Professional Documents
Culture Documents
Repblica de Moambique
MINISTRIO DA CINCIA E TECNOLOGIA
MANUAL DE GESTO FINANCEIRA E CONTABILSTICA DO PROJECTO DO ENSINO SUPERIOR CINCIA E TECNOLOGIA - HEST
Crdito /Moz
NDICE
1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. GESTO FINANCEIRA E CONTABILIDADE FINANCIAMENTO DO BANCO MUNDIAL/ IDA SISTEMA DE GESTO FINANCEIRA Definio Estrutura do Sistema de Gesto Financeira Quadro de Pessoal da Gesto Financeira 3.1.1. Responsabilidades do Quadro de Pessoal na Gesto Financeira Critrios de Valorimetria 3.4.1. Definio 3.4.2. Princpios Contabilsticos Perodo Contabilstico Organizao do Trabalho Contabilstico 3.6.1. Documentos de Suporte 3.6.2. Arquivo dos Documentos Contabilsticos 3.6.3. Trabalho Dirio 3.6.4. Trabalho mensal 3.6.5. Trabalho Anual Gesto de Compromissos Informao de Gesto 4. 4.1. 4.1.1. Gastos elegveis 4.1.2. Gastos no elegveis 4.1.3. Cuidados a ter com a Conta Designada 4.1.4. Sanes previstas na Conta Designada 4.2. Medidas de Controlo Interno e Segurana 4.2.1. Objectivos 4.2.2. Medidas de Controlo Interno 4.2.3. Fundo de maneio 4.2.4. Pagamentos e recepo de servios 4.2.5. Segurana dos documentos contabilsticos 4.2.6. Cpias de Segurana 4.2.7. Crdito do IDA/Conta do Crdito (em Washington) 4.3. Ajudas de Custo DESEMBOLSOS
3.5. 3.6.
3.7. 3.8.
FORMAS DE PAGAMENTO
Definio Requisio de Fundos (anexo14) Condies para se realizarem pagamentos SISTAFE Sistema de Administrao Financeira do Estado Procedimentos para Pagamentos a partir da Conta do Crdito Pagamentos Directos Procedimentos para Pagamentos e Realimentao de Fundos 6. SISTEMA DE REGISTO E CONTROLO DOS MEIOS IMOBILIZADOS
Definio Registo Inventrio Abates Salvaguarda 7. 8. PLANEAMENTO E ORAMENTAAO RELATRIOS FINANCEIROS DE GESTO
Fontes e Aplicaes dos Fundos do Projecto Aplicao dos Fundos por Actividades do Projecto Mapa de Desembolsos Reconciliao da Conta Designada Plano de Tesouraria do Projecto Sumrio do Progresso do Projecto 9. 10. AUDITORIAS ANEXOS
Anexo 1: Anexo 1a: Anexo 2: Review. . Anexo 3: Anexo 3a: Anexo 4: Anexo 5:
Control of payment. Control of payment. Summary Statement of IDA Expenditures not subject to Prior Expenses by category. Expenses by components and subcomponents. Execution. Execution Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD). .
Anexo 6: Consolidated Sources and Uses Funds and Cash Forecast - for the Quarter Ending .....(USD). Anexo 7: Payents Made during Rporting Periond ......... Agains Contract to the Banks priorReview. Anexo 8: Anexo 9: : Anexo 10: Anexo 11: Anexo 11a: Anexo 12: Projects. Statement of Expenditure (SOE). (SOE) Bank Reconciliation. . World Bank Disbursement ISBURSEMENT Guidelines for
Anexo 13: Diploma Ministerial Sobres a Tabela de Subsdios de Viagem dos Funcionrios do Estado em Servio no Exterior Anexo 14: Despesa Informao Proposta para Solicitao de Pagamento da
1.
A Gesto Financeira do Projecto tem a tarefa principal de organizar a contabilidade de modo a torn-la a base da gesto s e eficaz no Projecto. Em termos gerais compreende as polticas e procedimentos como suporte para a gesto e controlo eficiente e normando no uso dos recursos do projecto. Para tirar partido dela, preciso organizar um esquema racional de informaes exactas e precisas de modo a permitir Gesto/Coordenao do Projecto tomar decises atempadas. A contabilidade serve de suporte para o uso do pessoal a quem esto acometidas de responsabilidades na gesto financeira do Projecto. A contabilidade dever assegurar um controlo interno eficiente e eficaz que permita o estudo do desenvolvimento do Projecto e sua dinmica. A contabilidade dever ser suficientemente detalhada de forma a demonstrar claramente os desembolsos realizados, registar todas as operaes efectuadas ao longo da vida do Projecto
2.
A IDA, atravs da proposta de Crdito n /MOZ para Higher Education, Science and Technology Project disponibilizar doze milhes e trezentos mil Dlares Americanos (US $ 12.3 Milhes) equivalente em SDR. Milhes. O quadro que a seguir, retirado do PAD, descreve com rigor a forma como iro ser financiadas as despesas do Projecto.
Higher Education ($27.7m) (MEC) Consolidate and implement reforms started under HEP by: (a) provision of technical assistance and training to the staff of the newly created regulatory institutions, namely the National Council of Accreditation and Quality and the National Institute of Distance Learning; (b) implementation of the accreditation and credit transfer pilots; (c) development of national higher education qualifications framework; and (d) piloting and evaluation of higher education financing reforms. Strengthen capabilities for policy development, monitoring, and evaluation within the National Directorate of Higher Education. Support continued development of the Mozambique Distance Learning Network and build a Distance Education Training Center. Provide grants and loans to qualified Mozambican public and private higher education institutions. Science and Technology (12.3m) (MCT) Support MCT and regional capacity building in policy development, monitoring, and evaluation. Improve the administrative and technical capacity of MCTs scientific councils and the National Academy of Science through provision of technical assistance and goods. Provide technical assistance and goods to support the continued implementation of the Mozambique Research and Education Network (MORENET). Continue to provide technical assistance, goods, and operational costs for the implementation of the Scientists for Tomorrow program,
Component A: Strengthening System Governance and Management (US$9.5m including US$3m for project management)
Component B: Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Funding (US$11m) Component C: Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness (US$4.5m)
Provide scholarships for undergraduate study for poor/disadvantaged but qualified students from the provinces
Provide scholarships for postgraduate studies for qualified faculty from research institutes and HEIs in strategic areas
3.
