ndice

Concepto e importancia de la organizacin. ................................................................................. 2 Principios de la organizacin. ........................................................................................................ 3 Sistemas de organizacin. ............................................................................................................. 4 Organizacin formal. ................................................................................................................. 4 Organizacin informal. .............................................................................................................. 4 Proceso de organizacin. .............................................................................................................. 4 Divisin del trabajo. .................................................................................................................. 4 Jerarquizacin. ...................................................................................................................... 4 Departamentalizacin. .......................................................................................................... 5 Descripcin de funciones, actividades y obligaciones. ............................................................. 7 Tcnicas de organizacin. ............................................................................................................. 7 Organigramas: ........................................................................................................................... 7 Diagrama de flujo. ..................................................................................................................... 9 Tipos de diagrama de flujo. ................................................................................................... 9 Anlisis de puestos. ................................................................................................................. 10 Manuales. ................................................................................................................................ 10 Tipos de manuales............................................................................................................... 10 Importancia. ........................................................................................................................ 11 Tipologa de la organizacin. ....................................................................................................... 11 Organizacin lineal o militar. .................................................................................................. 11 Organizacin funcional o de Taylor. ........................................................................................ 11 Organizacin lineo funcional. ............................................................................................... 11 Organizacin de estaf. ............................................................................................................. 11 Organizacin por comits. ...................................................................................................... 11 Organizacin matricial............................................................................................................. 12

Concepto e importancia de la organizacin.

La definicin de organizacin puede variar de autor a autor, cabe mencionar que deben existir ciertos conceptos claves para hacer que la definicin sea correcta. A continuacin se presentan tres distintas definiciones de tres autores, resaltando los conceptos claves: Eugenio Sisto Velasco: organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad, jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir. Joseph L. Massie: la estructura y la asociacin por la cual un grupo cooperativo de seres humano, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. Harold Koontz y Cyril ODonnell: organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical de la empresa. En base a estos conceptos se puede crear un concepto propio, he aqu el nuestro: Es agrupar y darle un orden, tanto a las funciones que se necesitan realizar, como a los grupos de trabajo, designar jerarquas, responsabilidades y autoridades encargadas de coordinar e integrar las actividades con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. Importancia. 1. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes y consecuentemente, se necesitan hacer cambios en la organizacin. 2. A travs de este medio se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos. 4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, entendiendo por duplicidad que dos personas realicen la misma tarea, al delimitar funciones y actividades.

Principios de la organizacin.
Existen nueve principios que nos ayudan a establecer una organizacin racional, estos estn sumamente relacionados y son: 1. Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve realmente para alcanzar los objetivos. 2. Especializacin: El trabajo se realizar ms fcilmente si se subdividen en actividades claramente delimitadas y relacionadas. Mientras ms especfico y menor sea el campo de accin del individuo, mayor ser su eficiencia. 3. Jerarqua: Debe hacer una lnea de autoridad, del escaln ms alto al escaln ms bajo de la organizacin. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar. 4. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grupo de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad, es decir, no se puede asignar una responsabilidad si no se asigna el grado proporcional de autoridad para llevarla a cabo y no se puede conferir autoridad sin la responsabilidad de hacerse cargo de sus acciones. 5. Unidad de mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y de decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe y los subordinados no debern reportar a ms de un superior. 6. Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito, sin embargo no deben ser tan detalladas. 7. Amplitud de tramo o control: Debe de haber un nmero lmite de subordinados que reportan a un ejecutivo para que este pueda realizar sus funciones de manera eficiente. 8. De la coordinacin: El administrador debe de buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencias puede ocasionar serios problemas, en otras palabras, que todos los departamentos operen de manera correcta. 9. Continuidad: Una vez que se han establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Sistemas de organizacin.
Organizacin formal.
Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.

Organizacin informal.
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal.

Proceso de organizacin.
El proceso de organizacin consta de dos etapas: divisin del trabajo y coordinacin. A su vez, dentro de la divisin del trabajo encontramos los pasos de jerarquizacin, departamentalizacin y descripcin de funciones.

Divisin del trabajo.

Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzos, lo que da lugar a la especializacin y el perfeccionamiento en el trabajo.
Jerarquizacin.

Desde el punto de vista administrativo, es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerrquicos dependen del grado de autoridad y responsabilidad, no de la funcin que se realiza. Existen dos reglas fundamentales para establecer una correcta jerarquizacin: 1. Los niveles jerrquicos establecidos deben ser los mnimos e indispensables.
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2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel.

Departamentalizacin.

Se puede definir como la divisin y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia: 1. Listar todas las funciones. 2. Clasificarlas 3. Agruparlas segn su orden jerrquico. 4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos. 5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin entre las funciones y los puestos. 6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. 7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento deben relacionarse con el tamao y las necesidades de la empresa.
Tipos de departamentalizacin.

De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalizacin, los ms comunes son: Funcional: Este tipo de departamentalizacin consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales para lograr la especializacin y con ello una mayor eficiencia del personal.

