MINISTRIO DA EDUCAO FUNDAO UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS PR-REITORIA DE ADMINISTRAO E FINAAS COORDENADORIA DE RECURSOS MATERIAIS SETOR DE COMPRAS

MANUAL DE COMPRAS

ABRIL, 2012 I - INTRODUO

Este documento no tem a inteno de exaurir as dvidas referentes aos procedimentos de compras pela Administrao da UFT, mas elucidar aos solicitantes as questes bsicas relacionadas ao tema, a partir da experincia acumulada pelos setores envolvidos no processo de compras.

II - OBJETIVO

Definir parmetros para solicitao de compras de materiais e contratao de servios, objetivando dinamizao do processo; racionalizao dos trmites; eficcia das aquisies da UFT; e ainda, cumprir as determinaes legais e atender s orientaes da Controladoria Geral da Unio e do Tribunal de Contas da Unio.

III DEFINIES PRVIAS

a) Agente de Compras (AC) o servidor responsvel por fazer a Solicitao de Compras, elaborando a justificativa, a especificao e realizando a pesquisa de preos.

b) Memorando de Solicitao de Aquisio / Contratao o memorando que o interessado na aquisio envia ao Agente de Compras manifestando a demanda por um material, bem ou contratao de um servio. Este memorando deve conter a especificao completa do objeto, indicao de fornecedores onde possa se fazer a cotao e os motivos que ensejam a aquisio.

c) Solicitao de Compras (SC) o documento, confeccionado pelo Agente de Compras (AC), no mdulo de Compras do Sistema de Informaes para o Ensino (SIE), contendo a justificativa da aquisio, a especificao do material ou

servio, a quantidade e o preo estimado, baseado em uma pesquisa de preos. a pea inicial do Processo de Compra. d) Termo de Referncia (TR) O Termo de Referncia o documento que contm as condies da aquisio do bem ou contratao do servio. Constitui anexo do edital e subsidia a elaborao deste. Deste modo, erros na elaborao do TR comprometem todo o processo licitatrio. Basicamente, o TR deve conter o objeto, a justificativa da contratao, o critrio de aceitao do objeto, a avaliao do custo pela administrao diante de oramento detalhado, a estratgia de suprimento, o valor estimado em planilhas de acordo com o preo de mercado, o cronograma fsicofinanceiro, se for o caso, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalizao e gerenciamento do contrato, prazo de execuo e de garantia, se for o caso e sanes por inadimplemento.

e) Processo de Compra Conjunto de procedimentos, organizados em ordem cronolgica e com numerao crescente, necessrios para comprovao da obedincia estrita legislao especifica e aos Princpios da Administrao Pblica. O processo dever conter os atos da Administrao desde a solicitao do gasto at o pagamento da despesa. Uma das finalidades da formalizao do processo servir de prova documental dos atos praticados pela Administrao e seus agentes. Os autos do processo permitem deste modo a anlise dos atos e identificao dos agentes, na ordem em que aconteceram, por parte dos rgos de controle interno e externo e da sociedade em geral.

IV JUSTIFICATIVA, ESPECIFICAO E PESQUISA DE PREOS

A justificativa, a especificao e a pesquisa de preos so itens de fundamental relevncia para o xito na compra. A elaborao inadequada destes itens retardam e podem at mesmo inviabilizar a aquisio ou contratao.

a) Justificativa da Contratao Relata a lei n 8.666/93 (Lei de Licitaes e Contratos) , no pargrafo nico do artigo 4, que o procedimento licitatrio caracteriza ato administrativo formal e a lei n 9.784/99 (Lei do Processo Administrativo), no artigo 50, determina que os atos administrativos devero ser motivados, com indicao dos fatos e dos fundamentos jurdicos. Assim, a justificativa requisito de validade do processo de compras, sendo, portanto, obrigatria. Justificativas mal elaboradas impedem o andamento do processo. Uma correta justificativa deve responder s seguintes questes:

O que ser adquirido?

indicao do que ser adquirido. Se forem vrios itens, deve-se fazer uma indicao genrica, ou seja, indicar a classe a que pertence os materiais. Exemplos: Papis, canetas, borracha, lpis, clipes so itens da classe Materiais de Expediente; Alcol Etlico, Alcol Hidratado, cido Sulfurico fazem parte da classe dos Reagentes; Cadeiras, mesas, armrios constituem a classe dos Mobilirios.

Para qu?
Deve-se evidenciar a utilizao do objeto a ser adquirido, a finalidade do material, bem ou servio a ser contratado.

Qual a relevncia?
Relatar os objetivos que se pretende alcanar, os impactos positivos da contratao, benefcios diretos e/ou indiretos, conexo com o planejamento existente e os critrios ambientais, se houver.

Por que esse quantitativo?

Recomenda-se a justificativa da quantidade, a indicao do horizonte de tempo em que o quantitativo ir cobrir a demanda.

