UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN JUAN FACULTAD DE FILOSOFA HUMANIDADES Y ARTES DEPARTAMENTO DE HISTORIA CTEDRA: INTRODUCCIN A LA INVESTIGACIN HISTRICA DOCUMENTO

DE INFORMACIN UNIDAD 4 UNIDAD 4 .TCNICAS DE INFORMACIN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS 1. CONCEPTO DE ARCHIVO 1.1 Significacin y definicin de Archivo 1.2. Evolucin histrica de los elementos del concepto de archivo. 1.3. El archivo como institucin administrativa y no "cultural". 1.4. La entidad productora, el local y la gestin archivstica profesional. 1.5. El servicio documental. 2. LA FORMACIN DE LOS ARCHIVOS 2.1. La primera fase, pre-archivstica. 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 3.1. Definicin de documento de archivo. 3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pblica. Contenido jurdico. 3.3. Valor testimonial cientfico/informativo: fehaciente, autntico, imparcial. 3.4. Garanta de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. 3.6. Carcter seriado: siempre parte de un conjunto orgnico. 3.7. Origen funcional: relacin necesaria con la entidad productora. 4. LA ARCHIVALA 4.1. Relacin con hechos y productos directos 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR 5.1. Documento diplomtico 5.2. Documentos histricos. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGA 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALA. 7.1. Mapas y planos. 7.2. Material reproductivo y sonoro. 8. ESQUEMA DE CLASIFICACIN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA 9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. 10. LA TRASCRIPCIN DE FUENTES 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 10. 3. Tcnicas de trascripcin documental 10.3.1. Normas para la trascripcin Paleogrfica o Neogrfica. 11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 11. 1. Normas de consulta 2. Personal de archivo. 11.3.Auxiliares de apoyo heurstico. INICIACIN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. 12.1. El fichaje de relevamiento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. 12.1.2. Ficha individual de relevamiento 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento 12.2.1. Caractersticas de localizacin 12.2.2. Datos de individualizacin del documento: 12.2.3. Datacin del documento
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12.2.4. Descripcin de la pieza documental (caracteres externos e internos) 12.2.5. Resumen de su contenido. 12.3. La trascripcin documental, Acciones a seguir con este documento. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, IMPORTANTE: LAS SIGUIENTES NOTAS, SON SOLO UN ESQUEMA ORIENTATIVO PARA GUIAR EL DESARROLLO DE LA UNIDAD. PARA SU EVALUACION Y EXAMEN FINAL ES IMPRESCINDIBLE CONSULTAR LA BIBLIOGRAFIA QUE SE INDICA AL FINAL DEL DOCUMENTO TCNICAS DE INFORMACIN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS ISABEL GIRONES DE SANCHEZ
A lo largo de ms de 25 aos de profesin de archivero, artes de desembocar en sta de profesor universitario en la que enseo Archivstica, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devena otra nueva pregunta, de profunda extraeza: Archi ... qu? ". Creo que es bien significativa la ancdota para demostrar la ignoran social ante una profesin tan antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja ancdota, quizs ms reveladora de esta incomprensin social, que una vez nos narr en un cursillo de prcticas de Archivstica un ilustre archivero de en el recuerdo, don Luis Snchez Belda: Cierto da pasa un seor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Crdoba (Espaa). Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: "-Adis, don Joz! ". Otro tertuliano, el Guerra, ms famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las pocas en que sta era considerada la profesiones ms noble de Espaa, pregunta a su vecino de mesa: 'Eze, quien ez? ". Y ante la respuesta de el archivero, responde el genial matador: "-iOz, hay gente pa t! El hombre de la calle no es el nico que ignora los conceptos y pregunta extraando Archi ... qu? El problema existe con muchas otras personas que s que deberan conocerlos: polticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empean en negar las diferencias especficas de la Archivstica con respecto a las dems Disciplinas de la Documentacin. 1

