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GUA DE APRENDIZAJE - TEMA 4 FUNDAMENTOS DE GESTIN DE PROYECTOS

Objetivos: Conocer los principales conceptos relacionados con la gestin de proyectos. Comprender todas las materias abarcadas por la gestin de proyectos y tener una visin global e integradora de ellas. Conocer los diversos procesos, y sus interrelaciones, que se llevan a cabo al gestionar un proyecto. Indice: 1. Conceptos bsicos. 1.1. Qu es un proyecto?. 1.2. Qu es Gestin de Proyectos?. 1.3. Programas, Proyectos y Subproyectos. 1.4. Fases y Ciclo de Vida de un proyecto. 2. Procesos en la Gestin de Proyectos. 2.1. Grupos de Procesos. 3. El Modelo PMI para la Gestin de Proyectos. 3.1. Gestin de la Integracin. 3.2. Gestin del Alcance. 3.3. Gestin de los Tiempos. 3.4. Gestin de los Costes. 3.5. Gestin de la Calidad. 3.6. Gestin de los Recursos Humanos. 3.7. Gestin de las Comunicaciones. 3.8. Gestin de Riesgos. 3.9. Gestin de Adquisiciones. 3.10. Interacciones entre procesos. Bibliografa utilizada: PMI Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMI Communications, USA 2000. Caps. 1,2 y 3

Bibliografa complementaria: Burnett, K. The Project Management Paradigm, Springer-Verlag, 1998. Cleland, D.I. Project Management. Strategic Design and Implementation. 2nd edition, McGraw-Hill, 1994. Spinner, M.P. Project Management. Principles and Practices, Prentice-Hall International, Inc., 1997.

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NOTAS DE USO: Se indica la referencia de la bibliografa bsica (siglas y nmero de pgina). Ejemplo: GIL9/10 significa pginas 9 a 10 de la referencia GIL (ver tabla de bibliografa bsica). Las transparencias que corresponden se indican entre corchetes. Ejemplo: [T13]. Se incluyen Ejercicios para realizar por parte de los alumnos. Se identifican con el smbolo.

Contenido: Conceptos bsicos Qu es un proyecto? [PMI]-4/5, [T5] - Definicin de Proyecto: esfuerzo temporal emprendido para crear un nico producto o servicio - Las organizaciones realizan un trabajo. Un trabajo generalmente supone operaciones y proyectos. Ambos comparten: - Realizados por personas, - Restringidos por recursos limitados y - Planificados, ejecutados y controlados. - Se diferencian en que los proyectos son: - Temporales: tienen un comienzo y un final definidos. Los proyectos acaban cuando los objetivos declarados han sido alcanzados. - Para crear un producto o servicio nico: un proyecto supone realizar algo (un producto o un servicio) que no ha sido realizado antes y, por tanto, es nico. - Esta unicidad hace que las caractersticas que distinguen al producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente: - Progresivamente => por etapas - Elaboradas => trabajadas con cuidado y detalle - Ejemplo: cada edificio es nico, el proyecto se realiza por etapas, aadiendo cada vez ms detalles. Ejercicio: Analizar las razones por las que disear un puente s es un proyecto y pagar la nmina mensual de los empleados no lo es. Qu es Gestin de Proyectos? [PMI]-6 [T6] Definicin de Gestin de Proyectos (GP): es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para proyectar actividades destinadas a satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios 1 de un proyecto Esto supone buscar un equilibrio entre demandas contrapuestas en - alcance, tiempo, costo y calidad. - beneficiarios con diferentes necesidades y expectativas. - Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

En ingls: Stakeholders (literal: poseedores de estacas). En realidad, todos los involucrados en el proyecto.

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Programas, Proyectos y Subproyectos [PMI]-10, [T7] Programa: es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener unos beneficios que no seran posibles si se gestionan individualmente. - Muchos programas incluyen elementos de operaciones continuas. - Tambin pueden incluir una serie de tareas repetitivas o cclicas. Subproyecto: es un componente de un proyecto, que resulta ms fcil de gestionar. Es frecuente que se contraten a una empresa externa o, dentro de la misma organizacin, a otra unidad funcional diferente. Gestin de la Cartera de Proyectos (Project Portfolio Management): Seleccin y soporte de proyectos o programas. - Est guiada por el plan estratgico y los recursos disponibles.

Ejercicio: Pensar un ejemplo de programa, proyecto y subproyecto para un centro universitario como la ESI.

