AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

2012-III

Docente: Ciclo:

10
FECHA DE ENVIO: FORMA DE ENVIO:

Mdulo I
HASTA EL DOM. 07 OCTUBRE A las 23.59 PM

Nota:

Datos del alumno: Apellidos y nombres:

Comprimir el archivo original de su trabajo acadmico en WINZIP y publicarlo en el CAMPUS VIRTUAL, mediante la opcin: Capacidad Mxima del archivo comprimido: 4 MB

TAMAO DEL ARCHIVO:

Recomendaciones:
1. Recuerde verificar la correcta publicacin de su Trabajo Acadmico en el Campus Virtual. Revisar la opcin: No se aceptar el Trabajo Acadmico despus del 07 de Octubre 2012 Las actividades que se encuentran en el libro servirn para su autoaprendizaje mas no para la calificacin, por lo que no debern ser remitidas. Usted slo deber realizar y remitir obligatoriamente el Trabajo Acadmico que adjuntamos aqu. Recuerde: NO DEBE COPIAR DEL INTERNET, el Internet es nicamente una fuente de consulta. Los trabajos copias de internet sern calificados con 00 (cero).

2.
3.

4.
Gua del Trabajo Acadmico

5. Estimado alumno: El presente trabajo acadmico tiene por finalidad medir los logros alcanzados en el desarrollo del curso. Para el examen parcial Ud. debe haber logrado desarrollar hasta la actividad III y para el examen final debe haber desarrollado el trabajo completo.

Criterios de evaluacin del trabajo acadmico: 1 2 3 4

Presentacin adecuada del trabajo Investigacin bibliogrfica: Situacin problemtica o caso prctico: Otros contenidos considerando los niveles cognitivos de orden superior: Considera la evaluacin de la redaccin, ortografa, y presentacin del trabajo en este formato. Valor: 2 ptos Considera la consulta de libros virtuales, a travs de la Biblioteca virtual DUED UAP, entre otras fuentes. Valor: 3 ptos Considera el anlisis de casos o problematizadoras por parte del alumno. la solucin de situaciones Valor: 5 ptos Valor: 10 ptos

TRABAJO ACADEMICO:

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Para el desarrollo del presente trabajo acadmico el alumno realizara la investigacin y el anlisis de un rea crtica de una empresa en actividad de su localidad, con la finalidad de desarrollar las siguientes actividades: I. PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA: (4 puntos) Elabore el plan de auditora operativa para el rea crtica de Personal, Logstica, Ventas, Marketing o Produccin de una Empresa Pblica o Privada en actividad, que se encuentre en su localidad. En la elaboracin de su plan de auditora considerar entre otros: (elegir un rea) a. Nombre, giro y perfil de la empresa seleccionada. b. Origen del Examen, sealando los motivos por los que dicha rea crtica (Recursos Humanos) ser examinada. c. Objetivo del Examen, se indicaran el objetivo general y los objetivos especficos. d. Alcance del Examen, se medir la extensin de las pruebas que se va a examinar y la revisin en forma selectiva, indicando el periodo. e. Antecedentes de la Empresa y del rea a examinar as como la estructura orgnica y funcional. f. Criterios de auditora a utilizar, sealando, normas, leyes, reglamentos, directivas etc. g. Puntos de atencin, precisando aspectos relevantes a examinar. II. PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA. puntos) (2

Elabore un programa de auditora operativa, para el rea crtica seleccionada, en el que detalle los procedimientos a ser aplicados durante los exmenes por los objetivos planteados (Generales y especficos). III. PROCESOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA. puntos) (4

Realizar el proceso de auditora operativa completo para el rea crtica (Personal, Logstica, Ventas, Marketing o Produccin) de la empresa seleccionada, que comprende el desarrollo total de las siguientes fases: a. b. c. d. e. f. Diagnostico. Propuesta. Negociacin de propuesta. Control o implementacin. Actividad posterior al trabajo de campo. Evaluacin.

