Definicin de capacitacin

Para poder tener un concepto claro sobre la capacitacin, es necesario diferenciarlo del entrenamiento y el adiestramiento. El entrenamiento es la preparacin que se sigue para desempear una funcin. Mientras que el adiestramiento es el proceso mediante el cual se estimula al trabajador a incrementar sus conocimientos, destreza y habilidad. En cambio, capacitacin es la adquisicin de conocimientos tcnicos, tericos y prcticos que van a contribuir al desarrollo del individuos en el desempeo de una actividad Se puedo sealar, entonces, que el concepto capacitacin es muhco ms abarcador. La capacitacin en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios ms efectivos para asegurar la formacin permanente de sus recursos humanos respecto a las funciones laborales que y deben desempear en el puesto de trabajo que ocupan. Si bien es cierto que la capacitacin no es el nico camino por medio del cual se garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un instrumento que ensea, desarrolla sistemticamente y coloca en circunstancias de competencia a cualquier persona. Bajo estemarco, la capacitacin busca bsicamente: Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo de la organizacin. Propiciar y fortalecer el conocimiento tcnico necesario para el mejor desempeo de las actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos mnimos necesarios que deben ser considerados para emprender un proceso de capacitacin organizado, que involucre como actividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposiciones legales que se establecen en la materia, las fases sugeridas son las siguientes:

Beneficios de la capacitacin para las organizaciones

Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitacin se pueden enumerar los siguientes Crear mejor imagen de la empresa Mejora la relacin jefe subordinado Eleva la moral de la fuerza de trabajo Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

Beneficios de la capacitacin para los trabajadores

Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitacin estn: Elimina los temores de incompetencia Sube el nivel de satisfaccin con el puesto Desarrolla un sentido de progreso

Anlisis situacional de la organizacin

Al ser las organizaciones laborales entidades econmicas destinadas a ofrecer al pblico usuario productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello, requieren para su correcto funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que disponen El xito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administracin de los elementos y recursos

con que cuentan. De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros, tecnolgicos, etc., en donde cada uno de ellos desempea una funcin especfica, pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad ateniendo a un objetivo comn; hacia afuera existen factores que afectan su que hacer, stos se refieren a las condiciones sociales, econmicas, culturales, educativas y fsicas del contexto. Considerarcada uno de los aspectos anotados, y muchos otros ms, debe representar para toda organizacin el punto de partida en la definicin de cualquier proyecto de trabajo que se emprenda. La funcin de capacitacin se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma informacin del medio ambiente y del mismo centro de trabajo. Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisin al respecto se lleve a cabo un estudio que permita identificar la situacin real que en trminos generales prevalece en el centro de trabajo. El anlisis situacional, en el esquema que aqu se presenta, constituye la primera fase del proceso capacitador porque define el momento en que se establecen las bases de las actividad posteriores. Por lo anterior, ste debe reflejar informacin sobre: Misin, objetivos y metas laborales Proceso productivo Estructura organizacional Funciones y lneas de autoridad Recursos disponibles Clientes y proveedores Fuerzas y debilidades

A partir del anlisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se obtendr informacin de las dificultades que enfrentan las reas que la componen. Los puntos dbiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas a fin de establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con capacitacin La capacitacin al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los problemas pueden ser satisfechas con la misma. Cuando el diagnstico de la empresa refleja problemas especficos en cuanto al desempeo laboral de los trabajadores referidos a la induccin, formacin, actualizacin y desarrollo de sus funciones, stos representan indicadores que guiarn el curso de las acciones de capacitacin; por lo que representan la materia de la siguiente fase del proceso.

Diagnstico de Necesidades
La determinacin de necesidades de capacitacin es la parte medular del proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan. Sntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitacin son: Baja produccin, normas de rendimiento, utilizacin de mquinas y equipos Aumento en la tasa de accidentes, rotacin de personal, ausentismo, desperdicio. Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento. Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilizacin de mquinas y equipo.

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes. Las caractersticas del diagnstico de la empresa permite flexibilidad en su aplicacin, ya que se puede realizar como una revisin peridica, semestral o anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependern sustancialmente de la veracidad de la informacin. Factores que provocan necesidades de capacitacin Expansin de la empresa o ingreso de nuevo empleados Trabajadores transferidos o ascendidos Implantacin o modificacin de mtodos y procesos de trabajo Actualizacin de tecnologa, equipos, instalaciones y materiales de la empresa Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras necesidades de capacitacin, a sta se le reconoce como capacitacin proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever resultados que fortalecern a la organizacin. Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situacin que la genera, los beneficios y resultados a obtener son, entre otros: Localizacin de necesidades reales a satisfacer Determinacin de perfiles de puesto y/o actualizacin de los mismos. Identificacin clara del universo a capacitar, nmero de trabajadores, reas y puestos. Definicin de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar Estructuracin de un programa de trabajo con tareas definida Determinacin de los recursos que sern necesarios para la realizacin de las acciones que se programen

Cmo elaborar de un plan y programas de capacitacin?

