Norma ISO 19011

Directrices para las auditoras de sistemas de gestin de la Calidad y ambiental

Introduccin
Jos Luis Miguel Bello Director Tcnico BSI Espaa
necesidad de disponer de los recursos financieros y materiales necesarios. Asimismo, la norma se dirige al ms amplio rango de potenciales usuarios, considerando que puede utilizarse en auditoras de: Primera parte o auditoras internas Segunda parte. Por ejemplo, auditoras que realice una organizacin para la evaluacin de sus proveedores Tercera parte. Por ejemplo, auditoras de las entidades de certificacin Tambin, esta norma se ha tomado como referencia para la formacin de auditores y auditores jefe en los distintos cursos y en los esquemas de certificacin de personal (EOQ, etc.).

n el ao 2002 se publica la norma ISO 19011, la cual sustituye y anula a las anteriores para la auditora de sistemas de gestin de la Calidad (normas ISO 10011-1, -2 y -3) y para la auditora de sistemas de gestin ambiental (normas ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012). Una de las novedades ms relevantes de la norma es que, por primera vez, se dispone de una norma conjunta para auditoras de Calidad y medioambientales, y es de especial importancia que considere la metodologa para que un auditor se cualifique en las dos disciplinas. Esta norma se enfoca hacia cuatro aspectos relativos a la realizacin de auditoras: 1- Principios de auditora 2- Gestin de un programa de auditora 3- Actividades de auditora 4- Competencia y evaluacin de los auditores

Principios de auditora
Muy importante es la inclusin de este bloque en la norma en el cual se mencionan los principios ticos y de profesionalidad que deben regir la conducta de auditores. Estos principios son la base de la fiabilidad de cualquier proceso de auditoras, y son los que nos permiten confiar en la veracidad de los resultados de una auditora.
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Es por lo tanto, una norma de muy amplio espectro que proporciona directrices desde un punto de vista terico considerando aspectos ticos y metodolgicos, pero tambin desde un punto de vista prctico no olvidando la

Se diferencian dos bloques en este apartado: 1- Principios relativos a los auditores Se hace referencia a la conducta tica bsica. Se mencionan los principios de integridad, confidencialidad y discrecin con elementos de referencia de la conducta tica del auditor. A continuacin se expone la importancia de la presentacin ecunime de los resultados de una auditora, resaltando la criticidad de informar de forma veraz y exacta. Se resalta asimismo el debido cuidado profesional, el cual se entiende como la realizacin de la auditora de forma diligente y aplicando un adecuado juicio profesional tanto a la hora de considerar la importancia de las tareas de la organizacin auditada como a la de enjuiciar los hallazgos de la auditora y proceder a su categorizacin. 2- Principios relativos a la auditora La independencia se considera el pilar fundamental para la realizacin de una auditora de un modo imparcial y objetivo. Por este motivo, los auditores deben ser independientes de la actividad auditada y estar libres de conflictos de inters. El segundo principio que se considera aqu es la adopcin de un enfoque basado en la evidencia. Este enfoque se instaura como el mtodo racional para llegar a disponer de auditoras que proporcionen resultados fiables y reproducibles. De este modo las evidencias de las auditoras son verificables y una adecuada utilizacin de las tcnicas de muestreo proporcionar confianza en los resultados y su reproducibilidad. Es muy importante que todos los auditores tengan siempre como referencia estos principios y es muy dese56 FORUM CALIDAD 195/08

able que peridicamente se recuerden y refuercen en las jornadas que se dedican a la actualizacin y homogeneizacin de sus criterios.

Evaluacin de la capacidad de produccin o suministro de un proveedor Conformidad con normas de referencia Etc.

Gestin de un programa de auditora

La gestin del programa de auditora se plantea como un proceso de mejora continua con un flujo de operaciones alineado con un planteamiento PDCA (Plan - Do - Check - Act). En este sentido, esta norma ya se alinea con las ltimas versiones de las normas de sistemas de gestin (ISO 9001, ISO 14001, etc.) como una norma para la mejora continua. Es importante destacar que en este apartado se realiza un planteamiento totalmente abierto hacia la planificacin de las auditoras, mencionando explcitamente la realizacin de auditoras combinadas de sistemas de gestin de la Calidad y ambiental. Varios son los elementos que deben considerarse a la hora de plantear la gestin de un programa de auditoras:

