DE ALGUNAS REFERENCIAS GENERALES SOBRE LA CONTABILIDAD GENERALIDADES Algunas personas piensan equivocadamente que la contabilidad es un campo altamente tcnico

que solamente pueden entender los contadores profesionales. En realidad, casi todo el mundo practica la contabilidad diariamente en una u otra forma. La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica. Ya sea que se est preparando un presupuesto para el hogar, conciliando la chequera, preparando la declaracin de renta, o manejando una entidad estatal como un ministerio o una empresa industrial y comercial, se est trabajando con conceptos contables y con informacin contable. Nos encontramos en una era contable. An cuando la contabilidad ha logrado sus ms dramtico progreso en el campo de los negocios, la funcin contable es vital para cada unidad de nuestra sociedad. Las personas privadas deben informar al gobierno sobre sus ingresos. El Estado, las ciudades y las pequeas poblaciones deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus realizaciones. La interpretacin y anlisis no slo pertenecen al dominio de los contadores. Si los gerentes o directores, inversionistas, acreedores y la sociedad en general han de hacer uso efectivo de la informacin, tambin deben tener alguna idea de cmo se han logrado reunir las cifras y que significan. Un gerente administrativo, un inversionista, un acreedor o una persona particular que carezcan de informacin contable, se ve limitado en cuanto a la gestin de las organizaciones, en cuanto a la toma de decisiones y en cuanto al mismo control que puede o que debe realizarse. DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES Cualquier empresa o negocio de orden privado o pblico tiene objetivos determinados entre los cuales, los ms importantes son obtener un beneficio, una utilidad y mantenerse solvente, es decir, disponer siempre de fondos suficientes para pagar las deudas a medida que vayan apareciendo. En cuanto a la utilidad, es de destacar que, en el campo gubernamental, esta no siempre significa un aumento del patrimonio o de capital; por lo contrario, implica o tiene como punto esencial la obtencin o la posibilidad de contribuir con el bienestar de la sociedad o de determinados sectores. Pero, Cmo saber cundo se esta obteniendo utilidades o sufriendo perdidas?, Cmo saber si la organizacin es solvente o insolvente?. La respuesta nos lleva a la contabilidad como herramienta fundamental en los procesos de gestin, toma de decisiones, control y evaluacin. Del anlisis y evaluacin econmicafinanciera: Si nos detenemos a pensar, podemos expresar de una manera simple, el manejo de una entidad consiste: en decidir qu debe hacerse, ver que existan los medios necesarios y emplear el recurso humano para que lleve a cabo estas tareas. En cada paso de este proceso el administrador o gerente se enfrenta con variadas opciones, y cada decisin para hacer algo, o para no hacerlo, representa una eleccin y en la mayor parte de los casos la posibilidad de tomar una decisin acertada depende de la oportunidad, cantidad y validez de la informacin disponible. Diversos modelos y tcnicas de anlisis financiero son utilizadas cada da por los administradoresgestores, 1

con el objeto de determinar las mejores opciones para la colocacin de recursos. As, las razones de liquidez de endeudamiento o de apalancamiento financiero, de productividad y de cobertura son tenidas en cuenta a la hora de tomar decisiones tanto en el sector pblico como en el privado. El establecimiento de dichas tcnicas y modelos se realiza de acuerdo a la informacin disponible y los estados financieros, que son de gran utilidad en este campo. DE LA EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD Como un hecho generalizado, tambin en Colombia en el presente siglo el concepto de contabilidad en el sector privado, ha evolucionado de simples procesos de registro, como instrumento esttico que aseguraba el cumplimiento de requisitos legales, hacia sistemas de informacin estadsticos y dinmicos, con objetivos de anlisis, retroalimentacin, gestin y control. Al observar en el sector pblico colombiano, de acuerdo con el recorrido de los sucesos histricos de evolucin de los organismos responsables de los aspectos contables, no se puede predicar lo mismo, por que a pesar de los profundos cambios y transformaciones en las funciones, misin, objetivos, estructura y operacin de los entes pblicos, la evolucin de la contabilidad no ha tenido la capacidad de adaptacin y respuesta a las cambiantes necesidades de informacin del estado; especficamente en este campo de lo contable, a los sistemas, diseos y procedimientos no se le ha dado la importancia debida, ni se le utiliza como instrumento administrativo y de gestin. De los sustentos de la contabilidad: La informacin contable y la contabilidad en si mismas, como todos los medios y acciones de poder descansan sobre un conjunto de ideas y postulados fundamentales, as como sobre unos propsitos que en especial buscan definir y determinar la razn de ser, su importancia y necesidad de sus desarrollos, para esta disciplina la informacin es el objeto central y bsico. La contabilidad informa acerca de las operaciones econmicasfinancieras que inciden y fluyen a travs de la entidad, para satisfacer una determinada demanda de esos recursos, con orientacin a determinados programas; los contenidos de las informaciones difieren de una organizacin a otra, de acuerdo con sus campos de accin y operatividad. Del concepto general: En trminos generales la contabilidad es una disciplina del conocimiento humano, con fundamentos sistmicos, estadsticos y de gestin, que se encarga de ordenar, clasificar, sintetizar, analizar e interpretar datos econmicosfinancieros, que van a permitir la toma de decisiones de los distintos agentes, que confluyen directamente sobre la organizacin que emite tal informacin; con aplicaciones internas y externas a la entidad; por lo cual, tiene importancia en el nivel interno, para la propia institucin en su direccin o gerencia y dems unidades; en el orden externo con todos los organismos que por cualquier circunstancia se est relacionado. Como resultados finales, la informacin producida a travs de esta disciplina se agrupa y presenta por medio de los estados financieros, los cuales pueden ser de tipo cuantitativo y cualitativo, a los diferentes usuarios; sin embargo, as como aparece gran variedad de actores sobre las organizaciones tambin existe multiplicidad de entidades y reas especializadas en las que se presenta la contabilidad, es el caso de la contabilidad de costos, la tributaria, bancaria, de cooperativas, la comercial y la gubernamental ente otras. De la contabilidad en el sector pblico: Aunque la connotacin de la teora general de la contabilidad se ha desarrollado con mayor rapidez y 2

fundamentacin en el mbito del sector privado con nimo de lucro, que en el sector de lo pblico o gubernamental; la utilizacin de la disciplina contable con sus principios y procedimientos en la contabilidad pblica son manejados en el mundo entero; y en estos momentos se empieza a observar el papel relevante que ha comenzado a tener en nuestro medio sobre la poltica macroeconoma y social, como sobre las cuentas nacionales y las informaciones contables de los distintos entes pblicos. Cabe anotar, que en cumplimiento de sus funciones y siendo uno de los objetivos del estado introducir cambios a la sociedad a travs de polticas, que estos cambios deben ser influidos por el impacto social y econmico que puede generar; los conceptos aplicados en la contabilidad pblica de valuacin de gestin y resultados y la medicin de los mismos, deben ser diferentes a los de la contabilidad privada cuyo principio general es el lucro, mientras en el sector pblico se observa la funcin social. Del nuevo contexto de la contabilidad: El objetivo como ya se mencion de la contabilidad es la informacin, sin embargo no solo el registro y anlisis de las transacciones es la fuente primordial de la contabilidad, en el nuevo contexto contable la informacin econmicafinanciera debe servir para la formacin de las bases de datos estadsticos, para la evaluacin del desempeo de la administracin y gestin, para la calificacin de los contratos realizados, como herramienta esencial de la toma de decisiones, como un factor preponderante en el manejo tributario; desde el punto de vista del gobierno y de la administracin pblica: como la fuente primordial de la eficiencia en la asignacin de recursos, de la planeacin, administracin, gestin, toma de decisiones, control y evaluacin del manejo de los recursos pblicos. QUE ES UN SISTEMA CONTABLE? Un sistema contable es un proceso estadstico de informacin; en si, es el conjunto de acciones, operaciones y tareas mediante las cuales se reconocen, se autorizan, se calculan, se clasifican, se registran las transacciones, se acumulan, se resumen y se procesan las diferentes informaciones. Los procesos pueden ser manuales, mecnicos o electrnicos; y son la ejecucin real de las etapas del sistema. Con base en las disposiciones legales que le enmarcan, cada organizacin define sus sistemas en forma particular y singular; los mtodos de los proceso dentro de cada sistema son muy variados, dependiendo del volumen y naturaleza de las transacciones, como del campo y objeto de la actividad. DE LA GERENCIA Y LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA La contabilidad administrativa es la produccin de informacin estadsticacontable permanente para efectos de gestin y toma de decisiones; generalmente tiene prioridad en los datos y los estados financieros relativos a sectores o divisiones en la organizacin, sin dejar de lado los estados financieros generales elaborados para la propia organizacin considerada como un todo; para su produccin se debe tener encuenta: Esta contabilidad es considerada como informacin interna restringida, ya que su finalidad primordial es la de proporcionar informacin de datos operacionales a los responsables de la toma de decisiones, sin olvidar que sta informacin es bsicamente estadstica y financiera La informacin contable administrativa debe adaptarse a las necesidades de la decisin y de la persona que debe tomarla, por lo cual, el objeto final de la contabilidad es el uso de esa informacin: su anlisis e interpretacin; sin embargo, los que han de manejar esa informacin deben tener en cuenta el cmo se ha logrado reunir las cifras y el qu significa las limitaciones que presenta Debe observarse los factores que determinan la evolucin de una organizacin tales como la imagen proyectada a personas ajenas a la administracin, la ampliacin y el crecimiento del mercado, los proyectos de inversin, etc., dependen en gran medida del manejo contable dado al interior de la organizacin. En lo anterior radica la importancia que la contabilidad tiene en el proceso de toma de decisiones y en los procesos administrativos de planeacin, direccin y control 3

