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TABLA DE CONTENIDO
1. Descripcin del Proceso ....................................................................................... 4 2. Factores importantes en la construccin del Proceso ............................ 5
Modelo de Datos ........................................................................................................................................ 5 Principales Entidades Paramtricas ..................................................................................................... 6 Permisos .................................................................................................................................................. 6 Mdulo ..................................................................................................................................................... 6 Privilegio .................................................................................................................................................. 6 Perfiles ...................................................................................................................................................... 6 Perfiles-Permisos .................................................................................................................................. 7 Roles-Perfiles ......................................................................................................................................... 7 Adicionar valores a Tablas Paramtricas desde la aplicacin Web. ...................................... 7 Reglas Importantes .................................................................................................................................... 8 Actualizar Permisos de la Solicitud ............................................................................................... 8 Establecer Caminos ............................................................................................................................. 9 Validaciones.................................................................................................................................................. 9 Formas .......................................................................................................................................................... 10 Filtros de las Entidades Maestras ................................................................................................. 10 Clculo de Tiempos de Respuesta ..................................................................................................... 11

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Su departamento de IT enfrenta grandes desafos. Brindar un excelente nivel de servicio no es una tarea fcil y son mltiples las actividades que hay por realizar. La informacin en su compaa necesita fluir entre sus departamentos y empleados de manera rpida y segura, por lo que usted debe garantizar no solamente su disponibilidad sino tambin que los empleados cuenten con los recursos informticos necesarios para acceder a ella. Pero, Cmo saber qu informacin debe estar disponible para un usuario especfico? y Cmo controlar que un usuario tenga acceso nicamente a la informacin que necesita? son dos de las preguntas que usted se puede estar haciendo. La respuesta es la adopcin de prcticas ITIL. ITIL es una librera de buenas prcticas para la administracin de recursos tecnolgicos que tiene como objeto garantizar la satisfaccin sostenible de los clientes a la par del cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin a travs de la definicin de estndares que agilicen el control, operacin y administracin . La plantilla de Gestin de Permisos de Bizagi se ha basado en los principios bsicos de las prcticas ITIL para ayudarle a garantizar la disponibilidad de informacin a los usuarios que realmente la necesitan. Usted podr abrir solicitudes para activar o desactivar permisos sobre aplicativos, mdulos o carpetas, gestionar sus aprobaciones, llevar un control de las actividades que debe realizar por cada solicitud y actualizar la lista de permisos activos de cada usuario. Adems le permitir controlar los accesos que posee un usuario a travs de la fcil comunicacin entre las reas de gestin de permisos, Recursos Humanos y Gestin de la Seguridad. De esta manera usted podr no solamente agilizar la atencin de cada solicitud sino tambin crear un canal de comunicacin para garantizar la seguridad de la informacin.

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El proceso inicia con el ingreso de una solicitud de activacin o desactivacin de permisos para un usuario. Una vez se ingresa la informacin general de la solicitud junto con la lista de permisos y acciones requeridas, se evala si es necesario que el Jefe de la persona para la cual se estn gestionando dichos permisos apruebe las acciones solicitadas para cada uno de ellos. Una vez aprobadas, el Administrador de accesos procede a ejecutarlas. De ser necesario se pueden solicitar gestiones adicionales al equipo de Soporte para activar un permiso. Una vez todas las acciones de la solicitud han sido ejecutadas, se actualiza la lista de permisos activos del usuario y se le enva una notificacin con el resumen de los mismos. Posteriormente el caso se cierra.

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2.

Como entidad de proceso se utiliza la entidad Solicitud de Permisos, sta contiene todos los atributos y relaciones necesarias para almacenar la informacin del desarrollo de la solicitud. Se definieron varias tablas paramtricas que permiten la seleccin de los distintos valores de stas para ser utilizados como informacin del caso. Las principales entidades paramtricas son Perfiles, y Permisos pues all se almacena la informacin de los perfiles y permisos existentes en la organizacin. Otras entidades paramtricas importantes son las de Perfiles-Permisos y RolesPerfiles pues determinan las relaciones existentes entre los permisos asociados a un perfil y los perfiles asociados a un rol respectivamente.

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Para el almacenamiento de la informacin relacionada a los permisos activos de un usuario especfico se utiliza la entidad maestra Empleado. sta entidad tiene una relacin con la entidad del sistema WFUSER para captar los datos de los usuarios. Tambin posee una relacin con la entidad maestra Permisos cuyas relaciones con las entidades paramtricas Permisos, Mdulos y Privilegios permiten identificar el tipo de permisos de cada usuario. Se defini tambin la entidad maestra Permisos de la Solicitud para almacenar la informacin de los permisos solicitados en un caso. En sta tabla se administran las acciones de cada permiso como son la solicitud de aprobaciones, instalacin o soporte especial, rechazo o finalizacin de la ejecucin de la accin solicitada as como el estado de cada uno de ellos. Esta entidad alimenta la actualizacin de la entidad maestra Permisos Activos una vez finalizado el caso.

En esta plantilla de proceso un Permiso se refiere a Documentos, carpetas y/o aplicativos para los cuales su acceso puede ser administrado. Se utiliza esta entidad paramtrica para definir los permisos que administra la organizacin.