IV. REALICE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES: (5 puntos)

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a. Elabore un cuestionario de Control Interno para el rea crtica (Personal, Logstica, Ventas, Marketing o Produccin) de la empresa seleccionada. Utilizar el mtodo de cuestionarios. b. Elaborar un diagrama de flujo del rea critica seleccionada (Personal, Logstica, Ventas, Marketing o Produccin), el mismo que comprender todo el flujo documentario del rea examinada, tal y como lo encuentra al inicio de su labor de auditora. c. Elaborar un diagrama de flujo del rea crtica seleccionada (Personal, Logstica, Ventas, Marketing o Produccin), el mismo que comprender todo el flujo documentario del rea examinada, con las correcciones realizadas como consecuencia de su labor de auditoria. d. Explique el cambio sucedido en el rea crtica seleccionada, producto de su labor de optimizacin. V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: (3 puntos) Con base en lo investigado y frente a los resultados obtenidos formule: a. Las conclusiones a las que ha llegado con su investigacin. b. Las recomendaciones producto de su investigacin. VI. PRESENTACIN DEL TRABAJO ACADMICO: (2 puntos). Debe de tener sumo cuidado en la redaccin y presentacin de su trabajo acadmico, teniendo en cuenta la correcta utilizacin de la gramtica para una correcta comprensin del contenido de su trabajo. VII.BIBLIOGRAFIA PROPUESTA: http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/365232.PDF http://books.google.com.pe/books?

id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHD HMKBlAeA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEw CA#v=onepage&q=auditoria%20administrativa&f=false

http://books.google.com.pe/books? id=337WBN_QaBEC&lpg=PA36&dq=auditoria%20administrativa%20y %20operativa-%20guia&hl=es&pg=PA85#v=onepage&q&f=false http://html.rincondelvago.com/auditoria-operativa.html

NOTA: EL TRABAJO ACADEMICO CONSISTE EN INVESTIGAR Y ANALIZAR, NO ES COPIAR Y PEGAR INFORMACION DE INTERNET. MENCIONAR EL CAPITULO, PARRAFO Y PAGINA REVISADA QUE LE HA SERVIDO DE CONSULTA PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO ACADEMICO.

Muchos xitos en el desarrollo de su trabajo acadmico. Desarrollo del Trabajo Acadmico

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I. Plan de Auditora Administrativa y Operativa: rea de Recursos Humanos Minera Gold Fields Per S.A.
a) Informacin de la empresa Nombre de la empresa: Minera Gold Fields Per S.A. Giro: Actividades explorativas, de estudio y de explotacin de recursos minerales y metales preciosos. Perfil de la empresa: Gold Fields es uno de los mayores productores del mundo con una produccin anual atribuible de 3,5 millones de onzas equivalentes de oro de ocho minas operativas en Australia, Ghana, Per (con tres aos en el mercado peruano) y Sudfrica. Gold Fields tambin tiene una cartera global de crecimiento extenso y diverso, con cuatro proyectos importantes en el desarrollo de recursos y viabilidad, con las decisiones de la construccin se esperan en los prximos 18 a 24 meses. Gold Fields tiene un total de reservas atribuibles equivalentes de oro mineral de 80,6 millones de onzas y recursos minerales de 217 millones de onzas. Gold Fields se cotiza en la JSE Limited (listado primario), el New York Stock Exchange (NYSE), NASDAQ Dubai Limited, Euronext en Bruselas (NYX) y el Swiss Exchange (SWX).