 Toda decisin administrativa importante puede tomarse razonablemente slo si se conoce el rendimiento obtenido en el pasado y la situacin actual de la organizacin en su totalidad. Como consecuencia a lo anterior se puede evaluar la evolucin de la organizacin en los ltimos aos y por lo tanto establecer proyecciones estimadas a corto y largo plazo Para el gerente o director es de vital importancia la evaluacin de los resultados, tanto como la de costos, situaciones que nos dicen como ha sido la gestin de la entidad en un momento dado Tambin para el anlisis de cuestiones tales como la expansin, la diversificacin o la especializacin de la organizacin, es requisito previo la comprensin y evaluacin de los estados financieros, tanto que puede considerarse al sistema contable como modelo de la organizacin y al gerente capaz de manejar dicho modelo puede considerar sus decisiones como operaciones contables, pues est en capacidad de medir sus repercusiones en los estados financieros y en el porvenir de la institucin. Es preciso que esta comprensin se base en los principios de valoracin, pues sin ello lo ms posible es que sus conocimientos sean intiles y fcilmente olvidables De otras funciones de la contabilidad: Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadistica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de un ente represente para la comunidad. LA CONTABILIDAD Y LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS La gerencia o direccin de las entidades controlan las operaciones de la organizacin, a travs de tres procedimientos principales: 1. De la planeacin: La planeacin es el procedimiento para decidir la forma de actuar o proceso de toma de decisiones; es la forma para descubrir cuales son las opciones disponibles y para elegir entre ellas. Se basa en tres modalidades: La formulacin de las normas polticas: corresponde a la implementacin de las reglas que determinan el sentido que tomar la empresa y la forma por la cual optar,fijando asi los linderos dentro de los cuales ha decisido actuar la gerencia La forma de toma de decisiones, o sea la eleccin entre las soluciones a escoger para problemas concretos operativos o financieros, dentro del marco determinado por la norma poltica, y La formulacin de presupuestos, es decir, la preparacin de planes operativos y financieros, para un determinado periodo de tiempo. De la contabilidad administrativa y la decisin: Las caractersticas para decidir dentro de las tres formas de actuar, exigen que se elija entre las opciones que se ofrecen: Sirve de base a dichas opciones el principio marginal, segn el cual la informacin para tomar decisiones debe indicar las diferencias entre las formas optativas de actuar Otra caracterstica del proceso de planeacin, radicada en la importancia que tiene el futuro en la organizacin Las decisiones slo influyen en lo que est por suceder no en lo que ya ha sucedido Los datos histricos son tiles para tomar decisiones solo en la medida en que contribuyen a hacer las 4

formas optativas de actuar La contabilidad administrativa tiene efectos microeconmicos, pues cuanto mejor sea la informacin contable provista, mejores decisiones podrn tomarse y mejores resultados obtenerse La contabilidad administrativa tambin tiene efectos macroeconmicos, en el anlisis y toma de decisiones frente a los agregados nacionales Del control: Los procedimientos de control de responsabilidades, exigen la valoracin y la informacin de los resultados de las operaciones. La informacin para fines de control est ntimamente ligada al concepto de responsabilidad; es decir, es preciso informar a los funcionarios responsables de los resultados, acerca de estos. Los informes para control son siempre comparativos, es decir, facilitan las comparaciones entre rendimientos registrados frente a lo presupuestado y algunos otros puntos de referencia; tambin puede hacerse con un periodo de tiempo anterior; en cualquier caso stos deben indicar las desviaciones del desempeo actual, respecto de los planes o rendimientos anteriores que se usan como punto de referencia; el gerente o director debe investigar las causas y tomar las medidas apropiadas para corregir los posibles errores. 3. Ajuste de planes y anlisis de resultados: La tarea de estructurar los sistemas de acumulacin de datos y de informacin, que sirven tanto para tomar decisiones como para satisfacer las necesidades de control por parte de la gerencia o director y para los informes externos, es de las que constituyen en si una difcil prueba y que a menudo causan reacciones puesto que los datos destinados a un objetivo pueden en cierto modo estar en pugna con los destinados a otro. Para un buen anlisis en materia de datos contables inminentemente se tiene que recurrir a la ayuda de otras ciencias como la estadstica para evaluar los datos y lo que ellos expresan y la economa, puesto que, la contabilidad considera elementos econmicosfinancieros como el patrimonio y la riqueza. Respecto a la relacin con la segunda podemos considerar que algunas valoraciones contables se basan en conceptos econmicos, como los de costos o valor actual, por tanto es razonable buscar un acercamiento entre la contabilidad y la economa, pero esto no implica que la primera deba subordinarse a los criterios de la segunda. Antes de incorporar un criterio de la ciencia econmica a la tcnica contable debe analizarse: Si su empleo coadyuva al logro de la informacin til para la toma de decisiones Si la teora econmica que dio lugar a su desarrollo guarda relacin con las necesidades de los usuarios de los estados contables Es importante distinguir y diferenciar, que la contabilidad como disciplina y como proceso de informacin para la toma de decisiones, no debe confundirse con la sola tenedura de libros, que trata sobre los aspectos mecnicos del procesamiento contable. DE LOS HECHOS ECONOMICOS QUE AFECTAN LAS ORGANIZACIONES Los hechos econmicos que afectan a las organizaciones pueden ser de tres clases: Aquellos que implican una interaccin con terceros, por ejemplo: pagos en efectivo para satisfacer obligaciones, entrega de bienes o prestacin de servicios a terceros a cambio de promesas de pago Otros de carcter externo a la organizacin pero que no suponen una interaccin con terceros, por ejemplo: cambios en las condiciones econmicas, cambios en las leyes, accidentes naturales, tales como incendios e inundaciones, cambios en los domicilios de los proveedores y clientes, el transcurso del tiempo, que es tambin un hecho econmico que produce la acumulacin de intereses y la 5

modificacin del valor de activos Por ltimo, estn los hechos econmicos internos de la organizacin, ejemplo: la modificacin en el estado de los activos, como en el caso de materias primas que se transfieren al producto en proceso de fabricacin; las decisiones operativas, como los cambios de precios y condiciones en las ventas, las correcciones de errores, como puede ser el ajuste de una nmina incorrecta. Todos los hechos econmicos incluidos en el primer grupo implican cambios en la situacin de una organizacin y por tanto, deben ser registrados; en cambio, slo algunos del segundo y tercer grupo suponen cambios en la situacin de la entidad; el resto son modificaciones del entorno o decisiones de carcter interno que pueden afectar el desarrollo futuro de la actividad del ente pero en el momento en que tiene lugar, no suponen ningn cambio real para la misma; por ejemplo: un cambio en los precios de venta tendr un efecto en los resultados de la firma, pero slo cuando sta empiece a vender a los nuevos precios; un alza en los tipos de inters encarecer los nuevos prstamos que vayamos a solicitar, pero por lo general, no tendr un efecto inmediato en el endeudamiento actual de la institucin. En conclusin y consecuentemente con lo prescrito, algunos pero no todos los hechos econmicos que afectan potencialmente a la naturaleza y el valor de los recursos de una entidad se reflejan en sus registros contables, stos pasan a ser de orden literal o cualitativos o simplemente informativos sin incidencia estructural; pero si hacen parte en su totalidad todos movimientos y hechos de orden financieros. DEL PROCESO CONTABLE La contabilidad, vista como un sistema, tiene por funcin registrar, clasificar y resumir sucesos traducibles en unidades monetarias; a partir de tal definicin, se pueden identificar los distintos documentos contables en funcin de los sucesos econmicos, a saber: Los registra, por orden cronolgico, en el diario Los clasifica y acumula, segn el plan de cuenta elegido, en el mayor Al cierre de perodo los datos contables los ajusta, procesa y clasifica Los resume y ordena, en los estados contables: balance, estado de resultados, estado de tesorera, cuadro de mandos, flujo de fondos, etc.. Los estados contables constituyen el marco conceptual de la contabilidad y son los que mejor ayudan a comprenderla, aunque por supuesto los elementos que sirven para elaborarlos pueden ser muy sofisticados y su manejo exigir una buena preparacin. Un periodo contable esta marcado por dos balances el de la fecha inicial y el de la fecha final; y por otros tres estados que explican lo sucedido durante todo este tiempo: estado de resultados, tesorera, flujo de fondos y estados e informes auxiliares. RELACIONES DE LA CONTABILIDAD Los diferentes diseos, sistemas y procedimientos de la contabilidad en su objeto de producir informacin econmicafinanciera con sus correspondientes medios, productos y resultados, se relaciona en diferentes aspectos, observemos algunos de ellos: se relacionan no solo con personas o grupos de personas con actividades socioeconmicas definidas, sino con todas las personas cuya actividad tiene un desarrollo sistemtico controlable numricamente Esto involucra entes naturales y jurdicos, privados y pblicos, sociedades de personas, el estado y sus organizaciones, organizaciones civiles y comerciales, otros tipos de organizaciones nacionales y extranjeras, etc.. 6

 El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una entidad socioeconmica en el sector al cual pertenezca; quienes toman las decisiones administrativas necesitan informacin econmicafinanciera para ayudarse en la gestin, planeacin y el control de las actividades de la organizacin De otra parte, esta informacin tambin es requerida por personas externas, tales como propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el pblico, competencia, proveedores, etc., quienes han proporcionado dinero a la organizacin o quienes tienen inters en la entidad que puede servirse de informacin sobre su posicin financiera y resultados de sus operaciones. Es de sta forma que el papel del sistema contable de la organizacin proporciona informacin hacia el interior y hacia fuera de la misma, por ello la funcin de la contabilidad es desarrollar y comunicar sta informacin a los interesados internamente sobre la organizacin como tambin a los de fuera. ......FALTA........... CAMPO DE ACCION DE LA CONTABILIDAD El campo de accin de la contabilidad es muy amplio, como mltiples son las acciones del que hacer humano y en todas ellas requiere la aplicacin de los principios bsicos de ella. La contabilidad en sus fundamentos es una sola con diversas aplicaciones, Por lo tanto, inicialmente se puede observar que se dan dos clases de contabilidad: la privada y la pblica: De la contabilidad privada: La contabilidad privada contribuye a la administracin, gestin, control y evaluacin de todas las operaciones econmicasfinancieras y de hecho facilita la toma de decisiones que beneficien la actividad de las organizaciones privadas. Contabilidad privada: es la que se lleva en las organizaciones privadas cuyos propietarios son personas particulares. La contabilidad privada es la que se aplica a las entidades particulares o privadas; estos entes se distinguen porque a travs de su actividad siempre persiguen lucro, esto es utilidades o ganancias, las firmas privadas son creadas o fundadas por personas particulares o por otras empresas particulares. La informacin financiera que suministra un sistema de contabilidad la requieren quienes toman decisiones a nivel gerencial para ayudarse en el planeamiento, gestin, control y evaluacin de las actividades de la entidad socioeconmica. La informacin financiera la requieren tambin los particulares: propietarios, acreedores, inversiones, el gobierno y el pblico en general; quienes o han aportado dinero al negocio, o tiene algn otro inters que pueda ser servido mediante informacin sobre su posicin financiera y de los resultados de las operaciones. De la contabilidad pblica: La contabilidad pblica ejerce el control de las operaciones de las entidades pblicas del estado y proporciona informacin que facilite las decisiones sobre el manejo de las finanzas pblicas. Contabilidad oficial: proporciona los mecanismos para registrar todas las actividades econmicas y financieras de las entidades y empresas estatales. Varios autores le sealan a la contabilidad pblica, tambin como la contabilidad oficial y de ella se puede 7

