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Memorias V Congreso de la Sociedad Cubana de Bioingeniera, Habana 2003, Junio 10 al 13 de 2003

INDICADORES PARA EL CONTROL DE LA GESTIN DE EQUIPOS MDICOS


E. Rodrguez, M. C. Snchez, A. Miguel, F. Tolkmitt, E. Pozo Departamento de Bioingeniera, ISPJAE, La Habana, Cuba email: denis@infomed.sld.cu

RESUMEN
Hay poco acuerdo o estandarizacin acerca de los indicadores para evaluar a las organizaciones relacionadas con la gestin de equipos mdicos. Y las que dan sus primeros pasos en este terreno, necesitan de propuestas claras. En el presente trabajo s e sugieren un grupo de indicadores para controlar y evaluar la gestin de mantenimiento del equipo medico. Los indicadores propuestos permitirn, a la organizacin que los emplee, efectuar correcciones y ajustes al programa de gestin, con vistas a mejorar los resultados y enriquecer su experiencia. La seleccin de los indicadores se ha hecho a partir de los que con mayor frecuencia son empleados por prestigiosas instituciones prestadoras de servicios de salud, a veces con diferente nomenclatura pero sin diferencias significativas. La adopcin por cualquier organizacin de este conjunto de indicadores permitir un medio de comparacin con sus iguales, as como una va de medir sus resultados y calcular sus potencialidades. Palabras clave: ingeniera clnica, gestin de equipo mdico, mantenimiento de equipo mdico.

1. INTRODUCCIN
En este trabajo se proponen un grupo de indicadores a fin de controlar y evaluar la gestin de mantenimiento, los cuales permitirn la comparacin con iguales, as como efectuar correcciones y ajustes al programa de gestin a fin de mejorar los resultados, enriquecer la experiencia y calcular las potencialidades que an tiene la organizacin. La seleccin de los indicadores se ha hecho a partir de los que con mayor frecuencia son emp leados por prestigiosas instituciones prestadoras de servicios de salud, a veces con diferente nomenclatura pero sin diferencias significativas. En la seleccin del nombre para cada indicador, se profundiza en las principales definiciones que en la lengua castellana aparecen y se propone la ms cercana a lo que se desea expresar, teniendo en cuenta las palabras ms usadas en el vocabulario tcnico.

Por ejemplo; si un equipo del Laboratorio Clnico pudiera ser utilizado en este servicio, programado de lunes a viernes en el horario de 8:00 AM a 11:00 AM, este equipo deber estar 15 hrs. disponibles a la semana y 15 x 52 = 780 horas al ao. Si el equipo estuvo de baja desde un jueves a las 10:00 AM hasta el siguiente lunes a las 9:00 AM, el equipo incumple su plan de disponibilidad en 5 horas, entonces: % Disponibilidad = 775/780 x 100 = 99 % Se considera Buena una disponibilidad superior al 90%. Definiciones de disponibilidad en el idioma castellano.- 1) Calidad de disponible. 2) Cantidad disponible: gasto segn mis disponibilidades. 3) Propiedad de un sistema que representa la continuidad del servicio prestado [1]. Segn su definicin en idioma castellano el trmino disponibilidad expresa calidad de disponible (persona o cosa de que se puede disponer libremente), en el caso de este trabajo: Propiedad de un sistema que representa la continuidad del servicio prestado. El trmino equivalente en lengua inglesa de este indicador es el de Availability of Equipment. 2.- Cumplimiento del Plan de Mantenimiento Preventivo: Se refiere al cumplimiento del Plan de Mantenimiento Preventivo e Inspecciones planificado para el ao. Se calcula el cumplimento 1) con respecto a horas ejecutadas vs. horas planificadas y 2) eventos de mantenimiento realizados vs. los planificados.

