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MANUAL DE MICROSOFT OFFICE 2007 NIVEL INTERMEDIO

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Manual de contenidos:

Microsoft Office 2007


Nivel Intermedio CECYTE CANCUN III

Revisin Revis

: 01 : TSMEC

Keys

: Microsoft Excel 2007, Microsoft PowerPoint 2007, Microsoft Word 2007

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NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................................. 3 1. 2. OFFICE 2007.............................................................................................................................. 4 MICROSOFT WORD 2007...................................................................................................... 10 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 3. INTERFAZ ................................................................................................................... 10 MEN .......................................................................................................................... 11 BARRA DE TTULO Y ESTADO ................................................................................. 15 VERSIONES DE DOCUMENTOS .............................................................................. 16 MODO DE PRESENTACIONES ................................................................................. 16 CARACTERES NO IMPRIMIBLES ............................................................................. 20 BUSCAR Y REEMPLAZAR......................................................................................... 21 NDICE Y TABLA DE CONTENIDOS ......................................................................... 23 PIE DE PGINA .......................................................................................................... 23 TABLAS ................................................................................................................... 27 GRFICOS .............................................................................................................. 29 CORRESPONDENCIA ............................................................................................ 29 IMPORTACIN Y EXPORTACIN ........................................................................ 35

MICROSOFT EXCEL 2007 ..................................................................................................... 36 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. VALIDACIN DE DATOS ........................................................................................... 36 FUNCIONES DE BSQUEDA .................................................................................... 38 CRITERIOS SIMPLES Y COMPLEJOS...................................................................... 41 AUTOFILTRO Y FILTROS AVANZADOS ................................................................... 43 SUBTOTALES E INFORMES ..................................................................................... 47 TABLAS DINMICAS.................................................................................................. 50

4.

MICROSOFT POWERPOINT 2007 ......................................................................................... 55 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. PATRONES Y TABLAS .............................................................................................. 55 FORMATOS DE TEXTOS Y PARRAFOS .................................................................. 56 GRFICOS Y SMARTART ......................................................................................... 57 COMO CREAR UNA GALERA DE IMGENES EN POWERPOINT ........................ 60

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INTRODUCCIN
El presente documento desarrolla el contenido integro del curso de Office 2007 Nivel Intermedio para los Alumnos del CECYTE Cancn III.

El curso ha sido estructurado en unidades temticas, desarrolladas en clases tericas y prcticas, considerando cmo hitos de evaluacin: tareas (n) y exmenes (3).

El manual del curso ha sido desarrollado en Microsoft Word 2007, y exportado a formato PDF. Las presentaciones han sido desarrolladas en Microsoft PowerPoint 2007 y publicadas, al igual que el contenido adicional del curso, en el sitio web personal de Academia:

Curso Virtual, con el fin de establecer un medio interactivo de comunicacin con los estudiantes.

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1. OFFICE 2007
Microsoft Office 2007 integra las slidas funciones de las versiones anteriores a un renovado diseo de interfaz de mayor usabilidad. Las innovaciones de diseo en Office 2007 pueden ser un poco inquietantes. En vez de depender de los mens de texto en cascada y delgadas barras de tareas, la nueva Office distribuye la mayora de las acciones que se pueden tomar en una banda gruesa o cinta. Colocada donde solan estar las barras de tareas, la cinta muestra grficamente caractersticas que cambian segn usted va pulsando las pestaas o fichas en la barra de mens.

Es posible que al principio tenga dificultades para encontrar las nuevas ubicaciones de opciones familiares (Microsoft ofrece bastante ayuda en lnea), pero la cinta tambin puede ensearle herramientas y mandos que nunca supo que existan. Adems, tiene una nueva y til caracterstica llamada vista previa activa: seleccione todo un documento o una porcin del mismo y mueva su ratn sobre una opcin de formato (un nuevo tipo de letra o fuente, por ejemplo) y ver cmo cambia el aspecto del documento real. Si le gusta la apariencia, pulse para aplicar el cambio. Con esta caracterstica es fcil y divertido experimentar con los cambios de estilo; y es til para hacer que sus documentos luzcan lo mejor posible.

En caso de que extrae tener a mano un juego de mandos usados frecuentemente, la barra d e herramientas de acceso rpido le ofrece un lugar para insertar mandos desde cualquiera de las

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cintas de la aplicacin. El diseo no es perfecto: extrao poder agregar texto de plantilla con un solo pulso del ratn en uno de los botones de la barra de herramientas AutoTexto que cre.

Pero en su modo predeterminado, la barra de herramientas de acceso rpido incluye algunos mandos muy tiles, entre ellos botones de Deshacer y Guardar. XML para todo (docX, xlsX, pptX) Las aplicaciones de Office 2007 usan el nuevo formato de archivo XML predeterminado para Word, Excel y PowerPoint. Colectivamente llamados Open XML, tienen extensiones de archivo diferentes (.docx, .xlsx y .pptx) a las de sus predecesores (.doc, .xls y .ppt). Los formatos de Open XML organizan los diversos componentes de un documento contenido, formato, comentarios y dems en archivos diferentes que el software entonces comprime en un solo archivo de Open XML. La compresin hace que los archivos sean ms pequeos; separar el contenido de otros atributos le permite alterar esos atributos sin modificar el contenido. Por ejemplo, un usuario corporativo podra cambiar el aspecto de una serie de documentos modificando su formato.

Las aplicaciones de productividad rivales en algn momento podrn duplicar y trabajar con los documentos de Office, que ahora estn basados en una especificacin abierta.

Los formatos de Open XML no son compatibles de forma nativa con las versiones anteriores a 2007, sin embargo, Microsoft ha liberado parches de compatibilidad con Office 2007 descargables directamente desde www.microsoft.com. Se supone que los parches o correcciones parciales alerten a los usuarios sobre la existencia del 2007 Office Compatibility Pack (http://www.pcwla.com/buscar/07021700), que ocupa 27MB y que los usuarios de Office XP y 2003 pueden bajar gratis e instalar para abrir, editar y guardar archivos en el nuevo formato de Open XML.

Para los usuarios de versiones ms antiguas de Office y de otros conjuntos de productividad, el paquete de compatibilidad permite la conversin archivos de Open XML a los formatos de Office 97 a 2003. Para ms informacin vea Usando los nuevos archivos de Microsoft Office 2007 con los conjuntos de Office ms antiguos que encontrar en find.pcworld.com/55781.