afirmar, que los empleados oficiales se basan en la informacin financiera como ayuda en la direccin de sus agencias, de la misma manera como lo hacen los ejecutivos de las sociedades; muchos problemas de contabilidad oficial son semejantes a aquellos que ocurren en la actividad privada. No obstante en otros aspectos la contabilidad de asuntos oficiales requiere de un enfoque algo diferente, puesto que no existe el objetivo de generacin de utilidades en las empresas oficiales. La contabilidad oficial es la que se aplica a las entidades del estado, tales como los municipios, los departamentos, la nacin, etc. Esta contabilidad se caracteriza porque esta destinada a controlar las operaciones realizadas por la entidad estatal dentro de la rigidez de un presupuesto; generalmente estas entidades se sostienen con ingresos generados por impuestos y son sin animo de lucro. Sin embargo hay entidades llamadas institutos descentralizados o empresas comerciales e industriales del estado que funcionan con animo de lucro pero deben someterse a los controles de la contabilidad oficial. El gobierno nacional, los departamentos, los municipios, las provincias; todos deben usar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus realizaciones. Todas las entidades gubernamentales de cualquier nivel, ya sean estatal, local o nacional, deben tener contadores para poder llevar a cabo la funcin contable como base de sus responsabilidades; las universidades, hospitales, iglesias y otras instituciones sin nimo de lucro, tambin y en sierta forma siguen un patrn de contabilidad semejante a la contabilidad oficial. De los campos de especialidad contable: Por los diferentes avances y multiplicacin de los campos y actividades econmicas, hacen que la contabilidad tienda a encontrar campos de especializacin. De acuerdo con la actividad de las organizaciones en las cuales se lleve, la contabilidad se subdivide en: La contabilidad de costos: que es una aplicacin especial de los principios de contabilidad general, con el objeto de suministrar informacin sobre el costo de producir un bien o un servicio Contabilidad de costos; se utiliza en las empresas industriales, registra todas las operaciones econmicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados. La contabilidad comercial: que registra todas las operaciones mercantiles Contabilidad comercial; se utiliza en las empresas comerciales, se encarga de registrar y controlar todas las actividades que giran alrededor de la compraventa de mercancas. Contabilidad de servicios: su aplicacin permite registrar las actividades de las empresas dedicadas a la prestacin de servicios. La Contabilidad bancaria: relacionada con la prestacin de servicios monetarios y todas las operaciones propias del sector bancario Contabilidad bancaria; se aplica en las entidades bancarias o financieras, para registrar las operaciones de los bancos o corporaciones de ahorro y crdito, como son los depsitos en cuenta corriente y de ahorros, liquidacin de intereses, giros, remesas, comisiones, crditos y otros servicios bancarios. La contabilidad hotelera: relacionada con la actividad turstica As como las contabilidades enunciadas, se puede anotar, que todas aquellas actividades que por su especificidad e importancia vayan generando particularidades que requieren de tratamientos de formaciones estadsticas y de registro, que unifican su manejo contable; otras como: contabilidad consolidada, 8

contabilidades internacionales de multinacionales, contabilidad macroeconmica, contabilidad de cuentas nacionales, contabilidades sectoriales, contabilidad globalizada, etc.. De algunos aspectos especiales: El control contable genera necesidades de tipo terico, tcnico y prctico, que se traducen en el desarrollo de conceptos especficos y de elementos especiales, que facilitan la utilizacin de los mismos Estos elementos especiales son, por ejemplo, los libros de contabilidad, que a su vez requieren de un manejo especial y de una regulacin legal que haga vlido su contenido Al llegar al campo de lo legal, nos damos cuenta que es una actividad reconocida por la ley y por lo tanto sujeta a las disposiciones generadas para su control. DE LA CONTABILIDAD GENERAL La contabilidad es de vital importancia para cada unidad u organizacin socioeconmica, de ah que comnmente se le ha llamado "el lenguaje de los negocios" el lenguaje econmicofinanciero la expresin econmica de las organizaciones Inicialmente su propsito fundamental es suministrar informacin financiera a cerca de una unidad socioeconmica u organizacin: empresarial, comercial, social o pblica; la cual es requerida por quienes toman las decisiones, en las etapas de formulacin, planeacin, gestin, control y evaluacin de las actividades de la entidad. La contabilidad y la tenedura de libros: La contabilidad se extiende ms all del hecho de crear registros e informes, esto es de la tenedura de libros, que se ocupa de anotar los hechos contables lo cual es un proceso mecnico y repetitivo y es el proceso ms simple; adicionalmente participa en otras tareas de mayor importancia y envergadura como: el procesamiento y produccin de informacin econmicafinanciera, en la programacin, la planeacin, la gestin, el control, el anlisis de la informacin contable, la evaluacin de resultados, la evaluacin gestin, la retroalimentacin de informacin, la formacin de tableros de control, etc. La contabilidad tiene como otros objetivos el uso de las informaciones que arroja los registros, su anlisis e interpretacin, para buscar con ello relaciones o enlaces entre los sucesos o acontecimientos y los resultados econmicosfinancieros Adems, la contabilidad incluye el diseo de sistemas de informacin contable, la preparacin de estados financieros y presupuestos, estudios y anlisis de costos, trabajos de auditoria y control, trabajos sobre impuestos y el anlisis e interpretacin de la informacin contable como elemento primordial en la toma de decisiones. Por lo anterior, queda claro entonces que la contabilidad se diferencia de la tenedura, puesto que la informacin contable tiene un carcter de fundamental en la actividad de las organizaciones, como para limitarse a producir, llevar o a crear solo los registros de las transacciones econmicas financieras. La contabilidad, el control y la medicin de resultados: La contabilidad como mecanismo de control y de medicin de resultados cumple con las siguientes funciones: proporciona informacin oportuna y es un medio de comunicacin puesto que ayudan a informar a la administracin sobre los planes tomados y los cursos de accin que se deben 9

seguir Igualmente, la contabilidad no solamente nos permite medir la rentabilidad y solvencia o no de una unidad econmica, sino que proporciona informacin oportuna como base para la toma de decisiones que permiten conducir a la entidad dentro de un cauce productivo, solvente y eficiente. La contabilidad y los informes financieros: Para cumplir con los distintos procesos, son importantes los estados financieros, pues stos representan los medios por los cuales se muestra una imagen concreta de la situacin econmicafinanciero y de los resultados de la entidad, as como sus causas efectos y condiciones de sus evoluciones y cambios; algunos aspectos de stos son: Los estados financieros resumen toda la informacin incorporada en los procesos de tenedura de libros y cierre de ciclo contable, que constituye la piedra angular del anlisis e interpretacin de la informacin financiera. Los datos deben captarse a travs de un sistema de control interno que excluya la posibilidad de no registrar alguna operacin de la entidad, para despus medirla en trminos monetarios y clasificarla como activo, pasivo, capital, ingresos, costos o gastos, registrarla en los libros de contabilidad y por ultimo, resumir con claridad la informacin financiera. La significacin de la informacin esta basada en la capacidad de representar simblicamente o en palabras y cantidades, los resultados de operaciones y su situacin econmicafinanciera, y sus resultados, y no abrumar al lector con detalles y cifras que distraigan su atencin de lo importante. DE ALGUNAS REFERENCIAS GENERALES SOBRE LA CONTABILIDAD PRIVADA Por los diferentes aspectos anotados la contabilidad privada cuyo objeto es servir de herramienta para maximizar el nimo de lucro de la entidad privada, se inscribe en el paradigma de la utilidad, donde no solo es necesaria la informacin contable para la organizacin internamente, si no que tambin lo es para todos los agentes externos que sobre ella interactan, es decir, el entorno que la rodean; adems, las entidades en si son un sistema abierto y su funcionamiento se basa en la teora de los sistemas, que inscribe a las instituciones o entidades, entes u organizaciones en el sistema abierto del entorno y condiciones externas. As aunque de la informacin econmicafinanciera contable hoy en da hacen uso diversos agentes, los realmente interesados y para quien se acondiciona mejor la informacin es para los tomadores de decisiones y para los grupos de inversionistas, como tambin, para todos los agentes internos y externos relacionados con la actividad y la estabilidad de la organizacin. De las normas contables en Colombia: En Colombia la aplicacin de normas contables ha sido unificada a travs del decreto 2649 de 1993 y en el se establecen criterios generales de la clasificacin, el registro, la interpretacin, el anlisis y la valuacin de los sucesos econmicos de las personas obligadas a llevar contabilidad. Desde otro punto de vista de la contabilidad privada a nivel gobierno, se puede comentar que ha mantenido una evolucin un tanto lenta en nuestro medio, ejemplo de ella es la ausencia de casi toda la normatividad con respecto al tema y toma definicin slo hasta 1993, a partir de esta fecha y en respuesta a los procesos y avances de la economa aplicada, se pretende unificar los criterios generales de la contabilidad con los 10

decretos 2649 y 2650, con los cuales se expiden las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia y se unifica el plan de cuentas; se puede afirmar que aunque el proceso de registro a pasado de ser un instrumento esttico a uno de tipo dinmico con objetivos de anlisis, control y gestin, a un nuestro procesos de adaptacin al paradigma de la utilidad del sistema contable a sido muy laxo. De la extensin de las normas contables: Luego, los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia son el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas lo expresa el Decreto 2649 de 1993, por lo tanto se parte de la premisa de que estos principios deben ser observados desde la perspectiva de la informacin tanto pblica como privada, puesto que las entidades pblicas son configuradas tambin con personera jurdica en su gran mayora. CONTABILIDAD EN LAS DISPOSICIONES ACTUALES En efecto, el decreto 2649 de diciembre 29 de 1994: "por el cual se reglamente la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia"; este decreto reglamenta y gira en torno a la operatividad de la contabilidad y las normas bsicas para su ejercicio. La norma en mencin, define y establece los principios de contabilidad generalmente aceptados (pcga) en Colombia; observemos algunos apartes de los primeros cuatro artculos: Articulo 1o. ... se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. Articulo 3. Objetivos bsicos. La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tengan de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de un ente represente para la comunidad. Articulo 4. Cualidades de la informacin contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee valor de retroalimentacin, valor de prediccin y es oportuna. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos. 11

 La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. DEL PRINCIPIO DE LA CONTINUIDAD Al evaluar la continuidad de un ente econmico se deben tener varios aspectos en cuenta para saber si el ente econmico no continuara funcionando normalmente. Tendencias negativas: como perdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos. Indicios de posibles dificultades financieras: como el incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crdito, refinanciaciones, venta importante de activos. Otras situaciones internas o externas. Restricciones jurdicas o la posibilidad de huelgas, catstrofes naturales. CONDICIONES QUE HA DE REUNIR LA CONTABILIDAD PRIVADA Seguidamente enumeraremos, como premisas de trabajo contable, las condiciones que segn los tratadistas ha de reunir la contabilidad privada, para que sea eficaz instrumento de anlisis de la actividad desarrollada, informacin de las decisiones y justificacin de la rectitud con que ha sido administrada la organizacin y el uso de sus recursos econmicosfinancieros. La contabilidad en sus cuentas, libros y anotaciones ha de recoger y reflejar las variaciones patrimoniales de la organizacin y las relaciones capaces de producirlas Debe reflejar las previsiones administrativas y controlarlas Debe producir la especializacin de periodos de tiempo, para sealar sucesivas situaciones de la empresa Estas situaciones han de presentarse de forma continuada, sin retrasos, a medida que las operaciones se realicen Debe utilizar una unidad estable a medida de valor Ha de responder a la verdad de los hechos y a la exactitud de las valoraciones a los mismos asignados No debe enmendarse nunca, lo escrito debe permanecer Ha de estar rodeada de garantas legales Los mtodos utilizados han de responder a un correcto sistema tcnico adaptado a las necesidades de la empresa Toda anotacin contable ha de tener unqa justificacin lgica, juridica y matemtica en una operacin administrativa demostrable documentalmente. De la intervencin del estado: El papel que desempea el gobierno dentro de la contabilidad administrativa es de vital importancia y fundamentalmente tiene dos orgenes: como organismo reglamentador a travs del legislador, y por medio de los impuestos que gravan los ingresos y las utilidades personales y de las organizaciones. DE ALGUNAS CONCLUSIONES Seguir hablando de contabilidad, seria posible pero muy largo; en este pequeo ensayo para finalizar; sobre contabilidad podemos hacer los siguientes comentarios: La contabilidad surge como una forma especial de la historia, consagrada a describir el capital y los movimientos de capitales, en el engranaje analtico de la tenedura de libros de cuentas 12

