CONTRALORIA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES

Control fiscal con impacto de ciudad

INFORME DE AUDITORA EXPRESS CONVENIO DE ADMINISTRACIN CELEBRADO ENTRE LA TERMINAL DE TRANSPORTE DE MANIZALES Y LA COOPERATIVA ASOTRANSCAL PARA LA PRCTICA DE LA PRUEBA DE ALCOHOLIMETRA VIGENCIAS 2007 - 2009

AGEI - EX 13 - 2009 NOVIEMBRE DE 2009

INFORME DE AUDITORA EXPRESS AL CONVENIO DE ADMINISTRACIN CELEBRADO ENTRE LA TERMINAL DE TRANSPORTE DE MANIZALES Y LA COOPERATIVA ASOTRANSCAL PARA LA PRCTICA DE LA PRUEBA DE ALCOHOLIMETRA VIGENCIAS 2007, 2008 Y 2009

GUSTAVO ADOLFO CASTAEDA MEZA Contralor Municipal GRUPO AUDITOR DE REACCIN INMEDIATA GARI

JUAN ROBERTO JIMNEZ CARMONA Director de Planeacin y Control Fiscal

JORGE ALIRIO NIETO RIVERA JULIAN AUGUSTO GONZALEZ JARAMILLO Auditores

AUDITORA EXPRESS

Manizales, noviembre 18 de 2009 Doctora LUZ ADRIANA MORENO MARMOLEJO Gerente Terminal de Transportes de Manizales Ciudad Respetada Gerente. La Contralora General del Municipio de Manizales, con fundamento en las facultades otorgadas por el artculo 267 de la Constitucin Poltica, practic Auditora Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial Express a la entidad que usted representa, a travs de la evaluacin de los principios de economa, eficiencia, eficacia, en la ejecucin del convenio de administracin celebrado con la cooperativa ASOTRANSCAL para el recaudo y control operativo por parte del Terminal de Transportes de Manizales de los recursos generados por concepto de la prctica de la prueba de alcoholimetra. La auditora incluy la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada y analizada por la Contralora General del Municipio de Manizales. La responsabilidad de la Contralora General del Municipio de Manizales consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditora (NIAS) y con polticas y procedimientos de auditora gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contralora General de la Repblica, consecuentes con las de general aceptacin; por tanto, requiri acorde con ellas, de planeacin y ejecucin del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

AUDITORA EXPRESS

La auditora incluy el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el convenio celebrado con ASOTRANSCAL y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y anlisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contralora. ALCANCE DE LA AUDITORA La auditora a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Valoracin parcial de la gestin fiscal desarrollada, mediante anlisis de calidad, cantidad, oportunidad y precio de la contratacin y verificacin del cumplimiento normativo y de las obligaciones contractuales del convenio celebrado entre la Terminal de Transportes de Manizales y la Asociacin de Transportadores de Caldas ASOTRANSCAL, cuyo objeto es: Recaudo y control operativo por parte del terminal de transportes de Manizales de los recursos que se generen por concepto de la prctica de la prueba de alcoholemia que se practiquen por parte de ASOTRANSCAL a todos los conductores que sean despachados por las empresas de transporte terrestre de pasajeros de carcter intermunicipal e interdepartamental, cuyos dineros recaudar la terminal de transportes de Manizales, para la cual esta ltima aportar su personal humano y pondr a su servicio el aspecto tcnico necesario para el recaudo de los recursos en ejecucin del decreto 2762 de 2001 artculos 12 y 13 numeral 8, y de la resolucin 002222 de febrero 21 de 2001 artculo 2., Para el desarrollo de la presente auditoria, la Contralora Municipal realiz visitas administrativas a la Terminal de Transportes y a la Asociacin de Transportadores de Caldas ASOTRANSCAL, y practic treinta y dos (32) encuestas de valoracin de las variables de calidad, cantidad y oportunidad a los conductores de Treinta y una (31) empresas transportadora. De igual manera se realizaron anlisis de informes y documentos soportes del convenio actualmente en ejecucin. En la Etapa Precontractual se realiz revisin, anlisis y verificacin de constitucin y aprobacin de garantas, cancelacin de impuestos y estampillas, de igual manera se verifico la existencia del certificado de disponibilidad y registro presupuestal. En la Etapa contractual se realiz revisin anlisis y verificacin de registros contables de causacin y pagos realizados, anlisis y validacin del cumplimiento 4

