Sigecof

Sistema integrado de gestin y control de las finanzas pblicas
OCEGIS F
Manual para el
de EJECUCIN de OBRAS
REGISTRO
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE FINANZAS PROGRAMA DE MODERNIZACIN DE LAS FINANZAS PBLICAS
EGIS COF
Sistema integrado de gestin y control de las finanzas pblicas
Manual para el
de EJECUCIN de OBRAS
REGISTRO
REPBLICA DE VENEZUELA MINISTERIO DE HACIENDA
PROGRAMA DE MODERNIZACIN DE LAS FINANZAS PBLICAS
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE FINANZAS
PROGRAMA DE MODERNIZACIN DE LAS FINANZAS PBLICAS JULIO 1999
FOCE
MANUAL PARA EL REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS
DERECHOS RESERVADOS MINISTERIO DE FINANZAS ISBN 980-241-041-1 Depsito Legal: lf66319993361983 IMPRESO EN VENEZUELA
1999
contenido
INTRODUCCIN
1 3 9 11 13
CAPTULO I. CAPTULO II.
ASPECTOS GENERALES BASE LEGAL
CAPTULO III. ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CAPTULO IV. PROCESO GENRICO PARA EL REGISTRO
DE EJECUCIN DE OBRAS
Formularios e Instructivos Registros Auxiliares e Instructivos Tablas Glosario
INTRODUCCIN
SE ENTIENDE COMO SISTEMA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA INTEGRADA
el conjunto de leyes, normas y procedimientos destinados a la obtencin, asignacin, uso, registro y evaluacin de los recursos financieros del Estado, que tiene como propsito la eficiencia de la gestin de los mismos para satisfacer necesidades colectivas. Un modelo de administracin financiera est integrado cuando las unidades organizativas y entes que lo conforman actan en forma absolutamente interrelacionada bajo la direccin de un nico rgano coordinador que debe tener la suficiente competencia para reglamentar el funcionamiento de sta, y cuando el conjunto de principios, normas y procedimientos que estn vigentes en el sistema, son coherentes entre s y permiten interrelacionar automticamente sus actividades. Las unidades organizativas que en el sector pblico integran la administracin financiera, son las responsables de programar y evaluar el presupuesto, administrar el sistema de recaudacin tributaria y aduanera, gestionar las operaciones de crdito pblico, programar la ejecucin de los presupuestos de gastos, administrar el Tesoro y contabilizar tanto fsica como financieramente las transacciones relacionadas con la captacin y colocacin de los fondos pblicos. Los recursos humanos, materiales financieros que demanden el funcionamiento de estas unidades, tambin forman parte de la administracin financiera. El Sistema SIGECOF, ha sido concebido para disear, desarrollar e implantar un sistema de administracin financiera integrada para todos los rganos que componen el gobierno Nacional, el cual contempla los siguientes componentes: Sistema de Presupuesto Sistema de Crdito Pblico Sistema de Tesorera Sistema de Contabilidad Sistema de Gestin Financiera de Recursos Humanos
Sistema de Gestin de Bienes Sistema de Compras
Los procesos administrativos que ejecuten los organismos pblicos afecta a uno o varios de estos sistemas simultneamente. Este manual, en particular, describe la gestin administrativa que origina registros durante el proceso de ejecucin de obras que realiza el Estado en el marco de las autorizaciones legales correspondientes. La organizacin de este manual se conforma por tres captulos y cuatro anexos, con el siguiente contenido: Captulo I en el cual se describen los conceptos generales del sistema. Captulo II se incluye la base legal vigente que orienta y rige para el sistema en la actualidad. Captulo III se describen las normas para la Organizacin de los Documentos. Captulo IV se incluye el proceso genrico para el registro de ejecucin de Obras. Anexos: Formularios, Registros auxiliares y Estados del Sistema con sus correspondientes instructivos, as como las Tablas especficas y el Glosario.
CAPTULO I. ASPECTOS GENERALES

OBJETIVOS DEL MANUAL PARA EL REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS ASPECTOS CONCEPTUALES BSICOS
El presente manual tiene como propsito el establecimiento de normas y procedimientos para el registro y administracin de ejecucin de obras de inters pblico, efectuadas por los diferentes organismos que conforman el poder central, de conformidad con lo previsto en la Ley de Licitaciones y las Condiciones Generales de Contratacin para Ejecucin de Obras. En general, se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad con relacin a la unificacin de los procedimientos para permitir una efectiva y eficiente administracin, registro y ejecucin de las obras. Igualmente, se pretende crear una va para facilitar las auditorias, poder suministrar informacin sobre todas las operaciones registradas en el momento que sean requeridas, lo que a su vez permite agilizar la toma de decisiones por parte de los niveles gerenciales.
Las operaciones de ejecucin de obras abarcan diversos procesos con especificidad y caractersticas que es imprescindible normar, a los efectos de dotarlo de un marco que impida la anarqua o desorden en la ejecucin de la obra. En tal sentido, la ejecucin de este concepto de gasto est conformada por los siguientes procesos: Autorizacin Inicio Proceso de Contratacin. Otorgamiento de la Buena Pro o Adjudicacin Directa. Cancelacin del Anticipo. Registro del Acta de Inicio de la Obra Valuacin de la Obra Ejecutada. Cancelacin de la Obra Ejecutada. Registro del Acta de Terminacin de la Obra. Aceptacin Provisional de la Obra. Recepcin Definitiva de la Obra. Modificaciones a los contratos. Devolucin de Fondos. Anticipo Especial Administrado. Una correcta administracin de la ejecucin de las obras exige a su vez adoptar un criterio de clasificacin que puede estar dado por los siguientes aspectos:
Ejecucin de Obras del Dominio Pblico: Son aquellas obras para el uso pblico, tales como carreteras, autopistas, calles, puentes, etc. Ejecucin de Obras del Dominio Privado: Son aquellas obras para el uso privado de organismos pblicos, tales como edificaciones construidas para el uso de Ministerios. La oportuna disponibilidad y el adecuado uso de dicha informacin, permitir recomendar la adopcin de criterios sobre las modalidades ms convenientes para la contratacin, control y ejecucin de las obras. El manual utilizar en forma exclusiva las siguientes tablas: Tabla de Valuacin de Obras. Tabla de Anticipos de Obras. Tablas de Fianzas.
presupuestaria durante el tiempo que dure la ejecucin de la obra. Se vincula con los crditos asignados en la distribucin administrativa y con las cuotas de compromisos y desembolsos aprobadas para cada subperodo. Sistema de Tesorera La vinculacin inicial se da al momento de proyectar la ejecucin del presupuesto de obras, contribuyendo a la programacin financiera de la Tesorera Nacional, al definir las cuotas de desembolsos permitidas peridicamente. Igualmente, el proceso de ejecucin de obras se interrelaciona con este sistema, al momento de la emisin y transmisin de la ordenacin de pago correspondiente. Sistema de Contabilidad El sistema contable, como integrador de los sistemas, recibir el impacto de todas las operaciones de ejecucin de obras segn los momentos de registros definidos y con las desagregaciones necesarias para poder producir la informacin que permita confeccionar los auxiliares y los estados contables bsicos del sistema. Igualmente, suministrar toda aquella informacin que de ellos se deriven y que sea importante para el proceso de toma de decisiones. Con los crditos aprobados se registrar la ejecucin presupuestaria desde la etapa del compromiso, registro que se
INTERRELACIN CON OTROS SISTEMAS
El registro de la ejecucin de obras se relaciona con los componentes del sistema a travs de los mdulos de Presupuesto, Tesorera, Contabilidad y Control Interno y Externo. Sistema Presupuestario La relacin se establece desde el inicio de la ejecucin presupuestaria, por cuanto este sistema genera la disponibilidad de crditos necesarios para la ejecucin de la obra. Asimismo, permite programar las actividades y comprometer las cuotas para garantizar la disponibilidad
efectuar con la firma del contrato relacionado con la ejecucin de la obra. Una vez ejecutada la obra, y en base a las valuaciones presentadas debidamente conformadas por los funcionarios competentes, se registrar el gasto causado emitindose en consecuencia la orden de pago. La generacin de la orden de pago, tanto fsica como por medios electrnicos, se remite a la Tesorera Nacional, afectando los registros auxiliares que se elaboran en los distintos organismos ejecutores del presupuesto, as como tambin los auxiliares que se manejan a nivel de la Tesorera Nacional. Es conveniente destacar que todo los momentos contables antes descritos generan los asientos correspondientes, tanto en las cuentas de orden como en las cuentas patrimoniales. Sistema de Control Dentro del proceso de la ejecucin de obras, se presentan momentos en los cuales la Contralora Interna ejerce sus funciones establecidas en la normativa legal vigente, registrndose estas certificaciones en el sistema. Igualmente, se establece la conformacin del expediente para cada transaccin, tanto fsico como electrnicamente, a efectos de facilitar las funciones de auditora y control posterior, bien sea por parte del rgano contralor interno o externo.
ESQUEMA DEL FLUJO BSICO DE INFORMACIN
El esquema que se presenta a continuacin tiene por finalidad mostrar en forma agregada los principales elementos que participan en el sistema de registro de ejecucin de obras, as como el flujo bsico de informacin que se procesa y produce en el mismo, a partir de la entrada de datos sobre las transacciones pertinentes en los respectivos centros de registros.
ESQUEMA DE EJECUCIN DE OBRAS

ENTRADAS DE INFORMACIN SOBRE TRANSACCIONES
CENTROS Y MOMENTOS DE REGISTRO
INFORMACIN EN BASE DE DATOS

SIGECOF LOCAL SIGECOF CENTRAL (SUNACIC) 1. Registro y Estados de la Ejecucin del Presupuesto segn Distribucin Administrativa. II. Compromiso Causado Pagado
I.
UN I DA D ES E JE C U TORA S / OR G AN IS MO S
Autorizacin inicio Proceso de Contratacin. Otorgamiento de Buena Pro o Adjudicacin Directa. Registro del Acta de Inicio de la Obra. Registro del Acta de Terminacin de Obra. Aceptacin Provisional de la Obra. Recepcin definitiva de la Obra. Modificaciones al Contrato.
FOR M UL A R IOS 1
Punto de Cuenta Contrato de la Obra Acta de Comienzo o Reinicio de la Obra Solicitud de Pago a Cuenta Orden de Pago por anticipo Valuacin de la Obra Orden de pago por valuacin Acta de Terminacin o Paralizacin de la Obra Acta de Recepcin Provisional Acta de Recepcin Definitiva Cuadro de cierrre de la Obra Planilla de Liquidacin Solicitud de Prrroga Solicitu de Anticipo Especial Administrado Carta Orden
1
Asientos de orden presupuestario A nivel de la Ley de Presupuesto. Compromiso Causado Pagado.
III.
Asientos de Orden especficos a) Fianza de Fiel Cumplimiento. Constitucin: Datos del Proveedor. Liberacin: Datos del Proveedor. b) Fianza por anticipo Constitucin: Datos del Proveedor. Liberacin: Datos del Proveedor.
II. TESO RER A NA CI ONAL

Proceso de Pagos Pago de Anticipos. Pago por Valuacin de Obra. Pago por Terminacin de la Obra.
REG IST ROS Presupuestario: A nivel de Distribucin Administrativa y del
Sistema de Programacin de la ejecucin. Precompromiso Compromiso Causado Pagado. Registro de Proveedores Ficha de la Obra. Registro de Fianzas y Garantas a favor de la Nacin. Registro Auxiliar ejecucin financiera de los contratos de obras. Registro Control Ejecucin de la obra. Ficha del Inmueble. Registro Auxiliar de Bancos. Registro Auxiliar de Inmuebles.
IV.
Asientos patrimoniales a) Conversin de obras en proceso en Bienes. b) Pagos Orden de pago Beneficiarios. Cuenta del bien. Organismo.
CON S UL TA A L S IG E CO F C EN TRA L Lista de Proveedores / Beneficiarios.

(1) ver procesos para vincular con los momentos de registro.
V.
Registro de Proveedores / Beneficiarios.
CAPTULO II. BASE LEGAL

EN ESTE CAPTULO SE INCORPORAN
las disposiciones legales que rigen los procesos de licitacin, contratacin y ejecucin de las obras, contenidas en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario, Ley Orgnica de Crdito Pblico, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, Ley de Licitaciones, Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras y sus Reglamentos, Ley de Salvaguarda del Patrimonio Pblico. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley Orgnica de Crdito Pblico Artculos 1, 4 y 7. Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario Artculos 1, 8 y 24. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario Artculo 6. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Ttulo III Del Control de la Administracin Central. Artculos 21 y 22. Ley de Licitaciones Artculos 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7. Captulo II Del Sistema Nacional de Registro de Contratistas. Seccin Primera. Disposiciones Generales. Artculos 8, 9, 10, 11 y 12
Captulo II Del Sistema Nacional de Registro de Contratistas. Seccin Segunda. De la Inscripcin de los Contratistas. Artculos 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Captulo IV De los Procedimientos de Adjudicacin Directa. Seccin Primera. De la Licitacin General. Artculos 29. Captulo IV De los Procedimientos de Adjudicacin Directa. Seccin Segunda. De la Licitacin Selectiva. Artculos 30, 31 y 32. Captulo IV De los Procedimientos de Adjudicacin Directa. Seccin Tercera. De la Adjudicacin Directa. Artculos 33 y 34. Captulo IV De los Procedimientos de Adjudicacin Directa. Seccin Cuarta. Disposiciones Generales. Artculos 60 y 61. Captulo IV De los Procedimientos de Adjudicacin Directa. Captulo IX. Disposiciones Finales. Artculos 73, 74, 75, 76 y 77. Condiciones Generales de Contratacin para Ejecucin de Obras.
CAPTULO III. ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS

CON EL PROPSITO DE FACILITAR LAS TAREAS
de control y la auditora interna o externa, la documentacin fsica, soporte de la informacin contable, deber ser ordenada y organizada en los centros de registro de los organismos responsables en donde se efectan, sobre la base de las atribuciones establecidas en la Ley, as como de la ejecucin del presupuesto de gastos e ingresos, de acuerdo con las siguientes instrucciones: Los documentos comprobatorios de todo tipo de transaccin realizada por cada una de las oficinas y los empleados de Hacienda, que administren, manejen o custodien fondos u otros bienes nacionales deben conservarse permanentemente organizados, y numerados por el sistema, en orden consecutivo en expedientes fsicos para cada ejercicio presupuestario que se ejecuta y separados de los correspondientes al ejercicio anterior. El expediente fsico que se abra a cada proveedor de bienes o de servicios y contratistas deber contener el nmero del proceso de compras o de servicios, y de los contratos celebrados el cual ser impreso por el sistema en forma de rtulo que ser la etiqueta de la carpeta. El expediente que se abra a cada contratista de obras pblicas y conexos deber contener los siguientes documentos: Punto de cuenta, ficha de la obra, contentiva de la descripcin detallada de las partidas de la obra que se
espera construir, ofertas o presupuestos, documentos de fianzas, cronograma de ejecucin, otorgamiento de buena pro o adjudicacin del contrato, contrato de obra, valuaciones de obra ejecutada, acta de: terminacin de la obra, recepcin, provisional y definitiva , rdenes de pago: para conceder anticipos, cancelacin de valuaciones y devolucin de retenciones, cuadro de cierre de obra, oficio de notificacin de liberacin de fianza y certificacin u objecin de la Contralora Interna del organismo. En caso de presentarse modificaciones y variaciones a los contratos de obra, tambin deber incluirse el acta de paralizacin de la obra, solicitud de prrroga, acta de reinicio, memorndum e informe de corte de cuenta ; si solicitase Anticipo Especial Administrado tambin debe incorporar el formulario de solicitud y el de la carta orden.
11
CAPTULO IV. PROCESO GENRICO PARA EL REGISTRO DE EJECUCIN DE OBRAS

AUTORIZACIN INICIO PROCESO DE CONTRATACIN
UNIDAD SOLICITANTE O JEFE DE PROGRAMA
Datos de Entrada (Punto de Cuenta)
Campo
Nmero del Punto de Cuenta Fecha Ao Organismo Cdigo Denominacin Unidad Administradora Cdigo Denominacin Ubicacin Geogrfica Entidad Federal Regin Municipio Ciudad
Fuente
El usuario responsable de efectuar la solicitud de autorizacin de inicio del proceso de contratacin realizar lo siguiente: a) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Punto de Cuenta, marcar la casilla obras y deber cargar los datos sombreados que se detallan mas adelante. Los datos no sombreados se generarn automticamente por el sistema relacionando la clave del usuario con el organismo, la unidad administradora que le corresponda, unidad solicitante y la ubicacin geogrfica. De igual manera el sistema colocar el ao, la fecha y solicitar cargar un nmero a cada punto de cuenta.
1
Tipo de contrato (inspeccin, estudios y s, conservacin, ampliacin y mejoras de obras, construccin) Tipo de Obra (dominio pblico o privado)
13
N
3
Campo
Fuente de Financiamiento Imputacin presupuestaria Programa
Fuente
Subprograma Proyecto Actividad Unidad ejecutora Local Obra Partida Subpartida Genrica Subpartida Especfica SubpartIda Subespecfica
Una vez cargados los datos del punto de cuenta y efectuada la verificacin de la existencia de crdito disponible, el sistema solicitar la carga de la ficha de la obra, es decir, la descripcin detallada en partidas de obra que se espera construir y de todas las incidencias de ejecucin del contrato; ms adelante se presentar el formulario correspondiente. Al culminarse la obra, la ficha deber estar firmada por el ingeniero inspector o responsable de su seguimiento.
Datos de Entrada (Ficha de la Obra)
N
1 2
Campo
Cdigo de la obra Denominacin de la obra Cdigo del organismo Denominacin del organismo
Fuente
7 8
Monto total Bs. Fecha estimada para la emisin del contrato Observaciones y/o texto 4 3
Cdigo de la unidad administradora Denominacin de la unidad administradora Ao de inicio Ao de finalizacin Imput. presupuestaria Programa Subprograma Proyecto Actividad
Con estos datos el sistema verificar saldo disponible de crdito presupuestario. Si todo est correcto efectuar el registro del precompromiso. De no tener disponibilidad de crdito presupuestario, no podr continuar el trmite y deber anular la operacin o solicitar una modificacin presupuestaria.
5 6
14
Campo
Unidad Ejecutora local Partida Subpartida Genrica Subpartida Especifica Subpartida Subespecifica
Fuente
N
10
Campo
Ley programa: Crdito Interno Contratos vigentes Nuevos contratos
Fuente
11
Ley programa: Crdito Externo Contratos vigentes Nuevos contratos
Ubicacin geogrfica Regin Direccin y/o Linderos 12
Asignacin siguiente Por asignar Costo total
Recursos financieros Tramitado En trmite Presupuesto ordinario Ley programa: Crdito Interno Ley programa: Crdito externo Privatizacin Por tramitar Asignado En asignacin 17 18 19 20 13 14 15 16
Nmero de contratos estimados Nmero de contratos ejecutados Nmero de contratos en ejecucin Nmero de contratos a ejecutar (perodo actual) Nmero de contratos pendientes Porcentaje fsico ejecutado Porcentaje fsico en ejecucin Porcentaje fsico a ejecutar (perodo actual) Porcentaje fsico pendiente
Presupuesto ordinario Contratos vigentes Nuevos contratos
21
15
NOTA: De estos datos se dispondr la informacin para la ficha de inversiones del dominio pblico, para el dominio privado har falta otra informacin que se incluir en el momento de la culminacin de la obra, si es el caso.
AUTORDAD COMPETENTE
La ficha de la obra deber incorporarse al sistema mediante un disquete con una estructura de datos uniforme. El sistema asignar nmero secuencial o correlativo, fecha y hora de carga. El sistema deber permitir la impresin de un rotulo con el nmero del expediente que ser la etiqueta de la carpeta o expediente que archive los documentos relacionados a dicho proceso y acompae el recorrido de todo el trmite. La ficha de la obra se incorporar al expediente. Continuar el trmite con la aprobacin de la autoridad competente, previa impresin y firma del punto de cuenta en un formulario preestablecido, que permita la carga de texto a voluntad de la unidad solicitante. b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema deber elaborar el formulario Punto de Cuenta y la ficha de la obra a construir y enviar ambos documentos a la autoridad competente que corresponda.
Salida(s): Registro del precompromiso. Punto de Cuenta. Ficha de la obra.
La autoridad competente recibir el expediente con los formularios punto de cuenta y ficha de la obra, en papel impreso y/o mediante el sistema. Ser responsable de analizar la informacin contenida en los mismos y firmar el formulario en papel punto de cuenta y marcar el tilde de aprobacin en el sistema.
16
Datos de Entrada (Validacin Punto de Cuenta)
N
1 2
Campo
Nmero de expediente o Punto de Cuenta Aprobacin o Negacin
Fuente
Si la informacin ya se encuentra en el sistema deber marcar el tilde de validacin del punto de cuenta y del registro del precompromiso.
N
1 2
Campo
Nmero de Expediente o Punto de Cuenta Tilde de Validacin
Fuente
Con el tilde de aprobacin en el sistema el trmite continuar en la unidad administradora. Una copia de los documentos en fsico se enviarn a la unidad administradora y el original a la unidad solicitante.
Salida(s): Punto de Cuenta (Aprobado o Negado).
Salida(s): Registro del precompromiso (validado). Punto de Cuenta (validado). Apertura del Expediente.
UNIDAD ADMINISTRADORA
La unidad administradora recibir los formularios Punto de Cuenta y ficha de la obra en papel impreso o mediante el sistema, y ser responsable de analizar la informacin contenida en los mismos. El usuario responsable de la unidad administradora ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. De recibir el papel impreso, elegir el que corresponda a Punto de Cuenta, marcar la casilla de obras y deber cargar los datos de la forma descrita en el punto referido a Autorizacin Inicio de Contratacin.
17
OTORGAMIENTO DE BUENA PRO O ADJUDICACIN DEL CONTRATO