 Con los adelantos tecnolgicos los servicios que presta la contabilidad se han modificado, al tiempo con las estructuras de las organizaciones y como resultado de la modificacin de las relaciones entre el gobierno y las distintas entidades, como consecuencia de lo cual el contador debe asumir la responsabilidad en el suministro de la informacin a la gerencia o direccin, sin llegar a contradicciones provocadas por las diferentes formas de llevar la informacin al pblico, aunque en juntos propsitos se hace nfasis en la evaluacin y previsin del rendimiento, las diferencias son bsicamente de grado y sin llegar a ser incompatibles El estado ejerce un control a las empresas a travs de la contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artculos del cdigo de comercio: Artculo 19, numeral 3: es obligacin de todo comerciante "llevar la contabilidad de sus negocios de acuerdo a las prescripciones legales" Artculo 48: "todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del cdigo y dems normas sobre la materia". En el curso de las transacciones econmicasfinancieras se producen beneficios o prdidas que aumentan o reducen el patrimonio y esos cambios pueden ser observados por la contabilidad a travs de sus libros, los que revelan el origen de los resultados por medio de la informacin que suministran las cuentas La contabilidad permite resguardar los bienes y derechos de la organizacin mediante sistemas de control que impidan substracciones, fraudes y errores y tienden a lograr un alto nivel de eficiencia en la ejecucin de las tareas a cargo del personal. De nada valdra la informacin que proporciona la contabilidad, si sta no ofreciera seguridad en cuanto a maniobras dolosas, equivocaciones y eficiencia del personal. ASPECTOS LEGALES Y GENERALES DE LA CONTABILIDAD PUBLICA BASES CONSTITUCIONALES Y LEGALES DE LA CONTABILIDAD PUBLICA O GUBERNAMENTAL La constitucin poltica de Colombia propende por la justicia, la Igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz y es as como lo consagra en su prembulo. Sin embargo para que puedan darse estas situaciones es necesario que se cumplan otros factores, los cuales el mismo texto los consagra. Bien se ha dicho que quien posee la informacin posee el poder, en los tiempos modernos, una informacin bien manejada puede valer tanto como el ms poderoso de los medios y as mismo puede ser un elemento fundamental de la paz, puede procurar la felicidad a los ciudadanos o conducirlos inevitablemente al hambre, la pobreza y la desesperacin. La Constitucin Nacional es prolija tratando los aspectos relacionados con la informacin y consagra la obligacin de la presentacin de algunos tipos de ella como son los libros de contabilidad y documentos privados en su artculo 15; siguiendo las condiciones y procedimientos que ella y las leyes regulan; por tanto la informacin que se derive del que hacer contable no puede sustraerse a ella y es por esto que debemos hacer nfasis en su calidad, para que se permita el cumplimiento de los preceptos esbozados en el primer prrafo de estos comentarios. Del mandato constitucional: Una de las ms importantes formas, para la puesta en marcha de los procesos de participacin social, es la generacin de informacin pblica, para lo cual y en relacin con los aspectos econmicosfinancieros pblicos y para el control de bienes, derechos, obligaciones y resultados de la gestin pblica, cre la figura y 13

unidad administrativa independiente, autnoma y del ejecutivo, del Contador General de la Nacin, en el artculo 354 de la Constitucin Nacional. Habr un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien lleva contabilidad general de la Nacin y consolidar sta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecucin del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contralora Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el pas, conforme a la Ley Seis meses despus de concluido el ao fiscal, el Gobierno Nacional enviar al Congreso el balance de la Hacienda, auditado por la Contralora General de la Repblica, para su conocimiento y anlisis Del mandato legal: Por mandato legal y en desarrollo de la constitucin, se le asigna y encarga a la Contadura General de la Nacin de las siguientes funciones: suministrar la informacin contable, pertinente a los manejos econmicosfinancieros y de los dems recursos pblicos, y establecer el plan general de cuentas y regular los sistemas y procedimientos de la contabilidad pblica que deben regir en el estado colombiano. El nuevo organismo administrativo con funciones de prescribir los sistemas contables para todo el territorio nacional y llevar la contabilidad de la nacin se le denomina La Contadura General de la Nacin, fue establesida y desarrollada mediante el decreto 85 de Enero 10 de 1.995. Posteriormente en cumplimiento del artculo 354 del mandato constitucional, se promulg La ley 298 de 1996, con la cual define este organismo como una Unidad Administrativa Especial, con personera jurdica. La figura constitucional del Contador General de la Nacin y esta norma obedece a las polticas internacionales de la necesidad en todos los estados de producir informacin veraz, clara y oportuna. DE LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD Aunque la preparacin de la informacin contable pblica en Colombia no naci precisamente con la creacin de la Contadura Pblica, es a partir de sta que se busca unificar los criterios propios de realizacin de la generacin de la informacin y el control de la misma, funciones que hasta antes de la constitucin del 91 realizaba en forma muy irregular la Contralora General de la Repblica. De esta forma se consolida la creacin y bsqueda de nuevos objetivos de la Contabilidad Pblica en Colombia, atrs han quedado los controles de coadministracin previos y perceptivos soportados en las informaciones presupuestales y de tesoreras preparadas y avaladas por la Contralora, hoy a este organismo se le asigna el control posterior y selectivo fundamentado en informacin contable, que involucra metodologas como la acusacin, la depreciacin los ajustes por inflacin y la valuacin de los costos ambientales entre otros. Del sistema contable: Un sistema contable no es ms que un sistema integrado de informacin institucional, con el cual se pretende lograr un adecuado y total control de las acciones de la entidad, ya que como lo entienden los nuevos 14

pensadores contables y las Ciencias Econmicas y Administrativas, la Contabilidad ha pasado de ser un sistema de conteo numrico legal a convertirse en un complejo sistema de relaciones administrativas de gestin, control y evaluacin, basado en los movimientos administrativoeconmicosfinancieros de las entidades. De las reas nuevas contables: reas nuevas de anlisis como son los costos ambientales que toman un nuevo auge como la Contabilidad Social, ocupan actualmente las pginas de la investigacin contable, ya el concepto del Contadortenedor de libros y ContadorVerificador de cifras y de legalidad, se traslada y da lugar a una nueva generacin de Profesionales, los Contadores Pblicos con espritu disciplinal que adems de los requerimientos puramente del diario, son capaces de comprender su responsabilidad social y responder a ella en los trminos que la misma Constitucin Poltica ha consagrado, con economa, eficiencia y equidad. Por la misma razn de que la funcin del Contador Pblico no es de manera alguna una funcin neutra, con la cual las personas no se ven afectadas, sino que es una funcin de carcter social y que debe responder a unos preceptos constitucionales, es menester que sea ejercida por unos individuos con calidades morales excepcionales, en el cual se conjuguen la honradez y el sentido de servicio a la comunidad. De los estados contables: En los estados contables en los cuales la labor del Contador Pblica se refleja, por ser su producto final; una informacin que a todas luces es de carcter general y de inters pblico, que por lo tanto debe ser reglamentada, primero que todo por el consejo tcnico de la profesin por ser de carcter tcnico y en segundo trmino debe ser ascendida al carcter de norma legal, para que toda la comunidad se vea obligada a su cumplimiento y pueda por tanto ser una herramienta de control eficaz. DE ALGUNOS ASPECTOS DE INDUCCIN A LA CONTABILIDAD PUBLICA ASPECTOS GENERALES En los ltimos aos se han venido transformando los mtodos de incorporacin de la contabilidad pblica o del gobierno, debido al empeo de funcionarios como los del Ministerio de Hacienda y entidades como la Universidad Escuela Superior de Administracin Pblica UESAP, implicados en el proceso de investigacin de los sistemas y procedimientos de control de las finanzas del Estado, que permanentemente trabajaron el tema y dejaron sentadas las bases de lo que hoy es la contabilidad pblica; ya con el nacimiento de la Contadura General de la Nacin, este organismo asumi la tarea de dar orden a esta importantsima disciplina a todos los niveles de la nacin. Transformacin que ha permitido poner de manifiesto, que los mtodos y sistemas de incorporacin de las partidas se basaban en tcnicas contables prescritas para las organizaciones privadas y llevadas a resoluciones para los entes pblicos; y en actitud basada en el principio de la legalidad se implantaban a ultranza por la Contralora General de la Repblica, en desmedro de la aplicacin integral de los principios contables y en particular de la causacin, el cual tiene carcter universal de aceptacin para los sistemas de la contabilidad pblica. DE LAS ORGANIZACIONES PUBLICAS Las entidades estatales son de gran utilidad y persiguen, de alguna manera, los mismos objetivos de una organizacin privada, pero determinados por el bienestar general de la sociedad a la cual sirven. Para el logro 15

de dichos objetivos se requiere de procesos administrativos, financieros, de control, de gestin, de planeacin y de muchos otros. As mismo involucra recursos econmicos, humanos, financieros, tecnolgicos y de conocimiento. A travs de la implementacin de programas y proyectos se busca satisfacer necesidades sociales y para ello se requiero que los recursos disponibles sean utilizados de la forma ms racional posible con miras a solucionar las deficiencias ms apremiantes que la sociedad presenta ya que, como es bien sabido, los recursos son limitados para atender las diversas necesidades. De ah que una buena administracin y gestin, necesita manipular correctamente los recursos pblicos para cumplir con su tarea social, lo cual implica no slo la consecucin de los mismos sino su manejo y su distribucin eficiente y con equidad. Es de observar que la finalidad de la administracin pblica no es la obtencin de un beneficio o utilidad, como ocurre en la mayora de las organizacines privadas, su misin consiste en satisfacer intereses colectivos y su objetivo es proporcionar a la sociedad servicios que quedan fuera del juego normal de una economa de mercado, por lo que deben ser realizados por los rganos estatales, o varios niveles del gobierno central, gobiernos regionales y gobiernos locales. DE LOS ENTES PUBLICOS Los entes pblicos se entienden como tales, aquellos que presenten cualquiera de las siguientes situaciones, en desarrollo de su actividad administrativa o cometido estatal: Origen: su creacin, autorizacin o transformacin, est prevista en la Constitucin Poltica, o en disposiciones legales Actividad: su funcin administrativa o cometido estatal se encamina a satisfacer intereses de la comunidad, mediante la produccin de bienes o la prestacin de servicios individuales o colectivos Ausencia de nimo de lucro: cualquiera sea la finalidad, sus resultados tienen como propsito la distribucin del ingreso y riqueza nacional Fondos Pblicos: para desarrollar su actividad se provee de fondos pblicos, obtenidos de ingresos fiscales, recursos parafiscales, venta de bienes, prestacin de servicios, transferencias o aportes de capital Sistema presupuestal: su actividad se desarrolla bajo el contexto de un rgimen presupuestal limitativo y vinculante Sujetos de control fiscal: por mandato constitucional, su control incluye aspectos financieros, de gestin y de resultados Rgimen legal propio: su actividad se encuentra enmarcada en el mbito del ordenamiento jurdico pblico Del sector pblico: Se reconoce como sector pblico: el sector gubernamental, los establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economa mixta, as como a las empresas pblicas, entre otras. DEL ORIGEN DE LA CONTABILIDAD PUBLICA Se hace la alusin de que inicialmente la contabilidad gubernamental, nacional o pblica, tubo su origen bajo los criterios del control de la burocracia imperante y promovida por el estado benefactor promulgado por John Maynar Keynes; esquema que cre grandes problemas en economas sobre todo en pases en va de desarrollo, los cuales se vanagloriaban de sus grandes monopolios estatales llenos de ineficiencia y despilfarro; se le 16

