Secretaria de Gesto (Seges)

APRESENTAO DO GUIA D SIMPLIFICAO

O Programa Nacional de Desburocratizao, criado em 1979 por Helio Beltro, e retomado em 2000, explicitou a necessidade do Estado combater os excessos das exigncias formais, muitas vezes, desnecessrias que atrasam ou muitas vezes impedem os cidados de receberem servios e terem seus direitos garantidos. Em 2005, a criao do Programa Nacional de Gesto Pblica e

Desburocratizao, resultado da fuso do Programa Qualidade no Servio Pblico e do Programa Nacional de Desburocratizao, ratificou a necessidade de aes voltadas desburocratizao, e uniu esforos ao antigo Programa da Qualidade no Servio Pblico, na busca da melhoria da qualidade dos servios pblicos prestados aos cidados e no aumento da competitividade do Pas. Nesse contexto, a Desburocratizao passou a assumir duas vertentes de aes. A primeira, voltada ao seu sentido original de desregulamentao de normas (leis, decretos, portarias, atos normativos, etc.) que interferem de maneira exagerada nas relaes de direito e obrigaes entre Estado e cidado. A segunda, voltada simplificao de processos, procedimentos, rotinas ou atividades, gerando fluxos desconexos na tramitao de documentos que no agregam qualquer valor ao servio prestado pelo Estado. O presente Guia d Simplificao Administrativa foi elaborado para auxiliar qualquer organizao pblica interessada em simplificar seus processos e normas, de forma a proporcionar a melhoria da qualidade de seus servios. O Guia deve ser entendido como uma ferramenta de trabalho, eminentemente prtica, para realizar a anlise e melhoria de processos organizacionais. Para tanto, procurou-se condensar, de maneira didtica, todas as etapas relevantes para a conduo desse tipo de trabalho. No entanto, dois aspectos merecem destaque: A aplicao de cada uma das etapas do Guia depender do conhecimento prvio, de cada equipe, a respeito do tema a ser tratado. Portanto, caso a equipe entenda conveniente, ser possvel avanar em determinadas etapas;

Apresentao do Guia d Simplificao

O Guia no deve ser entendido como um documento normativo ou obrigatrio, pois existem outras metodologias que podem ser utilizadas para resolver o mesmo problema. Portanto, se for o caso, plenamente possvel adaptar qualquer uma das etapas de acordo com as necessidades da organizao. O presente documento est organizado em uma sequncia lgica de 10 passos, subdivididos em 4 grandes etapas. I - Planejamento da Simplificao: trata do arranjo das condies para iniciar o trabalho de simplificao, como formao e capacitao da equipe e mobilizao da organizao, e ainda, da elaborao do Plano de trabalho que dever desembocar no processo de trabalho priorizado a ser analisado. II Mapeamento do Processo: trata do incio do trabalho de simplificao, em que sero levantadas as etapas e normas e desenhado o atual fluxo do processo. III - Anlise e Melhoria dos Processos: trata da anlise do fluxo atual e de outras condies que o influenciam para identificar possveis solues. Ao mesmo tempo, ser ainda trabalhada a formatao do novo fluxo e dos indicadores que serviro para monitorar o desempenho do processo e o impacto da ao de simplificao ao longo do tempo. IV - Implementao das Melhorias: trata da etapa final da simplificao, que consiste em dispor as condies necessrias para a efetiva implementao do novo processo. Para auxiliar a execuo de cada uma das etapas, foram sugeridas tcnicas de conduo de trabalhos em grupo e priorizao, denominados de ferramentas, e tambm, formulrios que auxiliam no registro das informaes geradas. Ao mesmo tempo, de maneira a facilitar a disseminao do Guia, foram elaboradas transparncias, prprias para realizao de capacitao e disponveis no endereo eletrnico do GesPblica, que esto organizadas em tpicos para quatro dias de curso, com carga horria de 32 horas. Ressalta-se, porm, que trata-se apenas de uma recomendao, uma vez que cada equipe poder reduzir ou aumentar a carga horria, bem como o contedo, a depender do seu interesse.

Secretaria de Gesto (Seges)

Com o apoio do material aqui proposto, espera-se que os interessados tenham efetivamente condies de desenvolver trabalhos de simplificao no mbito dos seus respectivos rgos. Ao mesmo tempo, to importante quanto aplicar o conhecimento disposto no Guia, espera-se que os envolvidos com esse trabalho possam ceder parte do seu tempo para multiplicar esse conhecimento e capacitar outras organizaes interessadas. Para tanto, bastar solicitar a participao como consultor da Rede Nacional de Gesto Pblica por meio do endereo eletrnico

gespublica@planejamento.gov.br. Parabns pela iniciativa e bom trabalho.

Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao (GesPblica)