N
4 5 6 7 8
Campo
Telfono Telfono Mvil Celular N de Fax Direccin de Correo Electrnico Direccin Avenida/Calle Casa/Edificio Piso N Nmero de Oficina/Casa Urbanizacin/Sect or/Terraza Ciudad / Localidad Municipio Distrito Entidad Federal Regin Pas Puntos de referencia
Fuente
La unidad administradora a travs de su oficina o dependencia competente para ello iniciar los trmites para cumplir con el proceso de otorgamiento de buena pro o adjudicacin del contrato de obras mediante: Licitacin, solicitar ofertas y caucin o garanta suficiente a los contratistas Adjudicacin Directa, consultar el registro de proveedores y solicitar ofertas a los contratistas.
REGISTRO DE PROVEEDORES
Una vez recibidas las ofertas, o en cualquier momento, podr actualizar los datos en el registro de proveedores: El sistema contar con una opcin de men que permita al usuario autorizado cargar o modificar informacin en el registro de proveedores. La informacin mnima que deber requerirse ser la siguiente:
Datos de entrada (registro de proveedores)
N
1 2 3
Campo
Nmero de RIF o NIT Nombre o razn social Tipo de proveedor
Fuente
La informacin contenida en los espacios sombreados deber cargarse al sistema.
La tabla de registro de proveedores del sistema debera actualizarse va electrnica con el Ministerio de Produccin y Comercio para verificar cualquier cambio o diferencia con el Registro Nacional de Contratistas.
18
Salida(s): Registro de Proveedores (actualizado).
Campo
Nombre o razn social
Fuente
La unidad administradora a travs de la oficina competente para ello, efectuar el proceso de seleccin de ofertas, o presupuestos o contratacin directas. Una vez concluido el proceso, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Oferta, marcar la casilla de obras y el sistema solicitar la carga de los datos de las oferta seleccionada que corresponda a un expediente o punto de cuenta. Los datos que a continuacin aparecen sombreados sern de carga obligatoria por el usuario. Los datos no sombreados se obtendrn de la informacin contenida en el sistema o se generarn como parte del proceso, tales como: la fecha y hora de carga.
Datos de entrada (ofertas)
Datos de la Entidad Bancaria Cdigo Denominacin Tipo de cuenta Nmero de cuenta
Condiciones del Contrato Fecha de Inicio Fecha de Terminacin Monto Total Monto Individual por Imputacin** Multa por da de Retraso Lmite Mximo del Contrato Porcentaje
N
1 2
Campo
Nmero de expediente o Punto de Cuenta Oferta Nmero Fecha
Fuente
6
Monto Fianza de Fiel Cumplimiento Porcentaje Monto 7 8 Lapso de Garanta Tipo de Anticipo: retencin o fianza Porcentaje
Beneficiario Nmero del RIF o NIT
19
Campo
Monto
Fuente
Cronograma de Ejecucin Ejercicio Vigentes Ejercicios Futuros
10
Forma de pago Abono en Cuenta Cheque
Si los importes de la oferta son iguales al precompromiso, registrar la reserva de cuota de compromiso, si tiene disponibilidad de cuota de compromiso, caso contrario, solicitar marcar la anulacin de la oferta o la reprogramacin de cuota. Si los importes de la oferta son inferiores al precompromiso, registrar la disminucin del precompromiso y verificar la disponibilidad de cuota de compromiso y reservar la misma.
Salida(s): Ajuste del precompromiso, si procede. Reserva de la cuota de compromiso. Registro de Oferta seleccionada.
11
Observaciones
** Esta casilla se cargar si la obra fuera multiimputada.
Con esta informacin el sistema verifica el registro del precompromiso y la disponibilidad de la cuota de compromiso. Si los importes de la oferta son superiores al registro del precompromiso verifica la disponibilidad de crdito presupuestario y de cuota de compromiso. a) De no tener crdito disponible: El sistema genera un aviso para que se anule la oferta o se solicite una modificacin presupuestaria. b) De no tener cuota disponible: El sistema genera un aviso para que se anule la oferta o se solicite una reprogramacin de cuota de compromiso. c) Si tiene crdito disponible y cuota de compromiso: Registra en el sistema el ajuste del precompromiso y la reserva de la cuota de compromiso.
La unidad administradora ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Punto de Cuenta, marcar la casilla obras Buena Pro y el sistema mostrar los expedientes pendientes de Buena Pro, elegir el que corresponda. Con esta informacin el sistema elaborar en forma automtica un nuevo formulario de Punto de Cuenta, el usuario podr adicionar datos de texto a voluntad, imprimir el mismo y ser remitido a la autoridad competente, solicitando el otorgamiento de la Buena Pro o adjudicacin del contrato.
20
Datos de Entrada (Punto de Cuenta Buena Pro)
N
1
Campo
Nmero de expediente o Punto de Cuenta inicial Obras Buena Pro
Fuente
N
1
Campo
Nmero de expediente o Punto de Cuenta inicial Obras Buena Pro Tilde de Validacin
Fuente
2 3
El nuevo punto de cuenta tendr su numeracin secuencial propia y fecha, deber ser anexado al expediente inicial del proceso de l obra.
Salida(s): Otorgamiento Buena Pro o Adjudicacin Contrato.
Salida(s): Otorgamiento de Buena Pro o Adjudicacin de Contrato validada.
AUTORIDAD COMPETENTE
La autoridad competente ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Otorgamiento de la Buena Pro o Adjudicacin Directa, marcar la casilla obras y el sistema mostrar los expedientes que tengan punto de cuenta pendientes, elegir el que corresponda y marcar el tilde de validacin. Igualmente deber firmar el papel impreso de Otorgamiento de la Buena Pro o Adjudicacin del Contrato. El documento debidamente firmado ser remitido nuevamente a la unidad administradora.
La unidad administradora recibir el documento de otorgamiento de la Buena Pro firmada por la autoridad competente, notificar al contratista y solicitar la presentacin de la fianza de fiel cumplimiento o solicitud de fianza por retencin. Una vez recibido el documento que acredita la fianza de fiel cumplimiento o, en su defecto, solicitud de fianza por retencin, es responsable de verificar que cumpla las condiciones legales y las establecidas para la adjudicacin. De no estar correcta la informacin contenida en la fianza, el documento es devuelto al contratista para su correccin o cambio. Si todo est correcto, la unidad administradora ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Registro de Fianza, el sistema mostrar los expedientes con
21
documentos de Buena Pro pendientes de fianza. El sistema solicitar la carga de los datos sombreados que aparecen a continuacin:
Datos de entrada (Fianza de Fiel Cumplimiento)
N
1 2
Campo
Nmero de expediente Datos de la Fianza Monto Tipo: de fiel cumplimiento Institucin Financiera Cdigo Denominacin Vigencia Inicio Vencimiento
Fuente
Asiento Constitucin de fianzas a favor de la Nacin por parte de proveedores, contratistas de obras pblicas y conexos, contribuyentes y cualesquiera otras personas. Fianzas y Garantas a favor de la Nacin Fianzas a favor de la Nacin a: Fianzas y Garantas a favor de la Nacin Contra.
Salida(s): Registro Auxiliar de Fianzas a favor de la Nacin (actualizado). Asientos Contables.
Modificaciones Aumentos Disminucin Vigencia Inicio Vencimiento
Una vez registrada la Fianza de Fiel Cumplimiento, la unidad administradora ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Contratos de Obras, el sistema mostrar los expedientes pendientes de emisin de contratos y elegir el que corresponda. El sistema elaborar en forma automtica el contrato de obra obteniendo la informacin de la oferta con la especificacin de partidas de obra y condiciones contractuales, determinadas previamente en la ficha de la obra.
Datos de Entrada (Contrato de Obras)
Campo
Nmero de expediente Nmero de la Oferta Nmero del Contrato
Fuente
Con esta informacin el sistema actualiza el registro auxiliar de fianzas a favor de la Nacin y genera el asiento contable, cuyo ejemplo se presenta a continuacin:
1 2
22
N
Fecha Ao
Campo
Fuente
Campo
Condiciones del Contrato Plazos Fecha de Inicio Fecha de Terminacin Monto Total Monto Individual por Imputacin** Multa por da de Retraso % Bs. / Da Lmite Mximo del Contrato Porcentaje Monto Garantas Fianza de Fiel Cumplimiento Porcentaje Monto Retencin Porcentaje Monto Lapso de Garanta Tipo de Anticipo: retencin o fianza Porcentaje Monto Cronograma de Pagos Ejercicio Vigentes
Fuente
Organismo Cdigo Denominacin Unidad Administradora Cdigo Denominacin Ubicacin Geogrfica Entidad Federal Regin Municipio Ciudad 3 Unidad Ejecutora Local Cdigo Denominacin 4 Objeto del Contrato Beneficiario Nmero del RIF o NIT Nombre o razn social Cuenta Bancaria Tipo de cuenta Nmero de cuenta
23
Campo
Ejercicios Futuros Forma de pago Abono en Cuenta Cheque
Fuente
Compromiso Asiento Autorizacin para gastos a: Crditos presupuestarios comprometidos.
5 6
Observaciones Datos complementaros
Con este dato el sistema mostrar en pantalla el total de la informacin relacionada a dicho proceso o expediente, como son: la informacin que deber contener el contrato, las ofertas, las fianzas, la ficha de la obra, etc. El usuario ser responsable de revisar la informacin y si todo est correcto emitir los Contratos e imprimir los mismos en el formato que se indica mas adelante. Un proceso de obra o expediente podr contener n Contratos. Cada contrato indicar un solo beneficiario. Igualmente se incorporarn a este expediente, el anlisis de precios unitarios consignados por el contratista. La emisin de los contratos generar en el sistema el registro presupuestario del compromiso, el uso de la cuota de compromiso, anular el precompromiso, marcar en el auxiliar de proveedores el atributo de beneficiario contratista si no lo tuviera, actualizar el registro auxiliar de ejecucin financiera de los Contratos de Obra, se generar los asientos de partida doble en la contabilidad, cuyo ejemplo se presenta a continuacin:
24
Al expediente se adjuntar el contrato y los documentos electrnicos y/o fsicos que se relacionen con la ejecucin de la obra. El expediente fsico y electrnico ser remitido a Contralora Interna para la certificacin del cumplimiento del artculo No. 21 de la LOCGR.
Salida(s): Registro de Beneficiario contratista (actualizado). Registro del Compromiso. Anulacin del Precompromiso. Uso de la Cuota de Compromiso. Registro Auxiliar Ejecucin Financiera de los Contratos de Obra. Registro de Control de Ejecucin de Obra. Contrato emitido. Asientos Contables.
enviar a la unidad administradora, el memorndum ser anexado al expediente y marcar en el sistema el tilde de observacin.
Datos de Entrada
N
1 2
Campo
Nmero de expediente Tilde de Certificacin o de observacin
Fuente
Salida (s): Tilde de Certificacin u observacin.
CONTRALORA INTERNA
La Contralora Interna recibir el contrato anexo al expediente en forma fsica y/o electrnica, ser responsable de verificar que se haya cumplido lo establecido en el artculo No. 21 de la LOCGR . El usuario ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Certificacin Contralora Interna, marcar la casilla obras y el sistema mostrar los expedientes pendientes de certificacin, elegir el que corresponda y si no tiene observaciones, marcar el tilde de certificacin. Si tiene observaciones, elaborar un memorndum con sus observaciones y lo
La unidad administradora recibir el expediente fsico y electrnico, con tilde de certificacin o de observacin de la Contralora Interna. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma de Contrato, el sistema mostrar los expedientes remitidos por la Contralora Interna.
Datos de Entrada (Firma de contrato)
N
1 2
Campo
Nmero de expediente Anulacin o Firma
Fuente
a) Si tiene observaciones, podr anular el proceso de obra o instruir la correccin de los errores u
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observaciones de la Contralora Interna, quedando el trmite pendiente. Si se anula el proceso de obra debern anularse tambin los registro auxiliares y elaborarse la reversin de asientos contables que correspondan. b) Si la certificacin es favorable, la unidad administradora tramitar la misma en funcin de los montos de la obra. Enviar el expediente a la autoridad competente.
Salida (s): Contrato de obra (actualizado).
Con el tilde el sistema generar la validacin del registro presupuestario del compromiso.
Salida(s): Contrato firmado (tilde). Registro de Compromiso Validado.
UNIDAD COMPETENTE
La autoridad competente recibir el expediente fsico y electrnico con el contrato para su firma. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma de Contratos, el sistema mostrar los expedientes que tengan contratos pendientes de firma. Si est de acuerdo deber marcar el tilde de validacin en el sistema y firmar los contratos.
Datos de Entrada
La unidad administradora recibir el expediente fsico y electrnico, para la firma del contrato por el contratista. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Entrega de Contratos, marcar la casilla obras el sistema mostrar los expedientes que tengan contratos pendientes de firma por los contratistas. La pantalla indicar si debe solicitarse al proveedor fianza de anticipo, se imprimir la misma al marcar la firma del contrato por el contratista. En ese instante el sistema anotar la fecha y hora de firma.
Datos de Entrada (Entrega de Contratos)
N
1
Campo
Nmero de expediente Numero de contrato Fecha y hora de firma
Fuente
N
1 2 3
Campo
Nmero de expediente Contratos Tilde de validacin
Fuente
2 3
Salida(s): Solicitud de Fianza de Anticipo. Contrato de Obra firmado y recibido por el contratista.
26
La unidad administradora recibir el documento que acredita la fianza de anticipo y la solicitud de pago a cuenta, es responsable de verificar que los documentos cumplan las condiciones legales y las establecidas para la cancelacin del anticipo. De no estar correcta la informacin contenida en los documentos, estos sern devueltos al contratista para su correccin o cambio. Si todo est correcto, la unidad administradora ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. a) Elegir el que corresponda a Fianza de Anticipo, marcar la casilla obras y el sistema mostrar los expedientes con contratos pendientes de fianza de anticipo, indicar el que corresponda y registrar los datos que a continuacin aparecen sombreados:
Datos de entrada (Fianza de Anticipo)
Campo
Modificaciones a las fianzas aumentos disminuciones vigencia Inicio vencimiento
Fuente
Con esta informacin el sistema actualizar el registro auxiliar de fianzas a favor de la Nacin y elaborar el asiento de partida doble en la contabilidad general, cuyo ejemplo se presenta a continuacin: Asiento Constitucin de fianzas a favor de la Nacin por parte de proveedores, contratistas de obras pblicas y conexos, contribuyentes y cualesquiera otras personas Fianzas y Garantas a favor de la Nacin Fianzas a favor de la Nacin a: Fianzas y Garantas a favor de la Nacin Contra. De igual forma, registrar en el sistema los datos relacionados con la Solicitud de Pago a Cuenta, cargando los datos sombreados que se indican seguidamente:
N
1 2
Campo
Nmero del Contrato Datos de la fianza Monto Tipo: de Anticipo Institucin Financiera Cdigo Denominacin Vigencia
Fuente
27
Datos de Entrada (Solicitud de Pago a Cuenta)
Salida(s): Registro Auxiliar de Fianzas a favor de la Nacin (actualizado). Orden de Pago generada (optativo). Registro Auxiliar Ejecucin Financiera de los Contratos de Obra. Solicitud de Pago a Cuenta. Asientos Contables. Expediente Actualizado.
N
1 2
Campo
Nmero de Expediente Nmero de Contrato Datos de la Valuacin
Fuente
4 5
Nmero de Valuacin Fecha de recepcin Tipo: 01 Valuacin de Anticipo
Monto total Perodo de Valuacin
7 8 17
Desde Hasta Observaciones
Concluido el registro el sistema consultar si se desea generar la orden de pago, en caso afirmativo sta se elaborar automticamente para cancelar el anticipo y continuar su trmite, tal como se explica ms adelante. Si la respuesta es negativa, no se elaborar la orden de pago en ese momento, posteriormente el usuario deber ingresar al sistema para instruir su generacin de la manera como se explicar en el punto siguiente.
28
ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO PARA CANCELAR EL ANTICIPO

Datos de Entrada (Orden de Pago)
N
1 2 3
Campo
Nmero de expediente Nmero de Contrato Nmero de la orden de pago Ao Fecha Organismo Cdigo Denominacin Unidad Administradora Cdigo Denominacin Ubicacin Geogrfica Regin Entidad Federal Ciudad Beneficiario Cdula de identidad Apellidos y Nombres Entidad bancaria Cdigo Denominacin
Fuente
La unidad administradora cuando estime conveniente, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Generar Ordenes de Pago, el sistema mostrar las distintas opciones y el usuario deber marcar la casilla denominada Anticipos. Con este dato el sistema buscar los expedientes con contratos pendientes de pago de anticipos, el usuario deber elegir el que corresponda o anotar el nmero del expediente. La pantalla deber mostrar la informacin relacionada a dicho expediente, desde la solicitud, contrato, fianzas, retenciones, etc., que podr ser observada de acuerdo al inters del usuario. El usuario es responsable de analizar la informacin y si todo est correcto deber instruir la generacin de la orden de pago para cancelar el anticipo. Si la orden de pago fue generada en el momento de registro de la fianza o retencin, igualmente es responsable de su verificacin, podr anularla si no est de acuerdo.
29
Campo
Cuenta Tipo Nmero Monto en letras Tipo de registro (Causado) Fuente de Financiamiento Fecha de Pago Documento de respaldo Tipo Nmero Forma de Pago (Directa) Imputacin Presupuestaria Programa Subprograma Proyecto Actividad Unidad Ejecutora Local Obra Partida Subpartida genrica Subpartida especfica Subpartida subespecfica
Fuente
N
Monto
Campo
Fuente
Retenciones Neto a Pagar 3 Cesionario autorizado a cobrar RIF,NIT CI Apellidos y Nombres Entidad bancaria Cdigo Denominacin Cuenta Tipo Nmero 4 Concepto del Pago
Si la instruccin del usuario gener la orden de pago, el sistema mostrar en pantalla la informacin de la orden de pago en el formato preestablecido u observar una existente. Si est correcta aceptar la generacin. Para la generacin de la orden de pago, el sistema identificar los datos necesarios, de todos los documentos del expediente, tales como, por ejemplo: imputacin presupuestaria de la solicitud, condiciones de pago del contrato, beneficiario de la tabla de beneficiarios, el importe del anticipo que indica la fianza ser distribuido porcentualmente de existir varias imputaciones, etc.; por este motivo
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no es necesario volver a cargar los datos. El formato de la orden de pago se presentar ms adelante. En forma automtica el sistema asignar un numero secuencial o correlativo, fecha y hora a la Orden de Pago. Con la aceptacin de la orden de pago, el sistema registrar la ejecucin presupuestaria del causado, actualizar el auxiliar de Ordenes de Pago, incluir dicho documento al expediente, registrar el auxiliar Ejecucin Financiera de los contratos de obra y elaborar los asientos de partida doble en la contabilidad general, cuyo ejemplo se muestra a continuacin: Causado Crditos Presupuestarios comprometidos a: Crditos presupuestarios causados Asiento Emisin de ordenes de pago para conceder anticipos a proveedores. Otros Activos Circulantes Anticipos a Contratistas y Proveedores a: Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Contratistas
UNIDAD ADMINISTRADORA CENTRAL
La unidad administradora central cuando estime conveniente, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Imprimir Ordenes de Pago, el sistema mostrar las ordenes de pago pendientes de impresin y el usuario deber seleccionar el nmero de la orden de pago que desee imprimir. Con este dato la pantalla deber mostrar toda la informacin relacionada a esa orden de pago, desde la solicitud, orden de compra o contrato, fianzas, retenciones, etc., que podr ser observada de acuerdo al inters del usuario. El usuario es responsable de analizar la informacin y si todo est correcto deber instruir la impresin de la orden de pago para cancelar el anticipo, igualmente podr anularla si no est de acuerdo. La orden de pago se anexar al expediente fsico y electrnico.
Datos de Entrada (Impresin Ordenes de Pago)
N
Salida(s): Orden de Pago (registrada). Registro del gasto causado. Registro Auxiliar Ejecucin Financiera de los Contratos de Obra. Asientos Contables. 2 1
Campo
Nmero de la Orden de Pago Imprimir o Anular Orden de Pago
Fuente
Salida(s): Orden de Pago (impresa). Expediente actualizado.
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Datos de Entrada (Firma orden de pago)
La autoridad competente recibir la orden de pago en fsico y electrnicamente, para su firma. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma Orden de Pago, el sistema mostrar las ordenes de pago pendientes de firma y el usuario deber seleccionar el nmero de la orden de pago que desee firmar. Con este dato la pantalla deber mostrar toda la informacin contenida en el expediente y relacionada a esa orden de pago, desde la requisicin o solicitud, orden de compra o contrato, fianzas, retenciones, etc., que podr ser observada de acuerdo al inters del usuario. Si est de acuerdo deber marcar el tilde de validacin en el sistema y firmar los formatos fsicos de las ordenes de pago. Una vez registrado el tilde de la firma de la orden de pago, el sistema enviar automticamente la orden de pago a la Tesorera Nacional. La autoridad competente enviar a la unidad administradora central el formato fsico de la orden de pago firmada para que contine con el proceso.
N
1 2
Campo
Nmero de la Orden de Pago Tilde de la firma de la Orden de Pago
Fuente
Salida(s): Orden de Pago (firmada). Tilde de la firma de la Orden de Pago.
La unidad administradora central recibe el formato fsico de la orden de pago firmada y se encarga de enviarla a la Tesorera Nacional, para que tramite su pago.
TESORERA NACIONAL
La Tesorera Nacional impartir instrucciones al Banco Central de Venezuela para realizar las transferencias correspondientes para pagar al beneficiario y a otros terceros. Notifica al organismo que el pago se realiz.
Salidas: Tilde de la recepcin fsica de la orden de pago. Instruccin de pago (Tesorera Nacional). Registro presupuestario del pago. Registro Auxiliar de Banco (SIGECOF/Tesorera) actualizado.
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Registro de cuotas de desembolso (SIGECOF/Tesorera) actualizado. Asientos Contables.
Pago Crditos Presupuestarios Causados a: Crditos Presupuestarios Pagados. Asiento Cancelacin del Anticipo concedido a los contratistas. Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Contratistas a: Banco Banco Central de Venezuela Cuenta Tesorera Nacional.
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REGISTRO DEL ACTA DE INICIO DE LA OBRA

Salida(s): Acta de Inicio de Obras. Expediente Actualizado.
La unidad solicitante o jefe de programa recibe el acta de inicio de la obra debidamente firmada por el Ingeniero Inspector y un representante de la empresa contratista. Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Acta de Inicio de la Obra, el sistema identificar los expedientes que tengan contratos pendientes de inicio de obras o deber anotar el nmero del expediente y cargar la fecha de inicio de obras.
Datos de Entrada (Acta de Inicio)
La unidad administradora recibir en papel impreso o mediante el sistema el Acta de Inicio de Obras. De recibir en papel impreso deber ingresar al sistema al men Acta de Inicio de Obra y proceder de la forma descrita en el paso anterior.
Datos de Entrada (Acta de Inicio)
N
1 2 3
Campo
Nmero de Expediente Nmero de Contrato Fecha de inicio de obras
Fuente
N
1 2 3
Campo
Fuente
Salida(s): Acta de Inicio. Expediente actualizado.
Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, enviar el acta de inicio de obras a la unidad administradora para su registro en el sistema. El acta de inicio de obras se incorpora a la expediente fsico y electrnico para el control de las fechas de ejecucin de las obras.
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VALUACIN DE OBRA EJECUTADA

INGENIERO INSPECTOR
El Ingeniero Inspector de la obra en la unidad solicitante, es responsable de recibir del contratista la valuacin de obra ejecutada, deber revisar fsicamente y aprobar la misma, verificando que las caractersticas, cantidades y exactitud numrica de las partidas de obra construidas sean las especificadas en el contrato de acuerdo al artculo 45 literal p) de las Condiciones Generales de Contratacin. Se asignar fecha y hora de recepcin a los documentos del contratista y de acuerdo al resultado del control que le corresponde efectuar en este nivel, el ingeniero inspector de la obra elaborar el memorndum para notificar su aceptacin o sus reparos. El Ingeniero inspector de la obra firmar la valuacin de obra ejecutada y es responsable de tramitar la firma del jefe del programa y remitir los documentos al contratista, previo su registro en el sistema. Se deber exigir que el contratista presente la Valuacin de Obra Ejecutada en papel impreso y firmado y en disquete en un formato preestablecido para su carga en el sistema.
a) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Valuacin de Obra Ejecutada y la pantalla solicitar la carga del nmero de expediente y de Contrato, que deber estar anotado en los documentos que entrega el contratista. El usuario deber cargar en forma manual o por medio del disquete la Valuacin de la Obra Ejecutada, estos datos formarn parte de la ficha de la obra original y servirn como seguimiento de la construccin de la obra, debern contar con un espacio de texto para anotar las observaciones o descripciones que fueran necesarias. Los documentos se enviarn al Jefe de la Unidad para su firma.
Datos de Entrada (Valuacin de Obra Ejecutada)
N
1 2
Campo
Nmero de Expediente Nmero de Contrato Datos de la Valuacin
Fuente
3 4 5
Nmero de Valuacin Fecha de recepcin Tipo: 02 Valuacin de Obra Ejecutada Monto total Perodo de Valuacin
UNIDAD SOLICITANTE
La unidad solicitante recibir del inspector de obra la Valuacin de Obra Ejecutada, deber efectuar su registro en el sistema con base a:
35
N
7 8
Campo
Desde Hasta Partidas de obra
Fuente
JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE
9 10 11
Cdigo Unidad de Medida Precio Unitario Obra ejecutada en el Perodo
12 13
Cantidad Monto en Bolvares Obra ejecutada a la fecha de valuacin
14 15 16
Cantidad Monto en Bolvares Tilde de finalizacin de contrato o de obra(si corresponde) Observaciones
17
El Jefe de la unidad solicitante recibir el expediente con todos los documentos entregados por el contratista en forma fsica y/o electrnica deber verificar que los mismos sean consistentes y cuenten con la aprobacin del Ingeniero Inspector. Una vez efectuado el control fsico a los documentos y a) Si tiene acceso directo al sistema, deber ingresar con su clave y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma Valuacin de Obras, la pantalla solicitar la carga del nmero de expediente y contrato. Con este dato mostrar la informacin relacionada que el usuarios defina observar, que puede ser: el auxiliar ejecucin financiera del contrato, la ficha de la obra, valuaciones anteriores, tiempo estimado de conclusin, etc. Si est de acuerdo con la informacin firmar la Valuacin de la Obra Ejecutada en el papel y marcar el tilde de validacin en el sistema.
Datos de Entrada (Validacin de la Valuacin de Obra)
b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, remitir los documentos en papel impreso con la firma del inspector de la obra directamente al Jefe de la Unidad solicitante para su aprobacin.
Salida(s): Valuacin de Obra. Expediente actualizado (si corresponde).
N
1 2 3
Campo
Nmero de expediente Nmero de contrato Tilde de Validacin u Observacin
Fuente
36
De no resultar conforme, no firma la valuacin de obra, y devuelve los documentos al ingeniero inspector, marca la observacin en sistema. Si resulta conforme, se comunica al contratista, marca el tilde de validacin en el sistema y se enviar el expediente en fsico y electrnicamente a la unidad administradora para que inicie el trmite de pago. b) Si el Jefe de la unidad solicitante no tiene acceso directo al sistema firma la valuacin de obra, comunica al contratista y enva los documentos a la unidad administradora, de acuerdo al caso: De no resultar conforme, no firma la valuacin de obra, y devuelve los documentos al ingeniero inspector. Si resulta conforme, se comunica al contratista y se enviar el expediente en fsico a la unidad administradora para que se registre e inicie el trmite de pago.
Salida(s): Valuacin de Obra (validada u observada). Ficha de la obra actualizada. Expediente actualizado.
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ELABORACIN DE ORDEN DE PAGO POR VALUACIN DE OBRA EJECUTADA

