Manual SIOP

MANUAL DEL USUARIO
SISTEMA INTEGRADO DE OPERACIONES SIOP
Sistema Integrado de Operaciones SIOP
MDULO I
ACTUALIZACIN DE PADRONES Y REGISTRO DE LA PROGRAMACIN DE DISTRIBUCIN DE ALIMENTOS
USUARIO: PROGRAMAS Y PROYECTOS
Versin 1.0
PRESENTACIN
El presente manual del usuario tiene por objetivo orientar a las personas responsables del Registro de la programacin de Distribucin de Alimentos e el Sistema SIOP. Esta etapa del proceso de registro de informacin en el sistema SIOP, es de suma importancia por las implicancias que tiene en posfuturos procesos de interaccin con el sistema SIOP; como son: el Registro de movimientos de Entradas y Salidas de Almacn (Neas y Pecosas), la determinacin de la ejecucin de los Programas de Nutricin y Complementacin Alimentara de PRONAA y el proceso de seguimiento propio de la actividad de gestin, tanto en la Sede Central como en las Gerencias Locales). En el caso de Pronaa, el principal usuario del sistema SIOP, en esta etapa, es el personal de Programas y Proyectos. Esta gua, presenta el proceso de interaccin con el sistema SIOP en esta primera etapa de manera prctica, y siguiendo un orden lgico de trabajo. Especficamente, trata aspectos sobre mantenimiento de informacin, sobre centros de atencin, asignacin de centros de atencin a CDA, y el proceso de registro y aprobacin de la programacin de distribucin de Alimentos. Esta gua representa una generosa contribucin del rea de Informtica de la Gerencia Local Ica, quien por iniciativa propia propuso el proyecto, ejecuto el mismo y plasm los resultados a travs de este Manual del Usuario Mdulo I Actualizacin de Padrones y Registro de la Programacin de Distribucin de Alimentos, razn por la cual, merece nuestro reconocimiento y ms sincero agradecimiento.
Lima, julio de 2005. UAD/Jefatura de Sistemas
NDICE
N Pg.
1. Ingreso al Sistema Integrado de Operaciones SIOP
2. Descripcin de las Opciones de Actualizacin de Centros de Atencin 3. Ingreso de Nuevos Centro de Atencin 4. Actualizacin y Asignacin de CDA 5. Distribucin Secundaria de Alimentos Registro de Nuevas Programaciones 6. Aprobacin de la Programacin 27 43 7 12 17
1. Ingreso al Sistema Integrado de Operaciones SIOP Para ingresar al sistema SIOP se deben digitar el nombre de Usuario y la contrasea, ambas claves sern habilitadas por el rea de Informtica, click en Aceptar
Una vez ingresados correctamente el nombre de usuario y contrasea, se accede a la ventana Escenario del sistema SIOP, donde se selecciona el Escenario (meta presupuestal) con el cual, se desea trabajar. Seleccionado el Escenario con el cursor del Mouse se debe dar click en Aceptar
rea de Informtica Gerencia Local Ica Versin 1.0 JSO/ksc
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Ahora nos encontramos en la ventana principal del sistema SIOP. En la parte superior con fondo color azul se puede visualizar el nombre del Sistema, seguido por la Gerencia Local activa y entre parntesis el Escenario con el cual se est trabajando. Al lado derecho tenemos 3 conos de ventana: Minimizar, Restaurar y Cerrar. Inmediatamente debajo se encuentra la barra del men principal del Sistema en el siguiente orden: - Plan de Trabajo Institucional - Compra de Alimentos - Centros de Atencin - Distribucin Secundaria - Almacn - Reportes y Estadsticas - Salir Debajo de la barra de men tenemos 8 conos que forman parte de la pantalla principal del sistema SIOP: Definir programas y proyectos, Definir proyectos y/o componentes, Definir gastos administrativos, Nota de Entrada Almacn, Pecosas y Salir (del Sistema).