b) Origen del examen La razn de ser de este examen al rea de Recursos Humanos es la optimizacin de la gestin en el rea en mencin de la empresa Minera Gold Fields Per en los siguientes aspectos: Escaso personal en el rea para atender los requerimientos e inquietudes de los trabajadores de la empresa. Los procesos operacionales con los que trabaja el rea son muy lentos y aspectos simples de decisin pasan por la autorizacin de muchas personas. En caso de no ser aprobado, se retorna al principio del proceso. Se presentan descoordinaciones entre el rea de Recursos Humanos con otras reas, relacionado con el manejo documentario y de informacin. Considerando que el rea es responsable del bienestar del talento humano, no promueven actividades recreativas y/o de confraternidad entre los colaboradores de la empresa. Al no contar con un rea de Bienestar Social, el personal del rea no se encuentra capacitado para atender casos ms all de la seleccin de personal y la elaboracin de las planillas de haberes, teniendo en
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cuenta que los implicados son administradores y contadores de profesin. c) Objetivos del examen Objetivo General: Investigar los hechos en los que el rea de Recursos humanos de Minera Gold Fields Per presenta fallas que impiden la planificacin y optimizacin del factor humano de la empresa, dentro del marco de las polticas y estrategias corporativas, para su pronta solucin. Objetivos Especficos: Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos de los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a tiempo. Buscar una mejor coordinacin entre Recursos Humanos y las reas con las que trabaja en conjunto, realizar reuniones internas para dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el consenso general. Indagar sobre las polticas de clima laboral dentro de la empresa, para que sea el punto de partida para el rea de Recursos Humanos en su labor de brindar la motivacin necesaria para su personal. Investigar las hojas de vida del personal que compone el rea de Recursos Humanos, para conocer los campos en los que son especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte conocimientos y experiencia a su labor diaria.

d) Alcance del Examen El campo de accin que se evaluar en esta auditora abarcar al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Per S.A., en un periodo de 30 das. Se investigarn aspectos como la toma de decisiones, la comunicacin entre el rea con el personal de la compaa y el proceso de trabajo de Recursos Humanos.

e) Antecedentes de la empresa en relacin al rea de Recursos Humanos En el rea de Recursos Humanos de Minera Gold Fields Per no se hallaron indicios de auditorias realizadas en el pasado, siendo la presente auditoria la primera en su tipo. f) Criterios de Auditoria a utilizar
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ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (Ambos otorgados por la SGS): Ambos certificados se entregan a las empresas con buenas prcticas en la extraccin y exploracin minera y deben ser tomados en cuenta por el rea de Recursos Humanos para incentivar y promover a los colaboradores de la empresa para el logro de las certificaciones. Cdigo de tica de Gold Fields Reglamento Interno de Trabajo de Gold Fields

g) Puntos y aspectos de relevancia Aspectos a revisar: Situacin del clima laboral. Potencializar las cualidades y conocimientos de las personas. Requerimiento y/o contratacin de nuevo personal por el crecimiento de la empresa.

II. Programa de Auditora Administrativa y Operativa:

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rea de Recursos Humanos Minera Gold Fields Per S.A.

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PERIODO CLIENTE: MINERA GOLD FIELDS PER S.A. N PROCEDIMIENTOS 30 das HECHO POR FECHA

CONOCIMIENTO DE LA 1 COMPAA Programacin de entrevista con el Gerente General de 1.1 Minera Gold Fields, donde se indicar los siguientes motivos por los que se realizar la auditoria en el rea de Recursos Humanos: *Descubrir los motivos por los cuales los requerimientos del personal de campamento no son atendidos en su momento. * Falta de comunicacin entre RRHH y las dems reas. * Indagacin sobre el clima laboral y examen de capacidades de los colaboradores del rea. Colaborarn en el proceso todos los miembros del rea de RRHH y un representante de cada rea de la compaa. Se solicitar un ambiente en donde los auditores puedan Renato 1.2 trabajar Trujillo durante el periodo de la auditora, previa coordinacin de los espacios disponibles. Recopilacin de correos impresos, reglamentos internos de Renato 1.3 trabajo y Trujillo elaboracin de un cuestionario que ayudar a eliminar dudas de diversa ndole, adems de leyes relacionadas al tema. Obtencin del organigrama de Minera Gold Fields para 1.4 conocer la actual jerarqua y autonoma de cada rea y las limitaciones de funciones entre ellas. Renato Trujillo Renato Trujillo