atribuyen El los primeros ordenamientos de la contabilidad al servicio del estado. Sin embargo, los procesos de globalizacin y apertura han permitido que en el mundo entero el estado entre a competir con su sector pblico con el privado en los sectores susceptibles de producir rentabilidad; es en este preciso momento donde la necesidad de reducir el tamao y las funciones de estado entran a ser piezas claves en el proceso de modernizacin, por tanto, se convierte en necesario evaluar la gestin de los funcionarios pblicos con el fin de reducir los costos y convertir en competitivas estos grandes monstruos tpicos de los estados; la ausencia de mecanismos de valuacin de la gestin y de los recursos con llevo a la bsqueda de mecanismos de informacin, que pueden servir de base para la asignacin de responsabilidades en el sector pblico. LA INFORMACION TRADICIONAL DE REGISTRO PRESUPUESTAL Hasta entrado el ao 1995, los procesos de obtencin, registro y control de la informacin financiera generada por los entes pblicos, se han venido desarrollando, conceptual y normativamente, con fundamento en proceso presupuestal que comprende las etapas que van desde su programacin hasta su ejecucin; en concordancia con la actual propuesta constitucional de administrar el Estado, en un contexto de descentralizacin poltica y administrativa con autonoma en la ejecucin. Este enfoque eminentemente legal, del registro y control de los actos de la administracin pblica, esta circunscrito a verificar la aplicacin del conjunto de normas que rigen la conformacin, aprobacin ejecucin y control de los presupuestos pblicos, as como tambin a determinar las responsabilidades de los diferentes agentes administradores en procura de alcanzar la mayor eficiencia, eficacia y transparencia de su gestin. En consecuencia, durante este prolongado perodo, la administracin pblica, motivada fundamentalmente por el afn de cumplir con la rendicin de cuentas y frente a la imperiosa necesidad de justificar sus gastos, de conformidad con las normas existentes, adopt un sistema de registro presupuestal de caja, para determinar su estado de tesorera. Ello no le permiti establecer esquemas de informacin para tomar decisiones y apreciar objetivamente la gestin financiera pblica de la entidad, ni el control de los recursos econmicos por parte de las autoridades fiscales. En adicin a las anteriores consideraciones, no se puede olvidar que operativamente el registro presupuesta implementado por la administracin pblica colombiana, presenta aspectos crticos, la insuficiente tcnica contable empleada y la precaria infraestructura disponible para la obtencin y registro de la informacin, los cuales requieren atencin prioritaria. DE LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD As mismo, vale la pena recalcar la importancia de la informacin contable dentro del desarrollo de la actividad pblica a nivel de cada institucin y a nivel global ya que la utilidad de la misma radica en que sirve de base para la toma de decisiones de los llamados gerentes pblicos de cada entidad particular, a nivel interno y externo, y debe ser tenida en cuenta en la formulacin de polticas que interesan a la globalidad de la nacin. Lamentablemente vemos como la contabilidad en el sector pblico colombiano, no ha tenido la capacidad de adaptacin y respuesta a las cambiantes necesidades de informacin del Estado. La adopcin del Plan General de Contabilidad Pblica, es el camino que permitir instaurar una cultura organizacional para la gestin y el control de los recursos de la administracin de lo pblico. Cabe aclarar que la contabilidad no es el nico instrumento utilizado para llevar a cabo los procesos que las organizaciones pblicas tienen que realizar; es ms, debe tenerse supremo cuidado en el manejo de este instrumento, ya que en la actualidad nuestras instituciones no han desarrollado sistemas lo suficientemente 17

confiables y por lo tanto su utilidad se puede ver reducida; de ah la importancia de entender que la contabilidad puede tener, y de hecho presenta, fallas cuyo desconocimiento puede acarrear serias consecuencias para la actividad pblica; an as sigue siendo una ayuda fundamental dentro del desenvolvimiento de la actividad estatal y lo seguir siendo hacia el futuro. ALGUNOS CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD PUBLICA O GUBERNAMENTAL Con relacin a algunos de los diferentes conceptos generales que se hacen de la contabilidad pblica o gubernamental, veamos los siguientes: La contabilidad pblica es una rama especializada de la contabilidad, que permite desarrollar los diversos procesos de medicin, informacin, control y evaluacin de la actividad econmicafinanciera de la administracin pblica. Es con base en la contabilidad pblica que los hechos econmicosfinancieros en los cuales interviene los entes pblicos quedan registrados en cuentas, de tal forma que en todo momento puedan conocerse el estado de los derechos y obligaciones, as como el grado de cumplimiento de recaudo de los distintos ingresos tributarios, las inversiones, costos, gastos inherentes al proceso econmico, financiero, social, ambiental y presupuestal, efectuados en desarrollo de la funcin administrativa pblica o cometido estatal. A la contabilidad pblica o gubernamental se le considera como el sistema de informacin contable que registra todas las acciones financieras y patrimoniales del estado; ella permite medir y registrar, en trminos monetarios las operaciones, programas y actividades llevados a cabo por el estado y sus organismos que lo integran y comprende las actividades de procesamiento, registro clasificacin, resumen, evaluacin, informe e interpretacin de los resultados de las operaciones y transacciones de los organismos del estado. El sistema contable de un gobierno o entidad pblica comprende los mtodos y procedimientos de organizacin financiera, documentos, archivos y registros de transacciones y el flujo de procesamiento de la misma, desde su entrada en el registro contable hasta los informes, presentacin, valuacin y por que no en el mismo control. La contabilidad pblica al nivel internacional nace con la necesidad de valorar elementos inherentes al proceso de produccin macroeconmico, que no han sido tomados en cuenta en otros mecanismos de medicin, tales como el producto interno bruto o la renta nacional. DE LOS CAMPOS DE ACCION DE LA CONTABILDAD En su origen, la contabilidad gubernamental exista principalmente con fines de proporcionar la confianza de que los fondos pblicos haban sido recaudados, mantenidos y gastados legalmente y sin irregularidad, es decir mostraban la legalidad de las operaciones financieras. Hoy en da, el objeto de producir informacin operativa para la toma oportuna de decisiones informadas y ejercer control dentro y fuera del gobierno se considera el fin ms importante de la contabilidad, sin disminuir la importancia de otros fines. Con relacin al campo de accin que le corresponde a la contabilidad pblica, se le demandan tareas como: la funcin de unificar y uniformar los planes de cuentas sistemas y procedimientos de la contabilidad pblica para todo el territorio nacional, la determinacin de los niveles de eficiencia institucionales y sus relaciones con la descentralizacin: De la funcin de uniformar la contabilidad pblica: La contabilidad pblica permite uniformar el proceso contable en cada ente pblico con el fin de reconocer, 18

clasificar y valorar la informacin financiera y econmica, facilitando la consolidacin de las operaciones y la elaboracin de los informes financieros del Estado, como una sola entidad u organizacin. Hace posible la optimizacin de la gestin administrativa de lo pblica tanto al nivel macroeconmico, al constituirse en el instrumento ms adecuado para elaborar las estadsticas de la gestin econmicafinanciera del Estado As como al nivel microeconmico para cada entidad pblica en particular, conocer sus derechos, obligaciones y resultados de la administracin y gestin de los bienes y recursos econmicosfinancieros pblicos De la determinacin de los niveles de eficiencia: Asimismo la contabilidad pblica permite en relacin con los planes, programas y objetivos propuestos identificar el nivel de eficiencia con el cual stos son desarrollados por parte de quienes han asumido la direccin del Estado. De la contabilidad pblica en la descentralizacin: La importancia de la contabilidad pblica es ms evidente a partir del proceso de descentralizacin, toda vez que se redefinieron responsabilidades y se asign a las entidades territoriales un papel ms protagnico, en especial en la prestacin de servicios pblicos y en la planificacin de inversiones productivas que haban estado en cabeza de entidades del orden nacional. DE LO QUE DEBE SER LA CONTABILIDAD PUBLICA En el sector privado a la contabilidad se le ha llamado el lenguaje de los negocios, pero la contabilidad pblica no es el lenguaje de los gobiernos, por que no se le ha dado la importancia debida y es muy baja su utilizacin y aplicaciones en el sector pblico, en contraste con la dinmica de los usos y aplicaciones que tiene en el sector privado. Lo curioso de la situacin de la contabilidad pblica, es que el origen de uno de los principios bsicos y fundamental aplicados como soporte de los procesos de la misma contabilidad, es el principio de la partida doble, que tuvo sus orgenes en el sector pblico. La contabilidad del sector pblico debe ser ms que el simple registro de las transacciones, sta debe tener otros usos y aplicaciones, tales como: El empleo de dicha informacin para ejercer control fiscal y control administrativo, control de gestin y resultados Conocer los resultados de las actividades del estado incluyendo el costo de sus programas y proyectos Servir de fundamento para la evaluacin de todos los aspectos de manejo econmicosfinancieros Proporcionar elementos de juicio contable para la toma de decisiones Consolidar la informacin micro y macroeconmica producida en un periodo de tiempo Evaluar los costos ambientales, y Generar un verdadero ndice del crecimiento de la economa influido por la depreciacin y correcta valuacin de los activos. Otros aspectos bsicos y fundamentales que se esperan de lo que debe ser la contabilidad pblica para un futuro muy prximo, como fuente de informacin con fines administrativos y de gestin, son: La contabilidad pblica entra a jugar un papel preponderante en la valuacin y bsqueda de eficiencia del sector pblico, objetivo que se complementa con los mecanismos de control que hoy imperan y en los que 19

