LOS MEDIOS DE COMUNICACIN EN LA EJECUCIN DE LOS PROYECTOS

POR: Karen Bermdez scar Calvo Vanessa Cambronero Tamara Moreno Dbora Rivas Se define como Medio de Comunicacin aquellos instrumentos mediante los cuales la informacin se obtiene, se procesa, se expresa y finalmente se comunica a un destinario o pblico definido con ciertas caractersticas sociales, econmicas, culturales del cual se pretende producir un impacto directo sobre el contenido de la informacin, este contenido es conocido como mensaje; por lo tanto los medios de comunicacin de manera expedita son herramientas de representacin fsica la cual lleva un mensaje y produce un efecto deseado al destinatario. (Perales, 1999) Dentro de un proyecto es trascendente establecer los medios de comunicacin ms adecuados que se deben utilizar como parte de una eficiente incorporacin al mercado de dicho producto o servicio, esto se logra tomando como base el estudio de mercado, ya que a partir de este estudio se obtiene informacin significativa sobre las caractersticas del cliente (perfil), por lo tanto se conocer de ante mano los medios de comunicacin que lograrn transmitir el mensaje de la mejor forma.

Un adecuado mensaje genera seguridad del producto o servicio al cliente lo cual es imprescindible para un adecuado posicionamiento en el mercado, por lo que los medios de comunicacin en la administracin de proyectos es un tema de gran repercusin. Existe un auge en los proyectos que utilizan los medios de comunicacin como una estrategia de mercado con el fin de lograr un valor agregado frente a la competencia, esto a su vez abre una puerta a la tecnologa. Las adopcin de nuevas tecnologas en los medios de comunicacin tienen gran impacto en la forma en que se presenta y se disemina la informacin, sin embargo es importante recalcar el hecho que el uso de nuevos medios de comunicacin no siempre se traducen automticamente a una mejor y ms eficiente difusin de sus contenidos y por tanto de sus mensajes, por lo que es preciso establecer un anlisis de

costo-beneficio y conocer muy bien los clientes.

Segn Guerrero (2006) el impacto de nuevos medios de comunicacin no es unidireccional ni tampoco inmediato pues la difusin se combina e interacta con otros factores de tipo social, cultural, econmico y por tanto de acceso e interpretacin de los mismos. Los medios de comunicacin poseen varios componentes: La fuente Es donde se obtiene la informacin. Esta puede ser de tipo primaria o secundaria. El canal Es el instrumento o medio que se utiliza para transmitir el mensaje. Emisor Es la personas(as) que quieren transmitir el mensaje a un determinado pblico. Receptor Es la persona(as) que reciben el mensaje, es el destinario de la informacin. Cuadro x. Tipos de comunicacin que son empleados en la iniciacin y ejecucin de proyectos. (Castillo, M. 2001) Tipos Comunicacin escrita: bsica una sociedad y en necesaria en varios medios de comunicacin. Utilidad La palabra escrita es la base para la comunicacin interna y externa en la implementacin y ejecucin de proyectos. Manejada porque es permanente y accesible Intercambio verbales entre las personas. Constituye la comunicacin laboral diaria. Las acciones y el leguaje corporal afectan la persecucin de los involucrados con relacin con el Ejemplos Lecturas, memorndum, reportes, propuestas, resmenes, agendas, noticias, minutas, documentos, regulaciones, entre otros. Conversaciones, entrevistas, debates, llamadas telefnicas, anuncios, discursos, entre otros. Expresiones faciales, hechos, tono de voz, silencios, movimientos, entre otros.

Comunicacin oral, efectiva cuando se escucha a la persona correcta. Gestos simblicos, conductas positivas o negativas que pueden ser detectados por los

involucrados del proyecto. Imgenes visuales, las que pueden percibir los involucrados con el proyecto Multimedia, es la combinacin de los medios anteriores pero ocasiones involucrando la tecnologa

proyecto. Usadas para dar mensajes consientes e inconscientes Ilustraciones, cuadros, logotipos, murales, grficos, dibujos, caricaturas, entre otros. Televisin, peridicos, revistas, panfletos, boletines, internet, Web, video, radio, casetes, CD-Roms, entre otros.