Word 2007

Microsoft Word es una de las aplicaciones que ms se usa del conjunto de Office, as que los cambios importantes de interfaz probablemente afectarn a la mayora de los usuarios de

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Office. Cmo percibir usted estos cambios depender del tiempo que pase en el inevitable perodo de adaptacin. Pero, tarde o temprano, la excelente estructura de Ayuda de W ord 2007 junto con su legin de herramientas tiles de formato, colaboracin, y utensilios en lnea integrados hacen de la aplicacin una mejora bien recibida.

En W ord 2007, la cinta de herramientas mejora la productividad una vez que usted deduce dnde han sido reubicados los diversos mandos de su predecesor. Por ejemplo, Letra capital radicaba antes en el men de Formato de Word 2003, pero ahora aparece en la barra de herramientas Insercin de 2007. Para ayudar a los veteranos de W ord a encontrar los mandos itinerantes, Microsoft ha publicado la indispensable Gua interactiva de referencia de mandos de Word 2003 a Word 2007 (disponible en lnea solamente)

(http://www.pcwla.com/buscar/07021800). Existen guas similares para PowerPoint y Excel.

La pestaa de Correo en la cinta mejora el proceso, anteriormente confuso, de combinar correspondencia guindole a travs del proceso de seleccionar un proyecto, escoger los destinatarios del mensaje (cuyos datos de direccin puede importar desde Outlook) y escribir e insertar los campos para combinar la correspondencia.

Las otras mejoras de diseo en Office 2007 trabajan perfectamente en Word. Los temas de Word que establecen los colores, las fuentes (incluso opciones para el texto y los ttulos) y los efectos (entre ellos las lneas y rellenos) emplean a plenitud la funcin de vista previa activa del conjunto. Si resalta algn texto en su documento, ver una barra de herramientas de sombras compuesta por las funciones de formato; desafortunadamente, si selecciona una opcin de formato aqu, no podr ver una vista previa sobre la marcha.

Microsoft indudablemente dise Office 2007 pensando en Internet y usted tendr que conectarse en lnea para aprovechar algunas de las caractersticas del conjunto. Si selecciona Nuevo Documento en blanco del men de botones de Office ver un panel que ofrece un copioso conjunto de plantillas (facturas, tarjetas de presentacin, volantes y dems), la mayora de las cuales estn ubicadas en Microsoft Office Online. Si destaca una palabra en su documento mientras oprime la tecla <Alt>, W ord buscar en la W eb referencia, definiciones y ms. Si usa uno de los seis principales servicios de blog (como Blogger), podr recrear, publicar y actualizar material para publicar en blog directamente desde W ord escribiendo su contrasea y su nombre de cuenta; si usa un mtodo diferente para llegar a su destino, puede hacer lo mismo despus de introducir un poco ms de informacin (como el formato de la fuente de contenido del blog y el URL). Si oprime Publicar en el men de botones de Office su documento ser enviado a un blog, a un sitio de la Web, o a un servidor de documentos.

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Microsoft ha colmado a Word 2007 de una amplia seleccin de funciones, mandos y herramientas viejas y nuevas, y gracias a su nueva interfaz, usted realmente las podr encontrar y utilizar. Sus funciones mejoradas de formato y diseo de pgina, conjuntamente con su integracin de funciones de la W eb, son suficiente razn para actualizarse a Office 2007.

Excel 2007 Excel 2007 incluye cambios internos importantes. Durante una dcada, los usuarios de Excel se han quedado estancados en los mismos lmites para el tamao de las hojas de clculo: 65.536 filas y 256 columnas. Excel 2007 destroza estas barreras al ofrecer 1.048.576 filas y 16.384 columnas, suficiente para permitir a los usuarios procesar datos de una base de datos relacional gigantesca que un Servidor de SQL podra usar.

Los nuevos lmites no son las nicas modificaciones. Excel ahora acomoda valores de texto ms largos en las celdas, permite frmulas con ms niveles y puede dividir los clculos entre los ncleos de una CPU de mltiples ncleos (si estuviera disponible) para realizar clculos complejos incluso ms rpido. Todas estas mejoras mantendrn felices a los usuarios exigentes, aunque quizs no harn mucho por el usuario en el hogar tpico que no necesita tanta potencia.

Los formatos de grficos dieron un salto drstico hacia el futuro. Si usted no es amigo del diseo grfico, seleccione uno de los estilos predeterminados para conseguir combinaciones armoniosas de color y efectos como sombras, bordes biselados y formas tridimensionales. Sin embargo, Excel 2007 no agrega nuevos tipos de grficos.

Fcilmente la caracterstica ms mejorada de Excel es el formateo condicional, que sirve para agregar formatos a valores que renen ciertos criterios. Cuando usted crea una regla de formateo condicional (como mostrar todos los precios de ms de US$100 con un fondo rojo), Excel la aplicar automticamente a todas las celdas que usted especifique. Aunque el formato condicional existe en Excel desde hace aos, su uso era demasiado complicado para la mayora de los usuarios.

En Excel 2007, esta funcin es ms simple de usar; en muchos casos usted puede escoger una opcin predeterminada en la propia cinta. Tambin es ms potente, pues le permite mezclar todas las reglas de formateo que usted quiera (anteriormente haba un lmite). Pero la verdadera innovacin en el formateo condicional viene de dos caractersticas nuevas: las barras de datos y los grupos de conjuntos. Las barras de datos le permiten agregar una barra sombreada detrs de cada celda que usted identifica (mientras ms grande es el nmero,

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mayor ser la barra). Los grupos de iconos agregan iconos diferentes (cuadros minsculos) junto a diversos nmeros. Por ejemplo, si usted crea una hoja de clculo con calificaciones acadmicas, puede decirle a Excel que indique las notas insuficientes con una X roja y las que aprueban con un marca () verde, as podr distinguirlas de un vistazo. Las opciones se limitan a los conjuntos de iconos incluido en Excel, pero por suerte son bastantes buenos. Excel tambin incluye un gran nmero de refinamientos relativamente menores, entre ellos una mejor funcin de Autocompletar frmula, que trabaja con funciones (herramientas de procesamiento de cifras en Excel que examinan algunos datos que usted provee y luego realizan un clculo y proveen el resultado). Autocompletar frmula siempre ha sido capaz de informarle de los datos que tiene que suministrar para una funcin, pero ahora puede ir ms all y sugerir los nombres posibles de la funcin y series con nombres en su hoja de trabajo a medida que usted escribe unas cuantas letras. Esta pequea mejora ahorrar mucho tiempo a los que usan Excel todos los das.