Fases y Ciclo de Vida de un proyecto [PMI]-11/12, [T8] Cada proyecto suele descomponerse temporalmente en fases o etapas. Con ello se busca: - Mejor control de la gestin, - Adecuados enlaces con las operaciones habituales de la organizacin. Cada fase supone la realizacin completa de uno o varios entregables (deliverables). Un entregable es un producto tangible y comprobable; por ejemplo, un estudio de viabilidad, un diseo detallado o un prototipo. La conclusin de una fase supone revisar el entregable y la ejecucin del proyecto con el fin de determinar si el proyecto debe continuar y detectar y corregir errores con un coste asumible. Ciclo de Vida de un Proyecto: define el comienzo, el final y las fases de que consta un proyecto. Para cada fase se define: - Su secuenciacin temporal respecto de las dems fases. - El trabajo que debe realizarse (incluidos entregables), y - Los participantes. [PMI]-13/15, fig. 2-5, pg. 17, [T9] Existen muchos tipos de ciclos de vida diferentes. No existen unos mejores que otros, depende de cada campo de trabajo y proyecto concreto: - No es igual fabricar un automvil que construir un producto software. - No es lo mismo construir el software de gestin de un avin comercial que un pequeo programa para llevar un inventario de discos de msica. Ejemplo de ciclo de vida: desarrollo de software en espiral (Muench).

NOTA: Los aspectos humanos y legales se estudian en otro tema: - sistemas organizacionales: [PMI]-18/21 - habilidades importantes en la gestin de proyectos: [PMI]-21/26

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influencias socio-econmicas: [PMI]-26/27

Procesos en la Gestin de Proyectos [PMI]-29/30, [T10] Los proyectos estn compuestos de procesos. Un proceso es una serie de acciones que producen un resultado. Los procesos estn realizados por personas. Hay dos categoras de procesos: - Procesos de gestin de proyectos: relacionados con la descripcin y la organizacin del trabajo del proyecto. (se detallan en el modelo PMI) - Procesos orientados al producto: relacionados con especificar y crear el producto del proyecto. (varan segn el campo de aplicacin) - Ejemplo: En Desarrollo del Software vienen definidos en ISO 12207+15504.

Grupos de Procesos [PMI]-30, [T11], fig 3-1 pg 31 Los procesos de la primera categora (de GP) pueden organizarse en cinco grupos: - Iniciacin: reconocimiento de que un proyecto o una fase de un proyecto deben comenzar; y compromiso de su puesta en marcha. - Planificacin: inventar y mantener un esquema de trabajo para conseguir los objetivos del negocio que motivaron la realizacin del proyecto. - Ejecucin: coordinar a las personas y dems recursos para la puesta en marcha del plan del proyecto. - Control: asegurar que los objetivos del proyecto estn cumplindose, mediante la supervisin y medicin de los progresos y tomando acciones correctivas cuando es necesario. - Finalizacin: aceptacin formal de los resultados de un proyecto o fase y realizacin ordenada de su cierre. Los grupos estn enlazados por sus resultados: las salidas de uno son las entradas de otros. Los grupos centrales (planificacin, ejecucin y control) son iterativos. [PMI]-30/32, fig. 3-2 y 3-3, pg. 31 [T12] Los grupos de procesos tienen un solape entre s en el tiempo: tienen actividades que solapan entre s con diversos niveles de intensidad a lo largo de cada fase del proyecto. Tambin se producen interacciones entre fases: los resultados de una fase son necesarios para otra(s) fase(s).

Ejercicio: Trasladar la idea de fases aqu comentada a las metodologas de desarrollo de software, en especial, a RUP (Rational Unified Process). El Modelo PMI para la Gestin de Proyectos [PMI]-7/8, fig. 1-1, pg. 8 [T13] Propuesto por el Project Management Institute de USA (http://www.pmi.org/). En este marco formal se describen las materias que forman la GP en trminos de sus procesos componentes. Gestin de Proyectos (GP) / Project Management (PM). Materias: - Gestin de la Integracin / Project Integration Management.

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Gestin del Alcance ( mbito) / Project Scope Management. Gestin de los Tiempos / Project Time Management. Gestin de los Costes / Project Cost Management. Gestin de la Calidad / Project Quality Management. Gestin de los Recursos Humanos / Project Human Resource Management. Gestin de las Comunicaciones / Project Communications Management. Gestin de Riesgos / Project Risk Management. Gestin de Adquisiciones /Project Procurement Management.