el ciudadano es pieza clave, as no solo en la participacin ciudadana si no tambin en el control ejercido por los mecanismos gubernamentales, la contabilidad ha permitido que se promueva el control expost de resultados dejando atrs el control previo de resultados Otro aspecto clave que entra a desarrollar la contabilidad pblica en el proceso de las cuentas nacionales, es el mecanismo de ajuste de los activos depreciables y los que deben sufrir ajustes por inflacin; desde este punto de vista, la contabilidad entrara a ser parte importante el la valuacin de los activos de la nacin, puesto que en las metodologa propuestas la depreciacin o desgaste, la amortizacin del uso de los recursos agotables, la valuacin del costo de los recursos renovables y la perdida del valor por exposicin a la inflacin no haban sido tomadas en cuenta. Como caracterstica general esencial la informacin generada por la contabilidad gubernamental, tiene como ventaja frente a las otras metodologa de valoracin de la riqueza generada en el estado, la capacidad de servir como fuente y base de la toma de decisiones, as inscrita en el paradigma de la utilidad contable, coadyuva en la gestin de lo pblico. Otro aspecto relevante en que la contabilidad pblica es la consolidacin de estados financieros a nivel territorial, ya que en polticas internacionales de descentralizacin y eficiencia en la bsqueda y ejecucin de los propios recursos, el papel de la contabilidad es el de establecer las fuentes de ingresos y la manera de ejecutarlos de tal forma que se pueda integrar su utilidad o perdida en el balance nacional consolidado Todo lo expresado le permiti al sistema de contabilidad pblica, establecer esquemas de informacin para tomar decisiones y apreciar objetivamente la gestin econmicafinanciera pblica de cada entidad de orden pblica y del consolidado macroeconmico del estado y de las cuentas nacionales; as mismo permite el control de los recursos y bienes pblicos, y de los econmicosfinancieros por parte de las autoridades fiscales. En adicin a las anteriores condiciones, no puede olvidarse que operativamente el registro presupuestal implementado por la administracin pblica colombiana, presenta como aspecto crtico, la insuficiente tcnica contable empleada y la precaria infraestructura disponible para la obtencin y registro de la informacin, los cuales requieren tambin de atencin prioritaria. DEL CONTROL DE LOS RECURSOS AMBIENTALES El impacto que puede tener en una economa la valoracin de los costos de los medios ambientales, pueden llevar a que en una economa superavitaria cuya produccin depende nicamente de la explotacin de recursos no renovables, puede convertirse en deficitaria al momento de introducir estos en las cuentas nacionales. Por tanto la valuacin de los costos ambientales debe verse desde dos puntos de vista: el primero consiste en crear el sentido de responsabilidad de quienes contaminan el medio ambiente a travs del cobro directo de tasas que beneficiaran al erario pblico, y el segundo aspecto hace referencia a la explotacin directa de los recursos no renovables, lo cual implica la perdida de capacidad de produccin de renta en el largo plazo, ello debe suplirse con la creacin de reservas, que tengan la capacidad de generar nuevos recursos en el futuro por medios diferentes a los actuales. DE LA CONSTITUCIN Y EL ENTE CONTABLE PUBLICO La constitucin nacional de 1.991 seal como funciones para el Contador General de la Nacin las de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, elaborar el balance general y determinar las normas contables con que debe regirse el pas. Tan solo en 1995 consientes de la necesidad de dotar al estado de instrumentos que le permitan alcanzar la transparencia en la obtencin, registro y revelacin de la informacin contable de los hechos y actividades de la administracin pblica y en procura de enfrentar el creciente estado de corrupcin administrativa, se tom 20

la decisin, de darle vida a la actual Direccin General de la Contabilidad Pblica Las funciones sealadas por el constituyente en un pas que se caracteriza por la ausencia de adecuada informacin financiera, econmica y social de la administracin pblica, deben entenderse no solo como referidas a la preparacin y presentacin de un balance; se trata de una facultad al Contador General de la Nacin, para que se implante y desarrollen mecanismos cuantitativos y cualitativos, que adems de generar la informacin bsica para la gestin de los entes pblicos, aseguren y garanticen la coordinacin de la poltica macroeconmica en un contexto administrativo, definido por la coexistencia de un plan nacional de desarrollo plurianual, con una ejecucin presupuestal anual descentralizada y autnoma. La realidad en nuestro pas, propiciada en parte con la promulgacin y desarrollo de nuestra nueva constitucin poltica exige un mayor rigor de fiscalizacin, el cual depende de los criterios con los cuales se reconozcan y registren los diferentes hechos econmicos y la capacidad para expresar simultneamente derechos y obligaciones, ingresos, costos y gastos de los entes pblicos inherentes todos al proceso contable. El PGCP, aplicable a partir de enero de 1996 con la resolucin 4444 se erige como el libro blanco de la contabilidad pblica y constituye el mecanismo para determinar informacin financiera, econmica y social con las caractersticas indicadas, de manera que hiciera viable una adecuada ejecucin de las polticas, planes y presupuestos de los entes pblicos y facilita el ejercicio de novedosos modelos de fiscalizacin y control. DEL PROPSITO FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD PUBLICA Los propsitos fundamentales de la contabilidad pblica se observan en los siguientes: El propsito fundamental de la contabilidad pblica es proporcionar informacin financiera sobre la actividad econmica de una entidad pblica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan informacin financiera de la entidad para ayudarse en la planeacin, en el control y en la evaluacin de las actividades de la organizacin. La informacin financiera tambin la requieren personas externas a las entidades pblicas, tales como inversionistas, las empresas privadas y en especial el pblico en general, que deposita en estas entidades la gestin de las polticas de nivel estatal que propenden por su bienestar Otro propsito fundamental de la contabilidad es suministrar informacin econmicafinanciera acerca de una determinada entidad socioeconmica de cualquier orden. La informacin financiera que suministra un sistema de contabilidad la requieren quienes toman decisiones a nivel gerencial o de direccin para ayudarse en la planeacin y control de las actividades de la entidad socioeconmica. De esta forma, la contabilidad se extiende mas all del proceso de crear registros e informes; con propsitos tales: del objetivo final de la contabilidad es el uso de esa informacin, su anlisis e interpretacin se pretende hallar el origen y significado de las cifras producidas se busca enlaces significativos entre los sucesos y los estados financieros alimenta el estudio de las diferentes opciones financieras, e investiga las incidencias significativas que puedan dar luz sobre lo que pueda ocurrir en el futuro DE LA PLANEACION Y LA CONTABILIDAD En las etapas de la planeacin la Contabilidad Pblica contribuye para su ptimo desarrollo, ya que en todas las entidades deben se deben soportar las decisiones en la contabilidad administrativa y valindose de otros medios igualmente importantes como los presupuestos y los modelos econmicos que facilitan el cumplimiento de los objetivos, que la ley les dicta a las entidades gubernamentales para el periodo fiscal o con proyecciones a mayor tiempo; segn las normas vigentes la planeacin est centrada en la programacin y formulacin a corto, mediano y largo plazo, y una de sus finalidades es la de realizar las proyecciones 21

combinando los recursos: humanos, econmicosfinancieros, tecnolgicos y materiales, con los que debe contar toda organizacin para sus desarrollos. De la contabilidad y los programas de gobierno: As mismo, el gobierno central y los gobiernos territoriales requieren apropiarse de un conjunto de medidas encaminadas a desarrollar un programa de gobierno, a ponerlo en marcha y para ello se valen de la contabilidad; incluso, el hecho mismo de formular un programa de gobierno y traducirlo en un plan de desarrollo nacional o territorial o institucional, hace necesaria la presencia de informacin contable y estadstica, que indique la forma en el tiempo de como se desarrollaron los planes anteriores y como se han venido desarrollando los planes actuales, y sirvan de base para la proyeccin de los planes y programas futuros a ejecutar por los entes pblicos. De algunas referencias de la contabilidad y la planeacin: De la contabilidad frente a la planeacin en las organizaciones pblicas se hacen muchas especulaciones, por ser la contabilidad un instrumento de apoyo para sus distintos procesos de desarrollo, puntualmente observemos: Que la contabilidad proporciona informacin para la planeacin y especficamente en lo econmicofinanciero, para la presupuestacin Que la contabilidad representa un medio que permite medir los resultados de las operaciones econmicasfinancieras frente a lo planeado Que la contabilidad comunica informaciones a los niveles de gestin Que el sistema de contabilidad debe proporcionar informacin oportuna a quien toma las decisiones, a fin de que pueda decidir de la mejor forma posible Que la contabilidad proporciona informacin para el cumplimiento y desarrollo del ciclo administrativo en lo referente a la funcin econmicafinanciera De la confiabilidad de la informacin contable: Para la planeacin econmicafinanciera en sus diferentes etapas de formulacin, ejecucin, control y evaluacin, la administracin necesita asegurarse de que los datos contables que recibe son exactos y confiables; esta seguridad se obtiene mediante un adecuado sistema de contabilidad que involucre los mecanismos necesarios para abarcar e interpretar de manera lgica y coherente los diferente hechos econmicos y sociales que se presentan. Para todo lo anterior y para que se pueda desarrollar correctamente el proceso de la planeacin, es posible y se facilita en la medida en cada entidad cuente con un sistema de contabilidad adecuado a las necesidades y mediante el cual se satisfagan o se logren cumplir con los requisitos, cualidades, principios, normas y especificaciones propias de la informacin contable, con el objeto de cumplir con los requerimientos de los usuarios y garantizar la confianza pblica, la confiabilidad y la utilidad, que a la contabilidad se le demanda en las organizaciones pblicas. DE LA EVALUACION Y EL CONTROL GERENCIAL La contabilidad de las entidades pblicas permite constatar, que los recursos con que cuenta la entidad son destinados de acuerdo a la ley, a las estrategias y programas desarrollados; debe llevarse a cabo mediante el seguimiento a las operaciones realizadas en las diferentes reas de la entidad, a travs de procedimientos como el anlisis de la ejecucin presupuestal, medicin de resultados por reas de responsabilidad u otros procedimientos suministrados por la contabilidad, de tal manera que se logre comprobar la eficacia, efectividad y eficiencia en la utilizacin de recursos tanto econmicos y tcnicos como humanos, en sntesis 22