2- Amplitud
La amplitud del programa de auditora, entendida como la dedicacin (etapas, duracin, frecuencia, tamao del equipo auditor, etc.) necesaria para las auditoras debe ser definida de forma consistente con los objetivos del programa. Esta amplitud depender asimismo del grado de complejidad de la organizacin y del sistema de gestin a auditar. Muy importante es definir las etapas que deben sucederse, por ejemplo: Revisin documental Auditora inicial Definicin del plan de acciones por la organizacin auditada Auditora de seguimiento del plan de acciones Etc. Del grado de amplitud que se considere depender la cantidad y cualificacin de los recursos humanos que se requieran para la realizacin de las auditoras.

1- Objetivos
Indudablemente, el primer paso es la definicin de los objetivos del programa de auditoras y variar sustancialmente en funcin de las necesidades de la organizacin. En primer lugar debe considerarse el tipo de auditora a realizar desde un punto de vista de las partes implicadas, y que nos lleva a la decisin de realizar auditoras de primera, segunda o tercera parte. En segundo lugar, debemos considerar la situacin de los sistemas de gestin a auditar, lo que puede llevar a realizar auditoras con distintos objetivos: Diagnstico inicial Conformidad con requisitos legales Conformidad con requisitos de un contrato

3- Responsabilidades
Deben definirse inequvocamente las responsabilidades de todas las personas involucradas en el programa de auditoras, especialmente, las de los miembros del equipo auditor. Es fundamental que se definan y sean conocidos los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor (auditor jefe, auditores, expertos, etc.) de modo que el desempeo durante todas las etapas del proceso de auditora sea ptimo y consistente.

4- Recursos
Un aspecto crtico para la buena gestin de un programa de auditora es la

identificacin y disponibilidad de los recursos humanos y materiales adecuados. Aqu, la cuestin fundamental es que los recursos proporcionados sean consistentes con los objetivos y la amplitud establecidos para el programa de auditoras. En este sentido, es importante ser realista e incluso replantear los objetivos y amplitud del programa de auditora en funcin de los recursos disponibles.

una empresa de gran tamao y utilizando auditores externos sin duda requerir un gran esfuerzo en su implementacin.

5- Procedimientos
Los procedimientos de auditora deben considerar varias cuestiones crticas: Planificacin y calendario de auditora Formacin de equipos auditores competentes Metodologas de auditoras (reuniones, alcance de los muestreos, etc.) Actividades de seguimiento de los resultados de las auditoras Seguimiento del desempeo del programa global de auditoras Etc. La disponibilidad de procedimientos claros e inequvocos nos proporcionar unas lneas de actuacin homogneas por parte de los equipos auditores, la optimizacin de la gestin del programa de auditoras y un buen punto de partida para la mejora continua de la gestin de las auditoras ya que ser ms fcil la identificacin de oportunidades de mejora para el propio programa de gestin de auditoras.

La independencia se considera el pilar fundamental para la realizacin de una auditora de un modo imparcial y objetivo. Por este motivo, los auditores deben ser independientes de la actividad auditada y estar libres de conflictos de inters

7- Seguimiento y revisin
Finalmente, y tal como se ha comentado anteriormente, ISO 19011 se enfoca hacia la mejora continua del programa de auditoras, lo cual requiere su seguimiento y revisin para identificar sus debilidades y fortalezas y plantear iniciativas para su mejora.

Actividades de auditora
ISO 19011 proporciona directrices muy concretas para cada una las tareas especficas a desarrollar durante la planificacin y realizacin de una auditora. Inicialmente se consideran las tareas de preparacin de las auditoras, de definicin de los objetivos y recursos (equipo auditor, ...) y de comunicacin con la organizacin a auditar. Un aspecto crtico de este proceso de preparacin ser la revisin de la documentacin de la organizacin a auditar que se considere necesaria para una buena preparacin de la auditoria. A continuacin se especifican las directrices para la preparacin de un buen plan de auditora y de documentos de trabajo (lista de comprobacin, etc.). La norma sigue con la especificacin de las directrices para la realizacin de la auditora in situ considerando con bastante detalle tareas como reunin de apertura, recopilacin, generacin de hallazgos de auditora, preparacin de conclusiones y reunin de cierre. Asimismo, se definen de forma exhaustiva las directrices para la preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora.
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por parte de la organizacin promotora, como de las organizaciones a auditar y de los equipos auditores (en el caso de que estos no pertenezcan a la organizacin promotora de las auditoras). Normalmente, esta implementacin supone la organizacin de tres tareas principales: Planificacin Realizacin Anlisis de resultados y decisiones La sencillez o complejidad de esta implementacin variar sensiblemente. Normalmente, un programa de auditoras internas de un nico sistema de gestin en una pequea empresa debe ser un proceso de implementacin sencillo. Un programa de auditoras de evaluacin de proveedores conforme a varios sistemas de gestin en