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de las obligaciones de las partes, entrevistas administrativas, visitas in situ, anlisis y verificacin de informes presentados por el contratista y se indago por los informes de interventora, verificacin de los mecanismos de control interno en las diferentes fases. LIMITACIONES EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORA En el presente trabajo de auditora no se presentaron limitaciones que afectaran el cumplimiento de los objetivos. VALIDACIN DE OBSERVACIONES Dentro de la dinmica de la Auditora Especial Express las observaciones se dieron a conocer a la entidad auditada en desarrollo de la auditora, siendo validadas, aceptadas de lo cual se tiene evidencia en los papeles de trabajo del proceso auditor. Por lo anterior, las respuestas de la Terminal fueron analizadas y se incluyen en el informe de Auditora garantizando de esta forma el derecho de contradiccin y la trazabilidad del hallazgo. CONCEPTO PARCIAL SOBRE LA GESTIN Para evaluar la gestin desarrollada por la Terminal de Transportes de Manizales mediante el convenio celebrado con ASOTRANSCAL se aplicaron los sistemas de control de legalidad, financiero, de gestin y resultados, lo que permite emitir concepto de conformidad con los siguientes rangos. CLASIFICACIN DE LA GESTIN
RANGO 80 100 60 -79 0- 59 CONCEPTO FAVORABLE FAVORABLE CON OBSERVACIONES DESFAVORABLE

De acuerdo con los rangos determinados se obtuvo una calificacin total de 87,14 puntos, lo que permite conceptuar que la Gestin parcial desarrollada por la Terminal de Transporte de Manizales con la celebracin de Convenio con 5

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ASOTRANSCAL fue FAVORABLE, debindose observacin formulada por la Contralora Municipal.

valorar

puntualmente

la

CONCEPTO PARCIAL DE LA GESTIN

Variables Evaluacin de Gestin Evaluacin de Resultados Evaluacin de Legalidad Evaluacin Financiera Evaluacin de mecanismos de control Interno Calificacin total Calificacin Parcial 86,22 85,91 90 95 85 Factor de ponderacin 0.3 0.3 0.1 0.1 0.2 1 Calificacin Total 25,87 25,77 9,0 9,5 17 87,14

DESDOBLAMIENTO DE LA CALIFICACIN PRINCIPIO FISCAL

EFICIENCIA

EVALUACIN DE GESTIN REFERENTES Calificacin Factor de Parcial ponderacin

CALIDAD CANTIDAD OPORTUNIDAD PRECIO Subtotal CALIDAD CANTIDAD OPORTUNIDAD Subtotal PRECIO 85 70 85 95 0.0833 0.0833 0.0833 0.0833 0.3333 0.1111 0.1111 0.1111 0.3333 0.3333

Calificacin Total
7,08 5,83 7,08 7,91 27,9 9,44 7,78 9,44 26,66 31,66 86,22

EFICACIA

85 70 85

ECONOMIA

95

Puntaje total

1.0

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EVALUACIN DE RESULTADOS
PRINCIPIO FISCAL REFERENTES
EFICIENCIA EFICACIA IMPACTO Subtotal EQUIDAD PA PO Subtotal SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Cumplimiento Exigibilidades Ambientales

Calificacin parcial
83,7 79,99 81,85

Factor de Ponderacin
0.1666 0.1666 0.1666 0.5

Puntaje total
13,94 13,33 13,64 40,91

EFECTIVIDAD

90

0.5

45

NA

NA

NA

Puntaje total
PA. Poblacin atendida. 710.312 PO. Poblacin objetivo. 717.033 NA. No aplica.

