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Manual Bsico de manejo de Access (Microsoft).

Las tablas Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin, es decir establecer la estructura que almacenar la informacin.. Cmo crear una tabla? Para crear una tabla se selecciona el botn Tablas y aparecern las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:

Crear en Vista Diseo : permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla. Crear desde Asistente para tablas : el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera automticamente. Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los ampos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

Las Vistas de la tabla Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de la tabla, sino que adems varan el men y la barra de herramientas:

Vista Diseo Desde esta vista se disean los campos pero no se pueden introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el botn se abrir la vista Hoja de datos. El aspecto es parecido a una hoja de clculo en la cual los encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un registro.

Vista Hoja de datos Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de datos que contienen los campos o su descripcin. Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a introducir los datos pulsando el botn Vista.

Vista Diseo Se elige Crear una tabla en Vista Diseo aparecer la siguiente ventana, que nos permitir manipular los tipos de datos a cargar en cada variable o campo.

En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se introducen diferentes caractersticas del campo:

Nombre del campo: los nombres de los campos. Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE. Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad. Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto. En este manual se va a crear una base de datos de la Facultad. Se ha empezado con la tabla de los alumnos pero no se han introducido todos los campos. Faltan los campos: sexo, fecha de ingreso, lugar de nacimiento, telfono, mail, etc.

En la figura anterior ya estuvimos definiendo condiciones de la estructura de la Tabla, en el campo CFSOC, establecimos Tamao del campo, la obligatoriedad de cargar un dato (Requerido), y la regla que deben cumplir los datos que se carguen (Regla de validacin), entre otras posibilidades para evitar la carga de datos errneos. Una vez definida la estructura a grandes rasgos de la Tabla Alumnos procedemos a guardarla. al momento de establecer el nombre de la misma. Access revisar la existencia o no de una clave principal que ordene y organice la Tabla en cuestin.

La clave principal La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos (vacios) en los campos de la clave principal. Para la tabla alumnos se tiene que pensar que campo no se repite. Podra ser el campo nombre, pero el nombre no es algo nico. Los campos nombre y apellidos juntos tambin se podran repetir en algn caso. De modo que lo ms indicado es crear un cdigo nico para cada alumno, o utilizar el numero de documento como dato unico que identifica al registro (DNI). Es decir los datos de un alumno no aparecern repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado de un alumno se tendr la seguridad de que ah estn todos sus datos. Se puede realizar esta operacin desde el Men Edicin|Establecer Clave Principal. No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogo pidiendo que se establezca:

Si se elige la opcin " Si", Acces crear automticamente un campo Autonumrico que ser la clave principal. Tipos de clave principal En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple y Campos mltiples. En nuestro caso particular nos quedaremos con el establecimiento manual de la Clave principal en base a asignarle al campo DNI dicha caracterstica, como se detalla en el 2do punto. Claves principales de Autonumrico Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico. 3.3.1.2. Claves principales de Campo simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Guardar y repetir las opciones correspondientes a nuestra segunda tabla que terminara conformando el motor de bsqueda de relaciones en nuestra base de datos. Seguimos armando la estructura para nuestra Base de Datos Relacional. Nuestra segunda tabla nos permitir generar la relacin para evitar cargar repetidamente la Carrera que cursa en la Facultad cada uno de los alumnos registrados. Si en la primer Tabla, el campo Carrera (CFSOC) contena la indicacin en un cdigo simple, pero cdigo al fin, estamos en la necesidad de clarificar ese codigo para los futuros trabajos dentro de la Base de Datos. Para esto nos vemos en la necesidad de crear una Segunda Tabla para relacionarla con la Tabla Alumnos.

Entonces, nuestra segunda tabla tendr solamente dos campos (CFSOC; Detalle) en el primer campo repetiremos las caractersticas de nuestra primera tabla, con el agregado de convertir este campo en Clave Principal de la Tabla. El sgundo campo esta destinado a la denominacin completa de la carrera que cursa en la Facultad. Procedemos a guardar nuestra Tabla con el nombre de Cdigo de Carrera.

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