Anlisis respecto a los libros y registros contables vinculados asuntos tributarios de acuerdo a la Resolucin de superintendencia 234-06-SUNAT

Qu son los libros y regulaciones vinculados a asuntos tributarios?

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios son los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolucin de Superintendencia, sealados en el Anexo 1 de la Resolucin 234. (ver anexos del presente trabajo). Quines estn obligados a llevarlos? Los deudores tributarios son los que estn obligados a llevar los libros y registros vinculados con asuntos tributarios. Un deudor tributario es aquella persona obligada al cumplimiento de la prestacin tributaria como contribuyente o responsable. Cul de estos libros tienen contabilidad completa? Rgimen general Rgimen especial Rus

En el Rgimen General del Impuesto a la Renta, las empresas cuyos ingresos no superan las 150 UITS, la contabilidad la conforman slo tres libros: el Registro de compras, el Registro de Ventas y un Libro Diario de Formato Simplificado. Todos las dems empresas de este Rgimen que superen las 150 UIT de ingresos anuales, estn obligadas a llevar Contabilidad Completa. Los libros que integran la contabilidad completa son nicamente los siguientes:

a. b. c. d. e. f.

Libro Caja y Bancos. Libro de Inventarios y Balances. Libro Diario. Libro Mayor. Registro de Compras. Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, los siguientes libros y registros integrarn la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta: a. b. c. d. e. Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. Registro de Activos Fijos. Registro de Costos. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Libros contables: Rgimen general del impuesto de la renta

Rgimen adecuado especialmente para las medianas y grandes empresas que generan ingresos por rentas de tercera categora y desarrollan actividades sin que tengan que cumplir condiciones o requisitos especiales para estar comprendidas en el. En este Rgimen estn comprendidas tambin, las actividades desarrolladas por los Notarios, las sociedades civiles, las entidades que se asocien y los agentes mediadores de comercio , rematadores, martilleros y cualquier otra actividad no permitida para los Regmenes del Nuevo RUS y el Rgimen Especial del Impuesto a la Renta. Pueden acogerse tambin a este rgimen tributario, las pequeas empresas que as lo prefieran, acogidas al Decreto Legislativo 1086-Ley de MYPES y su reglamento.

Rgimen Especial

Es un rgimen tributario dirigido a personas naturales y jurdicas, sucesiones indivisas y sociedades conyugales domiciliadas en el pas que obtengan rentas de tercera categora provenientes de: A. Actividades de comercio y/o industria, entendindose por tales a la venta de los bienes que adquieran, produzcan o manufacturen, as como la de aquellos recursos naturales que extraigan, incluidos la cra y el cultivo. B. Actividades de servicios, entendindose por tales a cualquier otra actividad no sealada expresamente en el inciso anterior. Su tasa es del 1.5 % de los ingresos netos mensuales.

Rus (rgimen nico simplificado)

Es un rgimen tributario promocional dirigido a: Las personas naturales y sucesiones indivisas domiciliadas en el pas, que exclusivamente obtengan rentas por la realizacin de actividades empresariales. Las personas naturales no profesionales, domiciliadas en el pas, que perciban rentas de cuarta categora nicamente por actividades de oficios.

Legislacin de libros contables:

Este aspecto hace referencia a la forma en que deben ser llevados obligatoriamente los libros contables, de este modo lo dispone el Artculo 6 del captulo III de la Resolucin de superintendencia N 234-

2006/SUNAT. Asimismo el Captulo II nos demuestra el procedimiento a seguir para la autorizacin y legalizacin de los libros y registros.

Artculo 6.- FORMA DE LLEVADO Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debern: a. Contar con los siguientes datos de cabecera: (i) Denominacin del libro o registro. (ii) Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. (iii) Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste. Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio. Asimismo, respecto del Libro de Ingresos y Gastos, bastar con incluir como datos de cabecera los sealados en el literal i) y ii). b. Contener el registro de las operaciones: (i) En orden cronolgico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden pre-determinado. (ii) De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni seales de haber sido alteradas. (iii) Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente en el pas, a cuyo efecto emplearn cuentas contables desagregadas a nivel de: (iii.1) Tres (3) dgitos como mnimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs; y, (iii.2) Cuatro (4) dgitos como mnimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs. La utilizacin del Plan Contable General Revisado no ser de aplicacin en aquellos casos en que, por norma especial, los deudores tributarios se encuentren obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar estos ltimos. (iv) Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda. A tal efecto, los totales acumulados en cada folio, sern trasladados al folio siguiente precedidos de la frase "VAN". En la primera lnea del folio siguiente se registrar el total acumulado del folio anterior precedido de la frase

