SISTEMA DE EDUCACIN SUPERIOR ABIERTA Y A DISTANCIA

SEGUNDO CUATRIMESTRE

Materia: FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

Unidad 2. El proceso administrativo

Autorreflexiones 2

1.- Cre usted que el Proceso Administrativo es una herramienta bsica en la Administracin? Considero que es ms que bsica, lo llamara elemental para el buen funcionamiento y productividad de una empresa. La Administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones le sirven a las personas que afectan. El xito que puede tener la Organizacin al alcanzar sus objetivos y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organizacin alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeo Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones. 2.- Si faltar un elemento del Proceso Administrativo. Cre usted que una Empresa podra funcionar eficientemente? No, el proceso administrativo est conformado por una secuencia cclica, y estas se encuentran relacionadas en una interaccin dinmica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente grfico:

3.- Mencione Quin desarrollo y cuando fue utilizado por primera vez el Proceso Administrativo? Dentro de este enfoque dominante en las primeras dcadas del siglo XX convergen los trabajos de dos ingenieros pioneros en la administracin; el estadounidense Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915) quien desarroll la Teora de la Administracin Cientfica y el francs Henry Fayol (1841 - 1925) quien desarroll la llamada Teora Clsica de la Administracin. Tambin podemos ubicar dentro del mismo el trabajo del socilogo alemn Max Weber y su Teora de la Burocracia. 4.- Cules son los cuatro elementos del Proceso Administrativo? A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse.

LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

5.- Porqu es importante Planear en una empresa y que tipos de Planeacin hay? La planeacin, que implica establecer objetivos y tareas a realizar durante cierto tiempo en una organizacin, para cubrir sus necesidades y aspiraciones, aprovechando eficientemente los recursos que posee. La planeacin es un elemento fundamental en el rea administrativa de una empresa ya que, entre otras cosas, permite: Fijar objetivos, estrategias, metas y polticas (filosofa de la organizacin). Ampliar el foco de atencin hacia los cambios del entorno. Desarrollar acciones con flexibilidad. 6.- Mencione los Principios Bsicos para el Proceso de Planeacin. Factibilidad, Precisin, Flexibilidad, Unidad y Cambio de Estrategias. 7.- Cul es el objetivo principal de la Organizacin? Crear la estructura idnea, que conjugue lgica y eficiencia para que la institucin trabaje como una sola, logrando as el propsito comn. 8.- Mencione tres principios de la Organizacin.

Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional. 1. Del objetivo: Todas las actividades establecidas en la organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos. 2. Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza. 3. Jerarqua: La necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad: Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder al grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados. 5. Unidad de mando:

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad. 6. Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle. 7. Amplitud o tramo de control: Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que ste pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en determinado momento, desatender funciones de mayor importancia. 8. Coordinacin: Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones. 9. Continuidad: La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente 9.- Mencione las etapas de la Organizacin. Jerarquizacin, Departamentalizacin, Asignacin de funciones. 10.- Mencione los tipos de Organizacin que existen y Con cul se identifica usted?

Organizacin lineal o militar, organizacin funcional o de Taylor, organizacin lineo-funcional, organizacin staff organizacin por comits, organizacin matricial. Me identifico con la organizacin lineo- funcional 11.- Mencione los tipos de Organigrama que existen y Cul cree usted que es el ideal para una empresa? Vertical, horizontal, mixto y circular. Me identifico con el vertical, pero considero mas funcional el mixto. 12.- Qu importancia tiene la Direccin en una Empresa? La direccin es trascendental por: Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la organizacin. A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de la estructura organizacional. La direccin eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control. A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione. 13.-Mencione los Principios del Proceso de Direccin

Principios.

De la armona del objetivo o coordinacin de intereses. La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio. De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. De la va jerrquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos. De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisin en relacin con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

14.- Cre usted que la motivacin es importante en una Organizacin? Por qu? La motivacin de los empleados es de suma importancia para la empresa, este demostrado por estudios que cuando el personal de una empresa se encuentra motivado eleva los niveles de produccin, disminuye la rotacin de personal, las faltas, retrasos, existe un compromiso con la empresa, etc.

15.- Cul es la funcin del Control en una Organizacin? Corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparacin regular y sistemtica de las previsiones habidas respecto de los objetivos. Importancia:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. Localiza a los lectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

16.- Mencione los principios de Control. Equilibrio, de los objetivos, oportunidad, de las desviaciones, costeabilidad, de excepcin, de la funcin controladora, carcter administrativo del control y de los estndares. 17.- Mencione las Etapas de Control. Establecimiento de estndares, Medicin de resultados, Comparacin, Deteccin de desviaciones, Correccin de desviaciones, Retroalimentacin. 18.- Mencione los Tipos de Control.

Posterior o de retroalimentacin, control preliminar o preventivo, y concurrente. 19.- Mencione las Tcnicas de Control. Auditorias administrativas, Auditorias contables, Anlisis financiero y Presupuestos 20.- Cre usted que puede aplicar el Proceso Administrativo en su vida personal? Si, adems de lo profesional, la vida personal tambin requiere de una planeacin, organizacin, direccin y control.