PROYECTO FINAL CURSO GERENCIA Y GESTIN DE PROYECTOS 2012 - I Creacin de un centro de estudios de ingeniera aplicado a la industria

Ingeniero Mario Armando Rosero Muoz Departamento de Ingeniera de Sistemas e Industrial

Fabin Manuel Jimnez Bolvar Estudiante pregrado de Ingeniera Industrial

Universidad Nacional de Colombia Bogot D.C. Mayo de 2012

Contenido
INTRODUCCIN .........................................................................................................................................1 OBJETIVOS ..................................................................................................................................................2 1. GERENCIA DE PROYECTOS .............................................................................................................3 1.1 1.2 1.3 2. Qu es un proyecto? .....................................................................................................................3 Gerencia de proyectos ....................................................................................................................3 Gerente de proyecto .......................................................................................................................3

CENTRO DE ESTUDIOS DE INGENIERA APLICADOS A LA INDUSTRIA ...............................4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Motivacin .....................................................................................................................................4 Acta de constitucin .......................................................................................................................4 Gestin de alcance..........................................................................................................................4 Gestin del tiempo .........................................................................................................................4 Gestin de costos............................................................................................................................4 Gestin de la calidad ......................................................................................................................5 Gestin de los recursos humanos ...................................................................................................5 Gestin de los riesgos .....................................................................................................................5

NOTAS FINALES .........................................................................................................................................6 Bibliografa ....................................................................................................................................................7

INTRODUCCIN

Continuamente los ingenieros se van a ver enfrentados a la presentacin, planeacin, control, diseo o ejecucin de un proyecto. Para poder salir adelante en estas situaciones es necesario el poseer herramientas y conocimientos de los estndares mundiales en los conceptos y etapas que componen un proyecto. Nada mejor para esto que conocer de las mejores prcticas mundiales ofrecidas por el Project Management Institute (PMI) desglosando todos los procesos que componen un proyecto, desde la planeacin hasta el cierre del mismo.

OBJETIVOS
Identificar un tema en donde se pueda aplicar las prcticas ofrecidas por el PMI para la gerencia de un proyecto. Identificar los procesos necesarios para el buen desarrollo de un proyecto desde la perspectiva y obligaciones de un gerente de proyecto.

1. GERENCIA DE PROYECTOS

1.1 Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y nico, realizado para crear productos o servicios nicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma ms tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.

1.2 Gerencia de proyectos

Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza nica de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organizacin, administrar un proyecto requiere de una filosofa distinta, as como de habilidades y competencias especficas. De all la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energa, comunicacin (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

Ilustracin 1 Fuente: elaboracin propia

1.3 Gerente de proyecto

La funcin principal de un gerente de proyecto es garantizar el cumplimiento del cronograma y los entregables del proyecto. Adems es el encargado de la planeacin. El gerente de proyecto debe poseer una combinacin de habilidades incluyendo una gran capacidad inquisitiva, de detectar asunciones sin especificar y de resolver conflictos interpersonales. Una de sus tareas ms importantes es el reconocimiento de los riesgos que afectan directamente las probabilidades de xito del proyecto, y la constante medicin, formal e informalmente de dicho riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El gerente de proyecto debe poseer no solo conocimientos de gestin de proyectos sino tambin de las habilidades necesarias, que le permitan alcanzar los objetivos del proyecto y cumplir con la triple restriccin (Tiempo, costo, alcance). Estas habilidades bsicamente son adquiridas con la experiencia, pero es importante identificar que habilidades y cules son las que faltan para ser un gerente de proyecto exitoso y en base a ella trabajar para adquirirlas y/o perfeccionarlas. 3

2. CENTRO DE ESTUDIOS DE INGENIERA APLICADOS A LA INDUSTRIA

2.1 Motivacin
En 2011, la empresa FESTO de Colombia le prest al departamento de Ingeniera Mecnica una celda de manufactura fms100 de trabajo neumtico con cuatro estaciones. En principio, bajo el mando del Ingeniero Ernesto Crdoba, los estudiantes de Ingeniera mecnica trabajaron en el estudio del funcionamiento de la mquina. Posteriormente se invit al Ingeniero Hctor Cifuentes, adscrito al departamento de Ingeniera Industrial, quien propuso la conformacin de un grupo de estudiantes para que estudiaran diferentes temas con ayuda de esta mquina. Es as como en principio hago parte del primer grupo de estudiantes de ingeniera industrial que se acerca a la mquina y la idea de la conformacin del grupo. El desarrollo del grupo qued suspendido debido a la dificultad que supona la adquisicin de este tipo de maquinaria pero surgi a modo personal la idea de crear un centro de estudios de ingeniera interdisciplinar para casos de la industria colombiana que requieran de la academia y de ideas innovadoras para crear productividad y eficiencia.