3.1. Definio
O Sistema de Gesto Financeira (SGF) um processo cujos mecanismos permitem o registo, processamento e organizao dos factos contabilsticos e patrimoniais, com vista a produzir informao financeira til. Ele deve reflectir as necessidades do projecto e ser concebido para prestar a informao financeira requerida por todas as partes interessadas, incluindo o Governo da Repblica de Moambique e o Banco Mundial, e observar as polticas e regulamentos dos mesmos. Deste modo, o SGF tem como objectivo principal apoiar a coordenao do projecto na sua distribuio de recursos com vista a economia, eficincia e efectividade na prestao dos servios necessrios para alcanar os objectivos pretendidos. O SGF compreende o planeamento, a planificao, oramentao, desembolsos, contabilidade, controlo interno, procurement, reporting, auditoria, avaliao, desempenho fsico do projecto, sendo o objectivo principal a gesto eficiente e racional dos recursos. Sendo o sistema contabilstico um factor critico de sucesso do sistema de gesto financeira, este deve preencher os seguintes requisitos: Proporcionar informao compatvel com os padres contabilsticos aceitveis; Ser simples e user friendly; Ser de fcil assimilao, implementao e ser de fcil compreenso dos seus utilizadores; Proporcionar documentao adequada e base para os servios de auditoria; Proporcionar informao fivel e consistente.
Dirio dos movimentos Global IDA Withdrawal da Conta Designada, e Applications in Foreign Currency Realimentaes (anexo 1)
Tabela de cmbios
Registo dos Categoria US$ Record Desembolsos por Categoria em US$ (Anexo 2 Registo dos Designated Account movimentos financeiros da Conta Designada (anexo 4)
Registo dos Category_XDR Record Desembolsos por Categoria em SDR(anexo 2) Apuramento dos custos Category_US$ Disbursed_ por categoria e por Componente em US$ (anexo 3 e anexo 3a) Apuramento dos custos Category_XDR Disbursed_ por categoria e por Componente em SDR (anexo 3 e anexo 3a) Resumo dos A designar Desembolsos por Componente em US$ (anexo 3a)
10
Controlo dos Component_US$_ Desembolsos por Disbursed Componente e por actividade em US$ (anexo 5)
Nesta folha so registados todos os movimentos financeiros ocorridos em moeda estrangeira referentes Conta Designada e realimentaes. Nota: O registo da informao em XDR ocorre logo que seja emitido o Payment Advise pela Diviso de Desembolsos do Banco Mundial. So registados cmbios das diversas moedas que sero utilizadas de forma automtica pelo sistema. Nota: Os cmbios definitivos so directamente inseridos nos campos apropriados das diferentes folhas de clculo. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA, bem como apurados automaticamente os respectivos saldos. Neste quadro so registados automaticamente a partir do Dirio Global-IDA todos os movimentos financeiros da conta designada bem como apurados automaticamente os respectivos saldos. Nota: A Dbito so registados o saldo inicial e as realimentaes e a crdito todas as despesas elegveis. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA bem como apurados automaticamente os respectivos saldos. Este quadro preenchido automaticamente, a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada, bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por categoria pela IDA. Este quadro preenchido automaticamente, a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada, bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por categoria pela IDA. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente em US$ no qual so mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA)assim como so apurados os respectivos acumulados. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente e por actividade em US$ no qual so mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA e GOA) assim como so apurados os respectivos acumulados.
11
Controlo dos Component_SDR_ Desembolsos por Disbursed Componente e por actividade em SDR (anexo 5)
12 13 14
Previso Anual de Annual Forecast US$ Desembolsos (anexo 6) Listagem de contratos List of Contrats (Anexo 7) Gesto de Individual Contract Management de Contratos Registo dos meios Fixed Assets fixos (Anexo 8) Custos estimados do Estimated_by_Component_SDR Projecto por componente em SDR
Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente e por actividade em SDR no qual so mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA e GOA) assim como so apurados os respectivos acumulados. Compara os desvios anuais entre os desembolsos previstos e os realizados. Listagem sequencial de contratos incluindo o apuramento dos montantes comprometidos. Para cada contrato aberta uma ficha de gesto onde so registados todos os factos patrimoniais e financeiros que ocorreram com o mesmo. Registo dos meios fixos incluindo o nmero do pagamento, fornecedor, custo, localizao e data de compra. A partir do Global-IDA e da Conta Designada so apurados os custos desembolsados e os custos disponveis por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no Acordo de Financiamento e no PAD em SDR. A partir do Global-IDA e da Conta Designada so apurados os custos desembolsados e os custos disponveis por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no DCA e no PAD em US$. A partir do Global-IDA so apurados os custos desembolsados anualmente por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no Acordo de Financiamento e no PAD em US$.