Cump lim iento en tiempo % =

Horas realizadas 100 Horas planificadas

(2)

2. METODOLOGA
1.- Disponibilidad: Es la propiedad de un sistema que representa la continuidad del servicio p restado, se define como la probabilidad de que el componente o sistema se encuentre apto o listo para el operar en el momento que sea requerido. El indicador se refiere al cumplimiento de la disponibilidad (100% de operatividad, se use o no) de la tecnologa biomdica instalada, durante la prestacin de los servicios de salud programados. Real % Disponibil idad = % (1) Programada

Mantenimientos realizados 100 (3) Mantenimientos planificados Se considera Bueno un indicador mayor o igual al 95 % para el cumplimiento en eventos del plan de mantenimiento [3]. El % de cumplimiento en tiempo permite evaluar la correspondencia de los procedimientos para el mantenimiento preventivo e inspecciones establecidos y planificados, con el tiempo real empleado en su ejecucin. Diferencias superiores al 10% merecen ser analizadas. El trmino equivalente en lengua inglesa de este indicador es el de Scheduled maintenance completion percentage. 3.- Eficiencia en la utilizacin del fondo de tiempo: Se refiere a la eficiencia en la utilizacin del fondo de tiempo y refleja que parte de este se emplea en las actividades de mantenimiento del equipo instalado en el hospital, ya sea por preventivo o correctivo. T preventivo + T correctivo % Eficiencia = 100 (4) Fondo de Tiempo Se considera que la eficiencia (o productividad) debe estar entre el 70 75 %, para que esta pueda calificarse como buena y resulte competitivo el colectivo o departamento de mantenimiento[4]. Definiciones de eficiencia en idioma castellano (lat. efficientia ).- 1) Virtud y facultad para obtener un efecto Cump . en eventos % =

959-212-095-1 2003, Sociedad Cubana de Bioingeniera, artculo T_0067

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determinado. 2) Accin con que se logra este efecto. 3) Aptitud, competencia, eficacia en el cargo que se ocupa o trabajo que se desempea. 4) Capacidad de un altavoz para convertir una seal elctrica en energa acstica [1]. Segn su definicin en la lengua castellana el trmino eficiencia expresa el poder de lograr un efecto, una consecuencia, lo cual tambin puede interpretarse como alcanzar un propsito [2], en nuestro caso: emplear la mayor cantidad del fondo de tiempo laboral en la actividad fundamental del cargo, es decir, en el mantenimiento. El trmino equivalente en lengua inglesa de este indicador es el de Effectiveness. 4.- Eficacia del mantenimiento correctivo: Este indicador permitir una evaluacin de la eficacia del mantenimiento correctivo y a la red comparar a los distintos integrantes a fin de perfeccionar el trabajo de cada uno de ellos.

expresado como tiempo promedio para obtener un resultado o su inverso cantidad de resultados en la unidad de tiempo. El trmino equivalente en lengua inglesa de este indicador es el de Efficacy. 5.- Costos
Costo del Mantenimiento = Gastos totales % Costo del Equipamiento (8)

T de respuesta promedio = T promedio del correctivo =

tiempos de respuestas
# de solicitudes tiempos correctivos # de solicitudes tiempo cambio estado

(5) (6)

Este indicador compara los costos de mantenimiento, contra los costos de adquisicin del equipo. Gastos totales - Costo repuestos Costo hora = % (9) Tpreventivo + T correctivo Este indicador, permite conocer el costo de la hora de servicio y se utiliza adems para facturar las tareas de mantenimiento por centros de costo. Se considera que el costo del mantenimiento est entre el 1.75 y el 5 % del costo de adquisicin del equipamiento, si este se mantiene dentro de lmites aceptables. El costo de la hora de servicio en EEUU est entre los 45 y los 65 USD4 , pero no son una referencia valida para el resto de los pases al sur por diferentes razones. El trmino equivalente en lengua inglesa de este indicador es el de Costs.

