Cmo administrar el tiempo

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al mximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso ms preciado, en forma eficiente. La administracin del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo en forma efectiva. Manejar su tiempo le obligar a ser explcito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitir dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las cuales est sometido, facilitndole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrs y el cansancio. Controle su tiempo

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo (en esta seccin encontrar artculos, enlaces, y otros recursos). Pero la mayora de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos bsicos para controlar el tiempo:

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante un par de das (mejor an, una semana), lleve una bitcora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades. Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asgneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades. Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc. Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser: o Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible. o Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo o Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su telfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS? Palabras clave: tiempo, administracion del tiempo, manejo del tiempo, control del tiempo, time, organizacion del tiempo Vea en esta pgina: Artculos de Administracion del tiempo, Noticias sobre Administracion del

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Aprende los secretos de la administracin del tiempo y trabaja como los grandes empresarios

Por fin iniciaste ese gran negocio que traas en mente, pero ahora no tienes tiempo ni para respirar. Descubre como conseguir lo que todo maestro de la administracin del tiempo domina: trabajar de manera eficiente y concretar lo realmente importante.
El tiempo es sin duda alguna el recurso ms valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en mltiples aspectos de la vida. Una de las cosas ms interesantes que he aprendido en el entorno empresarial es que los grandes empresarios son comnmente excelentes administradores del tiempo. Los mejores lderes de este siglo entienden que la administracin del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el ltimo minuto al da. Stephen Covey, una de las autoridades ms reconocidas internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere, explica que la administracin del tiempo no es la habilidad de exprimirle ms horas al da. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que importante.

9 hbitos tiles para incrementar la productividad en tu empresa Extendiendo al mximo tu tiempo: elementos bsicos de una mejor organizacin personal Improvisada o planeada: qu tipo de empresa es la tuya? Finanzas y mercadotecnia, el enfoque completo
es ms

A continuacin te proporciono una serie de prcticas recomendadas por conocidos expertos administradores del tiempo. Puedo asegurarte que si las aplicas de manera regular, experimentars un incremento notable en tu productividad.

Los 10 puntos ms importantes para mejorar tus habilidades en la administracin del tiempo
Define claramente los objetivos y selecciona lo ms importante. Ser ms efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energa intentando ser ms eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el

estndar son 160: 8 horas al da, 5 das a la semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor slo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirs en la tarea. Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendera saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas concientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examnalos. Cmo se relacionan tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo? Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias? Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las cosas ms simples y a la vez ms poderosas de cualquier sistema de administracin de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrnico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hbito de escribir tus tareas pendientes da tras da. Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos ms importantes y mrcalos de alguna forma que resalten sobre todos los dems. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el da o la semana. Volviendo a la prctica de determinar tu valor por hora, otorga ms prioridad a las tareas que potencialmente te paguen ms. Planea tu da desde el da anterior. Todos los expertos en administracin del tiempo recomiendan planificar desde el da anterior las actividades del da siguiente. Toma los ltimos 10 minutos de cada da para repasar tu lista de pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente da. Este simple ejercicio te permitir comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar. No dejes las cosas para despus. Reza el viejo dicho popular: No dejes para maana lo que puedas hacer hoy. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo nico que logrars es prolongar el estrs asociado a la tarea. Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del da transcurrir de manera ms placentera. Si la tarea es muy grande, divdela en tareas ms pequeas hasta que te sea fcil dar el primer paso.

Delega en los dems. Una forma de hacer ms en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien ms si este puede hacerlas ms rpido, ms fcil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Recuerda que como deca Maquiavelo: el fin justifica los medios. Eso s, despus de delegar no se te olvide agradecerle a los dems de la manera apropiada. Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas y especialmente si somos buenos hacindolas; as que escoge a la persona ms apropiada y delega la tarea. Aprende a decir NO. Decir no puede ser una de las herramientas de administracin de tiempo ms poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos ms productivos. Si la tarea en cuestin interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la manera ms amable posible. De manera similar, una de las filosofas que mejor me ha funcionado en los negocios es la siguiente: solo acepta los proyectos en donde ambas partes ganen, tanto el cliente como tu empresa. Si el cliente no se va a beneficiarsubstancialmente al adquirir tu producto o servicio, e insisto, substancialmente mal negocio. Por otro lado, si la remuneracin que obtendrs por el proyecto no te permite obtener una utilidad razonable despus de pagar los costos, mal negocio. Los mejores negocios que puedes hacer son siempre en donde ambas partes ganan. Concntrate en la tarea actual. Concntrate al cien por ciento en una y slo una tarea a la vez. Cuando logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos periodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentracin y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupcin es suficiente para salir de ella. Es por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el telfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrnico o los programas para chatear y cierra tu puerta. No te olvides de la persona ms importante. A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los dems y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de armona y rendir al mximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus bateras, porque solo as obtendrs la energa que necesitas para concretar todos tus proyectos. Diego Bauelos es Licenciado en Computacin por la Universidad Autnoma Metropolitana y cuenta con un posgrado en Planeacin Estratgica por la Universidad Anhuac. Su rea de especialidad se relaciona con la creacin y distribucin de productos de

software comercial y con la optimizacin de procesos empresariales utilizando la tecnologa. Actualmente se desempea como Director General de Grupo BFX, firma especializada en estrategias de comercializacin a travs de Internet.