Asiento Causacin del gasto correspondiente a la recepcin de valuaciones de obra, amortizacin de anticipos y retenciones practicadas. Construcciones en proceso Construcciones en proceso de bienes de dominio privado. Ministerio(Identificacin del Organismo) Otros Activos Circulantes Anticipos a contratistas y Proveedores a: Cuentas por pagar Cuentas por pagar contratistas Otros Activos Circulantes Anticipos a Contratistas y Proveedores.
Salida(s): Ficha de la obra actualizada. Registro Auxiliar Ejecucin financiera de los contratos de obra Orden de Pago. Registro del gasto causado. Asientos Contables.
La unidad administradora recibir el expediente en fsico o va electrnica, debidamente firmado por el Jefe de la Unidad Solicitante para el proceso de pago de la Valuacin de Obra Ejecutada. De recibir el expediente slo en fsico, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Valuacin de Obra Ejecutada y la pantalla solicitar la carga del nmero de expediente y de Contrato, y proceder a la carga de los datos en la forma descrita anteriormente. De recibir el expediente por va electrnica, deber ingresar su clave de acceso y la pantalla le mostrar el men asignado a su rol, elegir el que corresponda a Valuaciones por Pagar a efectos de generar la orden de pago correspondiente. Cargar los datos necesarios para la elaboracin de la orden de pago en el formato preestablecido, tal como se indic en el punto Elaboracin de orden de pago de anticipo, registrar la ejecucin del presupuesto del causado, y generar los asientos de partida doble en la contabilidad general, cuyo ejemplo se presenta a continuacin: Causado Crditos Presupuestarios comprometidos a: Crditos presupuestarios causados.
La unidad administradora central cuando estime conveniente, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Imprimir Ordenes de Pago, el sistema mostrar las ordenes de pago pendientes de impresin y el usuario deber seleccionar el nmero de la orden de pago que desee imprimir.
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Con este dato la pantalla deber mostrar toda la informacin relacionada a esa orden de pago, desde la solicitud, contrato, fianzas, retenciones, valuaciones de obra, etc.; que podr ser observada de acuerdo al inters del usuario. El usuario es responsable de analizar la informacin y si todo est correcto deber instruir la impresin de la orden de pago para cancelar la valuacin de la obra ejecutada, igualmente podr anularla si no est de acuerdo, adems incluir dicho documento al proceso o expediente.
Datos de Entrada
de compra o contrato, fianzas, retenciones, etc., que podr ser observada de acuerdo al inters del usuario. Si est de acuerdo deber marcar el tilde de validacin en el sistema y firmar los formatos fsicos de las ordenes de pago. Una vez registrado el tilde, el sistema enviar automticamente la orden de pago a la Tesorera Nacional. La autoridad competente enviar a la unidad administradora central el formato fsico de la orden de pago firmada para que contine con el proceso.
Datos de Entrada
N
1 2
Campo
Fuente
N
1 2
Campo
Nmero de la Orden de Pago Tilde de validacin de la Orden de Pago
Fuente
Salida(s): Orden de Pago (impresa).
Salida(s): Orden de Pago (firmada). Tilde de validacin de la Orden de Pago.
La autoridad competente recibir la orden de pago fsico y electrnico, para su firma. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma Orden de Pago, el sistema mostrar las ordenes de pago pendientes de firma y el usuario deber seleccionar el nmero de la orden de pago que desee firmar. Con este dato la pantalla deber mostrar toda la informacin relacionada a esa orden de pago, desde la requisicin, orden
La unidad administradora central recibe el formato fsico de la orden de pago firmada y se encarga de enviarla a la Tesorera Nacional, para que tramite su pago.
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TESORERA NACIONAL
La Tesorera Nacional impartir instrucciones al Banco Central de Venezuela para realizar las transferencias correspondientes para pagar al beneficiario y a otros terceros. Notifica al organismo que el pago se realiz.
Salidas: Tilde de la recepcin fsica de la orden de pago. Instruccin de pago (Tesorera Nacional). Registro presupuestario del pago. Registro Auxiliar de Banco (SIGECOF/Tesorera) actualizado. Registro de cuotas de desembolso (SIGECOF/Tesorera) actualizado. Asientos Contables.
Pago Crditos Presupuestarios Causados a) Crditos Presupuestarios Pagados. Cancelacin a contratistas del monto neto de valuaciones de obra, disminucin del Impuesto Retenido y reconocimiento del ingreso por este concepto Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Contratistas a) Retenciones por Pagar Retenciones por PagarContratistas Fiel Cumplimiento Impuesto sobre la Renta Bancos Banco Central de Venezuela Cuenta Tesorera Nacional.
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CREACIN DE FONDO DE TERCEROS PARA DEPOSITAR LAS RETENCIONES PRACTICADAS A LOS CONTRATISTAS
La Unidad Administradora Central constituir un Fondo de Terceros en la Tesorera Nacional con cargo a las retenciones practicadas, a los fines de su reembolso una vez transcurrido el lapso establecido en las Condiciones Generales de Contratacin para la devolucin de las mismas, con lo cual se genera el asiento cuyo ejemplo se muestra a continuacin: Asiento Constitucin de Fondo con cargo a las retenciones practicadas a contratistas y proveedores, en el momento de la cancelacin del monto neto de los bienes y servicios recibidos Bancos Bancos Fondos de Terceros a: Bancos Banco Central de VenezuelaCuenta Tesorera Nacional.
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REGISTRO DEL ACTA DE TERMINACIN DE LA OBRA

El Acta de Terminacin de Obras se incorpora a la expediente fsico y electrnico para el control de las fechas de ejecucin de las obras.
Salida(s): Acta de Terminacin de Obras. Expediente Actualizado.
La unidad solicitante o jefe de programa recibe el acta de terminacin de la obra debidamente firmada por el Ingeniero Inspector de la obra, otros representantes del organismo y los representantes de la empresa contratista. a) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Acta de Terminacin de la Obra, el sistema identificar los expedientes que tengan contratos pendientes de terminacin de obras o deber anotar el nmero del expediente y cargar la fecha de conclusin o terminacin de obras.
Datos de Entrada (Acta de Terminacin de Obras)
La unidad administradora recibir en papel impreso o mediante el sistema el Acta de Terminacin de Obras. De recibir en papel impreso deber ingresar al sistema al men Acta de Terminacin de Obra y proceder de la forma descrita en el paso anterior.
N
1 2 3
Campo
Nmero de Expediente Nmero de Contrato Fecha de conclusin o terminacin de obras
Fuente
b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, enviar el Acta de Terminacin de Obras a la unidad administradora para su registro en el sistema.
42
ACEPTACION PROVISIONAL DE LA OBRA

INGENIERO INSPECTOR
El ingeniero inspector de la obra recibir del contratista la solicitud de aceptacin provisional de la obra, deber revisar fsicamente y aprobar la misma, dentro de los plazos establecidos en las Condiciones Generales de Contratacin, verificando que las caractersticas, cantidades y exactitud numrica de las partidas de obra construidas sean las especificados en el contrato de acuerdo al artculo 91 al 100 de la citada disposicin legal. Se asignar fecha y hora de recepcin a los documentos del contratista y de acuerdo al resultado del control que le corresponde efectuar en este nivel el ingeniero inspector de la obra elaborar el memorndum para notificar su aceptacin o sus reparos. El Ingeniero inspector de la obra, otros representantes del organismo y los representantes de la empresa contratista firmarn el Acta de Recepcin Provisional de la Obra. Este documento se remitir a la unidad solicitante para su registro en el sistema.
a) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Acta de Recepcin Provisional de la Obra, el sistema identificar los expedientes que tengan contratos pendientes de recepcin provisional de obras o deber anotar el nmero del expediente y cargar la fecha de la firma del acta de recepcin provisional.
Datos de Entrada (Acta de Recepcin Provisional de Obras)
N
1 2 3
Campo
Nmero de Expediente Nmero de Contrato Fecha de recepcin provisional de obras
Fuente
b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, enviar el Acta de Recepcin Provisional de Obras a la unidad administradora para su registro en el sistema. El Acta de Recepcin Provisional de Obra se incorpora a la expediente fsico y electrnico para el control de las fechas de aceptacin de la obra ejecutada.
Salida(s):
La unidad solicitante o jefe de programa recibe el Acta de Recepcin Provisional de la Obra debidamente firmada por el Ingeniero Inspector de la obra, otros representantes del organismo y los representantes de la empresa contratista.
Acta de Recepcin Provisional de Obras. Expediente Actualizado.
43
RECEPCIN DEFINITIVA DE LA OBRA

UNIDAD SOLICITANTE
Datos de Entrada (Acta de Recepcin definitiva de Obras)
N
1 2 3
Campo
Nmero de Expediente Nmero de Contrato Fecha de recepcin definitiva de obras
Fuente
Concluido el lapso de garanta de la recepcin provisional de la obra, la unidad solicitante recibe del contratista la solicitud de Acta de Recepcin Definitiva de la Obra, el ingeniero inspector, deber revisar fsicamente y aprobar la misma, dentro de los plazos establecidos en las Condiciones Generales de Contratacin, verificando que la obra ha sido ejecutada de acuerdo con las especificaciones del contrato de acuerdo al artculo 106 al 111 de la citada disposicin legal. Si todo est conforme se procede a la recepcin definitiva y se levantar el Acta respectiva que firmar el ingeniero residente o el contratista y los representantes del ente contratante designados al efecto. a) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Acta de Recepcin Definitiva de la Obra, el sistema identificar los expedientes que tengan contratos pendientes de recepcin definitiva de obras o deber anotar el nmero del expediente y cargar la fecha de la firma del acta de recepcin definitiva.
b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, enviar el Acta de Recepcin Definitiva de Obras a la unidad administradora para su registro en el sistema. El Acta de Recepcin Definitiva de Obra se incorpora a la expediente fsico y electrnico para el control de las fechas y ejecucin de pagos pendientes.
Salida(s): Acta de Recepcin Definitiva de Obras. Expediente Actualizado.
La unidad administradora recibir en papel impreso o mediante el sistema el Acta de Recepcin Definitiva de Obras. De recibir en papel impreso deber ingresar al sistema al men Acta de Recepcin Definitiva de Obra y proceder de la forma descrita en el paso anterior.
44
Datos de Entrada (Acta de Recepcin Definitiva de la Obra)
N
1 2 3
Campo
Fuente
Cada contrato tendr n valuaciones de Obra, el cuadro de cierre indicar un resumen de las valuaciones de obra por partidas, que se compararn con la ficha inicial de la obra y sus modificaciones. El formulario del Cuadro de Cierre se presentar como anexo al instructivo.
Datos de Entrada (Cuadro Cierre de Obra)
Salida(s): Acta de Recepcin Definitiva. Expediente actualizado.
N
1 2
Campo
Nmero de expediente Cuadro de Cierre de Obra
Fuente
UNIDAD SOLICITANTE
La unidad solicitante es responsable de emitir el Cuadro de Cierre de la Obra, segn el articulo 109 de las Condiciones Generales de Contratacin y efectuar las siguientes acciones: a) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Cuadro de Cierre de Obra, el sistema mostrar todos los expedientes que tengan actas de recepcin definitiva de obras, elegir la que corresponda y el sistema elaborar el Cuadro de Cierre de Obra por Beneficiario. Un expediente de Obras podr contener n contratos del mismo o distinto beneficiario, el cuadro de cierre de la obra se construir con los contratos de un mismo beneficiario, en orden correlativo por nmero de contrato.
Nota: no es necesario cargar los datos ya que toda la informacin del cuadro de cierre de la Obra est registrada en el sistema.
b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema deber elaborar el Cuadro de Cierre de la Obra en forma manual. En ambos casos el cuadro de cierre de la obra deber contener la firma del ingeniero inspector, otros representantes del organismos y representantes de la empresa contratista.
Salida(s): Cuadro de cierre de la obra. Ficha de la obra actualizada. Registro de Control de Ejecucin de Obra. Registro Auxiliar Ejecucin financiera de los contratos de obra. Expediente actualizado.
45
La unidad administradora central recibir los expedientes con las Actas de Recepcin Definitiva y los Cuadros de Cierre de la obra en forma fsica y electrnica. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Liberacin de Fianzas y/o Devolucin de Retenciones, el sistema mostrar los expedientes con actas de recepcin definitivas pendientes de liberacin de fianzas y/o devolucin de retenciones, verificar la informacin contenida en el expediente y si todo est correcto proceder a: De recibir los cuadros de cierre en papel impreso, deber generarlos por el sistema y comparar con el papel impreso. De recibir los cuadros de cierre por el sistema continuar el proceso en:
Datos de Entrada (Liberacin de Fianza o Devolucin de Retencin)
expediente que relacionar cada contrato con sus respectivas fianzas y generar el asiento de partida doble que se presenta ms adelante. La orden de pago seguir el trmite detallado en puntos anteriores. b) Si es el ltimo contrato adems de liberar la fianza o instruir la devolucin de la retencin incorporar automticamente en el Activo Fijo la obra, mediante la apertura de la Ficha del Inmueble y la generacin del asiento de partida doble que se presentan mas adelante:
Datos de Entrada (Ficha del Bien Inmueble)
Campo
Fecha del registro
Fuente
Nmero del expediente Nmero de catastro Denominacin del bien Descripcin del inmueble Area del inmueble Lindero Norte Lindero Sur Lindero Este Lindero Oeste Caractersticas del bien inmueble Unidad administradora
2 3 4 5 5 6 7
N
1 2
Campo
Nmero de expediente Acta de Recepcin Definitiva
Fuente
a) Si no es el ltimo contrato de la obra solamente liberar la fianza o generar la orden de pago para la devolucin de la retencin. La liberacin de la fianza se realizar con los datos contenidos en el
8 9
46
Campo
Cdigo Denominacin
Fuente
Campo
Unidad Ejecutora Local Obra
Fuente
10
Responsable Patrimonial Apellidos y Nombre Cdula de Identidad
Partida Subpartida Genrica Subpartida Especfica Subpartida Sub Especfica 15 16 Documento traslativo de la propiedad Incorporacin o Desincorporacin no presupuestarias Cdigo Denominacin Ubicacin Geogrfica del bien inmueble Regin Entidad Federal Municipio Ciudad
11
Denominacin del ocupante del inmueble Apellidos y Nombres Cdula de Identidad
12 13
Fecha de incorporacin Fecha de ocupacin Valor de adquisicin Forma de Pago Bonos Ttulos o Certificados Abono en cuenta
Direccin Mtodo de depreciacin Valor segn libro 14 Imputacin Presupuestaria Programa Cdigo Subprograma Descripcin Actividad Cdigo Postal Descripcin
17
situacin legal del inmueble
47
N
18 19
Campo
Tipo de documento de la situacin legal Observaciones
Fuente
Salida(s): Ficha del Inmueble. Registro Auxiliar de Inmuebles. Registro Auxiliar Fianzas de la Nacin. Asientos Contables.
Asiento Liberacin de Fianzas otorgadas a favor de la Nacin por proveedores, contratistas de obras pblicas y conexos Fianzas y Garantas a favor de la NacinContra a: Fianzas y Garantas a favor de la Nacin Fianzas a favor de la Nacin. Asiento Cancelacin de las retenciones de los contratistas. Retenciones por Pagar Retenciones por Pagar Contratistas a: Banco Bancos- Fondos de Terceros. Asiento Incorporacin de Edificio e Instalaciones por terminacin de obras de dominio privado Bienes de Uso Edificios e Instalaciones a: Construcciones en proceso Construcciones en proceso de bienes de dominio privado. Asiento Incorporacin de Bienes por terminacin de obras de dominio pblico Hacienda Pblica a: Construcciones en proceso Construcciones en proceso de bienes de dominio pblico.
48
MODIFICACIONES Y VARIACIONES A LOS CONTRATOS DE EJECUCIN DE OBRAS MODIFICACIONES CONTRACTUALES

Los contratos de obras estn sujetos a modificaciones y variaciones durante de su ejecucin.
PRRROGA DEL PLAZO DE EJECUCIN DE LA OBRA
LA UNIDAD SOLICITANTE O EL JEFE DEL PROGRAMA
Datos de Entrada (Solicitud de Prorroga de ejecucin de la Obra)
N
1
Campo
Nmero de expediente Nmero de Contrato Fecha de Inicio Fecha de Culminacin Datos de la prorroga Prorroga de Inicio Prorroga de terminacin
Fuente
Fecha de la solicitud de prorroga Lapso de la prorroga Hasta
El Ingeniero inspector o usuario responsable recibe la Solicitud de Prorroga del Plazo de Ejecucin de la obra, la revisa la analiza y si es pertinente la aprueba o no. a) Si la solicitud de Prrroga es aprobada, y la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Solicitud de Prrroga, anotar el nmero de expediente y deber cargar los datos sombreados que se detallan ms adelante.
4 5 6 7 8 9
Inicio Terminacin Justificacin de la prorroga Firma o tilde del Ingeniero Inspector Firma o tilde del jefe de Divisin Firma o tilde del Jefe del Programa
b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema enviar la Solicitud de Prrroga a la unidad administradora para su registro en el sistema.
49
Datos de Entrada
La unidad administradora, recibe la Solicitud de Prrroga en papel impreso o por va electrnica para su anlisis y verificacin. De recibirlo en papel impreso, proceder a cargar los datos tal cual como se describi en el paso anterior. Si la informacin ya se encuentra en el sistema deber marcar el tilde de validacin del Solicitud de Prrroga, y con dicho tilde el sistema enviar automticamente la solicitud a la Controlara Interna para su revisin y aprobacin.
N
1 2
Campo
Fuente
UNIDD ADMINISTRADORA
CONTRALORA INTERNA
La Contralora Interna recibir el Solicitud de Prrroga anexo al expediente en forma fsica y/o electrnica, ser responsable de verificar que se haya cumplido lo establecido en el artculo No. 21 de la LOCGR. y en las Condiciones Generales de Contratacin. El usuario ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Certificacin Contralora Interna, marcar la casilla Solicitud de Prrroga y el sistema mostrar los expedientes pendientes de certificacin, elegir el que corresponda y si no tiene observaciones, marcar el tilde de certificacin. Si tiene observaciones, elaborar un memorndum con sus observaciones y lo enviar a la unidad administradora, el memorndum ser anexado al expediente y marcar en el sistema el tilde de observacin.
La unidad administradora recibir el expediente fsico y electrnico, con tilde de certificacin o de observacin de la Contralora Interna. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma de Solicitud de Prrroga, el sistema mostrar los expedientes remitidos por la Contralora Interna.
Datos de Entrada (Firma de Solicitud de Prrroga)
N
1 2
Campo
Fuente
a) Si tiene observaciones, podr anular el proceso de solicitud de prrroga o instruir la correccin de los errores u observaciones de la Contralora Interna, quedando el trmite pendiente.
50
b) Si la certificacin es favorable, la unidad administradora tramitar la prrroga y enviar el expediente a la autoridad competente.
La autoridad competente recibir en papel impreso y por va electrnica la solicitud de prrroga para su firma o validacin.
Datos de Entrada
N
1 2
Campo
Nmero de expediente Tilde de Validacin o de observacin
Fuente
Salida (s): Solicitud de Prrroga Validada. Expediente actualizado.
La Solicitud de Prrroga se incorpora al expediente fsico y electrnico para el control de fechas de ejecucin de la obra.
51
ACTA DE PARALIZACIN DE LA OBRA Y RESCISIN DE CONTRATOS
Campo
Modificacin del proyecto Modificacin del programa de trabajo Condiciones climticas
Fuente
Si la obra se paraliza parcial o totalmente se rescinde el contrato.
UNIDAD SOLICITANTE O JEFE DEL PROGRAMA

4 5
Otras causas Firma del Ingeniero inspector Tilde de validacin
El Ingeniero Inspector o la contratista, solicita la paralizacin de la obra por cualquiera de estas razones: condiciones climticas, fuerza mayor, incumplimiento de cualquiera de las partes, entre otras. Si el usuario responsable est conectado al sistema, la introduce su clave de acceso al sistema elegir el que corresponda a Acta de Paralizacin y marcar el nmero de expediente y deber anotar la fecha de la firma del Acta de Paralizacin.
Datos de Entrada (Acta de Paralizacin de la obra)
b) Si no est conectado al sistema, la unidad solicitante o jefe del programa, elabora en papel el Acta de Paralizacin y la enviar a la unidad administradora para su registro en el sistema, y procede como se define en el paso anterior.
N
1
Campo
Nmero de expediente Nmero de Contrato Fecha de Inicio Fecha de Culminacin
Fuente
2 3
Fecha del Acta de paralizacin Causas de la Modificacin
La unidad administradora, recibe el Acta de Paralizacin en papel impreso o por va electrnica para su anlisis y verificacin, de recibirlo en papel impreso, proceder a cargar los datos tal cual como se describi en el paso anterior. Si la informacin ya se encuentra en el sistema deber marcar el tilde de validacin del Acta de Paralizacin. Y el sistema lo enviar automticamente a la autoridad competente para su validacin y aprobacin.
52
Salida (s): Acta de Paralizacin (validada). Expediente actualizado.
El Acta de Paralizacin de obras se incorpora al expediente fsico y electrnico para el control de las fechas de ejecucin de las obras. Si la paralizacin es parcial el proceso exigir tramitar una Solicitud de Prorroga. Proceso que se realizar de la forma descrita en el punto referido a Prorroga del plazo de ejecucin de la obra, incluido en Modificaciones y variaciones en los contratos de ejecucin de obra de este Manual. Si la paralizacin es total, el contrato se rescinde y se elaborar un corte de cuenta como se define ms adelante.
53
ACTA DE REINICIO DE LA OBRA
Si la obra se paraliza parcialmente, se anotar la fecha de paralizacin y se tomar en cuenta para el tiempo de ejecucin total de la obra. Hasta que se reinicie la obra.
b) Si la unidad no est conectada al sistema, llenar en forma manual la planilla del Acta de Reinicio y la enviar a la unidad administradora para su carga en el sistema.
LA UNIDAD ADMINISTRADORA
Si el usuario responsable, est conectado al sistema, ingresar su clave de acceso asignada a su rol, elegir la que corresponda al men Acta de Reinicio y cargar los datos sombreados que se detallan ms adelante.
Datos de Entrada (Acta de Reinicio de la obra)
La unidad administradora, recibe el Acta de Reinicio en papel impreso o por va electrnica para su anlisis y verificacin, de recibirlo en papel impreso, proceder a cargar los datos tal cual como se describi en el paso anterior. Si la informacin ya se encuentra en el sistema deber marcar el tilde de validacin del Acta de Reinicio.
Salida (s): Acta de Reinicio Validada. Expediente actualizado.
N
1 2 3 4 5 6 8 9
Campo
Nmero de expediente Nmero de Contrato Fecha de Inicio Fecha de Culminacin inicial Datos del Acta de paralizacin Fecha de Acta de Reinicio Nueva fecha de culminacin Firma del Ingeniero Inspector
Fuente
Cuando la obra se reinicia, se anexa al expediente tanto fsica como electrnicamente el Acta de Reinicio para el control de las fechas de ejecucin de la obra.
54
CAMBIO O RENUNCIA DEL BENEFICIARIO
Campo
Nmero de RIF o NIT Nombre o Razn Social Entidad bancaria Tipo de cuenta
Fuente
Si la paralizacin de la obra se produce por renuncia del beneficiario y esto implica un cambio del mismo, se proceder de la siguiente manera:
UNIDAD SOLICITANTE
Nmero de Cuenta 4 Condiciones del nuevo Contrato Fecha de inicio Fecha de terminacin Monto total Monto Individual por imputacin Multa por da de retraso % Bs./Da Limite mximo del contrato Porcentaje Monto 5 Garantas Fianza de Fiel Cumplimiento Porcentaje Monto
La unidad solicitante recibe la renuncia del beneficiario en papel impreso. a) Si est conectada, al sistema ingresa su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Modificaciones al Contrato y marcar la casilla, "Cambio de beneficiario y anotar el nmero de expediente. El sistema mostrar todo lo referente a ese contrato y el usuario y cargar los datos del nuevo contrato, es decir el beneficiario y los cambios que se generen de ello, tales como lapsos de ejecucin (si fuera el caso) y las nuevas fianzas de fiel cumplimiento y /o anticipo. Se debe realizar un corte de cuenta como se indica en el punto siguiente.
Datos de Entrada (Modificaciones al contrato Cambio de beneficiario)
N
1 2 3
Campo
Nmero de expediente Nmero de Contrato Nuevo beneficiario
Fuente
Fianza de Anticipo Porcentaje Monto 6 Tilde de validacin
55
a) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, elaborar en papel impreso la modificacin del contrato y lo enviar a la unidad administradora para su carga en el sistema.
Si tiene observaciones, elaborar un memorndum con sus observaciones y lo enviar a la unidad administradora, el memorndum ser anexado al expediente y marcar en el sistema el tilde de observacin.
Datos de Entrada
La unidad administradora, recibe la modificacin en papel impreso o por va electrnica para su anlisis y verificacin. De recibirlo en papel impreso, proceder a cargar los datos tal cual como se describi en el paso anterior. Si la informacin ya se encuentra en el sistema deber marcar el tilde de validacin del cambio de beneficiario y enviarlo a la Controlara Interna para su aprobacin.
N
1 2
Campo
Fuente
CONTRALORA INTERNA
La Contralora Interna recibir el nuevo contrato anexo al expediente en forma fsica y/o electrnica, ser responsable de verificar que se haya cumplido lo establecido en el artculo No. 21 de la LOCGR. y en las Condiciones Generales de Contratacin. El usuario ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Certificacin Contralora Interna, marcar la casilla obras y el sistema mostrar los expedientes pendientes de certificacin, elegir el que corresponda y si no tiene observaciones, marcar el tilde de certificacin.
Datos de Entrada (Validacin de modificacin de contrato)
N
1 2
Campo
Fuente
56
a) Si tiene observaciones, podr anular el proceso de cambio o renuncia del beneficiario o instruir la correccin de los errores u observaciones de la Contralora Interna, quedando el trmite pendiente. b) Si la certificacin es favorable, la unidad administradora tramitar la misma en funcin de los montos de la obra y enviar el expediente a la autoridad competente.
Salida (s): Contrato de obra modificado (actualizado).
Las modificaciones al contrato se anexarn al expediente en forma fsica y electrnica para su control.
Salidas: Expediente actualizado. Firma de modificacin de contrato (Cambio de Beneficiario) validado.
Datos de Entrada
N
1 2 3
Campo
Fuente
57
CORTE DE CUENTA
Campo
Nmero de RIF o NIT Nombre o Razn Social
Fuente
Si la paralizacin es definitiva, o se produce un cambio de beneficiario, la Direccin de Administracin o unidad de similar competencia , debe proceder a realizar un corte de cuenta a fin de determinar los montos cancelados y por cancelar. Para ello se realizar este procedimiento.
Fecha del Acta de paralizacin Valuaciones pagadas Monto de las valuaciones Fechas de las valuaciones Anticipos recibidos
Si est conectado al sistema, la unidad solicitante o el jefe del programa, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Acta de paralizacin de la obra, el sistema mostrar todos los expedientes que tengan actas de paralizacin, elegir el que corresponda y el sistema elaborar el informe decorte de cuenta que deber contener los datos mnimos que se detallan ms adelante.
Datos de Entrada (Corte de Cuenta)
Monto Fecha Retenciones efectuadas Monto Fecha Garantas Fianza de Anticipo Porcentaje Monto Fianza de Fiel Cumplimiento Porcentaje Monto Retencin Porcentaje Monto
N
1
Campo
Nmero de expediente Nmero de Contrato Fecha de Inicio Fecha de Culminacin Beneficiario
Fuente
58
Campo
Modificaciones de la obra Aumentos de Obras Disminuciones de Obras Prorrogas Variaciones de Precios Cambio de Beneficiario Rescisin del contrato Texto libre del informe
Fuente
impreso, proceder a cargar los datos tal cual como se describi en el paso anterior. Si la informacin ya se encuentra en el sistema deber marcar el tilde de validacin del Informe de Corte de Cuenta con este tilde el sistema lo enva automticamente a la autoridad competente para su aprobacin y validacin.
La autoridad competente recibir el Informe de Corte de Cuenta por va electrnica para su anlisis y validacin
Datos de Entrada
Saldo pendiente (diferencia entre total pagado y total ejecutado)
N
1
Campo
Nmero de expediente Tilde de Validacin o de observacin
Fuente
b) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, elaborar el informe de Corte de Cuenta y la enviar a la unidad administradora para que lo registre en el sistema y proceder igual a lo descrito en el paso anterior.
Salida: Informe de corte de cuenta. Expediente Actualizado.
Salida (s): Informe de Corte de Cuenta Validado u Observado. Expediente actualizado.
La unidad administradora, recibe el Informe de Corte de Cuenta en papel impreso o por va electrnica para su anlisis y verificacin. De recibirlo en papel
El informe de Corte de Cuenta se incorporar al expediente fsico y electrnico para el control de los saldos pendientes en la obra ejecutada. Una vez obtenido el saldo deudor o acreedor, dependiendo del resultado se proceder de la siguiente manera: Si el saldo es a favor del contratista, el ente contratante proceder a evaluar la informacin y mandar a emitir la orden de pago, conforme a las disposiciones de
59
las Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras y proceso de pago indicado en este manual. Si el saldo es a favor del ente contratante se elaborar planilla de liquidacin y se enviar al contratista para el reintegro de dicho saldo al Tesoro Nacional. a) Si est conectado al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a planilla de liquidacin y cargar los datos sombreados que se detallan ms adelante.
Datos de Entrada (Planilla de Liquidacin)
b) Si no est conectado al sistema, se elaborar la planilla de liquidacin en forma manual y se enviar a la unidad administradora para su carga en el sistema.
N
1
Campo
Nmero de expediente Nmero de Contrato Fecha de Inicio Fecha de Culminacin
Fuente
La unidad administradora recibir el papel impreso o mediante el sistema la de planilla de liquidacin y ser responsable de analizar la informacin contenida en la misma y validarla, si recibe el papel impreso ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol elegir el que corresponda a Planilla de Liquidacin y cargar los datos de la misma forma en que se hizo el paso anterior. La planilla de liquidacin se anexar al expediente en forma fsica y electrnica, y con su emisin se generar el siguiente asiento contable:
Salidas:
Fecha del Acta de paralizacin Beneficiario Nmero de RIF o NIT Nombre o Razn Social
Planilla de liquidacin (Validada). Expediente actualizado.
3 4
Saldo a reintegrar Entidad bancaria Tipo de cuenta Nmero de Cuenta
Tilde de validacin
60
DEVOLUCIN DE FONDOS POR DIFERENCIA EN EL CORTE DE CUENTA