0.1

85,91

Se evalo el principio fiscal de la efectividad a travs de la valoracin del impacto a partir de la percepcin de la comunidad (evidencias de comentarios de la comunidad por el peridico local), y entrevistas administrativas. EVALUACIN DE LEGALIDAD
AJUSTE NORMATIVO ETAPA PRECONTRACTUAL ETAPA CONTRACTUAL ETAPA POSTCONTRACTUAL Puntaje total Calificacin parcial 95 85 N,A Factor de Ponderacin 0.5 0.5 N,A 1 Puntaje total 47,5 42,5 N,A 90

La evaluacin de la etapa postcontractual no aplica toda vez que el convenio analizado se encuentra en ejecucin.

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EVALUACIN FINANCIERA
AJUSTE NORMATIVO OPERACIONES PRESUPUESTALES OPERACIONES CONTABLES Puntaje total Calificacin parcial Factor de Ponderacin Puntaje total

95 95

0.5 0.5 1

47,5 47,5 95

EVALUACIN DE MECANISMOS DE CONTROL Calificacin Factor de Fases Puntaje total parcial Ponderacin
PLANEACIN EJECUCIN VERIFICACIN AJUSTES Puntaje total 100 80 80 80 0.25 0.25 0.25 0.25 1 25 20 20 20 85

Se evalu el ciclo PHVA, Planeacin, Ejecucin, Verificacin y Ajuste teniendo en cuenta el control implcito o polticas de autocontrol. SUSTENTACIN DE LA CALIFICACIN I EVALUACIN DE GESTIN Y RESULTADOS VARIABLE CALIDAD: La evaluacin encontr que la gestin desarrollada por el Terminal de Transportes en la contratacin realizada con ASOTRANSCAL, se ha cumplido a cabalidad, cumpliendo con el objeto contractual, con adecuados niveles de calidad, En efecto, la Contralora General del Municipio en las diferentes visitas realizadas a los lugares en donde se desarrolla el convenio, observ la existencia de instalaciones, equipos y personal idneo para la realizacin de las pruebas de alcoholimetra las 24 horas, y las actividades de promocin y prevencin de la salud; igualmente encontr registros de las actividades desarrolladas por los profesionales contratados por ASOTRANSCAL, en donde se evidencian actividades de salud ocupacional, capacitaciones en cultura ciudadana, servicio al cliente, mecnica automotriz y actividades de prevencin vial, as como desplazamientos a otros municipios de Caldas para realizar actividades de salud. 8

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Estos aspectos impactan de manera positiva la calidad de los servicios prestados por ASOTRANSCAL a travs de los profesionales que atienden las necesidades especificas de cada conductor y sus familias. VARIABLE CANTIDAD: La evaluacin encontr que la gestin desarrollada por la Terminal de Transportes en la contratacin realizada con ASOTRANSCAL, se ha realizado a los conductores despachados por la Terminal de Transportes. Igualmente se constat que para la ejecucin del contrato ASOTRANSCAL cuenta con: Un local en el Terminal Mixto el cual cuenta con un computador y dos alcohosensores. Dos locales en la Terminal Central de los Cmbulos, los cuales cuentan con 6 alcohosensores, un computador, una camilla, una bscula, unidad odontolgica porttil y todos los equipos de los sentidos y lo bsico para la toma de exmenes mdicos. Una IPS para conductores y su familia, la cual cuenta con un consultorio odontolgico con unidad odontolgica fija, consultorio de fonoaudiologa con cabina, consultorio de enfermera, crecimiento y desarrollo y vacunacin, laboratorio clnico, consultorio de procedimientos menores (curaciones mnimas) y consultorio mdico y salud ocupacional. Las actividades realizadas en cuanto a promocin y prevencin de la salud son adecuadas y suficientes acorde con los requerimientos en salud preventiva y ocupacional, a pesar de no obedecer a una planeacin preestablecida, debido a los diferentes horarios de los conductores. De igual forma las actividades son difundidas ampliamente mediante los diferentes medios a travs de las empresas transportadoras y de manera directa en el momento en que se realiza la prueba de Alcoholimetra. Adems ASOTRANSCAL cuenta con el siguiente personal: Un mdico general, un medico especialista en salud ocupacional, una bacteriloga, una odontloga, una higienista, siete enfermeras, una fonoaudiloga, un psiclogo y un optmetra. 9