medir la productividad institucional y realizar el control de resultados y de gestin. Del seguimiento a los procesos contables: De lo anterior se desprende que el proceso contable requiere de un seguimiento que facilite o que permita la obtencin de informacin til y confiable, no slo para la entidad sino para los diferentes organismos o personas interesadas en la misma; pero al tiempo se requiere de someter la informacin contable y sus diseos a ciertos controles y auditorias de verificacin y seguimiento. De la contabilidad como soporte del control: De otra parte la contabilidad facilita y sirve de primera fuente en la funcin de control que desarrollan las entidades y organismos estatales; en tal sentido organismos como la contralora, la contadura, el congreso y muchos otros, se sirven de la informacin contable para verificar, vigilar y controlar las actividades desarrolladas por el Estado a travs de sus diversas entidades; de este modo el sistema de control posterior y selectivo que ejerce la Contralora solo es posible gracias a la existencia de documentos de soporte y de los registros en libros, estos ltimos finalmente se manifiestan en los estados e informes contables. De la utilidad de la contabilidad para algunos controles: Es preciso sealar que la utilidad de la contabilidad como instrumento de control se da diversas maneras y para diferentes campos, observemos algunos: En lo tributario: En cuanto al campo tributario es til para la determinacin de cargas tributarias y para hacer seguimiento a los procesos de recaudo, manejo y distribucin de dichos recursos; as mismo puede reflejar las deficiencias relacionadas con dicho sistema y proponer o desarrollar mecanismos y sistemas para garantizar la eficiencia de la actividad tributaria, que impidan la evasin y la elusin Respecto al sistema presupuestal, la informacin contable es til en la medida que brinda un cuadro detallado de los ingresos y de los gatos de las entidades estatales y al mismo tiempo de la ejecucin presupuestal, lo cual permite tomar medidas relacionadas con recortes, transferencias o aumentos presupuestales. Para el control de los recursos pblicos: igualmente es una herramienta que permite detectar el despilfarro, la mala utilizacin y la desviacin de fondos y consecuentemente es una fuente primaria para llevar a cabo procesos disciplinarios, fiscales, penales o civiles que puedan presentarse Para el control ciudadano: de otra parte la contabilidad es un instrumento que puede ser utilizado por la ciudadana para ejercer seguimiento a los programas de gobierno de cualquier administracin y en cualquier nivel, hecho que puede traducirse en la revocatoria del mandato de los gobernantes o en la presentacin de propuestas para mejorar la actividad estatal su presencia es fundamental y no slo se reduce al campo fiscal sino que bien puede aplicarse al control poltico, ciudadano e incluso judicial. Para el control interno: la contabilidad no slo sirve a los organismos externos de control una de sus acciones fundamentales es a nivel interno de cada entidad del Estado, la contabilidad pasa de ser un simple estado de resultados que muestra una situacin esttica, en un momento dado, a convertirse en un medio eficaz para controlar a las personas y los procesos y al mismo tiempo, como ya se dijo, sirve para planear las actividades y para orientar y/o reorientar los objetivos y estrategias de la misma. As, la actividad de control interno se basa en la informacin disponible y la contabilidad es informacin de primera mano; en tal sentido un sistema de control interno consta de un conjunto de medidas establecidas por una entidad con el fin de proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o la ineficiencia, asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas y evaluar el rendimiento en las diferentes tareas. DE LA TOMA DE DECISIONES

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Como hemos venido comentando, es gestin de la direccin o gerencia sealar el destino de la entidad, lo que ya en principio es factor definitivo para el xito o fracaso de la misma; de tal manera que los resultados que finalmente se presentan, reflejan la forma como la alta direccin y gestin elige conducir las operaciones. La Contabilidad Pblica con sus diferentes procesos y tipos de informaciones, ofrece los elementos indispensables para facilitar la accin directa en la toma de decisiones ejercida por la gerencia o direccin de la entidad, permitiendo que todos sus ordenamientos y derroteros estn enfocados a dar curso a los objetivos sealados y a poder establecer correctivos en sus desarrollos. Siendo esta etapa definitiva dentro del proceso administrativo, se requiere de informaciones oportunas, fidedignas y adecuadas, que deben ser suministradas por los diferentes sistema de informacin, en especial al cual nos venimos refiriendo como es la relacionada con las informaciones de lo econmicofinanciero. De algunos aspectos de confianza en la contabilidad: La toma de decisiones es este un compromiso que obliga a establecer un estudio profundo que soporte la eleccin de bases y herramientas a utilizar; es all donde la contabilidad protagoniza uno de los papeles ms importantes, pues la experiencia seala que a pesar de un ser medio bsico para la direccin, es indispensable para los propsitos comentados, por ello lo trascendente es:: Esta herramienta se centra bsicamente en la oportunidad y confiabilidad de la informacin que se ofrezca para inicialmente cuantificar las metas En segundo trmino, permite verificar el cumplimiento de los objetivos, y Finalmente permite analizar, evaluar y tomar la decisin sobre los resultados. DEL DIAGNOSTICO PARA EL DISEO DEL NUEVO PLAN CONTABLE Con el nacimiento de la Contadura General de la Nacin, se busc hacer un diagnstico surga entonces el gran interrogante, si las Normas y principios contables generalmente aceptados, que rigen la contabilidad privada, tienen aplicacin en los procesos y en la formacin de los balances del gobierno. La respuesta es que hay que hacer distincin entre normas y principios generales, entre mtodos y sistemas de incorporacin, para lo cual se establecieron los siguientes criterios: Las normas y principios generales sealan reglas de conducta universal extensivas a todos los sistemas contables pblicos y privados, que en nada influyen sobre la estructura y el contenido de los balances En cambio, los mtodos y sistemas de incorporacin de las operaciones que dependen obviamente de los fines que persigue cada sector que los utiliza, modifican tanto la estructura como el contenido de los balances Que los mtodos y sistemas de incorporacin de partidas prescritas por la tcnica contable para las organizaciones privadas, no todas tienen aplicacin en la formacin de los balances del gobierno La Contralora, al carecer de uniformidad de criterios respecto a las normas de control fiscal que se deberan adoptar, expidieron normas y principios de legalidad para los empleados de manejo que se contraponan a principios contables universalmente aceptados. Como el de causacin, con lo cual se dio al traste con la estructura de los balances Exista una grandes falencias, por que a pesar de que todo proceso de incorporacin de partidas se utilizaba la partida doble, se emple un mtodo en la conformacin de los balances en el que los dineros en trnsito figuraban como disponibles, no obstante estar comprometidos, pues no tenan compensacin en el pasivo con las deudas que estaban destinadas a servir. De todo ello, se concluy que los balances del gobierno necesitaban una nueva estructura, pues la que tena no le otorgaba credibilidad a los resultados El pas ha carecido de una slida estructura contable para el sector pblico como consecuencia de la poca importancia que con anterioridad se le otorgaba al tema. Ello ha contribuido al desconocimiento de nuestra verdadera situacin financiera, a que en mltiples oportunidades hubiesen hecho uso indebido de los 24

mismos; igualmente por falta de informacin financiera, en diversas circunstancias se han tomado decisiones administrativas inadecuadas Los sistemas actuales de informacin financiera del sector pblico, se caracterizan por un acentuado nfasis en los registros presupuestales, o en lo que se ha venido denominado Contabilidad Presupuestal Adems, existen diversos sistemas de informacin extracontable, implantados por los usuarios o por las oficinas interesadas (Ministerio de Hacienda, Contralora General, Confis, DNP, entre otros), que arrojan resultados distintos creando difusin entre quienes analizan los estados financieros Dentro las principales falencias en la estructura de la contabilidad gubernamental enunciamos las siguientes: Inexistencia de registros contables sobre la base de un sistema de causacin, que incorpore la totalidad de los ingresos, costos y gastos; se contabilizan inadecuadamente, tanto en el monto como en el periodo correspondiente Ausencia de asientos diarios y libros auxiliares, ello conlleva a la falta de soportes que imposibilitan la ejecucin del control. Los saldos que se presentan son inconsistentes, desfigurndose la razonabilidad de las cifras incorporadas en la informacin contable pblica Los entes pblicos no han demostrado inters por la creacin de los centros contables, permitindose as la generacin de desorden administrativo y de un ambiente propicio para la corrupcin Inexistencia de formatos unificados y de fcil aplicacin para la presentacin de la informacin financiera que dificultan la razonabilidad en las cifras de los estados financieros, afectndose en efecto la confiabilidad Falta de uniformidad en la normatividad contable, propiciada por la presencia de numerosos planes de cuentas, impidindose as la prctica consistente de principios, normas y procedimientos contables de un periodo a otro Las entidades pblicas no incluyen, en debida forma los bienes de su propiedad ni las obligaciones por concepto de deuda pblica o de carcter laboral, desvirtuando as el valor del endeudamiento real y de su estructura patrimonial Resulta frecuente encontrar que la estructura de las cuentas de balance es incompleta, por la exclusin de provisiones, amortizaciones o depreciaciones, entre otras, lo cual impide determinar el valor real de los activos y pasivos en una determinada fecha. Ante estas circunstancias es que se empieza a concebir el desarrollo de un sistema de contabilidad del sector gubernamental, que garantice la confiabilidad y la razonabilidad de la informacin contable en la administracin econmicafinanciera pblica; con la finalidad de mayor eficacia en la toma de decisiones gerenciales. Es entonces cuando nace el sistema Nacional de Contabilidad Pblica que tendr una correlacin directa con el Plan General de CuentasPGCP, el proyecto de Modernizacin para la Administracin Financiera del sector Pblico MAFP y el sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA Con el fin de lograr un manejo eficiente de los entes pblicos, se viene imponiendo en el mundo la tendencia de integrar las diferentes fases de la administracin financiera pblica, a travs de un sistema de informacin. Este sistema de informacin integrado, permite que converjan articuladamente los procesos contables con los de planeacin y presupuesto; as como tambin los correspondientes al manejo de los recursos del tesoro y las operaciones de crdito pblico; es por esto que la contabilidad pblica debe concebirse como un rea fundamental de la entidad y de la actividad financiera, por cuanto brinda la base contable indispensable para la obtencin de 25

informacin financiera econmica y social prioritaria para la toma de decisiones y para el control interno y externo. De otra parte es necesario destacar la importancia que para el sistema Nacional de Contabilidad Pblica, tiene Sistema Integrado de Informacin financiera SIIF, por cuanto a travs de este se integra a nivel nacional y territorial, toda la informacin contable presupuestal y financiera necesaria para la elaboracin de los Estados Contables y dems informes, por parte de la Contadura General de la Nacin, en cumplimiento del mandato constitucional y legal. De lo que pretende el SIIF Con el sistema de informacin integrado financiero para todo el sector gubernamental pblico, se pretenden aspectos como: Se puede afirmar que el SIIF es un sistema que permite agrupar los distintos componentes de la poltica fiscal es decir, los gastos y el financiamiento El SIIF, mediante una gran base de datos, posibilita obtener la informacin contable y oportuna, proveniente tanto de entidades del sector central, como del Ministerio de Hacienda y crdito Pblico, La contralora General de la Repblica, El Departamento Nacional de Planeacin, entre otros, e igualmente, informacin generada por entidades territoriales, departamentales, municipales, distritales, establecimientos pblicos, empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economa mixta Dicha informacin es utilizada, adems por la contadura General de la Nacin, con el objetivo de elaborar el Balance General de la Nacin, el Balance Territorial y el balance Consolidado del Sector Pblico La informacin del SIIF, es fundamental por su confiabilidad y oportunidad para las etapas de formulacin, ejecucin, auditora y control de gestin, a fin de mejorar los procesos de toma de decisiones, y desde luego, incrementar la eficiencia en el manejo de los recursos pblicos En la misma forma, el SIIF facilita la transparencia y la pulcritud en los actos de la administracin pblica y asigna responsabilidades a las entidades y a los agentes involucrados en el proceso de ejecucin de la poltica fiscal. Es de Tener en cuenta que este sistema entr en vigencia a partir del 1 de enero de 1999 e inicialmente en sesenta entidades del orden Pblico, incluyendo a los organismos de control, La contralora General de la repblica, la Procuradura General de la Nacin, La direccin del Tesoro, esto no solamente para incluir la informacin de ellos mismos, sino que tambin, para el control de las dems. DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PUBLICA Al sistema nacional de contabilidad pblica o gubernamental se le define de las siguientes dos formas: El sistema nacional de contabilidad pblica es el conjunto organizado de polticas, principios, normas y procedimientos, estructuras lgicamente en el Plan General de Contabilidad Pblica, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes pblicos, generan la informacin necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de las entidades pblicas. El sistema de contabilidad gubernamental es el elemento integrador del Sistema de Administracin Financiero y est constituido por un conjunto de principios, normas y procedimientos tcnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar en forma sistemtica 26