Administracin del tiempo: la forma correcta de administrarse

diciembre 16, 2011 Tags: administracin de tareas, administracion del tiempo, gestin del tiempo, manejo de tiempo Categora Administracin del Tiempo

Si buscabas estrategias y recursos sobre administracin del tiempo, ests en el lugar apropiado. Las herramientas de manejo del tiempo son muy importantes en una poca como la nuestra, y en este sitio te mostrar la forma correcta de administrarte para convertirte en una persona ms productiva. Vers cmo, aplicando herramientas para la gestin del tiempo, y sin desperdiciar enormes cantidades de energa, podrs mejorar tu rendimiento, aumentar tus logros y, en ltima instancia mejorar tu calidad de vida.
Enemigas de la administracin del tiempo eficaz

Todos buscamos mejorar nuestras habilidad de administracin de tiempo, ms an en un mundo donde las actividades simultneas son cada vez mayores y tenemos que prestarle atencin a ms tareas a la vez. Sin embargo, no nos damos cuenta que la multitarea es una de las peores enemigas de la gestin del tiempo eficiente. Si quieres mejorar la forma que tienes de administrar tu tiempo, debes enfocar tus energas. Tmate todo el tiempo que sea necesario en la planificacin de tus tareas y no tengas miedo de dedicarle las horas que se requieran a tareas realmente crticas o muy importantes para tus objetivos. Seminario Online GRATIS: Cmo Los Ricos, manejan su Tiempo. Conoce los secretos de los Ricos para Manejar el Tiempo. Detalles para participar GRATIS AQU

Otra de las enemigas de la administracin de tiempo eficaz es la procastinacin o el mal hbito de dejar para despus lo que puede hacerse ahora. Las personas que ms logros obtienen en su vida cotidiana son las que resuelven el 80 por ciento de todos sus quehaceres inmediatamente luego de que llegan a su escritorio.
Habitos para una administracin del tiempo

Como seres humanos, somos animales de costumbre. Tanto la multitarea como la procastinacin son hbitos adquiridos, es decir, que se han impregnado en nosotros a travs de la persistencia y la repeticin diaria de tareas, una y otra vez, da tras da. En este sentido, si deseas aprender cmo administrar tu tiempo de forma correcta, debes emprender nuevos caminos y nuevos hbitos para ganar habilidades de administracin del tiempo eficaz. Algunas de ellas son: la organizacin diaria, la resolucin inmediata de problemas, el buen descanso y la buena administracin, la planificacin a largo plazo, etc. Se dice que nos toma 21 das inculcar un hbito en nuestra mente, por lo que si lo deseas, puedes generar una lista de actividades que repetirs durante los prximos 21 das y que te llevarn a mejorar tus hbitos de administracin del tiempo. Levntate 1 hora ms temprano durante los prximos 21 das y vers cunto tiempo ganas a diario. Este es solo uno de los ejemplos de aquellas actividades que puedes realizar para mejorar la manera que tienes de administrar tu tiempo. Si buscas ms ejemplos, tcnicas, recursos y herramientas para una correcta y eficaz administracin del tiempo, no te olvides seguir este blog y dejarme tus comentarios debajo. Carlos Gallego Creador del Curso Domina Tu Tiempo 2.0 Detalles para el Seminario Online GRATIS: Cmo Los Ricos, manejan su Tiempo Haz clic en los iconos y comparte con tus amigos este artculo:

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One Response to Administracin del tiempo: la forma correcta de administrarse

1.

