COMERCIALIZADORA DE PULPA Y FRUTA MAPICO

CARLOS MARIO AGUILAR TELLEZ ANGIE TATIANA DUQUE LOPEZ YENNY KAROLINA PACHON QUINTERO OSCAR ALBERTO PINEDA GALEANO SANDRA MILENA RAMIREZ MARTINEZ NATALIA SANCHEZ CORTES

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO TECNOLOGA EN GESTIN FINANCIERA ARMENIA (QUINDIO) 2012

INTRODUCCION

El siguiente trabajo tiene como objetivo analizar y aplicar las funciones administrativas de planeacin y organizacin realizando un anlisis del entorno y de los factores que influyen dentro de una empresa.

CONTENIDO

pg.

1. Descripcin de la empresa 1.1 Razn social................................................................................................................5 1.2. Objeto social.......5 1.3 Historia........6 1.4 Tipologa Empresarial.....7 1.5 Teoras administrativas implementadas en la empresa....8 2. Tipos de planes (formacin y diseo de la cultura organizacional)...........9 2.1. Visin...10 2.2. Misin..10 2.3 Objetivos....11 2.4 Polticas..14 2.5 Estrategias.......16 2.6 Normas......17 2.7 Reglas..........17 2.8 Procedimientos.......18 2.9 Programas........20 3. Anlisis de formatos de polticas.........22 3.1 Anlisis DOFA oportunidades..............59 3.2 Amenazas....60

3.3 Fortalezas..61 3.4 Debilidades...62 4. Estructura organizacional.....63 4.1 Estructura intencional.63 4.2 Niveles organizacionales.......81 4.3 Centralizacin y descentralizacin...82 4.4 Organizacin formal e informal.....83 4.5 Niveles de organizacin: institucional, intermedio y operacional.84

RAZON SOCIAL

COMERCIALIZADORA DE PULPA Y FRUTA MAPICO

OBJETO SOCIAL

La empresa COMERCIALIZADORA DE PULPA Y FRUTA MAPICO tendr como objeto social la generacin y capacitacin de empleados que nos permitan poco a poco acercarnos ms al crecimiento de una empresa en donde la calidad es lo ms importante y el talento humano es el recurso ms indispensable. Nuestro inters principal es satisfacer nuestros clientes frente a la facilidad y satisfaccin de comprar pulpa y frutas con su mayor contenido natural y gran sabor para llevar a sus hogares y tiendas lo mejor de ello. En este momento somos una empresa pequea pero esperamos crecer con rapidez y generar ms de 50 empleos durante los prximos 2 aos y as consolidarnos y ser reconocidos en otros departamentos.

HISTORIA DE LA EMPRESA

COMERCIALIZADORA DE PULPA Y FRUTA MAPICO fue fundada el 18 de febrero de 2011 en la ciudad de Armenia. Sandra Ramrez fue quien plante la iniciativa de crear esta empresa, luego Carlos Mario Aguilar, Tatiana Duque, Natalia Snchez, Karolina Pachn, y Oscar Pineda nos unimos a esta y formamos la sociedad. Principalmente nuestra empresa comenz con una maquina despulpadora y dos operarios. Al principio cada cliente deba recoger el producto en el punto de procesamiento, pero gracias a nuestro compromiso ahora contamos con un camin frigorfico y es un servicio extra que hemos implementado. Hoy en da todos en equipo trabajamos con mucho esfuerzo para que nuestra empresa sea una de las ms grandes en la cuestin de frutas y pulpas. Llevamos un ao y cinco meses en esta labor y hasta ahora no hemos tenido ningn inconveniente y hemos logrado los objetivos propuestos, y estamos seguros que con nuestro empeo y dedicacin vamos a hacer que nuestra empresa sea la ms grande y la mejor.

TIPOLOGA EMPRESARIAL

De acuerdo a los servicios prestados por MAPICO pertenece al sector terciario; lo cual se refiere a la capacidad humana para realizar trabajos fsicos e intelectuales. Es una empresa pequea, ya que cuenta con 4 empleados en la parte operativa y 4 en la parte administrativa, es una entidad independiente con nimo de lucro, y con una propiedad de capital privada; segn el mbito de actividad es una empresa local, ya que esta opera en una ciudad. Adems, la empresa se registra en una forma jurdica como Sociedad Por Acciones Simplificadas.

TEORIAS ADMINISTRATIVAS

MECANISMOS DE TAYLOR EN LA EMPRESA

1. ESTUDIO DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS: en Mapico hicimos un estudio durante una semana tomando el tiempo promedio en que los empleados se demoran desarrollando cada proceso, encontramos que muchos eran ms giles que otros, pero decidimos tomar como incentivo y beneficio mutuo el hecho de ponerles una meta al da y al final del mes recibiran una bonificacin aquellos que mejor se hayan desempeado, as agilizamos labores y los empleados se prueban as mismos siendo motivados al mismo tiempo.

2. SUPERVISIN FUNCIONAL: sin duda alguna este es uno de los mecanismos que ms claro tenamos desde el principio para aplicar, ya que nos permite y facilita mantener un control efectivo principalmente sobre las reas de lavado, despulpado y refinado porque son las ms sensibles a la hora de medir la calidad de nuestros productos.

3. SISTEMA DE LA CLASIFICACIN DE LA PRODUCCIN: de la misma manera como hemos especificado nuestros procedimientos para brindar a los clientes una excelente pulpa y fruta, as mismo, hemos dividido por estas zonas el espacio mayor destinado especialmente para la produccin con el fin de cumplir con los estndares de limpieza, crear un ambiente mas agradable para cada actividad que deben desarrollar los empleados de estas reas y mostrar una excelente organizacin en todos los aspectos.

PRINCIPIOS DE FAYOL EN LA EMPRESA

1. DIVISION DE TRABAJO: nos hemos cerciorado que cada empleado est capacitado en el rea que ms fortaleza tenga y que as mismo sus responsabilidades recaigan sobre un conocimiento previo para estar seguros que se realizar un excelente trabajo.

2. UNIDAD DE MANDO: al establecer rangos de jerarqua que van desde supervisor de operarios, gerente general, gerente de recursos humanos, por mencionar solo algunos, debemos ser justos en que cada tema debe tratarse con cada dependencia y siguiendo un conducto regular para solucionar los inconvenientes justa, practica y positivamente.

3. REMUNERACION: en Mapico estamos consientes que sin el esfuerzo de nuestro talento humano, nuestra empresa no podra ni mantenerse si continuar creciendo, por ello ms que cumplir con un salario buscamos que los empleados se sientan motivados con la remuneracin de su ardua labor diaria de una manera justa pero tambin satisfactoria, esperamos que sientan que sus responsabilidades estn siendo reconocidas y que su mayor reconocimiento se vea recompensado salarialmente.

4. EQUIDAD: no aceptamos que ningn empleado reciba un trato mejor que otro, o que sea exonerado de alguna labor sin merecerlo. Si descubrimos que alguien est abusando de su jerarqua tomamos medidas inmediatamente pues lo que esperamos es crear un ambiente familiar en donde da a da se trabaje con entusiasmo, por lo que es de gran importancia ser justos y comprensivos con las necesidades y requerimientos de estos.

