PROCEDIMIENTO DE VIAJES PARA CONTRATISTAS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIN DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-P-053 Elaborado 24/06/2010 Versin: 06

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la autorizacin y pago de los gastos de viaje a Contratistas, cuando estos, conforme al contrato respectivo, estuvieren a cargo de Ecopetrol y sean requeridos para el normal desarrollo del objeto contratado.

2. GLOSARIO
ALIMENTACIN: Gastos por consumo de alimentos correspondientes al desayuno, almuerzo y cena. ALOJAMIENTO: Gastos en que se incurre por concepto de estada en hoteles o establecimientos equivalentes, y que implica pernoctar en ellos. Los gastos de Alojamiento cubren la totalidad de los rubros asociados al costo de la habitacin, tales como impuestos de turismo, impuesto a las ventas, derecho al telfono, televisin y otras facilidades que suministre el establecimiento hotelero o equivalente, relacionadas con el uso directo de la habitacin. CIUDAD DESTINO: Aquella a la cual se debe desplazar el Contratista en desarrollo de actividades inherentes al objeto del contrato, y que, conforme a este, genera el reconocimiento de los gastos de viaje por parte de Ecopetrol. CIUDAD SEDE: Ciudad correspondiente al sitio principal de ejecucin del contrato. ECOPETROL S.A.: Ecopetrol. GASTOS DE VIAJE: Comprende los gastos miscelneos, transporte a terminales y pasajes. de alimentacin, alojamiento, transporte local,

MISCELNEOS: Gastos por concepto de lavandera, llamadas telefnicas personales y otros gastos menores. TRANSPORTE A TERMINALES: Gastos correspondientes al valor del transporte desde la ciudad sede hasta el aeropuerto (u otra terminal) y viceversa, as mismo, el del aeropuerto (u otra terminal) de la ciudad destino a sta y viceversa. TRANSPORTE LOCAL: Gastos correspondientes al transporte dentro de la ciudad destino.

3. CONDICIONES GENERALES
a. ECOPETROL reconocer al CONTRATISTA, cuando as se hubiere pactado de manera expresa en el contrato y su valor no hubiere sido considerado en el ofrecimiento econmico, los Gastos de Viaje correspondientes a transporte areo y terrestre, transporte a terminales, alojamiento, alimentacin, transporte local, miscelneos. b. ECOPETROL reconocer el valor del alojamiento por concepto de llegada temprana (Entindase antes de las 12 m. hora local), solamente en aquellos casos en que no exista otra opcin de itinerario posible a la ciudad destino. c. ECOPETROL reconocer los gastos por concepto de valores consulares de las visas requeridas para los viajes.

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d. ECOPETROL reconocer la incidencia salarial de los gastos de viaje en los casos expresamente pactados en el contrato, frente a los cuales el Contratista se compromete a trasladar a su trabajador la respectiva incidencia salarial y, a presentar a Ecopetrol los soportes respectivos. e. La incidencia salarial de los gastos de viaje aplica solamente para comisiones de larga estada, permanentes o continuas, de conformidad con lo establecido en el contrato. Este reconocimiento se realiza nicamente sobre los gastos de alimentacin y alojamiento.

3.1

RESPONSABILIDADES DEL GESTOR DEL CONTRATO Planear y programar en forma oportuna todas las comisiones, racionalizando su uso y adoptando criterios de austeridad, de acuerdo con lo previsto en el contrato. Autorizar en forma oportuna todas las comisiones. Verificar que los pasajes hayan sido efectivamente utilizados y correspondan al itinerario autorizado. Revisar los soportes presentados por el contratista, para acreditar el pago al trabajador de la incidencia salarial de los gastos de viaje, en los casos que aplica. Presentar informe de seguimiento de gastos de viaje al administrador por cada uno de los contratos.

3.2

RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Aprobar el reconocimiento y pago de los gastos reembolsables al contratista, por concepto de gastos de de viaje. Monitorear gastos de viaje autorizados y garantizar el adecuado uso de los recursos utilizados por ste concepto.

4. DESARROLLO 4.1 a)
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El CONTRATISTA y/ o sus trabajadores est(n) en la obligacin de viajar a la ciudad destino el mismo da en que inician las gestiones objeto de la comisin, y debe regresar el mismo da en que finalicen las gestiones objeto de la comisin. Lo anterior, siempre y cuando la disponibilidad de itinerarios lo permita. En caso de prolongacin del trmino inicial de la comisin, el Contratista debe obtener la autorizacin escrita, mediante correo electrnico o una comunicacin escrita, del Gestor del contrato o quien haga sus veces. El Contratista debe asumir los costos adicionales por cambio de los medios de transporte o de las rutas determinadas por Ecopetrol, salvo aquellos casos extraordinarios e imprevistos, debidamente justificados. El Contratista y/ o sus trabajadores se podrn hospedar en instalaciones de Ecopetrol, cuando exista disponibilidad y sea autorizado por quien fuere competente de acuerdo con el Manual de Delegaciones. Cuando la alimentacin se tome en las instalaciones de Ecopetrol (Casinos, clubes o casas de huspedes), se deber cancelar el valor de la misma al suministrador del servicio.