Constituida y registrada la comisin mixta, se procede a la estructuracin del plan y programas de capacitacin con base en los resultados obtenidos del diagnstico de necesidades. Constituyen en si el conjunto de acciones sistematizadas para orientar el proceso capacitador en un centro laboral o conjunto de ellos. El plan permite tener una visin general acerca de lo que se desea realizar, por lo que considera:

Datos generales de la organizacin. Nombre, direccin, registro ante el IMSS y RFC, etc. Puestos de trabajo que involucra. Nmero de trabajadores que sern capacitados. Perlado de tiempo en que ser desarrollado. Prioridades de atencin Eventos a realizar.

Los programas como parte sustancial del plan son la descripcin detallada de un conjunto de actividades de instruccin - aprendizaje tendientes a satisfacer las necesidades de capacitacin de los trabajadores y que pueden estar constituidos por temas, subtemas y/o mdulos. Elementos de un programa

Relacin de eventos a impartir por puesto de trabajo.

Objetivos terminales e intermedios que especifiquen el cambio de conductas a modificar en los trabajadores Contenido temtico del evento. Tcnicas grupales e institucionales que facilitarn el proceso instruccin - aprendizaje. Los recursos didcticos que apoyarn y facilitarn la asimilacin de conocimientos a los participantes. Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones. Duracin total en horas de cada uno de los eventos que se programen. El instructor y/o institucin capacitadora responsable de los eventos previstos.

Modalidades para impartir capacitacin Elaborados el plan y programas de capacitacin, el siguiente paso es llevarlos a la prctica; es decir, operar las acciones de capacitacin. Para ello se deben prever algunos aspectos antes, durante y despus de la realizacin de los eventos. 1. Seleccionar la modalidad de capacitacin ms adecuada: CURSO

Evento de capacitacin formal. Desarrolla la adquisicin de conocimientos, habilidades y actitudes. Puede combinar la teora y la prctica. Su duracin depende del tiempo disponible y contenidos, en promedio 20 horas. Se emplea cuando se desea involucrar al trabajador en actividades ms tericas.

TALLER

Evento de capacitacin que desarrolla temas vinculados a la prctica. Es de corta duracin (menor de 12 horas)

SEMINARIO

Tiene como objetivo la investigacin o estudio de temas. Los participantes fungen como investigadores. Se conforman por grupos de discusin y anlisis de temas. Su duracin es corta (2 a 4 horas diarias aproximadamente). Se utiliza para tener un conocimiento ms profundo de determinados temas y/o situaciones.

CONFERENCIA

Su finalidades proporcionar informacin, datos,. temas, etc. El ponente debe ser un experto que explique, ilustre, etc. Su duracin es relativa, depende de la prolongacin de las sesiones. Se lleva a cabo principalmente para capacitar a personal de nivel directivo y cuando se dispone de poco tiempo para el desarrollo de un tpico o grupo de ellos.

2. Los requisitos para su conformacin son:: Revisar el programa de capacitacin a fin e determinar con claridad los objetivos generales, particulares

y especficos. Anlisis del contenido Se revisan los temas y subtemas para establecer el manejo, orientacin y metodologa de instruccin.

Seleccin, ordenamiento de actividades y tcnicas de instruccin Asignacin de tiempos (del instructor y participantes). Seleccin de recursos y materiales didcticos a emplear por evento.

Agentes capacitadores Otro elemento importante a considerar para la operacin de las acciones se refiere al papel de los agentes capacitadores, pues de ellos depende en gran medida los resultados que se obtengan de los eventos, son una parte a considerar en la planeacin de los mismos y en las sesiones de instruccin as como un factor sustancial en la presentacin del plan y programas de capacitacin. Existen diferentes tipos de agentes capacitadores de acuerdo a sus caractersticas y funciones as como por lo establecido en los artculos que determinan su fundamentacin jurdica. Recursos didcticos Audible

Grabacin (disco y cintas)

Video

No proyectable: Pizarrn, carteles, rotafolio, franelgrafo, modelos, libros, maquinaria y equipo. Proyectable: Transparencias, acetatos, proyeccin de cuerpos opacos

Audiovisual

Pelculas en cine y videotape, televisin, transparencias unidas a un guin grabado.

