El Kaizen como forma de vida

Por Gilberto Quesada, presidente del Grupo Kaizen .S.A Marzo 2008 Qu es el Grupo Kaizen S.A. El Grupo Kaizen brinda capacitacin y consultoria en Planificacin Estratgica bajo la metodologia del Balanced Scorecard, Sistemas Integrados de Gestin bajo la normativa ISO, Sistemas de Riesgos Laborales bajo la normativa OHSAS, Responsabilidad Social bajo la normativa SA 8000 y las tcnicas de la Mejora Continua Kaizen. Integra dentro de todos sus procesos de consultoria los principios de la Mejora ContinuaKaizen como una forma de buscar sinergia entre las distintas corrientes administrativas. Mentalidad Kaizen Todo lo que hemos hecho hasta ahora es la peor forma en la que lo hemos hecho, Siempre existe una forma Mejor de Hacer las Cosas. Orgenes del Kaizen Kaizen es un sistema enfocado en la mejora continua de toda la empresa y sus componentes, de manera armnica y proactiva. Surgi en el Japn como resultado de sus imperiosas necesidades de superarse a si mismo de forma tal de poder alcanzar a las potencias industriales. Mejora Continua y algo mas... Desde hace ms de 30 aos fue que se empez a hablar mas frecuentemente sobre el termino mejora continua, el cual repercute en la evidente mejora de la imagen de las empresas, de sus procesos, productos y el trato al personal. El trmino toma fuerza con la aparicin del libro "KAIZEN La clave del xito de la competitividad Japonesa" de Masaaki Imai. Hoy dia tambien es ampliamente conocido el libro Gemba-Kaizen. Mucho antes de que se conociera bajo el nombre de Kaizen, los Doctores Joseph Juran y William E. Deming, plantean el tema de la mejora continua en sus distintos principios para la mejora de la calidad. Constancia en el propsito de mejorar Continuamente productos y servicios. La ltima versin de ISO 9000 lo incorpora como uno de sus principios cuando propone: "La mejora continua del desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta" Introduccin al Kaizen Continua vigente an despus de las ltimas modas como el Justo a Tiempo, Calidad Total, Reingeniera, Empowerment, ISO 9000, Balanced Scorecard, Lean manufacturing, Seis Sigma, Sigma Kaizen, y Teora de las restricciones.

 En Japn se contina practicando el KAIZEN, casi como una religin, difcil de ser desterrado de su forma de vida y mucho menos por las corrientes administrativas actuales. El KAIZEN, nace a partir del ZEN religin acendrada en los pases asiticos. El KAIZEN es una palabra compuesta: el ZEN que significa "para lo mejor", renacer, despertar, mejorar y el KAI que significa continua, incesante, permanente. Las dos palabras se juntan para formar el KAIZEN, obteniendo as el "Cambio para lo mejor" o Mejoramiento continuo. Al tomar como base el ZEN, implica que no es tan solo una forma de trabajar, sino ms bien una forma de vivir, una religin lo que facilita la correcta implementacin. "KAIZEN significa mejoramiento, sin embargo tambin significa involucramiento incluyendo trabajadores y gerentes. Se asume una forma de vida en el trabajo, en lo social, en el hogar. El Concepto del ZEN para entender el KAIZEN: "Pregunta un filsofo a Buda: - He odo hablar del ZEN como doctrina de iluminacin. Cul es el mtodo?.. O en otras palabras qu haces cada da? -Andamos, comemos, nos lavamos, nos sentamos, etc. - Y que tienen de especial esos actos?. Todos andan, comen, se lavan, se sientan... - Pero amigo mo, hay una diferencia. Cuando nosotros andamos, tenemos conciencia del hecho que andamos, cuando comemos tenemos conciencia de que comemos y as sucesivamente... Cuando los otros andan, comen, se lavan, se sientan, no se dan cuenta de lo que hacen. Si se trabaja sin tener conciencia de ese trabajo, viene a ser como no trabajar. La conciencia es una disciplina que ayuda al hombre a realizarse (producir el poder de concentracin y desarrollar su visin), porque el fin ltimo del ZEN es la visin de la realidad, adquirida por el poder de concentracin. Ver en su propia naturaleza es el fin del ZEN y su esencia es el despertar. Por eso no se habla del ZEN, se experimenta. El maestro ZEN no transmite su despertar al discpulo; como tampoco crea el despertar que ya estaba latente en l. Cada uno debe descubrirse a s mismo. El punto de arranque para el mejoramiento, es reconocer la necesidad de mejorar, porque si el problema no se reconoce no hay necesidad de mejorar. La complacencia es enemiga del Mejoramiento Continuo. El nfasis se debe poner en la identificacin del problema. "Una vez que el problema es identificado, ste debe ser resuelto" Seis principios ZEN para la convivencia 1. Vivir juntamente en las mismas condiciones (Igualdad de derechos) 2. Observar las mismas reglas (igualdad de obligaciones)