5. ESTABILIDAD DEL PERSONAL: nuestros programas de incentivos estn destinados a que nuestros empleados realicen su trabajo con amor, para que sientan la empresa tambin como suya, buscamos personas con alto sentido de responsabilidad y pertenencia por lo que hacen para tener la certeza que buscarn y se empearn por el desarrollo y crecimiento propio dentro y para la empresa durante un largo periodo.

VISION

Posicionarnos del mercado nacional y ser reconocidos por la calidad de innovacin y un muy buen servicio a nuestro clientes. Adems para el 2015 convertirnos en exportadores de nuestro producto, teniendo reconocimiento nacional e internacional.

MISION

Comercializadora de pulpas y frutas Mapico es una empresa innovadora, eficiente y responsable, que produce y comercializa pulpas de frutas a travs de procesos confiables contribuyendo a una alimentacin sana para sus consumidores.

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OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Aumento del crecimiento, mediante la apertura de dos nuevas empresas, una en Pereira, Risaralda y la segunda en Tulu, Valle. Ser reconocidos en ms de 3 departamentos como una de las principales empresas proveedoras de pulpa, frutas, malteadas y bebidas refrescantes. Sostener contratos estables con otras empresas como restaurantes y supermercado con alto reconocimiento en la regin. Poseer cinco camiones frigorficos adicionales que nos faciliten y agilicen las entregas a los clientes. Incrementar la produccin especficamente de las pulpas, malteadas y bebidas refrescantes por medio de la adquisicin de mquinas mas especializadas.

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OBJETIVOS TCTICOS

Ser la principal empresa distribuidora de pulpas y frutas en el Quindo. Implementar dos productos nuevos, las malteadas y las bebidas refrescantes a nuestra marca. Contratar de 5 a 10 empleados ms para maximizar la produccin y abastecer las necesidades de distribucin de los productos. Obtener tres nuevas mquinas extractoras de pulpa y cuatro procesadoras de bebidas distribuidas equilibradamente para la produccin de las malteadas y las bebidas refrescantes. Adquirir un nuevo establecimiento con mayor espacio y mejor ubicacin que nos permita tener ms comodidades para la asignacin y divisin del rea de oficinas y del rea de procesamiento.

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OBJETIVOS OPERATIVOS

Contar con un camin frigorfico propio para el adecuado transporte y entrega de los clientes que lo requieran. Realizar una campaa publicitaria por canales de televisin y de radio local para ampliar el conocimiento de nuestros productos. Reducir el tiempo de terminacin de los productos sin disminuir la calidad.

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POLTICAS DE LA EMPRESA

Despus de efectuado el compromiso de compra con el cliente y de este haber cancelado el 30%, se debe hacer entrega del pedido dentro de las 24 horas siguientes o se presentar un incumplimiento por parte de la empresa. Sin embargo, si el cliente solicita una fecha de entrega ms lejana se deber confirmar antes de que horas est disponible el cliente para recibir la mercanca, ya que sera un caso de mutuo acuerdo. Una vez se haya efectuado el envo del pedido u orden por parte del cliente, este dispone de 48 horas para presentar el reclamo por algn inconveniente presentado y/o la realizacin de un cambio. Si se comprueba que la empresa Mapico tuvo algn error en la entrega de la mercanca o en su estado, sta deber responder con la devolucin del dinero o con la facturacin de un nuevo pedido que tenga las mismas especificaciones del anterior realizado. Si por otro lado el cliente desea un cambio, este se podr efectuar solo si la mercanca se encuentra en buen estado y su costo total contina siendo el mismo. La empresa Mapico no recibir devoluciones por ningn motivo que no amerite su responsabilidad absoluta. Si el cliente ya no desea la mercanca se conservar el 30% monetario del valor total que esta representaba. En caso tal de que los costos de envo corran por cuenta del cliente porque as lo prefiri, Mapico descontar el valor correspondiente de la factura, pero no se har responsable por algn problema o dao que se pueda presentar con la mercanca durante su transporte. A partir del momento en que la orden sea retirada de la empresa, esta queda exonerada de cualquier eventualidad. Adems del costo total de la mercanca el cliente deber cancelar el 50% del valor que representan los gastos de transporte de esta. A pesar de que no se exige que la factura est cancelada completamente al momento de la entrega, el porcentaje ya mencionado, correspondiente al traslado del pedido, s debe pagarse antes o en su defecto en el instante en que el cliente reciba la orden.

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Si el cliente presenta algn reclamo o queja que comprometa el cumplimiento de la empresa y se requiere desplazar la mercanca nuevamente, Mapico correr con los gastos del transporte. En caso de que sea solicitado un cambio o cancelacin de la orden por parte del cliente, este correr con los gastos totales del traslado de la mercanca a la empresa y/o del nuevo pedido a su establecimiento.

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ESTRATEGIAS

Las estrategias nos permiten hacer crecer cada ves mas nuestra empresa lgicamente si son buenas y de verdad funcionan porque muchas veces creamos estrategias que no son muy buenas y no nos generan ningn tipo de ganancias por el contrario nos ocasionan perdidas por eso al momento de generarlas debemos analizar muy detallada y muy cuidadosamente cada aspecto para lograr el objetivo. Una de las estrategias de esta empresa puede ser: 1. A los clientes que compran al por mayor ofrecerles precios mas favorables para que nos tengan en cuenta cada ves que realicen una compra y tambin para que se den cuenta lo importantes que son para nosotros. 2. Ofrecer muestras gratis a las personas para que prueben lo que tenemos para ellos y se den cuenta de la calidad de nuestros productos. 3. Formar alianzas con otras empresas para hacer nicos clientes 4. La publicidad es fundamental en toda empresa por que si no se exhibe no se vende.

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REGLAMENTO

1. Todos los trabajadores estn obligados a cumplir con la totalidad de lo establecido en el contrato de trabajo y lo que este reglamento dispone

2. Los trabajadores debern entender y cumplir las ordenes que su jefe les imparta adems de mantener un trato respetuoso hacia sus superiores y compaeros

3. El trabajo deber usar el equipo de proteccin personal que les proporcione cuando la ejecucin de sus de sus labores lo requiera

4. El trabajador deber informar a su jefe inmediato acerca de cualquier anomala que observe.

5. Todo trabajador que padezca una enfermedad o se sienta mal y esto afecte su capacidad de trabajo y por consecuencia su seguridad deber informar a la brevedad a su jefe inmediato para que proceda a tomar las medidas pertinentes.

6. Todos los trabajadores debern respetar las normas a fin de evitar que se originen enfermedades, accidentes, contaminacin o atraer plagas.

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PROCEDIMIENTOS

Recibo de Materia Prima: Se pesa la cantidad requerida y se verifica el grado de maduracin y estado de la fruta, la cual debe encontrarse sana y sin algn tipo de contaminacin.