Campo
Cdigo Denominacin Ubicacin Geogrfica Regin Entidad Federal Ciudad
Fuente
Si en el transcurso del ejercicio presupuestario se detectan pagos en exceso, el responsable de la Unidad Administradora deber emitir una planilla de liquidacin para la devolucin de los fondos ante la Tesorera Nacional. El responsable de la unidad administradora, deber ingresar su clave al men asignado a su rol, elegir el que corresponda a Planilla de Liquidacin y marcar la casilla Devolucin de Fondos y el sistema le asignar un nmero secuencial o correlativo, fecha y hora.
Datos de Entrada (Planilla de Liquidacin)
Datos del cuentadante (contribuyente o deudor) Apellidos y nombres o razn social Cdula de Identidad RIF o NIT Pasaporte N
Campo
Nmero de la planilla de liquidacin Ao Perodo: desde Hasta Fecha Organismo Cdigo Denominacin Unidad Administradora o liquidadora Tipo (1 o 2)
Fuente
Pas Ramo o subramo de ingreso 2 3 4 5 6 7 8 Cdigo Presupuestario Convenio Bancario Denominacin Monto en Bolvares Monto en letras Total a pagar Concepto Reintregro de Fondos
61
Campo
Orden de pago
Fuente
N
21
Campo
Designacin Resolucin N Fecha Gaceta Oficial N Fecha
Fuente
9 10 11 12 13 14 15 16
Tipo Nmero Fecha Ejercicio Presupuestario 22 Plazo para pagar Antes del ___/___/___ Dentro de los _____ 24 Das Hbiles siguientes a su notificacin Planillas expedidas a solicitud de: Tipo de solicitante Interno Externo Cdigo Denominacin 26 25 23
Notificacin Personalmente o mediante constancia escrita Persona que recibe la planilla Apellidos y nombres Cdula de identidad Firma Fecha de recibo Otro procedimeinto legal Para uso del banco recaudador
17 18
19
Solicitud Nmero Fecha
20
Funcionario que aprueba la planilla Apellidos y nombres Cdula de identidad Cargo Firma o sello
Una vez emitida la planilla de liquidacin el sistema genera el asiento, cuyo modelo se muestra a continuacin:
62
Asiento Devolucin de remanente de fondos girados mediante rdenes de pago directas durante el ejercicio presupuestario vigente. OTROS ACTIVOS CIRCULANTES Otros Fondos por Cobrar Identificacin del organismo OTROS ACTIVOS CIRCULANTES Anticipos a contratistas y proveedores Identificacin del Organismo.
Compromiso Asiento Crditos presupuestarios comprometidos a: Autorizaciones para gastos. Causado Asiento Crditos presupuestarios causados a: Crditos presupuestarios comprometidos. Pago Asiento Crditos presupuestarios pagados a: Crditos presupuestarios causados.
Salida(s): Planilla de liquidacin. Asiento Contable.
Al recibirse en la Tesorera Nacional las planillas de liquidacin canceladas, se registran las mismas en el sistema y se informa al SIGECOF local la recaudacin respectiva. La Unidad Administradora que gener la planilla de liquidacin recibe, va sistemas, dicha informacin, procede a validarla y se emiten los asientos de reverso, cuyo ejemplo se muestran a continuacin: Reversin de asientos en cuentas de orden presupuestarias de gastos, por efecto de devolucin de fondos en avance.
63
VARIACIONES EN LOS CONTRATOS POR INCREMENTOS DE PRECIOS, AUMENTOS SALARIALES Y DE PRESTACIONES SOCIALES, CAMBIOS EN LA PARIDAD DE LA MONEDA, AUMENTOS DE OBRAS ADICIONALES: EXTRAS, COMPLEMENTARIAS O NUEVAS
Los contratos de ejecucin de obras pueden verse afectados cuando ocurren variaciones en los precios, sueldos, tasa de cambio y cuando se producen aumentos de obras u obras adicionales a ejecutar por cualquier razn.(Obras Extras, Complementarias o Nuevas). El Presupuesto de la Obra que forma parte del contrato deber incluir una partida denominada Variaciones de Precio por un monto prudencialmente estimado por el Ente Contratante para que el Contratista pueda, en cada valuacin, cobrar los montos que se reconocieran por concepto de variacin
de precios Artculo. 62 prrafo 2 (Condiciones generales de Contratacin.) Si la variacin no supera al porcentaje estimado por el Ente contratista, no se realizar ningn cambio al contrato y los incrementos sern cancelados en cada valuacin. Si existe disponibilidad presupuestaria para ejecutar las obras extras, complementarias, nuevas, as como variaciones de precios se realizar un nuevo contrato y se ejecutar el proceso desde el principio. Si por el contrario, no existe disponibilidad se procede a realizar aumentos o disminuciones del contrato original, presentando el nuevo presupuesto con las modificaciones requeridas previa aprobacin del Ingeniero Inspector, la autoridad competente y la Contralora interna. Y en dicho caso se proceder de la siguiente manera:
UNIDAD SOLICITANTE JEFE DEL PROGRAMA
El usuario responsable de efectuar la solicitud de variacin de contrato realizar lo siguiente: a) Si la Unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Variacin de Contrato marcar la casilla Obras Adicionales o Variaciones de Precios segn sea el caso y deber cargar los datos que sombreados que se detallan ms adelante.
64
Datos de Entrada (Variacin de Contratos)
N
5
Campo
Cronograma de Ejecucin Ejercicio vigente Ejercicio futuro
Fuente
N
1
Campo
Nmero de expediente Contrato
Fuente
Condiciones del Contrato Fecha de Inicio
Tilde de validacin
Fecha de Terminacin Monto Total Monto Individual por Imputacin** Multa por da de retraso Limite Mximo del Contrato Porcentaje Monto 3 Variaciones en las partidas de la obra Aumentos en las partidas Disminuciones en las partidas 4 Modificaciones a las fianzas aumentos Disminuciones vigencias inicio vencimiento
La unidad administradora, recibe la variacin en papel impreso o por va electrnica para su anlisis y verificacin. De recibirlo en papel impreso, proceder a cargar los datos tal cual como se describi en el paso anterior. Si la informacin ya se encuentra en el sistema deber marcar el tilde de validacin del cambio de beneficiario y enviarlo a la Controlara Interna para su aprobacin.
CONTRALORA INTERNA
La Contralora Interna recibir el contrato con las variaciones, anexo el expediente en forma fsica y/o electrnica, y ser responsable de verificar que se haya cumplido lo establecido en el artculo No. 21 de la LOCGR. y en las Condiciones Generales de Contratacin. El usuario ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Certificacin Contralora Interna, marcar la casilla obras y el sistema mostrar los expedientes pendientes de certificacin, elegir el que
65
corresponda y si no tiene observaciones, marcar el tilde de certificacin. Si tiene observaciones, elaborar un memorndum con sus observaciones y lo enviar a la unidad administradora, el memorndum ser anexado al expediente y marcar en el sistema el tilde de observacin.
Datos de Entrada
N
1 2
Campo
Fuente
a) Si tiene observaciones, podr anular el proceso de variacin de obra o instruir la correccin de los errores u observaciones de la Contralora Interna, quedando el trmite pendiente. Si se anula el proceso de variacin de obra debern anularse tambin los registro auxiliares y elaborarse la reversin de asientos contables que correspondan. b) Si la certificacin es favorable, la unidad administradora tramitar la misma en funcin de los montos de la obra. Enviar el expediente a la autoridad competente.
Salida (s): Contrato de obra modificado.
AUTORIDAD COMPETENTE UNIDAD ADMINISTRADORA
Datos de Entrada (Validacin de variacin de contrato)
N
1 2
Campo
Fuente
66
Datos de Entrada
N
1 2 3
Campo
Fuente
Las variaciones al contrato se anexarn al expediente en forma fsica y electrnica para su control.
Salidas: Expediente actualizado. Firma del contrato modificado.
67
SOLICITUD DEL ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO
UNIDAD SOLICITANTE
De acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de contratacin en el TITULO IV Pago de la Obra CAPITULO I Anticipos Artculo 55: Adems del anticipo establecido en el artculo 53 de este Decreto, la mxima autoridad del Ente Contratante podr conceder anticipos especiales, de lo cual se informar al Organo Contralor. Se aplicarn a estos anticipos especiales las mismas normas establecidas en los artculos que anteceden en relacin con la fianza de anticipo, el establecimiento del porcentaje a deducirse de las valuaciones para amortizarlo, progresivamente y la reduccin de la fianza La mxima autoridad del Ente Contratante tambin podr conceder anticipos especiales administrados, los cuales deben ser depositados en cuentas que a tal fin abra la Tesorera Nacional en el Banco Central de Venezuela, los mismos no requerirn la fianza que establece el artculo 53. Dichos fondos se liberarn mediante cartas rdenes en base a las valuaciones de obras ejecutadas, debidamente aprobadas y conformadas. Para la aplicacin de esta norma, se ha desarrollado el siguiente proceso:
La unidad solicitante recibe del contratista, antes de finalizar el perodo siguiente, solicitud de Anticipo Especial Administrado (saldo del compromiso correspondiente) para ser depositado en cuenta especial del Tesoro Nacional en el Banco Central de Venezuela. Revisa la solicitud correspondiente: S est conforme: a) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. El sistema mostrar distintas opciones y elegir el que corresponda a Anticipo Especial Administrado y marcar la casilla del contrato correspondiente y lo enviar a la unidad administradora central. Los datos no sombreados se generarn automticamente por el sistema relacionando la clave del usuario con el organismo, la unidad administradora que le corresponda, unidad solicitante y la ubicacin geogrfica. De igual manera el sistema colocar el ao, la fecha y otorgar un nmero secuencial o correlativo al Anticipo Especial Administrado. b) Si la unidad no est conectada al sistema el funcionario responsable deber elaborar manualmente el formulario de Anticipo Especial Administrado y la enviar a la unidad administradora central para su registro. De no estar conforme: Elabora memorndum negando la solicitud del Anticipo Especial Administrado.
68
Datos de Entrada Anticipo Especial Administrado
N
13
Campo
Cta. No. Monto neto a pagar en letras Tipo de registro:
Fuente
N
1 2 3 4
Campo
No. Anticipo Especial Administrado Fecha Ejercicio presupuestario Cdigo del organismo Denominacin
Fuente
14
15
Tilde de causado o compromiso y causado Cdigo de fuente de financiamiento Fecha de pago Documento de respaldo:
16 17
Cdigo de la Unidad administradora Denominacin Ubicacin geogrfica: 18 19
Cdigo de tipo Nmero Forma de pago:
Cdigo de la ciudad Denominacin 20
Cdigo de regin Denominacin
Cdigo de directo o avance Imputacin presupuestaria: Programa:
Cdigo de entidad federal Denominacin Tipo de Contrato Denominacin 21
Subprograma Proyecto Actividad Unidad Ejecutora Local Obra Partida Subpartida Genrica Subpartida Especfica
9 10 11 12
Beneficiario Tilde del RIF, NIT o CI Numero de RIF, NIT o CI Cdigo del banco Denominacin
69
Campo
Subpartida Sub Especfica Objeto del gasto:
Fuente
22
Cdigo Denominacin
23 24 25 26 27 28
Monto Concepto de pago Total Bs. Retenciones Neto a pagar Bs. Tilde del cesionario u el autorizado a cobrar Nombre o razn social Tilde del nmero de RIF, NIT o CI Cdigo del banco Denominacin
29 30 31
Recibe el formulario de Anticipo Especial Administrado en papel impreso o mediante el sistema y ser responsable de analizar la informacin contenida en el mismo. De no estar conforme: Lo devuelve a la unidad solicitante De estar conforme: El usuario responsable de la unidad administradora central recibe el formulario de Solicitud de Anticipo Especial Administrado en papel o electrnicamente. Si lo recibe en papel lo revisa lo valida y lo carga al sistema. De recibirlo electrnicamente, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. El sistema mostrar distintas opciones y elegir el que corresponda a Anticipo Especial Administrado y lo validar. Remite Solicitud de Anticipo Especial Administrado a la autoridad competente.
32
Cuenta No. Denominacin
33 34
Cta. No. Observaciones: debe incluirse el anexo especial (*) que delimita el plazo correspondiente a su ejecucin
Recibe y revisa el formulario de Anticipo Especial en papel impreso o mediante el sistema Si est conforme procede a su validacin y remite a la unidad administradora central.
(*) Emitido por la Tesorera Nacional Salida(s): solicitud de Anticipo Especial Administrado.
70
Datos de entrada Validacin del Formulario de Anticipo Especial Administrado
N
1 2
Campo
Nmero de la solicitud de anticipo Tilde de validacin
Fuente
La validacin de la solicitud de anticipo, generar los asientos por partida doble en la contabilidad general. Asientos: Autorizaciones para Causar en el Perodo Complementario Organismos Autorizaciones para Pagar en el Perodo Complementario Organismos
Salida(s): Tilde de validacin de la Solicitud de Anticipo Especial Administrado. Registro del causado. Asientos Contables.
71
ELABORACIN DE LA ORDEN DE PAGO DEL ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO

Datos de Entrada (de la Orden de Pago)
N
1 2
Campo
Nmero del proceso o expediente Generar o Anular Orden de Pago
Fuente
La unidad administradora recibir la solicitud de anticipo especial administrado en forma fsica y electrnica. La Unidad Administradora Central cuando estime conveniente, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Generar Ordenes de Pago, el sistema mostrar las distintas opciones y el usuario deber marcar la casilla denominada Pagos a Proveedores Con este dato el sistema buscar todos los procesos o expedientes que estn pendientes de pago a proveedores, el usuario deber elegir el que corresponda o anotar el nmero del proceso o expediente. La pantalla deber mostrar toda la informacin relacionada a dicho proceso o expediente. El usuario es responsable de analizar la informacin y si todo est correcto deber instruir la generacin de la orden de pago igualmente es responsable de su verificacin y podr anularla si no est de acuerdo.
Si la instruccin del usuario gener la orden de pago, el sistema mostrar en pantalla la informacin de la orden de pago en el formato preestablecido o observar una existente. Si est correcta aceptar la generacin. Para la generacin de la orden de pago, el sistema identificar los datos necesarios segn el formato que se detalla ms delante, de todos los documentos del proceso o expediente, tales como por ejemplo: imputacin presupuestaria, condiciones de pago, beneficiario de la tabla de beneficiarios, Por este motivo no es necesario volver a cargar los datos. En forma automtica el sistema asignar un numero secuencial o correlativo, fecha y hora a la Orden de Pago. Con la aceptacin de la orden de pago, el sistema registrar la ejecucin presupuestaria del causado, actualizar el auxiliar de Ordenes de Pago, incluir dicho documento al proceso o expediente:
Salida(s): Orden de Pago (registrada). Registro del gasto causado. Asientos Contables.
72
Asientos Autorizaciones para causar en el perodo complementario Organismos a: Autorizaciones para pagar en el perodo complementario Organismos.
Salida(s): Orden de pago (impresa).
La unidad administradora central cuando lo estime conveniente, ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Imprimir Ordenes de Pago, el sistema mostrar las ordenes de pago pendientes de impresin y el usuario deber seleccionar el nmero de la orden de pago que desee imprimir. Con este dato la pantalla mostrar la informacin relacionada a esa orden de pago, la tabla de beneficiarios, los asientos contables, etc. El usuario ser responsable de analizar la informacin y si todo est correcto deber instruir la impresin de la orden de pago y remitirla a la autoridad competente para su firma. Igualmente podr anularla si procede.
Datos de Entrada
La autoridad competente recibir la orden de pago fsico y electrnico, para su firma. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma Orden de Pago, el sistema mostrar las ordenes de pago pendientes de firma y el usuario deber seleccionar el nmero de la orden de pago que desee firmar. Con este dato la pantalla deber mostrar toda la informacin relacionada a esa orden de pago. Si est de acuerdo deber marcar el tilde de la firma de la Orden de pago y firmar los formatos fsicos de las ordenes de pago. Una vez registrado el tilde de la firma de la orden de pago, el sistema enviar automticamente la orden de pago a la Tesorera Nacional. La autoridad competente enviar a la unidad administradora central el formato fsico de la orden de pago firmada para que contine con el proceso.
N
1 2
Campo
Fuente
N
1 2
Campo
Nmero de la Orden de Pago Tilde de validacin de la Orden de Pago
Fuente
73
Salida(s): Orden de Pago (firmada). Tilde de validacin de la Orden de Pago.
TESORERA NACIONAL
La Tesorera Nacional impartir instrucciones al Banco Central de Venezuela para realizar las transferencias correspondientes para depositar en la cuenta especial del BCV. Notifica al organismo que el pago se realiz.
Salidas(s): Tilde de la recepcin de la orden de pago. Instruccin de pago. Registro presupuestario de pago. Libro auxiliar de banco (SIGECOF Tesorera) actualizado. Registro de cuota de Desembolso (SIGECOF Tesorera) actualizado. Asientos Contables.
Recibe la orden de pago firmada e Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol y elegir el que corresponda a Tilde de la firma de la orden de pago y la enva a la Tesorera Nacional, para que tramite su pago.
N
1 2
Campo
N Orden de pago Tilde de Validacin
Fuente
Asiento Autorizaciones para pagar perodo complementario Organismo a: Crditos presupuestarios pagados. Asientos Apertura de Cuenta Especial en el Banco Central de Venezuela destinada a cancelar Anticipos Especiales Administrados BANCOS Banco Central de Venezuela Anticipos Especiales Administrados. a: BANCOS Banco Central de VenezuelaCuenta Tesorera Nacional.
Salida(s): Orden de pago firmada.
74
PAGO DE VALUACIN DE OBRA EJECUTADA CON CARTA ORDEN