3. Dominar la palabra para evitar las disputas (Respeto ) 4. Compartir los bienes (recompensas similares) 5. Compartir los distintos puntos de vista (involucramiento) 6. Crear la armona de opiniones para mantener la alegra de vivir en la comunidad

EL KAIZEN, se inicia con el reconocimiento de que toda empresa tiene problemas, y la forma de solucionar los problemas es estableciendo una cultura corporativa en la cual cada uno puede amigablemente admitir esos problemas. Bajo el Mejoramiento Continuo, la competencia es primero contra uno mismo, mejorar mi propio "record" tanto en Calidad como en oportunidad y costo y para ello el proceso de evaluacin del desempeo lleva una fuerte orientacin hacia el proceso y no a los resultados probablemente como reminiscencia de la produccin masiva. Se practican las enseanzas de uno de los deportes ms famosos en Japn, el SUMO en donde el campen es evaluado tanto en su desempeo como en las tcnicas utilizadas y el espritu de lucha. El KAIZEN y la innovacin: El concepto de innovacin se mantiene bajo la filosofa del Mejoramiento Continuo y equivale a lo que se conoce como Mejora Radical o Reingeniera, El Mejoramiento Continuo, no requiere de grandes inversiones para ser implementada, ms bien necesita de un esfuerzo permanente y un fuerte compromiso gerencial. Es una orientacin al proceso, y no a los resultados. Dnde puedo aplicar el Kaizen? Aunque el concepto Kaizen tuvo su origen en la mejora continua de los procesos industriales, se ha venido aplicando en muchos aspectos de la vida: en el hogar, en el estudio, en el deporte, en los negocios, en la salud, en el trabajo, etc. La Mejora Continua Kaizen, es la manera de mejorar el desarrollo en todos los niveles operativos utilizando todos los recursos humanos y de capital disponibles. Es una estrategia destinada a servir a la gerencia para lograr mayor competitividad y rentabilidad, contribuye a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin, lo cual le permite mejorar su productividad y competitividad en el mercado al cual pertenece la organizacin. Mejorar continuamente productos y servicios para: 1. Ser lideres en el mercado 2. Mejorar la calidad de vida de los trabajadores Elementos del Kaizen: 1. Orientacin hacia el proceso, antes que hacia al resultado.