"VIENEN". Culminado el perodo o ejercicio gravable, se realizar el correspondiente cierre registrando el total general. De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable, se registrar la leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente. Lo dispuesto en el presente inciso (iv) no ser exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. En ese caso, la totalizacin se efectuar finalizado el perodo o ejercicio. (v) En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Cdigo Tributario. c. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan.

d. Contener folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario. e. Tratndose del Libro de Inventarios y Balances, deber ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, segn corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, as como por el Contador Pblico Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboracin. Lo dispuesto en el presente artculo, no ser de aplicacin para: i) El Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, regulado en la Ley de la EIRL. ii) El Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, regulado en la Ley General de Sociedades. iii) El Libro de Actas del Directorio, regulado en la Ley General de Sociedades iv) El Libro de Matrcula de Acciones, regulado en la Ley General de Sociedades. v) El Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias CAPTULO II DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE LOS LIBROS Y REGISTROS Artculo 2.- FACULTAD PARA AUTORIZAR LOS LIBROS Y REGISTROS MEDIANTE LA LEGALIZACIN DE LOS MISMOS 2.1 Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios sern legalizados por los notarios o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. Los notarios o jueces a que se refiere el prrafo anterior colocarn una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente informacin: a. Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez, segn sea el caso;

b. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, segn sea el caso; c. Nmero de RUC; d. Denominacin del libro o registro; e. Fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso; f. Nmero de folios de que consta; g. Fecha y lugar en que se otorga; y, h. Sello y firma del notario o juez, segn sea el caso. 2.2 El notario o juez, segn sea el caso, sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. 2.3 Tanto los notarios como los jueces llevarn un registro cronolgico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicarn el nmero de la legalizacin, los Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, el nmero de RUC, la denominacin del libro o registro que se ha legalizado, la fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso, el nmero de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalizacin. 2.4 En ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. 2.5 Lo dispuesto en el presente artculo no ser de aplicacin para el Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias. Artculo 3.- OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIN Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. Tratndose del libro de planillas, la legalizacin se regir por lo dispuesto en el Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias. Artculo 4.- LEGALIZACIN DEL SEGUNDO Y SIGUIENTES LIBROS O REGISTROS Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominacin, se deber tener en cuenta lo siguiente: a. Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. b. Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro. Lo establecido en el presente inciso no ser de aplicacin en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros la presentacin del documento en el que conste la referida diligencia. De producirse, de ser el caso, la devolucin de los libros o registros incautados a que se refiere el prrafo anterior, no podr realizarse en ellos anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediato

c.

Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber presentar la comunicacin establecida en el artculo 9.

Lo dispuesto en el presente artculo no ser de aplicacin en el caso del Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias.

Foliacin de libros contables: Perodos mximos de atraso por cada libro: Los plazos mximos de atraso de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios se rigen por lo dispuesto en el Anexo 2. (Ver anexo 2 en el presente trabajo). Foliacin de libros contables: La foliacin de libros contables se refiere a numerar las pginas de los libros contables en forma progresiva. Existen dos tipos de foliacin: Foliacin simple: consiste en cada una de las pginas de los libros contables que tienen numeracin correlativa y van de uno en uno. Foliacin doble: consiste en que la numeracin correlativa de las pginas de los libros contables van de dos en dos.

Conservacin de los libros contables: La persona que maneja los libros contables y documentos tributarios afines tiene un deber de conservar tales libros de contabilidad. As lo seala el artculo 29 de la LGT (Ley General Tributaria- Ley 58/2003), del cual podemos concluir tres aspectos importantes: Plazo mnimo de conservacin: El plazo mnimo de conservacin es de seis aos tal como dispone el Cdigo de Comercio. Interrupcin de la prescripcin: El plazo de seis aos que establece la normativa mercantil cubre de forma suficiente el plazo de prescripcin de cuatro aos de las obligaciones tributarias; no obstante, cuando la prescripcin se interrumpe, puede determinar la necesidad de conservar los libros por encima del plazo mnimo de seis aos, ya que la obligacin tributaria todava no ha prescrito. Y as lo establece de forma expresa el inciso final del artculo 70.2 LGT. Datos con origen en ejercicios prescritos: Finalmente hay que considerar la necesidad de justificar las bases u otras partidas pendientes de compensar procedentes de ejercicios prescritos. En estos casos la normativa (artculos 106.4 LGT y 25.5 TRLIS) seala que debern exhibirse los libros contables para poder ejercer el derecho a la

compensacin. De este modo, si las bases imponibles negativas se pueden compensar con las rentas positivas de los 15 ejercicios inmediatos siguientes, podra llegarse a la situacin mxima de conservar la contabilidad durante un plazo de 19 aos (15+4), ms los efectos de la interrupcin de la prescripcin que se pueda producir.