Barra del Men
Iconos
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Para el caso del Area de Programas y Proyectos se trabaja con las opciones del men Centros de Atencin, Distribucin Secundaria y opcionalmente Reportes y Estadsticas. A continuacin vamos a describir brevemente las dos (02) primeras, y posteriormente detallaremos cada una de sus opciones: Centros de Atencin.- Esta opcin del men permite ejecutar diversas tareas relativas a modificacin, actualizacin, comparacin, etc. de los padrones de los Centros de Atencin (CA) de la Gerencia Local activa. Cuenta con 3 sub opciones Actualizacin de Centros de Atencin, Centros de Atencin vs Centros de Distribucin y Aprobacin de Centros de Atencin. Distribucin Secundaria.- Este men permite realizar la Programacin de la Distribucin Secundaria de Alimentos por determinados periodos (de tiempo) para los Centros de Atencin seleccionados; adicionalmente permite aprobar la programacin y realizar el cierre mensual de la distribucin. Cuenta con 3 sub mens: Distribucin Secundaria de Alimentos, Aprobar Programacin y Cierre de Distribucin Secundaria. 2. Descripcin de las Opciones de Actualizacin de Centros de Atencin Antes de realizar la Programacin de la Distribucin Secundaria de Alimentos, el Area de Proyectos debe actualizar los padrones de los diferentes programas (Finalidades), sea aadiendo nuevos Centros de Atencin, suspendiendo aquellos que los motivos ameriten, aumentando o disminuyendo la cantidad de beneficiarios del Centro de Atencin, etc. De manera similar en el sistema SIOP, antes de realizar la Programacin, debe actualizarse el padrn, esta labor se realiza a travs de la opcin Actualizacin de Centros de Atencin.
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La opcin Centros de Atencin/Actualizacin de Centros de Atencin nos muestra la siguiente pantalla, en la cual adicionalmente aparece una barra con 13 conos, agrupados en tres (03) grupos. En el primer grupo tenemos dos (02) conos Salir (salir de la pantalla actual) y Refrescar. Refrescar. Cuando se realiza alguna modificacin en el sistema SIOP esta no se percibe inmediatamente, es necesario hacer que los datos se actualicen, para ello debemos refrescar los datos del sistema para poder visualizar los cambios realizados.
En el segundo grupo se ubican conos cuya funcin es similar a otras opciones del sistema SIOP, variando su aplicacin, segn la opcin que se haya seleccionado; as por ejemplo, si se selecciona Nuevo dentro de la opcin de Centros de Atencin, se crear un Nuevo Centro de Atencin; si se selecciona Nuevo dentro de la opcin de Pecosas, se crear una nueva pecosa, y en el caso de Notas de Entrada de Almacn, se crear una nueva Nea. Nuevo.- Este cono permite crear nuevo Centro de Atencin, Pecosa, Nea, etc. Editar.- Con este cono se editan o modifican los datos de un Centro de Atencin ya creado o existente.
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Grabar.- Permite grabar los nuevos datos del Centro de Atencin o las modificaciones realizadas. Solamente se activa cuando se realiza alguna modificacin. Restablecer.- Se dejan los datos tal como se encontraban antes de realizar la modificacin. Una vez grabados los datos no es posible revertir el proceso. Imprimir.- Permite la impresin de diversos reportes.
Anular.- Anula los registros seleccionados.
En el tercer grupo se encuentra los conos que permiten desplazarse entre los registros de la base de datos: Primero.- Este cono (flecha a la izquierda) nos permite regresar al primer registro, desde cualquier registro en que nos encontremos. Anterior.- (Flecha hacia arriba) permite retroceder al registro inmediatamente anterior (de uno en uno) Siguiente.- (Flecha hacia abajo) permite avanzar al registro inmediatamente siguiente (de uno en uno). ltimo.- (Flecha hacia la derecha) permite desplazarse al ltimo registro de la base de datos. Salir.- Sale de la pantalla actual, permiten regresar a la pantalla y men principales del Sistema. Debajo de los conos tenemos 5 pestaas u hojas.