2. Iniciar la puesta en prctica desde arriba e involucrar a todos. 3. Compromiso de los altos niveles gerenciales. 4. Una comunicacin vertical y horizontal eficaz y sin trabas. 5. Mejoramiento continuo de los productos y procesos, internos y externos. 6. Constancia de los objetivos y una visin compartida. 7. El cliente manda. (Enfoque al Cliente). 8. La inversin en personal. 9. La gestin de calidad se inicia y concluye con la capacitacin. 10. Dos cabezas piensan mejor que una. 11. Participacin en la determinacin y comunicacin de metas. Pilares del Kaizen: El principal pilar del Kaizen es el ciclo de mejora continua o PDCA que consiste en aplicar varias veces sus distintas etapas de: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Originalmente fue soportado en distintas herramientas como el Programa de las 5 Ss, el Control Estadstico de Procesos, los Grupos de Anlisis de Procesos, las Clulas Autodirigidas, y el Justo a Tiempo dentro del cual se utilizan las tcnicas del Kanban, Mantenimiento Productivo Total o TPM, los sistemas Jidoka, Pokayoke y la estandarizacin de los procesos que se aplica por medio de la normativa ISO 9000. Todo esto en funcin de lograr la Calidad Total. El Kaizen como sombrilla: El proceso de mejora continua se ha mantenido vigente hasta nuevos dias. En el pasado cubra una serie de tcnicas tales como: Justo a tiempo, 5 Ss, Grupos de anlisis de procesos, Clulas autodirigidas, Sistema Kanban, Control Estadstico de Procesos, Mantenimiento Productivo Total, Justo a tiempo. En el siglo XXI, sirve de sombrilla a las nuevas herramientas gerenciales tales como: Balanced scorecard, Sistemas Integrados de Gestin (CalidadAmbiente-Riesgos Laborales), Premio a la excelencia (MB, EFQM), 6 Sigma, Lean Manufacturing, Lean sigma. El Kaizen y las nuevas tendencias gerenciales: Mejora Continua a travs de: Sistema de Gestin ISO 9001:2008: Orientado a la eficacia mediante la estandarizacin y mejora continua de los procesos que permitan incrementar la satisfaccin de los clientes Balanced Scorecard: Traducir los activos intangibles en resultados tangibles mediante la entrega de una propuesta de valor diferenciada creada en la mejora continua de los procesos, las competencias, la informacin y la cultura organizacional. 6 Sigma: Reducir la variabilidad (sigma) mediante la mejora continua de los procesos que la

producen hasta alcanzar un mnimo de 3.4 defectos por milln de oportunidades de mejora. Lean Manufacturing: Reducir el muda (desperdicio) que se origina en el Gemba (planta) para mejorar incrementalmente la calidad y reducir tiempos y costos. Programa 5 Ss: Mejorar continuamente el ambiente de trabajo en la planta y en la oficina. Crculo de Mejora Continua: El circulo de Mejora Continua Kaizen, el cual fue atribuido al Dr. Deming pero creado por su amigo el Dr. Shewhart, es el principio de este proceso: Planear: Qu hacer y como hacerlo? Hacer: Hacer lo planificado? Verificar: Las cosas salieron como fueron planificadas? Actuar: Cmo Mejorar la prxima vez? Cada una de estas etapas se desagrega en un conjunto de actividades aplicables tanto a los productos como a los servicios: Planear: 1. Identificar productos o servicios 2.- Identificar clientes 3.- Identificar los requerimientos del cliente 4.- Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones 5.- Identificar loas pasos claves para cumplir con lo especificado 6.- Identificar y seleccionar los parmetros de medicin Hacer: 7.- Determinar la capacidad del proceso 8.- Mantener el proceso dentro de sus lmites de control Verificar: 9.- Evaluar la efectividad 10.- Identificar las oportunidades me mejora Actuar: 11. Institucionalizar la mejora 12. Identificar con quien se debe comparar (benchmarking) 13. Seguir mejora volviendo al punto de partida. Algunas herramientas del Kaizen segn sus etapas: Planear: 1.- Anlisis de Pareto de Productos

2.- Anlisis de Pareto de Clientes 3.- Encuestas a Clientes 4.- Despliegue de la funcin de Calidad 5.- Diagrama de Flujo 6.- Anlisis de Modo y efectos de fallas 7.- Anlisis Benchmarking (fijar metas)