Prelavado: La fruta deber ser introducida en el tanque .donde el contacto con el agua y el desinfectante ayudan a remover la mugre para facilitar los procesos siguientes de seleccin y lavado.

Seleccin: Eliminar la fruta sobre madura, magullada, con hongos (manchas lamosas, blancas, negras, verdes o cafs) aporreadas y heridas por donde hayan podido entrar microrganismos, ya que esto incide en el deterioro de la pulpa.

Lavado: La fruta deber ser lavada con agua limpia y potable

Escaldado: Este paso aplica slo a cierta clase de frutas; se sumerge la fruta, una vez lavada, en agua hirviendo para lograr un ablandamiento que facilita los siguientes pasos

Despulpado: Se extrae la parte comestible de la fruta, se presenta una separacin de la pulpa de aquellos residuos slidos como cscaras y semillas

Refinado: Esta actividad aplica a cierta clase de frutas, para las cuales se requiere hacer ms pura la pulpa, es decir eliminar pequeos residuos de cscara y semillas

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Inspeccin y ensayo: Se le realiza a la pulpa un anlisis organolptico, donde se evalan caractersticas como sabor, olor, color y textura y, anlisis fisicoqumicos de acidez, pH y Brix, para determinar la conformidad de la pulpa de acuerdo a unos parmetros establecidos.

Empaque y embalaje: El producto es vertido a un tanque, el cual tiene una vlvula manual que permite la dosificacin de la pulpa. El producto es empacado en bolsas de polietileno, selladas correctamente sin exceso de aire; las cuales estarn impresas con el sabor y la fecha de vencimiento indicadas. El producto es embalado en canastillas plsticas para su Almacenamiento: El producto es conservado en refrigeradores a temperatura de congelacin entre 10 C y -20 C.

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PROGRAMAS

CAPACITACIONES: Es una actividad sistemtica, planificada y permanente cuyo propsito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo. Mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. 1. La induccin y el entrenamiento en el puesto: la induccin es el proceso inicial por medio del cual se proporcionara al individuo la informacin bsica que le permita integrarse rpidamente al lugar de trabajo. 2. Una vez finalizado el proceso de induccin, el empleado de nuevo ingreso requiere entrenamiento especfico sobre el puesto que va a desempear. Para preparar esta informacin es necesario saber cuales van a ser sus responsabilidades, quien va a ser su jefe directo y el organigrama de la compaa. Con este proceso, le daremos a conocer de una manera muy clara que es exactamente lo que se espera de l. 3. Y por ultimo el adiestramiento que nos va a auxiliar para que una persona aprenda a desempear sus labores involucrndose de situaciones reales. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para realizar un trabajo totalmente desconocido para l.

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MOTIVACIN: Un programa de motivacin permite ala empresa conocer las necesidades del personal para que en la medida de lo posible se trabaje para su satisfaccin. Primero que todo fijar los objetivos que se pretenden partiendo del anlisis previo que permita detectar las necesidades del personal y disear herramientas y acciones para satisfacer cuyas necesidades. Los empleados ven el salario como un factor motivador. Si se dispone de una buena retribucin pero falla todo lo dems el liderazgo, compaerismo, contenido del trabajo, posibilidades de produccin etc. As que se deber buscar otro tipo de recompensas y acciones que logren motivar sin dinero. Como el reconocimiento como refuerzos en publico ante un trabajo bien hecho, celebraciones puntuales por la consecucin de algn logro etc. Beneficios sociales, programas de desarrollo de empleados participacin en grupos de trabajo, flexibilidad organizacional Debe difundirse la informacin sobre el programa y las acciones realizadas o puestas en funcionamiento. La empresa debe de estar en contacto permanente y personal con el trabajador escuchando sus opiniones y hacindole participe de los resultados que se vallan alcanzando progresivamente por la empresa. Por ultimo definir un sistema de evaluacin peridica del programa de motivacin del personal valorando el grado de satisfaccin que genera dentro de la organizacin y el grado de cumplimiento de los objetivos prefijados.

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MANUAL DE POLITICAS DE MAPICO

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: 1. Recursos Humanos Finalidad: Establecer las normas aplicables de seleccin y contratacin de personas Alcance: Talento humano y Gerencia Polticas 1.1 contratacin Todo proceso de seleccin de personal iniciara con la elaboracin del correspondiente requerimiento de personal, el mismo que deber estar firmado por el Gerente y el Vicepresidente del rea. Esto se aplicara para todos los casos de vacantes, reemplazos y creacin de nuevos puestos. rea: Talento humano Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

MAPICO Nm. 1.

Nombre, puesto y firma

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Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: 1. Recursos Humanos Finalidad: Establecer las normas aplicables de seleccin y contratacin de personas Alcance: Talento humano y Gerencia Polticas 1.2 Poltica salarial El sistema de remuneracin ser ordenado, equitativo para la organizacin y para los empleados, que motive eficazmente el trabajo productivo y el cumplimiento de los objetivos y metas de la compaa. 1.3 Vacaciones La administracin deber planificar las vacaciones de sus trabajadores, con la finalidad de propiciar su descanso anual, asegurando que la ausencia temporal de aquellos no cause inconvenientes al normal desarrollo de actividades.

rea: Talento humano Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: 1. Recursos Humanos Finalidad: Establecer las normas aplicables de seleccin y contratacin de personas Alcance: Talento humano y Gerencia Polticas 1.4 Horario de trabajo La organizacin establecer diversos horarios de trabajos para cada rea, buscando ser mas competitivos e innovando en procesos que nos maxifiquen la calidad del producto, teniendo en cuenta que existen reas que requieren de mas entrega y compromiso para la empresa. 1.5 Desempeo La medicin de dicho desempeo nos va a permitir que como empresa llevemos un seguimiento en relacin a los avances logrados en comparacin con otros periodos y las estrategias implementadas en ella, es por esto que se hace nfasis en compensar el desempeo de los integrantes del equipo de trabajo de la compaa.

rea: Talento humano Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: 1. Recursos Humanos Finalidad: Establecer las normas aplicables de seleccin y contratacin de personas Alcance: Talento humano y Gerencia Polticas 1.6 Seguridad industrial. El mantenimiento de equipos, infraestructura, herramientas, maquinaria representa un arma importante en la seguridad laboral, esto es una inversin que realizara la empresa que a largo plazo acarreara ganancias por el ahorro que representa tener trabajadores sanos e ndices bajos de accidentalidad.

rea: Talento humano Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: 2. Operacin, Finalidad: Optimizar el rendimiento de las unidades y componentes industriales dentro de las instalaciones de la planta. Alcance: Produccin y Gerencia Polticas 2.1 cuidado y uso de las maquinas y herramientas Elaborar un plan de operaciones el cual debe ser conocido por todos, el cual debe de contener los siguientes puntos: *Determinacin del personal que tendr a su cargo el mantenimiento de la maquinaria y equipos *Determinacin del tipo de mantenimiento que se va a llevar a cabo. *Fijar el tiempo previsto que los equipos van a dejar de producir mientras realizan el debido mantenimiento.