1. CONCEPTO DE ARCHIVO La Archivologa trata todo lo referente a archivos. Es una disciplina moderna en pleno desarrollo y formacin, cuyos fines, funciones, y divisin, esta conectada a las ciencias de la Documentacin. La palabra archivo deriva del griego archein] que [ significa, lugar o arca donde se guardan los documentos, pero tambin sede ] o sea el magistrado o persona que manda. En donde reside el archon [ el , que en latn deriva en Archivum, se guardaban documentos y libros relacionados con las actividades, cuentas y disposiciones de los funcionarios. La evolucin del concepto, como veremos, ha ido evolucionando pero sin perder su importancia, para dar una visin general a esta rama de la Documentologia, tradicional disciplina auxiliar del historiador, iremos desarrollando el concepto de archivo, el
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FUSTER RUIZ, Francisco, Archivstica, Archivo, Documento de Archivo, necesidad de clarificar los conocimientos, en Anles de Docimentacin . Revista General de Informacin y documentacin. Madrid, UCM, 1999. Vol 2, p. 103 140

documento, la archivara y finalmente daremos una breve idea sobre la archivologa o Archivstica y su ubicacin dentro de las ciencias de la documentacin y sus partes. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no slo por razones cientficas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesin de archivero han convertido a la Archivstica en verdadero pilar de la Democracia y del de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendran consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntndose con extraeza Archi... qu? 1.2 Significacin y definicin de Archivo La palabra archivo, en su uso corriente tiene varias significaciones: .Edificio especialmente destinado a conservar la archivala. El local inmueble o edificio, que dentro de una institucin, se usa para conservar la archivarla. El mueble o fichero donde se conservan carpetas o piezas documentales Institucin que conserva la archivara, de una o ms entidades. En este caso se usa la palabra Archivo para abarcar el edificio y el material de archivara. El material como tal, es decir la archivara. La carpeta en que guardamos documentacin afn en una computadora En trminos generales y resumiendo, la palabra archivo tiene tres acepciones: como contenido documental, corno institucin y como continente o lugar de conservacin. El Diccionario de Terminologa Archivstica nos presenta tres Definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. ARCHIVO: Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. La institucin cultural donde se renen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgnicos de documentos para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. El archivo tambin es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de documentos. " Esta definicin tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista cientfico de la archivstica, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros ms s que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la definicin. Creemos que es posible llegar a una unificacin terminolgica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institucin archivstica, el conjunto orgnico de documentos y el depsito documental. A ellos aadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros y auxiliares que hacen posible la actividad cientfica y tcnica, as como el servicio documental, tambin elementos imprescindibles en el concepto de archivo.
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Porque antes de llegar a una Definicin de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institucin administrativa, jurdica y cientfica, y las entidades productoras de los documentos que, frente a la necesidad de guardar probanzas, remiten stos a los archivos; Documentales: los conjuntos orgnicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; Estructurales:los depsitos archivsticos, las instalaciones; Personales: los profesionales archivemos y sus especialistas en conservacin y difusin documental; y colaboradores tcnicos,

Cientficos y tcnicos: la gestin y archivstica y el servicio documental, las labores de recogida, organizacin, conservacin y utilizacin de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacn de papel viejo o como simple depsito documental de una institucin, necesita contar con: un contenido (el conjunto orgnico de documentos producidos por una institucin), un continente (los depsitos documentales), un personal (los profesionales capacitados cientfica y tcnicamente para las distintas labores archivsticas), una gestin archivstica (recogida, organizacin conservacin) y un servicio documental (utilizacin).

