao de servios, o caixa diminui. O mesmo ocorre com o caixa quando so pagas as contas dos fornecedores. Uma vez formado o estoque, que ser vendido no mercado, so gerados recursos para o caixa ou direitos para a empresa (contas a receber). Quando os clientes pagam estas contas, diminui o saldo das contas a receber e aumenta o saldo de caixa. Assim, h dois conjuntos de contas: os direitos e as obrigaes de caixa. Os direitos so os recursos de caixa e aqueles que podem ser convertidos em caixa no perodo de um ano, dentro de um ciclo normal de negcio, o que inclui o prprio dinheiro em caixa, os ttulos negociveis, as contas a receber, os estoque e outros direitos a receber. Os direitos de curto prazo constituem o Ativo Circulante da empresa. As obrigaes so aquelas devidas no perodo de um ano, em um ciclo normal de negcio, incluindo duplicatas, ttulos a pagar, despesas acumuladas a pagar e outras obrigaes. As obrigaes de curto prazo constituem o Passivo Circulante. Partindo destes dois conceitos, o capital de giro significa a diferena entre os direitos atuais e as obrigaes atuais. A mudana neste valor de um perodo para outro, o capital de giro lquido. Por exemplo: Direitos atuais ( - )Obrigaes atuais Capital de giro Capital de giro lquido 1.9X1 150.000 85.000 ________ 65.000 1.9X2 250.000 175.000 ________ 75.000 10.000

Quando o capital de giro lquido aumenta durante o ano, necessrio identificar o tipo de aumento, ou seja, pode ter sido em dinheiro ou estoque ou ainda o resultado de uma reduo nas contas a pagar. Assim, o capital de giro lquido mostra as mudanas na posio atual quanto aos direitos e obrigaes, enquanto o fluxo de caixa explica as variaes ocorridas em qualquer conta durante qualquer momento do perodo.

January, 99

13

Portanto, o capital de giro constitudo de recursos prprios da empresa que no sero absorvidos pelos investimentos fixos e assim, estaro disponveis para financiar as operaes de curto prazo (at um ano) da empresa. Com base nas projees do fluxo de caixa, considerando um perodo de 12 meses, possvel calcular as necessidades de giro do perodo utilizando o modelo ilustrado no quadro abaixo. Para calcular o capital de giro lquido, basta fazer o mesmo processo para o perodo seguinte e seguir o exemplo anteriormente citado. Quando a necessidade de capital de giro positiva, significa que a empresa tem condies de financiar suas operaes com o seu capital prprio. Quando se torna negativa, o empreendedor pode identificar as causas atravs da anlise de cada conta do fluxo de caixa, tentando eliminar ou pelo menos minimizar tais necessidades de cobertura, atravs do capital de terceiros (crdito de fornecedores ou emprstimos bancrios).

1 Perodo Especificao ATIVO CIRCULANTE . Estoques . Adiantamento aos fornecedores . Duplicatas a receber . Outros ttulos a receber . Crditos de impostos . Outras contas a receber A) TOTAL ATIVO CIRCULANTE PASSIVO CIRCULANTE . Adiantamento de clientes . Fornecedores . Impostos a pagar . Outras contas a pagar B) TOTAL PASSIVO CIRCULANTE (A) - (B) = NECESSIDADE DE CAPITAL DE GIRO 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre

2 Perodo Especificao 1 2 3 4

January, 99

14

Trimestre ATIVO CIRCULANTE . Estoques . Adiantamento aos fornecedores . Duplicatas a receber . Outros ttulos a receber . Crditos de impostos . Outras contas a receber A) TOTAL ATIVO CIRCULANTE PASSIVO CIRCULANTE . Adiantamento de clientes . Fornecedores . Impostos a pagar . Outras contas a pagar B) TOTAL PASSIVO CIRCULANTE (A) - (B) = NECESSIDADE DE CAPITAL DE GIRO

Trimestre

Trimestre

Trimestre

6. BIBLIOGRAFIA Manual de Administrao Financeira para MPEs Lusimar Honrio Administrao Financeira Professor Odon de Melo Jnior Metodologia FUMSOFT/INSOFT-BH

Paulo Csar Leite de Carvalho Gerente de Organizao e Mtodos da CREDIMINAS Cooperativa Central de Crdito Rural de Minas Gerais Ltda. Graduado em Administrao de Empresas e Cincias Contbeis - PUC/MG, Psgraduado em Anlise de Sistemas FUMEC/MG, Ps-graduado em Administrao Bancria Fundao Dom Cabral/MG e Especialista em Anlise da Informao IBM Brasil. Contato: pcdani@yahoo.com.br