2.2 Acta de constitucin

El acta de constitucin del proyecto es el documento inicial donde se muestran los lmites del proyecto, las herramientas con la que se cuenta, y los interesados. Ver acta de constitucin

2.3 Gestin de alcance

El Lenguaje de Modelamiento Unificado ofrece una forma de presentar de una forma organizada el alcance de un proyecto bajo 5 diagramas principales: Diagrama de casos de uso generales, Casos de uso detallados, Diagramas de clase, Diagramas de secuencia, Diagramas de estado. Ver gestin de alcance

2.4 Gestin del tiempo

Segn el PMI sta es el rea de conocimiento que incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Para este proyecto se identificaron 67 tareas agrupadas en 14 procesos principales que se pueden ver en detalle en el archivo originado por el programa Microsoft Office Project 2007. Con ayuda del programa en mencin se obtuvo el mtodo PERT (ver pert) para el clculo de la ruta crtica y la identificacin de las tareas claves para el xito de la finalizacin del proyecto (ver ruta crtica). El marco, en tiempo, para el desarrollo del proyecto es el calendario acadmico de 2012 de la Universidad Nacional de Colombia sede Bogot. (ver calendario acadmico)

2.5 Gestin de costos

Por ser un proyecto dentro del mbito de la academia, estudio e investigacin se hace difcil conseguir recursos y hacer un clculo de los costos y los gastos que se necesita para el desarrollo del proyecto (ver indicadores). El clculo de los indicadores de desarrollo del proyecto se hace bajo supuestos y con ayuda del programa Microsoft Office Project 2007 en donde se encuentran detallados el costo de cada uno de los recursos. (Ver Project).

2.6 Gestin de la calidad

Como estudiante de ingeniera Industrial es importante resaltar la gestin de la calidad del trabajo. Con este propsito, se uso el diagrama de Ishikawa o diagrama causa-efecto, una simple herramienta o mtodo con el que se evala la calidad en un proyecto. En este caso, el problema principal fue identificado con la imposibilidad de la creacin del CEII y cuatro causas principales de este efecto: Factores externos, organizacin, procedimientos, tecnologa. (Ver diagrama causa-efecto)

2.7 Gestin de los recursos humanos

La evaluacin de los recursos humanos de un proyecto se torna vital a la hora de completar tambin exitosamente el mismo. La capacidad, conocimientos y pertinencia de cada unidad del personal requieren de un estudio para su seleccin, determinacin de tareas y acceso a la informacin. La matriz RACI propone una organizacin con respecto a las tareas de quienes son Responsables, quienes Aprueban, a quienes se les Consulta y por ltimo quienes son Informados del desarrollo de cada tarea. (Ver matriz RACI)

2.8 Gestin de los riesgos

Los riesgos que se puedan adherir a un proyecto, contrario a lo que su nombre hara intuir, tambin pueden resultar positivos para el desarrollo del proyecto. En este caso existen 3 probabilidades o riesgos para un mejor resultado del proyecto: a. La probabilidad que no sea necesario presentar un leasing para hacerse a maquinaria sino que esta sea donada. b. La probabilidad que el CEII reciba apoyo estatal para su funcionamiento. c. La probabilidad que las autorizaciones de funcionamiento no tomen ms de 10 das. Por otro lado, los riesgos para que se retrase el proyecto o que incluso fracase el mismo son: a. Modificacin del calendario acadmico por cierres, manifestaciones o por situaciones sociopolticas del pas. b. Cambios en el presupuesto general asignado para los programas de extensin de la Universidad Nacional de Colombia. c. Negativa por parte de los candidatos a Director de Investigacin a formar parte del CEII. d. Incapacidad para adquirir la maquinaria propia del CEII. e. Negativa por parte de los estudiantes a formar parte del CEII. f. Negativa por parte de la Direccin de Extensin de Sede a aprobar la formacin del centro. Con estas probabilidades se pueden realizar los clculos correspondientes a la gestin de los riesgos (ver gestin de riesgos)

NOTAS FINALES
A lo largo del desarrollo de este proyecto se identificaron grandes dificultades y el nivel de detalle necesario que requiere la gestin de un proyecto de cualquier ndole. Con ayuda de diversas herramientas de software se fue alcanzando poco a poco la esquematizacin del proyecto, la identificacin de tareas, los mtodos de control, etc. Adems con ayuda del profesor y an del desarrollo de otros compaeros en sus avances, logr la aprehensin de los conceptos generales. Despus de este trabajo y de los temas desarrollados a lo largo de este semestre, las inquietudes y motivaciones al tema se incrementan.

Bibliografa

[1] Project Management Institue, Fundamentos para la direccin de proyectos (guia del PMBOK), 2008.