rea: Produccin. Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: 2. Operacin, Finalidad: Optimizar el rendimiento de las unidades y componentes industriales dentro de las instalaciones de la planta. Alcance: Produccin y Gerencia Polticas 2.2 Mantenimiento de los vehculos. El mantenimiento de los vehculos es una parte de suma importancia para el transporte y la operatividad de la empresa para esto se requiere de un adecuado uso por parte de los transportadores y un adecuado mantenimiento de su motor y partes para ello se debe implementar el empleo de lubricantes que cumplan con niveles de calidad, controlar con frecuencia el nivel de aceite e igualmente los filtros, con estos aspectos tan bsicos se mejorara la vida til de los vehculos y se reducirn costos para la empresa.

rea: Produccin. Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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Nm. 3

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3. Viajes 3.1 Motivo del viaje 3.2 Concepto de viticos 3.2.1 Cantidad de das 3.2.2 Monto diario 3.2.3 Tipo hospedaje 3.3 Pasajes 3.3.1 Terrestre 3.3.2 Areo 3.3.3 Movilidad desde y hasta el domicilio 3.3.4 Movilidad desde y hasta destino 3.3.5 Gastos de combustible

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.1

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.1 Motivo del viaje Aqu se debe indicar la actividad llevada a cabo (por ej.: Encuentro, Jornada, realizacin de trabajo de campo u otra actividad que mantenga una relacin directa con el plan de trabajo aprobado).

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.2

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.2 Concepto de viticos Corresponde a gastos de alojamiento y comida realizados durante la estada en el lugar de destino.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.2.1

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.2.1 Cantidad de das Se debe indicar la cantidad de das afectados a la actividad inherente a la ejecucin del plan de trabajo

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.2.2

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.2.2 Monto diario Se refiere al monto del vitico diario que, segn el lugar de destino del viaje lo amerite de acuerdo a un monto establecido por rango del funcionario.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.2.3

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.2.3 Tipo hospedaje Corresponde a los gastos por estada en hoteles de ser necesario, en este caso deben presentarse los comprobantes o factura del lugar de alojamiento.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.3

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.3 Pasajes Corresponde a la modalidad de transporte que sea utilizado para cumplir con la puntual asistencia al evento programado

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.3.1

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.3.1 Terrestre En este caso deben presentarse los comprobantes de pago emitidos por la empresa proveedora del servicio donde consta itinerario y monto total pagado.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.3.2

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.3.2 Areo Se deben presentar tanto los tickets de embarque como los comprobantes que dejen constancia del valor y pago del pasaje.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.3.3

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.3.3 Movilidad desde y hasta el domicilio Corresponde a los gastos de traslado menores (transporte pblico ej: taxi), realizados desde el domicilio hasta el lugar de salida del medio de transporte y viceversa.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.3.4

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.3.4 Movilidad desde y hasta destino Corresponde a los gastos de traslado menores (transporte pblico ej: taxi), realizados desde el lugar de llegada del medio de transporte hasta el lugar de alojamiento y viceversa.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 3.3.5

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Viajes Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en los viajes realizados por los administrativos de la empresa. Alcance: Gerencia general, Contabilidad, Operativa Polticas 3.3.5 Gastos de combustible Corresponde a gastos de carga de combustible cuando el viaje se realice con vehculos propios. Se deben presentar los comprobantes originales de cada pago realizado.

rea: Viajes Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVI-001 Hoja nm. de

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Nm. 4

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Administrativas Finalidad: permite a la empresa contar con los implementos necesarios para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo. Alcance: Todas las reas Polticas 4 Administrativas 4.1 Presupuestos 4.2 Bienes muebles e inmuebles 4.3 Comprobacin de gastos 4.4 Caja menor

rea: Administrativas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPAD-001 Hoja nm. de

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Nm. 4

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Administrativas Finalidad: permite a la empresa contar con los implementos necesarios para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo. Alcance: Todas las reas Polticas 4 Administrativas 4.1 Presupuestos 4.2 Bienes muebles e inmuebles 4.3 Comprobacin de gastos 4.4 Caja menor

rea: Administrativas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPAD-001 Hoja nm. de

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Nm. 4

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Administrativas Finalidad: permite a la empresa contar con los implementos necesarios para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo. Alcance: Todas las reas Polticas 4 Administrativas 4.1 Presupuestos 4.2 Bienes muebles e inmuebles 4.3 Comprobacin de gastos 4.4 Caja menor

rea: Administrativas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPAD-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 4.1

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Administrativas Finalidad: permite a la empresa contar con los implementos necesarios para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo. Alcance: Todas las reas Polticas 4.1 Presupuestos Sern elaborados por meses o ao o un lapso de tiempo de acuerdo al objetivo pactado por los directivos.

rea: Administrativas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPAD-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 4.2

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Administrativas Finalidad: permite a la empresa contar con los implementos necesarios para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo. Alcance: Todas las reas Polticas 4.2 Bienes muebles e inmuebles Los bienes de la compaa, excepto aquellos que hayan sido dados de baja, deben estar asegurados a base de avalos reales. Los bienes muebles e inmuebles de nuestra propiedad y arrendados, debern recibir el mantenimiento respectivo a efectos de mantener su buen estado de presentacin y conservacin.

rea: Administrativas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPAD-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 4.3

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Administrativas Finalidad: permite a la empresa contar con los implementos necesarios para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo. Alcance: Todas las reas Polticas 4.3 Comprobacin de gastos El rea de contabilidad deber presentar un informe mensual sobre los gastos generados por la empresa por los diferentes conceptos.

rea: Administrativas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPAD-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 4.4

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Administrativas Finalidad: permite a la empresa contar con los implementos necesarios para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo. Alcance: Todas las reas Polticas 4.4 Caja menor Aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo. Ej: pagos a pequeos proveedores, papelera, diligencias e insumos, entre otros; adicionalmente debe tener su respectivo comprobante de egreso.

rea: Administrativas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPAD-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm.5

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Ventas Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las ventas realizadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Ventas, Tesorera y Gerencia Polticas 5.Ventas 5.1 Ventas de contado 5.2 Ventas a crdito 5.3 Reclamos sobre la mercanca enviada y/o cambios 5.4 Devolucin de mercanca 5.5 Costos de envo por parte del cliente 5.6 Costos de envo por parte de la empresa

rea: Ventas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin:001 Clave:MAPVE-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 5.1

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Ventas Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las ventas realizadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Ventas, Tesorera y Gerencia Polticas 5.1 Ventas de contado Todo cliente que desee cancelar la mercanca de contado recibir un descuento del 12% sobre el valor total, este mismo ir reflejado y especificado en el comprobante de pago a nombre de Mapico.

rea: Ventas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 5.2

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Ventas Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las ventas realizadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Ventas, Tesorera y Gerencia Polticas 5.2 Ventas a crdito El compromiso de compra con el cliente se dar por efectuado una vez este haya cancelado el 30% del valor total de la mercanca. Se debe hacer entrega del pedido dentro de las 24 horas siguientes o se presentar un incumplimiento por parte de la empresa. Sin embargo, si el cliente solicita una fecha de entrega ms lejana se deber confirmar previamente en que horario est disponible el cliente para recibir la mercanca, ya que sera un caso de mutuo acuerdo.

