CONCEPTUALIZACIN: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

Recopilado por: I.A. Octavio E Trujillo

1. APROXIMACIN A UNA DEFINICIN DE ADMINISTRACIN Etimolgicamente, administrar, "del latn administrare", quiere decir: SERVIR. En este sentido administrar puede interpretarse como la accin de cuidar de los bienes de otro. Administrar quiere decir tambin regir, gobernar. En este sentido, administrar es dirigir los destinos de una comunidad, de tal manera que se alcancen los fines de la misma. Estas definiciones etimolgicas se ajustan a las primeras concepciones sobre administracin, cuando esta actividad se confunda con las funciones polticas, gubernamentales y religiosas. Con el desarrollo econmico y social de los pueblos, y especialmente bajo el influjo de la Revolucin Industrial, el trmino Administracin ha evolucionado de tal manera que hoy se consideran sus equivalentes, palabras como: Direccin Gestin Gerencia

2. DEFINICIONES Entre las definiciones ms usuales, que se encuentran en la vasta bibliografa de los autores contemporneos, pueden citarse las siguientes: a) George R. Terry1, remitindose a Henri Fayol, define la administracin como " un proceso distintivo que consiste en la planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y control", que se efecta para determinar y lograr los objetivos, mediante el empleo de personas y recursos de diversa ndole. b) Hay quien define la administracin como accin humana, racional y cooperativa para llegar a determinados objetivos.2 c) La administracin es el medio por el cual pueden ser racionalmente organizados y extendidos al conjunto de cuerpo social, los cambios sociales, tecnolgicos y polticos

d) La administracin para el profesor Fritz Morstein Marx es: "Toda accin encaminada a convertir un propsito en realidad objetiva. Es el orden sistemtico de acciones y el uso calculado de recursos aplicados a la realizacin de un propsito, previendo los obstculos que pueden surgir en el logro del mismo. Es la accin de direccin y supervisin de! trabajo y del uso adecuado de materiales y elementos para realizar el fin propuesto con el ms bajo costo de energa, tiempo y dinero". e) Para Luter Gulick, la administracin es aquella actividad encaminada a hacer que las cosas se hagan de acuerdo con ciertos objetivos. Es un sistema de conocimientos, por medio del cual los hombres establecen relaciones, predicen resultados e influyen en las consecuencias de cualquier situacin, en que se organicen para trabajar unidos en el logro de propsitos comunes.

3. PREMISA La ciencia administrativa se ocupa de la: Organizacin racional del trabajo Partiendo de esta premisa y aceptando que desde el comienzo de la humanidad el hombre ha tenido que desarrollar una actividad (trabajo) para satisfacer sus necesidades de todo orden (materiales, culturales, sociales, espirituales); s comprender por qu la organizacin racional del trabajo, objeto de la ciencia administrativa, toma tanta importancia, a medida que aumenta la poblacin y que crecen las demandas de productos, bienes y servicios, para poder satisfacer necesidades tambin crecientes. No pudiendo el hombre satisfacer por s mismo, individualmente, todas sus necesidades, se asocia en familias, tribus, clanes, gremios, estados, empresas, originando una variada tipologa organizacional que tiene por fin racionalizar las actividades (trabajo), que la comunidad requiere, para obtener resultados en forma de bienes y servicios para su subsistencia, supervivencia, bienestar humano y permanencia en el tiempo. En este sentido las actividades humanas se concretan en funciones administrativas que se ejecutan a travs de procesos denominados: Planificacin

 Organizacin Direccin Coordinacin Control Estas funciones se cumplen en la organizacin racional del trabajo. Cada funcin en s misma, su caracterstica tecnolgica, la forma y modalidad como se cumple y el mbito que abarca, obedece a unos principios, reglas y tcnicas que han de aplicarse para lograr resultados satisfactorios, en la solucin de problemas y necesidades humanas.

4. Cul es el mtodo que se utiliza en la ciencia administrativa? La ciencia administrativa, como toda ciencia, se instrumenta del mtodo cientfico para llegar a conclusiones vlidas. A estas conclusiones denominadas postulados o principios administrativos, se ha llegado luego de superar las fases que comprende el mtodo cientfico y que en sntesis son: Identificacin del problema Observacin, experimentacin y formulacin de la hiptesis Prueba de la hiptesis Formulacin de la ley o teora Dichas fases no se desarrollan en estricto orden sino de modo flexible acorde con el problema que se investiga