6- Implementacin
Toda vez que se hayan definido los elementos anteriormente indicados, slo nos queda hacer funcionar el modelo de gestin de auditoras. Esto requiere tareas especficas de formacin, comunicacin y coordinacin con todas las partes interesadas tanto

Y finalmente, se especifican las directrices para realizar el seguimiento de la auditora.

Competencia y evaluacin de los auditores

El ltimo bloque se la norma se dedica a las directrices para el diseo e implementacin de un modelo de gestin para la competencia y evaluacin de los auditores. Indudablemente, la dedicacin de un bloque entero de la norma nos da a entender que la disponibilidad de equipos de auditora competentes se considera uno de los pilares fundamentales para el correcto funcionamiento de un programa de auditoras. La norma especifica una serie de requisitos para los auditores agrupados del siguiente modo: Atributos personales (tica, mentalidad abierta, observacin, percepcin, etc.) Conocimientos y habilidades Educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditoras

Es muy difcil tratar de identificar cules son los requisitos ms relevantes, ya que sin duda todos son necesarios. Igualmente importantes pueden considerarse los atributos personales como la disponibilidad de conocimientos o de experiencia en las materias a auditar. No obstante, una vez considerado que un auditor dispone de los atributos personales necesarios, merece la pena especificar los niveles de educacin, formacin y experiencia que la norma considera adecuados para un auditor y para un auditor jefe, y que se indican en la tabla adjunta. Esos requisitos son los que en la actualidad se utilizan en las entidades de certificacin para la cualificacin formal de auditores y auditores jefes. No obstante, cada organizacin puede adaptar esos requisitos a sus necesidades y, obviamente, las competencias de auditores que slo realicen auditoras internas debe enfocarse de forma distinta y los conocimientos y experiencia necesarios pueden centrarse en los procesos que desarrolla la propia organizacin. Finalmente, es de destacar tambin, que ISO 19011 propone directrices

para el mantenimiento y mejora de la competencia de los auditores. Estas directrices incluyen la evaluacin de la actuacin de los auditores tanto mediante la verificacin de su actuacin in situ durante las auditoras, como mediante la evaluacin de las tareas de planificacin, elaboracin de informes de auditora, etc.

Conclusiones
Se puede decir que ISO 19011 es una norma que considera todos los aspectos relevantes para la realizacin de auditoras de sistemas de gestin en cualquier tipo de organizacin y para alcanzar diversos objetivos, desde la realizacin de auditoras internas o de diagnstico hasta el establecimiento de un programa de auditoras de homologacin de proveedores o de certificacin. Es, por lo tanto, absolutamente recomendable que cualquier organizacin que se plantee o que ya est realizando auditoras de sistemas de gestin (independientemente de sus objetivos) realice una lectura cuidadosa de esta norma y se anime a implementar y adaptar la directrices que en ella se K incluyen.

Auditor Educacin Experiencia laboral total Experiencia laboral en el campo de la Calidad o ambiental Formacin como auditor Ed. Secundaria 5 aos

Auditor en ambas disciplinas Idem que auditor Idem que auditor

Auditor jefe Idem que auditor Idem que auditor

Al menos 2 de los 5 aos

2 aos en la segunda disciplina

Idem que auditor

40 h de formacin en auditoras 4 auditoras completas, con un total de 20 das de auditora como auditor en formacin bajo la direccin de un auditor lder del equipo auditor

24 h de formacin en la segunda disciplina 3 auditoras completas, con un total de 15 das de auditora como auditor en formacin bajo la direccin de un auditor lder del equipo auditor en la segunda disciplina

Idem que auditor

Experiencia en auditoras

3 auditoras completas, con un total de 15 das de auditora actuando como lder del equipo auditor bajo la direccin de un auditor lder cualificado

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