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Servicios e implementacin ERP

EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS DE ERP. IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIN

Material elaborado por: Hugo Benito Ruiz Anchando hruiz@celestica.com Introduccin Preparativos a la Implementacin. Caractersticas de un desarrollo de implementacin Costo beneficio Conclusiones Referencias

Histricamente, las compaas han creado islas de informacin, varios sistemas que operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas diferentes estn integrados entre s y algunas veces no. En ocasiones estn fuertemente enlazados y en otra no tienen ligas fuertes. Todos estos sistemas que en su mayora son independientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de hacerlo, la mayora de las veces en una forma redundante, es mayor que el de implementar otro sistema nuevo. La mayora de las compaas fracasan al implementar los sistemas de ERP porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece propiamente, en otras ocasiones se van con tendencias de la industria y tratan de implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de sus necesidades.

Palabras Clave: ERP, productividad, integracin, Inteligencia de Negocios, Planeacin, Sistemas de Informacin.

1. Introduccin

El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en ingls, integra todos los procesos

relevantes de una empresa con los mdulos y metodologas con el mejor sistema de gestin empresarial. Todas las transacciones quedan registradas desde su origen en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en lnea toda la informacin relevante para administrar el negocio. Entre los principales beneficios que se pueden alcanzar con la implementacin de un sistema ERP existen: Control de la operacin, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparacin para e-business, diferenciacin Un sistema de ERP es un sistema de informacin integral que soporta los procesos y la administracin de recursos de una organizacin. El sistema consta de varias aplicaciones cuya integracin soporta la administracin de la cadena de suministro y las operaciones del da a da.

2. Preparativos a la Implementacin.

Un proyecto de implementacin de un sistema de ERP es usualmente largo y complejo ya que envuelve la implementacin de un nuevo sistema de informacin, junto con el rediseo de los esquemas de trabajo. En la mayora de los casos es el proyecto de tecnologas de informacin ms grande y trascendente jams implementado en la organizacin. El proyecto es por definicin de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo y una programacin reducida de tiempo. En este proyecto es indispensable un acoplamiento mutuo tanto del sistema a la organizacin como de la organizacin al sistema. Un estudio en Israel encontr que diferentes compaas de manufactura ganaron beneficios diferentes tambin de las otras empresas en la implementacin del mismo sistema de ERP [1]. La mayora de las implementaciones fueron adiciones al sistema actuales o expansiones a mdulos actuales para soportar otras funciones o tareas que fueran nicas para esa empresa. Una organizacin que pueda usar una bien estructurada y definida metodologa para la implementacin de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de seleccin hasta la etapa de operacin, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementacin sea un xito.

3. Caractersticas de un desarrollo de implementacin

Algunos de los caractersticas que son visibles en la organizacin cuando se va a implantar un ERP metdicamente son: a). Complejidad. El ms simple de los sistemas incluye una aplicacin que pueda ser operada independientemente de las otras aplicaciones organizacionales o que tenga una interfase altamente amigable para el usuario. Un sistema de alta complejidad incluye muchas aplicaciones que estn internamente enlazadas y a su vez enlazadas con otros sistemas en la organizacin. Usualmente la dificultad en esos sistemas es mantener la integridad de esos enlaces. Un sistema de ERP es unos de los sistemas ms complejos en la actualidad dentro

de la categora de sistemas de informacin. Incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciacin entre estas aplicaciones es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas ms importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema, para poder hacer que toda la implementacin gire en torno a estos lmites previamente definidos. b). Flexibilidad. Es particularmente importante a la estrategia del sistema porque la organizacin est interesada (al mayor grado posible) en la implementacin a la medida de la empresa para poder aprovechar y crear ventajas competitivas c). Alcance de la aplicacin. En la implementacin de un nuevo sistema que pretende ofrecen una solucin nica que incluya todas las reas de la compaa, se requiere que la alta administracin este 100% involucrada, ya que hay problemas muy comunes que se pueden aparecer [2] d). Infraestructura tecnolgica. Un sistema de ERP esta basado en tecnologa avanzada. En la mayora de las empresas, el movimiento al nuevo sistema requiere remplazar la infraestructura existente. Esta actividad incrementa en un grado considerable el riesgo del proyecto ya que envuelve una importante inyeccin de capital adicional, habilidades del especializacin y en algunos casos la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementacin. Por ello esta posibilidad debe ser considerada en el comienzo mismo del proyecto. e). Cambios en los procesos organizacionales. La implementacin del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la informacin. Por naturaleza introducir cambios es un proceso polticamente difcil que puede dispara la resistencia de grupos o personas conservadoras, por ello, se deben incluir una vez tomada la decisin de la implementacin, una campaa de publicidad para dar a conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho de la compaa. f). Intensidad de la relacin con el proveedor del sistema. Lo cual puede variar dependiendo del tamao del sistema que se esta implementando. Pero de cualquier manera, dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa implementacin del sistema, la relacin con el diseador del paquete se vuelve muy intensa. El xito del proyecto es altamente dependiente de que esta sea una buena relacin. Otro factor que sale a relucir durante la implementacin es el grado de experiencia del proveedor con empresas similares. Tener un alto grado de dependencia con un proveedor de software puede incrementar el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que tratemos con una empresa financieramente estable. g). Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante [8] adems que el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el xito del sistema.