5. OBJETIVOS Y PROPOSITOS En la civilizacin actual, en la cual el esfuerzo cooperativo del hombre da sentido a nuestra sociedad, no podemos ignorar la enorme importancia del quehacer administrativo. El elemento fundamental de este quehacer est constituido por la actividad humana: hombres que trabajan con otros hombres para lograr objetivos comunes. Pero la responsabilidad coordinadora, en esta consecucin de metas, est centrada en la capacidad de las personas que ejercen la funcin administrativa. Qu haramos con suficiencia de recursos humanos,

avances tecnolgicos y desarrollo de conocimientos e investigaciones, si la calidad de la administracin aplicada a las organizaciones no es efectiva? No llegaramos a ninguna parte. Compete, entonces, a la administracin como llave de respuesta efectiva a la problemtica de las organizaciones, un papel protagnico en la solucin de los conflictos del mundo contemporneo; conflictos que, sin duda, lo que reclaman con urgencia es una capacidad administradora, de la tecnologa existente y de los recursos disponibles y potenciales. Acabemos con el mito de subdesarrollo y entendamos, de una vez por todas, que nuestro problema es un problema de subadministracin de recursos. La administracin es y ha sido la base y el progreso de las naciones adelantadas, y por eso ha sido llamada" La ciencia motora del desarrollo"; La importancia de la administracin radica tambin en el hecho de que en ella se sintetizan y concluyen otras ciencias, que buscan proveer al hombre y a la sociedad de los elementos necesarios para realizar eficientemente su destino. La accin administrativa hace posible que el hombre se beneficie de las dems ciencias y tcnicas, en la formulacin de objetivos econmicos, sociales y polticos. Es, mediante el perfeccionamiento, difusin y aplicacin de la teora y tcnicas administrativas, como se mejora la calidad de vida humana, porque ella hace posible la aplicacin de polticas, la realizacin de objetivos sociales, y el aprovechamiento de recursos y medios para el desarrollo del hombre. La administracin es el agente de transformacin por excelencia. Su repercusin en la sociedad es nica. La mayora de los cambios sociales, econmicos, financieros, culturales y tecnolgicos, se deben a la administracin, y a que ella es un medio de procesar el cambio. El universo empresarial, en el cual se incluye el Estado como la ms grande y compleja empresa, funciona debido a la actividad administrativa y ninguna empresa, ni pblica ni privada, puede existir o prosperar si la funcin administrativa est ausente. Es decir, no tendra posibilidad de ser. La obtencin de objetivos empresariales tales como los econmicos, polticos, sociales, descansan en la funcin administrativa. Sern ms o menos satisfactorios, segn sea ms o menos eficiente el proceso administrativo y la competencia de quienes lo ejecutan.

La administracin de hoy se enfrenta a un triple desafo: Promover el desarrollo econmico y social. Mejorar las normas de convivencia social. Mejorar la organizacin y el manejo de las instituciones polticas. A este desafo debe responder la Administracin, a la cual corresponde no slo interiorizarse en sus procesos para depurarlos, sino mirar hacia las dems opciones cientficas y tcnicas para instrumentarse y apoyarse en ellas, o para canalizar las posibilidades que brinden, e integrarlas en el proceso administrativo total. La Administracin es una especie de ciencia sntesis, catalizadora de las llamadas ciencias de la dinmica social, que no se limita a conceptos y postulados tericos, sino que se extiende efectivamente al conglomerado humano mediante la adecuada aplicacin de sus procesos y sus normas. Es as como la direccin de las empresas determina en gran parte el cambio que la sociedad va a realizar, y los administradores, desde un jefe de estado hasta los directores de empresas, hacen posible la aplicacin de las polticas, para lograr la estabilidad y el bienestar del conglomerado social.

6. QUE ENTENDEMOS HOY POR FUNCIONES Y PRINCIPIOS? Veamos la siguiente sntesis: Al comienzo de esta lectura se concluy que la administracin se ocupa de la organizacin racional del trabajo. Dicha organizacin racional del trabajo se alcanza mediante la ejecucin de las siguientes funciones: Planear: O sea la accin de fijar objetivos, calcular recursos y medios para lograrlos, y establecer los mtodos y procedimientos para la accin. Organizar: O sea la accin de establecer una estructura de puestos y responsabilidades que surge de la divisin del trabajo, entre quienes integran el grupo organizacional. Esto es, ejercer la autoridad, coordinar las acciones y motivar a quienes trabajan e interactan en la organizacin. Dirigir: O sea la tarea de tomar decisiones, expedir rdenes e instruir adecuadamente sobre la forma de llevarlas a cabo. Coordinar: O sea la funcin de interrelacionar todas las partes del trabajo y

de sus procesos. Controlar: O sea la accin de vigilar que los procesos y actividades se desarrollen conforme a las decisiones, a las normas y a los mtodos previstos. En cuanto a los principios, sabemos que stos son enunciados y postulados que hoy conocemos como legado, principalmente de FREDERICK W. TAYLOR, HENRI FAYOL y de autores posteriores a stos, quienes con sus investigaciones y estudios han dado origen a nuevos enfoques, tcnicas, herramientas, doctrinas y escuelas administrativas; que sern tratados ms adelante en el captulo cuatro de este modulo.