Revisar resumen en [T14] [PMI]-32 cada proceso se describe en trminos de sus: - Entradas: documentos o items documentables necesarios. - Herramientas y tcnicas: mecanismos aplicables a las entradas para obtener las salidas. - Salidas: documentos o items documentables resultantes del proceso.

Gestin de la Integracin [PMI]-41/42, fig. 4-1, pg. 42 [T15] y [T16] objetivo: asegurar que los diversos elementos del proyecto estn adecuadamente coordinados. - Procesos: - Desarrollo del plan del proyecto: a partir de los resultados de otros procesos de planificacin se genera un documento consistente y coherente que puede utilizarse como gua para la ejecucin y control del proyecto. - Ejecucin del plan del proyecto: proceso primario para llevar a cabo el proyecto propiamente dicho realizando las actividades indicadas en el. - Control integrado de los cambios: coordinar los cambios a lo largo del proyecto completo. Sirve para - a) controlar los factores generadores de cambios y garantizar que dichos cambios no son perjudiciales, - b) determinar cuando ha ocurrido un cambio, y - c) gestionar cuando y cmo ocurren los cambios.

Gestin del Alcance [PMI]-51/52, fig. 5-1, pg. 52 [T17] y [T18] objetivo: asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y slo stos. Qu est incluido y qu no en el proyecto?. Procesos: Iniciacin: autorizacin del proyecto o fase. Planificacin del alcance: elaborar un documento escrito con el alcance, que sirve de base para las decisiones futuras, incluyendo los criterios usados para determinar cuando el proyecto o una fase estn completados. Definicin del alcance: subdividir los principales entregables del proyecto en otros componentes ms pequeos y, por tanto, ms fciles de gestionar y de determinar su mbito particular. Verificacin del alcance: aceptacin formal del alcance del proyecto por parte de los beneficiarios (cliente, patrocinador, etc.)

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Control de cambios en el alcance: controlar cambios en el alcance del proyecto.

Gestin de los Tiempos [PMI]-65/66, fig. 6-1, pg. 66 [T19] y [T20] Objetivo: asegurar la realizacin del proyecto dentro de los plazos previstos. Procesos: Definicin de actividades: identificar y documentar las actividades especficas que son necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto y, en particular, para producir los entregables. Secuenciacin de actividades: identificar y documentar las dependencias temporales entre actividades con el fin de establecer el orden temporal en que deben realizarse. Estimacin de la duracin de las actividades: establecer el nmero de perodos de trabajo que sern necesarios para completar cada actividad. Desarrollo del calendario: analizar las secuencias de actividades, sus duraciones y los recursos requeridos para elaborar el calendario, es decir, determinar las fechas de comienzo y final de cada una de las actividades. Control del calendario: controlar cambios en el calendario.

Gestin de los Costes [PMI]-83/85, fig. 7-1, pg. 84 [T21] y [T22] Objetivo: asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto previsto. Procesos: Planificacin de recursos: determinar los recursos (personas, equipos, materiales) y las cantidades de cada uno necesarias para realizar las actividades. Estimacin de costes: realizar una aproximacin (estimacin) de los costes de los recursos necesarios. Realizar el presupuesto de costes: calcular el coste global estimado de cada actividad. Control de costes: controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

Gestin de la Calidad [PMI]-95/97, fig. 8-1, pg. 96 [T23] y [T24] objetivo: asegurar que el proyecto satisface los requisitos, es decir, las necesidades por las cuales fue emprendido. Procesos: Planificacin de la calidad: identificar los estndares de calidad que son relevantes para el proyecto y determinar cmo satisfacerlos. Aseguramiento de la Calidad: evaluar de manera regular la ejecucin global del proyecto para proporcionar garantas de que el proyecto satisfar los estndares de calidad relevantes. Control de calidad: supervisar los resultados especficos del proyecto para determinar si cumplen los estndares de calidad relevantes, e identificar maneras de eliminar las causas de una ejecucin no satisfactoria del proyecto.

Gestin de los Recursos Humanos [PMI]-107/108, fig. 9-1, pg. 108 [T25] y [T26] objetivo: conseguir el uso ms efectivo de las personas que participan en el proyecto. Procesos:

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Planificacin organizacional: identificar, documentar y asignar roles y responsabilidades, y documentar las relaciones. Adquisicin del personal: conseguir los recursos humanos necesarios y asignados para trabajar en el proyecto. Desarrollo del equipo: desarrollar competencias individuales y colectivas para mejorar la realizacin del proyecto.