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No obstante la evaluacin encontr diferencias en los reportes de los despachos realizados y las pruebas practicadas, que indican que se dejaron de realizar 6.721 pruebas de alcoholimetra, afectando esta variable. VARIABLE OPORTUNIDAD: Respecto de esta variable, la gestin desarrollada por la Terminal de Transportes en la contratacin realizada con ASOTRANSCAL, ha presentado niveles altos de cumplimiento toda vez que el servicio se viene prestando de manera oportuna y permanente. De igual manera se han realizado de manera oportuna actividades de prevencin y capacitacin en buenas prcticas de salud ocupacional. VARIABLE PRECIO: La evaluacin encontr que la gestin desarrollada en cuanto a la variable precio se encuentra ajustada a las condiciones de mercado y es favorable, toda vez que la Terminal de Transportes de Manizales tuvo en cuenta para la determinacin del mismo, los promedios y la forma de contratar a nivel nacional a travs de convenios sobre practica de pruebas de alcoholimetra y exmenes de aptitud fsica. Adicionalmente, la Terminal de Transportes de Manizales obtiene un aumento en sus ingresos, al aplicar por los primeros cinco aos del convenio un 18% de los recursos recaudados por concepto de practica de prueba de alcoholimetra y para los restantes cinco aos un 20%, los cuales obtiene al maximizar los recursos tecnolgicos y humanos, poniendo su logstica e infraestructura las 24 horas del da para el recaudo , control y vigilancia operativa de la prueba de alcoholimetra que aplica ASOTRANSCAL como empresa que agrupa las empresas transportadoras, de acuerdo con el decreto 2762 de 2001. De igual manera la Contralora Municipal pudo determinar en el anlisis de los soportes financieros que la Terminal de Transportes de Manizales, registra los ingresos por concepto de Alcoholimetra y realiza la transferencia del restante 82% de los recursos a la empresa ASOTRANSCAL en los trminos pactados. VARIABLE EQUIDAD: 10

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En cuanto a la variable Equidad, se ha determinado que el 100% de los despachos realizados por la Terminal de Transportes de Manizales tienen cancelado el valor de la prueba de alcoholimetra, pero no todos tuvieron la practica de la prueba de alcoholimetra, incumplindose con la expectativa de cantidad de conductores a satisfacer, tal como se observ en la informacin suministrada por ASOTRANSCAL. II EVALUACIN DE LEGALIDAD La evaluacin de legalidad al convenio en evaluacin permiti establecer que la Terminal de Transportes de Manizales se ha ajustado a las normas y procedimientos que le son aplicables en las diferentes etapas del proceso contractual, as mismo se evidenci el cumplimiento de las clusulas que se pactaron. La Contralora Municipal encontr que la Terminal de Transportes de Manizales adelant el proceso contractual de acuerdo a las normas del derecho Privado y ceido a las mismas, que permiten la contratacin directa en la modalidad de convenio, para la practica de la prueba de alcoholimetra y exmenes mdicos de aptitud fsica. Por otra parte, se evidenci que la Terminal de Transportes de Manizales cuenta con registros documentales de los estudios previos al proceso de contratacin, para determinar la necesidad a satisfacer, las condiciones tcnicas y econmicas del convenio y sondeo de precios a nivel nacional. Igualmente se pudo determinar en estos estudios que el Convenio celebrado se ajusta a las exigencias del Decreto 2762 de 2001. La evaluacin pudo establecer que en la ejecucin del convenio se han presentado deficiencias, no se est cumpliendo en su totalidad, en especial lo que tiene que ver con la prctica de la prueba de alcoholimetra, pues existen diferencias entre los despachos realizados y las pruebas practicadas lo que impacta negativamente esta variable. III EVALUACIN DE LA GESTIN FINANCIERA. La evaluacin encontr que el convenio celebrado por la Terminal de Transportes de Manizales con ASOTRANSCAL, es adecuado en las condiciones financieras, toda vez que el terminal percibe un 18% de valor de las pruebas de alcoholimetra 11