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD SOLICITANTE
Ingeniero inspector El Ingeniero Inspector de la obra en la unidad solicitante, es responsable de recibir del contratista la valuacin de obra ejecutada, deber revisar fsicamente y aprobar la misma, verificando que las caractersticas, cantidades y exactitud numrica de las partidas de obra construidas sean las especificadas en el contrato de acuerdo al artculo 45 literal p) de las Condiciones Generales de Contratacin. Se asignar fecha y hora de recepcin a los documentos del contratista y de acuerdo al resultado del control que le corresponde efectuar en este nivel, el ingeniero inspector de la obra elaborar el memorndum para notificar su aceptacin o sus reparos. El Ingeniero inspector de la obra firmar la valuacin de obra ejecutada y es responsable de tramitar la firma del jefe del programa y remitir los documentos al contratista, previo su registro en el sistema. Se deber exigir que el contratista presente la Valuacin de Obra Ejecutada en papel impreso y firmado y en disquete en un formato preestablecido para su carga en el sistema.
La unidad solicitante recibir del inspector de obra la Valuacin de Obra Ejecutada, deber efectuar su registro en el sistema con base a: a) Si la unidad solicitante no est conectada al sistema, remitir los documentos en papel impreso con la firma del inspector de la obra directamente al Jefe de la unidad para su aprobacin b) Si la unidad solicitante est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Valuacin de Obra Ejecutada y la pantalla solicitar la carga del nmero de expediente y de Contrato, que deber estar anotado en los documentos que entrega el contratista. El usuario deber cargar en forma manual o por medio del disquete la Valuacin de la Obra Ejecutada, estos datos formarn parte de la ficha de la obra original y servirn como seguimiento de la construccin de la obra, debern contar con un espacio de texto para anotar las observaciones o descripciones que fueran necesarias. Los documentos se enviarn al Jefe de la Unidad para su firma.
75
Datos de Entrada (Valuacin de Obra Ejecutada)
N
15
Campo
Monto en Bolvares Tilde de finalde contrato u obra (Si procede) Observaciones
Fuente
N
1 2
Campo
Nmero de Expediente Nmero de Contrato
Fuente
16
17 Datos de la Valuacin
Salida(s): 4 5 Nmero de Valuacin Fecha de recepcin Tipo: 02 Valuacin de Obra Ejecutada Valuacin de Obra. Expediente actualizado (si corresponde).
JEFE DE LA UNIDAD
6 Monto total Perodo de Valuacin 7 8 Desde Hasta Partidas de obra 9 10 11 Cdigo Unidad de Medida Precio Unitario Obra ejecutada en el Perodo 12 13 Cantidad Monto en Bolvares Obra ejecutada a la fecha de valuacin 14 Cantidad
SOLICITANTE
El Jefe de la unidad solicitante recibir el expediente con todos los documentos entregados por el contratista en forma fsica y/o electrnica deber verificar que los mismos sean consistentes y cuenten con la aprobacin del Ingeniero Inspector. Si recibe slo el expediente fsico y tiene sistema deber cargar los datos de valuacin de obra ejecutada tal como se indic anteriormente Una vez efectuado el control fsico a los documentos. Si tiene acceso directo al sistema, deber ingresar con su clave y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma Valuacin de Obras, la pantalla solicitar la carga del nmero de expediente y contrato. Con este dato mostrar la informacin relacionada que el usuario decida observar, que puede ser: el auxiliar ejecucin financiera del contrato, la ficha
76
de la obra, valuaciones anteriores, tiempo estimado de conclusin, etc. Si resulta conforme, se comunica al contratista, marca el tilde de validacin en el sistema y se enviar el expediente en fsico y electrnicamente a la unidad administradora para que inicie el trmite de pago a travs de la carta orden.
Datos de Entrada (Validacin de la Valuacin de Obra)
Ficha de la obra actualizada (Si procede). Expediente (actualizado).
N
1 2 3
Campo
Nmero de expediente Nmero de contrato Tilde de Validacin u Observacin
Fuente
De no resultar conforme, no firma la valuacin de obra, y devuelve los documentos al ingeniero inspector, marca la observacin en sistema. b) Si el Jefe de la unidad solicitante no tiene acceso directo al sistema recibe la valuacin de obra y enva los documentos a la unidad administradora, de acuerdo al caso: De no resultar conforme, no firma la valuacin de obra, y devuelve los documentos al ingeniero inspector. Si resulta conforme, firma la valuacin y enviar el expediente en fsico a la unidad administradora para que se registre e inicie el trmite de pago. Comunica tal decisin al contratista.
Salida(s): Valuacin de Obra (validada u observada).
Si est conectada al sistema, ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. El sistema mostrar distintas opciones y elegir el que corresponda a la valuacin de obra ejecutada a ser cancelada mediante carta orden, marcar la casilla correspondiente a la misma y lo enviar a la unidad administradora central. Los datos no sombreados se generarn automticamente por el sistema relacionando la clave del usuario con el organismo, la unidad administradora que le corresponda, unidad solicitante y la ubicacin geogrfica. De igual manera el sistema colocar el ao, la fecha y otorgar un nmero secuencial o correlativo a la valuacin de obra ejecutada a ser cancelada mediante carta orden. a) Si la unidad no est conectada al sistema el funcionario responsable deber tramitar, ante la Unidad Administradora Central, la valuacin de obra ejecutada a ser cancelada mediante carta orden.
Recibe la valuacin de obra ejecutada a ser cancelada mediante carta orden. Verifica que la misma cumpla con los requisitos establecidos.
77
Si recibe slo el expediente fsico, deber cargar los datos de valuacin de obra ejecutada tal como se indic anteriormente. El usuario responsable de la unidad administradora central ingresar su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. El sistema mostrar distintas opciones y elegir el que corresponda a la elaboracin de carta orden.
Datos de entrada (carta orden)
N
10 11 12
Campo
Tilde del RIF, NIT o CI Numero de RIF, NIT o CI Cdigo del banco Denominacin
Fuente
13 14 15
Cta. No. La cantidad de (En letras) Monto en Bs.(En nmeros) Cesionario / autorizado a cobrar: Nombre o razn social Nmero de RIF, NIT o CI
N
1 2 3 4
Campo
No. Carta Orden Fecha Ejercicio presupuestario Cdigo del organismo Denominacin
Fuente
16
17
Cdigo del banco Denominacin
Cdigo de la Unidad administradora Denominacin Ubicacin geogrfica:
18 19
Cuenta bancaria de la TN en el BCV Documento de respaldo: Tipo de documento Nmero de documento
Cdigo de la ciudad Denominacin
Cdigo de regin Denominacin
20 21
Fecha de pago Datos de la certificacin: Nmero del contrato Nmero de la certificacin del OCI
Cdigo de entidad federal Denominacin
Beneficiario
78
Campo
Fecha
Fuente
22
Datos de la orden de pago del AEA: Nmero de la orden de pago Fecha
23 24 25 26 27
Observaciones Total Bs. Retenciones Neto a pagar Bs. Concepto de pago
retenciones, etc., que podr ser observada de acuerdo al inters del usuario. Si est de acuerdo deber marcar el tilde de validacin en el sistema y firmar los formatos fsicos de las cartas ordenes. Una vez registrado el tilde de la firma de la carta orden, el sistema enviar automticamente la carta orden a la Tesorera Nacional. La autoridad competente enviar a la unidad administradora central el formato fsico de la carta orden firmada para que contine con el proceso.
Datos de Entrada (Validacin de la Carta Orden)
N
Salida(s): Carta orden Registro auxiliar Ejecucin Financiera de los Contratos de Obras. 1 2
Campo
Nmero de la Carta Orden Tilde de la firma de la Carta Orden
Fuente
Salida(s): Carta Orden (firmada). Tilde de la firma de la Carta Orden.
La autoridad competente recibir la carta orden en fsico y electrnicamente, para su firma. Ingresar al sistema con su clave de acceso y la pantalla mostrar el men asignado a su rol. Elegir el que corresponda a Firma carta orden, el sistema mostrar las cartas ordenes pendientes de firma y el usuario deber seleccionar el nmero de la carta orden que desee firmar. Con este dato la pantalla deber mostrar toda la informacin contenida en el expediente y relacionada a esa orden de pago, desde la requisicin o solicitud, orden de compra o contrato, fianzas,
La unidad administradora central recibe el formato fsico de la carta orden firmada y se encarga de enviarla a la Tesorera Nacional, para que tramite su pago.
79
TESORERA NACIONAL
Recibe carta orden y de acuerdo a sus procedimientos vigentes, gira instrucciones al Banco Central de Venezuela para realizar la transferencia correspondiente para pagar al beneficiario y a otros terceros, con cargo a la cuenta del Tesoro Nacional de "Anticipos Especiales Administrados".. Notifica al organismo que el pago se realiz. Asientos Cancelacin del monto neto de las valuaciones, aprobadas y conformadas, estudios, reparaciones o inspecciones de obras, ordenado a pagar mediante Carta orden remitida al efecto CONSTRUCCIONES EN PROCESO Construcciones en Proceso en bienes del dominio privado Organismos Construcciones en Proceso en bienes del dominio Publico Organismos a: BANCOS Banco Central de Venezuela Anticipos Especiales Administrados.
Salidas: Tilde de la recepcin fsica de la carta orden. Instruccin de pago (Tesorera Nacional). Registro presupuestario del pago. Libro Auxiliar de Banco (SIGECOF/Tesorera) actualizado. Registro de cuotas de desembolso (SIGECOF/Tesorera) actualizado. Asientos Contables.
80
FORMULARIOS e INSTRUCTIVOS
RELACIN FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. PUNTO DE CUENTA (Dos formas: original y anexo). DOCUMENTO PRINCIPAL DEL CONTRATO PARA LA EJECUCIN DE OBRA PBLICA. ANLISIS DE PRECIOS UNITARIOS (Dos formas: original y otra). SOLICITUD PAGO A CUENTA. ORDEN DE PAGO (Tres formas: original, retenciones, anexo orden de pago). ACTA DE INICIO. VALUACIN DE OBRA EJECUTADA. FICHA DE LA OBRA. ACTA DE TERMINACIN. ACTA DE RECEPCIN PROVISIONAL (MODELO). ACTA DE RECEPCIN DEFINITIVA. CUADRO DEMOSTRATIVO AL CIERRE. FICHA DE LOS BIENES INMUEBLES. SOLICITUD DE PRRROGA. ACTA DE REINICIO. ACTA DE PARALIZACIN. PLANILLA DE LIQUIDACIN. SOLICITUD DE ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO(Dos formas: orignal y anexo). CARTA ORDEN.
MINISTERIO DE FINANZAS SIGECOF
PUNTO DE CUENTA PUNTO DE CUENTA

PUNTO N:
Al:
Presentada
Ag. N:
Por:
Fecha:
ASUNTO:
MONTO:
RESULTADO APROBADO: NEGADO: DIFERIDO: VISTO: INSTRUCCIONES:
PROPOSICIN:
Imputacin Presupuestaria
PG SP PY AC UEL OB PA GE ES SE
PREPARADO POR:
FECHA:
PUNTO DE CUENTA
(ANEXO)
Imputacin presupuestaria
PRO SP PY AC U.E.L. OB PA GE ES SE
Denominacin
Monto Bs.
Total Bs.
DOCUMENTO PRINCIPAL DEL CONTRATO PARA EJECUCIN DE OBRA PBLICA

CONTRATO N. ________________
Entre el ejecutivo Nacional de la Repblica de Venezuela, por rgano del ENTE CONTRATANTE, representado en este acto por el ciudadano Ministro , debidamente autorizado por el Presidente de la Repblica, entidad que en adelante se llamar ENTE CONTRATANTE, por una parte y por la otra: que en adelante se llamar EL CONTRATISTA se ha celebrado el presente contrato de obra pblica, definido en este documento y en las CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIN PARA LA EJECUCIN DE OBRAS, dictadas segn el Decreto N. 1.417 y publicada en la Gaceta Oficial N. 5.096 EXT de fecha 16 de Septiembre de 1.996. OBJETO : El CONTRATISTA SE OBLIGA A EFECTUAR PARA EL ENTE CONTRATANTE A TODO COSTO, POR SU EXCLUSIVA CUENTA, Y SUS PROPIOS ELEMENTOS DE TRABAJO. LA OBRA IDENTIFICADA COMO:
MONTO : EL PRECIO DE LA EJECUCIN DE LA OBRA, SIN PERJUICIO DE LO ESTABLECIDO EN LOS ARTCULOS 62 AL 67 ES LA CANTIDAD DE :
PLAZOS INICIO: TERMINACIN:
El Contratista se obliga a cumplir los siguientes plazos,segn lo especificado MULTA en los artculos 17 y 86
El Contratista pagar multas de acuerdo a lo establecido en los artculos 18 y 90
LIMITE MXIMO DEL CONTRATO
BS. / da
Bs.
GARANTIAS : El contratista se compromete a constituir estas garantas segn se especifican en los artculos 10, 11, y 12
FIEL CUMPLIMIENTO (10 %)
LA PSO DE GARANTA El Contratista se obliga durante este lapso a lo especificado en los artculos. 101 al 111
ANTICIPO : Este anticipo se establece segn lo

especificado en el artculo 53
ANEXOS :
Bs. CRONOGRAMAS DE PAGOS :
FIRMA DE LOS OTORGANTES MINISTRO: CONTRATISTA:
APROBACIN ORGANISMO CONTROLADOR
LUGAR Y FECHA : CARACAS,

DIRECCIN DEL CONTRATISTA
RIF N. OCEI R.N.C. N
ANLISIS DE PRECIOS UNITARIOS

OBRA: ........................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................... Partida N. .............................. Cdigo ............................ Descripcin ..................................................................................... .................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................... Unidad ..................................... Cantidad ......................................... Rendimiento ................................................................... 1. MATERIALES
DESCRIPCIN CANTIDAD COSTO .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... BOLIVARES ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................ DESPERDICIO TOTAL MATERIALES ................................ COSTO POR UNIDAD DESCRIPCIN CANTIDAD COSTO .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... BOLIVARES ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
......................................................................... ............................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ............................ ........................... ............................ ............................
2. EQUIPO
......................................................................... ............................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ............................ ........................... ............................ ............................
TOTAL EQUIPO
3. MANO DE OBRA
DESCRIPCIN CANTIDAD COSTO .......................... .......................... .......................... .......................... ..........................
COSTO POR UNIDAD BOLIVARES ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................ ................................
......................................................................... ............................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ............................ ........................... ............................ ............................
TOTAL MANO DE OBRA VALOR MANO DE OBRA POR UNIDAD ................% LEY DEL TRABAJO, ETC.
COSTO POR UNIDAD COSTO DIRECTO - SUB-TOTAL A
4. ADMINISTRACIN Y GASTOS GENERALES 5. IMPREVISTOS, UTILIDAD
............% SOBRE SUB-TOTAL A SUB-TOTAL B ............% SOBRE SUB-TOTAL B
HOJA N. _________________ REF. _____________________
OBRA: ____________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________

N DESCRIPCIN UNIDAD CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
1. N.
SOLICITUD PAGO A CUENTA

2. FECHA
DIRECCIN DE FINANZAS
3. CONTRATO N. 4. APROBACIN
CONTRALORIA INTERNA
MEMORANDUM N. FECHA
5.
PROGRAMA
6. CONTRATISTA:
7. CESIONARIO
8. NOMBRE DE LA OBRA:
PERODO 9. VALUACIN N. 10. DESDE HASTA
11. ANTICIPOS
CONCEPTO DEL PAGO OBRAS RETENCIN RETENCIN FEL EJECUTADAS LABORAL CUMPLIMIENTO
12. MONTO BRUTO Bs. OTROS
DEDUCCIONES
13.
14.
CONCEPTO
15.
MONTO Bs.
16. TOTAL
DEDUCCIONES
17. MONTO NETO DEL PAGO 18. OBSERVACIN
CONTRATISTA
El que suscribe certifica no haber recibido anteriormente pago alguno por concepto de la valuacin arriba citada. NOMBRE FIRMA Y SELLO
19. FIRMAS Y SELLOS COORDINADOR ZONAL O SIMILAR El que suscribe certifica que la firma del ing. Insp.es autntica e igualmente se hace constar que se han realizado las verificaciones necesarias para determina que dicha valuacin no ha sido pagada con anterioridad con cargo a fondos girados en calidad de avance a esta oficina.
REVISOR DE LA DIVISIN DE CONTRATOS

NOMBRE: FIRMA
JEFE DE LA DIVISIN DE CONTRATOS La Direccin de Finanzas hace constar que el original de la valuacin de obra ejecutada, forma parte del expediente respectivo que reposa en el archivo de la Divisin de Contratos. NOMBRE FIRMA Y SELLO
INGENIERO INSPECTOR El suscrito certifica que las cantidades y precios unitarios de la valuacin arriba identificada estn conformes y corresponden a partidas previstas en el contrato, y aquellas no previstas aprobadas por la Contralora General de la Repblica. NOMBRE: FIRMA Y SELLO:
NOMBRE: FIRMA Y SELLO:
MINISTERIO DE FINANZAS SIGECOF Ao Administradora Regin: Municipio

7
N Fecha: / /
ORDEN DE PAGO
Organismo
5 Unidad 6
Ubicacin Geogrfica Entidad Federal Ciudad Beneficiario R.I.F N Cta.. N N.I.T C.I
Nombre Banco La cantidad de

8
Abonese en
Tipo de registro Causado Compromiso y causado
Tipo
11
Documento de respaldo Fecha de pago

12
10
Forma de Pago
Medio de Pago
Fuente de financiamiento
13 PRO
Directa
14
Avance
15
SP PY AC UEL OB PA GE ES SE
Denominacin
Monto Bs..
19
R.C.P. N Concepto de pago / Observaciones
16 17
20
18
Total Bs.. Retenciones (1) Neto a pagar Bs..
R.I.F.
21
N.I.T
C.I
Cesionario autorizado
Autorizado a cobrar
N Cta. N
Abonese en
Banco
22 Para uso de la Tesorera Nacional
Cta.Cte.TN: Banco
N
23
Fecha:
Firmas Autorizadas
Director de Administracin
Ordenador de Pago o Delegado
Contralora General de la Repblica
Tesorera Nacional Pgina de
Retenciones
Cdigo Descripcin Monto
Total
ORDEN DE PAGO
(ANEXO)
Denominacin
Monto Bs.
Total Bs.
INSTRUCTIVO AL FORMULARIO ORDEN DE PAGO

DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
Denominacin del Formulario: Orden de Pago Objetivo: Servir como documento base de registro de la fase del gasto causado y/o de las solicitudes de pago a la Tesorera Nacional, y de comprobante de los pagos efectuados por sta. Preparacin: La unidad administradora donde se genere el gasto es la responsable de su preparacin. El original debe ser remitido por la Unidad Administradora Central a la Tesorera Nacional. Distribucin: Original: Tesorera Nacional Copia: Unidad Administradora Central
LLENADO DEL FORMULARIO
1. N
Nmero que identifica a cada Orden de Pago. Este dato, que ser consecutivo y por ao fiscal (inicializandose con l numero 1), se asignar por el sistema, en forma automtica.
2. FECHA
Da, Mes y Ao en que se emiti la Orden de Pago.

3. AO
Escriba el ao correspondiente al ejercicio presupuestario.

4. ORGANISMO
Indique el cdigo y denominacin del organismo que elabora la Orden de Pago.

5. UNIDAD ADMINISTRADORA
Registre el cdigo de la Unidad Administradora que elabora la Orden de Pago.

6. UBICACIN GEOGRFICA
Regin Indique el cdigo de la Regin donde se encuentra ubicada la Unidad Administradora (ver Tabla de Regiones). Entidad Federal Indique el cdigo de la Entidad Federal donde se encuentra ubicada la Unidad Administradora (ver Tabla de Entidades Federales). Municipio
Indique el cdigo del Municipio donde se encuentra ubicada la Unidad Administradora (ver Tabla de Municipios). Ciudad Indique la ciudad donde se encuentra ubicada la Unidad Administradora.
7. BENEFICIARIO
Apellido(s) y Nombre(s) / Razn Social Escriba Apellido(s) y nombre(s) del beneficiario de la orden de pago si se trata de persona natural; la razn social, si se trata de persona jurdica; o nombre del organismo, si es del sector pblico. R.I.F / N.I.T / C.I Marque con una X el tipo de identificacin que tiene asignado el Beneficiario (Registro de identificacin fiscal, Nmero de identificacin tributaria o Cdula de identidad). N Indique el nmero correspondiente al tipo de identificacin que posee el beneficiario. Banco Registre el cdigo del Banco, donde el beneficiario desee que le depositen el monto de la Orden de Pago. Cta N Registre el nmero de la cuenta bancaria donde se abonar el monto de la Orden de Pago. La cantidad de Indique el monto total en letras al que asciende la Orden de Pago (debe ser igual al monto a pagar en nmeros).
8. TIPO DE REGISTRO
Marque con una X la etapa del gasto que corresponda: causado, o compromiso y causado.
9. DOCUMENTO DE RESPALDO
Tipo: Registre el cdigo correspondiente al tipo de documento que sirve de base para el registro del compromiso (ver tabla de documentos de respaldo). N: Indique el nmero que identifica al documento de respaldo del registro del compromiso. Fecha de Pago: Anote la fecha (da, mes y ao) en la cual se debe efectuar el pago de la obligacin. Fuente de Financiamiento Indique el cdigo que corresponda a la fuente de financiamiento (ver tabla de Fuente de Financiamiento). Forma de Pago
Marque con una X el tipo de Orden de Pago a ser emitida (Directa o Avance). Directa: Si la Orden de Pago se emite a nombre del legitimo Beneficiario, con argo a la Tesorera Nacional Avance: Entrega de fondos del Tesoro Nacional efectuadas por los ordenadores de pago a funcionarios del respectivo organismo, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario sobre Avances o Adelantos de Fondos, para que cancelen gastos presupuestarios a sus beneficiarios. Cuando se marque este campo, se debe indicar en la casilla de Observaciones el tipo de fondo en avance de que se trata: Fondos en anticipo Fondos en avance para el pago de remuneraciones al personal Fondos en avance para cancelar gastos de seguridad y defensa del Estado Fondos para adquirir divisas al Banco Central de Venezuela a ser depositadas en el Fondo en Fideicomiso en el Fondo de Inversiones de Venezuela.
10. MEDIO DE PAGO:
Indique el cdigo correspondiente al tipo de instrumento de pago: abono en cuenta, transferencia, carta de crdito, titulo o bono de la deuda pblica, efectivo. El sistema suministrar la denominacin del medio de pago.
11. IMPUTACIN PRESUPUESTARIA
Indique el cdigo del gasto a ser cancelado. Indique tambin el cdigo de la unidad ejecutora local. Si la orden de pago es para cancelar gastos de ms de una unidad ejecutora local, utilice el anexo a la orden de pago, elaborado para tal finalidad, con indicacin de los respectivos conceptos de gastos y montos. PRO: Programa SP: Subprograma PY: Proyecto AC: Actividad U E L: Unidad Ejecutora Local OB: Obra PT: Partida GE: Subpartida genrica ES: Subpartida especfica SE: Subpartida Subespecifica
12. DENOMINACIN
Indique la denominacin de la partida presupuestaria que corresponda.

13. MONTO BS
Registre el monto en bolvares de la orden de pago

14. TOTAL BS
Registre la sumatoria de los valores indicados en la columna de Monto Bs.
15.
RETENCIONES (1)
Indique el monto en bolvares del total de retenciones que se debe efectuar a la Orden de Pago. En formato anexo, relacione detalladamente cada una de las retenciones efectuadas.
16. NETO A PAGAR BS
Registre el monto neto a pagar en bolvares. Este monto se obtendr de restarle el monto total de retenciones (si las hubiese) al monto total en bolvares.
17. R.C.P
Este campo deber ser llenado cuando se trate de financiamiento extraordinario, el cual est asociado a un registro de crdito publico. Anote el nmero del registro de crdito pblico correspondiente a la Operacin de Crdito (Ver expediente).
18. CONCEPTO DE PAGO/ OBSERVACIONES
Indique el motivo por el cual se genera el pago o anote cualquier comentario que considere relevante con respecto a la Orden de Pago. En este campo se debe indicar, cuando proceda, el tipo de avance de que se trate segn lo indicado en el numeral 11 de este instructivo.
19. CESIONARIO AUTORIZADO/AUTORIZADO A COBRAR
Marque con una X en el recuadro que corresponda, as: Cesionario autorizado: si se ha cedido el monto de la Orden de Pago a un tercero. Autorizado a cobrar: si el beneficiario autoriza a otra persona a cobrar el monto de la Orden de Pago. Nota: Escriba apellido(s), nombre(s) y cdula de identidad del cesionario o del autorizado a cobrar. R.I.F / N.I.T / C.I Indique el nmero de la cdula de identidad, el nmero del registro de identificacin fiscal o el nmero de identificacin fiscal del autorizado a cobrar o del cesionario autorizado. Cuando se trate de persona jurdica, indique el nmero del registro de identificacin fiscal. Abnese en Banco Indique el cdigo de la institucin financiera (Banco) donde el cesionario autorizado desee que le depositen el monto de la Orden de Pago. Cta N Registre el nmero de cuenta del autorizado a cobrar o del cesionario autorizado donde se abonara el monto de la Orden de Pago.

20. PARA USO DE LA TESORERA NACIONAL
OBRA: UBICACIN: CONTRATISTA:
Cta. Cte. TN Banco Indique el cdigo del Banco donde la Tesorera Nacional posee la cuenta corriente, con cargo a la cual se efecta el pago. N Indique el nmero de la cuenta corriente, en el banco mencionado, con cargo a la cual la Tesorera Nacional efecta el pago. Fecha: Da, mes y ao en el cual la Tesorera Nacional gira instrucciones al Banco CONTRATO N.: Central de Venezuela para que se efecte el abono en cuenta al Beneficiario.
ACTA DE INICIO
21. FIRMAS AUTORIZADAS APROBACIN CONTRALORIA INTERNA
Espacio reservado slo para las firmas de las personas legalmente autorizadas MEMORANDUM: FECHA: por ley o por delegacin, las cuales se estamparn en el original del formulario y en la copia N Uno (1) dejando el resto de las copias sin firmar Director de Administracin Estampe la firma del Director de Administracin en seal de aprobacin Quienes suscriben representantes de El Ministerio y de , a los fines previstos en las Ordenador de Pago o Delegado Estampe la firma de funcionario autorizado contrato. Certifican: que ensu delegado sido iniciados los Clusulas y : del citado que ordena el pago o esta fecha han (de conformidad al artculo N44 de la ley Orgnica de Rgimen trabajos de Presupuestario), en seal de aprobacin. Se firman once (11)Contralorala presente ACTA DE COMIENZO, en el sitio de la obra, a los ejemplares de General de la Repblica Estampe la firma autorizada del Contralor General de la Repblica o de su das del mes de del ao de delegado en seal de aprobacin (de conformidad con lo establecido en los artculos N36 y 37 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y en el reglamento de la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario). Tesorera Nacional Estampe la firma autorizada del Tesorero (de conformidad con el artculo N86 de la Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional), en seal de aprobacin. Instructivo del Anexo Indique los montos que para cada crdito presupuestario sealado en la orden de pago le corresponde a cada unidad ejecutora local (UEL). Por El Ministerio Por El monto de cada crdito presupuestario indicado en la orden de pago debe ser (Firma) (Firma) igual a la suma de dichos crditos al nivel de las unidades ejecutoras locales incluidas en el Anexo. Al monto total de la orden de pago debe ser igual a la suma de los crditos correspondientes a las unidades ejecutoras locales. _________________________________ _________________________________
N.: OBJETO: NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
3.
N. FECHA
VALUACIN DE OBRA EJECUTADA

4. 1. 5. DESDE
PRESUPUESTO ORIGINAL
LAPSO
HASTA 6. MEMORANDUM N
2.
PARTIDAS NO PREVISTAS
7.
CONTRALORIA INTERNA
FECHA
PROGRAMA
CONTRATO
9. CONTRATISTA:
10. CDIGO
11. OBRA:
12. CDIGO
13. OBJETO DEL CONTRATO:
DESCRIPCIN
14. PARTIDA 15. CDIGO 16. UNIDAD 17. PRECIO
MEDIDA
UNITARIO
18. OBRA EJECUTADA EN EL PERIODO 19. OBRA EJECUTADA A LA FECHA (INFORMACIN PARA USO) CANTIDAD BOLIVARES CANTIDAD BOLIVARES
20. VAN
TOTAL
MONTO TOTAL
22. ING. INSPECTOR (FIRMA) 23. DIRECCIN DE PROGRAMA BSICO (FIRMA) 24. DIRECCIN DE FINANZAS (FIRMA)
21. CONTRATISTA (FIRMA)
NOMBRE Y FECHA
NOMBRE Y FECHA
NOMBRE Y FECHA
NOMBRE Y FECHA
FICHA DE LA OBRA
Nmero
Denominacin Cdigo de la obra Denominacin de la obra Cdigo del organismo Denominacin del organismo Cdigo de la unidad ejecutora Denominacin de la unidad ejecutora Cdigo de la unidad administrativa Denominacin de la unidad administradora Cdigo de la unidad ejecutora local Denominacin de la unidad ejecutora local Ao de inicio Ao de finalizacin Imputacin presupuestaria Programa Subprograma Proyecto Actividad Partida Genrica Especifica Subespecifica Ubicacin geogrfica Regin Direccin y/o Linderos Recursos financieros Tramitado En tramite Presupuesto ordinario Ley programa: Crdito Interno Ley programa: Crdito externo Privatizacin Por tramitar Asignado En asignacin Presupuesto ordinario Contratos vigentes
Fuente
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 13.8 14.1 14.2 15.1 15.2 15.2.1 15.2.2 15.2.3 15.2.4 15.3 15.4 15.5 15.5.1 15.5.1.1
Ley de Presupuesto
15.5.1.2 15.5.2 15.5.2.1 15.5.2.2 15.5.3 15.5.3.1 15.5.3.2 15.5.4 15.5.4.1 15.5.4.2 15.6 15.6
Nuevos contratos Ley programa: Crdito Interno Contratos vigentes Nuevos contratos Ley programa: Crdito Externo Contratos vigentes Nuevos contratos Privatizacin Contratos vigentes Nuevos contratos Asignacin siguiente Por asignar Costo total Nmero de contratos estimados Nmero de contratos ejecutados Nmero de contratos en ejecucin Nmero de contratos a ejecutar (perodo actual) Nmero de contratos pendientes Porcentaje fsico ejecutado Porcentaje fsico en ejecucin Porcentaje fsico a ejecutar (perodo actual) Porcentaje fsico pendiente
NOTA: De estos datos se dispondr la informacin para la ficha de inversiones del dominio pblico, para el dominio privado har falta otra informacin que se incluir en el momento de la culminacin de la obra, si es el caso.
ACTA DE TERMINACIN
OBRA: UBICACIN: CONTRATISTA: APROBACIN CONTRALORIA INTERNA N.: OBJETO: MEMORANDUM: FECHA: CONTRATO N.:
Quienes suscriben representantes de El Ministerio y de Clusulas trabajos de Se firman seis (06) ejemplares de la presente ACTA DE TERMINANCIN, en el sitio de la obra, a los das del mes de del ao de y
, a los fines previstos en las : del citado contrato. Certifican: que en esta fecha han sido iniciados los
Por El Ministerio (Firma)
Por (Firma)
_________________________________ NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
_________________________________ NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
ACTA DE RECEPCIN PROVISIONAL (MODELO)