Datos Generales.- Dentro de esta hoja podemos visualizar el Cdigo del Centro de Atencin (asignado por el sistema SIOP), el Cdigo Pronaa (cdigo que el CA tena anteriormente en el SCA), Nombre del Centro de Atencin, Direccin, Nmero de Beneficiarios, Nmero de Raciones, Estado (en el que se encuentra actualmente: Activo, Suspendido Definitivamente, Suspendido Temporalmente, etc.), Tipo (Autogestionario, etc.) y Monto de Subsidio (si es que recibe). Detalle del Centro de Atencin.- En esta hoja podemos ver los datos detallados del Centro de Atencin, previamente seleccionado en la hoja de Datos Generales. Es aqu donde se podrn realizar las adiciones o modificaciones del Centro de Atencin y sus datos. Esta hoja cuenta a su vez con 5 sub hojas o pestaas:
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General.como:
Aqu se registran los Datos Generales del Centro de Atencin tales Cdigo del Centro de Atencin (asignado por el sistema SIOP). Cdigo Pronaa (cdigo del SCA). Gerencia Local. Oficina de Coordinacin: Vlido slo en caso el Centro de Atencin pertenezca al mbito de alguna Oficina; caso contrario, se puede seleccionar Sede de Unidad. Programa/Convenio. La Finalidad por la cual el Centro de Atencin recibe atencin. Tipo de Racin: La racin que corresponde recibir al Centro de Atencin conforme a la Finalidad por la que recibe atencin. Distrito. El Distrito al que pertenece el Centro de Atencin. Centro Poblado: El Centro Poblado en el que se encuentra ubicado el Centro de Atencin. Zona. Si se encuentra en una zona rural o urbana. Nombre. Del Centro de Atencin. Direccin. Direccin exacta del Centro de Atencin. Direccin Referencia: La referencia que facilite la ubicacin del Centro de Atencin, por ejemplo Ubicado al costado del local comunal. Estado. Si se encuentra Activo, Suspendido, etc. Tipo: El tipo de Centro de Atencin, por ejemplo si se trata de un Comedor Infantil, Comedor Popular, Colegio, Posta Mdica, Centro de Salud, CEI, Pronoei, Emergencia, etc. Creacin. La fecha en la que fue creado el Centro de Atencin. Resolucin y Nmero de Resolucin: La fecha en la cual se expidi la resolucin de aceptacin del Centro de Atencin y su Nmero correspondiente. Subsidiado: Si el Centro de Atencin cuenta con subsidio o no. Es CDA? Responder Si en caso se trate el Centro de Atencin de un Centro de Distribucin de Alimentos, que a su vez, agrupa a varios Centro de Atencin. CDA: Especifica a qu CDA se encuentra asignado el CA (a qu CDA pertenece).
Organizacin.- Aqu se especifican los miembros que integran la Junta Directiva, Comit de Alimentacin Escolar, Miembros del Establecimiento de Salud, etc. segn corresponda, se indican nombres, apellidos y documentos de identidad. Padrn.- Se registra la cantidad de beneficiarios con los que cuenta el Centro de Atencin, casos sociales, cuntas socias tiene, cuntos son hombres y cuntas son mujeres, cantidad de nios y nias. Estado.- En que situacin se encuentra el Centro de Atencin, Activo, Suspendido temporalmente, Suspendido definitivamente, etc.
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Motivo vs. Estado.- Si en la hoja de Estado se selecciona que el Centro de Atencin ha sido suspendido, en la hoja de Motivo vs Estado debe indicarse la causa de la suspensin, por ejemplo renuncia del Centro de Atencin, no preparar los alimentos, problemas de organizacin, etc. Beneficiarios.- En esta hoja se registran la relacin de Beneficiarios del Centro de Atencin 3. Ingreso de Nuevos Centros de Atencin Para ingresar un nuevo Centro de Atencin, presionamos el cono Nuevo
Una vez seleccionado el cono Nuevo, el Sistema se autodirecciona a la pantalla Detalle del Centro de Atencin / General, con todos los campos en blanco. Ntese que slo quedan activos los conos Salir, Grabar y Restablecer. Ahora podr ingresar los datos del nuevo Centro de Atencin. Dar un click en aquellos recuadros que poseen una flecha al lado derecho, esto activar un men desplegable con las opciones que podemos necesitar.
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En los recuadros que tienen una barra de color amarillo al lado derecho, podemos presionar F1, esto activar una pantalla de Bsqueda, que facilite la localizacin de los datos de los Distritos y Centros Poblados.
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Para iniciar la bsqueda del Distrito podemos escribir sobre las lneas amarillas las primeras letras del nombre del distrito o el nombre completo y, presionar el botn Abrir. Tambin podemos presionar directamente este botn, al hacerlo, se mostrar la lista de Distritos, luego se deber dar un click sobre el nombre del distrito y presionar el botn Seleccionar.