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2 PRINCIPALES ACTIVIDADES Entre las principales actividades del rea de Recursos 2.1 Humanos, se encuentran: * Recibir las solicitudes de servicios, dinero en efectivo y reclamos de los trabajadores, tanto de provincias como los que se encuentran en la ciudad de Lima. * Coordinar el contrato de servicios de terceros con el rea de Compras para los servicios de transporte y alimentacin de personal. * Responsables de seleccionar y capacitar al personal entrante a la compaa. * Elaboracin de la planilla de Remuneraciones de todo el personal de la empresa, as como del seguimiento y control del cese de stos. * Velar por el buen clima laboral y buenas relaciones. 3 POLITICAS Y PRCTICAS DE LA EMPRESA Se revisar el Cdigo de tica que nos proporcionara el Jefe de Recursos Renato Trujillo Humanos, para el conocimiento del manejo de la empresa en relacin con los propsitos de la compaa. Tambin se tomarn en cuenta los temas de Gestin Comercial, Sistemas de Gestin, Salud Ocupacional, Seguridad, Contratistas, Medio Ambiente y el tema de Comunidades campesinas para entender el contexto en el que la empresa se encuentra. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA 4 INFORMACIN La informacin que se ha proporcionado de parte de Minera Gold Fields 04/09/20 12 04/09/20 12 04/09/20 12

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es confiable y oportuna, que ayudar a la realizacin de esta auditora al rea de Recursos Humanos. Cada rea en la empresa tiene su propia manera de funcionamiento, siempre bajo la direccin de la Gerencia, quien es la encargada de tomar decisiones y aprobar temas relacionados a gestin y la liquidez de la compaa.

COMPRENSIN DEL PROCESO DE 5 INFORMACIN En esta etapa, una vez estudiada y comprendida la informacin, se tiene una idea general de cmo es el manejo y gestin en la compaa y poder entender la realidad en la que se encuentra Recursos Humanos, para optimizar los procesos en donde hay deficiencias. REVISIN DE LA 6 DOCUMENTACIN Base Legal: Ley General del Trabajo, Reglamento Interno de Trabajo, etc. Se tomar extractos de cada una de estas herramientas como parte del sustento para sostener las opiniones vertidas en esta labor. EVALUACIN DEL CONTROL 7 INTERNO Evaluacin del sistema de Control Interno existente en la 7.1 empresa y su alcance en la aplicacin de las normas y estatutos vigentes. Se usar la metodologa del flujograma para conocer el proceso que se ha tomado y sus principales ejecutores. Eleccin de tres de las ms comunes prcticas realizadas en 7.2 la ejecucin de tareas en el rea, verificando que cumplan con los requisitos que se hayan establecido; de no ser as, se proceder a identificar 05/09/20 12 05/09/20 12 05/09/20 12

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cada uno de ellos, conociendo el grado crtico en el que se encuentren. Elaboracin de papeles de trabajo sealando las causas por 7.3 las que se presentan estas deficiencias y las posibles soluciones a Gerencia para tomar las medidas correctivas; reunir al personal del rea para informarles sobre lo hallado y dejar constancia de este hecho en un documento. EVALUACION DEL 8 RIESGO La evaluacin debe contener: las unidades analizadas, el riesgo y su clasificacin, el enfoque esperado de la auditora e instrucciones para su ejecucin. INFORME DE PLANIFICACIN DE 9 AUDITORA Preparacin del informe de planificacin de Auditora en donde deber sealarse el tiempo para la ejecucin del trabajo, as como tambin la distribucin de tareas y los procedimientos de auditora. Informar y poner en conocimiento la planificacin especfica 10 del trabajo para su revisin y aprobacin. De acuerdo con el proceso de planificacin, elaborar el 11 programa de trabajo correspondiente. Crear una hoja en donde se seale pautas a seguir para una 12 mejor ayuda al momento de elaborar los papeles de trabajo y disear las referencias que se usarn al momento de archivar los papeles de trabajo. 08/09/20 12 07/09/20 12 06/09/20 12

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III. Procesos de Auditora Administrativa y Operativa:

rea de Recursos Humanos Minera Gold Fields Per S.A.