OBRA: EMPRESA: CONTRATO: (1) (2) (3)
Entre el Ente Contratista, representado en este Acto por los ciudadanos Ingenieros _________________________________, Inspector Presidente, ______________________________________, Jefe de la Divisin de __________________________________________ de la Coordinacin de Vialidad, __________________________________________ Supervisor de Vialidad del Estado y Fiscalizacin, quienes actan suficientemente autorizados por el ciudadano Ministro, en representacin de la Empresa: ________________________, se ha procedido a efectuar la RECEPCIN PROVISIONAL de los trabajadores consistentes en: ________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________ los cuales fueron concluidos con fecha _____________________________, segn Acta levantada al efecto y ejecutados segn contrato N. ______________________, aprobado por la Contralora General de la Repblica segn oficio N. _________________________ de fecha ____________________, en la forma siguiente:
PRMERA :
Los representantes Ente Contratante, luego de haber constatado que la Contralora ejecut la obra anteriormente mencionada, de acuerdo con las normas, especificaciones, planos y dems documentos citados en el referido Contrato, declaran aceptada provisionalmente dicha obra, de conformidad con lo dispuesto en el Art.. N. _____________ del citado Contrato. La Contratista se obliga a conservar la obra en buen estado, hacindole a su exclusivo costo las reparaciones necesarias durante el lapso de garanta que ser de _______________________________ ( ) meses, hasta tanto se lleve a cabo la aceptacin final de la obra, todo de acuerdo con lo dispuesto en el artculo N ____________ del Contrato. Los suscritos certifican que (**) (no hay) (fueron tramitados) (estn tramitandose) presupuestos de aumentos y disminuciones y que el monto de la Obra recibida es _________________________________________________ ___________________________________________________, Bs. ____________________________________ y hacemos constar que la Contratista (**) (ejecuto y se anexa cuadro demostrativo de cantidades de obras y Memoria Explicativa) (no ejecut) obras adicionales superiores a las cantidades contratadas. los suscritos certifican que (**) (existe) (no existe) Acta de Reparo sobre la obra ejecutada y recibida. La liquidacin de las obligaciones pendientes, derivadas del citado contrato, lo harn las partes por separado de acuerdo con las normas establecidas al efecto por el Ente Contratante.
SEGUNDA :
TERCERA : (**)
CUARTA : QUINTA :
En prueba de conformidad, se firman ______________________ ( ) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en la ciudad de _________________, a los ____________________________ das del mes de _______________________ de _________________
__________________________ CONTRATANTE
_____________________________ C.I.V.
ACTA DE RECEPCIN DEFINITIVA

OBRA EMPRESA CONTRATO : : :
Entre el Ente Contratista, representado en este Acto por los ciudadanos Ingenieros __________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________, quienes actan suficientemente autorizados por el ciudadano Ministro, por una parte y por la otra el ciudadano ___________________, _________________________, en representacin _____________________________________________, se ha procedido a efectuar la RECEPCIN PROVISIONAL de los trabajadores consistentes en: _____________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________ recibidos provisionalmente en fecha _____________________________, segn Acta levantada al efecto y ejecutados segn contrato N. ______________________, EXEPTUADO DEL CONTROL PREVIO SEGN RESOLUCIN N ___________________ DE FECHA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA PUBLICADA EN GACETA OFICIAL N _________________ DEL ____________ ______________ Y APROBADO POR DELEGACIN DEL CIUDADANO MINISTRO EL ____________________________, en la forma siguiente:
PRMERA :
Los representantes Ente Contratante, luego de haber constatado que la Contralora ejecut la obra anteriormente mencionada, de acuerdo con las normas, especificaciones, planos y dems documentos citados en el referido Contrato, declaran aceptada definitivamente dicha obra, de acuerdo con lo dispuesto en el Artculo N 109 de las condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras que rigen para el citado Contrato. Es entendido que ni la aceptacin Definitiva de la obra, ni el pago de la obra que har el Ente Contratante de las relaciones de trabajo por cancelar, exime al Contratista de la Responsabilidad Civil Vigente por defectos o vicios ocultos de la obra. La liquidacin de las obligaciones pendientes, derivadas de la ejecucin del citado Contrato, la harn las partes por separado de acuerdo con las normas establecidas al efecto por el Ente Contratante.
SEGUNDA :
TERCERA : (**)
En prueba de conformidad, se firman ______________________ ( ) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en la ciudad de _________________, a los ____________________________ das del mes de _______________________ de _________________
__________________________
_____________________________
CUADRO DEMOSTRATIVO AL CIERRE

AL DA_____ MES ___________ AO CONTRATO N CONTRATISTA:
PRESUPUESTO MODIFICADO OBRA EJECUTADA OBSERVACIN ANEXAS
APROBACIN CONTRALORA INTERNA

N N OFICIO FECHA
PGINA
OBRA
PARTIDAS N CDIGO DESCRIPCIN
OBJETO DEL CONTRATO

UNIDAD
PRECIO C PPO. ORIGINAL C PRESUPUESTO APROBACIN C PRESUPUESTO C UNITARIO Bs. Bs. AUMENTO N OFICIO FECHA Bs. DISMINUCIN Bs.
MONTO TOTAL ESTA HOJA MONTO TOTAL ACUMULADO

AUMENTO MAX. PREVISTO CONTRATO % AUMENTO REAL % ING. RESIDENTE CONTRATISTA FIRMA NOMBRE C.I.V. N INGENIERO INSPECTOR FIRMA NOMBRE C.I.V. N VISTO BUENO CARGO FIRMA NOMBRE C.I.V. CONFORME CARGO FIRMA NOMBRE C.I.V. N REVISADO CARGO FIRMA NOMBRE C.I.V. N
FICHA DE LOS BIENES INMUEBLES I N F O R M A C I O N

Fuente
Nmero
Detalle
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
25
Denominacin del bien Nmero del expediente Nmero de catastro Descripcin del inmueble Area del inmueble Caractersticas del bien inmueble Cdigo y denominacin del organismo titular de los bienes inmuebles Cdigo y denominacin de la unidad administradora Valor de adquisicin Incorporacin presupuestaria No presupuestaria Cdigo y descripcin de la imputacin presupuestaria Cdigo, apellidos y nombres, denominacin del organismo, entidad o razn social de quien se adquiere el inmueble Cdigo y descripcin de las incorporaciones no presupuestarias Cdigo y denominacin del organismo o entidad que posee el inmueble en adscripcin Ubicacin Geogrfica del inmueble Regin Entidad Federal Municipio Ciudad Cdula de identidad y nombre del responsable patrimonial Cdigo y descripcin del tipo de situacin contable (uso, desafectados de uso para la venta y otros. Cdigo y descripcin del tipo de situacin legal del inmueble Tipo de documento de la situacin legal Cdula de Identidad, apellidos y nombres o nmero del Registro de Informacin Fiscal (R.I.F) / Nmero de Identificacin Tributaria (N.I.T), razn social ocupante del inmueble Cdigo y denominacin del organismo ocupante del inmueble
26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42
Fecha del acta de adscripcin Fecha del contrato Nmero y fecha de la planilla de liquidacin Monto del canon de arrendamiento Fecha de inicio de la ocupacin Fecha probable de desocupacin Plazo acordado Utilizacin Cdigo y denominacin del mtodo de depreciacin Procedimiento de clculo para la depreciacin Tipo y cdigo de la reasignacin Fecha de la reasignacin Cdigo y descripcin del estado de conservacin del inmueble Motivos del estado de conservacin del inmueble Cdula de Identidad y nombre del verificador Nmero del contrato de mantenimiento Cdula de identidad, apellidos y nombres o nmero del Registro de Informacin Fiscal (R.I.F)/ Nmero de Identificacin Tributaria (N.I.T), Razn social del proveedor de servicio de mantenimiento Fecha de vigencia: Inicio y finalizacin del contrato de mantenimiento Causa del ajuste de valor (Adiciones, mejoras, reparaciones) Monto del ajuste Tipo y nmero de documento Tipo de clusula restrictiva Documento y nmero del tipo de clusula restrictiva Cdigo y descripcin de la causa de desincorporacin Fecha de desincorporacin Monto de la desincorporacin segn avalo Registro de Informacin Fiscal (R.I.F) de la empresa aseguradora Nmero de pliza de seguro Perodo de cobertura: Inicio y finalizacin de la pliza de seguro Monto de la pliza de seguro Fecha de vigencia de la pliza de seguro
43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
SOLICITUD DE PRRROGA
INFORME DE LA INSPECCIN SOBRE SOLICITUD DE PRRROGA PARA: INICIO TERMINACIN
ARTCULO CLUSULA CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIN PARA EJECUCIN DE OBRAS INSPECCIN Y/O SUPERVISIN DE OBRAS
ESTUDIOS Y PROYECTOS
DATOS DEL CONTRATO

CONTRATO N OBRA: APROBACIN CONTRALORA INICIO CONTRACTUAL MONTO ORIGINAL DAS FECHA PLAZO LMITE MXIMO FIRMA MINISTRO O DELEGADO TERMINACIN CONTRACTUAL EMPRESA .
ESTADO DEL CONTRATO

ACTA DE COMIENZO MONTO MODIFICADO LTIMA PRRROGA CONCEDIDA LAPSO APROBADA POR TIEMPO TRANSCURRIDO EJECUTADO HASTA INICIO TERMINACIN PUNTO DE CUENTA FECHA PORCENTAJE PORCENTAJE
JUSTIFICACIN DE ESTA PRRROGA

SOLICITUD HASTA INICIO TERMINACIN
LAPSO
OPININ DEL INSPECTOR DEL CONTRATO
NOMBRE
FIRMA Y SELLO
OPININ DEL JEFE DE DIVISIN O SIMILAR
NOMBRE
FIRMA Y SELLO
EL SUSCRITO, _______________________, CERTIFICA QUE LOS DATOS Y FIRMAS QUE ANTECEDEN SON VERDADEROS, AS MISMO LA APROBACIN DE ESTA PRRROGA NO IMPLICA EROGACIN DE RECURSOS FINANCIEROS ADICIONALES O COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS. NOMBRE ANEXOS FIRMA Y SELLO
ACTA DE REINICIO
OBRA:
UBICACIN:
CONTRATISTA:
CONTRATO N.:
APROBACIN CONTRALORIA INTERNA N.: OBJETO: MEMORANDUM: FECHA:
DATOS DEL ACTA DE PARALIZACIN

FECHA DEL ACTA APROBACIN CONTRALORA CAUSALES DE LA PARALIZACIN CLASIFICACIN INFORME TIPO C TIPO D
SI NO
MEMORANDUM
FECHA
TIPO A TIPO B
REPRESENTANTES Por El Ministerio: Ing. Por El Contratista: Cdula de Identidad N Cdula de Identidad N
Quienes suscriben representantes de El Ministerio y de El Contratista, certifican: que en esta fecha han sido reiniciados los trabajos de construccin correspondientes al Contrato y Obra arriba mencionados, y los cuales se encontraban paralizados segn ACTA DE PARALIZACIN cuyos datos han quedado sealados. Se firman seis (06) ejemplares de la presente ACTA DE REINICIO, en el sitio de la obra, a los das del mes de del ao de
Por El Contratista (Firma)
_________________________________ NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
_________________________________ NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
CONFORME:
V B
ACTA DE PARALIZACIN
OBRA:
UBICACIN:
CONTRATISTA:
CONTRATO N.:
APROBACIN CONTRALORIA INTERNA N.: OBJETO: MEMORANDUM: FECHA:
CAUSALES DE LA PARALIZACIN
CLASIFICACIN A. MODIFICACIN DEL PROYECTO B. MODIFICACIN PROGRAMA TRABAJO COMUNICACIN DEL CONTRATISTA C. CONDICIONES CLIMTICAS D. OTRS CAUSAS ANEXOS INFORME DEL ING. INSPECTOR INFORME
SI
NO
OTROS
Quienes suscriben representantes de El Ministerio y de El Contratista, certifican: que en esta fecha han sido paralizados los trabajos de construccin correspondientes al Contrato y Obra arriba mencionados, y por las causales sealadas. Se firman seis (06) ejemplares de la presente ACTA DE REINICIO, en el sitio de la obra, a los das del mes de del ao de
Por El Contratista (Firma)
_________________________________ NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
_________________________________ NOMBRE:
Cd. Ident. N.:
CONFORME:
V B
Organismo :
(Lgo y denominacin) ..................................... 3. Ao
1. Nmero : 2. Fecha de emisin :
PLANILLA DE LIQUIDACIN
4. Perodo: Desde 5. DEPENDENCIA
Hasta
LIQUIDADORA
Tipo 1 2
Cdigo Entidad Federal .............................................................Regin

6. CONTRIBUYENTE
O DEUDOR
Apellidos y nombres o razn social ............................................................................................................................................................................................................................. Cdula de Identidad V Direccin: Ciudad .................................................. Entidad Federal ...................................................... Cdigo
7. RAMO
RIF.
NIT.
Pasaporte Pas:.............................................................
O SUBRAMO DE INGRESO
Denominacin Monto
Cdigo Convenio Presupuestario bancario
):............................................................................................................................................TOTAL A Monto total a pagar (en letras ........ ............................................................................................................................................................................... bolvares 8. CONCEPTO : ..................................................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................... 9. REINTEGRO PAGAR
O DEVOLUCIN DE FONDOS
Fecha Ejercicio
ORDEN DE PAGO TIPO: Directa Avance
Nmero
10.
PLAZO PARA PAGAR

) das hbiles siguientes a su Solicitud Nmero: Fecha: Cdula de
PAGUESE EN UN BANCO RECAUDADOR DE FONDOS NACIONALES: Antes del ____ /____ /_______ Tipo de solicitante Interno Externo
12. FUNCIONARIO
Dentro de los ........................................................... (

11. PLANILLA
EXPEDIDA A SOLICITUD DE:
Cdigo
Denominacin:
QUE APRUEBA LA PLANILLA DE LIQUIDACIN
Apellidos y nombres Cargo
(Sello de la dependencia)
Designacin: Resolucin N
Fecha ____ / ____ / ______ Gaceta Oficial N:

13.
Fecha ____ / ____ /
NOTIFICACIN
FECHA DE
LA PRESENTE PLANILLA HA SIDO NOTIFICADA AS : 1. PERSONALMENTE O MEDIANTE CONSTANCIA ESCRITA: IDENTIFICACIN DE LA PERSONA QUE RECIBE LA PLANILLA Apellidos y nombres Cdula de identidad Firma
2. POR OTRO PROCEDIMIENTO LEGAL: En este caso, el funcionario responsable del proceso de notificacin debe informar la fecha en la cual se ha efectuado la notificacin. 14. PARA
USO DEL BANCO RECAUDADOR
Forma 01
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO "PLANILLA DE LIQUIDACIN" (Forma 01)

OBJETIVO
Consignar las informaciones que se requieren para informar al contribuyente o deudor la naturaleza y monto de sus obligaciones con el Fisco Nacional, con especificacin de los correspondientes ramos o subramos de ingreso. Dicha planilla debe ser utilizada para su cancelacin ante un banco recaudador de ingresos nacionales.
DISTRIBUCIN
Ejemplar Original Duplicado Triplicado Cuadruplicado Quintuplicado Sextuplicado
Destino. Recaudacin (lote de Tesorera Nacional). Recaudacin (archivo del banco recaudador). Recaudacin (archivo de la dependencia liquidadora). Contribuyente o deudor. Contribuyente o deudor (para devolverla a la dependencia liquidadora). Emisin (archivo de la dependencia liquidadora). Cuando se trate de planillas de liquidacin emitidas por dependencias liquidadoras tipo 2, adicionalmente se requerir: Expediente del fondo de avance o anticipo de donde provienen los fondos objeto de devolucin o reintegro.
Septuplicado
Nota: El organismo liquidador podr disponer la preparacin de copias
adicionales, de acuerdo a sus necesidades.
INTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO
A continuacin se indica la informacin que debe reflejar la planilla de liquidacin:

ORGANISMO
Identificacin del organismo liquidador: Logotipo del organismo liquidador. Mencin: Repblica de Venezuela.
Cdigo y denominacin del organismo liquidador.

1. NMERO
Nmero asignado a la planilla de liquidacin. El sistema asignar un nmero consecutivo a cada planilla que se emita por su intermedio, comenzando cada ao con el N 1. Al nmero se antepondrn dos dgitos correspondientes al cdigo del organismo respectivo.
2. FECHA
Fecha de emisin de la planilla de liquidacin: da, mes y ao (DD/MM/AAAA).

3. AO
Ejercicio presupuestario al cual corresponde la liquidacin (AAAA).

4. PERODO
Lapso que cubre la liquidacin.

5. DEPENDENCIA LIQUIDADORA
Tipo
Tipo 1: Dependencias liquidadoras propiamente dichas. Tipo 2: Unidades administradoras que forman parte de la Estructura para la Ejecucin del Presupuesto de Gastos manejado mediante Avances, por cuyo intermedio se emiten planillas para devolver y reintegrar fondos girados en avance o anticipo, y para enterar los intereses provenientes del depsito de tal dinero.
Cdigo
Cdigo asignado a la dependencia liquidadora. En el caso de las dependencias liquidadoras tipo 2, el cdigo se corresponder con el asignado dentro de la mencionada Estructura. Denominacin de la dependencia liquidadora.
Entidad Federal
Cdigo y denominacin que corresponda a la ubicacin de la dependencia liquidadora.

Regin
Cdigo y denominacin de la regin que corresponda a la dependencia liquidadora.

6. CONTRIBUYENTE O DEUDOR
Identificacin del contribuyente o deudor a cuyo nombre se emite la planilla de liquidacin:
Apellidos y nombres o razn social del contribuyente o deudor. Documento de identificacin: Cdula de identidad, en el caso de personas naturales, indicando si es Venezolano (V) o Extranjero (E).
RIF
Registro de Informacin Fiscal, en el caso de personas jurdicas

NIT
Nmero de Informacin Tributaria, en el caso de personas jurdicas.

Pasaporte
Si este fuere el documento utilizado por el contribuyente para su identificacin, debe especificarse el pas que lo emiti.
Nmero
Indicar el nmero que corresponde al documento de identificacin: cdula de identidad, RIF, NIT o pasaporte.
Direccin
Direccin fiscal del contribuyente o deudor.

Ciudad
Cdigo y denominacin de la ciudad.

Entidad Federal
Cdigo y denominacin que correspondan.

Cdigo Postal
Cdigo asignado por el Instituto Postal Telegrfico, constante de cuatro dgitos, que corresponda a la direccin del contribuyente o deudor.
7. RAMO O SUBRAMO DE INGRESO
Cdigo Presupuestario
Cdigo que corresponde al ramo o subramo, segn el Plan nico de Cuentas, dictado por la Oficina Central de Presupuesto.
Cdigo segn convenio bancario
Cdigo que corresponde al ramo o subramo de ingreso, establecido en el convenio bancario.

Denominacin
Nombre asignado al ramo o subramo de ingreso, segn el Plan nico de Cuentas.
Monto
Especificar en guarismos (nmeros) el monto que corresponde a cada ramo o subramo de ingreso especificado.
Monto total a pagar (en letras)
Escribir en letras el monto de la sumatoria de los montos correspondientes a los ramos o subramos indicados.
Total a pagar:
Escribir en guarismos (nmeros) el monto de la sumatoria de los montos correspondientes a los ramos o subramos indicados.
8. CONCEPTO
Especificar cualquier informacin adicional de inters para el contribuyente o deudor, o para la Administracin. Cuando se trate de una Renta por Recaudar a Largo Plazo, en esta casilla debe hacerse constar tal mencin.
9. REINTEGRO O DEVOLUCIN DE FONDOS
Orden de pago
Identificar la orden de pago de donde provienen los fondos a ser reintegrados o devueltos, con especificacin de los siguientes datos: Tipo de Orden Directa o en Avance.. Nmero. Fecha. Ejercicio presupuestario al cual corresponde la orden de pago de donde provienen los fondos que se reintegran o devuelven.
10. PLAZO DE PAGO
Especificar el plazo dentro del cual el contribuyente o deudor debe proceder a la cancelacin de la planilla en un banco recaudador de fondos nacionales, as: Antes del (especificar: da, mes y ao: DD/MM/AAAA): fecha mxima para efectuar el pago: o Dentro de los (cantidad de) das hbiles siguientes a la notificacin de la planilla.
11. PLANILLA EXPEDIDA A SOLICITUD DE:
Tipo de solicitante: Interno o Externo Cdigo asignado al solicitante Denominacin del organismo o de la dependencia que solicita la emisin de la planilla de liquidacin
Solicitud: Identificacin del documento mediante el cual se solicita la emisin de la planilla de liquidacin, as: Nmero: Siglas y nmero de la comunicacin de solicitud. Fecha: Da, mes y ao (DD/MM/AAAA) de la comunicacin de solicitud.
12. FUNCIONARIO QUE APRUEBA LA PLANILLA DE LIQUIDACIN
Apellidos y nombres, cdula de identidad, cargo, nmero y fecha de la Resolucin relacionada con la designacin, nmero de la Gaceta Oficial correspondiente. Firma del funcionario que aprueba la planilla y sello de la dependencia liquidadora
13. NOTIFICACIN
Para consignar informacin acerca de la notificacin de la planilla, as: Personalmente o mediante constancia escrita: Identificacin de la persona que recibe la planilla: Apellidos, nombres y cdula de identidad Firma Fecha de recibo Por otro procedimiento legal: En este caso, el funcionario responsable del proceso de notificacin debe informar la fecha en la cual se ha efectuado la notificacin.
14. PARA USO DEL BANCO RECAUDADOR
Espacio destinado para que el banco recaudador imprima la rfaga de validacin y estampe el sello de la agencia recaudadora y la firma del cajero.
SOLICITUD DE ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO

4
N Fecha: / /
3 Ao
Organismo
5 Unidad
Administradora Regin Ciudad

7
6 Ubicacin
Geogrfica Municipio
Entidad Federal Beneficiario
Apellido y Nombre / Razn Social Banco

8
R.I.F N Cta.. N
N.I.T
C.I
Abonese en Tipo de registro Causado Compromiso y causado

11 9
Fuente de financiamiento
10
Forma de Pago
Documento de respaldo Tipo N Denominacin Fecha de pago

14
12
Directa Imputacin Presupuestaria

PY AC UEL OB PA GE ES
Avance
13 SE
PRO SP
Monto Bs..
18
15
R.C.P. N
19
16 17
Concepto del pago
Total Bs. Retenciones (1) Neto a pagar Bs.
20
Cesionario autorizado Autorizado a cobrar Abonese en Banco N
R.I.F.
N.I.T
C.I
Tipo de Cta. N
21
Observaciones:
22
Autoridad Competente
Apellidos y Nombres:
Firma
SOLICITUD DE ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO

(ANEXO)
Denominacin
Monto Bs.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 TOTAL Bs.
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO SOLICITUD DE ANTICIPO ESPECIAL ADMINISTRADO

OBJETIVO
Solicitar la aprobacin del anticipo especial administrado ante la autoridad competente del organismo.
DATOS A INDICAR
1. NMERO
Indicar el nmero asignado a la solicitud de anticipo especial administrado.

2. FECHA
Indicar la fecha en que se realiza la solicitud da/mes/ Ao.

3. AO
Indicar el ao del Ejercicio Presupuestario.

4. ORGANISMO
Indicar cdigo y denominacin del organismo al que se le esta solicitando el Anticipo Especial Administrado. Segn tabla.
Indicar cdigo y denominacin de la unidad administradora .Segn tabla.

Indicar cdigo y denominacin de la regin, Entidad Federal, Municipio y Ciudad donde est ubicada la unidad administradora. Segn tabla.
7. BENEFICIARIO
Indicar Apellidos y Nombre o Razn Social del beneficiario. Indicar nmero de la Cdula de Identidad, RIF o NIT segn el caso. Indicar cdigo y denominacin del Banco. Segn tabla . Indicar el nmero de cuenta donde se abonar el anticipo.
8. TIPO DE REGISTRO
Indicar con una X si el registro es causado, compromiso y causado .

9. FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Indicar la fuente de financiamiento utilizada.
10.
FORMA DE PAGO
Indicar con una X la forma de pago directa o en avance.

Indicar el tipo de documento de respaldo el nmero y la fecha de pago expresada en da /mes/Ao.

Indicar la imputacin presupuestaria del gasto.