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Despus de llenar todos los campos se debe digitar el Nombre del Centro de Atencin, la direccin del Centro de Atencin y de su Referencia, elegir si va a ser CDA o no. Si el Centro de Atencin no es un CDA, el CDA al que pertenece el Centro de Atencin se asignara automticamente en otro proceso.
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Una vez registrada la informacin General, se pasa a registrar la informacin correspondiente a Organizacin (Junta Directiva) y Padrn (cantidad de beneficiarios).
Luego que ha quedado registrada en el Padrn la cantidad de beneficiarios, se debe dar click en el cono de Grabar (1) y luego click en el icono de Aprobar Padrn (2) a fin que el Sistema pueda actualizar los datos.
(1) (2)
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Seguidamente el Sistema preguntar si esta seguro de actualizar el padrn del mes. Se debe presionar el botn SI para grabar y actualizar definitivamente los datos.
Una vez grabado, podemos regresar a la hoja de Datos Generales y refrescar los datos para visualizar el padrn modificado. Nota.- La creacin de un CDA es idntica a la creacin del Centro de Atencin, con la nica diferencia que en la parte final, donde aparece la pregunta, se debe seleccionar SI para especificar que es un CDA.
Hasta este punto hemos aprendido a agregar un nuevo Centro de Atencin al padrn, ahora veremos como asignarlo a un CDA.
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4. Actualizacin y asignacin de CDA Para actualizar y asignar los CDA seleccionamos la opcin Centros de Atencin/Centros de Distribucin vs. Centro de Atencin en el men.
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5. Actualizacin y asignacin de CDA Para actualizar y asignar los CDA seleccionamos la opcin Centros de Atencin/Centros de Distribucin vs. Centro de Atencin en el men.
Inmediatamente se acceder a la pantalla siguiente, donde se pueden identificar claramente seis (06) componentes: 1) Parmetros de Bsqueda, 2) cono de Aprobar Padrn, 3) Centros de Distribucin, 4) Centros de Atencin (sin asignar), 5) Botones y 6) Centros de Atencin (Asignados).
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En Parmetros de Bsqueda (1) debemos seleccionar la Finalidad con la que vamos a trabajar, dando click en la flecha que se encuentra al dado derecho de la barra Proyectos y Convenios, que har desplegar una lista con las Finalidades.
Al seleccionar la Finalidad, automticamente se activan los dems paneles de la pantalla. En el componente de Centros de Distribucin (3) podemos observar la lista de Centros de Distribucin (CDAs) existentes. Slo aparecen en esta lista aquellos que han sido seleccionados como CDA durante la creacin del Nuevo Centro de Atencin. En la lista (3) podemos ver informacin general referente al CDA, tal como Descripcin, Direccin, Total Beneficiarios, Provincia. El Total Beneficiarios esta compuesto por la suma de todos los Centro de Atencin asignados al CDA. Si al momento de ingresar los datos para el CDA, se ingresa una cantidad de beneficiarios diferentes, a cero (0), sta se sumar a la cantidad total de beneficiarios de todos los Centro de Atencin que pertenecen al CDA.
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En la parte correspondiente a Centros de Atencin (Sin Asignar) (4) podremos observar aquellos Centro de Atencin que pertenecen al mismo Distrito que el CDA, pero que an no han sido asignados al CDA
Para asignar un Centro de Atencin a un CDA debemos trasladarlo haciendo uso de los botones (5) ubicados en la parte central inferior de la pantalla. Podemos asignar todos a la vez, de uno en uno o, dejarlos sin asignar. Al asignar un Centro de Atencion seleccionado, ste se trasladar a la ventana Centros de Atencin Asignados (6).
Asignar todos
Asignar uno, solo el seleccionado Sin asignar uno, solo el seleccionad
Todos Sin asignar
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Despus de asignar el Centro de Atencin a un CDA se debe presionar el botn Grabar, el Sistema mostrar un mensaje indicando que debe aprobar el Padrn; luego de Aprobar el Padrn, el Sistema mostrar otros mensajes, los cuales deben ser aceptados. Automticamente se incrementar el Total Beneficiarios del CDA en la cantidad de Beneficiarios que posee el nuevo Centro de Atencin A asignado.