(7) # de solicitudes Algunos hospitales que registran estos tiempos presentan promedios de correctivo en el orden de 1.5 horas y tiempos mximos de cambio de estado de unas 3 horas [7]. Existen organizaciones que adems de los indicadores propuestos arriba reportan otros indicadores relacionados con: - la cantidad de solicitudes resueltas en el da, - la cantidad de solicitudes repetidas, - la cantidad de falsas solicitudes. A criterio de los autores, estos indicadores son tiles y aportan otros criterios valorativos sobre la eficacia del mantenimiento correctivo y se recomiendan si el sistema est automatizado. La cantidad de solicitudes resueltas en el da precisa pero no brinda ms informacin que el tiempo promedio de cambio de estado, que si por ejemplo, es bajo, digamos 3 horas; se puede suponer entonces que la mayor parte de las solicitudes se resuelven en el da. La cantidad de solicitudes repetidas, resulta til, ejemplo tpico es el caso de un equipo al cual como resultado de la primera solicitud se le cambio un fusible, pero que a las 2 horas se recibe otra solicitud por la misma causa que la primera, lo cual indica que la falla no fue solucionada y est an latente. Ello es un indicador que puede estar relacionado con necesidad de superacin, demasiada presin sobre el personal tcnico o negligencia, entre otros. De igual manera es til registrar las falsas solicitudes, es decir aquellas llamadas que se producen estando el equipo 100 % operacional, tal es el caso que puede producirse con un equipo desfibrilador/cardioversin, en que el operador selecciona para desfibrilar cuando el paciente presenta complejo QRS, no es el equipo el que falla, es error del operador. Este registro, mide la necesidad de superacin del personal del servicio mdico en relacin con la tecnologa instalada. Definiciones de eficacia en la lengua castellana.- 1) Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar [5]. 2)Cualidad de eficaz [6]. Segn su definicin en la lengua castellana el trmino eficacia es la fuerza para poder obrar, es decir, disponer de la capacidad ejecutiva necesaria para poder hacer algo. Nada ms [2]. En este trabajo: poder para obrar

T promedio cambio estado =

3. RESULTADOS
Los autores han aplicado sendos sistemas de gestin para el equipo mdico en el Centro Internacional de Restauracin Neurolgica y en la Clnica Internacional Cira Garca, alguno de los resultados obtenidos, presentados mediante los indicadores propuestos, a manera de ilustracin se exponen a continuacin: Tabla I Resultados del mantenimiento correctivo. CIREN
Indicador Solicitudes de correctivo Horas totales de correctivo [hrs] Fondo de tiempo correctivo [%] Cumplimiento del correctivo [%] Tiempo respuesta promedio [hrs] Tiempo promedio intervenciones [hrs] Tiempo promedio cambio estado [hrs] 1998 188 781,7 40 100 24,95 3,35 28,3 1999 179 571 20 100 7,5 3,1 10,7 2000 196 482 10 100 1,2 2,5 3,7

Tabla II Comparacin de indicadores entre aos consecutivos CLINICA INTERNACIONAL CIRA GARCA Indicador 2001 2002 Disponibilidad [%] 99.0 99.2 Cumplimiento del Plan MP -. En horas [%] 24 40 -. En eventos [%] 98 118 Eficiencia [%] 16 28 Eficacia
- Tiempo respuesta promedio. - Tiempo promedio de las interv. -.Tiempo prom de cambio de estado. 6.83 5.45 12.28 3.02 3.09 6.11

Costos
-. Costo de Mantenimiento [%] -. Costo de la hora de servicio. [US]

3 5.38

5 7.08

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Availability

2001
105.0 100.0 95.0 90.0 85.0 80.0 75.0
M ay Ap ril Ju ly Ja n O ct Fe b M ar ch Ju ne No v Au g Se pt

2002

aunque ya van sobrando los ejemplos del disparate que entraa la privatizacin de la salud. Los autores son conscientes de que la solucin no es privatizar, sino administrar con honradez e inteligencia los recursos pblicos en el sector salud y proteger a la poblacin contra las enfermedades. La intencin con este trabajo, es disear herramientas para contribuir a lograrlo.

De c

Fig. 1. Grfico de disponibilidad comparativo entre aos y por meses.

AGRADECIMIENTOS
Los autores, expresan su reconocimiento y agradecimiento al Centro Internacional de Restauracin Neurolgica, CIREN al personal de Ingeniera Clnica de la Clnica Internacional Cira Garca, ambos en Ciudad de La Habana y a la Direccin de Recursos Fsicos de la IX Regin y el Proyecto de Ingeniera en Salud, PROINSAL GTZ de la hermana Repblica de Chile, por su confianza y apoyo a nuestro trabajo.