rea: Ventas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 5.3

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Ventas Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las ventas realizadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Ventas, Tesorera y Gerencia Polticas 5.3 Reclamos sobre la mercanca enviada y/o cambios Una vez Mapico haya entregado cumplidamente el pedido u orden, el cliente dispone de 48 horas para presentar el reclamo por algn inconveniente y/o en caso de que requiera un cambio. Si se comprueba que la empresa Mapico tuvo algn error en la entrega de la mercanca o en su estado, sta deber responder con la devolucin del dinero o con la facturacin de un nuevo pedido que tenga las mismas especificaciones del anterior realizado. Si por otro lado el cliente desea un cambio, este se podr efectuar solo si la mercanca se encuentra en buen estado y su costo total contina siendo el mismo.

rea: Ventas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 5.4

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Ventas Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las ventas realizadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Ventas, Tesorera y Gerencia Polticas 5.4 Devolucin de mercanca La empresa Mapico no recibir devoluciones por ningn motivo que no amerite su responsabilidad absoluta. Si el cliente ya no desea la mercanca se conservar el 30% monetario del valor total que esta representaba en caso de que su venta hubiese sido a crdito, si por el contrario su cancelacin fue de contado, se har caso omiso a la devolucin ya que los productos son comprobados antes de ser entregados.

rea: Ventas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 5.5

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Ventas Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las ventas realizadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Ventas, Tesorera y Gerencia Polticas 5.5 Costos de envo por parte del cliente En caso tal de que los costos de envo corran por cuenta del cliente porque as lo prefiri, Mapico descontar el valor correspondiente de la factura, pero no se har responsable por algn problema o dao que se pueda presentar con la mercanca durante su transporte. A partir del momento en que la orden sea retirada de la empresa, esta queda exonerada de cualquier eventualidad.

rea: Ventas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 5.6

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Ventas Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las ventas realizadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Ventas, Tesorera y Gerencia Polticas 5.6 Costos de envo por parte de la empresa Si el cliente manifiesta preferencia para utilizar nuestro servicio de transporte, deber cancelar inicialmente el 50% del valor que representan los gastos de entrega de la mercanca. A pesar de que no se exige que la factura est cancelada completamente por ser un pago a crdito, al momento de la entrega, el porcentaje ya mencionado, correspondiente al traslado del pedido, s debe estar cancelado con antelacin o en su defecto en el instante en que el cliente reciba la orden.

rea: Ventas Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPVE-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 6

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Compras Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las compras efectuadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Compras, Contabilidad y Gerencia Polticas 6. Compras 6.1 Compras de contado 6.2 Pago a proveedores 6.3 Contratos 6.4Gastos de transporte de la mercanca adquirida

rea: Compras Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPCO-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 6.1

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Compras Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las compras efectuadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Compras, Contabilidad y Gerencia Polticas 6.1 Compras de contado El Gerente general es el nico autorizado para realizar una compra de contado, si este no se encuentra disponible por alguna razn, podr dejar previa autorizacin firmada y sellada en donde le permite a quien considere adecuado firmar la factura de dicha compra. Es indispensable que el gerente tenga conocimiento sobre todas las especificaciones de este movimiento. Si fue otorgado algn beneficio extra o descuento ste debe estar registrado en el comprobante de pago.

rea: Compras Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPCO-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 6.2

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Compras Finalidad Establecer los parmetros a tener en cuenta en las compras efectuadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Compras, Contabilidad y Gerencia Polticas 6.2 Pago a proveedores El gerente o en su defecto quien est autorizado debe exigir a los proveedores certificado de la Cmara de Comercio de la ciudad donde est radicada la empresa. Mapico dar preferencia a aquellos proveedores que sean fabricantes o representantes de los mismos productos para mantener uniformidad.

rea: Compras Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPCO-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 6.3

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Compras Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las compras efectuadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Compras, Contabilidad y Gerencia Polticas 6.3Contratos En caso de realizar compras con proveedores que nos garanticen exclusividad o firmar contratos que comprometan cumplimiento por un periodo mayor a 6 meses, el gerente general revisar estos peridicamente con el fin de evitar futuros problemas con los directos proveedores y con los clientes.

rea: Compras Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPCO-001 Hoja nm. de

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MAPICO

Nm. 6.4

Manual de polticas Comercializadora de pulpa y fruta Mapico Poltica: Compras Finalidad: Establecer los parmetros a tener en cuenta en las compras efectuadas por la empresa y las diferentes situaciones que en el proceso se puedan presentar Alcance: Compras, Contabilidad y Gerencia Polticas 6.4Gastos de transporte de la mercanca adquirida Mapico se responsabilizar por el transporte de todos los productos que adquiera, sin importar si su compra es a crdito o de contado, excepto en caso tal que esta poltica interfiera de cualquier manera con la de la otra empresa y se comprometa la calidad de la mercanca o los productos obtenidos.

rea: Compras Fecha de emisin: Junio 25, 2012 Edicin: 001 Clave: MAPCO-001 Hoja nm. de

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ANALISIS DOFA

OPORTUNIDADES

Se ha incrementado el ndice de demanda en productos agroindustriales con valor agregado (pulpa de frutas naturales en diferentes presentaciones) cambiando la mentalidad de poder tener acceso a productos con excelentes condiciones de produccin. Ubicacin geogrfica del departamento del Quindo lo que ndice en mayor demanda de productos agroindustriales (frutas de todo tipo para procesar) , ya que se considera como destino turstico nacional. Cafetero y agrcola por excelencia. La cultura del departamento ha sido tradicional por excelencia, el regionalismo tpico del viejo caldas y de Antioquia marcan pautad en el desarrollo de las empresas productoras y comercializadoras de frutas y pulpas; la poblacin regional es consumidora indefectible de estos productos. A nivel internacional hay demanda por tradicin de las frutas colombianas, estas generan un gusto especial por su sabor, aroma, presentacin, calidad y la identidad cultural que en l se ve reflejada con nombres conocidos como la fruta la pasin o el sabor dulce inconfundible del mango. Apertura de mercados ansiosos de conocer productos nuevos con agregados nutricionales. Tendencia a consumir productos limpios y orgnicos. Programas y proyectos gubernamentales enfocados en una produccin competitiva y con altos ndices de calidad tanto nacional como internacional. Mercado externo en crecimiento de productos orgnicos. Alianzas estratgicas con socios claves (distribuidores, productores, comercializadores). Mercado nacional y externo en constante expansin.