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Despus de haber aprobado el padrn y realizados los cambios, podemos Salir de la pantalla de Asignacin de CDA
Finalmente debemos Seleccionar la opcin Aprobacin de Centros de Atencin para actualizar el Padrn del mes, tambin se nos pedir confirmacin, lo cual aceptaremos.
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Hasta este punto hemos explicado cmo aadir nuevos Centros de Atencin y cmo asignarlo a un CDA. Modificacin de Datos del Centro de Atencin Para modificar algn Dato de un Centro de Atencin ya creado, slo es necesario seleccionar en la hoja de Datos Generales la Finalidad a la cual pertenece el Centro de Atencin.
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A continuacin seleccionar el Distrito en el cual se encuentra ubicado el Centro de Atencin y cuyos datos vamos a modificar, presionar la tecla F1 dentro del cuadro de Distrito para que aparezca la ventana de seleccin.
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Refrescar los datos y pasar a la hoja Detalle del Centro de Atencin.
A partir de aqu, slo queda seleccionar el campo que se desea modificar y realizar el cambio. Presionar el botn de Grabar, aprobar el padrn y actualizarlo para que los cambios queden registrados en el sistema SIOP.
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6. Distribucin Secundaria de Alimentos Registro de Nuevas Programaciones Una vez concluida la actualizacin del Padrn de Beneficiarios (descrita en el punto anterior), podemos iniciar el proceso de registro de la Distribucin Secundaria. Para realizar el registro de la Distribucin Secundaria de alimentos, es necesario, previamente, elaborar la Programacin de los Beneficiarios a los que se va a atender y, definir las raciones a entregar. La programacin puede ser realizada seleccionando a los beneficiarios por Centro de Distribucin (CDA), Centro de Atencin (Centro de Atencin), Cono o Distrito. Primero debemos seleccionar la opcin Distribucin Secundaria/Distribucin Secundaria de Alimentos.
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El Sistema inmediatamente mostrar una nueva pantalla, en la cual, existen 3 hojas o pestaas: Programacin de Alimentos, Beneficiarios Programados y Racin Planificada vs. Racin Operativa.
Programacin de Alimentos.- En esta hoja se ingresan los datos iniciales de la Programacin de Alimentos para la Distribucin Secundaria, tales como: Gerencia Local, Finalidad, Tipo de racin, nmero de informe que motiva la programacin, Centro de Atencin que han de ser atendidos y total de das. Esta hoja se encuentra esta dividida en 4 partes: Datos Generales, Datos de los Beneficiarios, Centros de Atencin y Distribucin de das. Datos Generales.- En esta parte de la pantalla se seleccionan (con un click en las flechas) los datos de la GL, la Oficina de Coordinacin, la Finalidad, Tipo de Racin, mes al que corresponde la programacin. Tambin se selecciona el Tipo de Programacin, el cual puede ser de tres (03) clases: Inicial, Adicional y de Regularizacin.
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Programacin Inicial.- Es la programacin base, y se realiza normalmente al inicio de cada distribucin; viene a ser la programacin principal, generalmente conformada por todos los Centro de Atencin y la canasta o racin completa. Se puede tener una o ms Programaciones Iniciales para la misma Finalidad, en el mismo periodo (de tiempo); pero teniendo en cuenta, que cada una de ellas deber poseer alguna diferencia respecto de las dems; sobre todo, no pueden ser los mismos Centros de Atencin o beneficiarios para ambas. As por ejemplo, una programacin inicial puede ser para el Distrito A que tiene 30 CA, 400 beneficiarios e incluir Aceite en Botellas; la segunda Programacin Inicial puede ser para el Distrito B con 5 Centros de Atencin, 100 beneficiarios y se entrega Aceite en bidones. Al momento de la consolidacin de las ejecuciones por Finalidad y Distrito, se van a sumar todas las Programaciones Iniciales que correspondan a un determinado periodo de tiempo y para la misma Finalidad; vale decir, en el ejemplo anterior se sumarn los 400 beneficiarios del Distrito A ms los 100 beneficiarios del Distrito B, al igual que los productos y monto en soles atendidos. Programacin de Regularizacin.