toda la informacin referente a las transacciones del sector pblico, expresable en trminos monetarios, con el objeto de proveer la informacin financiera y presupuestaria. En esta perspectiva es necesario enlazar a los diferentes entes pblicos, tanto del orden nacional como del territorial, con el propsito de sentar las bases que permitan la elaboracin de un Catlogo de Cuentas, instrumento de gran importancia para el desarrollo del Plan General de Contabilidad Pblica PGCP, que a su vez se constituye en el eje del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica SNCP. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Los objetivos del sistema de contabilidad gubernamental o pblica se ordenan en dos grupos, unos como fundamentales y otros como especficos: De los objetivos fundamentales: El sistema de contabilidad Gubernamental, tendr como objetivos fundamentales generales: Establecer, poner en funcionamiento y mantener en cada entidad y organismos del sector pblico, un modelo especfico y nico de contabilidad y de informacin que integre las operaciones financieras, tanto presupuestales como patrimoniales, e incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptables, aplicables al sector pblico Proveer informacin de apoyo la toma de decisiones de las distintas instancias jerrquicas administrativas responsables de la gestin y evaluacin financiera y presupuestaria, en el mbito del sector pblico, as como para otros organismos interesados en el anlisis de la misma Obtener de las entidades y organismo del sector pblico informacin financiera til, adecuada, oportuna y confiable; y Posibilitar la informacin de los datos contables del sector pblico en el sistema de cuentas nacionales. De algunos aspectos especficos: Tambin es muy importante para cumplir con los objetivos generales, observar los siguientes de orden especficos, que se enfocan a los aspectos administrativos y de gestin: La contabilidad, entendida como el registro, anlisis e interpretacin de los diferentes hechos econmicos y sociales de una entidad estatal, se convierte en una pieza fundamental para alcanzar los propsitos fijados ya que esta permite tener una idea clara y precisa, si se cuenta con un sistema adecuado, de la situacin en que se encuentra cualquier entidad estatal Su importancia va ms all: adems de mostrar una situacin particular, la contabilidad permite y facilita controlar y tomar las medidas correctivas que puedan necesitarse en determinado caso. Es as como la utilidad de la informacin que proporciona la contabilidad puede ser usada para cambiar las estrategias cuando los existentes no arrojan resultados favorables, para reorientar los objetivos cuando estos no se ajustan a la realidad, para formular nuevos programas o reajustar los existentes, en fin, para llevar a la entidad por el camino apropiado y adecuado para la administracin y para la sociedad a la cual sirve Los empleados oficiales se basan en la informacin financiera como ayuda en la direccin de sus agencias, de la misma manera como lo hacen los ejecutivos de las firmas privadas. Muchos problemas de la contabilidad oficial son semejantes a aquellos que ocurren en la industria privada No obstante, en otros aspectos, la contabilidad de asuntos oficiales requiere un enfoque algo 27

diferente puesto que no existe el objetivo de generacin de utilidades en las empresas oficiales Todas las entidades gubernamentales a cualquiera de sus niveles: nacional, departamental y municipal, debe tener contadores para poder llevar a cabo sus responsabilidades. Las universidades, hospitales, iglesias y otras instituciones sin nimo de lucro tambin siguen un patrn de contabilidad semejante a la contabilidad oficial Del estudio de la contabilidad pblica como un elemento de gestin dentro de las entidades gubernamentales. Entonces partimos de la premisa que la Contabilidad Pblica se desarrolla con el fin de permitir a los administradores, el anlisis de la informacin que soporta cada paso del proceso de direccin que debe contemplar diferentes etapas Desde otro punto de vista la contabilidad sirve como instrumento de gestin no slo a la propia entidad sino que es a su vez una herramienta para el gobierno nacional y que se utiliza para la formulacin de polticas al nivel macroeconmico y al nivel sectorial La informacin contable no slo la maneja la contadura, sino que organismos como la Contralora, El Departamento Nacional de Planeacin, El DANE, el Ministerio de Hacienda o el Banco de la Repblica, son usuarios permanentes de dicha informacin. Y es precisamente en estas instancias donde se trazan las polticas nacionales en materias como la monetaria, la fiscal, la cambiaria, la tributaria y muchas otras. Desde luego, la formulacin de aquellas implica un conocimiento oportuno de la situacin econmicafinanciera general del pas, conocimiento que gracias a la contabilidad se hace posible En reas ms puntuales, la contabilidad puede utilizarse de formas diversas dependiendo de la situacin que muestre los estados contables en un momento dado Con base en la informacin presentada se puede cambiar el destino de los recursos, aumentar o disminuir el monto de los mismos Tambin se pueden disear proyectos ajustados a las nuevas condiciones externas o internas o redisear los proyectos en marcha se puede focalizar el gasto se pueden negociar nuevas contrataciones. En sntesis, la informacin contable es de gran utilidad en cuanto a la planeacin que debe hacer cada una de las entidades que conforman la estructura estatal, planeacin fuera y hacia adentro. Obviamente, las medidas y las polticas a adoptar van a depender en gran medida del conocimiento del comportamiento de la entidad en el tiempo, informacin que la contabilidad proporciona y sin la cual sera imposible la toma de decisiones o por lo menos la certeza sobre los resultados sera mnima, sino escasa. DE ALGUNAS CONCLUSIONES De lo que se ha visto como marco inicial de la contabilidad pblica, podemos dar unas conclusiones finales que sintetizarn lo dicho hasta el momento: Resumiendo, la contabilidad se convierte en herramienta fundamental en los procesos de gestin y control al proporcionar informacin con base en la cual las entidades estatales toman las decisiones pertinentes y planean las actividades futuras con miras al cumplimiento de un objeto social determinado La contabilidad facilita la planeacin y la programacin de actividades a la vez que se convierte en elemento que contribuye a ejercer un seguimiento oportuno a dichas actividades facilitando las labores de control interno y de control exterior que ejerce las entidades especializadas Cabe destacar, en todo caso, que tanto la gestin como el control, son procesos inseparables, que se sirven mutuamente y que la contabilidad es clave para desarrollar de manera eficiente ambos procesos. 28

 Podemos decir entonces que el contenido del plan general de contabilidad pblica, tiene como objetivo principal, lograr la uniformidad, centralizacin y consolidacin de la contabilidad pblica, para atender las necesidades de informacin en los procesos de gestin y control, en procura de la eficacia de la administracin pblica Este plan de contabilidad se convierte en la base de una moderna cultura contable para la gestin pblica, constituyndose en el mecanismo idneo para llenar el vaco de una informacin tendiente a facilitar el desempeo oportuno, eficiente y eficaz, de quienes tienen la responsabilidad de administrar el sector pblico del pas El xito de la informacin contable en cuanto a la utilidad que los usuarios pueden obtener de sta, depende en gran medida de un sistema eficiente que satisfaga las necesidades de cada entidad y que cumpla o se ajuste a las concepciones tericas desarrolladas en el Plan General de Contabilidad, para que de esta forma la interpretacin, anlisis y divulgacin sea o se haga de manera ms oportuna y confiable y as evitar equivocadamente o errores irreparables para la administracin. ALGUNAS REFERENCIAS DE LA CONTABILIDAD PRIVADA Y LA PUBLICA ELEMENTOS COMUNES DE LA COTABILIDAD PUBLICA Y PRIVADA Los elementos comunes que se observan en la contabilidad pblica y privada, se fundamentan en la base de la aplicacin de los principios contables universales generalmente aceptados y la utilizacin de los mismos ttulos, tipos y conceptos en las ecuaciones econmicafinanciera, patrimonial y de resultados, observemos primero las ecuaciones y luego otros aspectos comunes: De las ecuaciones: De la econmica financiera: ACTIVOS + COSTOS + GASTOS = PASIVOS + INGRESOS + PATRIMONIO De la patrimonial: ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO De la de resultados: INGRESOS = COSTOS + GASTOS + SUPERVIT O DEFICIT 2. de otros aspectos comunes: Las normas aplicables a la contabilidad general se aplican indistintamente Se soportan en documentos bsicos conocidos como comprobantes de contabilidad Los informes realizados son muy similares y se presentan a travs de estados financieros. DIFERENCIAS ENTRE CONTABILIDAD PUBLICA Y PRIVADA Algunas de las principales diferencias que se detectan entre la contabilidad privada y la contabilidad pblica, son las siguientes: 29

 La informacin contable en el sector privado tiene caractersticas propias de entidades con animo de lucro, mientras tanto la informacin de tipo gubernamental tiene que encajarse en aspectos tales como el impacto social de las decisiones Aunque en ambos sectores existen estados financieros de naturaleza cuantitativa, en el sector pblico su utilizacin es fundamental en la medicin del impacto social, mientras que en el sector privado se encamina como base de toma de decisiones del administradorgestor El manejo de la informacin contable en el sector pblico est encaminada mas a la evaluacin del desempeo de los administradores y gestores de lo pblico, que a diferencia con lo privado el propsito es de ser herramienta de gestin La contabilidad pblica consolidada se presenta como informacin para el anlisis de la poltica macroeconmica, mientras la contabilidad privada se escenifica en el mbito microeconmico La contabilidad privada puede ser enmarcada dentro de la pblica, en la media en que la consolidacin de la primera hace parte del mbito general de la segunda Para la contabilidad privada la medicin del impacto ambiental representa un costo evaluado por el sector pblico, mientras tanto para la contabilidad gubernamental la valoracin de lo ambiental representa asignar valores reales a las cuentas del medio ambiente y en general del balance nacional La naturaleza de las decisiones de lo pblico, involucra consigo aspectos de valoracin social en los cuales se han evolucionado con metodologas como el balance social, en el sector privado la valuacin del impacto social tiene relacin con los mercados En el sector pblico el establecimiento de los registros de las transacciones de las entidades del estado permite que mecanismos como la participacin ciudadana los utilice y se pongan a prueba, en el sector privado no se permite tal participacin por el principio de propiedad privada Como diferencia central, la contabilidad pblica debe tener un criterio de control social de las decisiones sobre los bienes pblicos y el uso de los recursos econmicosfinancieros de los entes pblicos, mientras que el criterio de la contabilidad privada es servir de base para la gestin: diseo de polticas, planes de accin a seguir en la organizacin, y el control y evaluacin de sus desarrollos. 31

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