7. reas Funcionales de la Empresa Generalmente una empresa consta de al menos 5 reas funcionales bsicas de trabajo. rea de Direccin General de la empresa rea de Administracin rea de Mercadeo y Ventas rea de Produccin rea Contable y Financiera. rea de Direccin General de la Empresa: Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario. Es quien sabe hacia dnde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones crticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Adems debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma. Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo y una comunicacin constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan ms tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los clientes.

rea de Administracin y Operaciones: Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operacin del negocio en su sentido ms general. Desde la contratacin del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de esta rea. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial. Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin que usted, como propietario est presente todo el tiempo. rea Contable y Financiera Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Adems, se debe declarar y cancelar peridicamente, ante la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT - los impuestos segn los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisin de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta rea. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. rea de Mercadeo y Ventas: En esta rea se detallarn las funciones, capacidades y cualidades de quien ser el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseo del empaque y la marca del producto o servicio, la distribucin del mismo y el punto de venta, la promocin y la labor de ventas. Aqu se podr incluir a la persona que atender en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio. Ms informacin de mercadeo Plan de mercadeo Estudio de mercado Mercado Meta Segmentacin de mercado Anlisis del ciclo de vida del producto Tcnicas de ventas Diseo de Productos

rea de Produccin. En una fbrica que produce velas aromticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinar y las personas que atendern las mesas estn dentro de esta rea aunque pueden ser puestas en el rea de operacin, es ms apropiado el rea de produccin pues en este caso se est produciendo un servicio al cliente: su alimentacin. En una venta de artculos de consumo, por no ser produccin, los encargados del despacho pueden ir bajo el rea deadministracin y operaciones. Esquema organizativo de las reas funcionales bsicas de una empresa

8. LAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR El administrador es el responsable del desempeo de una o ms personas de la organizacin.El administrador obtiene resultados a travs de la organizacin y de las personas que trabajan en ella. Por consiguiente planea, organiza, dirige personas, gestiona y controla los recursos materiales, financieros, informticos y tecnolgicos para conseguir determinados objetivos. El administrador cumple las tareas gracias a las personas. El administrador asume toda la responsabilidad de ayudar a lograr un buen desempeo. El administrador imprime direccin y rumbo a su organizacin, lidera y decide cmo se deben disponer y emplear los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa

1. Definicin de objetivos y de polticas empresariales 2. Planificacin y programacin 3. Concepcin y desarrollo de la organizacin 5. Financiamiento de la empresa 6. Direccin y administracin de personal 7. Informacin y comunicacin 8. Compilacin y anlisis de la informacin

9. Ajuste y mejoramiento del programa de operaciones y del plan de objetivos 10. Atencin de las relaciones externas 11. Direccin de la empresa

9. RELACION DE LA ADMINISTRACIN CON OTRAS CIENCIAS Tal vez la administracin, por ser una de las ciencias ms recientes, ha logrado su status de ciencia gracias a los aportes de tantas otras disciplinas cientficas que, como las matemticas, la psicologa, la sociologa, la antropologa, le han entregado instrumentos vlidos para abrirse camino y poder precisar su objeto de estudio y su mtodo. Las ciencias no nacen ni evolucionan solas. Su desarrollo est supeditado al auxilio que reciben de ciencias mayores, cuyo bagaje las ayuda a buscar su propia identidad. En el caso de la administracin, que desde siempre se vislumbr como una actividad inherente al desenvolvimiento humano y que slo hasta el siglo pasado logr situarse en un contexto cientfico, se debe mucho a otras ciencias. Las relaciones de la administracin con otras ciencias pueden mirarse desde varios puntos de vista: - Las ciencias que la nutren, como son la filosofa, la sociologa, la psicologa, la poltica. - Las ciencias que le sirven de instrumento, tales como las matemticas, la estadstica, la contabilidad, la informtica, la ciberntica, la economa. - Las ciencias que le sirven de marco referencia!, por ser ciencias dentro de cuyos contextos funciona el proceso administrativo, corno la historia, el derecho, la geografa, la antropologa, la poltica. Es tan amplio el campo de accin de la administracin, que sus nexos con otras ciencias no se agotan en la clasificacin anterior. Seguramente, ciencias que no se mencionaron all, pueden, ocasionalmente, servirle de herramienta o de contexto. 10. EMPRESA Qu es una empresa? Definicin por varios autores: Unidad de organizacin dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos. Segn el Cdigo de Comercio,