- Es la que se realiza a partir de una Programacin Inicial (referencial) en la cual no se ha registrado una canasta completa, situacin, que transcurrido algunos das, se regulariza distribuyendo el producto faltante, a fin de completar la canasta o la racin escogida (en la Programacin Inicial). En esta Programacin se consideran los mismos Centros de Atencin y beneficiarios que la Programacin Inicial de referencia, razn por la cual, estos Beneficiarios no se suman a los efectos de consolidar la Ejecucin; pero en cambio, s se suma, lo que corresponde a volumen de alimentos y valor monetario distribuido. Programacin Adicional.- Tambin se realiza sobre la base de una Programacin Inicial de referencia; pero, en sta se pueden incluir productos que no estn contemplados en la canasta normal de una determinada Finalidad (por ejemplo: Mezcla Fortificada para Almuerzos Escolares). En este caso se trata de entregas que han sido autorizadas por la Sede Central, debido a circunstancias previamente evaluadas. Se Consideran los mismos Centros de Atencin que la Programacin Inicial de referencia, por lo cual, la cantidad de beneficiarios no se suman en el consolidado de la Ejecucin. Datos de los Beneficiarios.- Aqu se seleccionan los Centro de Atencin que sern programados, los cuales pueden ser filtrados o agrupados segn el criterio de CDA al que pertenecen, Distrito, Cono o invidualmente. Centros de Atencin (Preliminar).- Aqu aparece la lista de Centros de Atencin seleccionados en el prrafo anterior; en esta parte tambin se pueden desmarcar aquellos Centros de Atencin que no deben ser atendidos, antes de pasar a la lista definitiva de los que se atender.
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Distribucin de Das.- En esta ventana se digita, para cada mes, el nmero de das que cubrir la atencin a los CA seleccionados.
Beneficiarios Programados.- En esta ventana aparece la relacin definitiva de los CAs que sern atendidos con la Programacin registrada. Racin Planificada vs. Racin Operativa.- En esta hoja se seleccionan los productos y las raciones que conforman la canasta programada para los beneficiarios o CA seleccionados. Para crear una nueva programacin, dar un click en el botn Nuevo, aparecern todos los campos en blanco, debiendo seleccionarse cada una de las opciones para el respectivo llenado de datos.
La Sede de Unidad u Oficina de Coordinacin segn corresponda.
- La Finalidad
- El Tipo de Programacin (Inicial, Regularizacin o Adicional)
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Seleccionar el mes al cual corresponde la programacin. No se puede realizar una programacin para un mes pasado (anterior al actual), por ello, la ventana Distribucin de das aparece, en este caso, con los meses anteriores deshabilitados (fondo color azul). Si se pueden realizar programaciones para meses posteriores, lo que se deber indicar en el campo Duracin (meses).
Por cada mes se debe ingresar el nmero de das para el cual, se est programando distribucin de alimentos. El nmero de das ingresados en la ventana Distribucin de Das, debe coincidir con el indicado en el campo Nmero de Das.
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Tambin es necesario digitar el nmero del Informe de Programas y Proyectos que motiva la programacin. En el caso de productos con distribucin directa por parte del Proveedor (Papilla de PACFO, Mezcla, leche, galleta o pan de Desayunos Escolares, etc.) se debe habilitar el check de Distribucin Directa.
Check Distribucin Directa -
Luego de completar cada uno de los campos de la ventana Datos Generales, se debe posicionar el cursor en alguno de los campos de la ventana Datos de los Beneficiarios y presionar la tecla F1 para ubicar los registros a seleccionar, segn como se desee hacer el filtrado (CDA, Centros de Atencin, Cono o Distrito). Si se desea modificar la opcin de filtrado, es necesario primero presionar el botn Limpiar, ubicado en la parte inferior.
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Se digita la palabra completa o algunas letras del nombre del Distrito, CDA, Centro de Atencin o Cono a ubicar y, presionar Abrir.
El Sistema mostrar aquellas opciones que coinciden con la cadena ingresada. Si se presiona directamente el botn Abrir el Sistema mostrar la lista completa. Se selecciona el Distrito, CDA, Cono o Centro de Atencin (con click sobre el registro hasta que aparezca un fondo azul) y, presionar Seleccionar.
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Presionar el botn Grabar para que el Sistema grabe los Datos hasta aqu seleccionados.