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a) Fase de Diagnstico En esta fase se elaborar el Plan de Trabajo de Auditora, el cual ya se detall anteriormente y con los procedimientos all mencionados. En cuanto a las tcnicas de recoleccin de datos, se ha realizado la recopilacin mediante la investigacin del Cdigo de tica y el Reglamento Interno de Trabajo de Minera Gold Fields Per, que se ha sido proporcionado por el rea de Recursos Humanos de dicha compaa minera y los ISO a los que se busca llegar y acreditarse. Tambin cabe sealar que se ha revisado la legislacin actual vigente en materia laboral. Se definen los objetivos del presente examen, los cuales son: Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos de los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a tiempo, buscar una mejor coordinacin entre Recursos Humanos y las reas con las que trabaja en conjunto y realizar reuniones internas para dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el consenso general, indagar sobre las polticas de clima laboral dentro de la empresa y convertirse en el punto de partida para el rea de Recursos Humanos en su labor de brindar la motivacin necesaria para su personal e investigar las hojas de vida del personal que compone el rea de Recursos Humanos, para conocer los campos en los que son especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte conocimientos y experiencia a su labor diaria. Esta auditora abarcar exclusivamente al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Per S.A. y tendr una duracin de 30 das calendario. Como siguiente mtodo a utilizar en este proceso, se realizar una entrevista y un cuestionario con preguntas hacia el gerente, jefe del rea y dos colaboradores para conocer con mayor exactitud y de acuerdo a los enunciados, la real situacin actual del rea en mencin. A continuacin, se extrae una de las entrevistas realizadas al Jefe de Recursos Humanos:

Minera Gold Fields Per S.A. ENTREVISTA

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Nombre: Cargo:

Rafael Saavedra Jefe de Recursos Humanos

Preguntas: 1- Como jefe de Recursos Humanos de la empresa, Cul es el propsito fundament en su rea? En nuestra rea, como Recursos Humanos, buscamos la optimizacin de nuestro talento huma y somos un rea que estamos al servicio de todos los trabajadores de esta empresa y con el compromiso de hacer mejor las cosas. 2- Cmo cree Ud. Que se puede llegar a cumplir los objetivos del rea a su cargo? Con mucho esfuerzo y dedicacin, sin perder la direccin de los principios y reglamentos de trabajo de la empresa y con la ayuda de mi equipo de profesionales.

3- Cules son los procedimientos de trabajo del rea y qu mecanismos usan para solucin de problemas? Nosotros trabajamos de acuerdo a las prioridades. Si hay que presentar un informe a la Geren es lo primero en que nos ponemos a trabajar, para dar luego prioridades a las dems tareas. Tenemos una carga importante de trabajo, pero que al final logramos entregar en los tiempos deseados. Veo que mi personal est saturado con sus labores y soy consciente de que a veces hay cosas se nos escapan de las manos, me encantara contar con un mayor nmero de personal, pero la Geren General es la que dispone de la cantidad de empleados a tener por rea.

4- Han recibido algn tipo de reclamo o quejas por parte de otros colaboradores d empresa ltimamente? Si, a veces nos han llamado desde el campamento para preguntarnos si se les ha efectuado e dinero que ellos usan para realizar compras para sus actividades diarias, previa coordinacin Contabilidad, en especial con la encargada de Tesorera y Entregas a Rendir, pero siempre logramos darles pronta en la medida de lo posible.

5- Para finalizar, cules creen que seran las posibles causas de estos problemas? Yo creo que es producto del crecimiento que ha experimentado la compaa y que no ha ido e paralelo con una poltica de delegar responsabilidades, fomento de la comunicacin entre reas y el personal que, como mencion antes, se satura porque adems de realizar su trabajo de oficina, tienen que atender las 0302-20123DUED

inquietudes de sus compaeros y de terceras personas que se comunican a travs del correo electrnico y va telefnica.