La comunicacin masiva es til cuando puede ser participativa.

Comunicacin en proyectos La comunicacin es un proceso importante en la administracin de proyectos, lo tanto se deben incorporar planes de comunicacin, como parte del proceso estratgico del proyecto con el fin de alcanzar los objetivos planteado; segn Castillo (2001) el cual debe de contar con los siguientes componentes: Disear e implementar un plan de comunicacin interno que permita un lujo constante de la informacin indispensable para la ejecucin del proyecto; as como las metodologas, procedimientos, requerimientos del proyecto, que son indispensables que sean

conocidas por los involucrados; el intercambio constante de experiencias y lecciones aprendidas de los equipos de trabajo. Disear e implementar un plan de comunicacin de externo que identifique y nutra relaciones con la alta administracin y los principales interesados o afectados por el proyecto; adems de integrar metodologas de promocin. En un Plan de Comunicaciones de un proyecto, se pueden identificar algunos factores de riesgo que pueden afectar el proyecto en s, estos se encuentran directamente asociados a las barreras a la hora de implementar la comunicacin

y a las fuerzas de de la interaccin internas y externas presentes en las organizaciones. Para plantear un Plan de Comunicacin, las personas involucradas de alguna manera, se ven separadas en dimensiones internas y externas, para desarrollar adecuadamente el plan e identificar los factores mencionados anteriormente. Segn la dimensin interna, el administrador de proyectos, debe de considerar si el plan de comunicacin es factible o no segn el proyecto que se pretenda ejecutar, para la evaluacin debe de considerar: la capacidad de los involucrados internos para tratar abiertamente los conflictos y criticas; el grado en que la administracin se perfila o no hacia el alcance del proyecto, resultados o metas y hacia tcnicas o procesos usados para alcanzarlos; adems del enfoque hacia un sistema abierto, donde la administracin del proyecto controla y responde a los cambios del entrono externo. La dimensin externa, donde los involucrados externos del proyecto estn presentes, pero antes de que se les comunique alguna informacin es indispensable que la administracin plante en su plan de comunicacin, cual es la

informacin que se desea comunicar, respecto a todo lo relevante del proyecto y casos hipotticos de que desean saber los involucrados. Los involucrados externos depende estar identificados por segmentos de importancia segn su grado de influencia La concepcin de la imagen del proyecto, se pacta segn la comunicacin que pretenda dar el por parte de la administracin esta puede ser una imagen ideal (forma en que los involucrados externos y externos desean el proyecto), la imagen real (como se est viendo el proyecto) y la imagen estratgicas (la forma en que la administracin decide que sea percibido el proyecto). Comunicacin universitario en proyecto

Para la ejecucin de un proyecto de ndole ambiental segn Rojas relacionado con separacin de desechos slidos, y utilizacin correcta de basureros. Es un proceso constante de aos, donde se involucran actores internos y externos. La comunidad estudiantil como factor externo donde se inicia con los becados residentes en la universidad, esto mediante charlas y dndoles informacin en papel relacionada con el tema, posterior con oficinas de la universidad

capacitando personal y finalmente con el resto de la comunidad estudiantil. Los principales medios de comunicacin aliados para llevar a cabo el proyecto que actualmente es un programa, es el peridico institucional, internet, afiches con informacin necesaria en puntos clave, ubicados por toda la institucin adems el ms importante, la comunicacin oral, mediante charlas y talleres aula por aula. Comunicacin comunitario en proyecto

continuidad en los procesos de divulgar informacin por medio de las iglesias, la municipalidad, centros educativos, las organizaciones comunales y los centros de enseanza superior. Adems, es importante implementar medios de comunicacin como: folletos, afiches, calendarios anuales de recoleccin de los residuos slidos, realizar publicidad televisiva y en peridicos de amplia difusin en el pas. Los cuales desempean el papel de divulgacin del proyecto a la comunidad en general permitiendo. Por medio de las entrevistas realizadas a la comunidad las personas realizan sus aportes donde solicitan que se lleve a cabo una comunicacin personal como por ejemplo: la transmisin oral, las visitas casa a casa, talleres de capacitacin, actividades recreativas e incentivos. Las cuales son estrategias de comunicacin valiosa por parte de los habitantes. Comunicacin en proyecto de organizacin nogubernamental Para la ejecucin de un proyecto por parte de las organizaciones no-gubernamentales segn la Fundacin Centro de Productividad Nacional (CEPRONA), entre los principales