PowerPoint 2007 PowerPoint 2007 se beneficia enormemente de las caractersticas visuales de la interfaz con cinta y de las nuevas herramientas de diseo de Office 2007. Todava hay cosas que se pueden mejorar, pero los nuevos elementos contribuyen a esta mejora, la ms sustanciosa de PowerPoint en muchos aos.

Los nuevos temas de PowerPoint 2007 mejoran notablemente las plantillas ordinarias de PowerPoint 2003. Los temas incluyen combinaciones de color predeterminadas que le impiden crear presentaciones feas; tambin puede modificar los colores y el esquema de un Tema y luego guardarlo para el futuro. Como los temas y las selecciones de colores tambin estn disponibles en Word y Excel, usted puede aplicar un aspecto uniforme a travs de sus documentos de Office 2007.

Otra adicin nueva (y disponible en Word y Excel) es SmartArt, una herramienta de dibujo para crear grficos que muestran relaciones (por ejemplo, organigramas, pirmides y ciclos). Usted puede agregar y disear los elementos de SmartArt con slo unos clicks y tendra que hacer un esfuerzo extraordinario para producir una ilustracin que no luciera mal terminada. Usted puede aplicar los efectos mejorados de PowerPoint 2007 que incluyen las sombras propias o paralelas, perspectiva y biseles al texto y los grficos (incluso tablas y SmartArt) directamente desde la cinta. En casi todos los casos, usted puede obtener una vista preliminar del cambio propuesto en su presentacin.

PowerPoint 2007 tambin incluye algunas mejoras tiles no relacionadas con el diseo. Las tablas, que siempre han dado grandes dolores de cabeza, ahora son fciles de disear; y la

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tarea de mover datos entre Excel y PowerPoint, con formatos, por fin tiene la sencillez que siempre debi tener.

La capacidad para doble monitor tambin es ms avanzada, pues le permite poner en blanco la pantalla de presentacin si necesita hacer algo en su porttil que no quiere proyectar al auditorio.

La nueva apariencia de PowerPoint eleva tanto el nivel que los pocos puntos dbiles en la interfaz se notan claramente. Uno de ellos involucra el nuevo motor de grfica, que produce grficos mucho ms elegantes que las versiones anteriores pero que usa un selector del tipo de grfica que oculta sus diapositivas y no ofrece una vista previa activa de los resultados.

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2. MICROSOFT WORD 2007


Para comenzar a trabajar en Microsoft Word 2007 debemos ejecutar la aplicacin desde el men inicio o desde un cono de acceso rpido en el escritorio. Se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al colocar el cursor y hacer click sobre el botn se despliega un men, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en su computador. Luego debe buscar el elemento Microsoft Office Word 2007 y hacer clickk sobre l para que se arranque.

Puedes acceder tambin al icono de Word que suele estar situado en el escritorio o en la barra de tareas, seleccionar el cono que se ve a la izquierda.

2.1.

INTERFAZ

Al arrancar W ord 2007 aparece una pantalla inicial como sta:

Ventana de Word 2007

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que se est trabajando.

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Cuando abrimos Word 2007 sin seleccionar ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le podemos cambiar el nombre.

A continuacin se indican los nombres de la ventana principal de Word 2007:

2.2.

MEN La banda de opciones:

Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word 2007. La banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario.

Inicialmente, cuando abrimos Word 2007 aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada pestaa, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados.

Banda de opciones

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2.2.1. INICIO: La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes a: Portapapeles Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.) Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.) Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.), Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas.

2.2.2. INSERTAR: Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene grupos de herramientas de acceso rpido.

Para la pestaa Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a: Pginas Tabla Ilustraciones Vnculos Encabezado y pie de pgina Texto Smbolos Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.

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2.2.3. DISEO DE PGINA: Tambin se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras). En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompaan para cada opcin.

Para la pestaa Diseo de pgina, ubicamos las herramientas correspondientes a: Temas Configurar pgina Fondo de pgina Prrafo Organizar

2.2.4. REFERENCIAS: Nos permitir incorporar citas y contenidos bibliogrficos, as como tambin, notas y tablas de contenidos (ndices).

2.2.5. CORRESPONDENCIA: Desde esta seccin podremos administrar nuestros documentos de correspondencia, y automatizar el envo de cartas genricas.

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2.2.6. REVISAR: Adems de encontrar la administracin de traduccin y correccin ortogrfica, en este lugar podemos comparar contenido, e inclusive habilitar la utilidad Control de Cambios, que nos permite revisar documentos entre varios editores/autores.

2.2.7. VISTA: Esta pestaa nos da las opciones para elegir cmo queremos ver el rea de trabajo. Ya que W ord permite guardar el documento como pgina Web, una de las vistas permite apreciar cmo quedara como tal, tambin permite ver las estructuras de un documento cuando los ttulos y subttulos son indicados. La cinta para la pestaa de Vista es la siguiente:

La barra de herramientas de acceso rpido: Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como: Guardar, Deshacer, Ortografa y Gramtica.

En la imagen se aprecia la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office (el primero a la izquierda), lo que antes era el men Archivo.

2.2.8. GUARDAR Esta opcin permite al usuario guardar en la memoria del computador el archivo que hemos trabajado. En la barra de acceso rpido ubica el icono o tambin puedes utilizar los

comandos: Guardar y Guardar como... del Botn Office

Guardar como, W ord mostrar un cuadro de dialogo para cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

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Guardar no se abrir ningn cuadro de dilogo, simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si utiliza el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como

2.3.

BARRA DE TTULO Y ESTADO

2.3.1. LA BARRA DE TTULO Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando crea un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que sea guardado.

En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar

2.3.2. LA BARRA DE ESTADO: Nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los botones de visualizacin del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la pgina, para verla ms cerca o lejos.

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2.3.3. LA BARRA DE DESPLAZAMIENTO: Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer click en los tringulos.

2.4.

VERSIONES DE DOCUMENTOS

Al igual que en las otras aplicaciones de Office, es fundamental identificar todas las versiones de W ord que existe (.doc, .docx, etc.)

2.5.

MODO DE PRESENTACIONES

Configurar Pgina Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

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Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.

Al hacer click sobre el botn Mrgenes, aparecen los mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo click en la opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer click en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo click en la opcin Ms tamaos de papel.

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En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

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Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa le mostrar claramente en qu consisten.

En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.

En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.

Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes:

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Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado.

Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina.

Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin. Esta imagen es un ejemplo de vista

Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las

reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el

tamao de los mrgenes.

Tambin

se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.

Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer click y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.

2.6.