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al colocar su infraestructura, personal, tecnologa y logstica las 24 horas, para garantizar el recaudo y control operativo de la actividad, por su parte ASOTRANSCAL percibe un 82% para la realizacin de las pruebas y exmenes mdicos de aptitud fsica, todo ello enmarcado bajo las normas que rigen dicho proceso. De igual manera se constat que los hechos econmicos generados con la contratacin evaluada, fueron objeto de registros contables soportados por las operaciones realizadas en la venta de la prueba de alcoholimetra. IV EVALUACIN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL: Los mecanismos de control interno dispuestos para las etapas de planeacin de la contratacin realizada entre la Terminal de Transportes de Manizales y ASOTRANSCAL fueron adecuados, no obstante para la ejecucin, y seguimiento presentan debilidades en los sistemas de informacin o bases de datos, pues la Contralora Municipal pudo establecer que existen diferencias entre los despachos realizados por la Terminal de Transportes y las pruebas de alcoholimetra efectuadas por ASOTRANSCAL, lo cual se traduce en debilidades en el proceso de revisin por parte de la interventora asignada, y que en ultima instancia se reflejara en la falta de implementaron de controles que garanticen un adecuado cumplimiento del objeto contractual. RELACIN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditora, se estableci un (1) hallazgo administrativo. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe presentar a la Contralora General del municipio de Manizales un Plan de Mejoramiento con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe, dentro de los 15 das hbiles siguientes al recibo del mismo, de acuerdo con la Resolucin 041 de 2008 expedida por este organismo de control fiscal. Cordialmente, GUSTAVO ADOLFO CASTAEDA MEZA Contralor Municipal 12

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RESULTADOS DE LA AUDITORA Como resultado del proceso auditor la Contralora estructur el siguiente hallazgo administrativo. Hallazgo Administrativo. Fiabilidad de la Informacin Criterio De acuerdo con el convenio suscrito entre la Terminal de Transportes de Manizales y ASOTRANSCAL, todo vehculo despachado debe acreditar el pago y practica de la prueba de alcoholimetra del conductor, por lo que el nmero de despachos debe coincidir con el nmero de pruebas practicadas. Descripcin de la situacin La Contralora pudo establecer que existen diferencias entre las cifras de los despachos realizados durante los aos 2007 y 2008 y las cifras de las pruebas de alcoholimetra realizadas y reportadas a este organismo de control por ASOTRANSCAL, as:
Periodo Ao 2007 Ao 2008 TOTALES # de Despachos realizados 334.718 382.315 717.033 # de Pruebas practicadas 333.897 376.415 710.312 Despachos sin Pruebas 821 5.900 6.721

Causa Incumplimiento del Objeto Contractual. Deficiencias en los sistemas de informacin y bases de datos. Deficiencias en los Mecanismos de Control.

