Desarrollo de la Gua "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin.

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Punto 1. "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

En que consiste la norma ISO 9001?

La norma ISO 9001 elaborada por el comit tcnico ISO/TC 176 ISO Organizacin Internacional para la Estandarizacin y especifica los requisitos para un sistema de gestin de la calidad que pueden utilizarse para su aplicacin interna por las organizaciones, para certificacin o con fines contractuales. Requisitos: Definir y determinar procesos necesarios para el sistema Gestin de Calidad Puntos clave: Responsabilidad direccin y satisfacer la necesidad del cliente. Gestin de recursos: Mantener la gestin de calidad para alcanzar metas enfocadas a la satisfaccin de los clientes. Realizar del producto: Determinar la calidad Direccin y Productiva Registrado para la consulta (Externa o Interna) Comunicacin cliente Llevar a cabo la retroalimentacin con el cliente Compras Compras o organizacin deber establecer criterio de alta calidad Produccin y prestacin del servicio

 Controlar produccin y prestacin del servicio u un requisito deber controlar el producto. Medicin Anlisis y Mejora Es realizar un seguimiento de la informacin sobre la percepcin del cliente y mejorar la calidad. Principios Bsicos Atencin satisfactoriamente del cliente Liderazgo y compromiso Procesos

Enfoque Basado en Procesos. ?

La norma ISO 9001-2088 promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos mediante la implementacin de un modelo de mejora continua (Eficacia) orientado a la bsqueda del cumplimiento de los requisitos del cliente. El modelo de gestin basado en procesos garantiza que toda la organizacin comprende y da cumplimiento a los requisitos del cliente; identifica la capacidad para trabajar procesos que aporten valor a la produccin o servicio; trabajan bajo el esquema de indicadores de desempeo que demuestren la eficacia de los procesos y la demuestran la implementacin permanente de la mejora continua.

Punto 2. "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

Proceso
Con junto de actividades mutuamente relacionadas las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Tipos de procesos Proceso Claves-Soporte: Son actividades propias de la empresa Procesos estratgicos: Son utilizadas por la empresa para definir objetivos. Proceso de apoyo: Son recursos para que el proceso clave sea realizado. Procesos Crticos: Son niveles de calidad de la empresa en donde dependen de su desarrollo Metodologa Entrevista Encuestas Observacin directa Lectura bibliogrfica

Punto 3.

PROCESOS CRITICOS:

Los procesos crticos, es decir, aquellos que por su estado actual o predecible, es conveniente prestarles una atencin particular, hasta que se normalicen o estabilicen. Tambin son procesos crticos, los que por su propia naturaleza o por su dependencia de recursos, medios tcnicos u operativa, deben ser considerados como tales. Este tipo de procesos inciden de forma directa en los resultados que alcanza la organizacin, como son: 1. 2. 3. 4. La atencin al ciudadano Formacin del personal Planificacin estratgica Planificacin de la calidad.

Los procesos crticos se caracterizan por alguno de los siguientes aspectos: Tienen un elevado riesgo tcnico, tecnolgico o dependen de personal muy especializado. Presentan resultados que no satisfacen las necesidades y expectativas delos clientes. Dan lugar, reiteradamente o de manera ocasional, a incidencias conocidas, resultados errneos o fuera de los lmites predefinidos, lo que significa que no hay un control riguroso sobre el proceso

METODOLOGIAS PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS

A. La organizacin para el mejoramiento (establecer el liderazgo, compromiso y comprensin). B. La comprensin del proceso (estudiar el actual proceso y sus finalidades). -Modernizacin (Mejorar la eficiencia, efectividad y adaptabilidad del proceso). C. Las mediciones y Controles (Establecer la retroalimentacin). D. -El mejoramiento contino (Revisar, evaluar, calificar y hacer "benchmarking")

LA MEJORA SEGN LA NORMA I.S.O 9004-4 La ISO en su norma 8402 establece la mejora como: " Las acciones emprendida en toda la organizacin para aumentar la eficiencia de las actividades y los procesos con el fin de aportar ventajas adicionales tanto a la organizacin como a sus clientes