CARACTERES NO IMPRIMIBLES

Los caracteres no imprimibles son marcas especiales que se observan en pantalla, pero no se imprimen. Simbolizan formatos o parmetros como fines de prrafo, tabulaciones, espacios en

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blanco y otros. En la tarea de dar formato a los escritos, resultan importantes las tabulaciones. Una herencia til de las viejas mquinas de escribir mecnicas.

Observe que, por defecto, cada vez que se pulsa la tecla de tabulacin, W ord genera un salto de 1,27 cm. Tenga claro que las tabulaciones son un formato de prrafo; por lo tanto, cada uno de ellos puede contar con sus propios saltos, lo que obliga a seleccionarlos cuidadosamente antes de modificarlos.

2.7.

BUSCAR Y REEMPLAZAR

La funcin buscar permite buscar en todo el documento, hacia delante o hacia atrs. Podemos hacer que la bsqueda diferencie o no entre maysculas y minsculas o especificar que busque texto que contenga una palabra en particular o que busque exactamente la palabra completa.

Para ver qu smbolos se pueden usar como comodn, activar esa casilla y hacer clic en el botn Especial. Por ejemplo, el comodn ? sustituye a cualquier carcter; el comodn * sustituye a cualquier conjunto de caracteres, etc.

Si queremos que tambin intervengan caractersticas de formato en la bsqueda utilizaremos el botn Formato. Por ejemplo, podemos buscar una palabra slo cuando est en negrita.

Con el botn Especial, podemos buscar, por ejemplo, marcas de prrafo, de tabulacin, etc. es til para bsquedas avanzadas

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Interfaz del men buscar

Reemplazar: De forma similar se comporta la pestaa de Reemplazar. Salvo que hay que especificar la palabra que va a reemplazar la palabra buscada.

Interfaz pestaa reemplazar

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2.8.

NDICE Y TABLA DE CONTENIDOS

Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Word llama a ndice lo que normalmente se le conoce como ndice alfabtico. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. Ejemplo:

Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de qu temas trata el libro.

Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Existen diversos mtodos para crear una tabla de contenidos, la ms habitual es asociar con el formato correspondiente a cada ttulo o subttulo, de esta forma al crear la TDC Word identificar automticamente la estructura.

2.9.

PIE DE PGINA

23

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Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc.

El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina.

Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos click en alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.

Se mostrar una nueva pestaa:

Observe como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo click en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana. Curso en Lnea TIC CECYTE III

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Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Otras opciones del men son: Insertar Propiedades. Al hacer click en Elementos rpidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo click sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo click el autor, la pgina y la fecha.

Insertar una imagen guardada en el disco (foto). Insertar imgenes prediseadas.

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Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione. En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina.

Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.

Nmero de pgina: Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

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Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste.

Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la pestaa Diseo:

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de pgina.

2.10.

TABLAS

Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas W eb para Internet.

Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

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Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro. Para insertar una tabla debemos hacer click en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones.

Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma.

La segunda opcin es haciendo click en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el Mouse.

Cuando se crea una tabla, Word 2007 permite aplicarle directamente un estilo con un slo click para ello debe seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podr seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.

Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.

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El programa tambin te permite dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla. De esta forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello hacer un click en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz que est a la izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer click y arrastrar el cursor para dibujar el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y columnas, como si lo hiciramos con un lpiz

Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

2.11.

GRFICOS

Word 2007 incorpora los siguientes tipos de dibujos y grficos:

Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas. Grficos. Representacin de datos en forma grfica.

Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.

2.12.

CORRESPONDENCIA

Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los

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que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos: Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Ejemplo: Abrir W ord y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

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Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le

contestamos haciendo clic en la opcin deseada.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.)

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin

seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar...

Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos

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En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de W ord (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.

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Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo...entre ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.

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Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas

2.13.

IMPORTACIN Y EXPORTACIN

Dado el auge que ha experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor de pginas W eb. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta especfica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Adobe, pero es muy til para empezar a realizar nuestras primeras pginas Web. Sobre todo dada la posibilidad de convertir directamente nuestro documento W ord en una pgina Web.

En cuanto a las caractersticas de W ord respecto de la edicin de pginas Web cabe resaltar que el lenguaje de construccin de las pginas web, el HTML, ha sido integrado completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar en una pgina Web desde W ord ser completamente transparente, y lo haremos como con cualquier documento, sin preocuparnos por el HTML.

Si queremos crear una nueva pgina, lo haremos como un documento normal, y ya nos preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web, como podemos ver en la imagen.

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3. MICROSOFT EXCEL 2007


Considerando que los estudiantes que leen el presente manual tienen las competencias bsicas de Excel 2007, a continuacin se presenta el contenido nivel intermedio. 3.1. VALIDACIN DE DATOS

La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos restringir las opciones del usuario al intentar ingresar un valor utilizando una lista de los productos a elegir.

O tambin limitar las posibilidades de cifras a ingresar en el campo ventas.

Otra caracterstica de esta herramienta, es que nos permite entregar distintos mensajes de alerta para informar al usuario que los datos ingresados no corresponden.

Uno de los problemas ms recurrentes en los informes de Excel, es que los usuarios no ingresan la informacin de forma correcta, las listas han sido creadas para que los usuarios solo puedan ingresar la informacin permitida por el creador del libro, o en su defecto, slo tengan la posibilidad de escoger opciones desde un men desplegable.

Uso de una lista de celdas como base de datos:

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Para crear una lista debemos seleccionar un rango de datos e insertar un nombre en el cuadro de nombres, ubicado en la parte superior-izquierda de nuestra hoja (en la imagen se ingres el nombre Alumnos, luego de seleccionar el rango de nombres). Datos de una lista

Uso de formularios para ingreso de datos:

Luego de crear las listas podemos crear formularios o celdas con opciones desplegables. Para esto debemos posicionarnos en una celda y acceder la opcin validacin de datos, ubicada en el men Datos.

Al seleccionar esta opcin se desplegar una ventana con opciones:

Configuracin: Seleccionamos la opcin Lista, desde el men Permitir. Y en el origen ingresamos el nombre de nuestra lista, ejemplo: =Alumnos

De esta forma la celda selecciona presentar una lista desplegable de opciones para que el usuario pueda escoger slo valores de la lista permitida.

Mensaje de entrada: En este lugar ingresamos la informacin que deseamos que el usuario vea antes de seleccionar o ingresar un dato (es solo informativo, y permitir guiar al usuario).