Es necesario, pues, tener: qu conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas fsicas y las instituciones pblicas o privadas); dnde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento tcnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposicin de los usuarios); quin debe conservar, dar tratamiento tcnico y facilitar la utilizacin (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases tcnicas y cientficas de la Archivstica y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparacin jurdico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cmo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuerda los principios generales que configuran a la Archivstica como ciencia). Con todo ello podemos dar una definicin extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clsicos del trmino: "Archivo es la institucin donde se rene uno o ms conjuntos orgnicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la funcin o actividad de una persona o entidad pblica o privada, organizados y conservados cientficamente, respetando su orden natural, en un depsito que rena las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto Productor o a cualquier persona como testimonio de la gestin de actos administrativos y/o jurdicos, o como informacin para fines cientficos o culturales".2
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TROCHE Y ZIGA, Froiln: El archivo cronolgico-topogrfico. Instruccin de Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronolgico topogrfico. Arte de Archiveros... La Corua: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin, til para todos los que los tienen o manejan... Madrid, Len Amarita, 1830. La sntesis de las aportaciones de estos y 142

Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definicin: El archivo como institucin, los documentos como conjuntos orgnicos de una o de varias entidades productoras, la entidad o entidades productoras, el depsito o local del archivo, la gestin archivstica acorde con los principios cientficos de esta ciencia, el personal capacitado con formacin cientfica y tcnica, y el servicio o utilizacin documental. 1.2. Evolucin histrica de los elementos del concepto de archivo. A lo largo de la historia de los archivos la legislacin, la practica archivstica y la doctrina cientfica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo, pasando de la acepcin como lugar o depsito al conjunto orgnico de documentos y llegando al concepto de institucin donde los profesionales archivemos, provistos de fe pblica, juegan un papel decisivo para la consideracin jurdicoadministrativa y en definitiva cientfica de los archivos. En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservacin de los documentos, fundamentalmente a travs del Derecho Romano. Por este contenido eminentemente jurdico el concepto de lugar se extiende a la institucin responsable de la custodia documental: slo tienen categora de documentos los que estn depositados en un archivo pblico, gozando por ello de la fe pblica que le transfiere a la institucin. El lugar de la custodia es condicin sine qua non para la existencia del archivo, igual que la calidad del archivero, persona revestida de fe pblica. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolucin es muy lenta, desde el primitivo concepto de coleccin o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental, que implica totalidad, globalidad, universitas. Por otro lado, la consolidacin del principio de procedencia, procedencia para la consideracin de la Archivstica como ciencia, aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales. Como conjunto orgnico el archivo es un producto, que se va constituyendo junto al desarrollo de la vida de las entidades que lo forman Esta concepcin organicista del archivo ser ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no slo para los tericos de la Archivstica, sino, lo que es ms importante, para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes pases. A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgnico, no hay que olvidar las otras acepciones. El retorno al concepto de archivo como institucin, fundamental en la etapa clsica del Derecho Romano, tambin es obra espaola. La Archivstica, segn los primeros tratadistas espaoles del siglo XIX lleva implcita el concepto de archivo como institucin: un conjunto orgnico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas, bien conservado, tratado de forma cientfica y dispuesto para el servicio a la comunidad. La Archivstca es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institucin para la coordinacin y clasificacin de los archivos, que, segn Troche y Ziga y Porras Huidobro "sistematiza y reduce a preceptos el arte de archiveros". Y ambos autores revalorizan el elemento personal pieza
otros autores puede verse en FUSTER RUIZ, Francisco: "Los inicios de la archivstica espaola y europea". Revista General de Informacin y Documentacin, Vol. 6-1. Madrid, U.C.M., 1996, 43-77.