Art. 25: Se entender como empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios. Es una entidad econmica de carcter pblica o privada, que est integrada por recursos humanos, financieros, materiales y tcnico-administrativos, se dedica a la produccin de bienes y/o servicios para satisfaccin de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.Cules son los recursos bsicos de la empresa? Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, vehculos, inventarios, etc. Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionar Talento Humano: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento ms importante dentro de la organizacin. Tcnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, tcnicas de produccin, tcnicas de evaluacin del desempeo, etc

GLOSARIO Productividad: Capacidad del administrador de sacarle el mximo provecho a la empresa, aprovechando al mximo el potencial de produccin, mediante adecuada tecnologa, mejorando y evaluando los indicadores de productividad mediante el uso de registros (produccin por hora, contabilidad, inventarios), que permitan identificar los costos y atacarlos a tiempo para evitar prdidas e incrementando la calidad. Procurar que cada unidad producida consuma los recursos y materia prima estrictamente necesarios y obtener as un costo mnimo, competitivo, que represente rentabilidad y permanencia de su negocio en el tiempo. Eficacia: relacionada con los fines y propsitos, es el grado en que la administracin consigue sus objetivos. Es la medida del resultado de la tarea o del objetivo establecido. Eficiencia: Es hacer las cosas bien y de manera correcta, es una medida de la proporcin de los recursos utilizados para alcanzar los objetivos. La administracin puede alcanzar un objetivo con el mnimo de recursos. Es la relacin entre los recursos aplicados y el producto final obtenido, es decir, razn entre esfuerzo y resultado, entre costo y beneficio. BIBLIOGRAFIA Definiciones de administracin, http://www.ses3.sep.gob.mx/cgibin/ glosario/glsr1.pl?busca=A.

Introduccin y definiciones de administracin, http://www.monografias.com/trabajos19/introduccionaadministracion.shtm/ Principales teoras administrativas y sus enfoques, http://html.rincondelvago.com/administracion_5.html Introduccin a la administracin, http://www.itchihuahuaii.edu.mx/ http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion/ADMON.HTM 1. GEORGE, FERRY. Principios de Administracin, Novena edicin. Pag 20. Edit. Continental S.A. Mxico 1978 2. SIMON HERBERT A. Administrative Behavior

Lectura complementaria 1. LA EVOLUCIN DE LA ADMINISTRACIN Desde que el hombre apareci en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible, para ello ha utilizado la administracin. Para comprender la administracin es necesario hacer una breve resea histrica de sus etapas en las cuales ha contribuido al desarrollo de la humanidad. poca primitiva: los miembros de la tribu trabajaban en actividades de caza, pesca y recoleccin. Los jefes de familia ejercan la autoridad para tomar las decisiones y los hombres trabajaban en grupo. poca esclavista: la administracin se caracterizo por una estricta supervisin del trabajo y al castigo corporal como forma disciplinaria. El esclavo careca de derechos y se le ocupaba en cualquier actividad de fuerza. poca feudal: rgimen de servidumbre, el seor feudal ejerca la administracin sobre el feudo en su criterio de hacer producir al siervo. Al finalizar la poca un gran nmero de siervos se convirtieron en trabajadores independientes creando talleres artesanales. poca industrial: se caracteriza por la aparicin de diversos inventos, entre ellos la mquina de vapor. Desparecieron los talleres artesanales y se dio ingreso a la gran industria, donde el industrial era el dueo de los medios de produccin y el trabajador venda su fuerza laboral. Se dio la explotacin inhumana con horarios excesivos, ambientes insalubres, trabajos peligrosos, etc. Aparecen los especialistas en administracin que manejaban

todos los problemas de las industrias. poca actual: gran desarrollo tecnolgico industrial y consolidacin de la administracin, como la ciencia y el arte de planear, organizar, dirigir, evaluar y retroalimentar. Se piensa en la optimizacin de los recursos y en la simplificaron del trabajo. Los computadores son el soporte de las decisiones y de los planes. Toma fuerza la valoracin del recurso o talento humano como el mayor capital en la organizacin. El Internet y sus derivados revolucionan los negocios y se crea una competencia interactiva por conseguir y mantener clientes.