Mensaje de error: Desde esta opcin podemos configurar el tipo de restriccin y mensaje de error que deseamos:

Grave: el usuario no podr ingresar informacin que no se encuentre en la lista.

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Advertencia e Informacin: El usuario ser advertido de que la informacin que est ingresando no es correcta, sin embargo, la podr ingresar de todas formas.

Men de validacin de datos y planilla de ejemplo

3.2.

FUNCIONES DE BSQUEDA

Excel 2007, al igual que sus versiones anteriores, incorpora excelentes funciones de bsqueda para encontrar la informacin que necesitamos, para aprender a ocupar estas funciones utilizaremos una planilla de ejemplo. Para crear esta hoja de clculo, escriba los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en blanco.

A 1 2

E Buscar valor Mara

Nombre Dept Edad Diego 501 28

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3 4 5

Antonio 201 Mara Arturo 101 301

19 22 29

Escribir el valor que desea buscar en la celda E2. Puede escribir la frmula en cualquier celda en blanco de la misma hoja de clculo. A continuacin se presenta una definicin de trminos para comprender la actividad:

Trmino Matriz_buscar_en Valor_buscado Matriz_buscada o bien

Definicin Toda la tabla de bsqueda. El valor que se va a buscar en la primera columna de Matriz_buscar_en. El rango de celdas que contiene los posibles valores de bsqueda.

Ejemplo A2:C5 E2

A2:A5

Vector_de_comparacin

El nmero de columnas de Matriz_buscar_en 3 (tercera columna Indicador_columnas para el que se debe devolver el valor de Matriz_buscar_en)

coincidente. Matriz_resultado o Vector_resultado Un rango que contiene slo una fila o columna. bien Debe tener el mismo tamao

que C2:C5

Matriz_buscada o Vector_de_comparacin. Un valor lgico (TRUE o FALSE). Si es TRUE o

Ordenado

se

omite,

se

devuelve

una

coincidencia

aproximada. Si es FALSE, se buscar una coincidencia exacta. sta es la referencia desde la que desea basar el desplazamiento. celdaSuperior debe hacer

FALSE

celdaSuperior

referencia a una celda o a un rango de celdas adyacentes. De lo contrario, DESREF devuelve el valor de error #VALOR! ste es el nmero de columnas, a la izquierda o a la derecha, al que desea que la celda superior

columnaDesplazamiento izquierda del resultado haga referencia. Por ejemplo, "5" como argumento

columnaDesplazamiento especifica que la celda

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superior izquierda de la referencia est cinco columnas a la derecha de la referencia.

columnaDesplazamiento puede ser un valor positivo (a la derecha de la referencia inicial) o negativo (a la izquierda de la referencia inicial).

Funciones:

BUSCAR() La funcin BUSCAR busca un valor en una nica fila o columna y lo hace coincidir con un valor situado en la misma posicin en una fila o columna diferente.

A continuacin se muestra un ejemplo de sintaxis de la frmula BUSCAR: =BUSCAR(Valor_buscado,Vector_de_comparacin,Vector_resultado)

La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo: =BUSCAR(E2,A2:A5,C2:C5)

La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en el vector de bsqueda (columna A). Entonces, la frmula hace coincidir el valor de la misma fila en el vector de resultado (columna C). Como "Mara" est en la fila 4, BUSCAR devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).

Nota: la funcin BUSCAR requiere que la tabla est ordenada.

BUSCARV() La funcin BUSCARV o Buscar verticalmente se utiliza cuando los datos se muestran en columnas. Esta funcin busca un valor en la columna situada ms a la izquierda y lo hace coincidir con datos de una columna especificada en la misma fila. Puede utilizar BUSCARV para buscar datos en una tabla, tanto si est ordenada como si no. En el ejemplo siguiente se utiliza una tabla con datos no ordenados.

A continuacin se muestra un ejemplo de sintaxis de la frmula BUSCARV: =BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_buscar_en,Indicador_columnas,Ordenado)

La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo: =BUSCARV(E2,A2:C5,3,FALSE)

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La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna situada ms a la izquierda (columna A). Despus, la frmula hace coincidir el valor de la misma fila en ndiceDeColumna. Este ejemplo utiliza "3" como ndiceDeColumna (columna C). Como "Mara" est en la fila 4, BUSCARV devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).

3.3.

CRITERIOS SIMPLES Y COMPLEJOS

Excel cuenta con 329 frmulas, organizadas en 10 categoras (fecha, financieras, estadsticas, lgicas, etc.), a continuacin se presentan las ms utilizadas, y sus sintaxis respectivas.

Funciones fundamentales: Si, Y, O, Concatenar, Derecha, Izquierda, Extrae, Buscar

Funcin SI:

Descripcin: La funcin SI, nos permitir mediante una prueba lgica, realizar una comparacin, si el resultado de esta comparacin es verdadero, nos entregar un resultado, y si el resultado es falso, nos entregar otro resultado.

Sintaxis

=si(prueba lgica ; resultado si verdadero ; resultado si falso)

Descripcin de la sintaxis: Prueba lgica: Comparacin o prueba condicional, cuyo resultado puede ser verdadero o falso. Resultado si verdadero: Resultado que se mostrar si el resultado de la prueba lgica es verdadero. Resultado si falso: Resultado que se mostrar si el resultado de la prueba lgica es falso.

Ejemplos: A continuacin se presentan mltiples ejemplos de la funcin SI, cabe destacar que los colores servirn para guiar al lector

Ejemplo1: En el siguiente ejemplo se realiza una comparacin de 2 nmeros, como 5 no es mayor que 10, el resultado de esta frmula ser falso.

=si(5>10; verdadero ; falso)


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Ejemplo 2: Dependiendo de los valores de A1 y B12 se mostrar el resultado falso o verdadero.

=si(A1=B12; resultado si verdadero ; resultado si falso)


Ejemplo 3: Cmo se puede apreciar en el siguiente frmula hemos incorporado una frmula en la prueba lgica, evaluando si la primera letra del nombre es a.

=si((izquierda(ana;1)=a) ; resultado si verdadero ; resultado si falso)


Ejemplo 4: Tal cmo en el ejemplo anterior incorporamos una frmula en la prueba lgica, en el siguiente ejemplo, incorporaremos una frmula en el caso que la prueba lgica sea verdadera.

De este modo, y segn los valores ingresados en las celdas A1 y A2, si la prueba lgica es verdadera realizar la multiplicacin de B2*10, en el caso que A2 sea mayor que A1, mostrar la palabra falso.