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imprescindible de la institucin archivstica. Los archivos deben confiarse tan slo "a sujetos inteligentes destinados a slo este objeto, sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". Los siguientes autores espaoles del siglo XX abundan en este concepto y la institucin archivstica est implcita tambin en la doctrina posterior europea, sobre todo en el siglo XX. La moderna teora del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos, en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas, a una institucin archivstica determinada: archivos de oficina, intermedios e histricos; revalorizando definitivamente, dentro del concepto total de archivo, los elementos imprescindibles de la institucin y el depsito archivsticos. 1.3. El archivo como institucin administrativa y no "cultural". En la antigedad y posteriormente con la concepcin clsica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institucin jurdico-administrativa. Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurdica, principalmente los derechos patrimoniales del Estado, de las dems instituciones pblicas y privadas, y de las personas. Tambin surge como servicio administrativo, para agilizar la burocracia facilitando constantemente la informacin documental, necesaria para la adopcin de medidas polticas y administrativas. Tan slo en el ltimo tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la funcin cientfica de los archivos en relacin con las ciencias histricas. La transformacin total vendr en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigacin, lo mismo que otros archivos pblicos considerados histricos. El nuevo sistema establece una drstica distincin entre los archivos histricos y los administrativos, surgiendo un nuevo perfil cientfico de archivero, dotado de preparacin de tipo histrico, paleogrfico y diplomtico, que sustituye al viejo funcionario pblico con formacin exclusivamente administrativa y jurdica. Este cambio, que potencia cientficamente los archivos histricos, supone la cada en picada de la funcin jurdicoadministrativa, propia de los archivos al servicio de la Administracin. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocrticos, llevan a cabo su labor vocacionalmente tan slo en los archivos histricos y se desentienden del documento contemporneo. Como consecuencia, se interrumpe la organizacin de los archivos de las oficinas pblicas y se ocasiona en muchos pases el olvido casi sistemtico de los archivos de gestin o administrativos, la funcin que hasta entonces haban desempeado los archiveros en todas las administraciones. Consideramos que este sistema decimonnico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo an se tie de un excesivo color cultural. Lo mismo sucede, generalmente en los dems sistemas archivsticos, autonmico y local. Con ello se produce un funesto divorcio entre Administracin (pblica y privada) y Archivos. A los poderes pblicos y privados (la clase poltica dirigente, la Administracin en general, la empresa), aquellas personas que manejan los presupuestos econmicos de los archivos, lo que les interesa es la eficacia jurdico-administrativa de las instituciones y oficinas, y las perspectivas de informacin que pueden darles los documentos. Pero los archivos de tipo histrico no cumplen en absoluto esta importantsima funcin informativa y de gestin documental Por aadidura, el poder poltico y el Administrador nunca han estado excesivamente preocupados por el fomento de la cultura. Todo ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las dems Administraciones Pblicas, que hace ms agravante el problema a lo largo de estos dos ltimos tiempos. Robert Henri Bautier3 1 elabora una definicin de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depsito de archivo, ante todo, como un establecimiento de carcter cientfico, encargado de funciones administrativas". Los archivos tienen un
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BAUTIER, R. H.: "La misin de los archivos y las tareas de los archivistas". En: La Administracin moderna de Archivos y el prontuario RAMP, recop. de Peter Walne. Pars: Unesco, 1985, 1-2. 144

doble aspecto, cientfico y encargado de funciones administrativas, que representa las dos caras de una misma institucin. El establecimiento tiene que ser plenamente cientfico, con personal capacitado para aplicar las tcnicas de la Archivstica, pero su funcin genuina es la administrativa y no la cultural- educativa. Estas actividades culturales y educativas son importantes, pero secundarias. En definitiva, los archivemos deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vnculos cada vez ms estrechos con la Administracin. Est claro, matizamos, que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Pblicas y de las empresas privadas, y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio, con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservacin definitiva en un archivo histrico, y un campo de atencin hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos, privados, de empresa... Con ello la sociedad se ir concientizando del valor e inters que tienen los archivos como elementos de gestin para la vida administrativa, cultural, cientfica, social... Y los archivos empezarn a convertirse en un elemento clave de la informacin y la comunicacin, que son dos de los factores que ms preocupan a la sociedad de nuestro tiempo. 