15 16
17
Custos estimados do Estimated_by_Component_US$ Projecto por Componente em US$ Registo Desembolsos Componente e Anual em US$ de Record Activities Annual US$ por base
18
Coordenador do Projecto Aprova os pagamentos. (Na sua ausncia substitudo pelo Gestor do projecto) Aprova os pedidos de realimentao da Conta Designada.
executoras. - Procede Segurana dos registos em coordenao com o CDRD do MCT. - Prepara os pedidos de realimentao da Conta Designada. Prepara os Relatrios peridicos financeiros e de Gesto do projecto previstos nos termos do Acordo de Financiamento e outros relatrios. -Trabalhar com as misses do Banco Mundial disponibilizando toda informao relevante. -Mantm o registo do activo fixo em colaborao com todas as agencias executoras. -Realiza quaisquer outras tarefas peridicas atribudas pelo coordenador do projecto Fiscalizar aspectos de FM relacionados com as componentes do projecto em todas as agncias implementadoras Directora do DAR Assessoria e pareceres tcnicos em do mbito do Projecto. - Preparao da verso inicial do Manual de Procedimentos do Projecto e do Manual de Supervisiona os mecanismos de controlo relativos contabilidade e Gesto Financeira e Contabilidade. gesto financeira do Projecto. - Superviso das operaes contabilsticas e financeiras, de acordo com o Manual de Procedimentos e do Acordo de Financiamento. - Implementao e monitorizao do sistema informtico de Gesto Financeira e
Contabilstica do Projecto. - Verificar os Relatrios de Gesto do projecto previstos nos termos do Acordo de Financiamento e outros relatrios. - Formao on job dos tcnicos em gesto financeira e contabilidade e outras matrias relevantes. - Elaborar Relatrios de Progresso relativos Gesto Financeira do Projecto. - Dar assistncia s misses do Banco Mundial / IDA em conjunto com a equipa de gesto; -Desenvolver o plano de procurement, a Especialista em Procurement Nos casos em que os pagamentos esto relacionados com os contratos, estratgia e os manuais em conformidade verifica se o montante solicitado est de acordo com os termos com as leis e os regulamentos de contratuais. procurement do Governo de Moambique e com as linhas de orientao do Banco Indica claramente a categoria de desembolso do pagamento. Mundial - Superviso de todos os processos de Procurement. - Elaborao de um Programa de Formao para os tcnicos da UGEAs e das Componentes. - Estabelecer uma ligao com o Banco Mundial no procurement do projecto e manter as linhas de orientao delineadas para reger o processo de procurement e Dar assistncia s misses do Banco Mundial / IDA. - Preparar o Plano de Procurement e apoiar a elaborao do Plano relativo s actividades de Procurement. - Elaborar Relatrios de Progresso da rea
de Procurement. -Manter a coordenao das actividades do projecto e ser responsvel pelo seguimento com a gesto no alcance de todos os objectivos do procurement relacionados com o projecto. Apoiar o coordenador do projecto na proposta de medidas para ultrapassar atrasos crticos (caso se verifiquem) na concluso do projecto e em conformidade com os procedimentos acordados.
a) b) c) d) e) f) g) h) i)
Recepo da documentao e preparao dos documentos para os pedidos de autorizao Obteno das autorizaes devidas para que sejam efectuados os pagamentos, conforme procedimentos referidos mais adiante; Preenchimento do justificativo das despesas e dos movimentos financeiros, de acordo com formulrio prprio; Classificao dos documentos contabilsticos; Lanamento dos movimentos nos dirios e nas fichas das contas apropriadas; Arquivo da documentao nas pastas apropriados de acordo com a matriz de arquivo definida; Apuramento e reconciliao dos saldos. Validao dos registos e Segurana dos registos.
Considerando que so conhecidos os diversos documentos utilizados na vida comercial, nomeadamente os seus emitentes e destinatrios e, sobretudo, as funes por eles exercidas, resta-nos estabelecer a distino entre os documentos de movimento externo e documentos de movimento interno: Documentos de movimento externo: provm ou destinam se ao exterior (facturas, recibos, notas de dbito ou de crdito, etc.). 15 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
Documentos de movimento interno: so elaborados no seio da instituio e para o uso interno (Requisies de Fundos, notas ou Conferncia de Pagamentos, Verbetes de Lanamento, etc.).
Caso no tenham ocorrido movimentos contabilsticos dever ser escrito nos Dirios a frase Sem Alteraes no Dia.
A reconciliao da conta especial deve ser apresentada ao departamento financeiro do MCT at ao dia 10 do ms seguinte ao coordenador deve providenciar no sentido de obter de cada um dos Bancos com que opera, os respectivos extractos de movimento das contas referentes ao findo. Para a reconciliao bancria deve ser utilizados fotocopias dos extractos bancrios e restantes documentos necessrios neste processo, de modo a permitir conservar em arquivo os originais dos documentos. As Reconciliaes Bancrias devem ser preparadas de forma que, partindo dos saldos finais evidenciados pelos extractos bancrios e pelas respectivas contas correntes de Bancos, se obtenham os saldos efectivamente disponveis em cada uma das contas de depsitos detidas pelo Projecto. Os movimentos includos nas reconciliaes bancrias devem ser registados um a um nos respectivos Anexos dos Mapas de Reconciliao Bancria, no sendo permitido o registo por agregados e devem identificar: i) Caso se trate de movimentos registados em conta corrente e no registados no extracto bancrio, o nmero do respectivo documento suporte; ii) A data do movimento; iii) A descrio do movimento; iv) O beneficirio; v) O respectivo valor. Relativamente aos movimentos registados nos extractos bancrios e no registados nas correspondentes contas correntes de Bancos deve-se diligenciar, de imediato, junto das 17 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
respectivas instituies bancrias no sentido de se identificarem tais movimentos. Se ao fim de trinta (30) dias, os movimentos registados nos extractos bancrios e no registados nas correspondentes contas correntes de Bancos no tiverem sido identificados, deve-se proceder emisso e registo de documentos internos de suporte (Notas de Lanamentos) de tais movimentos. Seguidamente, devem ser enviadas cpias dos documentos emitidos ao Gestor do Projecto, com uma nota explicativa sobre a impossibilidade de identificao dos referidos movimentos, em simultneo fazer diligncias, de imediato, junto das respectivas instituies bancrias com vista identificao dos mesmos. Depois de concluda a preparao dos Mapas de Reconciliao Bancria, estes devem ser: Datados e assinados por quem os tiver preparado; Submetidos reviso e aprovao superior; e Datados e assinados por quem tiver procedido a sua reviso e aprovao.