Se da el diagnstico respectivo sobre la situacin del rea. El diagnstico indica que la empresa ha experimentado un crecimiento desordenado y ha descuidado detalles, como la atencin personalizada a sus colaboradores, quienes son los clientes internos, dejndolos con la sensacin de no ser escuchados. Producto de ello, son las quejas recibidas de parte de ellos. Otro aspecto a tomar en cuenta es que los procesos operacionales se han tornado lentos en vez de tener mayor dinamismo. La decisin de adquirir un bien o servicio pasa por la revisin y aprobacin de la Gerencia, Logstica, Tesorera y finalmente el rea de Recursos Humanos. En este escenario se presentan descoordinaciones y atrasos, por lo que se convierte en un procedimiento tedioso, tanto para el personal como para los proveedores. Se observ por ltimo que el personal de Recursos Humanos encargado de organizar actividades recreativas y de confraternidad ha descuidado esta tarea en parte por la carga laboral existente.

b) Fase de Propuesta Segn el diagnostico presentado, se ofrecen las siguientes soluciones: Aumento del nmero de empleados del rea, de cuatro personas a siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General. La adquisicin de un bien y/o servicio se realizar con la solicitud de Recursos Humanos hacia Logstica para que se realice la coordinacin de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se encargar de dar el visto bueno, delegndose as la facultad de decisin para que el proceso sea ms dinmico. Previa coordinacin con Tesorera, el rea de Recursos Humanos deber atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes estn referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH, con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de pago correspondientes.
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 Recursos Humanos deber retomar la organizacin de actividades recreativas y que promuevan la integracin entre todos los miembros de la compaa, a fin de generar el compromiso e identidad empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivacin.

c) Fase de Negociacin de la Propuesta Realizacin de una reunin con el gerente general, el jefe de contabilidad y el equipo de Recursos Humanos para exponer las soluciones propuestas, luego de dar el diagnstico del rea examinada. Se har una comparacin de la situacin actual con la solucin propuesta, resaltando los beneficios a futuro que stas generarn en la mejora de los procesos de trabajo y por ende, de la productividad de la compaa. Se espera tambin el punto de vista de los participantes de esta reunin.

d) Fase de Control e Implementacin En esta etapa se procede a implementar las soluciones sugeridas y aprobadas por la Gerencia de Minera Gold Fields Per. Se tendr sumo cuidado para que cada uno de los puntos a solucionar sea la metodologa diaria para aplicar en el trabajo. Estas mejoras sugeridas deben ponerse en prctica de manera progresiva.

e) Fase de Actividad posterior al trabajo de campo Pasada la etapa de control, se tomar los puntos mencionados en el diagnstico realizado y se transcribir en un informe preliminar, en conjunto con las recomendaciones dadas para la mejora de procesos. El informe definitivo es el siguiente:

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA

N AUDITORIA: EMPRESA AUDITADA: NORMA DE REFERENCIA ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 ALCANCE DE LA AUDITORIA: rea de Recursos Humanos EQUIPO AUDITOR: Renato Trujillo FECHA/S DE REALIZACIN: Del 03 de setiembre al 28 de setiembre del 2012. NMERO DE HOJAS: 01 FECHA 04/10/2012 DEL INFORME: 06 Minera Gold Fields Per S.A.

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DEPARTAMENTO, REA, O PROCESO AUDITADO

N HOJA

Punto 4 de ISO 14001:2004. Requisitos generales y 4.2 1 Gestin de la documentacin.

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) N Auditoria: Fecha inicio: Hora inicio: 0 8 : 3 0 a . m . final: 2 8 / 0 9 / 2 0 1 2 final: 1 8 : 1 0 p . m . Auditor/es: R e n a t o T r u j i l l o

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Fecha

Aspectos a revisar: Situacin del clima laboral. Hora Potencializar las cualidades y conocimientos de las personas. Requerimiento y/o contratacin de nuevo personal por el crecimiento de la empresa.