4. DISCUSIN
Tal y como se muestra en los resultados, diferentes tablas y grficos pueden ser diseados, para a partir de los indicadores propuestos, controlar la gestin del equipo mdico en la organizacin prestadora de servicios de salud. Ello ha de permitir descubrir las potencialidades, a fin de canalizarlas adecuadamente, para prestar un buen servicio de salud a costos razonables. A partir de los indicadores ms usados por diferentes organizaciones relacionadas con la gestin del equipo mdico se ha hecho una seleccin de 5 grupos, que incluyen a un total de 9 indicadores principales, que relacionan un conjunto de datos importantes y vlidos para el control de la gestin del equipo mdico. Una vez aplicado el sistema y seleccionado los indicadores, la organizacin deber registrar y analizar los resultados peridicamente, a fin de tomar las acciones que considere necesarias para perfeccionarse en el cumplimiento de su misin. La comparacin de sus resultados, la llevar a cabo en primer lugar con ella misma con respecto a perodos anteriores, a fin de medir su avance en el tiempo. Es importante la comparacin con sus iguales, dentro del propio pas y en el extranjero, ello le permitir proponerse nuevas metas. Los autores no pretenden evaluar a ninguna organizacin ni establecer criterios definitivos, a partir de los datos que inicialmente se recogen, se trata de analizar las posibilidades de mejorar el trabajo y lo positivo est en que descubran la necesidad de hacerlo.

REFERENCIAS
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] Enciclopedia Microsoft Encarta 2002. 1993-2001 Microsoft Corporation. A. Bouza, Reflexiones acerca del uso de los conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad en el sector salud. Rev Cubana Salud Pblica 2000;26(1):50-56. Duke University Hospital, Clinical Engineering Management Plan. 2001. http://www2.mc.duke.edu/depts/clineng/ M.O. Brinkman, In-House Survival in an Asset Management Climate, Biomed. Instrum. & Tech, pp 425-427, 1998. Aristos. Diccionario Ilustrado de la Lengua Espaola. Instituto del Libro, La Habana. T. De Galiana M. Pequeo Larousse de Ciencias y Tcnica. Instituto del Libro, La Habana, 1968. Duke University Hospital, Clinical Engineering Department, http://www2.mc.duke.edu/depts/clineng/cestats.htm E. Rodrguez, M. C. Snchez, A. Miguel, Gestin de Mantenimiento para Equipos Mdicos Ingeniera Electrnica, Automtica y Comunicaciones, 1/2001 M.C. Snchez, A. Miguel, E. Rodrguez, Sistema para la planificacin del mantenimiento preventivo para equipos mdicos SMACOR. Ingeniera Electrnica , Automtica y Comunicaciones . Vol. 20 , # 4 , 1999. A. Miguel, M.C. Snchez, E. Rodrguez, Propuesta y diseo de un sistema de gestin tecnolgica hospitalaria. Ingeniera Electrnica, Automtica y Comunicaciones. Vol. 20 , # 4 , 1999. A. Miguel, E. Rodrguez, M. Snchez, J. Alain, E. Broche, Sistema de Gestin Tecnolgica asistido por computadoras .... V1.0. Memorias del II Congreso Latinoamericano de Ingeniera Biomdica. La Habana, mayo 2001.

[10] [11]

5. CONCLUSIONES
Los autores han aplicado estos criterios en un grupo de organizaciones del sector pblico en Cuba y en el extranjero, en todos los casos se ha logrado una mejor organizacin del trabajo y ya se cuenta con una base de datos que permitir una evaluacin de la gestin y sus resultados, de acuerdo a la practica internacional, lo que redundar en el perfeccionamiento de las organizaciones y les posibilitar prestar un mejor servicio de salud a la poblacin. Al disear el sistema de gestin [8 - 10] y este sistema de indicadores, los autores han pensado sobre todo en el sector pblico de los pas es de Nuestra Amrica, en la necesidad de defenderse del neoliberalismo que el norte ha diseado para el sur. Se acusa al sector pblico de no ser reentable, se privatiza a diestra y siniestra, se despiden trabajadores y se obliga a la poblacin a pagar por el ms elemental de los derechos humanos: el derecho a la vida. Pero nadie ha demostrado los encantos econmicos del neoliberalismo,

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