Os Mapas das Reconciliaes Bancrias efectuados, devem ser devidamente assinados e aprovados, juntamente com as cpias dos extractos bancrios recebidos e dos mapas de reconciliao bancria do ms anterior e depois conservados nos arquivos da contabilidade do Projecto.
A gesto de terceiros visa assegurar que todos os compromissos do Projecto estejam reflectidos na contabilidade e assegurar ainda que os pagamentos sejam efectuados atempadamente. De modo a assegurar um controlo efectivo das contas de terceiros, devem-se elaborar mapas de controlo. Os mapas anteriormente referidos devem ser actualizados, diariamente, com base em facturas e recibos enviados pelos fornecedores. Mensalmente, devero ser emitidos extractos ou mapas dos compromissos e proceder-se anlise dos movimentos. Sempre que possvel dever ser efectuada a reconciliao com o extracto de conta enviado pelo beneficirio.
e)
4.
DESEMBOLSOS
Os desembolsos efectuados atravs dos fundos da IDA observaro os procedimentos de desembolsos do Manual de Desembolsos do Banco Mundial e o definido do Acordo de Financiamento e Carta de Desembolsos. O projecto HEST ter uma conta especial em USD no Banco de Moambique que ser gerida pelo MCT. Os fundos dessa conta sero transferidos para a Conta nica do Tesouro (CUT) em meticais ou em Dlares trimestralmente com base no plano de tesouraria em funo das necessidades do projecto. A seguir uma ilustrao de como os fundos ser canalizada da CUT (Conta nica do Tesouro).
O fluxo de fundos, na base do HEST, segue o mecanismo que a seguir se indica: 1. O Banco Mundial canaliza para Conta Forex, que tem como assinante o Banco de Moambique ou a Conta de Trnsito que tem como assinante o Ministrio das Finanas; 2. No caso da canalizao para a Conta Forex, estas so posteriormente canalizadas a Conta em Trnsito; 3. Os fundos existentes na Conta em Trnsito so canalizados a Conta nica do Tesouro que tem como executora a Direco Nacional do Tesouro; 4. Os fundos existentes na Conta nica do Tesouro so canalizados aos beneficirios via directa. O pagamento das despesas do projecto sero efectuados a partir da CUT via e-SISTAFE, permitindo que o especialista financeiro e o gestor do projecto tenham acesso a toda a Informao. O projecto HEST ir usar procedimentos de desembolsos baseados em 20 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
relatrios de forma a operar eficientemente atravs da CUT. Os desembolsos e os IFRs sero feitos trimestralmente (ver ponto 8 relatrios). Depois de aprovada a efectividade do acordo de financiamento, ser feito um adiantamento, mediante um pedido do governo e baseado numa estimativa de despesas para 6 meses, que ser desembolsado na conta designada para cobrir despesas elegveis. Para os pagamentos via directa, compromissos especiais e reembolsos, o desembolso estar disponvel para pagamentos que excedam a 20% do valor adiantado a conta designada.
Os financiamentos do Banco Mundial / IDA prevem sanes, caso os fundos no sejam aplicados dentro dos prazos previstos, e de acordo com as linhas oramentais acordadas. Por outro lado, se a Conta Designada se mantiver inactivas por mais de seis (6) meses, o Governo poder ser chamado a reembolsar o Banco Mundial / IDA do valor no movimentados. O projecto dever conservar todos os documentos de suporte dos gastos vindos das componentes e coloc-los ao dispor das misses de superviso do Banco Mundial/IDA, Governo e Auditores do Projecto.
Na medida do possvel, os pagamentos devem ser todos efectuados por transferncia bancria. A Requisio de Fundos sendo o documento que permite proceder ao pagamento de despesas pelo sistema e-Sistafe, deve ser assinada pelo coordenador do projecto ou gestor do projecto e mantida em arquivo prprio, anexado aos justificativos da despesa; (ver ponto 5.2) e (anexo 14). O preenchimento da requisio de fundo deve ser cuidadosa, sem rasuras e contendo todas as informaes de disponibilidade e cabimentao oramental conforme exigido no preenchimento da requisio de fundos; Quando, por qualquer motivo, se anula um cheque j emitido e assinado, o mesmo deve ser arquivado depois de lhe inutilizarem as assinaturas. O DAR do MCT deve dispor de uma ficha de conta corrente para cada conta bancria relacionada com o projecto; A ficha de conta corrente deve ser preenchida diariamente, via informtica. A Ficha de Conta Corrente da conta em Dlares Americanos deve ser sempre escriturada em Dlares Americanos. Caso haja recebimentos em moeda estrangeira que no sejam em Dlares Americanos, na altura em que feito o depsito, deve ser solicitada junto do Banco a informao, por escrito, referente ao contravalor escrito, em Dlares Americanos do depsito efectuado, devendo ser esse valor a registar na respectiva ficha de conta corrente A cada registo deve corresponder sempre um e um s movimento (cheque, dbito, crdito ou depsito); Para cada conta de Depsitos Ordem, os respectivos registos devem ser numerados sequencialmente, desde o incio at ao fim do ano; Diariamente, deve ser feita e evidenciada (data, nome, cargo e assinatura) nos documentos de Bancos, a conferncia de que todos os movimentos esto correctamente registados na respectiva ficha Periodicamente, deve ser feita e evidenciada (data, nome, cargo e assinatura) nas Fichas de Conta Corrente de Bancos a conferncia das somas e do transporte de saldos; Sempre que um aviso de crdito ou de dbito bancrio seja recebido, deve-se: 23 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
i)
No caso de o documento de suporte do movimento efectuado pelo Banco nas contas do Projecto HEST no identificar os motivos subjacentes a esse movimento, investigar e inscrever os referidos motivos no documento recebido;
ii) Conferir e evidenciar (data, nome, cargo e assinatura) no documento recebido os respectivos clculos, bem como a conformidade do movimento efectuado com eventuais contratos e/ou condies previamente negociadas; iii) Submeter o documento recebido aprovao superior; iv) Depois de aprovado superiormente, registar o documento na respectiva conta corrente do Banco e arquiv-lo na respectiva pasta de bancos v) No final do ms, devem ser efectuadas as conciliaes bancrias.