Es una Sub-clasificacin de un aplicativo o carpeta. Se utiliza esta entidad para definir los mdulos que se administran en la organizacin.

Es el nivel de autorizacin que tiene un usuario sobre un determinado Documento, carpeta y/o aplicativo. Se utiliza esta entidad para definir los privilegios que se administran en la organizacin.

En esta plantilla de proceso un Perfil se refiere a un grupo de permisos relacionados. Se utiliza esta entidad paramtrica para los perfiles establecidos por la organizacin.

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Un perfil posee uno o ms permisos relacionados. Se utiliza esta entidad para definir los permisos asociados a cada perfil.

Un rol es la conducta o papel desempeado por una persona en la organizacin. En Bizagi, un usuario puede tener uno o ms roles y un rol puede tener relacionados uno o varios perfiles. Se utiliza esta entidad paramtrica para definir los perfiles asociados a los diferentes roles.

IMPORTANTE: Usted debe definir los valores para cada una de las anteriores entidades, de lo contrario el proceso no podr ser ejecutado de manera correcta. En orden de ejecucin usted debera definir: Permisos, Mdulos, Privilegios, Perfiles, Perfiles-Permisos, Roles-Perfiles, A continuacin encontrar informacin sobre como agregar informacin a estas entidades.

Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la parametrizacin, para asegurar que los datos manejados por el proceso con correctos. En ambiente de desarrollo estas tablas pueden administrarse desde Bizagi Studio, sin embargo cuando los proyectos en estn en produccin deben ser administrados desde el Portal de Trabajo. Para adicionar valores a las tablas paramtricas desde el Portal de Trabajo vaya a la opcin Admin, Entidades. All usted ver un listado completo de todas las entidades involucradas en el proceso, seleccione la tabla a la cul desea agregar valores

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Una vez seleccionada la tabla usted podr ingresar o editar los valores que desee.

En la actividad de Ingresar solicitud, es necesario establecer una regla al guardar para actualizar constantemente la tabla de permisos de la solicitud de acuerdo a los perfiles que puede solicitar un usuario. Esto se hace recorriendo la tabla de perfiles de la solicitud y agregando registros de los permisos relacionados a ste en la tabla permisos de la solicitud si no existe el registro. De la misma manera se establece una regla para hacer el proceso inverso y eliminar los registros de permisos que no estn asociados a un perfil.

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En la actividad de Gestionar Permisos de acuerdo a la seleccin de las distintas acciones para cada permiso solicitado se deben establecer automticamente las condiciones para que el flujo del proceso siga uno u otro camino. Por ejemplo, si se solicita instalacin o soporte especial para algn permiso de la solicitud el atributo Soporte Requerido deber establecerse en Verdadero para que la compuerta exclusiva Instalacin o Soporte adicional requerido evale esta condicin y tome el camino hacia la actividad Registrar Servicio, por el contrario, si no se solicit para ningn permiso significa que todos ya fueron gestionados por lo que el atributo Soporte Requerido se establece en Falso y el proceso tomara el camino hacia la actividad de Enviar notificacin.

Es necesario que se gestionen todos los permisos de la solicitud para poder actualizar la lista de permisos activos del empleado. Para controlar esto se utiliza un regla a la salida de la actividad Gestionar Permisos que busca en todos los registros de la tabla Permisos solicitados alguno que tenga como estado diferente a Listo o Rechazado, esto quiere decir que cualquier registro que cumpla con estas condiciones no ha sido completado y por lo tanto se debe lanzar un mensaje de validacin advirtiendo que todos los permisos se deben gestionar.

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En las distintas actividades del proceso se han establecido filtros a las distintas entidades maestras que se presentan para administrar la informacin que contienen y permitir su fcil consulta e ingreso de informacin. En la actividad de Ingresar solicitud, la entidad maestra Permisos Activos es filtrada para diferenciar los permisos que se encuentran habilitados y los permisos que se estn solicitando y de esta manera no permitir edicin sobre los registros de permisos habilitados pero si en los registros de permisos solicitados.

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En las actividades de Aprobar Permisos y Registrar Servicio se muestra la entidad maestra Permisos de la Solicitud filtrando los registros para los cuales se han solicitado dichas acciones, de esta manera en estas actividades solo se gestionarn los permisos que lo requieran.

Bizagi provee indicadores de gestin que son totalmente comprensibles y fciles de interpretar, basados en la precisin y tiempo real de la informacin del negocio, permitiendo a los dueos de proceso hacer ajustes y tomar decisiones para optimizar el desempeo de los procesos de negocio. A travs del men de Anlisis de sensores y sus opciones Cronmetros y Contadores, Bizagi ofrece una caracterstica como una herramienta de mejoramiento de procesos para revisar y controlar: Tiempo y nmero de casos entre dos tareas en el proceso Nmero de activaciones de una tarea especfica Comparaciones con SLAs Usted puede configurar fcilmente sta caracterstica para controlar los tiempos de atencin de las distintas solicitudes de permiso. Para mayor informacin dirjase a http://wiki.bizagi.com/en/index.php?title=Sensor_Analytics

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