13. DENOMINACIN
Indicar la denominacin del gasto.

14. MONTO BS.
Indicar el monto en bolvares del gasto.

15. TOTAL BS.
Indicar el monto total en bolvares del anticipo.

16. RETENCIONES(1)
Indicar el monto de las retenciones realizadas.

17. NETO A PAGAR BS.
Indicar el valor neto en bolvares a pagar que resultar de restar (16 17).
18. R.C.P. N
Indicar el nmero del registro de Crdito Pblico.

19. CONCEPTO DE PAGO
Indicar el concepto por el que se est realizando el pago.

20. CESIONARIO AUTORIZADO / AUTORIZADO A COBRAR
Indicar con una X si es un cesionario autorizado o un autorizado a cobrar . Una vez identificado indicar Apellidos y Nombres o Razn Social del cesionario, as como el nmero de la cdula de identidad, RIF o NIT. Indique cdigo y denominacin del banco donde se abonar el pago, el tipo de cuenta y el nmero de la misma.
21. OBSERVACIONES
Indicar cualquier observacin que consideren pertinente en relacin a la solicitud del anticipo especial administrado.
22. AUTORIDAD COMPETENTE
Indicar Apellidos y Nombre de la autoridad competente y la firma.
1. No: 2. Fecha:
CARTA ORDEN
3.
Ao: administradora:
4.
Organismo:
5.
6. Unidad 8. Regin:
Ubicacin geogrfica: Ciudad: . 7 EntidadFederal: 9. 11. DATOS DEL BENEFICIARIO
12.Beneficiario:
Nit C.I No: 14. 13. Rif 16. Abnese en:15. Banco: 17.Cta. La cantidad de: 19._____________________________________________________ _______________________________________________________________Bolvares. (En letras) CESIONARIO/AUTORIZADO A COBRAR
21.Cesionario 23.
T 18. ipo: ____ 20. Monto (En nmeros)
autorizado:
24.RIF
22 Autorizado
a cobrar: No: 25
Nombre: Nit C.I

26. 27.Cta.No:
Abnese en: 26.Banco:
28. Debitar
CUENTA EN EL BANCO CENTRAL DE VENEZUELA de la cta. del Tesoro Nacional No:

31.
Fecha de pago:
Documento de respaldo:
29.tipo
30.
No. DATOS DE LA ORDEN DE PAGO DEL AEA 36. Fecha BS.
32. No
DATOS DE LA CERTIFICACION contrato 33. Nmero 34. Fecha
35. Nmero
37.
Observaciones:
38. Total 39. 40.
Retenciones: Neto a pagar:
41.
Concepto de pago:
FIRMAS
42. Revisado: 43. Ordnese: 44. Pguese:
DIRECTOR GRAL. DE ADMINISTRACIN Y SERVICIOS
MAXIMA AUTORIDAD O DELEGADO
TESORERO NACIONAL
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO "CARTA ORDEN"

Objetivo Ordenar a la Tesorera Nacional el pago de las obligaciones asumidas por los organismos ordenadores de compromisos y pagos, con cargo a los fondos de anticipos especiales administrados depositados en una cuenta del Tesoro Nacional en el Banco Central de Venezuela y servir de instrumento de registro de los momentos del gasto. Responsabilidad El Director Gral. de Administracin y Servicios del organismo y la mxima autoridad o su delegado, mediante sus firmas certificarn que se ha verificado la adecuada elaboracin del formulario, que se ha tenido a la vista toda la documentacin de soporte y que el tipo de registro y dems los datos son los correctos. Distribucin Original y copia Tesorera Nacional Primera copia Oficina de Contabilidad del organismo. Formar parte del respectivo expediente de cada gasto, acompaada de los documentos comprobatorios originales. Segunda copia Oficina de Contabilidad de la unidad ejecutora correspondiente. Tercera copia Beneficiario de la carta orden
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO
Parte Superior del Formulario Indica el nmero del documento asignado, la fecha, el ejercicio presupuestario, la identificacin de la unidad administradora solicitante de la emisin del documento y su ubicacin geogrfica y dems datos. En la Distribucin Administrativa del Presupuesto que elaborar cada Ordenador de Pagos se indicarn los cdigos de las unidades administradoras y los de su ubicacin geogrfica. Estos cdigos les servirn de identificacin en todos los actos que realicen. Parte Superior Intermedia
1.
DATOS DEL BENEFICIARIO
Anote apellidos y nombre o razn social del beneficiario y su nmero de RIF o N.I.T. o cdula de identidad Por cada documento slo puede haber un beneficiario. El beneficiario de la carta orden debe ser el mismo del compromiso original.
2. ABNESE EN
Se utilizar para el pago mediante abono en cuenta bancaria, indicndose el cdigo de la entidad financiera y el nmero de cuenta correspondiente su tipo.
3. LA CANTIDAD DE
Escriba en letras el monto indicado en el neto a pagar. Monto Escriba en nmeros el monto indicado en el neto a pagar.
4. CESIONARIO /AUTORIZADO A COBRAR
En caso de que el beneficiario haya autorizado a cobrar a terceros o a un cesionario autorizado el monto neto correspondiente a la carta orden, indique nombre y apellidos del autorizado o cesionario si se trata de persona natural, o razn social si es una persona jurdica y su nmero de RIF o N.I.T. o cdula de identidad. Si se utilizar para el pago el abono en cuenta bancaria, se indica el cdigo de la entidad financiera y el nmero de cuenta correspondiente.
5. DATOS DEL CESIONARIO /AUTORIZADO A COBRAR
Anote apellidos y nombre o razn social, su nmero de RIF o N.I.T. o cdula de identidad Por cada documento slo puede haber un beneficiario.
6. ABNESE EN
Se utilizar para el pago mediante abono en cuenta bancaria, indicndose el cdigo de la entidad financiera y el nmero de cuenta correspondiente.
7. CUENTA EN EL BANCO CENTRAL DE VENEZUELA
Se utilizar para indicar el cdigo de la cuenta bancaria del Tesoro Nacional en el Banco Central de Venezuela, de los anticipos especiales administrados depositados.
8. DEBITAR EN LA CTA. DEL TESORO NACIONAL
Se utilizar para indicar el cdigo de la cuenta bancaria en el BCV.

Tipo Indique el cdigo del tipo de documento de respaldo, de acuerdo a la tabla correspondiente. Nmero
Anote el nmero asignado al documento de respaldo.

10. FECHA DE PAGO
Indique la fecha de vencimiento, indicativa del momento en que se debe transferir al beneficiario el monto de la carta orden. Cuerpo Central del Formulario En esta parte se seala el nmero los datos de la certificacin del OCI y de a orden de pago del anticipo especial administrado
11. CERTIFICACIN
Indique el nmero del contrato asignado por el organismo ordenador, as como el numero y fecha de la certificacin emitida por el rgano de control interno correspondiente.
12. DATOS DE LA ORDEN DE PAGO DEL AEA
Indique el nmero y fecha de la orden de pago mediante la cual se emiti el anticipo especial administrado.
13. OBSERVACIONES
Anote las observaciones que tenga al contenido del formulario. TOTAL Bs. Anote en esta columna la cantidad en bolvares del gasto.
14. RETENCIONES
Anote la suma de los descuentos o retenciones, que se detallarn en el reverso del formulario de la siguiente manera: el cdigo, el concepto de la retencin y la cantidad retenida para cada concepto, deben escribirse claramente a los fines de los pagos correspondientes, de acuerdo a convenios establecidos con los beneficiarios. En el caso de retencin por concepto de amortizacin de anticipos, el monto respectivo se disminuir de la cuenta Anticipos a Contratistas y Proveedores. El Sistema no permitir ningn cambio en los conceptos y beneficiarios de las retenciones. La informacin ser registrada tal como se reciba, por lo cual es necesario observar el debido cuidado en la elaboracin del formulario. En el reverso del formulario aparece un espacio reservado para el registro de los embargos o de las cesiones de las rdenes de pago.
15. NETO A PAGAR
Anote el monto resultante de la diferencia entre el total Bs. y las retenciones.

16. CONCEPTO DEL PAGO
Describa de manera resumida la transaccin que se ordena pagar. Parte Inferior del Documento
17.
FIRMAS
El Director Gral. de Administracin y Servicios y la mxima autoridad o su Delegado, firman las cartas orden, respectivamente como responsables de su registro, de su debido respaldo documental, cuyos originales formarn parte del archivo oficial de cada organismo y como ordenador del pago. El espacio siguiente esta reservado para el uso de la Tesorera Nacional en el momento de ordenar el dbito a la cuenta del Tesoro Nacional con abono en cuenta del beneficiario de la carta orden.
REGISTROS AUXILIARES e INSTRUCTIVOS
RELACIN REGISTROS AUXILIARES E INSTRUCTIVOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. REGISTRO AUXILIAR DE FIANZAS A FAVOR DE LA NACIN. REGISTRO AUXILIAR EJECUCIN FINANCIERA DE LOS CONTRATOS DE OBRA. CONTROL DE EJECUCIN DE OBRA. REGISTRO AUXILIAR (BIENES, MATERIALES E INMUEBLES). MAYOR DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA. TABLAS.
1 N :
REGISTRO AUXILIAR DE FIANZAS A FAVOR DE LA NACIN

3
2 FECHA
ORGANISMO Denominacin UNIDAD ADMINISTRADORA
Cdigo
4
Cdigo
5
Denominacin DEPENDENCIA USUARIA Denominacin

7
Cdigo
6
Transaccin que se afianza
Proveedor, Contribuyente o Deudor

R.I.F / N.I.T Nombre o Razn Social
10
Fecha
Tipo N Monto Objeto
Tipo de fianza
Tipo
Ente que otorga la fianza

Cdigo Denominacin
11
Constitucin
Fecha Apertura Vencimiento Monto
12
Liberacin o Ejecucin
Documento N Fecha
N Doc
Tipo
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO "REGISTRO AUXILIAR DE FIANZAS A FAVOR DE LA NACIN"

Objetivo Registro de las fianzas presentadas por terceros, a favor de la Nacin. Preparacin Y Distribucin Este registro se efectuar en la dependencia usuaria que solicite la fianza. Se elaborar en original y dos (2) copias. Original: Archivo de la Dependencia Usuaria Copia 1: Archivo de la Unidad Administradora Copia 2: Archivo de la Oficina de Control Interno Podrn prepararse copias adicionales para atender requerimientos del organismo.
DATOS A INDICAR
1. N
Indique el nmero de registro auxiliar que ser procesado.

2. FECHA
Se indicar el da, mes y ao en que se est procesando el registro auxiliar.

3. ORGANISMO
Indique el cdigo y denominacin asignado al organismo que efectuar el registro de la fianza.

Registre el cdigo y la denominacin asignado a la unidad administradora. que solicita la fianza.

5. DEPENDENCIA USUARIA
Registre el cdigo y la denominacin asignado a la dependencia usuaria. que solicita la fianza.

6. FECHA
Indicar la fecha en que realizara la transaccin a afianzar.
7.
TRANSACCIN QUE SE AFIANZA
Tipo
Identifique el cdigo del tipo de transaccin que se afianza segn tabla.

Nmero
Registre nmero del documento que va a ser afianzado (nmero de la orden de compra, contrato u obligacin fiscal).
Monto
Registre el valor en bolvares de la orden de compra, contrato u obligacin fiscal.

Objeto
Registre el objeto que tiene la orden de compra, contrato u obligacin fiscal.

8. PROVEEDOR, CONTRIBUYENTE O DEUDOR
RIF o NIT
Indique el nmero del registro de identificacin fiscal (RIF) o el nmero de identificacin tributaria(NIT) que posee el proveedor, contribuyente o deudor.
Nombre o Razn Social
Indique el nombre o la razn social del proveedor, contribuyente o deudor.

9. TIPO DE FIANZA
Indique el tipo de fianza ( anticipo, fiel cumplimiento u obligacin segn tabla).

10. ENTE QUE OTORGA LA FIANZA
Indique el tipo, cdigo y denominacin del ente que otorga la fianza (bancario, seguro o personal)
11. CONSTITUCIN
Indique el nmero del documento de fianza, fecha de apertura, vencimiento y monto en bolvares de la fianza.
12. LIBERACIN O EJECUCIN
Tipo
Indique la situacin en que se encuentra la fianza (segn tabla).

Documento
Registre el nmero y fecha del documento emitido por el Organismo, cuando se libere o se ejecute la fianza.
REGISTRO AUXILIAR EJECUCIN FINANCIERA DE LOS CONTRATOS DE OBRA

1 . Ao de 2. ORGANISMO 3. UNIDAD ADMINISTRADORA 4. UNIDAD EJECUTORA
Inicio
Cdigo:
Denominacin:
Cdigo:
5. IDENTIFICACIN DE LA OBRA
Denominacin:
Cdigo:
Denominacin:
Cdigo
Denominacin
Pro SP PY AC
Ubicacin Direccin: Geogrfica
UEL OB PA GE ES SE Regin Ent Fed
6. IDENTIFICACIN DEL CONTRATO
7. FUENTE DE FINANCIAMIENTO NIF
Monto:
Nombre o razn social:
CI RIF N :
Cuenta Bancaria
Banco Tipo Nmero
Cdigo: Denominacin:
8. FIANZAS
Fecha
Concepto
Monto Bs.
Inicio
Vencimiento
Empresa Aseguradora
Cdigo Razn Social RIF / NIT
9. Transaccin Registro Fecha Descripcin
10. Documento Tipo Nmero Monto
11. Anticipo Concedido Bs.
12. Anticipo Amortizado o Devuelto Bs.
13. Retenciones Garanta fiel Impuesto S/ Renta Cumplimiento Otras
14. Monto Neto a pagar Bs
15. Pago
16. Saldo Pendiente pagar
INSTRUCTIVO AL FORMULARIO REGISTRO DE EJECUCIN FINANCIERA DE LOS CONTRATOS DE OBRA

Objetivo Reflejar, para cada uno de los contratos de obras, la ejecucin financiera de los mismos. Preparacin Y Distribucin Ser preparado por la Unidad Administradora que se encargue del registro de la ejecucin financiera de la obra, en original y una copia. Original: Archivo de la Unidad Administradora. Copia: Unidad Ejecutora de la Obra. Podrn producirse copias adicionales de acuerdo con las necesidades de cada organismo.
DATOS A INDICAR
1. AO DE INICIO
Indique el ao de inicio de ejecucin financiera de la obra.

2. ORGANISMO
Indique el cdigo y la denominacin correspondiente al organismo.

Indique el cdigo y la denominacin de la unidad administradora.

4. UNIDAD EJECUTORA
Indique el cdigo y la denominacin de la unidad ejecutora.

Indique el cdigo y la denominacin de la obra, la imputacin presupuestaria y la ubicacin geogrfica de la misma.

6. IDENTIFICACIN DEL CONTRATO
Indique el nmero del contrato, el monto en bolvares, los datos relacionados con el beneficiario del mismo, as como la cuenta bancaria (banco, tipo y nmero).
Indique el cdigo y la denominacin de la fuente de financiamiento (ver tabla).
8.
FIANZAS
Indique los campos referidos a: Fecha de fianza Concepto, sealando si es anticipo o fiel cumplimiento Monto en bolvares Fecha de vigencia de la fianza Datos de la empresa que otorga la fianza
9. TRANSACCIN
Indique los campos referidos a: Nmero del registro presupuestario Fecha de la transaccin Descripcin detallada de la transaccin.
10. DOCUMENTO
Indique tipo, nmero y monto del documento de respaldo de la transaccin: orden de pago, contrato, valuacin, etc.
11. ANTICIPO CONCEDIDO
Indique el monto en bolvares del anticipo concedido. Anticipo Amortizado o Devuelto Indique el monto en bolvares de la amortizacin del anticipo.
12. RETENCIONES
Garanta Fiel Cumplimiento:
Indicar monto retenido por fianza de fiel cumplimiento.

Impuesto sobre la Renta:
Indicar monto retenido por concepto de impuesto sobre la renta

Otras:
Monto de otras retenciones.

13. MONTO NETO A PAGAR
Monto a pagar descontando las retenciones

14. PAGO
Registro que indica el momento efectivo del pago por la Tesorera Nacional.
15. SALDO PENDIENTE DE PAGO
Monto que falta por pagar de esa obra.
CONTROL DE EJECUCIN DE OBRA

1. Ao 2. Organismo: Cdigo Denominacin 3. Unidad Administradora Cdigo Denominacin 4. Unidad Ejecutora Local: Cdigo Denominacin
5. IDENTIFICACIN DE LA OBRA Denominacin: Cdigo: Imputacin Presupuestaria PRO SP PY AC UEL OB Ubicacin Geogrfica PA GE ES SE Regin Ent F Direccin:
10.Crdito Asignado para Comprometer 11. Asignaciones para Ejercicios Futuros
6. FUENTE DE FINANCIAMIENTO Denominacin: Cdigo: Monto

Contratos Vigentes Contratos Nuevos
7.Costo Total 8.Ejecutado al Autorizado 31-12- (N-1)
9. Autorizacin Legal Max. para Contratar Inicial
Modificaciones Inicial
Modificaciones Ao n+ 1 Ao n+ 2 Ao Posteriores
12. Registro 13.Fecha Nmero
14. Descripcin de la Operacin
Nmero
15. Contratos Monto
Saldo
Nmero
16. Compromisos Monto Saldo sin Comprometer
INSTRUCTIVO AL FORMULARIO REGISTRO DE CONTROL DE EJECUCIN DE LA OBRA

Objetivo Registrar la ejecucin de la obra, para realizar el control presupuestario de la misma. Preparacin y Distribucin Ser preparado por la Unidad Administradora que se encargue del registro de la ejecucin financiera de la obra, en original y una copia. Original: Archivo de la Unidad Administradora Copia: Unidad Ejecutora de la Obra Podrn producirse copias adicionales de acuerdo con las necesidades de cada organismo.
DATOS A INDICAR
1. AO
Indique el ejercicio presupuestario en el cual se realiza el registro.

2. ORGANISMO
Indique el cdigo y la denominacin correspondiente al organismo.

Indique el cdigo y la denominacin de la unidad administradora.

4. UNIDAD EJECUTORA LOCAL
Indique el cdigo y la denominacin de la unidad ejecutora local.

Indique el cdigo y la denominacin de la obra, la imputacin presupuestaria y la ubicacin geogrfica de la misma.

Indique el cdigo y la denominacin de la fuente de financiamiento (ver tabla). Seale igualmente, el monto en bolvares del financiamiento, clasificado en contratos vigentes y contratos nuevos.
7. COSTO TOTAL AUTORIZADO
Indique el costo total autorizado para la ejecucin de la obra.
8.
EJECUTADO AL 31-12-(N-1)
Indicar el monto ejecutado para esta obra hasta el ejercicio presupuestario anterior.
9. AUTORIZACIN LEGAL PARA CONTRATAR
Inicial: indicar el monto inicial autorizado para la contratacin. Modificaciones: indicar el nuevo monto para contratar.
10. CRDITO ASIGNADO PARA COMPROMETER
Indicar monto del crdito: Inicial: indicar el monto asignado inicialmente para comprometer. Modificaciones: el monto producto de las modificaciones presupuestarias acordadas
11. ASIGNACIONES PARA EJERCICIOS FUTUROS
Ao n+1: Asignacin estimada para el ejercicio presupuestario siguiente. Ao n+2: Asignacin estimada para el ejercicio presupuestario posterior al siguiente. Ao Posteriores: Asignacin estimada para el ejercicio presupuestario de aos posteriores.
12. REGISTRO N
Indicar el nmero del registro presupuestario que corresponda

13. FECHA
Indique el da, mes y ao en que se realiza la transaccin.

14. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN
Sealar detalladamente la transaccin que se registra.

15. CONTRATOS
Sealar los campos referidos a: Nmero: nmero asignado al contrato que se relaciona Monto: monto en bolvares del contrato Saldo: monto pendiente de ejecucin de ese contrato.
16. COMPROMISOS
Nmero: Indicar el nmero asignado al compromiso Monto: Indicar el monto del compromiso Saldo sin comprometer: Monto que queda pendiente por comprometer

1
REGISTRO AUXILIAR
BIENES MUEBLES MATERIALES Organismo INMUEBLES
Cdigo
3
Denominacin Denominacin Denominacin Denominacin Denominacin Denominacin Cuenta Patrimonial Subcuenta Catlogo Unidad Administradora Dependencia Usuaria Ubicacin Geogrfica
Cdigo
4
Cdigo
5
Cdigo
6
Cdigo
7
Cdigo
8
Regin
9
N Inventario del Bien
Entidad Federal
10
Descripcin Fecha Cdigo Concepto Fecha Cdigo 11 INCORPORACIN 12
Municipio
REASIGNACIN 13 DESINCORPORACIN 14 VALOR DEL BIEN
Ciudad
15 RESPONSABLE 16 ULTIMA VERIFICACIN
Concepto
Fech a
Cdigo
Concepto
Primario
Por Uso
Fech a
Verificador
22-03-98
Pag
de
INSTRUCTIVO PARA EL "REGISTRO AUXILIAR BIENES, MATERIALES E INMUEBLES"

OBJETIVO
Mantener el detalle de la informacin contable relacionada con bienes muebles, materiales e inmuebles, segn corresponda, referida a los movimientos de los mismos.
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO
1. SELECCIN DEL TIPO DE REGISTRO AUXILIAR
Indicar con una equis (x) si el registro corresponde a Bienes Muebles, Materiales o Bienes Inmuebles
2. ORGANISMO
Indicar el cdigo y denominacin del organismo (ver tabla de codificacin)

3Y4 CUENTA PATRIMONIAL Y SUBCUENTA
Indicar el cdigo y denominacin de la cuenta y subcuenta patrimonial en la cual se registra el bien o material (ver Plan de Cuentas Contable)
5. CATLOGO
Indicar el cdigo y denominacin asignado en el Catlogo de Bienes Muebles y Materiales.

Indicar el cdigo y denominacin de la unidad administradora (ver tabla de codificacin)

7. DEPENDENCIA USUARIA
Indicar el cdigo y denominacin de la unidad responsable de la utilizacin del bien o la receptora de los materiales
Sealar la regin del pas y la entidad federal donde se recibir el bien o se utilizarn los materiales.
9.
NMERO DEL INVENTARIO DEL BIEN
Indicar el nmero de inventario asignado al bien. En caso de que la dependencia que realiza el registro no est conectado al sistema, deber solicitar a la Unidad Administradora Central el nmero de inventario que le corresponder al bien que se est registrando.
10. DESCRIPCIN
Sealar la denominacin del bien o material Incorporacin Fecha: Indicar el da, mes y ao en la cual se realiza la incorporacin Cdigo y concepto: Sealar el cdigo y la causa por la cual se incorpora el bien (ver tabla de incorporacin).
11. REASIGNACIN
Fecha: Indicar el da, mes y ao en la cual se realiza la reasignacin Cdigo y concepto: Sealar el cdigo y la causa por la cual se reasigna el bien (ver tabla de reasignacin)
12. DESINCORPORACIN
Fecha: Indicar el da, mes y ao en la cual se realiza la desincorporacin Cdigo y concepto: Sealar el cdigo y la causa por la cual se desincorpora el bien (ver tabla de desincorporacin)
13. VALOR DEL BIEN
Indicar el precio de adquisicin o valor de incorporacin del bien

14. RESPONSABLE
Nombre y apellido del responsable primario y/o por uso.

15. ULTIMA VERIFICACIN
Da, mes y ao en la cual se efectu la ltima verificacin de la informacin relacionada con el bien o material objeto de registro, as como el nombre y apellido del verificador.
MAYOR DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA

1. Organismo Denominacin Cdigo 4. Ao 5. Imputacin Presupuestaria
PRO
8. Registro N Fecha
2. Unidad Administradora Cdigo Denominacin 6. Crditos Presupuestarios Bs.) ( Inicial Modificaciones Acordado
16. Gastos 17. Causados Tilde Firma O/P 18. Tilde Recepcin Fsica O/P en TN
3. Regin yEnt. Federal
SP
PY
AC
UEL
OB
PA
GE
ES
SE Denominacin
7. Fuente Financiamiento Cdigo

19. Compromiso no causados
9. Descripcin
10. Doc. Soporte N Tipo
11. N de Registro Asociado
12. Pre15. 13. Tilde 14. compromiso Validacin Compromiso Disponibilidad
20. Pagos
21. Deuda
22. Total Mes 23. Total Acumulado
INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO "MAYOR DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA"

OBJETIVO
Mantener un registro actualizado, al mnimo nivel de la partida objeto de gasto, de todos los momentos vinculados con la ejecucin del presupuesto de gastos y reflejar de manera permanente la disponibilidad del crdito presupuestario asignado a las unidades ejecutoras locales.
DATOS A INDICAR
1. ORGANISMO
Cdigo y la denominacin del Organismo

Cdigo y denominacin de la Unidad Administradora

3. REGIN Y ENTIDAD FEDERAL
Cdigo de la regin y de la entidad federal donde est ubicada la Unidad Administradora (ver tabla de codificacin).
4. AO
Ejercicio presupuestario vigente

Cdigo relacionado con la imputacin presupuestaria del crdito al mnimo nivel, as como la denominacin de la sub-especfica correspondiente.
6. CRDITOS PRESUPUESTARIOS
Crditos presupuestarios asignados a la partida que se est ejecutando, expresados en bolvares, de acuerdo a la siguiente discriminacin: Monto inicial asignado en la distribucin administrativa Monto de las modificaciones presupuestarias aprobadas durante la ejecucin Sumatoria entre el crdito original y las modificaciones presupuestarias aprobadas a la fecha.
Cdigo y denominacin de la fuente de financiamiento (ver tabla).