=si(A1>A2; B2*10 ; falso)


Ejemplo 5: En el siguiente ejemplo reemplazaremos el valor falso por una frmula (izquierda(B2;1)), esto quiere decir que si A1 es menor que A2, se mostrar la primera letra, nmero o smbolo de la celda B2.

=si(A1>A2; verdadero ; izquierda(B2;1))


Ejemplo 6: Cmo la funcin SI, es una frmula general, podramos inclusive reemplazar los valores verdaderos o falsos por una nueva funcin SI (considerando siempre que todas las funciones deben mantener su sintaxis.

Como puede apreciar en el siguiente ejemplo el parntesis de color negro se abre despus del SI inicial, y se cierra al final de la frmula, respecto al sintaxis.

=si(A1>A2; verdadero ; si(A1>A3;relativo;falso))

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Ejemplo 7: A partir del ejemplo 6, podemos desprender entonces que podemos anidar frmulas en reiteradas ocasiones, como se muestra a continuacin:

=si(A1>A2; 1 ; si(A1>A3; 2 ; si(A1>A4; 3 ; si(A1>A5; 4 ; si(A1>A6; 5 ; si(A1>A7; 6 ; si(A1>A8; 7 ; si(A1>A9; 8 ; 0))))))))

Funcin Y:

Descripcin: La funcin Y, nos permite realizar ms de una prueba lgica, a diferencia de la funcin SI, sin embargo, no nos permite establecer el resultado de las pruebas lgicas en el caso que sus sean verdaderos o falsos.

=Y(prueba lgica 1 ; prueba lgica 2; prueba lgica 3, prueba


Sintaxis

lgica n)

Si todas las pruebas lgicas son verdaderas, el resultado ser verdadero. Si una prueba lgicas es falsa, entonces el resultado ser falso.

Funcin O: Descripcin: Si bien la funcin O, es muy parecida a la funcin Y, el resultado segn la comprobacin de las pruebas lgicas es distinto.

=O(prueba lgica 1 ; prueba lgica 2; prueba lgica 3, prueba


Sintaxis

lgica n)

Si todas las pruebas lgicas son falsas, el resultado ser falso.

Si una prueba lgicas es verdadera, entonces el resultado ser verdadero.


3.4. AUTOFILTRO Y FILTROS AVANZADOS

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Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Criterios: Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro

Tipos de filtros Autofiltro: Incluye filtrar por seleccin, para criterios simples. Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizar, ni ordenar la informacin.

Para poder filtrar la informacin debemos tener una tabla de datos, con los ttulos definidos, luego seleccionamos la opcin Filtro, ubicada en el men Datos.

Los filtros nos permiten encontrar y organizar la informacin de mejor forma.

Automticamente, aparecer un tringulo invertido al lado de cada ttulo, utilizando este botn podremos ordenar y filtrar la informacin que deseemos relacionada a cada columna en particular.

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Podemos utilizar los filtros predefinidos o crear nuestros propios filtros, para ello debemos seleccionar la opcin de filtro personalizado, dentro del men de cada filtro creado, cmo se presenta en la imagen a continuacin:

El filtro personalizado nos presentar una serie de opciones que podemos combinar mediante Y/O.

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Opciones de los filtros personalizados

Filtros avanzados:

Los filtros avanzados nos permiten obtener informacin asociando criterios no relacionados, por ejemplo, distintas notas en distintas asignaturas, esta informacin sera imposible obtenerla desde los autofiltros debido a que la informacin que rescataremos tiene que cumplir mas de una condicin para ms de un caso en particular.

Para utilizar los filtros avanzados es necesario tener una base de datos con informacin ttulos claros, como se puede apreciar en la siguiente imagen a partir de la fila 7 hacia abajo:

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Luego debemos copiar los ttulos que sern utilizados como criterio en otro lugar del libro (como se puede apreciar en la imagen es la matriz A1:D5), e incorporar los criterios que se deben cumplir (cada fila de esta matriz es un criterio).

Es fundamental comprender que si escribimos los criterios de la siguiente forma: =Matemtica =50 Excel solo escribirs las palabras y nos las condiciones correspondientes, por lo tanto, debemos escribir las condiciones de la siguiente manera: ==Matemtica ==10 =>10

Utilizando el smbolo = 2 veces.

Luego acceder a la opcin de avanzadas, en la pestaa datos, men ordenar y filtrar y seleccionar los rangos solicitados.

3.5.

SUBTOTALES E INFORMES

Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos).

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Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen, como por ejemplo: Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez. Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Se debe considerar que Excel actualizar automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales Anidados Puede insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuacin, los subtotales de cada deporte estn en una lista que ya tiene subtotales para cada regin.

Informes de resumen Al agregar subtotales a una lista, sta aparecer esquematizada para que pueda ver su estructura.

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Puede crear un informe de resumen haciendo click en los smbolos de esquema (1,2,3, + y -), y para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.

Columna de subtotales que se desean calcular.

Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.

Haga click en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo, debe hacer click en una celda de la columna Deporte, columna B. Haga click en Orden ascendente o en Orden descendente. En el men Datos, haga click en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga click en la columna cuyos subtotales desee calcular (deportes).

En el cuadro Usar funcin, haga click en la funcin de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales.

En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular (ventas).

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Las opciones existentes como funciones a definir y sus nmeros respectivos para modificar el contenido de la sintaxis de la funcin subtotales se presentan a continuacin:

3.6.

TABLAS DINMICAS

Las tablas dinmicas son el resultado de la organizacin de informacin mediante un asistente de Excel, para comprender su uso con mayor claridad desarrollaremos un ejemplo a continuacin:

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de los siguientes datos:

Seleccionamos una celda cualquiera de la tabla dinmica

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Hacemos clic en la ficha Insertar Tabla dinmica

Se abrir automticamente el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el rango de datos deseado:

Hacemos clic en Aceptar

Observamos cmo se crea una hoja nueva

La hoja muestra un nuevo cuadro de dilogo de tabla dinmica denominado Lista de campos de tabla dinmica

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En la parte superior de dicho cuadro de dilogo aparecen los campos de

nuestra tabla de datos original. En la parte inferior se muestran cuatro reas adonde arrastrar los datos y disear la tabla.

En Excel 2003 estas reas aparecan bien en el Asistente

La zona de diseo de la tabla dinmica en Excel 2007 es la que se ve en la imagen inferior

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Los campos que situemos en el rea Rtulos de columna aparecern en horizontal a lo largo de la tabla y los que situemos en el rea Rtulos de fila en vertical. Los Valores se establecen para situar los clculos totales de datos.