OBSERVACIONES / NOTAS / COMENTARIOS DEL AUDITOR

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Antecedentes: La empresa no presenta antecedente alguno en lo que respecta a una auditora hecha al rea de Recursos Humanos, convirtindose la presente auditora en la primera de su historia. Observaciones: Minera Gold Fields Per ha experimentado en los ltimos dos aos un crecimiento acelerado y dejado de lado detalles, como la atencin personalizada a sus colaboradores, quienes son los clientes internos, dejndolos con la idea de no ser escuchados. En consecuencia, son las quejas recibidas de parte de ellos. Otro punto importante es que los procesos operacionales se han tornado lentos en vez de tener mayor dinamismo. La decisin de adquirir un bien o servicio pasa por la revisin y aprobacin de la Gerencia, Logstica, Tesorera y finalmente el rea de Recursos Humanos. En este escenario se presentan descoordinaciones y atrasos, por lo que se convierte en un procedimiento tedioso, tanto para el personal como para los proveedores. Se observ por ltimo que el personal de Recursos Humanos encargado de organizar actividades recreativas y de confraternidad ha descuidado esta tarea en parte por la carga laboral existente. Por estas razones, se ve por conveniente dar las siguientes soluciones: Aumento del nmero de empleados del rea, de cuatro personas a siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General. La adquisicin de un bien y/o servicio se realizar con la solicitud de Recursos Humanos hacia Logstica para que se realice la coordinacin de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se encargar de dar el visto bueno, delegndose as la facultad de decisin para que el proceso sea ms dinmico. Previa coordinacin con Tesorera, el rea de Recursos Humanos deber atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes estn referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH, con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de pago correspondientes. Recursos Humanos deber retomar la organizacin de actividades recreativas y que promuevan la integracin entre todos los miembros de la compaa, a fin de generar el compromiso e identidad empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivacin. Conclusiones: Minera Gold Fields Per es una compaa minera en crecimiento y expansin a nivel de Per, por lo cual se deben tomar especial atencin en la manera de proceder laboral, para que sean eficientes y eficaces, adems deben cumplir con los objetivos que la empresa persigue para lograr los beneficios deseados. Esta auditora ha dado a conocer las deficiencias con las que se trabajaba en el rea de Recursos Humanos y la manera en cmo sta se relacionaba con las dems reas de la compaa, los cuales generaban un clima organizacional tenso, psimas coordinaciones y aspectos que no se tomaban en cuenta para mantener la motivacin organizacional. Recomendaciones: Se recomienda al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Per que procedan con la aplicacin de las soluciones planteadas en la presente auditora, a fin de optimizar los procesos de trabajo, cumplimiento de metas y buenas prcticas laborables y el mantenimiento de un clima laboral que permita el mejor desempeo de cada uno de sus miembros.

NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO)

CDIGO
(nmero)

CALIFICACIN(1)

PUNTO NORMA

DESCRIPCIN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS

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(1) Calificar N.C. segn:

CALIFICACIN TOTAL N.C.

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1. Desviacin menor: afecta poco al resultado de los procesos. 2 Desviacin moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los procesos 3 Desviacin importante. Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfaccin del cliente.

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(Auditor/es)

f) Fase de Evaluacin Realizado los cambios en la organizacin, se procede a la observacin en la aplicacin de las soluciones y recomendaciones sugeridas de parte de los empleados, considerando todos los procesos y detalles, desde los objetivos iniciales planteados, pasando por el diagnstico, presentacin de la propuesta y la implementacin de estos cambios.

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IV. Actividades
a. Cuestionario de Control Interno
REA DE RECURSOS HUMANOS EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

Empresa: Minera Gold Fields Per S.A. Fecha de aplicacin: 05 de setiembre del 2012 Auditor: Renato Trujillo P R O C E D I M I E N T O S SI
1. Los requerimientos de dinero en efectivo de parte del personal destacado en campamento son realizados y solucionados en mximo cinco das calendario. 2. Estos requerimientos son previamente dados a conocer a los encargados o jefes de cada proyecto y sus pares de la oficina de Lima. 3. La aprobacin de la solicitud de una compra pasa por la Gerencia General, antes de la aprobacin del Jefe de Recursos Humanos. 4. Existe un buen canal de comunicacin entre Recursos Humanos y las dems reas en materia de coordinacin en adquisicin de bienes y/o servicios. 5. Existe un buen canal de comunicacin entre Recursos Humanos y las dems reas en cuanto a temas relacionados con el pago de sus haberes y/o otras consultas de ndole laboral. 6. Por lo tanto, el volumen de trabajo de los empleados del rea les permite revisar otros temas relacionados a sus funciones, como el incentivar un agradable clima laboral mediante la organizacin de actividades fuera del horario comn de trabajo .