Criterios para seleccionar los recursos didcticos

Analice los objetivos para definir el rea de dominio (cognoscitivo, afectivo, psicomotriz) que se trabajar. Considere la madurez, inters y aptitud del grupo para evitar el uso de recursos infantiles, complicados y confusos. Identifique las ventajas y limitacionesde cada uno de los recursos que se pretende elegir y opte por el que proporcione mayores ventajas. Al elegir un recurso se debe pensar enmantener un equilibrio, con ello se evitar el abuso de uno solo, que puede provocar aburrimiento. Considere la actividad particular deinstruccin, porque a pesar de que un recurso satisfaga los requerimientos para su utilizacin, puede no ser adecuado para un tema especfico. Identifique el dominio que tenga deltema y la habilidad como instructor para manejar los recursos. Observe las instalaciones en donde sellevar a cabo la capacitacin: la visibilidad, acstica,

iluminacin, ventilacin, amplitud y recursos con que cuenta la empresa. Realizacin del evento Una vez seleccionados a los agentes capacitadores a travs de los cuales se llevar a cabo el desarrollo de los eventos, es necesario considerar las fases correspondientes a la ejecucin de los mismos. La realizacin de cualquier evento comprende los pasos siguientes: Preparacin Se refiere a la organizacin que debe existir para el desarrollo adecuado de un evento, coordinando las caractersticas de los siguientes aspectos: De los participantes:

Area ocupacional a la quepertenecen Nivel que ocupan Puesto que desempean Edad Escolaridad Horario de trabajo

Del evento:

Nombre del curso, taller,conferencia, seminario, etc. Nombre del instructor Objetivos Fecha de realizacin Horario

Del ambiente:

Seleccin de aulas Condiciones materiales ehiginicas Visibilidad, acstica, ventilacin.etc. Servicios complementarios:cafetera, materiales, servicios, etc.

Ejecucin Es la realizacin propiamente dicha de los eventos de capacitacin, en ese momento se deben considerar:

La intervencin y desempeo de los agentes capacitadores Ratificacin de loscoordinadores. Asistencia de los participantes. Optimo funcionamiento de lasinstalaciones. Desarrollo de los cursos,mdulos, talleres, etc. Cumplimiento permanente de losobjetivos.

Evaluacin del proceso de capacitacin

Proceso que permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso Evaluacin de las acciones Concluida la fase de operacin y con el propsito de tener conocimiento preciso de los resultados logrados en relacin a lo planeado, es necesario llevar a cabo un trabajo de evaluacin para obtener informacin til para analizar los cambios de conducta logrados en los capacitados, su desempeo en el rea de trabajo, juzgar alternativas y tomar decisiones acerca de los diferentes elementos que intervinieron en el proceso. Para obtener datos objetivos y completos de esta etapa, es conveniente que se realice en tres momentos: Evaluacin diagnstica Se efecta al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja el diagnstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecucin de las acciones, as como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere. Esta evaluacin permite analizar la situacin actual de la organizacin, losfines que busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la funcin de capacitacin con referencia al que hacer global del centro de trabajo. Evaluacin intermedia Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando an se est en posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos dbiles y errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos. Evaluacin sumaria Se enfoca a los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas afin de establecer parmetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo. En este momento es cuando se analiza la efectividad y funcionalidad de las acciones emprendidas a fin de reprogramar nuevas tareas. Constancias de habilidades laborales Para acreditar y avatar las acciones de capacitacin, deben expedirse constancias de habilidades laborales que se otorgarn a los participantes una vez concluida su formacin integral. Tienen un carcter terminal, entendindose por ello que las actividades de enseanza - aprendizaje aprobadas por el trabajador, deben abarcar todos los aspectos que le permitan el mejor desempeo especifico dentro de la empresa o centro de trabajo en que tal documento se expida y de conformidad con el programa que para dicho puesto se estableci en el plan. Seguimiento del proceso Como parte del proceso evaluador de las acciones se considera necesario llevar a cabo el seguimiento,

el cual implica conocer los resultados y su repercusin en el ambiente de la organizacin. El seguimiento es un proceso integral, dinmico y participativo enfocado a la obtencin de informacin para la toma de decisiones en cuanto a la planeacin de las acciones y su retroalimentacin, la ubicacin, desempeo y desarrollo profesional del capacitando para determinar si su formacin fue la requerida, o no y por qu. Los aspectos a considerar en el seguimiento sern aquellos que tienen que ver con los recursos humanos, materiales y financieros utilizados durante la realizacin de las acciones. La obtencin de informacin significativa para una nueva planeacin y operacin de las acciones de la capacitacin se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que intervinieron en su formacin y la forma en cmo estos estn siendo aplicados en la prctica laboral cotidiana (organizacin, efectividad, evaluacin, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.). Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