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AMENAZAS

Saturacin de productos (pulpas de otras marcas, jugos en polvo con sabor artificial, gaseosas, jugos en tetra pack, bebidas lcteas, etc.) En el mercado. La crisis econmica tanto regional como nacional restringe el acceso a este tipo de productos. La tasa de desempleo que se esta dando en la regin y limita la capacidad de compra por parte de los consumidores. El factor climtico inestable, lo cual puede generar en un momento dado desabastecimiento o cambios en la calidad de las frutas en produccin y por consiguiente cambiar el sabor de los productos finales. Difcil accesos a crditos, para el fortalecimiento empresarial. Elevadas tasas de inters Inconvenientes de orden pblico que pueden retrasar o limitar la produccin d o despacho del producto. Programas tursticos y urbansticos que pueden llegar a cambiar la orientacin productiva y de uso de los suelos. Factores naturales externos incluyendo plagas y enfermedades. La apertura econmica (TLC, acuerdos comerciales con otros pases ) lo que implica una mayor competencia con productos similares o sustitutos a menores precios.

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FORTALEZAS

Potencial productivo (capacidad de produccin). Recetas y formulas propias. Demanda creciente. Calidad de producto. Infraestructura adecuada y actualizada (planta de produccin propia acorde a la normatividad). Condiciones naturales y geogrficas favorables para la produccin de los distintos insumos. Capacidad de recepcin y asimilacin de nuevas tecnologas. Disponibilidad y calidad de los recursos naturales (frutas). Apoyo institucional (Alcalda, Gobernacin, Cmara de Comercio de Armenia). Inters de empresarios por explorar nuevos mercados. Explotaciones frutcolas jvenes, de calidad, competitivas y en continua modernizacin. Propiedades nutritivas y funcionales. Ej.: guanbana (digestivo), lulo (diurtico), mango (excelente para las cardiopatas), maracuy (estabiliza la produccin de grasas), mora (tnica y refrescante), pia (cicatriza llagas y ulceras).

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DEBILIDADES

Inestabilidad de precios de mercado. Falta mas asistencia y participacin en eventos y ferias. Recurso Financiero. Carencia de estrategias de comercializacin. Tamao reducido de las explotaciones agrcolas relacionadas. Falta consolidar un catalogo de productos actualizado. Baja utilizacin de medios de promocin del producto. Deficiente inteligencia de mercado. Falta de campaa de consumo. Falta de oferta regional y nacional. Crecimiento de la agricultura a tiempo parcial.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PRODUCTOS

JUNTA DIRECTIVA

Presidencia

Gerencia de bebidas Energizan te Director financiero Director comercial Director de desarrollo humano

Gerencia de maltas

Gerencia de bebidas refrescantes Director financiero Director comercial

Director financiero

Director comercial

Director operacional

Director operacional Director de desarrollo humano

Director operacional Director de desarrollo humano

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ESTRUCTURA FUNCIONAL

JUNTA DE SOCIOS

Gerente

Gerencia de ventas

Gerencia financiera

Gerencia de produccin

Vendedor

Contador

Operario

Administrador

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

JUNTA DIRECTIVA

Presidencia

Gerencia de diseo

Gerencia de corte

Gerencia de costura

Gerencia de Desarrollo Humano

Director financiero

Director comercial

Director financiero

Director comercial

Director financiero

Nmina

Capacitacin

Director operacional

Director operacional

Director operacional

Director tcnico

Director tcnico

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL GEOGRAFICA

JUNTA DIRECTIVA

Presidencia

Gerencia para Ecuador

Gerencia para Chile

Gerencia para Per

Director financiero

Director comercial

Director financiero

Director comercial

Director financiero

Director comercial

Director operacional

Director de desarrollo humano

Director operacional

Director operacional

Director de desarrollo humano

Director de desarrollo humano

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROYECTOS

JUNTA DIRECTIVA

Presidencia

Construccin de Viviendas

Construccin de Oficinas

Construccin de Bodegas

Director financiero

Director comercial

Director financiero

Director comercial

Director financiero

Director comercial

Director operacional

Director de desarrollo humano

Director operacional

Director operacional

Director de desarrollo humano

Director de desarrollo humano

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR CLIENTES

JUNTA DIRECTIVA

Presidencia

Gerencia Cuentas corporativas Director financiero Director comercial Director financiero

Gerencia Personas Naturales Director comercial

Gerencia Recursos Humanos

Nmina

Capacitacin

Director operacional

Director operacional

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PLANAS

JUNTA DIRECTIVA

Presidencia

Gerencia de produccin

Gerencia Comercial

Gerencia Financiera

Gerencia de Desarrollo Humano

Operarios

Equipo de Ventas

Contabilidad Y Finanzas

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR EQUIPOS

Presidencia

Equipo para diseo de nuevos productos

Equipo para adecuacin de planta

Equipo para redefinicin de objetivos

Equipo para adquisicin de nueva maquinaria

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR REDES O MODULARES

COMPAA PROVEDORA DE INSUMO A

COMPAA PROVEEDORA INSUMO B

COMPAA ENSAMBLADORA

DIRECCIN GENERAL

COMPAA COMERCIALIZADORA

COMPAA LOGISTICA

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Organizacin: La forma como se estructuran las actividades y se dan las relaciones de autoridad y responsabilidad, as como los recursos para lograr lo planeado.

Estructura Organizacional: Es la forma como se agrupan los trabajos y se definen las relaciones de autoridad y de responsabilidad en una organizacin. En el nuevo ambiente de las organizaciones, las estructuras organizacionales deben estar diseadas de modo que pueden responder de forma rpida y adecuada a los nuevos retos de la competencia, los clientes y el entorno general. En este sentido, en el futuro, las organizaciones slo tendrn xito a largo plazo en la medida en que sean capaces de adaptarse a los cambios del entorno y de las propias exigencias de los nuevos trabajadores ms calificados, as como el modo de organizar sus recursos de manera creativa e innovadora.

Las estrategias definidas para el logro de los objetivos corporativos: *El tamao de la organizacin *La disponibilidad y el uso de tecnologa por parte de la organizacin *Los cambios en el entorno *Los mercados a los que se atiende *El grado de calificacin de las personas que laboran en la organizacin.

La estructura intencional de funciones que tiene formulada Mapico es: *La funcin del administrador y/o gerente es organizar y controlar el funcionamiento de la empresa, liderar el grupo de trabajo y ante todo ser el vocero, la vos de la empresa, el hombre de los negocios. *La secretaria est en el deber de acatar las rdenes y requerimientos del administrador siempre y cuando correspondan a las labores que su cargo generalmente comprende, es decir, labores de oficina que le facilitan al administrador permanecer enfocado en las decisiones y acciones ms importantes que tiene a su criterio. *La funcin de la contadora es de elaborar y llevar la informacin financiera de la empresa, adicionalmente debe asesorar a el administrador sobre planes econmicos y financieros tales como presupuestos, inversin y resultados.