1.4. La entidad productora, el local y la gestin archivstica profesional. Como hemos visto, en nuestro concepto y definicin de archivo, adems de los anteriores elementos ya analizados, son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental, de la que se desprende el origen funcional de los documentos, la razn por la cual se producen y conservan Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurdicos y/o administrativos de la entidad productora con las debidas atribuciones para ello, como resultado del proceso natural de su actividad o gestin. La razn ultima de la conservacin documental en los archivos es siempre una razn prctica y utilitaria, ya sea con fines jurdicos (como prueba de derechos y obligaciones), con fines administrativos o burocrticos (imposicin legal de mantener ciertos documentos, apoyo documental para la gestin de la actividad o funcin) o con fines exclusivamente de informacin e investigacin (principalmente de tipo histrico o de recuerdo de la actividad del pasado). Tambin son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestin archivstica: elemento estructural(depsito archivstico), elementos personales de la gestin (archivemos y personal de apoyo), elementos cientficos y tcnicos (organizacin cientfica, conservacin documental), y elementos utilitarios (servicio documental). Los documentos deben ser conservados en un depsito que rena las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento tcnico de los archiveros y conservadores de la documentacin para finalmente, ser puesto a disposicin de los usuarios. Es tan importante este elemento estructural que, en un principio, constituy la primera acepcin de la palabra archivo como lugar o sitio de conservacin de los documentos: como hemos visto en griego archeion, de donde en latn se deriva la definitiva Archivum. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminologa Archivstica el local constituye una de sus tres acepciones del concepto, pero hoy el deposito documental es algo ms importante, es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. No tiene que ser inmutable; puede variar circunstancialmente, cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geogrfico; incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias tcnicas ms modernas. Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga
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siempre un adecuado continente donde sea conservado, tratado cientficamente y utilizado y sin este sitio en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir un autntico archivo. Tampoco existe autntico archivo sin el personal adecuado para la gestin archivstica. Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. Los archivos, para que puedan cumplir su misin necesitan de un personal suficiente y variado, distinto para cada una de las tareas. Y no slo especializado en las tcnicas cientficas de la documentacin archivstica (recogida de la documentacin, organizacin, conservacin y utilizacin), siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archivstica, sino en otras materias relacionadas con la conservacin, la seguridad y la utilizacin de los centros y sus mltiples servicios tcnicos. El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. En el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentacin, instrumento para acrecentar el poder, el archivo slo poda confiarse a funcionarios especficos de mucha confianza ligados por juramento, a quienes se encarga la custodia de la documentacin y la fe publica en ella inherente. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro, ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas ms sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios, donde sacerdotes y monjes guardan los documentos ms preciados junto a las joyas y los objetos del culto. Mientras se mantuvo el influjo del Cdigo de Justiniano y del Derecho Romano en general, slo podan tener archivo aquellas instituciones pblicas que gozan del jus archivi, el derecho o facultad para crear archivos y, por tanto, para conferir fe pblica a los documentos en ellos custodiados. Los archivemos, pues, eran funcionarios espacialsimos, que gozaban de uno de los atributos pblicos ms preciados: el de la fe pblica. Este atributo an lo siguen teniendo en nuestros das los archivemos pblicos, ya que las certificaciones que hacen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurdica. Si los archivos son testimonio de la fe pblica y soporte jurdico-administrativo de las actividades de los poderes pblicos, quienes generan esta gestin documental, los archiveros, es lgico que posean estos atributos de la funcin que desempean. Por ello, la formacin y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos, debido a la misin esencialmente jurdica y cientfica que desempean. 1.5. El servicio documental. La utilizacin, el servicio documental, es el fin ltimo y primordial del archivo, que es fundamentalmente un servicio de documentacin e informacin. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productos de los documentos y, despus, si son ya totalmente accesibles, al pblico en general. Ningn servicio documental puede resultar vlido si no tiene como misin principal la comunicacin de la informacin que contienen sus fondos. Esto es fundamentalmente en bibliotecas, museos y centros de documentacin, pero tambin lo es en archivos, aunque en stos pueda existir documentacin reservada a la consulta inmediata por el pblico en general, pero que finalmente con el tiempo llegar a ser accesible. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democrticas de nuestro tiempo, dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder, los funcionarios de la Administracin, los investigadores de la Historia), para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado, que tiene como derecho universal reconocido el de la libre informacin. El archivero debe estar capacitado plenamente para desempear esta labor profesional, por completo distinta a la que tena en el pasado, totalmente pasiva, tan slo de conservacin documental. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es esta del servicio a los usuarios, informando sobre los fondos documentales de su