Finanzas

Contabilidad

Tesorera

Presupuestos

Por productos: Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin de diversas lneas de productos. Se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre s.
Farmacuticos

Produccin

Qumicos

Colorantes 5

Geogrfica o por territorios: Este otro tipo de departamentalizacin consiste en agrupar las actividades con respecto al rea de donde se ejecutar el trabajo o el rea de mercado que cubrir la empresa. La caracterstica primordial de este tipo de departamentalizacin es que es utilizado por compaas que cubren grandes reas geogrficas y cuyos mercados son extensos.
Ventas regionales

Bajo

Sureste

Norte

Clientes: Se basa en la diferenciacin y la agrupacin de las actividades de acuerdo con el tipo de personas o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Su caracterstica primordial es que se preocupa fundamentalmente por el cliente o consumidor, ya que divide las unidades organizacionales de modo que pueda servir a un cliente especfico.

Ventas de ropa

Caballeros

Junior

Dama

nios

Por proceso o equipos: Se basa en agrupar las actividades segn el rea productiva o de operacin que realice en la empresa, la departamentalizacin por procesos y objetivos va muy de la mano con la tecnologa, esto es quizs una de sus principales caractersticas, adems de que es comn en las empresas manufactureras.

Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones tcnicas o econmicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo.

Descripcin de funciones, actividades y obligaciones.

Es la ltima etapa de la divisin del trabajo y consiste en la recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo. Se realiza primordialmente a travs de las tcnicas de descripcin de puestos y de la carta de distribucin del trabajo o cuadro de distribucin de actividades. Coordinacin. Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Consiste en lograr que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad y se sincronicen. La eficacia de cualquier sistema organizacional estar en relacin directa con la coordinacin.

Tcnicas de organizacin.
Organigramas:
El organigrama se define como la descripcin grafica de la estructura de una empresa en trminos de reas funcionales que la componen, sus direcciones, gerencia, jefatura etc. Dependientes. Muestran las jerarquas y las relaciones de autorrealizacin y comunicacin de cada uno de los puestos de la empresa.

Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma." Segn el concepto de organigrama, este muestra: los niveles y los estratos jerrquicos, los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin, las unidades de categora especial. El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones pblicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros. Organigrama vertical Organigrama horizontal

Organigrama circular

Organigrama mixto

Diagrama de flujo.
Los diagramas de procedimientos o de flujo son empleados en muchos campos para mostrar los procedimientos detallados que se deben seguir al realizar una tarea, como lo es el proceso de fabricacin, ya que su forma nos ayuda a la buena resolucin de problemas. Estos diagramas utilizan smbolos con significados definidos que representan los pasos del y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso. Simbologa y significado: * valo o Elipse: Inicio y trmino (Abre y/o cierra el diagrama). * Rectngulo: Actividad (Representa la ejecucin de una o ms actividades o procedimientos). *Rombo: Decisin (Formula una pregunta o cuestin). * Crculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento). * Tringulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). * Tringulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Tipos de diagrama de flujo.

Formato vertical: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, an para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Anlisis de puestos.
Es la Tcnica en la que se detallan pormenorizadamente las labores que se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto); Incluye tambin la descripcin de las caractersticas, los conocimientos, y las aptitudes que debe poseer el personal que lo desempea. El anlisis de puestos contiene: Descripcin del Puesto. (Instrumental y Jerarqua.) Descripcin Genrica. (Funcin del puesto) Descripcin Especfica. (Responsabilidades, actividades, funciones) Especificacin del Puesto. (Escolaridad, requisitos fsicos, legales y mentales, responsabilidad, etc.) Importancia del anlisis de puestos: Mejorar los sistemas de trabajo. Delimitar funciones y responsabilidades. Evitar fugas de autoridad y responsabilidad. Fundamentar programas de entrenamiento. Retribuir adecuadamente al personal. Mejorar la seleccin del personal.

Manuales.
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica informacin acerca de la organizacin de la empresa.

Tipos de manuales.

De polticas Departamentales De bienvenida De organizacin De procedimientos De contenido mltiple De puestos Entre otros.

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Importancia.

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimita actividades, responsabilidades y funciones. Aumenta la eficiencia de los empleados, ya que indica lo que se debe hacer, y como se debe hacer. Son una fuente de informacin, pues muestra la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evita la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Tipologa de la organizacin.
Organizacin lineal o militar.
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Organizacin funcional o de Taylor.

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero posible de funciones.

Organizacin lineo funcional.

En esta se combinan los dos tipos de organizacin anteriores, conserva de cada una: a) De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmite a travs de un solo jefe para cada funcin en especial. b) De la funcional, la especialidad de cada actividad en una funcin.

Organizacin de estaf.
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacin extra y de asesora a los departamentos de lnea. Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder para imponer sus decisiones.

Organizacin por comits.

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen y se comprometen para discutir y decidir en comn los problemas que se les encomiendan.
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Organizacin matricial.
Tambin conocida como organizacin de matriz, de parrilla, de proyecto o administracin de productos. Consiste en combinar la departamentalizacin por proyecto con la de funciones. De esta manera existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes del departamento, con una sobreposicin de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto. Se distingue de otros tipos de organizacin en que abandona el principio de la unidad de mando en favor del sistema de mando mltiple o de dos jefes.

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