b)

c)

d)

e)

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f)

El Contratista debe desplazarse en la clase ms econmica disponible al momento de realizar el viaje, excepto en caso de emergencias operativas o administrativas, que requieran atencin inmediata, de lo cual se deber dejar la justificacin en la respectiva autorizacin de viaje. TARIFAS NACIONALES

4.2

Las tarifas sealadas a continuacin, corresponden a las ciudades de destino y no a la ciudad de origen. 4.2.1 Comisiones hasta 30 das Aplica para desplazamientos de poca frecuencia con duracin hasta de treinta (30) das.
TARIFA DIA CIUDADES DE DESTINO ALOJAMIENTO 45% 42% S.M.L.M.V S.M.L.M.V ALIMENTACIN 11,5% 9% S.M.L.M.V S.M.L.M.V MISCELNEOS (50%) Y TRANSPORTE (50%) 11,5% 9% S.M.L.M.V S.M.L.M.V

Bogot -Cartagena Medelln Barranquilla- Bucaramanga-Cali-MonteraPereira-San Andres-Santa Marta Armenia-Barrancabermeja-BuenaventuraCcuta-Ibague-Leticia-Manizales-Megar-NeivaPaipa-Pasto-Villavicencio-Buga-DuitamaGirardot-Riohacha-Sincelejo-Valledupar.

30%

S.M.L.M.V

8%

S.M.L.M.V

8%

S.M.L.M.V

Arauca-Cartago-Coveas-La Dorada-Popayn-Pto 21% Boyac-Tulua-Tunja-Villa de Leyva-Yopal Dems Poblaciones 17%

S.M.L.M.V S.M.L.M.V

6,5% 5%

S.M.L.M.V S.M.L.M.V

6,5% 5%

S.M.L.M.V S.M.L.M.V

Cuando no se pernocte, solo se reconocer los gastos de alimentacin y miscelneos. Las anteriores tarifas aplicaran para todos los contratos, excepto, cuando por condiciones del mercado se requiera establecer tarifas superiores. 4.2.2 Comisiones de larga estada, permanentes o continuas Aplica a comisiones superiores a 30 das y/o trabajos que requieren permanente o continuo desplazamiento, se reconocer la siguiente tarifa:
DESTINO Ciudades Principales TARIFA DIA 30% S.M.L.M.V CIUDADES Bogot- Cartagena-Medelln-Barranquilla Bucaramanga Cali Montera Pereira San Andrs, Santa Marta Armenia-Barrancabermeja, Buenaventura- Ccuta-IbaguLeticia-Manizales-Melgar- Neiva-Paipa-Pasto-Villavicencio-BugaDuitama-Girardot-Riohacha-Sincelejo, Valledupar-AraucaCartago-Coveas-La Dorada-Popayn- Pto Boyac- TuluaTunja, Villa de Leyva-Yopal

Ciudades Principales

25% S.M.L.M.V

Otras poblaciones

18% S.M.L.M.V

Dems poblaciones 3/7

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Cuando no se pernocte, solo se reconocer el 30% de la tarifa del da. La tarifa da est compuesta por 60% alojamiento, 20% alimentacin, 10% transporte local y 10% miscelneos. 4.2.3 Transporte a Terminales (Aeropuerto-hotel o viceversa)
CIUDAD Medelln: Aeropuerto Jos Mara Crdoba Aeropuerto Olaya Herrera Cali Bogot Bucaramanga, Cartagena Instituto Colombiano de Petrleo (Legalizar mediante soporte) Barranquilla, Armenia, Santa Marta, Pasto Ibagu, Barrancabermeja, Centro, Villavicencio Ccuta, Magangu, Manizales, Montera, San Andrs, Tumaco Dems poblaciones TARIFA $ 55.000 17.000 45.000 23.000 28.000 34.000 19.000 13.000 12.000 10.000

La tarifa de transporte a los terminales terrestres, frreos y fluviales ser la misma, con excepcin de los terminales de Medelln, Bucaramanga y Cali, pues en estos se aplicar la tarifa de $ 14.000. El transporte a terminales en el exterior o renta de autos se reconocer contra la presentacin de facturas. 4.3. TARIFAS AL EXTERIOR

Las tarifas indicadas sealadas a continuacin corresponden a las ciudades de destino y no a la ciudad de origen