Analizar el desempeo profesionaldel personal capacitado. Comparar el desempeo delpersonal capacitado con el no capacitado. Orientar la planeacin de lasacciones para su mejor operacin. Valorar las capacidades de lasentidades responsables del programa (recursos humanos y materiales). Identificar necesidades nosatisfechas, condiciones actuales y deseadas. Determinar los objetivos y metasa cubrir en la empresa.

Modelo de planeacin estratgica de capacitacin

No se puede hablar de un slo modelo de planeacin estratgica de capacitacin que sea aplicable y exitoso para todas las empresas, ya que es necesario elaborar un modelo en particular a cada empresa, ya que ste depende de varios factores, como son: Si la empresa sabe a dnde quiere llegar, cuenta con un plan global, los directivos cuentan con autoridad e ingerencia en la empresa, la organizacin reconoce los logros de la capacitacin y la impulsa, el tamao, estructura, presupuesto y recursos que tiene la organizacin y lo que est dispuesto a invertir en cada unidad, etc.

Sin embargo, se plantea, a continuacin, un modelo base de la planeacin estratgica de capacitacin que puede servir de gua para desarrollar un esquema diseado particularmente a las necesidades y posibilidades de la organizacin.

Procedimiento
1. Anlisis del plan estratgico global Definicin de la compaa que se quiere ser Determinacin de situacin actual Debilidades y oportunidades Peligros y potencialidades Recursos

2. Definir si la capacitacin va a ser una estrategia importante o incluso indispensable en la planeacin estratgica global Por qu? Cules sern los apoyos? Cmo la incorporan? Quin o quines sern los responsables?

3. Analizar a los clientes de la capacitacin Quines son? Cmo deben ser clasificados? Por qu sern usuarios de la capacitacin? Mejorarn su desempeo? Cmo? A qu reas o segmentos de la empresa se da atencin? Es correcto o debe cambiarse esta situacin

4. Analizar a la empresa Sus tendencias Estndares de calidad-productividad y estadsticas Competencia Requerimiento para el desarrollo de potencial humano

5. A dnde quiere llegar la capacitacin? Cules son las oportunidades y peligros para la capacitacin? Cules sus potencialidades? Evaluacin y seleccin de alternativas estratgicas para lograr las metas. Desarrollo de objetivos a largo plazo.

6. Puede llegar hasta ah? Requerimientos de personal para implantar un proceso capacitador. Requerimientos de instalaciones, recursos financieros, etc. Relacin entre metas y estrategias con base en el inters de la alta direccin en la capacitacin y por lo tanto del apoyo y visualizacin de la misma, as como del anlisis situacional de la empresa y de la capacitacin.

7. Qu decisiones deben tomarse para lograr lo esperado? Preparar planes detallados para implantar estrategias a travs de los mecanismos adecuados: sistema integral de capacitacin. Desarrollar planes de contingencia; traducir los planes en presupuestos. Decisiones y acciones a corto y mediano plazo en cuanto a organizacin, personal, etc.

8. Establecer objetivos estratgicos de capacitacin

De los objetivos estratgicos de la empresa se desprenden los objetivos estratgicos de capacitacin.

9. Elaborar las estrategias de la planeacin estratgica de capacitacin Definir como se lograrn los objetivos estratgicos de capacitacin. Identificar y conocer a los clientes de capacitacin: reas claves, puestos, prioridad de atencin. Estos aspectos debern unirse y organizarse a travs de uno o varios planes orientadores. Tambin aqu se debe establecer cmo y cundo se revisar y evaluar la planeacin estratgica de capacitacin-

10. Revisin peridica Puede realizarse semestral o anualmente. Se puede llevar a cabo en un tiempo menor cuando sea por primera vez, siempre que se haya decidido el tiempo para disponer de informacin y resultados a evaluar.

11. Evaluacin permanente de la planeacin estratgica de capacitacin. y de la planeacin operativa de la capacitacin. Auditar resultados y avances conforme a lo planeado.