1. Participacin de toda la organizacin. Cuando una organizacin est adecuadamente motivada y dirigida hacia el mejoramiento de la calidad, un nmero de proyectos y actividades para el mejoramiento de la calidad de variada complejidad sern realizados e implementados continuamente por todos sus miembros y niveles de la organizacin. Estos proyectos y actividades se convertirn en parte normal del trabajo de cada cual y variarn desde lo que necesitan equipos funcionales o de direccin hasta los seleccionados e implementados por miembros individuales o equipos. Un proyecto o una actividad para el mejoramiento de la calidad comienzan generalmente con el reconocimiento de una oportunidad de mejoramiento 2. Inicio de los proyectos o las actividades para el mejoramiento de la calidad. Todos los miembros de la organizacin participan en el inicio de proyectos o actividades para el mejoramiento de la calidad. Debern ser claramente definidos y demostrados la necesidad, el alcance y la importancia de los proyectos o actividades para el mejoramiento de la calidad. La definicin debe incluir la retroalimentacin y la historia pertinente, las prdidas asociadas a la calidad y su estado actual, expresados en trminos numricos especficos, si es posible. Se deber designar a una persona o a un equipo, sin exceptuar al jefe mismo, para emprender el proyecto o la actividad. Es necesario establecer un programa de accin y destinar los recursos necesarios a la actividad. Se dispondr la revisin peridica del alcance, el programa, la asignacin de recursos y los progresos.

3. Investigacin de posibles causas. El propsito de este paso es aumentar la compresin de la naturaleza del proceso que se va a mejorar, mediante la recopilacin, validacin y anlisis de los datos. Es importante realizar la investigacin de posibles causas con la mayor objetividad posible y sin especulacin acerca de cules podran ser las causas o las acciones preventivas o correctivas. Las decisiones estarn basadas solo en los Hechos. 4. Establecimiento de relaciones de causa y efecto: Se analizaran los datos para comprender la naturaleza del proceso que se va a mejorar y para formular la posible relacin causa - efecto. Es fundamental diferenciar la coincidencia y las relaciones causa efecto. 5. Adopcin de acciones preventivas o correctivas. Una vez establecidas las relaciones causa - efecto, deben desarrollarse y evaluarse propuestas alternativas de acciones preventivas o correctivas para el examen de las causas. La implementacin exitosa depende de la cooperacin de todos los implicados. Se logra el mejoramiento de la calidad mediante la adopcin de acciones preventivas o correctivas en el proceso para producir salidas ms satisfactorias y/o reducir la frecuencia de salidas insatisfactorias. Si se confa solamente en la correccin de las salidas del proceso por medio de las reparaciones, las relaboraciones o las clasificaciones, se dar un carcter perpetuo a las prdidas relativas a la calidad. 6. Confirmacin del mejoramiento. Despus de la implementacin de acciones preventivas o correctivas, deben recopilarse y analizarse los datos apropiados para confirmar que un mejoramiento ha tenido lugar. Estos datos confirmatorios deben recopilarse sobre la misma base que los datos tomados para investigar y establecer las relaciones causa - efecto. Tambin es necesario investigar los efectos secundarios, deseables o no, que hayan podido ser introducidos. 7. Mantener las ganancias. Despus de la confirmacin del mejoramiento de la calidad, es necesario mantenerlo. Esto implica normalmente un cambio de las especificaciones y/o los procedimientos y las prcticas operativas o administrativos, la educacin y el entrenamiento necesario y la seguridad de que los cambios en cuestin se hayan convertido en parte integral del contenido de trabajo de toda persona participante. Luego es necesario un control del proceso mejorado en su nuevo nivel de funcionamiento.

8. Continuar el mejoramiento. Si se obtiene el mejoramiento deseado, se debe seleccionar e implementar nuevos proyectos de actividades para el mejoramiento de la calidad. Teniendo en cuenta que siempre es posible lograr mejoras adicionales, puede repetirse un proyecto o una actividad de mejoramiento de la calidad, sobre la base de nuevos objetivos. Se recomienda el establecimiento de prioridades y la asignacin de lmites de tiempo para cada proyecto o actividad de mejoramiento de la calidad, sin que esto represente limitantes para la efectividad de las actividades de mejoramiento

Punto 4. DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESS MODELING. Guia: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

1). Propsito del programa. Software donde se pueden graficar los procesos de la empresa y se pueden documentar con el fin poder entender el funcionamiento de la misma BPMN es sinnimo de Business Process Modeling Notation. Se trata de una herramienta que le ayuda a realizar Bussines Proccess Model (modelo de proceso de negocio), proporcionando un conjunto de notaciones grficas diseadas especficamente para la visualizacin de procesos de negocio. Ayuda a revisar sus procesos de negocio para identificar las formas en que se pueden mejorar. Esencialmente, BPMN habla un idioma universal para todas las empresas, analistas de negocios, empresarios, actores empresariales para comprender, documentar y analizar los procesos de negocio. El principal objetivo de BPMN es proveer una notacin estndar que sea fcilmente legible y entendible por parte de todos los involucrados e interesados del negocio (stakeholders): los analistas de negocio (quienes definen y redefinen los procesos), los desarrolladores tcnicos (responsables de implementar los procesos) y los gerentes y administradores del negocio (quienes monitorizan y gestionan los procesos) BPMN logra principalmente lo siguiente: Visualizacin de procesos - Presenta un proceso de negocio en forma grfica, lo cual es mucho mejor que la representacin textual.