O projecto, atravs do Client Connection, ter acesso aos seguintes documentos para que esta se mantenha actualizada com respeito ao crdito: Confirmao de Pagamento, isto , quando o banco efectua um pagamento, solicitado pelo projecto, vem reportado com os respectivos detalhes; Resumo dos Desembolsos Mensais Monthly Disbursements Summary, contendo a seguinte informao: i) Parte 1: saldos de abertura e listagem de todas as transaces, ao abrigo do crdito, com referncia ao ms anterior, incluindo todos os pagamentos ou reembolsos processados, 25 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
juntamente com as datas dos valores, moeda e montantes, categorias das despesas imputados ao crdito. ii) Saldos de fim do ms, por categoria, e em relao ao emprstimo bem como os valores reservados para Compromissos Especiais. iii) Esta informao tambm se poder obter em online atravs do endereo: http://info.worldbank.org mediante senha de acesso prpria, que dever ser solicitada ao Banco Mundial.
4.3.Ajudas de Custo
O Projecto HEST ira adoptar o Diplomas Ministerial e o despacho de 10 de Outubro de 2006 do Ministerio das Finanas para pagamento de ajudas de custo dentro e fora do Pais respectivamente. Ver anexos 12 e 13.
5.
FORMAS DE PAGAMENTO
5.1. Definio
O pagamento a terceiros, bens ou servios pode ser efectuado por transferncia bancria (via directa pelo e-sistafe) com excepo de algumas despesas (Ex: Pagamento de ajudas de custo fora do pais em moeda estrangeira e pequenas outras despesas). Em qualquer destas formas, exige-se que o requerente faa o pedido de fundos atravs de uma Requisio de Fundos e este seja submetido aprovao superior.
Conferir os documentos justificativos recebidos quanto a requisitos 26 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
legais, quantidades, clculos e somas; No caso de os fundos tiverem sido adiantados por cheque, o nmero deste bem como o banco sacado devem ser inscritos em toda a documentao de suporte; Cancelar os documentos justificativos recepcionados com o carimbo de PAGO; No caso de respeitarem a aquisio de bens, fazer a meno aos nmeros das respectivas requisies de compra e guias de entrada; Os originais das Requisies de Fundo referentes aos valores regularizados devem permanecer junto dos respectivos documentos justificativos, sendo o processo conservado na Contabilidade; A regularizao de valores em aberto dever ser efectuada no prazo mximo de 48 horas aps o regresso, no sendo permitida a manuteno de mais do que um valor em aberto por um beneficirio
Todos os pagamentos a serem realizados no mbito do HEST, obedecem s regras estabelecidas no SISTAFE Sistema de Administrao Financeira do Estado. Uma vez que o SISTAFE ate data, criado pela Lei 09/2002, de 12 de Fevereiro e regulamentado pelo Decreto 23/2004, de 20 de Agosto, estabelece e harmoniza as regras e os procedimentos de programao, gesto, execuo e controlo do errio pblico, de modo a permitir o seu uso eficaz e eficiente, bem como produzir a informao de forma integrada e atempada concernente administrao financeira dos rgos e instituies do Estado. O SISTAFE compreende um conjunto de rgos, subsistemas, normas e procedimentos administrativos que tornam possvel a obteno de receita, a realizao da despesa e a gesto do patrimnio do Estado, incluindo suas aplicaes e correspondentes registos. Compreende tambm a obteno e gesto das receitas que no determinam alteraes no patrimnio do Estado. O SISTAFE aplica-se a todos os rgos e instituies do Estado, incluindo instituies do Estado com autonomia administrativa e financeira. O exerccio econmico, no mbito do SISTAFE, coincide com o ano civil. Para suportar o SISTAFE, foi criado o e-SISTAFE, que o seu Sistema Informtico, dividido em mdulos, a fim de atender a todos os procedimentos previstos no mesmo. So os funcionrios pblicos que tm a prerrogativa de operar o sistema informtico com o objectivo de executar um ou mais procedimentos do SISTAFE, cadastrado num nico rgo ou instituio do Estado, sendo este um Unidade de Superviso, Intermdia, Gestora Executora Especial. O funcionrio cadastrado deve ser vinculado a um perfil de operao, o qual agrupa diferentes transaces do e-SISTAFE, destinadas a possibilitar a execuo de tarefas especficas e correlacionadas. Uma vez que o projecto HEST ser gerido no DAR uma unidade do Ministrio da Cincia e Tecnologia que j opera no sistafe desde 2006, todos os pagamentos a serem efectuados, salvo os casos de provinciais, obedecem aos requisitos exigidos nos termos da Lei previstos no SISTAFE. O rgo dentro do Ministrio da Cincia e Tecnologia (MCT) a quem cabe a responsabilidade de realizar os pagamentos, atravs do e-SISTAFE, o DAR. O MODUS OPERANDI para todos os pagamentos ser, aps a sua aprovao pelo Coordenador do Projecto ou Gestor do projecto (baseado no MCT), o processo enviado ao DAR a quem cabe a responsabilidade de realizar o saque de fundos no Tesouro, que se encontram alocados ao Projecto. Aps a operao realizada pelo DAR o beneficirio receber a informao de que o mesmo foi processado com sucesso e posteriormente receber a informao de que o mesmo foi efectuado lhe ser entregue a ordem de pagamento imprimida pelo sistema.