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CIUDAD DE DESTINO CONTINENTE O PAS New York Washington Chicago Boston, Miami ESTADOS UNIDOS Houston San Antonio, Texas, Dallas, Los ngeles, Atlanta, Denver, San Diego, Orlando, Las Vegas Tulsa, New Orleans, Oklahoma Otras Ciudades EUROPA, AFRICA, Paris, Amsterdam, Madrid, RijswijkHolanda, Londres, Roma, Tokio ASIA Y OCEANIA Otras Ciudades Rio de Janeiro Caracas, Sao Pablo, Santiago de Chile Buenos Aires SURAMERICA Lima - Colombia Belo Horizonte Quito, Maracaibo Asuncin Otras Ciudades CANADA Calgary, Toronto Otras Ciudades Veracruz, Monterrey CENTRO AMERICA Mxico D.F Y EL CARIBE Costa Rica, Guatemala Otras Ciudades Panam

TARIFA DIARIA EN DOLARES ESTADOUNIDENSES Tarifa Mxima Tarifa Mxima Tarifa Mxima (Miscelneos y alojamiento Alimentacin transporte local 320 260 250 220 210 90 90 90 90 90 40 30 30 30 30

200 190 180

90 90 90

30 30 30

280 270 350 240 230 220 220 210 180 170 210 190 260 230 200 190 180

120 110 80 80 80 80 80 80 80 80 90 90 90 90 90 90 90

50 50 30 30 40 40 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

4.4.

RECONOCIMIENTO, LEGALIZACIN Y APROBACIN DE GASTOS DE VIAJE

La aprobacin de los gastos de viaje se registrar en los informes de gestin de contratos y se liquidar lo correspondiente en las actas de pago parcial. 4.4.1. Soporte de gastos Cuando estuvieren a cargo de Ecopetrol, los gastos de viaje se reconocern como gastos reembolsables, para lo cual se aplicar el Procedimiento para el manejo contable de gastos reembolsables. Para la legalizacin de los gastos de viaje, el Contratista deber presentar los siguientes soportes ante el gestor del contrato:

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Para el reembolso de los gastos de viaje, el Contratista debe presentar certificacin que acredite que realiz operaciones por cuenta y en inters de Ecopetrol (Ver formato de certificacin de gastos, ECP-DAB-F-257), facturas de pasajes areos y/o terrestres, factura de alojamiento. Las tarifas de alojamiento indicadas en el numeral 4.2.1 son el valor mximo que se reconocer a los contratistas, previa presentacin de la factura y trmite del formato de certificacin de gastos. Los gastos de alimentacin, transporte local, miscelneos y transporte a terminales, se reconocern de acuerdo con las tarifas establecidas, es decir sin presentacin de factura por estos servicios. Para los viajes a dems poblaciones del numeral 4.2.1 se deber presentar factura de pasajes areos o terrestres. Los gastos de alojamiento, alimentacin, transporte local, miscelneos y Transporte a Terminales, se reconocern de acuerdo con las tarifas establecidas, sin presentacin de facturas por concepto de estos servicios. Los gastos de viaje al exterior se reconocern en pesos colombianos, de acuerdo con la TRM del da que inicia la comisin, o en dlares cuando el proveedor o Contratista no tenga domicilio en Colombia. Para el pago del reembolso, el gestor del contrato tramitar una autorizacin de pago mediante el formato de autorizacin de pagos de gastos reembolsables (Ver formato ECP-DAB-F-256), a la cual adjuntar la certificacin de gastos. Para dicho tramit de deber contar con un CDP y CRP tipo FI.

5.

CONTINGENCIAS No Aplica.

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RELACIN DE VERSIONES
Versin 01 02 03 04 05 Fecha 18/04/2007 09/07/2007 04/11/2008 30/03/2009 30/04/2010 Cambios Emisin del documento Especificar el reconocimiento del 5% adicional como gastos de administracin, numeral 7.1 aclarar la no presentacin de soportes de alojamiento para otras poblaciones y el uso de hoteles autorizados. Actualizacin de las tarifas que aplican para el pago de Gastos de Viaje de CONTRATISTAS. Inclusin de temas de larga estada, gastos reembolsables y viajes al exterior. Reconocimiento de Gasto de Viaje como gastos reembolsables, tarifas para extranjeros con destino Colombia, Gastos de Viajes Permanentes-incidencia salarial. Se incluye la tarifa de viaje a Yopal. Aclaracin de los porcentajes en las tarifas de alimentacin, miscelneos y transporte local en las Comisiones hasta 30 das. Actualizacin de las tarifas entre terminales. Aclaracin de cuando aplica las Comisiones hasta 30 das y las Comisiones de larga estada, permanentes o continuas. Aclaracin sobre la incidencia salarial de los Gastos de Viaje. Actualizacin del tipo documental de Reglamento a Procedimiento por Procedimiento para la Elaboracin y Control de Documento. No se reconocer la administracin de los gastos reembolsables, segn directriz Presidencial del 08 de junio de 2010, por tal razn se elimina de este documento el porcentaje de administracin de gastos reembolsables.

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