Gestin de las Comunicaciones [PMI]-117/119, fig. 10-1, pg. 118 [T27] y [T28] objetivo: asegurar en tiempo y forma adecuados la generacin, recopilacin, diseminacin, almacenamiento y localizacin final de la informacin del proyecto. Procesos: Planificacin de las comunicaciones: determinar la informacin y comunicaciones que se necesitan entre los participantes: quin necesita qu informacin, cuando la necesita, y cmo le ser facilitada. Distribucin de la informacin: hacer disponible en la forma y tiempo adecuados la informacin necesitada en cada caso. Reportar la ejecucin: recopilar y diseminar informes sobre la ejecucin del proyecto (informes de estado, mediciones del progreso, asuntos pendientes). Cierre Administrativo: generar, recoger y diseminar informacin para formalizar la completitud de una fase o del proyecto entero.

Gestin de Riesgos [PMI]-127/129, fig. 11-1, pg. 128 [T29] y [T30] objetivo: identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos del proyecto. Incluye maximizar la probabilidad y consecuencias de eventos positivos y minimizar las de eventos negativos. Procesos: Planificacin de la gestin de riesgos: decidir cmo abordar las actividades de gestin de riesgos y planificarlas. Identificacin de riesgos: determinar los riesgos que podran afectar al proyecto y documentar sus caractersticas. Anlisis cualitativo de los riesgos: analizar cualitativamente los riesgos y condiciones para priorizar sus efectos sobre los objetivos del proyecto. Anlisis cuantitativo de los riesgos: determinar la probabilidad y consecuencias de los riesgos y estimar sus implicaciones para los objetivos del proyecto. Planificar respuestas frente a los riesgos: establecer procedimientos y tcnicas para aprovechar las oportunidades de mejorar y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Supervisin y control de riesgos: supervisar riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de reduccin de riesgos, y evaluar sus efectividad a lo largo de la vida del proyecto.

Gestin de Adquisiciones [PMI]-147/149, fig. 12-1, pg. 148 [T31] y [T32] objetivo: adquirir productos (bienes y/o servicios) de fuera de la organizacin que realiza el proyecto. Procesos:

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Planificacin de las adquisiciones: determinar qu es necesario adquirir y cuando. Planificacin de las ofertas: documentar los requisitos de los productos e identificar sus potenciales proveedores. Tramitacin de solicitudes: realizar entrevistas, obtener ofertas o propuestas. Seleccin del proveedor: elegir entre los vendedores potenciales. Administracin de los contratos: gestionar la relacin con el vendedor. Liquidacin de los contratos: completar todos los trmites, recibir el producto y pagarlo.

Interacciones entre procesos [PMI]-32, fig 3-4 [T33] Procesos de Iniciacin: slo tiene un proceso, llamado igual. (G. del Alcance) [PMI]-32/35, fig 3-5 [T34] Procesos de Planificacin: - Centrales: comunes a muchos tipos de proyectos, tienen una secuenciacin temporal definida, aunque pueden ser iterativos. - Auxiliares: ayudan a realizar los anteriores, aunque se realizan intermitentemente segn sea necesario a lo largo de la duracin de la planificacin, no son opcionales sino necesarios. [PMI]-35, fig 3-6 [T35] Procesos de Ejecucin: - Central: proceso propiamente dicho de ejecucin del plan (G. Integracin). - Auxiliares: ayudan a realizar el anterior, aunque se realizan intermitentemente segn sea necesario a lo largo de la ejecucin, no son opcionales sino necesarios. [PMI]-36, fig 3-7 [T36] Procesos de Control: - Centrales: tienen como objetivo medir la ejecucin del proyecto para detectar desviaciones respecto del plan y tomar acciones preventivas para evitar posibles problemas. - Auxiliares: dan soporte a los anteriores. [PMI]-37, fig 3-8 [T37] Procesos de Finalizacin: son dos, - Cumplimiento y pago del contrato (G. de Adquisiciones) - Cierre Administrativo (G. de las Comunicaciones) [PMI]-38, fig 3-9 [T38] Reparto de los Procesos (39) entre Grupos (5), reas (9) - El grupo mayor es Planificacin (21 procesos, ms del 50%) - Las reas mayores son Gestin de Riesgos y Adquisiciones con 6 proyectos.

Ejercicio: Leer el documento sobre perfiles de trabajo de la metodologa METRICA 3 (ver web, tema 4). Hacer un resumen indicando la principal diferencia entre el perfil de Jefe de Proyecto y cada uno de los siguientes perfiles: Directivo, Consultor y Analista.

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