Uma vez cumpridas com as condies previstas no ponto 5.3. anterior, deve-se preencher o pedido de pagamento individual (formulrio eforms no Client Connection do Banco Mundial) referente ao que se pretende pagar, por beneficirio bem como o Justificativo de Despesa Expenditure Voucher e realizar as seguintes aces: a) Juntar cpia da factura a pagar; b) Juntar cpia de no objection proveniente do Banco Mundial; c) Juntar cpia de autorizao de pagamento da Componente; d) Obter a aprovao atravs de assinatura do Coordenador ou Coordenador em Exerccio na instruo de pagamento individual; e) Preparar carta para remeter o pedido de pagamento ao Banco Mundial, Diviso de Desembolsos; f) Entregar a carta com os documentos de suporte e enviar toda documentao para Banco Mundial atravs da DHL ou ainda outro correio especial; g) Efectuar registo provisrio na ficha de registo de pedidos de pagamento e de reposio em US$ e no mapa de controlo da Conta Crdito; h) Aps recepo do extracto de conta corrigir o lanamento efectuado no mapa de controlo da conta crdito registar o dbito no mapa de controlo da conta crdito por categoria i) Deve se assegurar que o contrato tenha sido enviado ao Banco Mundial e este por sua vez tenha sido introduzido no sistema do BM client connection (se aplicavel).
g) h) i)
j)
Aps recepo do extracto de conta Payment Advice ou Monthly Disbursement Summary corrigir o lanamento efectuado no mapa de controlo da conta crdito e registar o dbito no mapa de controlo da conta crdito por categoria de despesa.
REGISTO
CONTROLO
DOS
MEIOS
No mbito do Projecto HEST, consideram-se meios imobilizados, todos os bens e valores propriedade do projecto que nele devero permanecer por um perodo superior a um ano, que conservam a sua forma natural e que se destinam ao uso dos servios administrativos na implementao do projecto. Fazem parte dos meios imobilizados do projecto as viaturas, mobilirio e equipamento informtico. Os meios imobilizados cujo valor unitrio esteja abaixo de US$ 100 ou o equivalente em Meticais no devero ser registado como imobilizado. De acordo com o princpio de contabilizao na base de caixa, o qual adoptado pelo Projecto, os relatrios financeiros no evidenciam os bens imobilizados. No obstante, existe uma necessidade bvia para o seu controlo e registo. Por outro lado, de notar que em regra, os meios imobilizados do projecto no so passveis de amortizao, visto que, em particular, no so apurados lucros na contabilidade do projecto.
6.2. Registo
O registo dos meios imobilizados dever passar pela criao e manuteno de um ficheiro informtico ou organizao de fichas independentes para cada bem existente. O ficheiro ou as fichas devero ter colunas para o registo da seguinte informao sobre o bem imobilizado (anexo 8): Nmero de registo sequencial; Cdigo do Pagamento; Fornecedor; Valor de aquisio; Descrio (designao); Beneficirio; Localizao; Data de aquisio; Observaes.
6.3. Inventrio
Com base nas Fichas de Registo dos Meios Imobilizados, dever ser emitida uma listagem contendo o cdigo e a designao do bem. Periodicamente, e pelo menos no fim de cada ano, esta lista deve ser verificada fisicamente por quem tem a responsabilidade do controlo dos meios imobilizados, acompanhado por uma pessoa independente. Os meios imobilizados inventariados e que ainda no se encontram registados nas contas do projecto, devem ser valorizados, recorrendo-se para o efeito, aos preos de aquisio, do mercado ou estimados. 31 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
6.4. Abates
Os bens do HEST so adquiridos para servir nica e exclusivamente o Projecto, no sendo de prever qualquer tipo de alienao salvo no final do referido Projecto. Contudo, caso ocorra um abate por roubos, destruio ou obsolescncia do bem deve ser feita a actualizao do ficheiro.
6.5. Salvaguarda
Todos os bens sujeitos a registo de propriedade devero estar devidamente registados em nome dos beneficirios e os respectivos ttulos arquivados em locais seguros. Para cada bem, ou grupo de bens, dever estar claramente definido um responsvel pela sua manuteno e segurana. A atribuio dessa responsabilidade dever ser formalizada por uma Nota de Entrega onde sejam descritos os procedimentos e cuidados a ter ao longo da utilizao dos bens.
7. PLANEAMENTO E ORAMENTAO
Neste ponto estabelecem se os procedimentos a seguir para a programao do projecto e a consequente programao oramental, com objectivo de: Cumprir com o estabelecido no acordo de financiamento, de submeter para aprovao do Banco Mundial o plano de trabalho e o respectivo oramento para cada ano fiscal com os detalhes e abrangncia exigidos; Submeter as necessidades de informao pragmtica e financeira para a preparao da proposta anual de plano e oramento do HEST nos tempos e exigncias metodolgicas exigidos na metodologia de elaborao do OE; Estabelecer de forma articulada, no processo de programao anual, a interligao da programao das actividades, procurement, necessidades financeiras e indicadores de acompanhamento e avaliao, com a desagregao trimestral. Nesta programao sero tidas em conta os indicadores estabelecidos no Plano de Implementao do Projecto e no Project Appraisal Document, nomeadamente como se assegurar o cumprimento dos objectivos especficos, metas, indicadores de performance e a obedincia dos nveis financeiros estabelecidos. Com a correcta programao e oramentao criam-se as condies para a compatibilizao em processo nico da resposta as exigncias do SISTAFE/gesto financeira nacional e o sistema de relatrios do FMR.
