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La buena informacin es supervivencia y requisito ineludible para el xito

Tecnologa e informacin Hoy en da, con la tecnologa disponible nadie debera poder decir que no sabe dnde est parado respecto a su negocio. Ahora bien, este artculo no es para Ud. si me puede contestar rpidamente y sin tener que pensar demasiado:
Cul es el valor de mi negocio hoy?... Y dentro de un ao?, Es real o una especulacin?, De cunto efectivo dispongo para hacer frente a pagos y compras para esta semana?, Cunto he invertido hasta el momento?, Cul ser mi saldo de caja ms bancos dentro de un mes?, Cul es el requerimiento de efectivo para el mes? Conozco mi beneficio mensual?, Estoy en condiciones de vivir del negocio o todava tengo que seguir invirtiendo? Tenemos deudas impositivas con peligro de multas progresivas? Conozco qu cantidad de insumos tengo que comprar para lograr cubrir los gastos de mi estructura?

Por tecnologa entindase no slo las computadoras, que han alcanzado un rango superlativo de desarrollo, incluimos tambin a los programas de gestin (software tipo ERP), que pueden ayudarnos a clasificar la informacin de nuestro negocio y saber por ejemplo, cunto nos cuesta producir una sola medialuna o un sndwich y cunto nos costara si aumentramos la capacidad de produccin.

Todos deberamos saber cul es el verdadero estado de salud de nuestro emprendimiento, sin embargo hay una verdadera epidemia de desapariciones de pymes (estadsticas que por supuesto no se dan a conocer), fundamentalmente por problemas financieros derivados de la falta de previsin sobre los flujos de ingresos y egresos de un negocio; el gran problema es que el principal interesado no se entera hasta que es tarde para encontrar una solucin o el costo de salvataje es muy alto.

Organizacin, administracin y gestin

No tener informacin en tiempo y forma, implica un peligro real: aumenta el riesgo empresario al tomar decisiones equivocadas en compras, aumento o disminucin de personal, no pago de ciertos impuestos, filtraciones de ingresos por retiros sin control, mayor probabilidad de robos (por ejemplo de inventarios o directamente de cobranzas) o fraudes.

Hoy se puede obtener informacin (que es producto de la misteriosa Contabilidad) con un esfuerzo y recursos mnimos y que nos ayudar a administrar sin problemas cualquier patrimonio, negocio o emprendimiento, slo deberemos tener en cuenta ciertas reglas bsicas:

1. Organice su entorno de trabajo, no es necesario tener un batalln de empleados para lograr resultados en cuanto a la informacin que necesita, es ms, mientras ms organizado est, menos tiempo deber dedicarle al tema. La organizacin le ayudar a identificar los procesos

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administrativos y por lo tanto a controlar tanto los flujos de datos como de recursos -dinero, bienes, valores y tambin medir la necesidad de personal. Organizar implica: a. Mantener archivos de documentacin separados en temas funcionales bsicos: personal, proveedores, inventarios, clientes, bancos, impuestos, cajas, fondos a rendir y controles administrativos y operativos. b. Un software de gestin: sistema que permite el ingreso de todas las transacciones del negocio a una sola base de datos -condicin necesaria y suficiente para no tener errores a la hora de armar informes. c. Control sobre los flujos de ingresos y egresos de: dinero, valores, insumos, bienes de uso y documentacin (el sistema de gestin soluciona esto). d. Buscar y mantener personas con aptitud (conocimientos y experiencia) y actitud (da el valor agregado) que le aseguren que el trabajo se llevar adelante en tiempo y forma.

2. Administre: una vez organizado su negocio, deber conocer dnde y cmo ingresar datos, qu personal contratar, cmo controlar lo que se hace y lo que no, cuando y dnde utilizar los recursos disponibles. Tenga en cuenta que a mayor cantidad de efectivo en circulacin, mayor es la probabilidad de perder dinero por filtraciones (ingresos y egresos que no se registran).

3. Gestione el negocio: es la direccin de las tareas operativas de la empresa y donde utiliza la informacin procesada por la administracin; tenga muy presente las tareas que agreguen valor y aprenda a delegar. El liderazgo no es fcil, tiene que ver con el sentido comn, sus conocimientos, experiencia y valores; se aprende con el tiempo y lo ayuda a aprovechar al mximo sus recursos - incluido su tiempo y conocimientos.

4. Planifique: en cualquier tipo y tamao de negocio se debe planificar; una vez que todo est en marcha, resta an algo que puede llegar a marcar una diferencia competitiva, su tiempo; busque espacio en su agenda para pensar en cmo hacer crecer su negocio: mayores ventas, menores costos, publicidad, dnde y cundo vender; esto se logra con una buena informacin.

5. Plan de Negocios: tiene relacin con lo anterior y si bien parece una herramienta de trabajo para una empresa grande, sirve a todas; implica revisar cada tanto los objetivos, lo que se logr y lo que no y buscar el crecimiento a travs de nuevas propuestas; se utiliza para lograr valor agregado, hacer cambios o simplemente aumentar ventas y disminuir costos.

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Consejo

Mida en trminos monetarios si le conviene o no dejar el inicio administrativo y organizacional de su empresa a un profesional, comparando cunto le saldra comprar los recursos administrativos -pc o notebooks, software de gestin, muebles y contratar personal con experiencia y conocimientos, versus los honorarios que le cobrarn.

Lo ms probable es que ahorre tiempo y gane en conocimientos, al menos en la fase inicial de operaciones, la cual suele ser la ms dura de encarar. Tambin le sugiero dejar por escrito todo lo que Ud. va a necesitar dentro del paquete de servicios.

No tiene sentido llevar una contabilidad slo para cumplir con el Cdigo de Comercio o la Ley de sociedades, si no se traduce en un valor agregado con informacin para tomar decisiones. Una administracin propia o tercerizada debe entregarle una informacin mensual actualizada, con un esquema mnimo de informes contables:

Balance mensual: le indica cmo est su patrimonio, lo que tiene y lo que debe. Estado de resultados: sabr cunto gano perdi y en qu rubros, a partir de los cuales puede armar informes para anlisis de costos, punto de equilibrio, presupuestar, entre otros. Flujo de caja: le sirve para calcular cul va a ser su necesidad de capital de trabajo y eventualmente para saber cunto vale su negocio, si el mismo tiene pocos bienes de uso.

Cuando Ud. termine de organizar la parte operativa del negocio, puede estar en condiciones de encarar una administracin propia (que deber ya estar organizada por el profesional), aunque esto le puede llevar un tiempo antes de poder implementarlo con xito.

Cdor. Arturo Tregea gestion.prof@gmail.com

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