Hacer: 8.-Identificar Oportunidades de Mejora 9.- Desarrollo del Plan de Mejora Verificar: 10. Anlisis de Capacidad de Proceso 11.- Anlisis de causa raz (Diagrama de Ishikawa) Actuar: 12.- Documentar la Mejora (ISO 9000) Seguir mejorando. Requisitos del Kaizen: 1. Obtener el compromiso de la alta direccin. 2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento. 3. Conseguir la participacin total de la administracin. 4. Asegurar la participacin en equipos de los empleados. 5. Conseguir la participacin individual. 6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los procesos). 7. Desarrollar actividades con la participacin de los proveedores. 8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas. 9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de mejoramiento a largo plazo. 10. Establecer un sistema de reconocimientos. Recomendaciones: El Mejoramiento Continuo Es una decisin de la ms alta gerencia de la empresa, que la convierte en una forma de administrar y predica con el ejemplo todos y cada uno de los das. La Gerencia se debe dirigir hacia lo mejor (ZEN), dar el cambio que la empresa necesita (KAI), un cambio para lo mejor (KAIZEN), es ms un despertar en lo que la empresa es (misin) y en lo que desea ser (visin), un reconocimiento de sus fortalezas y debilidades en funcin de la condicin futura que haya planteado para su empresa. Toda empresa necesita un cambio que las haga aptas para sobrevivir

 Cuestionarse la forma de hacer las cosas, sus procesos, sus productos, su forma de gestionar, las competencias de su personal, la forma de evaluar y premiar el desempeo, Toda empresa necesita construir su propio KAIZEN , descubrirse a s misma, reconocer que debe cambiar y a partir de ah ir aplicando todas las herramientas y tcnicas modernas que le ayudarn a facilitar el cambio que anda buscando. Ninguna empresa debe buscar una nueva filosofa, sino buscar muy dentro de s, la fuerza que la har diferente y valiosa, retomar con un nuevo espritu e mpetu la forma de hacer negocios y estar dispuestos a dar la batalla que se requiere. Conclusiones: El KAIZEN como forma nica de ver las cosas puede ayudar a las empresas a descubrirse a s mismas y no buscar el xito afuera. La fortaleza est adentro de cada uno de nosotros, si la descubrimos y la aplicamos con vehemencia y constancia obtendremos el xito. El KAIZEN, no es una forma de trabajar, es una forma de vivir. La conclusin final es sencilla, "concete a ti mismo", deca Sneca, y yo les digo, "conoce a tu empresa como a ti mismo". Educacin- capacitacin, la mejora continua en los procesos y la administracin participativa constituyen ejes primordiales. El mejoramiento continuo es una herramienta que permite renovar los procesos administrativos, as, las empresas estn en constante actualizacin. Permite que las organizaciones sean ms eficientes y competitivas, fortalezas que le ayudarn a permanecer en el mercado. La comunicacin entre todos los organismos es vital. 20 Sugerencias: 1. No establezca plazos muy audaces: plazo es plazo: 2. No toda mejora ser un xito, pero debe tomar riesgos 3. Preste atencin a las seales del entorno 4. Lo que sirve para un cliente puede no servir para otro 5. Nada puede parar la automatizacin de los procesos 6. Busque soluciones eficientes 7. Sea innovador, aproveche las oportunidades 8. Escoja la herramienta ms adecuada para cada situacin 9. Las soluciones tcnicas no siempre pueden ser implementadas 10. La ayuda on-line puede ser til 11. No creo todo lo que ve por Internet 12. Experiencia previa en hacer simulaciones puede ser de utilidad 13. Recuerde que no todo sale segn lo planeado 14. El uso de soluciones tecnolgicas es inevitable 15. Considere las dificultades de las personas 16. No reniegue del entrenamiento de los usuarios 17. Acostmbrese a trabajar bajo presin

18. Crea en usted mismo, tngase confianza 19. Vaya hasta el fin 20. Disfrute lo que hace

Ttulo: El Kaizen como forma de vida, Nombres y apellidos del autor: Gilberto Quesada Madriz Institucin y organismo: Grupo Kaizen .S.A. Direccin postal: Apartado 422-2010, San Jos, Costa Rica. Telfonos: (506) 294 4728 Correo electrnico: gilbertoquesada@grupokaizen.com Publicado en: www.grupokaizen.com Fecha de publicacin: Febrero 2008 Sus comentarios en: http://www.grupokaizen.com/solicitud.php