Apresentamos a seguir exemplos de Justificativas Adequadas: JUSTIFICATIVA 1. Descrio do Item 1.1 Contratao de Servio Telefnico Mvel para os titulares de cargos estratgicos da direo do Instituto Federal do Piau. 2. Motivao da contratao 2.1. A contratao faz-se necessria em virtude da necessidade permanente de comunicao entre os titulares de cargos estratgicos da direo do Instituto Federal do Piau, visto que, os titulares das referidas funes, devido s atribuies dos cargos, constantemente esto ausentes de suas salas ou do seu local de trabalho, desenvolvendo atividades de suas competncias. 3. Benefcios diretos e indiretos da contratao 3.1. notrio que o sucesso de uma empresa, seja ela privada ou pblica, depende fundamentalmente da celeridade na tomada de decises e, tais decises, muitas vezes, necessitam encontrar, de imediato, em qualquer lugar, seu executor ou quem possa providenciar para que elas ocorram, podendo ocasionar prejuzos irreparveis caso no acontea no tempo e espao apropriados; 3.2. No contratar o servio telefnico mvel seria dificultar a adoo de providncias necessrias para agilizar a tomada de decises que independem de rigores formais, mas que exigem celeridade. As aes da administrao no podem deixa-se obstaculizar por atitudes, comportamentos, solues, mtodos, tcnicas e tecnologias conservadoras. Os servios de telefonia mvel, por sua natureza, so essenciais para a administrao e devem ser executados de forma indireta, continuamente e contratado no regime de empreitada por preo global, por item, pelas empresas autorizadas. Essas, portanto, so as premissas que justificam a contratao de servio telefnico mvel ou servio mvel pessoal. Em outras palavras, justifica-se tal despesa na necessidade de otimizao das aes da Administrao. 4. Planejamento 4.1. A contratao dos servios de telefonia mvel contribuir com a facilitao do desenvolvimento das atividades relacionadas misso institucional constante do Planejamento Estratgico do Instituto Federal do Piau. 5. Definio do quantitativo

5.1. O quantitativo foi elaborado a partir da quantidade de cargos de direo no IFPI e da estimativa de consumo mensal por cargo.

JUSTIFICATIVA 1. Descrio do Item 1.1 Aquisio de Equipamentos de Laboratrio de Instrumentao Analtica. 2. Motivao da contratao 2.1. A aquisio fundamenta-se na necessidade de se ter um instrumento pedaggico adequado para ministrao de aulas das disciplinas de Anlise Qumica Instrumental, Eletroanaltica e Tcnicas de Separao e outras como Princpio de Anlise Qumica, Mtodos Quantitativos de Anlise. 3. Relevncia 3.1. As duas primeiras disciplinas tm como objetivo principal apresentar ao discente, alguns mtodos instrumentais empregados na caracterizao de materiais e controle de qualidade, por meio de tpicos tericos e experimentais, sendo assim, disciplinas de fundamental interesse para a formao do qumico e parte das engenharias. 3.2. Esse laboratrio tambm atender s necessidades de diversas disciplinas da psgraduao em Cincia e Tecnologia/Qumica, a saber: Espectroscopia aplicada anlise Qumica; Espectroscopia de absoro molecular aplicada anlise qumica; Preparao de amostras; Eletroqumica e Eletroanaltica; Fundamentos de tcnicas cromatogrficas, Cromatografia Avanada. 4. Planejamento 4.1. A aquisio dos equipamentos do Laboratrio de Instrumentao Analtica contribuir para o cumprimento da misso organizacional do IFPI. 5. Definio do Quantitativo 5.1. O quantitativo foi elaborado a partir de estudo da quantidade de equipamentos e materiais necessrios para instalao de (01) um laboratrio com capacidade para aula com 40 (quarenta) discentes simultaneamente.

b) Especificao

A especificao deve ser detalhada, clara, precisa, fornecer informaes suficientes para identificao do item, no pode ser direcionada para apenas um fabricante. Uma boa especificao aquela que elimina a necessidade de contato entre solicitante, pregoeiro e fornecedor para que seja possvel a identificao do item.

V - TRMITE PROCESSUAL

POR ONDE ANDA O PROCESSO DE COMPRAS

g PAS SO 1 2 SETOR AO

F A S E

SOLICITANTE RESPONSVEL UG GRUPO COMPRAS DE

FORMALIZA PEDIDO AUTORIZA O PEDIDO

ANALISA PEDIDOS/VERIFICA DOCUMENTAL/CONDENSA PEDIDOS/ELABORA REFERNCIA INFORMA DISPONIBILIDADE ORAMENTRIA

INSTRUO TERMO DE

4 C O M U M 5 6

PROAP/ORAMEN TO PR-REITOR GRUPO

AUTORIZA A DESPESA MONTA RROCESSO

COMPRA DIRETA 7 LICITAO/PROA D

LICITAO ELABORA MINUTA DE EDITAL DE ACORDO COM O TERMO DE REFERNCIA ELABORA PELO INTERESSADO. ANALISA E EMITE PARECER ACERCA DA MINUTA DE EDITAL, SUGERINDO, EVENTUALMENTE,

PROCURADORIA JURDICA

MODIFICAES A FIM DE ADQULO LEGISLAO. 9 SETOR DE COMPRAS/LICITA O