Trimestralmente, no formato acordado durante as negociaes, ser preparado e submetido ao Banco Mundial em 45 dias depois do trimestre. O relatrio deve incluir: Fontes e aplicaes dos fundos por categoria projecto; Aplicao dos fundos por actividades do projecto; Mapa de desembolsos ou sumrio das despesas pagas pela conta designada sujeitas a prior review e as no sujeitas; Reconciliao da Conta Designada; Plano de Tesouraria das despesas do projecto; Sumrio narrativo do progresso do projecto.
8.1.
Este relatrio apresenta o sumrio das fontes de financiamento do projecto, sendo o sumrio da aplicao dos fundos apresentada nas categorias de desembolso, conforme o Acordo de Financiamento. Estas categorias de desembolso, esto geralmente limitadas s categorias s categorias standard sob as quais todos os gastos so reportados no Relatrio Anual do Banco: bens, obras, servios de consultoria e outros. A categoria outros pode ser desenvolvida, de acordo com os requisitos estabelecidos no Acordo de Financiamento. O HEST financiado pelo Banco Mundial.
8.2.
O relatrio deve apresentar o sumrio das despesas por componentes e sub-componentes (actividades), de acordo com o PAD Project Appraisal Document. As sub-componentes so necessrias apenas para aqueles itens considerados significativos para o acompanhamento do Projecto, devendo as componentes pequenas ser agregadas, conforme julgado conveniente. O total das despesas actuais, planificadas e acumuladas no relatrio devem conferir com aquelas que so mostradas como aplicao de fundos no Relatrio.
8.3.
Mapa de Desembolsos
O relatrio deve apresentar o sumrio por categorias de desembolsos, os gastos do trimestre corrente, mostrando o valor dos gastos dos vrios itens pagos atravs dos fundos do Banco Mundial.
8.4.
O relatrio deve apresentar o sumrio do movimento na Conta Designada. Qualquer discrepncia entre o saldo adiantado para a Conta Designada e o total dos adiantamentos registados explicada no relatrio.
8.5.
O relatrio deve apresentar o sumrio das despesas totais do Projecto e despesas elegveis do IDA/IBRD por categorias de desembolso para os dois trimestres seguintes desde a recepo do ltimo Relatrio de Gesto, com base no Plano de Procurement previsto para o semestre seguinte. Tendo em conta qualquer remanescente da Conta Designada e qualquer valor a pagar por outros mtodos de desembolso (pagamento directo e compromissos especiais), ele estabelece o valor solicitado como adiantamento para a Conta Designada.
8.6.
O Relatrio de Gesto deve conter um sumrio do progresso fsico, o qual: Faz a anlise e comentrio sobre as razes para variaes significativas entre o planeado e o realizado, conforme reflectido no relatrio financeiro do Relatrio de Gesto; Procura avaliar o impacto das tendncias identificadas e variaes no resultado final do Projecto; Procura identificar aces correctivas julgadas necessrias.
9. AUDITORIAS
A Auditoria o processo de aferio da aplicao dos procedimentos, prticas, etc., no desenvolvimento das actividades numa determinada organizao com vista a verificar a eficcia e eficincia das disposies planeadas ou previamente estabelecidas. Esta, desenvolvida a nvel interno e externo, dando corpo a Auditoria Interna e Externa. A nvel interno, a auditoria desenvolvida pela Inspeco Sectorial do MCT e pela Inspeco-geral de Finanas (IGF) ao abrigo do Decreto 23/2004 de 20 de Agosto. A auditoria interna focaliza os seguintes aspectos: Certificar e registar no e-Sistafe a conformidade das normas de gesto oramental; Acompanhar e avaliar a execuo oramental e financeira do MCT; Planificar e controlar a execuo dos procedimentos estabelecidos nos processos realizados no MCT; e Controlar o processo de administrao do oramento de Estado e fundos externos a locados ao MCT. O Ministrio das Finanas atravs da IGF responsvel pela auditoria interna das despesas efectuadas pelas entidades do Governo que realizam despesas pblicas via e-Sistafe ou por adiantamento de fundos. Qualquer auditoria realizada por esta entidade para complementar a superviso dos parceiros de cooperao e dar as direces para uma melhor auditoria externa. 34 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
A auditoria externa verifica o fluxo financeiro dos fundos ocorridos na CUT em moeda estrangeira e as contas que no passam pela CUT, todas elas referentes ao MCT. A auditoria externa focaliza os seguintes aspectos: Anlise dos extractos bancrios das contas; Anlise dos mapas contabilsticos (razo) do e-SISTAFE que evidenciam os fluxos financeiros nas CUTs virtuais das unidades; e Verificao dos demonstrativos da execuo oramental da despesa emitida pelo sistema. O Tribunal Administrativo (TA) constitucionalmente mandatado para auditar todos os projectos e fundos do governo. Para a realizao da auditoria externa poder ser subcontratada uma empresa competente e independente, desde que se cumpram as normas, procedimentos e os requisitos do Governo da Repblica de Moambique e dos Parceiros de Cooperao. Uma vez que as empresas privadas no tm autorizao para aceder ao e-SISTAFE, preciso que haja um trabalho conjunto com o TA. O MCT responsvel por preparar os termos de referncia (ToR) em consulta com o Banco Mundial. A auditoria dever cobrir todas as actividades do plano acordado com o Banco Mundial. A auditoria s contas do projecto inclui, para alm do relatrio, a carta de recomendaes (Management Letter), contendo as recomendaes sobre as melhorias a serem introduzidas no sistema de gesto contabilstica e financeira. A gesto do projecto, ao receber o Relatrio de Auditoria Externa e a Carta Gesto, analisa esses documentos e envia ao Auditor os seus comentrios. Posteriormente, envia ao Banco Mundial duas (2) cpias dos relatrios de auditoria, da Carta de recomendaes, e a Carta que a Unidade implementadora enviou ao Auditor Externo contendo os comentrios, at ao dia 30 de Junho de cada ano.