RESPUESTAS
NO X COMENTAR IO

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7. El nmero de empleados del rea de Recursos Humanos es suficientemente el nmero necesario que se requiere para el cumplimiento de las tareas asignadas y por ende, para el logro de los objetivos comunes de la empresa.

b. Diagrama de Flujo del rea de Recursos Humanos antes de la intervencin

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Se observa que en el rea de Recursos Humanos de Minera Gold Fields, el proceso de adquirir un bien o servicio pasa por la revisin y aprobacin de la Gerencia en primer lugar, para dejar en sustento que se realizar una adquisicin vlida. De encontrarse alguna irregularidad, no es posible la realizacin de compra. Luego de ser aprobado por el Gerente General, se realiza la coordinacin con el rea de Logstica y Compras, quienes coordinan la entrega de la cotizacin al jefe inmediato para su aprobacin. De este paso, la solicitud de compra pasa por el rea de Contabilidad, donde la encargada de Tesorera recibe la cotizacin y la entrega a su jefe inmediato para que ste apruebe el desembolso a realizar; finalmente el rea de Recursos Humanos recibe la aprobacin de Contabilidad e informa a Logstica y Compras para que coordine con el proveedor la entrega y pago del bien y/o servicio. c. Diagrama de Flujo del rea de Recursos Humanos despus de la auditora

Con los cambios propuestos para el rea de Recursos Humanos de Minera Gold Fields, el proceso de adquirir un bien o servicio se ha simplificado: en primer lugar, se realiza el requerimiento del bien y/o servicio, comunicando por escrito al jefe de
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Recursos Humanos y aprobando la futura compra para posteriormente pase por la revisin y aprobacin del Gerente General. Una vez que ste lo apruebe, la solicitud de Efectivo se enva a Contabilidad, donde la encargada de Tesorera recibe la cotizacin y la entrega a su jefe inmediato para que ste apruebe el desembolso a realizar. Una vez aprobado por Gerencia, RRHH y Contabilidad, Logstica elabora la orden de servicio para envirsela al proveedor, donde hacen las coordinaciones del caso en materia de entrega del bien y pago del mismo.

d. Cambios sucedidos Luego de dar las soluciones del caso, se observa que los empleados del rea de Recursos Humanos de Minera Gold Fields Per han respondido con inters a los cambios sugeridos, aunque no han puesto en prctica todas las sugerencias, solo tres de ellas, esto debido al largo periodo en que por motivos de aumento de labores y responsabilidades, estos tipos de procedimientos se convirtieron en una rutina diaria de trabajo. Se espera que con el tiempo, se pongan a prctica las soluciones dadas.

V. Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones Minera Gold Fields Per es una compaa minera en proceso de crecimiento y expansin, motivo por los cuales se deben tomar especial atencin en los procedimientos de trabajo, para que stos sean eficientes y eficaces y cumplan con los objetivos que la empresa persigue para lograr los beneficios deseados. El presente examen ha dado a conocer las deficiencias con las que se trabajaba en el rea de Recursos Humanos y la manera en cmo sta se relacionaba con las dems reas de la compaa, los cuales generaban un clima organizacional tenso, psimas coordinaciones y aspectos que no se tomaban en cuenta para mantener la motivacin organizacional.

Recomendaciones
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Se recomienda al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Gold Fields Per que procedan con la aplicacin de las soluciones planteadas en la presente auditora, a fin de optimizar los procesos de trabajo, cumplimiento de metas y buenas prcticas laborables y el mantenimiento de un clima laboral que permita el mejor desempeo de cada uno de sus miembros.

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