Segn el programacyma las estrategias de comunicacin utilizadas para introducir un sistema de recoleccin separado de residuos slidos, en una comunidad se podra implementar: la visita a los cantones locales y los centros de acopio ms cercanos con el objetivo de aplicar entrevistas y conocer de esta manera como se encuentra el contorno de la comunidad donde se empleara el proyecto, facilitando as una posterior comunicacin local exitosa. Adems es importante la identificacin de los actores sociales dentro de la comunidad para transmitir la divulgacin del proyecto de manera confiable y crear alianzas estratgicas con las diferentes instancias. Dentro de los principales factores de xito se encuentran: la

medios de comunicacin son: la elaboracin de talleres de capacitacin, obras de teatro y otras actividades acerca del tema de la recoleccin separada de residuos slidos. Tambin entre otros medios de comunicacin se encuentran las pginas web y los materiales didcticos, los cuales son una herramienta primordial en la divulgacin de los proyectos. Comunicacin escolares en proyectos

Hablar en pblico: realizacin de debates, entrevistas, y discursos relacionados con los temas. Actividades al aire libre: realizar pequeas ferias ambientales, conciertos, actividades teatrales, rifas, concursos, etc. Publicidad escrita: como carteles, folletos, revistas, peridicos, fichas informativas y volantes. Medios de comunicacin masiva: prensa, radio, televisin, internet. El reto es convencer al estudiante que el proyecto es beneficioso para l y para toda la comunidad escolar, sin embargo en este caso en especfico se requiere de la supervisin constante de las reacciones de los estudiantes, ya que al ser una comunidad de nios se necesita realizar comunicacin muy llamativa y sencilla. En consecuencia, las actividades de comunicacin del proyecto deben tratar de minimizar las monotonas y actividades rutinarias para que el mensaje pueda llegar directamente a cada nio y resaltar la importancia y los beneficios positivos de la participacin. Los mtodos deben enfocarse en comunicar acciones y reacciones concretas tales como: Informar y sensibilizar acerca de los riesgos para la salud.

Dentro del sistema educativo bsicamente en la primaria, lo ms comn es la creacin de proyectos relacionados con reciclaje, reutilizacin y manejo de desechos, esto porque es sencillo de comprender y crea las bases para establecer una conciencia ambiental directa dentro de la comunidad estudiantil as como en cada hogar. Dentro de las estrategias para divulgar y comunicar un proyecto en la comunidad estudiantil relacionado con los temas anteriores, se utilizan las siguientes: Educacin ambiental: Impartir pequeos talleres para nios de diferentes edades para que comprendan de manera didctica los objetivos de cada proyecto.

 Lograr consenso, participacin y fundamentalmente cambios de conducta Integrar las diversas acciones sobre estilos de vida, entornos y regulacin

Bibliografa Castillo M. 2001. Tcnicas y herramientas para la comunicacin con los Stakeholders. Proyecto final de graduacin, Maestra. Heredia. Costa Rica. Universidad para la Cooperacin Internacional. 39p Rojas J. 2011. Medios de comunicacin en la ejecucin del Programa UNA Campus Sostenible. (Comunicacin personal). Universidad Nacional. Heredia. Costa Rica. Programa Competitividad y Medio Ambiente (programaCYMA). 2004. Informe de consultara: Estrategias de la comunicacin para la introduccin de un Sistema de Recoleccin Separada de Residuos Slidos. Costa Rica. 2, 3, 7, 28p