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Efecto Despachos de vehculos sin la practica de prueba de alcalimetra Riesgo de Seguridad Respuesta de la Entidad La sociedad Terminal de Transporte de Manizales S.A., consult a los servidores pblicos encargados del recaudo de la tasa de uso adscritos a la dependencia de tesorera y del control de los despachos adscritos a la dependencia tcnica y operativa, presentando los siguientes argumentos:
1 los conductores slo pueden comprar la tasa de uso, como mnimo con cuarenta y .cinco minutos de antelacin a la hora determinada para iniciar el respectivo viaje (despacho o salida del Terminal). 2 En la factura que contiene la venta de tasa de uso, se incluye el valor de la .alcoholimetra, es decir, en un solo documento se recaudan los valores correspondientes a estos conceptos, que por su naturaleza son inseparables. 3 Pagada la tasa de uso en las oficinas del Terminal, el conductor se dirige a las .oficinas de ASOTRANSCAL para tomarse la prueba de alcoholimetra. 4 Practicada esta prueba, se coloca un sello al respaldo de la tasa de uso con la .expresin ASOTRANSCAL, como prueba que el conductor no slo pag este servicio sino que adems hizo uso del mismo, adems se entrega el resultado. 5 Copia de este documento se le entrega al conductor, quien la debe exhibir en los .puestos de control de la empresa y a la policia de carreteras. 6 En estas condiciones, es FSICA, LGICA Y MATEMATICAMENTE IMPOSIBLE, que .un conductor inicie su respectivo viaje (despacho o salida del terminal), sin que previamente haya pagado y practicado la prueba de alcoholimetra. 7 En este orden de ideas, la informacin suministrada por el Terminal ES CORRECTA, .es decir, los despachos corresponden EXACTAMENTE a las PRUEBAS DE ALCOHOLIMETRA PAGADAS, tal como se reflejan el el sistema integrado de Informacin.

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8 Si ASOTRANSCAL reporta unas cifras inferiores a las de esta empresa, obedece a .que algunos conductores, cumplen lo estipulado en el numeral 2 es decir, PAGAN el , valor de la alcoholimetra, pero incumplen lo estipulado en el numeral 3 es deir, NO SE , PRACTICAN LA MISMA. 9 Esta situacin se presenta, porque en muchas ocaciones, no obstante estar .programada por la empresa transportadora, un despacho, el mismo no se realiza, por no existir pasajeros, pero si se paga la tasa de uso que contiene en su factura, el recaudo por concepto de alcoholimetra, como requisito previo. 10 Conforme a lo transcrito en los numerales 8 y 9 las cifras de ASOTRANSCAL, ., tambien son REALES, po tener coherencia con las PRUEBAS REALMENTE PRACTICADAS, su diferencia con las de la empresa, como se anot corresponden a los pagos de las pruebas que finalmente no son practicadas y por consiguiente no hay despachos, por la inexistencia de un requisito vital, para realizar el viaje. 11 Asi las cosas en ningn momento se presenta detrimento patrimonial para la empresa auditada.

Posicin de la Contralora Analizada la respuesta dada por la Terminal de Transportes de Manizales, a la observacin presentada por el organismo de control, es claro, tal como se manifiesta en el numeral 6 de la respuesta que es IMPOSIBLE que un conductor inicie su respectivo viaje (despacho o salida del terminal), sin que previamente haya pagado y practicado la prueba de alcoholimetra., justamente es alli en donde el organismo de control hace la observacin, puesto que todo despacho o salida del terminal debe tener pagada y practicada la prueba de alcoholimetra, ya que como se mencion en el cuadro, la Terminal de Transportes realiz 717.033 DESPACHOS, que necesariamente requirieron el pago y la prctica de la prueba de alcoholimetra, situacin que de acuerdo con la informacin de ASOTRANSCAL no se realiz en igual nmero de despachos, ya que el total de pruebas practicadas ascendi a 710.312 PRUEBAS PRACTICADAS, existiendo una diferencia de 6.721 DESPACHOS, sin la prctica de la prueba y que es confirmado con lo descrito por la Terminal de Transporte en lo expresado en el numeral 8 y que nada tiene que ver con lo manifestado en el numeral 9 como causa, toda vez que como ya se ha expresado se habla es de DESPACHOS REALIZADOS, sin que se haya considerado los despachos que no lo fueron por obvias razones.

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Es por lo anterior, que la observacin es confirmada, estructurndose un hallazgo administrativo que tiene consecuencias e impactos sobre la cantidad y los mecanismos de control utilizados por la entidad para la verificacin sobre la practica de la prueba de alcoholimetra, situacin que requiere la suscripcin de acciones de mejoramiento que eliminen la causa de la deficiencia enunciada..

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