Marcamos los tres campos que vamos a incluir en la tabla dinmica

Podemos observar como dependiendo del tipo de datos que contenga el campo, ste se coloca automticamente en el rea correspondiente.

En este caso como el campo nombre contiene texto, al hacer clic en la casilla de verificacin se ubica directamente bajo los Rtulos de fila. Los otros dos campos al contener datos numricos se ubican en el rea Valores. Podemos modificar la ubicacin de los datos haciendo click y arrastrando al rea que deseemos.

Automticamente, se van aadiendo visualmente los datos a la tabla dinmica situada a la izquierda del cuadro de dilogo Lista de campos de tabla dinmica.

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Luego de crear la tabla dinmica podemos modificar las funciones matemticas escogidas, as como tambin agregar filtros o nuevos datos para generar informes y anlisis.

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4. MICROSOFT POWERPOINT 2007


4.1. PATRONES Y TABLAS

Un patrn de diapositivas es la diapositiva principal en una jerarqua de diapositivas que guarda toda la informacin sobre el tema y los diseos de diapositiva de una presentacin, incluidos el fondo, el color, las fuentes, los efectos, los tamaos de los marcadores de posicin y las posiciones.

Toda presentacin contiene al menos un patrn de diapositivas. Los patrones de diapositivas se pueden cambiar, y el principal beneficio de modificar y usar patrones de diapositivas es que as se pueden hacer cambios de estilo generales y aplicarlos a cada diapositiva de la presentacin, incluidas aquellas que se agreguen a la presentacin despus. Cuando usa un patrn de diapositivas, ahorra tiempo, ya que no ser necesario escribir la misma informacin en ms de una diapositiva. Los patrones de diapositivas resultan especialmente tiles cuando se tienen presentaciones extremadamente largas, con muchas diapositivas.

Dado que los patrones de diapositivas afectan a la apariencia de la presentacin entera, para crear y editar los patrones o los correspondientes diseos, se trabaja en la vista Patrn de diapositivas.

Cuando se modifican uno o ms de los diseos asociados a un patrn de diapositivas, bsicamente se est modificando el patrn de diapositivas. Aunque el diseo de cada diapositiva se configura por separado, todos los diseos asociados con un patrn de diapositivas dado contienen el mismo tema (combinacin de colores, fuentes y efectos).

Si desea que la presentacin contenga dos o ms estilos o temas diferentes (por ejemplo, fondos, colores, fuentes y efectos), debe insertar un patrn de diapositivas para cada tema diferente.

Cuando active la vista Patrn de diapositivas, ver que cada patrn de diapositivas tiene asociados varios diseos predeterminados. Lo ms probable es que no se usen todos los

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diseos provistos. El usuario elegir de entre los diseos disponibles aquellos diseos que sean ms adecuados para presentar la informacin.

Puede crear una presentacin que contenga uno o ms patrones de diapositivas, guardarla como archivo de plantilla de PowerPoint (.potx o .pot) y despus usarla para crear otras presentaciones. Este archivo incluye todo lo que contiene un patrn de diapositivas, adems de otros elementos.

Importante

Es aconsejable crear el patrn de diapositivas antes de comenzar a crear las

diapositivas individuales, en lugar de hacerlo despus. Si crea primero el patrn de diapositivas, todas las diapositivas que agregue a la presentacin se basarn en ese patrn de diapositivas y en los diseos asociados. Cuando comience a hacer cambios, hgalos en el patrn de diapositivas.

Adems, si crea un patrn de diapositivas despus de crear las diapositivas individuales, es posible que algunos de los elementos de las diapositivas no se ajusten al diseo del patrn de diapositivas.

4.2.

FORMATOS DE TEXTOS Y PARRAFOS

Puede dar formato de manera fcil y rpida a un documento entero para proporcionarle un aspecto profesional y moderno aplicando un tema del documento. Un tema del documento es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de temas de fuentes (incluyendo fuentes para encabezados y texto principal) y un tema de efectos (incluidos efectos de lneas y relleno).

Los programas como Microsoft Office Word, Excel y PowerPoint proporcionan varios temas del documento predefinidos, aunque tambin se puede crear temas propios personalizando un tema del documento existente y guardndolo despus como un tema del documento personalizado. Los temas del documento se comparten entre los programas de Office para que todos los documentos de Office puedan tener el mismo aspecto uniforme.

Usted puede cambiar el tema del documento que se aplica de manera predeterminada en los programas de Office como Word, Excel y PowerPoint seleccionando otro tema del documento predefinido, o bien uno personalizado. Los temas del documento que aplique afectarn de forma inmediata a los estilos que puede utilizar en el documento.

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Siga uno de los procedimientos siguientes:

En Word o en Excel: Temas.

En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga click en

En PowerPoint:

En la ficha Diseo, en el grupo Temas, haga click en el tema del para ver todos los temas del documento

documento que desee, o haga click en Ms disponibles.

Para aplicar un tema del documento predefinido, haga click en el tema del documento que desea utilizar en Integrado.

Para aplicar un tema del documento personalizado, haga click en el tema del documento que desea utilizar en Personalizado.

Si uno de los tema del documento que desea utilizar no aparece en la lista, haga click en Buscar temas para buscarlo en su equipo o en una ubicacin de red. Para buscar otros temas del documento en Office Online, haga click en Buscar en Office Online.

4.3.

GRFICOS Y SMARTART

Un grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma rpida y fcil, eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente.

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Descripcin general de la creacin de grficos SmartArt Gran parte del contenido que se crea utilizando programas de Microsoft Office 2007 es textual, aunque el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, adems de animar a realizar alguna accin. Crear ilustraciones con la calidad de un diseador puede ser un reto, especialmente si el usuario no es un profesional del diseo o no se puede permitir contratar uno. Si ha utilizado versiones anteriores de Microsoft Office, puede perder gran cantidad de tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamao y estn correctamente alineadas. Tambin necesitar tiempo para conseguir que el texto tenga el aspecto adecuado y en aplicar formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del documento, en vez de centrarse en el contenido. Con la nueva caracterstica denominada grfico SmartArt de Versin de Office 2007 y con otras caractersticas nuevas, como los temas, podr crear ilustraciones con la calidad de un diseador con slo hacer click unas cuantas veces.

Puede crear un grfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Word 2007 o en un mensaje de correo electrnico en Microsoft Office Outlook 2007. Aunque los grficos SmartArt no se pueden crear en otros programas de Versin de Office 2007, puede copiarlos y pegarlos como imgenes en dichos programas.