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*La funcin de la tesorera es recaudar diariamente los pagos y/o abonos realizados por los clientes teniendo en cuenta las polticas de descuentos que Mapico ofrece. Adems es la directa responsable por la veracidad de los billetes recibidos y por la entrega a la contadora del valor total recibido diariamente con sus respectivos formatos diligenciados. *Las funciones de los operarios es conocer sobre el producto, conocer sobre el funcionamiento de la maquina, cumplir con los niveles de seguridad e higiene con el fin de garantizar un buen producto de calidad y cumplir con los tiempos establecidos de produccin. *La funcin bsica del despachador es velar por la entrega oportuna del producto cumpliendo con los tiempos establecidos pactados con los clientes; es el encargado de administrar y hacer cumplir los tiempos de envo y de cargue de cada pedido realizado. Debe entregar los formatos correspondientes, sin tachones y sin espacios en blanco, al administrador. *El distribuidor y/o conductor debe garantizar que no haya ningn tipo de golpe o contaminacin del producto durante su transporte, que la orden de pedido recogida y entregada sea precisa y que el cliente confirme a su llegada la calidad del producto, firme el formato de conformidad y cancele la totalidad o parte restante del transporte, si es el caso. * El jefe de mercadeo, publicidad y ventas cumple las funciones de establecer las polticas de ventas para las diferentes situaciones que se puedan presentar con los clientes; mantener la empresa a la vanguardia con las diferentes estrategias de mercadeo presentadas y finalmente, crear, buscar y complementar mecanismos y mtodos de publicidad que nos permitan atraer cada vez ms clientes y brindarles la mayor satisfaccin con nuestros productos. *Las funciones del personal de servicios varios no tienen una carga de responsabilidades tan grandes como la de la mayora de funcionarios, pero si una enorme importancia ya que ayudan a mantener la empresa al margen para no presentar ninguna falla principalmente ante la secretaria de salud. En conclusin la estructura intencional de funciones formuladas o implementadas por la empresa est enfocada a dar cumplimiento a una especie de manual de funciones que los trabajadores deben de cumplir en pro de alcanzar los objetivos establecidos, trabajar todos como un mismo equipo bajo los mismos parmetros establecidos y as continuar mejorando da a da.

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Funciones formuladas por la empresa MAPICO

Denominacin del Cargo: Gerente

Jefes Inmediatos: Junta de Socios Nmero de Personas en el Cargo: Uno (1) Funciones: *Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa; la ejecucin de las funciones administrativas y tcnicas; la realizacin de programas y el cumplimiento de las normas legales de la Empresa. *Asignar y supervisar al personal de la empresa los trabajos y estudios que deben realizarse de acuerdo con las prioridades que requieran las distintas actividades e impartir las instrucciones necesarias para su desarrollo. *Evaluar de manera constante los costos de los producido y ofertado al medio, apoyndose en anlisis de sensibilidad. Elaborar plan de mercadeo para los vendedores. Controlar la administracin de mercadeo. *Autorizar y ordenar los respectivos pagos. *Presentar informes a la Junta de Socios de planes a realizar mensualmente. *Elaborar presupuestos de ventas mensuales. Presentar polticas de incentivo para los vendedores. *Realizar el cierre de negocios que presenten los vendedores. *Supervisar, controlar y medir la eficiencia del personal de ventas.

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Denominacin del Cargo: Secretaria.

Jefe Inmediato: Gerente. Nmero de Personas en el Cargo: Uno (1) Funciones: *Digitar y redactar oficios, memorandos, informas, as como tambin lo tratado en reuniones y conferencias dadas por el Gerente. *Realizar y recibir llamadas telefnicas y transmitir los mensajes a las personas correspondientes. *Atender al pblico para dar informacin y concertar entrevistas, responder por los documentaos a su cargo. *Participar activamente en la organizacin de eventos, reuniones y programas sociales relacionados con su cargo, para el mejoramiento de su actividad y ejecucin del trabajo. *Mantener actualizada la cartelera de las instalaciones administrativas, mediante publicaciones de memorandos, circulares o cualquier comunicacin que se desee hacer conocer por este medio. *Recopilar y procesar la informacin originada en Produccin para la obtencin de los datos estadsticos. *Verificacin, grabacin e impresin diaria de la plantilla de ingresos, comprobantes de egreso y notas de contabilidad. *Archivar diariamente la documentacin contable. *Llevar manualmente el libro de bancos, retencin den la fuente y libro de personal. *Entregar cheques pro cancelacin de cuentas, previa identificacin y firma de comprobantes de recibo por parte del acreedor. *Entregar al Gerente los cheques que ste debe firmar, adjuntando comprobantes, facturas y orden de compra correspondientes, previo visto bueno. *Las dems funciones relacionadas con el cargo, que por disposicin legal, emergencia econmica o necesidades del servicio sea necesario asignarle.

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Denominacin del Cargo: Contador

Jefe Inmediato: Gerente. Nmero de Personas en el Cargo: 1 uno Funciones: *Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones establecidas para el manejo de la contabilidad. *Estar al da en las disposiciones tributarias emanadas por el Gobierno Nacional, departamental y municipal. *Ejercer estricta vigilancia y cumplimiento en las obligaciones de la empresa de tipo legal tales como: IVA, Retefuente, Impuestos, Parafiscales, etc. *Actuar con integridad, honestidad y absoluta reserva de la informacin de la empresa. *Mantener actualizada la informacin la cual se ejecutar a las exigencias de la normatividad en materia fiscal y tributaria. *Estar atento a las entradas y salidas de dinero de la empresa. *Mantener en aviso al gerente sobre el presupuesto que gasta o que necesita peridicamente la empresa. *Orientar la elaboracin de los estados financieros peridicamente y la presentacin de esta informacin de manera clara y precisa.

Denominacin del Cargo: Tesorera

Jefe Inmediato: Contadora Nmero de Personas en el Cargo: Cero (0) Funciones: *Recaudar los pagos y abonos realizados por los clientes, comprobando la veracidad del dinero recibido. *Registrar los recaudos en el sistema y generar la correspondiente factura al cliente.

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*Responsabilizarse de todo el dinero que pase por sus manos, si se presenta algn faltante, este se descontar del pago de nmina. *Mantener su rea de trabajo ordenada y elementos necesarios (de oficina, facturas manuales, sellos de la empresa, entre otros) para desempear sus labores adecuadamente. *Diligenciar al final del da los formatos correspondientes que especifican los movimientos realizados durante el da y la cantidad de dinero registrado y entregarlos sin tachones o espacios en blanco a su jefe inmediato.

Denominacin del Cargo: Operario.

Jefe Inmediato: Gerente. Nmero de Personas en el Cargo: Cuatro (4). Funciones: *Cumplir con el horario asignado. *Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato (Gerente). *Informar al Gerente o a quien corresponda, de cualquier anomala que se presente. *Participar en las reuniones de personal cuando considere necesario su presencia. *Responder por los implementos de trabajo asignados. *Comunicar cualquier dao encontrado en alguno de los sitios de trabajo. *Velar por el orden y aseo del lugar. *Llevar al da los registros requeridos para el control de la produccin. *Dentro de las funciones a realizar se encuentran: Recepcin y compra de materias primas, pesajes, bodegajes, transportes (materias primas, insumos y productos terminados), manejo de los equipos, mquinas y herramientas de la empresa, limpieza de desperdicios, entrega de productos terminados, cargas y descargas, despacho de rdenes, revisin del estado de los equipos y maquinas.