Maria febrero 3rd, 2012 at 6:45 am

Hola. Igual podis ayudarme, estoy buscando algn software que pueda ayudarme a administrar mejor el tiempo en el trabajo. Me han hablado de uno que se llama workmeter Sabis algo

La administracin del tiempo es, hoy, una de los temas claves del mundo laboral, aunque la importancia de esta cuestin no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras: Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el da, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiar a travs del laberinto de una vida ocupada. Pero all donde no se traza plan alguno, donde la disposicin del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos. Esta cita no es de ningn autor contemporneo, especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los ms clebres escritores del siglo pasado, el francs Vctor Hugo. Es importante sealar que el buen uso del tiempo va mucho ms all de nuestro trabajo. El gran escritor argentino Jos Ingenieros lo expres as: Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparrsele, pues ste vuelve y aqul no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida. El tiempo es oro es, por lo tanto, un refrn poco preciso. Si bien el tiempo es la dimensin en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho ms: es la propia vida. Adems, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar. Ni con todo el oro del mundo. Y no slo en el terreno laboral. No se puede comprar el tiempo para estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, el tiempo, por lo comn, es algo ms que dinero. Porque sea cual sea su fortuna personal, no podr comprar un minuto ms del tiempo que tengo yo, o del que tiene el gato echado frente a la chimenea. Todos tenemos la misma cantidad cada da, y slo algunos sabemos sacarle verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero s se puede perder. Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor. Este es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo nico que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relacin al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente. Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes: 1) El tiempo es el nico bien real que tenemos. 2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy. Porque el ayer es un cheque sin fondos, el maana es un pagar, pero el hoy es el efectivo que debemos aprovechar. Por lo tanto, Quien gana tiempo, lo gana todo. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no slo dinero, sino, adems, la realizacin de nuestros sueos y el logro de nuestros objetivos.

La administracin del tiempo y la velocidad La primera cuestin en torno a la administracin del tiempo, es el concepto de velocidad, que no es sinnimo de hacer las cosas a los apurones. La importancia de la velocidad la ilustr Lewis Carroll hace muchos aos, con curiosas palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra Alicia en el pas de las maravillas, cuando dijo: Tiene que ser muy rpido para mantenerse en el mismo puesto, pero si quiere llegar a otra parte, debe ir dos veces ms rpido.

Ninguna definicin actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos aos.

Mtodo para manejar el tiempo adecuadamente 1) Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos ms productivos del da son los dedicados a planificar. As, 20 minutos diarios de planificacin pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrar 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al ao, ms de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos. 2) Priorizar: Decidir cules de ellos son los ms importantes para que encabecen la lista. Ya que nada es ms fcil que estar ocupado, y nada ms difcil que ser efectivo. Nunca se repetir lo suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a trmino todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeadas en su mayora son de una prioridad C. 3) Agendar: Determinar cundo se har cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que est en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades. 4) Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.

Prevenir no slo es mejor que curar, sino que tambin es ganar tiempo Si prev las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estar invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsin y de mantenimiento preventivo le asegurarn que pasar su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.

No confunda buena administracin del tiempo con apuro El apuro, aunque parezca lo contrario, no es muy prctico. Voy despacio, pero as nunca desando lo andado, deca Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa. Aun as, este el aspecto menos importante de vivir apurado. La consecuencia ms dramtica es el dao a la salud. Los cardilogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardacas eran vctimas de la enfermedad del apuro. Su problema, segn el doctor Friedman, se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible.

Escribir es un excelente recurso para organizar mejor el tiempo Un buen mtodo para la buena administracin del tiempo es el de escribir las tareas a realizar e irlas encarando una a una. Este es el mtodo preferido del empresario y escritor Mark McCormack: He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, as como mi da laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde s que aparecern en el lugar correcto y en el momento oportuno, una vez que he anotado algo lo olvido. El resultado final es que cuando dejo de trabajar, tambin dejo el stress relacionado con el trabajo.

Divide y vencers Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no slo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia. Los ejemplos grficos de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte. Los atletas exitosos saben que deben ejercer una prctica mental especfica para funcionar al mximo de sus posibilidades. Un golfista debe ocuparse de cada golpe por separado y no desconcentrarse a causa del grueso error cometido en el agujero anterior, que lo llev a perder un golpe simple. Lo mismo se aplica a jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad totalmente diferente, sea un saque magistral que lo condujo a un cinco-cero, o una tensionante jugada que le permitir salvar un match point. Si vivimos cada da como una entidad diferente, nos liberamos de los contratiempos del pasado y evitamos las atemorizantes expectativas del futuro. Esta fue la poltica que adopt el explorador Robert Swann cuando encabez la exitosa expedicin al Polo Sur: Para protegernos del desaliento, escribi, adoptamos una regla bsica: cada da era considerado en forma totalmente separado y por s mismo. Napolen Bonaparte adjudicaba su increble capacidad de trabajo al siguiente mtodo o actitud: Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusin ni fatiga. La regla ms esencial para trabajar eficazmente es, pues, hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitacin.

Divide y vencers... con color Una forma de mejorar un plan diario consiste en utilizar el color. Escriba en varios colores, o subraye los asuntos a tratar con diversos colores que representen prioridades y niveles de importancia.

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