Debido a que las prestaciones de Office PowerPoint 2007 suelen contener diapositivas con listas con vietas, puede convertir el texto de la diapositiva en un grfico SmartArt de forma rpida. Adems, puede agregar animacin al grfico SmartArt en las presentaciones de Office PowerPoint 2007.

Al crear un grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo, que puede ser: Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Un tipo es similar a una categora de grfico SmartArt y cada tipo contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo resulta fcil cambiar el diseo del Curso en Lnea TIC CECYTE III

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grfico SmartArt. Gran parte del texto, as como otro contenido, los colores, los estilos, los efectos y el formato de texto se transfieren automticamente al nuevo diseo.

Una vez seleccionado un diseo aparece un texto de marcador de posicin (por ejemplo, [Texto]) para que pueda ver el aspecto del grfico SmartArt. El texto de marcador de posicin no est impreso ni se muestra durante una presentacin con diapositivas. Sin embargo, las formas siempre se muestran y se imprimen a menos que las elimine. Puede sustituir el texto de marcador de posicin por su propio contenido.

A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario.

Tambin puede agregar y quitar formas en el grfico SmartArt para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso slo necesite dos formas o que necesite cinco. A medida que agrega o quita formas, y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualiza automticamente y se mantiene el diseo y el borde originales del diseo de grfico SmartArt.

Consideraciones a la hora de crear un grfico SmartArt Antes de crear el grfico SmartArt, visualice el tipo y el diseo ms adecuados para mostrar sus datos. Qu desea trasmitir con el grfico SmartArt? Desea un diseo concreto? Puesto que puede cambiar diseos de forma rpida y fcil, pruebe con los diferentes tipos de diseos hasta que encuentre el que mejor ilustre su mensaje. El grfico debe ser claro y fcil de entender. Experimente con los diferentes tipos de grficos SmartArt utilizando la siguiente tabla como punto de partida. La finalidad de esta tabla es ayudarle a ponerse manos a la obra, no es una lista completa.

Crear un grfico SmartArt En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga click en SmartArt.

En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga click en el tipo y en el diseo que desea. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos:

Haga click en una forma del grfico SmartArt y, a continuacin, escriba el texto. Curso en Lnea TIC CECYTE III

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Haga click en [Texto] en el panel de texto y escriba o pegue el texto. Copie texto desde otro programa, haga click en [Texto] y pguelo en el panel de texto.

Haga click en el grfico SmartArt. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Crear grfico, haga click en Panel de texto.

Para cambiar los colores de todo un grfico SmartArt puede aplicar variaciones de color derivadas del tema de las formas del diseo del grfico SmartArt. Haga click en el grfico SmartArt en Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Estilos SmartArt, haga click en Cambiar colores.

Haga click en la variacin de colores que desea.

Para aplicar un estilo SmartArt a todo un grfico SmartArt, haga click en el grfico SmartAr en Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Estilos SmartArt, haga click en el estilo de grfico SmartArt que desee.

4.4.

COMO CREAR UNA GALERA DE IMGENES EN POWERPOINT

A continuacin veremos los pasos que hay que seguir para crear una presentacin. En este ejemplo crearemos un archivo con fotos, textos y efectos de transicin. El desarrollo puede aplicarse perfectamente para realizar trabajos para el mbito laboral, hogareo o tambin en el campo de la enseanza.

En primer lugar es sumamente recomendable, organizar las imgenes que utilizaremos en nuestro proyecto en una carpeta. De esta forma nuestro trabajo ser ms ordenando. Ingresaremos a PowerPoint y nos dirigimos a la solapa Insertar. En la seccin Ilustraciones podremos elegir entre las siguientes opciones: Imagen, Imgenes prediseadas, lbumes de fotografas, Formas, SmartArt Grfico.

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En este caso, para incorporar varios archivos de imagen, optaremos por utilizar lbumes de fotografas. Hacemos click en esta opcin y luego en el desplegable elegimos Nuevo lbum de fotografas....

A continuacin hacemos click en Archivo o disco... y elegimos la ubicacin de las fotografas. Realizamos la seleccin con el botn principal del mouse y la tecla SHIFT o CTRL, para elegir varios archivos simultneamente.

Con el botn vistas, podemos hacer que las imgenes se vean a mayor o menor tamao en la vista de seleccin. Esto nos ayudar a elegir sin tener que utilizar otra aplicacin para previsualizar las imgenes. Al finalizar damos click en el botn Insertar.

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En la siguiente ventana podremos ajustar brillo, contraste o rotar las imgenes. Adems podremos elegir el orden, el diseo (cuntas imgenes y si llevan ttulo) y el formato del marco. Para este ejemplo, elegimos 1 imagen con ttulo en el recuadro Diseo de la imagen. Debajo especificamos Rectngulo redondeado. Luego hacemos click en el botn Crear.

Ahora tenemos el lbum creado, con su portada y una imagen con su respectivo ttulo en cada fotograma. A continuacin, podemos personalizar los textos de cada una de las diapositivas.

Este es el momento de definir el aspecto visual que tendr la presentacin. Para esto, vamos a Diseo y elegimos un Tema.

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Si lo deseamos, podemos personalizar la combinacin de colores y las fuentes. Una vez elegido el tema, se aplicar a todas las diapositivas.

En Animaciones podremos elegir la animacin, los efectos de transicin, el sonido, la velocidad, como avanzar la diapositiva y el tiempo de avance automtico.

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Una vez armada la presentacin, podemos revisar los fotogramas para verificar que est todo correcto. En el caso de encontrar que algn texto est solapado con las imgenes, se puede mover o modificar, para ajustarlo. Ingresando a la solapa Presentacin con diapositivas podremos visualizar el resultado de nuestro trabajo, con el botn Desde el principio. Una vez que realizamos las correcciones, vamos al Botn de Office (en la esquina superior izquierda de la pantalla), y en Guardar como elegimos si lo guardamos en el formato de la nueva versin de PowerPoint o compatible con versiones anteriores. Adems contamos con la posibilidad de elegir PDF, XPS u otros formatos.

Como hemos podido ver, la creacin de la presentacin no ha demandado ms que unos pocos minutos. Para agregar ms opciones, se pueden incluir mayor cantidad de cuadros de texto, tablas, grficos o SmartArt.

En el caso de tener que crear una presentacin que incluya una gran cantidad de texto y pocas imgenes, puede ser recomendable armar los fotogramas primero incluyendo el texto, y luego agregar las imgenes, en la ubicacin elegida.

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