Documentacin - No slo para describir las actividades de negocio en detalle, pero tambin para especificar las propiedades especficas de los procesos, como las reglas IO de tarea o de la condicin de caminar a travs de un flujo. Comunicacin - BPMN proporciona un sencillo conjunto de notaciones que es bastante simple para cualquier persona para leer y entender un proceso de negocio. Las ideas pueden ser fcilmente compartidas y discutidas durante las reuniones o conversaciones telefnicas. 2.) Aportes al aprendizaje Anlisis de proceso - Darse cuenta de cmo una operacin de hacer negocios y analizar la colaboracin entre las partes, ver cmo trabajan juntos para llegar a un resultado de negocio. La planificacin de procesos - Darse cuenta de que procesos son obsoletos y deben ser remplazados La mejora de procesos - Estudiar la asignacin de actividades y rutas de los flujos de identificar cuellos de botella y los gastos generales de comunicacin, para buscar mejoras. Simulacin de procesos - Simular la ejecucin del proceso para estimar el tipo y la cantidad de recursos necesarios para completar un proceso, con respecto a los diferentes escenarios. Ejecucin de procesos - Ejecutar BPMN en el motor de flujo de trabajo sin necesidad de programacin. Mediante diagramas muy simples con un conjunto muy pequeo de elementos grficos. Con esto se busca que para los usuarios del negocio y los desarrolladores tcnicos sea fcil entender el flujo y el proceso 3). programas en el mercado http://www.bpm.com.mx/

Punto 5.

"Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

1. Que es un Mapa de Procesos y cules son sus utilidades. Un mapa de procesos es una descripcin ilustrada que permite visualizar un proceso entero e identificar reas de fortalezas y debilidades. Ayuda a reducir la duracin y defectos de ciclo mientras que reconoce el valor de contribuciones individuales. El mapa de procesos ofrece una visin general del sistema de gestin. En l se representan los procesos que componen el sistema as como sus relaciones principales. Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. Graficar un proceso nos da la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada una de sus partes, esto nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas lo cual facilita el trabajo de correccin y mejoramiento.

2.

3.

Que permite identificar los Mapas de Procesos. Hay distintos tipos de mapas de procesos, para reconocerlos podemos basarnos es esta clasificacin comparndolos a fin de identificar: Procesos para la Gestin de la Organizacin: Estos incluyen procesos relativos a la planificacin estratgica, establecimiento de Polticas, fijacin de objetivos, proveedor comunicacin, asegurar disponibilidad de los recursos requeridos y la revisin por la direccin. Procesos para la Gestin de Recursos: Estos incluye todos aquellos procesos necesitados para gestin de apoyo, realizacin y medicin. Procesos de Realizacin: Estos incluyen todos los procesos que proveen las salidas intencionadas de la organizacin. Procesos de medicin, anlisis y mejora: Estos incluyen procesos para medir y obtener datos sobre el anlisis del desempeo y mejora de la efectividad y eficiencia. Estos pueden incluir la medicin, seguimiento y procesos de auditoria, acciones correctivas y preventivas

4.

Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos.

Cuando es necesario conocer en detalle el proceso y cada una de sus fases ya sea para determinar una falla o efectuar ajustes de optimizacin.

5.

Cules son las dos alternativas que existen para representar un proceso y Explquelas. Mapa de procesos cruzados: Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfrmalos en el resultado final. Par eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama: Flujo-Grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de smbolos un anlisis complejo pues nos permite representar todos los paso y elementos que intervienen en el mismo.

6.

Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafquelos. Mapa funcional: Es la organizacin de los procesos de la empresa paso a paso para saber cules actividades cruzan el lmite de una unida a otra. Lnea de tiempo: Tambin llamado mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo Elipse: Indica el inicio o final de un proceso.

7.

Punto 6.

Requerimientos de informacin

funcional

El manejo de la informacin y su automatizacin

Proceso funcional

Deben contribuir a la misin de esta, no se debe considerar aislado de su razn de ser, por tanto , tener claro en donde se ubican dentro de una organizacin el o los "procesos funcionales" a ser considerados dentro de un Sistema de Informacin es vital para que aporten real valor a los objetivos estratgicos

Es un componente elemental de un conjunto de requerimientos de usuario que comprende un nico conjunto de movimientos de datos cohesivo e independientemente ejecutable; es disparado por uno o ms eventos disparadores directa o indirectamente por medio de un actor; est completo cuando ha ejecutado todo lo que era necesario hacer en respuesta al evento disparador.