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Denominacin del Cargo: Despachador

Jefe Inmediato: Gerente Nmero de Personas en el Cargo: Uno (1) Funciones: *Coordinar los horarios para adecuacin y cargue de los vehculos para empezar el da dando cumplimiento a todas las rdenes correspondientes. *Dar la orden de arranque a los vehculos despus de estar listos con los productos especficos para entregar. *Organizar las rutas correspondientes de manera que resulte beneficioso para la empresa que cada camin maneje una regin y as economizar en gastos. *Recibir de los conductores las facturas y/o comprobantes de conformidad firmados por los clientes y los formatos adicionales sin espacios en blanco y sin tachones. *Archivar al da siguiente a primera hora los correspondientes documentos registrados el da anterior.

Denominacin del Cargo: Conductor.

Jefe Inmediato: Despachador Nmero de Personas en el Cargo: Cero (0) Funciones: *Cumplir con el horario asignado. *Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato. *Realizar las transportaciones necesarias, ya sean de personal, materias primas, producto terminado, etc. *Facturar aquellas rdenes de transporte que los clientes no hubiesen cancelado con anterioridad al momento de la entrega del pedido.

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*Asegurarse que los clientes firmen el comprobante de conformidad despus que hayan efectuado el chequeo de la calidad de los productos. *Diligenciar los formularios correspondientes y entregarlos a su jefe inmediato al final del da especificando el cumplimiento de todas las rdenes y sus horarios.

Denominacin del Cargo: Jefe de Mercadeo, Publicidad y Ventas.

Jefe Inmediato: Gerente. Nmero de Personas en el Cargo: Uno (1) Funciones: *Coordinacin de las actividades destinadas a la promocin, venta, mercadeo de la empresa y servicio al cliente. *Determinar las polticas de ventas y controlar que se cumplan. *Sugerir sistemas para la fijacin de precios y disear programas promocionales. *Estudiar solicitudes de crdito y preaprobar aquellas que cumplan con las condiciones exigidas. *Atencin personal y telefnica de los clientes. *Demostraciones a los clientes de los productos de la Empresa. *Preparar informes de cierre de negocios captados al finalizar cada semana para ser presentados a la gerencia. *Evaluar de manera constante junto con la gerencia los costos de los producido y ofertado al medio, apoyndose en anlisis de sensibilidad. *Elaborar plan de mercadeo para los vendedores junto con la gerencia. *Presentar informes a la gerencia mensualmente. *Elaborar presupuestos de ventas mensuales junto con la gerencia. *Realizar el cierre de negocios que presenten los vendedores. *Supervisar, controlar y medir la eficiencia del personal de ventas. *Sugerir a la gerencia las polticas de incentivo para los vendedores. *Controlar la administracin de mercadeo.

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Denominacin del Cargo: Personal oficios varios.

Jefe Inmediato: Gerente. Nmero de Personas en el Cargo: Cero (0) Funciones: *Cumplir con el horario asignado. *Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato (Gerente). *Mantener en condiciones ptimas de aseo las instalaciones de la empresa (Zona Administrativa, Zona de Produccin, etc.). *Velar por el orden y aseo del lugar.

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NIVELES ORGANIZACIONALES

Los niveles organizacionales estn implementados de la siguiente manera: Nivel tctico; en este nivel interviene el gerente, el cual tiene la responsabilidad de de definir los programas de accin acorde a las estrategias siempre buscando cumplir con ellas y generando os mejores resultados para la empresa y siempre centrado en que las tareas se cumplan.

Nivel operativo: en este nivel intervienen los empleados, los cuales deben ejecutar los procesos diarios, su trabajo siempre es fsico y en este nivel los empleados son una pieza fundamental para nuestra empresa puesto que tiene el porcentaje ms alto para la produccin de viene y servicios. En este nivel los empleados deben seguir los procedimientos ya pactados y de esta forma apoyan a los gerentes en el seguimiento de las actividades y el cumplimiento de metas.

Nivel estratgico: en este nivel establecemos metas y formulamos estrategias pensando en el cumplimiento de los objetivos, enfocndonos en cuanto al mercadeo, las finanzas y la produccin. Lo que se implementa en este nivel es de gran ayuda al director pues les ayuda a enfrentar y resolver aspectos de tendencias a largo plazo o en los cambios externos.

Nivel administrativo: en la empresa este nivel se maneja de una forma muy generalizados, pues al tener tan pocos empleados podemos analizar las actividades de supervisin y control requeridas para determina como van las cosas si bien o mal, pero de igual forma en este nivel podemos encontrar apoyos para facilitar la toma de decisiones por parte del gerente.

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CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION.

En este caso la centralizacin de la empresa se agrupa en una situacin de dependencia como son los vendedores, ya que a estos se les delega la autoridad para que apoyen el desarrollo de cierta tarea, la cual pretende que ellos ofrezcan nuestro producto y de una determinada informacin de la empresa. La descentralizacin de la empresa es la habilidad que una persona tiene para influir en los dems con una actitud positiva para hacer que las cosas sucedan, en este caso es la junta directiva, ya que es la que se encarga de asignar tareas a desarrollar brindndoles la autoridad pero sabiendo llegar a las personas con una visin positiva.

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ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

Organizacin formal esta basada en una divisin de trabajo racional en la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo a algn criterio establecidos por aquellos que manejan el proceso de decisin. La experiencia prctica demuestra que ninguna organizacin es completamente sujeta a reglas, en cambio todas las organizaciones reales representan una mezcla de formal e informal Por consiguiente, cuando se trata de legislar para una organizacin y crear una estructura formal, es necesario reconocer la organizacin informal a fin de crear estructuras viables. Sin embargo, la organizacin informal puede fallar, o, si ya est en orden, puede trabajar en contra de la mala gestin. Organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados pero que surjan espontneamente en las actividades de los participantes por tanto para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal. Con base a esto nuestra empresa aunque es una organizacin formal no se puede dejar a un lado algunos procesos que se han realizado en esta de una manera informal. El jefe de produccin de la comercializadora de pulpa MAPICO durante una semana decidi que los empleados que estn en este campo trabajaran una hora mas para aumentar la produccin lo uso como una estrategia esto no es una formalidad pero se hizo en beneficio de la empresa. Aunque nuestra comercializadora de pulpa MAPICO es una organizacin formal tambin puede tener sus momentos de informalidad para beneficios de la empresa.

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NIVELES DE LA ORGANIZACION

Asamblea de accionistas

Nivel institucional (Asamblea de accionistas)

Nivel superior o estratgico: Elabora las polticas y estrategias. Determina los objetivos a largo plazo y el modo en que la organizacin ha de interactuar con otras entidades. Se toman decisiones que afectan a toda la organizacin. (administrador)

Nivel medio o tctico: Coordina las actividades que se desarrollan en el nivel inferior u operativo, as como las decisiones que se toman y que afectan a un sector, rea o departamento especfico. (Director financiero o contador)

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Nivel inferior u operativo: Su funcin es realizar en forma eficaz las tareas que se realizan en la organizacin. Se realizan tareas rutinarias programadas previamente por el nivel medio. Pertenecen a este nivel empleados administrativos, (operarios y distribuidor)

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