8. REGISTRO
Nmero y fecha de la transaccin que se registra

9. DESCRIPCIN
Descripcin de la transaccin que se registra

10. DOCUMENTO SOPORTE
Nmero y tipo del documento de respaldo (ver tabla).
11.
N DE REGISTRO ASOCIADO
Nmero del registro anterior al cual est vinculada la operacin.

12. PRECOMPROMISO
Monto en bolvares del precompromiso.

13. TILDE DE VALIDACIN
Tilde que indica la validacin del precompromiso.

14. COMPROMISO
Monto en bolvares del compromiso.

15. DISPONIBILIDAD
Disponibilidad del crdito una vez deducido el compromiso.

16. GASTOS CAUSADOS
Monto en bolvares de los bienes o servicios recibidos. Este monto debe ser igual a la sumatoria de los montos en bolvares de las rdenes de pago emitidas para esa partida.
17. TILDE DE LA FIRMA DE LA ORDEN DE PAGO
Tilde que indica que la orden de pago ha sido firmada por el ordenador de pago.
18. TILDE DE RECEPCIN EN TESORERA
Tilde que indica que la orden de pago fsica ha sido recibida en la Tesorera Nacional.
19. COMPROMISOS NO CAUSADOS
Monto en bolvares de los compromisos no causados hasta la fecha. Este monto resultar de la diferencia entre el monto acumulado de la columna de compromisos y el monto acumulado de la columna de gastos causados.
20. PAGOS
Monto en bolvares de los pagos efectivamente realizados por la Tesorera Nacional.

21. DEUDAS
Monto en bolvares de la diferencia entre el total sealado en la columna de los gastos causados y el total de la columna de los pagos. Este monto informar las rdenes de pago tramitadas y pendientes en la Tesorera Nacional.
22. TOTAL MES
Sumatoria del monto acumulado mensualmente en las columnas 12, 14, 16, 19, 20 y 21.
23. TOTAL ACUMULADO
Sumatoria de los monto acumulados en los meses anteriores en las columnas 12, 14, 16, 19, 20 y 21.
TABLAS
RELACIN TABLAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. TABLA DE ANTICIPOS. TABLA DE FIANZAS. TABLA DE VALUACIN. TIPOS DE TRANSACIONES QUE SE AFIANZAN. SITUACIN DE LA FIANZA. ENTES QUE LAS OTORGAN.
TABLAS DE USO ESPECFICO EN EL MANUAL PARA EL REGISTRO DE LA EJECUCIN DE OBRAS
CDIGO 01 02 03
TABLA DE ANTICIPOS Anticipos Contractuales Anticipos Especiales Administrados Anticipos Especiales
CDIGO 01 02 03
TABLA DE FIANZAS Fianza de Fiel Cumplimiento Fianza de Anticipo Obligacin Fiscal
CDIGO 01 02 03
TABLA DE VALUACIN Valuacin de Anticipo Valuacin por Obra Ejecutada Valuacin por Oficio
CDIGO 01 02 03 3.1 3.2 3.3
TIPOS DE TRANSACIONES QUE SE AFIANZAN Compras Contratos Obligacin Fiscal SENIAT Aduana Otros Organismos
CDIGO 01 02
SITUACIN DE LA FIANZA Liberacin Ejecucin
CDIGO 01 02 03
ENTES QUE LAS OTORGAN Bancaria Seguro Personal
GLOSARIO
GLOSARIO
ACTA DE ACEPTACIN DEFINITIVA
Acta que se expide despus de haber transcurrido el lapso de garanta que corresponde una vez emitida el Acta de Aceptacin Provisional.
ACTA DE ACEPTACIN PROVISIONAL
Constancia que se expide noventa (90) das despus de la fecha del Acta de Terminacin, siempre y cuando en la obra no se encuentren fallas o defectos.
ACTA DE INICIO
Constancia que se expide en el momento en que se inicia la obra.

ACTA DE PARALIZACIN
Constancia que se expide cuando una obra se paraliza, independientemente de las causas que la produjeron.
ACTA DE REINICIO
Constancia que se expide cuando la obra ha sufrido una paralizacin y se reinician los trabajos previstos en la contratacin.
ACTA DE TERMINACIN
Constancia que se expide una vez finalizada la obra, previo al Acta de Aceptacin Provisional.
ACTIVIDAD
Refleja los procesos contenidos en las acciones presupuestarias cuya produccin es intermedia, con un centro de gestin productivo y la asignacin formal de recursos reales y financieros.
ACTIVOS FINANCIEROS
Aportes de capital que realicen los organismos del sector pblico a otros entes del mismo sector, al sector privado o al sector externo, que no suponen la contraprestacin de bienes o servicios y cuyos importes no son reintegrables por los beneficiarios, por lo que se constituyen en un aumento del patrimonio del organismo que los recibe. Los Activos Financieros comprende los gastos por compra de acciones o ttulos representativos de capital del ente, al contado o a crdito, sean estos pblicos o privados; as como tambin la concesin de prstamos, las cuentas y documentos a cobrar.
AGENCIA O SUCURSAL DEL BANCO RECAUDADOR
Dependencia del banco recaudador ante la cual los contribuyentes o deudores pueden cancelar el monto de los ingresos nacionales.
AMORTIZACIN DE ANTICIPOS
Disminucin del anticipo concedido al contratista, el cual se aplica en la oportunidad de la presentacin de las valuaciones.
ANTICIPO
Monto cancelado al contratista antes de comenzar las obras, correspondiente al porcentaje del monto total del contrato previamente establecido en el documento principal. Se entrega previa presentacin de una fianza de anticipo o una retencin.
BANCO RECAUDADOR
Entidad bancaria asignada, conforme al convenio suscrito entre sta y el ente contable, para recaudar el monto de los ingresos pblicos nacionales. Indistintamente se denominarn banca comercial (recaudadora) o bancos recaudadores.
BASE DE DATOS
Conjunto de informacin almacenada en cualquier formato, a fin de representar las reglas del negocio". La informacin suele estar dividida en registros y stos, a su vez, en campos.
BONOS DE EXPORTACIN
Papel fiduciario constitutivo de certificado de exportacin que representa para el tenedor un crdito fiscal. El mismo no devenga intereses y puede ser utilizado para cancelar impuestos o contribuciones nacionales.
BONOS DE LA DEUDA PBLICA
Ttulos de deuda emitidos por el Ministerio de Finanzas a largo plazo, con un determinado tipo de inters y una fecha prevista de pago de los intereses y reembolso del principal. Puede ser utilizado para el pago de impuestos o contribuciones nacionales.
CARTA-ORDEN
Documento mediante el cual el organismo ordenador de compromisos y pagos autoriza a la Tesorera Nacional para efectuar el pago total o parcial de las valuaciones de obra con cargo a la modalidad de Anticipos Especiales Administrados.
CAUSACIN DEL GASTO
Momento del gasto en el cual se hace exigible el pago de la obligacin correspondiente por haberse recibido conforme los bienes o servicios adquiridos. Es el momento que capta la contabilidad patrimonial y al incluirlo en el sistema presupuestario, se constituye en el nexo de integracin de ambos sistemas.
CERTIFICADOS DE REINTEGRO TRIBUTARIO (CERT)
Ttulo valor a la orden, que puede ser utilizado por el contribuyente para el pago de tributos nacionales y sus accesorios, o cedidos a terceros para los mismos fines.
COMPROMISO PRESUPUESTARIO
Acto mediante el cual el organismo dispone, de conformidad con la Ley, la realizacin de un gasto que por su monto y naturaleza, sea imputable a partidas con crditos disponibles en el presupuesto.
CONCILIACIN
Determinacin de las partidas necesarias para que los saldos de dos o ms cuentas o estados relacionados concuerden entre s. Proceso de comparacin de datos que debe efectuarse en la Tesorera Nacional, SENIAT, aduanas y dems oficinas liquidadores de ingresos, a los fines de determinar diferencias en informaciones de la misma naturaleza, recibidas por diferentes fuentes.
CONTRATO DE OBRAS
Convenio mediante el cual dos o ms personas acuerdan celebrar la ejecucin de una determinada obra en los plazos establecidos al efecto.
CONTRIBUYENTE
Sujeto pasivo respecto al cual se verifica el hecho imponible de la obligacin tributaria, la cual puede recaer en una persona natural o jurdica y en las entidades colectivas que constituyen una unidad econmica.
CONVENIO BANCARIO
Acuerdo suscrito entre el ente contable y las entidades bancarias, mediante el cual se conviene que stas recauden los ingresos nacionales.
CRDITO PRESUPUESTARIO
Asignaciones mximas para gastar en trminos de compromisos que la Asamblea Nacional autoriza al Ejecutivo Nacional, en la Ley de Presupuesto anual. Incluye las modificaciones legalmente autorizadas durante el ejercicio presupuestario.
CRDITOS CENTRALIZADOS
Crditos presupuestarios que ejecuta la Unidad Administradora Central, la cual realizar los trmites relativos a la adquisicin de los compromisos que le soliciten los responsables de las Unidades Administradoras Desconcentradas.
CRDITOS DESCONCENTRADOS
Crditos presupuestarios que ejecuta una Unidad Administradora Desconcentrada, para la adquisicin de los bienes y servicios que soliciten las Unidades Ejecutoras Locales a las cuales est vinculada.
CRONOGRAMA DE PAGO PERIDICO
Formulario que se anexa al compromiso, si ste es de pago peridico, para su registro en el sistema, a los fines de que se genere de manera automtica, en las fechas de vencimiento, las respectivas rdenes de pago para cancelar las obligaciones que se derivan de dicho compromiso.
CUENTADANTE O RESPONSABLE
Funcionario encargado de administrar los fondos en Anticipo o en Avance.

CUOTA DE DESEMBOLSO
Cantidad mensual de recursos que la Tesorera Nacional asigna a un Organismo para que efecte sus respectivos pagos.
CUOTAS TRIMESTRALES DE COMPROMISOS
Montos de los crditos anuales autorizados por la OCEPRE para comprometer en determinado trimestre, que a su juicio garantiza la ejecucin del presupuesto de gasto al ritmo de percepcin de los ingresos pblicos.
DEPENDENCIA ADMINISTRADORA
Unidad adscrita a un organismo liquidador, directamente responsable por la administracin de la renta que le est atribuida y, en consecuencia, por la determinacin del monto de la renta a recaudar y de las precisiones conexas.
DEPENDENCIA LIQUIDADORA
Unidad adscrita a un organismo liquidador, directamente responsable por la incorporacin al sistema de la informacin requerida para la emisin de las planillas de liquidacin. Cuando esta dependencia deba intervenir para que se preparen las planillas de liquidacin cuya emisin le sea solicitada por una dependencia administradora, debe recibir de sta la informacin necesaria al efecto.
DESEMBOLSO
Pago en moneda corriente o con cheque. Pago en efectivo de una obligacin de pago. La emisin de participaciones de capital, o la transferencia de bienes en cambio de mercancas o servicios recibidos.
DEUDOR
Persona natural o jurdica que debe pagar una obligacin al ente contable.
DISTRIBUCIN ADMINISTRATIVA
Documento contentivo de los crditos presupuestarios, autorizados por los Jefes de Programas a sus Unidades Administradoras a los efectos de la adquisicin de los compromisos y ejecucin de los pagos de los bienes y servicios que les soliciten sus correspondientes Unidades Ejecutoras Locales.
DISTRIBUCIN DE CRDITOS PRESUPUESTARIOS POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Consiste en presentar los gastos pblicos clasificados segn el origen genrico de los recursos a utilizar en su financiamiento. Se consideran cuatro tipos de fuentes: Ingresos ordinarios Ingresos provenientes de deuda interna Ingresos provenientes de deuda externa Ingresos por venta de activos Se indicar detalladamente la desagregacin de estas fuentes de financiamiento, de acuerdo a lo previsto en la Ley de Endeudamiento Anual.
ESTRUCTURA PARA LA EJECUCIN FINANCIERA DEL PRESUPUESTO DE GASTOS
Es el conjunto conformado por la unidad administradora central y las unidades administradoras desconcentradas creadas por resolucin de la mxima autoridad de cada organismo, publicada en la gaceta oficial.
EXONERACIN DE IMPUESTO
Dispensa total o parcial de la obligacin tributaria, concedida por el Ejecutivo Nacional, mediante Decreto, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes.
EXTEMPORANEIDAD O MORA
Determinacin de un pago efectuado en un lapso superior al establecido al efecto, que debe servir de base a la Administracin para la adopcin de medidas pertinentes.
FECHA DE RECAUDACIN
Da, mes y ao en que el contribuyente o deudor cancela sus obligaciones ante un banco recaudador.
FIANZA DE ANTICIPO
Fianza que se otorga para garantizar el anticipo concedido al comenzar la obra.
FIANZA DE FIEL CUMPLIMIENTO
Fianza que se otorga al contratante para garantizar el cumplimiento total del contrato firmado.
FIANZA
Obligacin que uno hace de cumplir por otro, si ste falla a sus compromisos. Prenda que d el contratante para asegurar el buen cumplimiento de su obligacin.
FORMAS DE PAGO
Instrumentos utilizados por los contribuyentes o deudores para cancelar ante los bancos recaudadores sus obligaciones con el Fisco Nacional, determinadas en las planillas de liquidacin emitidas a su nombre por la Administracin, o en las planillas de pago correspondientes a la autoliquidacin preparadas por el propio contribuyente o deudor, as: Efectivo Bonos de Exportacin Certificados de Reintegro Tributario (CERT) Cheques personales del mismo banco recaudador Cheques de gerencia de la misma plazo Combinacin de las formas de pago antes mencionadas. El Banco Central de Venezuela puede igualmente recibir en pago, Bonos de la Deuda Pblica.
GARANTAS A FAVOR DE LA NACIN
Fianzas, depsitos o garantas prendarias sobre ttulos de la deuda pblica, cdulas hipotecarias, bonos financieros u otros valores determinados reglamentariamente, constituidos a favor de la Nacin para garantizar las obligaciones.Los documentos mediante los cuales se constituyen las fianzas, depsitos o garantas, se utilizarn para registrar y comprobar el asiento respectivo.
HOJA DE CONTROL DE LOTE
Formulario que utiliza cada banco recaudador para remitir a la Tesorera Nacional, SENIAT y organismos liquidadores, las planillas de liquidacin y planillas de autoliquidacin y de pago, utilizadas para cancelar ingresos. El modelo e instructivo de dicho formulario se incluyen en el respectivo Manual Tcnico del Convenio Bancario.
INVERSION EN ACCIONES
Estn constituidos por los gastos que realizan los organismos en aportes de capital, de carcter no reintegrable, en forma directa a empresas estatales, mixtas o privadas del sector interno y externo, las cuales se realizan de acuerdo a normas o polticas gubernamentales vigentes. Estas inversiones constituyen un aumento del patrimonio del organismo que los recibe.
MANUAL TCNICO
Documento que constituye parte integrante de los convenios celebrados por la Repblica, por intermedio del Ministerio de Hacienda, y los bancos recaudadores, y que puntualizan los aspectos tcnicos del proceso de recaudacin de los montos determinados en las planillas de liquidacin y en las planillas de pago de las autoliquidaciones, mediante normas, instrucciones, procedimientos, modelos de formularios, plazos, calendarios, etc.
MERCADO EXTERNO
El mercado externo est constituido por la oferta de los documentos mercantiles, emitidos en el exterior, por entidades financieras y no financieras, no domiciliados legalmente en el pas. En general estn constituidos mayormente por los instrumentos emitidos por la Banca Privada Externa y organismos internacionales.
MERCADO INTERNO
El mercado interno est constituido por la oferta de los documentos mercantiles emitidos en el territorio Nacional por las entidades financieras y no financieras, pblicas o privadas legalmente domiciliadas en el pas.
MOVIMIENTOS BANCARIOS:
Son las diferentes transacciones que realiza la banca.

NOTA DE CRDITO
Documento mediante el cual cada banco recaudador transfiere el monto de los ingresos recaudados a la cuenta del Tesoro Nacional en el Banco Central de Venezuela, lo cual debe efectuar dentro de los plazos establecidos en el respectivo Convenio Bancario.
NOTAS DE CRDITO:
Documento de apoyo de la operacin mediante la cual cada banco recaudador transfiere el monto de la recaudacin a la cuenta del Tesoro Nacional en el Banco Central de Venezuela, dentro de los plazos establecidos en el respectivo Convenio Bancario.
OBRA
Es la desagregacin de los Proyectos por razones tecnolgicas o de ordenamiento de su ejecucin. Constituye una unidad fsica individualizable, en consecuencia puede contratarse separadamente. Actua dentro del Proyecto como un producto intermedio.
OFICIO DE REMISIN:
Es el documento que emite la Tesorera Nacional para mandar a pagar rdenes al Banco Central de Venezuela.
ORDEN AUTORIZADA:
Es la orden firmada por el Tesorero o sub-tesorero y que fue enviada al Banco Central de Venezuela para ser pagada.
ORDEN CANCELADA:
Es la orden que ya ha sido cancelada al beneficiario por la banca comercial.

ORDEN DE PAGO (OP) :
Documento mediante el cual los Organismos Ordenadores de Compromisos y Pagos solicitan el pago a sus proveedores a la Tesorera Nacional.
ORDEN DE PAGO CON CUOTA:
Es la orden que puede ser cubierta por la cuota de desembolso correspondiente y est a la espera del proceso de autorizacin.
ORDEN DE PAGO EN TRMITE:
Es el estado de la orden que indica que la Orden de Pago fue recibida y validada en Tesorera y est en espera del proceso de validacin de la cuota de desembolso.
ORDEN DE PAGO SIN CUOTA:
Es la orden de pago cuyo pago fue negado por falta de disponibilidad de la cuota de desembolso.
ORDEN DE PAGO SIN RECURSOS:
Es la orden de pago que va contra ingresos extraordinarios, pero cuyos recursos no han llegado an a la Tesorera.
ORDEN DEVUELTA:
Es la orden que ha sido anulada y reintegrada al Organismo emisor.

ORDEN PAGADA:
Es la orden que ha sido mandada a pagar al BCV, ste ya hizo el dbito a la cuenta de la Tesorera del BCV, pero la banca comercial no ha cancelado an.
ORGANISMO LIQUIDADOR
rgano de la Administracin Central al cual legalmente est atribuida la competencia por la administracin de rentas nacionales. Genricamente se les denomina Organismos.
PAGO:
Momento en el que se extingue una obligacin pecuniaria mediante un desembolso de dinero o mediante bienes o servicios aceptados como equivalentes del dinero; la satisfaccin, del deudor o en su nombre, al acreedor, de una cantidad que se debe terminando as la obligacin entre ambos. Cuanto el pago se hace con cheque o mediante abono en cuenta, se registra conjuntamente con la emisin del cheque o de la orden de pago, segn corresponda, aunque legalmente este acto constituye slo un pago condicional.
PARTICIPACIONES DE CAPITAL
Estn constituidos por los gastos que realizan los organismos en aportes de capital, de carcter no reintegrable, en forma directa a empresas estatales o mixtas del sector interno, que constituyen un aumento en el patrimonio del organismo que los recibe. Estn constituidas por la inversin que tiene la Repblica en el patrimonio de organismos descentralizados, tales como los institutos y establecimientos autnomos, las fundaciones y organismos nacionales; cuyo capital no est representado en acciones. Los aportes a entidades internacionales, se traducen en cesin gratuita de fondos por concepto de cuotas regulares extraordinarias
PARTIDA PRESUPUESTARIA
Constituye el mayor nivel de desagregacin del grupo de cuentas EGRESO determinadas en el plan nico de cuentas, dictado por la OCEPRE.
PLANILLAS
Denominacin genrica que comprende tanto las planillas de autoliquidacin y planillas de pago preparadas por los contribuyentes, utilizadas para la declaracin y cancelacin de las mismas, como las planillas de liquidacin emitidas por la Administracin.
PLANILLAS AUTOLIQUIDADAS
Planillas preparadas por los propios contribuyentes, por aplicacin del procedimiento de autoliquidacin prescrito por el Ministerio de Hacienda. Estas planillas presentan en su parte inferior la planilla de pago para efectuar la cancelacin total del tributo determinado o una porcin del mismo.
PLANILLAS DE LIQUIDACIN
Planillas emitidas por la Administracin para determinar la naturaleza y el monto del ingreso que debe cancelar el contribuyente o deudor en un banco recaudador.
PLANILLAS DE PAGO
Forma prescrita por la Administracin Tributaria, a los fines de ser utilizada por los contribuyentes para pagar tributos en un banco recaudador. Esta forma puede ser individual o incorporada a un formulario de declaracin de impuestos por parte del contribuyente.
PRECOMPROMISO:
Consiste en el establecimiento de una reserva de un crdito presupuestario al autorizarse, por parte de una autoridad competente, el inicio del proceso para la realizacin de un gasto
PROGRAMA
Es la categora programtica que expresa un proceso de produccin de un producto terminal, contenido en una red de acciones presupuestarias de una institucin.
PROYECTO
Es una propuesta de inversin real para generar un bien de capital; definido ste como una unidad de produccin mnima autosuficiente, destinada a crear o ampliar la capacidad de oferta de bienes o servicios.
RFAGA DE VALIDACIN
Serie de datos que imprime el banco recaudador en la planilla de liquidacin o en la planilla de pago utilizada para cancelar una planilla de autoliquidacin, para dejar constancia de la informacin fundamental relacionada con el pago recaudado. La informacin de la rfaga de validacin se especifica en el respectivo Manual Tcnico del Convenio Bancario.
REGISTRO AUXILIAR
Instrumento de control ubicado en el respectivo SIGECOF LOCAL, en el cual se asientan en detalle todos los eventos relacionados con el asunto o materia de que trata, para fines de suministrar informacin completa acerca de la misma. La totalidad de los eventos de igual naturaleza asentados en el Registro Auxiliar, deben ser objeto de tratamiento contable a nivel del SIGECOF CENTRAL .
REGISTRO AUXILIAR:
Es un registro detallado de informacin que apoya la contabilidad centralizada.

REGISTRO DE INFORMACIN FISCAL (RIF)
Nmero que la Administracin Tributaria asigna a un contribuyente en el Registro de Informacin Fiscal, a los fines de su identificacin.
REPORTE DE POSICIN:
Reporte ofrecido por el Banco Central de Venezuela en el cual se presentan los movimientos y saldos de ingresos y egresos.
RETENCIONES
Accin de retener parte del pago de una deuda. Monto que se deduce de la valuacin de la obra ejecutada, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
REVERSOS
Registros que deben efectuarse en sentido contrario de los originalmente realizados, para fines de dejar sin efecto los primeros y permitir el registro correcto de la informacin.
SISTEMA
Conjunto de partes relacionadas entre s, con el propsito de satisfacer un fin comn. En el presente desarrollo, se refiere al Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas (SIGECOF).
SOLICITUD DE PRRROGA
Documento que se firma a fin de justificar una extensin en el plazo de ejecucin de la obra.
SUBPARTIDA GENRICA, ESPECFICA Y SUBESPECFICA
Constituye los niveles de desagregacin de la partida presupuestaria, ordenadas en forma descendente, de acuerdo a los conceptos de gastos que puedan clasificarse en subdivisiones de los tipos de gastos incluidos en la partida.
SUBPROGRAMA
Agrupa las acciones presupuestarias cuyas relaciones de condicionamiento se establecen exclusivamente con un programa.
TRANSCRIPCIN DE PLANILLAS
Procesamiento de las planillas a nivel de la Tesorera Nacional, SENIAT, aduanas organismo liquidador respectivo, para fines de dar tratamiento a informacin en ellas contenida, conforme a las exigencias del caso.
TRANSFERENCIA DE FONDOS A LA CUENTA DEL TESORO NACIONAL EN EL BANCO CENTRAL DE VENEZUELA
Proceso mediante el cual cada banco recaudador entera formalmente los fondos recaudados en la cuenta del Tesoro Nacional en el Banco Central de Venezuela, en las condiciones y plazos establecidos en el respectivo Convenio Bancario y Manual Tcnico.
TRANSMISIN ELECTRNICA DE LA RECAUDACIN DIARIA
Informacin que por medios electrnicos suministran los bancos recaudadores a la Tesorera Nacional y al SENIAT, relativa a la recaudacin efectuada cada da.
TRIBUTOS COBRADOS EN EXCESO
Crditos que la Administracin Tributaria determina a favor de los contribuyentes y cuya devolucin procede Unidad Administradora Central: Es Direccin Administracin u otra de igual competencia de cada organismo, manejar crditos centralizados y crditos propios mediante ordenes de pago directa, e igualmente girar ordenes de avances o adelanto de fondos a las Unidades Administradoras desconcentradas y manejar el fondo de anticipo que se le asigne caja chica y fondos en avance. UNIDAD ADMINISTRADORA DESCONCENTRADA: Son los que con tal carcter determine la mxima autoridad del organismo ordenador. Estas Unidades deben tener una organizacin administrativa que les permita manejar fondos en anticipo por un monto igual o superior a 2 500 unidades tributarias y, podrn manejar adems, fondos en avance y cajas chicas, as como ordenar pagos directos contra el Tesoro Nacional, previa autorizacin de la mxima autoridad del organismo.
UNIDAD EJECUTORA LOCAL
Es la Unidad Operadora de menor nivel responsable de la ejecucin fsica de una actividad de un proyecto.
UNIDADES ADMINISTRADORAS
Estn constituidas por las organizaciones administrativas de los organismos, que tienen la responsabilidad de ejecutar los crditos presupuestarios manejados mediante ordenes de pago directo al proveedor o beneficiario, avances o adelantos de fondos a funcionarios, son de dos tipos:
VALUACIONES
Revisin, valoracin y medicin de una obra ejecutada.

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