Se debe presionar el botn Refrescar Beneficiarios (cono de bandera color verde). En la parte Centros de Atencin (Preliminar) aparecer la lista de Centros de Atencin o, aquellos CA que correspondan al Distrito, Cono o CDA seleccionado. En esta ventana aparece un check en la columna Sel. Si se desactiva el check, el Centro de Atencin queda excluido de la programacin
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Presionar el botn Asignar Beneficiarios a fin de que los Centros de Atencin seleccionados se registren definitivamente en la Programacin. El Sistema entonces mostrar un mensaje, solicitando confirmacin.
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El Sistema al aceptar nuestra confirmacin, mostrar la hoja Lista de Beneficiarios Programados, la cual muestra la relacin definitiva de Centros de Atencin programados, los das de atencin, Cantidad de Beneficiarios, Peso en Kg. y Monto en Soles (esto ltimo se completar automticamente, conforme se registre ms adelante la racin).
Para ingresar la Racin que se entregar a cada CA, seleccionar la hoja Racin Planificada vs. Racin Operativa. Para ello, posicionar el cursor en alguna de las familias de productos que conforman la racin (Cereales, Menestras, Oleaginosas, etc.) y dar click en el botn Nuevo.
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Al presionar el botn Nuevo, se esta creando la racin que ser distribuida por CA y por Beneficiario. La racin se expresa en gramos. Por ejemplo, si vamos a distribuir solamente Arroz, posicionar el cursor sobre la Familia Cereales de la columna Descripcin, en la ventana Listado Racin Planificada del PTI, presionar Nuevo, y en Listado Racin Operativa se activar una Lnea con la familia del producto.
Completar cada uno de los campos. Primero, seleccionar la Fuente de Financiamiento (previamente, el rea de Almacenes debe haber confirmado los niveles de stock).
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Seleccionar el Producto, en el campo Cdigo Producto presionar la tecla F1 y aparecer una ventana de Bsqueda, escribir el nombre del producto y presionar el botn Abrir.
Seleccionar el producto requerido.
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De manera similar que con el Producto, proceder con el Cdigo de Envase.
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Seleccionar el Envase que corresponde al producto.
Luego ingresar el peso en gramos a distribuir, seleccionar los decimales que debe contener el peso y, definir si se va a entregar bultos enteros (S o No). Finalmente, presionar el botn Grabar y repetir el procedimiento para con cada una de las familias de productos que conforman la racin. Los productos seleccionados sern los que se debern distribuir; por tanto, son los que deben aparecer en las actas y pecosas, de acuerdo a la cantidad de das y beneficiarios seleccionados.
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En la hoja Lista de Beneficiarios Programados se mostrarn los pesos totales programados para cada Centro de Atencin y su equivalente en soles.
Si se da un click sobre el botn de Impresin, se podrn imprimir las correspondientes rdenes de Despacho, Actas de Entrega, etc.
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7. Aprobacin de la Programacin Se pueden registrar varias programaciones dentro el mismo mes, para la misma Finalidad, pero, solamente podrn ejecutarse (emitir pecosas) aquellas que se encuentren aprobadas por las personas autorizadas. El Flujo de aprobacin de la Programacin (responsables) debe ser coordinada con el Area de Informtica de la Gerencia Local para que sta realice los cambios necesarios. Toda programacin puede ser modificada, borrada o editada hasta antes de su aprobacin. Una vez aprobada, no se puede realizar ningn cambio. Para aprobar una Programacin seleccionar la opcin Distribucin Secundaria / Aprobar Programacin de Alimentos.
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El Sistema nos muestra ahora la siguiente pantalla con cuatro (04) hojas: 1) Programacin, 2) Beneficiarios, 3) Racin y 4) Flujo de Aprobacin. En la hoja Programacin aparece el Listado de Programaciones de Alimentos registrado, para ello se debe dar click en la flecha situada a la derecha del campo Programa/Convenio, el cual desplegar una lista en la que se debe seleccionar la Finalidad correspondiente. Asimismo, se debe seleccionar el mes de programacin (por defecto se asume el activo).
En la parte Estado seleccionar la situacin en la que se encuentra la Programacin: Pendiente de aprobacin, Aprobado o Todos, seleccionar esta ltima opcin si se desea mostrar todas las programaciones (pendientes y aprobadas). Por ahora, a modo de ejemplo, seleccionar las programaciones que se encuentran pendientes.
