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A U L A

P C P r o j

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ITENIZAO Um pequeno sistema pode conter um nico projeto e atender a um s objetivo. Entretanto os sistemas de mdio e grande porte tm por objetivo solucionar vrios problemas. Convm ento dividir em subsistemas ao menos por 4 razes: a) Para melhor decidir quais partes ou sub-partes devem mesmo ser realizadas. b) Para determinar qual a ordem de implementao a ser seguida. c) No caso da reduo de recursos qual parte sofrer adiamento ou cancelamento. d) Para melhor estimar os custos e benefcios. EXEMPLO - Vamos supor um sistema grande porte seja a Automatizao da Empresa de Produo at Vendas. Podemos definir contidos no sistema 5 subsistemas: 1) PPCP -Planejamento e Controle de Produo 2) Administrao de Vendas 3) Compras, Almoxarifado e Estoques 4) Informaes Gerenciais 5) Contas a Receber ou Cobrana Cada um parte dos Custos totais assim como dos Benefcios totais e ocuparo parte dos recursos totais. Notar que existem custos fixos, de trabalhos gerais (P) , tais como Definio do Problema, Custo de Anlise e outros que pertencem o projeto como um todo e no h como deixar de faze-los. Adiar ou cancelar um dos 5 subsistemas pouco afetar o custo dos trabalhos gerais. Para uma projeo de 5 anos a frente chegou-se s seguintes concluses:

PARA OS CUSTOS foi suposta a tabela abaixo:

ITEM

CUSTOS DOS SUB-SISTEMAS

Excludos os custos dos equipamentos

% DO TOTAL

1 2 3 4 5 P

PPCP ADMINISTRAO DE VENDAS COMPRAS/ALMOX/ESTOQUES INFORMAO GERENCIAL COBRANA TRABALHOS GERAIS

14% 12% 16% 12% 8% 38%

PARA OS BENEFCIOS realizou-se o seguinte estudo: Foi aceita a premissa de que os negcios da empresa aumentaro de volume e os ndices de juros cairo sistematicamente. Da: A) As curvas 1,2,4 crescero com os negcios B) A curva 3 gera um benefcio inicial nico pois o estoque depois ser controlado e reduzido. Com o aumento dos negcios a curva 3 volta a ganhar em benefcios. C) A curva 5 gera um benefcio inicial nico durante o primeiro ano dado o melhor gerenciamento de crditos e recuperao dos atrasos e inadimplncia melhor controlados. Depois a curva cai com a queda dos juros e tende a crescer pelo aumento dos negcios. Enfim pouco benefcio. D) A partir de estatsticas a serem catalogadas em 2 ou 3 anos presupe-se que a curva 4 trar os mais amplos benefcios.

QUE PARTE DO PROJETO REALIZAR O projeto como um todo pode ter bem mais benefcios que custos. Algum subsistema, porem, pode ter mais custo que benefcio. A Cobrana do exemplo poderia seguir manual ou em planilhas ao invs de compor o sistema. Poderia custar mais do que renderia. Antes da NO realizao de um sub-sistema, mesmo que o custo supere o benefcio, deve-se analisar 3 fatores fundamentais. O FATOR POLITICO: A mulher do dono tem uma butique que vem dando certo e ela acredita que o sisteminha de Cobrana que o irmo dela instalou na loja o suprasumo da eficincia e o conovenceu o marido a aproveita-lo na empresa. Como dizer no ? O FATOR TCNICO: O sub-sistema de Estoque exige um custo alto de levantamento e digitao de dados que poder acertar erros antigos e agilizar o atendimento das solicitaes (Pouco benefcio). Entretanto o restante do sistema no funciona sem esta base de dados. O FATOR ESTRATGICO Apesar de algumas partes do sistema de contabilidade poderem continuar funcionando manualmente, no seria estrategicamente eficiente deixar o setor parte com o sistema e parte sem. Apesar de os custos aumentarem e os benefcios pouco crescerem tomada esta deciso. COMO CONTINUAR NA CARENCIA DE RECURSOS Quando chega a crise de oramento o ataque nos Custos altos e nos Benefcios baixos para se decidir quem vais ter de aguardar. a) Sub-sistema 3 de custo alto apesar de bons benefcios. b) Sub-sistema 5 pouco benefcio apesar de custo baixo. c) Sub-sistema 1 vai demorar bastante a gerar benefcios. Coleta de dados estatsticos em 2,3,4 e mesmo 5 no deveriam parar, pois por um fator tcnico criariam problemas para todo o sistema.

E de um modo geral sub-sistemas que: a) Emitem relatrios mais DO QUE aqueles que captam dados. Dados podem ficar sem relatrios, relatrios obrigam a captao de dados. b) Partes procedurais (codificaes, como proceder) que so mais de um sub-sistema s DO QUE partes informativas (banco de dados) que podem servir a outros sub-sistemas. c) Partes informativas (detalhes de acertos de cobrana) com poucos relacionamentos DO QUE partes com muita utilizao (dados completos de cliente). Lembrar que descontinuidades causam aumento de custo quando os sub-sistemas ou partes, so retomadas por outros funcionrios ou pelos mesmos que j esqueceram a histria do passado. RESUMO Para ser vivel um sistema no pode ter custos que excedam os benefcios nem requer custos que ultrapassem o que existe disponvel. Os benefcios podem ser classificados em 4 grandes grupos: a) AUMENTO DE RECEITA b) REDUO DE CUSTOS NAS OPERAES c) MELHORANDO A SATISFAO DO CLIENTE (Qualidade) d) SUPRINDO UMA NOVA NECESSIDADE INEVITAVEL Enfim a prvia diviso de um sistema em sub-sistemas : o caminho mais racional para:sucesso quando esta possibilidade existe o caminho mais curto para a concluso de que a realizao de um sistema deve ser abandonada a forma mais clara e correta para se escrever a historia completa de um sistema que no futuro poderia ser mal interpretado ou confundido nas origens ou objetivos.