4. Costo beneficio

La implementacin exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del proceso este sistema de soporte a las decisiones de negocio. [2] El xito a largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementacin de un plan de aseguramiento de calidad, o un plan de optimizacin posterior a la implementacin. Para obtener beneficios completos, sinergia operacional y un retorno de inversin ptimo del sistema, la organizacin debe ver mas all de la utilizacin del sistema y enfocarse en mejorar el desempeo. Desempeo incremental es de particular importancia en la economa actual. Optimizacin es el siguiente paso despus de una implementacin exitosa, midiendo cuidadosamente el retorno de inversin y acelerando la curva de aprendizaje. La optimizacin trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementacin del proyecto o estaban fuera del alcance, como expansin del software implementado, hardware para esficientar los procesos existentes, etc. La optimizacin debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la propia implementacin. Como regla, debemos seguir una metodologa documentada, que tenga detalles del proyecto, as como fechas compromiso y dueos de las tareas. Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimizacin. Para ello tambin se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio. El proceso de la optimizacin es una herramienta para mostrar los beneficios del la implementacin del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al final del da, el xito de la implementacin del sistema est definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no es un sinnimo de fracaso del sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de mejora continua. La decisin de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementacin de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administracin para cambiar la manera tradicional como opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP integral e implementar exitosamente toda la inversin asociada con el mismo pueden aprovechar an ms las ventajas y colocarse adelante de las dems, creando una ventaja competitiva

5. Conclusiones.

El procedimiento de implementacin cuenta con 6 etapas las cuales son: definicin, entrenamiento, modelacin, configuracin, puesta en vivo y refinacin. En la definicin se hacen tareas como anlisis de requerimientos y alcance inicial, firma de contrato y estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitacin de lderes de proyecto para las aplicaciones funcionales y tcnicas de software. La etapa de modelacin anlisis de la situacin actual de la compaa y la definicin de la etapa nueva de trabajo. La configuracin se encarga de la instalacin del software de acuerdo al modelo de trabajo y realizar pruebas. La puesta en vivo se encarga de la revisin del ambiente final y carga de la informacin inicial. Por ltimo la refinacin se encarga de mejora continua de procesos y entrenamiento

peridico a usuarios finales. Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que las empresas importantes han ido creciendo con el paso de los anos, han ido adquiriendo compaas diversas que manejan pequeos sistemas transaccionales unidos por otro ERP, en muchos casos diseado especialmente a las necesidades de cada compaa o en muchas otras adquirido como un producto comercial. El primer paso crucial en la implementacin de un sistemas de ERP, es el de escoger que es lo que la empresa debe usar, basado en las necesidades de la misma, es decir, podemos caer en el error de querer usar un sistema muy sofisticado para una pequea empresa que ni siquiera recuperar la inversin; o por otro lado, podemos caer en el error de al no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de nuestra compaa, escoger un sistemas que quede corto con nuestra necesidades y que despus sea necesario hacer crecer o modificar y en el peor de los casos eliminar de nuestra compaa para implementar uno nuevo. El nombre del juego se llama costo beneficio. Los sistemas en s no sirven sin un propsito, y el enterprise resource planning no es la excepcin. Si el sistema que queramos implementar no tiene una justificacin de un considerable retorno de la inversin, difcilmente ser aceptado por la alta direccin. Por ello se seleccion este tema, porque la implementacin de los sistemas de ERP es uno de los retos ms interesantes de una compaa; el cual bien manejado e implementado puede significar el total xito en la misma.

6. Referencias.

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Material Elaborado por: Hugo Benito Ruiz Anchondo hruiz@celestica.com

Publicado en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/erphbra.htm