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Segn las opciones seleccionadas aparecern en la lista las programaciones que cumplan los criterios especificados. En la lista se pueden observar dos (02) recuadros de check: Aprobado y Atendido, los cuales se activarn segn las programaciones sean aprobadas y atendidas (almacn registre la Pecosa) respectivamente. Se debe dar click en la programacin para seleccionarla.
En las hojas Beneficiarios y Racin se pueden apreciar los beneficiarios y las raciones registrados en la programacin seleccionada. En la hoja Raciones, parte inferior, adems se puede visualizar, de ser el caso la relacin de aquellos productos que no han sido programados.
Productos programados
Productos No programados
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En la hoja Flujo de Aprobacin se muestra la lista del personal responsable de realizar la aprobacin de la programacin. Para esto es necesario que el personal designado, sea registrado en el sistema por el rea de Informtica, para lo cual, ser registrado como usuario del sistema y poseer una contrasea de acceso para validarse. Esta funcin conlleva responsabilidad en cada uno de los procesos aprobados. Por ello, antes de aprobar una programacin es necesario realizar la verificacin respectiva; si alguna informacin debe ser modificada, an es posible presionar el botn Editar y realizar los cambios requeridos. Una vez que se ha revisado la programacin, beneficiarios y raciones se proceder a aprobar la programacin; para ello, basta con seleccionar nuestro nombre de usuario y presionar el botn Aprobar Programacin; el Sistema solicitar una confirmacin, la cual debemos aceptar. De ser ms de uno los responsables de aprobar las programaciones, cada uno deber repetir el mismo procedimiento.
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En la hoja Flujo de Aprobacin se muestra la lista de personal responsable de realizar la aprobacin de la programacin. Para esto es necesario que el personal designado, sea registrado en el sistema por el rea de Informtica y; a su vez, ser usuario del sistema y poseer una contrasea de acceso para validarse, lo cual conlleva responsabilidad en cada uno de los procesos aprobados. Por ello, antes de aprobar una programacin es necesario realizar la verificacin respectiva; si alguna informacin debe ser modificada, an es posible presionar el botn Editar y realizar los cambios requeridos. Una vez que se ha revisado la programacin, beneficiarios y raciones se proceder a aprobar la programacin; para ello, basta con seleccionar nuestro nombre de usuario y presionar el botn Aprobar Programacin; el Sistema solicitar una confirmacin, la cual debemos aceptar. De ser ms de uno, los responsables de aprobar las programaciones, cada uno deber repetir el mismo procedimiento.
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Si regresamos a la hoja Programacin, y seleccionamos en la parte Estado, la opcin Todos, obtendremos el listado de las programaciones Pendientes y Aprobadas; as podremos ver cules encuentran atendidas, y cules no. Para salir de esta pantalla damos click en salir y retornamos a la pantalla principal. Ahora se pueden imprimir definitivamente las rdenes de Despacho, Actas de Entrega, Consolidados y Padrones de Distribucin.
Finalmente, es necesario seleccionar la opcin Distribucin Secundaria / Cierre Distribucin Secundaria, ya que mientras no se realice el Cierre de la Distribucin Secundaria, no podremos volver a realizar modificaciones en el padrn, ni actualizar los Centros de Atencin.
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El Sistema mostrar un mensaje solicitando la confirmacin para efectuar el Cierre, damos click en S. El cierre de la Distribucin Secundaria se puede ejecutar en cualquier etapa del proceso, no es necesario llegar a aprobar la programacin, un caso muy distinto es el Cierre Mensual de Almacn, que se realiza una sola vez al mes y nicamente puede ser realizado por el rea de Almacn.
Cumplido hasta aqu el proceso descrito, de interaccin con el sistema SIOP por parte del rea de Programas y Proyectos de una Gerencia Local; queda a partir de ahora, la ejecucin por parte del rea de Almacenes de las programaciones aprobadas. El rea de Almacenes es responsable de la emisin de las PECOSAS de distribucin secundaria, correspondientes.
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ACTUALIZACIN DE PADRONES Y REGISTRO DE LA PROGRAMACIN DE DISTRIBUCIN DE ALIMENTOS

USUARIO: PROGRAMAS Y PROYECTOS

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Lima, julio de 2005. UAD/Jefatura de Sistemas

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