ANEXOS
Repblica de Moambique Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA Credit no.4601/Moz HEST Control of payment
Ms Date Description Check/Transf Amount Paid Balance Anexo 1
Saldo Inicial
Date:
Repblica de Moambique Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA Credit no. /Moz HEST
Month Payment Check/Transf Amount Debit Credit Anexo 1a Balance
Suppli er
Date:
Repblica de Moambique Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA Credit no.4601/Moz HEST
Anexo 2 Total expenditure (Col.4) % IDA Eligible for the Bank financig (Col.6) IDA share paid from DA (Col.7) Government/Other share (Col.8)
Summary Statement of IDA Expenditures not subject to Prior Review Quarter Ending ................. Disbursement category Sources of supplier (Col.2) Country of foreign supplier (Col.3)
(Col.1) Strengthening System Governance and Management Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Fundin Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness Refund for PPF
(Col.5)
Anexo 3:
Expenses by category
Repblica de Moambique
Expenses by category Description of category 1.Strengthening System Governance and Management 2. Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Funding 3. Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness 4. Refund of the preparation Advance TOTAL Prepared by : Date: Expenses Current Year Cumulative Budget aproved
Anexo 3 Balance
Repblica de Moambique
Anexo 3a-Pag1
Component 1 Subcomponent 1a a) b) c) Subcomponent 1b a) b) c) Others: Additional technical assistance and capacity building not defined ex ante
Component 4
Anexo 4:
Execution.
Repblica de Moambique
Execution
Description 1. e 2. 3. 4. Refund of the preparation Advance TOTAL Budget approved Expenses Balance
Anexo 4 Execution
11 Date:
_______________
Anexo 5: Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD). Anexo 6: (USD) Consolidated Sources and Uses
DESCRIPTION OF ACTIVITIES Actual Planned
Anexo 5 Comments
Component 1
HEST
Component 2 Component 3
Component 4 Total Note: a)The exchanges rates aplicable to planned expenditure is in MTs/USD b) The itns under project components /activities are those agreed with the World Bank at the time of the project appraisal ans as stated in the PAD.
Prepared by ________________
Repblica de Moambique
46
Anexo 7: Payments Made during Reporting Period....... Against Contract to the Banks Prior Review
47 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST
Repblica de Moambique
Registration number
Payment code
Supplier
Acquisition Value
Acquisition Date
Description
Beneficiary
Location
Anexo8 OBS
Prepared by :
Date:
Repblica de Moambique
Account Number: Bank reconciliation of: Bank: Description Amount Description Anexo 9 Amount
Sub-Total
Prepared by :
Repblica de Moambique
Anexo 10 Designated Account Activity Statement - IDA For the period Ending................................. Account no. ............................................. Part I 1 2 3 Cumulative advances to the end of current reporting period Cumulative expenditures to end of the last reporting period Outstanding advanced to be accounted for (1-2)
Part II Opening DA Balance at beginning of reporting period (as of 4 beginning of quarter) 5 Add/Subtract: Cumulative adjustments (if any ) 6 Advances form World Bank during period 7 Lines 5 and 6 8 Outstanding balances to be accounted for ( 4+7) Closing DA balance at end current reporting period (as of quarter) Add/Subtract: Cumulative adjustments Add lines 10 and 11 Add lines 9 and 12 Difference (in any) (lines 8 less line 13)
9 10 11 12 13 14
Part III 15 Total forecasted amount to be paid World Bank 16 17 18 19 Less: Closing DA balance after adjustments Direct payments/special Commitments Add lines 16 and 17 Cash requirement from World Bank for the next two reporting period (lines 15 less lines 18) Verified by: ______________________
Prepared by ________________
Repblica de Moambique
4 Balance of Designated Account per Attached Bank 5 Plus: Total Amount Claimed in this Application Number 6 Plus: Total Amount Withdrawn and not yet Claimed Reason 7 Plus: Total Claimed in previous Application not yet Credit at Date of Bank Statement Application Number Amount*
8 Minus: Interest Earned 9 Total Advanced Accoutered for (Nr.4 through N.9)
11 Date:
_______________
Date: Application No.: IDA Credit No.: SOE Sheet No.: 4601
STATEMENT OF EXPENDITURE (SOE) Category: 1 Item No. 2 Category No. * 3 4 Brief Description of Goods, Works or Services 5 Total Amount of Contract (Include all currencies) 6 Currency of Expenditure 7 Total invoice amount covered by this application (net of retention) 8 Eligible % of financing 9 Currency and eligible amount paid (7)x(8)
11 Date of Payment
(*)
Proposta
para
Solicitao
de
Repblica de Moambique
Informao/Proposta n.
/_______/MCT-HEST/20____
Parecer:
Data: ____/____/_____
Senhor Coordenador do Projecto HEST,
Assunto: Pedido de Autorizao para pagamento da factura ___________referente a____________________________ da
Bank
Disbursement
Guidelines
for
Anexo 13: Diploma Ministerial Sobres a Tabela de Subsdios de Viagem dos Funcionrios do Estado em Servio no Exterior