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centro. Esta labor debe desarrollarla principalmente a travs de la redaccin de los medios de descripcin documental, que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas, pero tambin personalmente, a travs de la ayuda directa a los investigadores. Sin esta voluntad de servicio, tanto del personal como del centro en general, nunca podr cumplir el archivo su verdadera misin en la sociedad, que no es slo de tipo cultural sino de informacin, de auxilio, de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana. 2. LA FORMACIN DE LOS ARCHIVOS Ya adelantamos alguna noticia histrica, pero dentro de la archivara moderna, distinguimos tres fases: 2.1. La primera fase, pre-archivstica. Se desarrolla dentro de la entidad productora, que es la que puede originar o recibir desde afuera la archivara en potencia. A las Mesas de entrada, Secretarias u oficinas de las entidades administradoras o en las dependencias de ellas, llegan hojas, oficios, cartas, expedientes, libros, etc., que durante su tramitacin son solo archivala en potencia, de la cual hay que separar lo innecesario o enviarlo a otras oficinas, agregar hojas de informe, documentos anteriores, etc. Esta es la forma embrional de un grupo archivstico. El tiempo que permanezca en una oficina determinada, depende del asunto que se trate. Por ejemplo: una invitacin a una reunin, pasada la misma se archiva; en cambio un proceso de tribunales puede durar aos antes de su archivo; el legajo personal de un empleado se conserva en la oficina de personal de la reparticin hasta que se jubila. Esta archivala potencial puede ser abundante o pequea, depende de las necesidades de la entidad, el carcter del asunto y el sistema o mtodo de las actividades internas y relaciones externas de la institucin. Las finalidades y mtodo de trabajo de una entidad, determinan la forma y el contenido de la archivala. Segn su naturaleza puede ser: libro diario, correspondencia, expedientes, actas, circulares, informes, fichas, estados contables, fax, mail, mapas, planos, mensuras, dibujos, etc. La formacin de la archivala es: Inductiva y a posteriori, se forma a partir del material que llega a una reparticin o empresa. Flexible e innovadora, es posible reformar los procedimientos para su manejo, para hacerlos ms prcticos y simples. Esto depende de la capacidad creadora de quien dirige la oficina (en algunos casos existen reglamentaciones especiales, sobre el mximo tiempo que puede permanecer una actuacin inmovilizada en una oficina, en caso de exceder dicho plazo, se incurre en mora administrativa, con consecuencias jurdicas para quien haya hecho retencin indebida o premeditada de una documentacin) 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio.
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Cuando el material ya ha cumplido su funcin inmediata, de uso concreto, habiendo cumplido sus efectos, pasa a esta segunda etapa administrativa, convirtindose en archivala, quedando en funcin administrativa como material de consulta. Son los llamados tambin archivos temporales o en depsito, por que aun es necesaria su presencia en la dependencia para ser consultados frente a necesidades de antecedentes o administrativas. Sin embargo transcurrido un tiempo, ese material o archivara concreta, deja de ser til, y habr que definir su conservacin definitiva, en mrito a su importancia, significacin o probanza jurdica o administrativa, o no, en este ultimo caso con la autorizacin correspondiente se expurga o se elimina, por estar ya registrado en documentos de archivo permanente. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. La conservacin definitiva del material de archivara, considerado probatorio, se realiza en una seccin de la entidad que los produjo y/o en los archivos histricos. En este ultimo caso esa archivara, que tuvo en las dos primeras fases una importancia prctica, pasara a tener una importancia cultural. Se transformar as en fuente de informacin cientfica en documento histrico. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. La materia prima de los archivos son los documentos. Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al especfico del documento de archivo, ya que el concepto de documento vara substancialmente segn se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores, diplomticos, juristas, archiveros, bibliotecarios, documentalistas, musiclogos, etc. En un sentido muy amplio y genrico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin4 A partir de este concepto amplio podemos ir limitndolo y reducindolo a campos ms restringidos: Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas, artsticas, informativas y cientficas, producto de la imaginacin, la creacin y la investigacin: el material clsico de bibliotecas, museos y centros de documentacin Por otro, fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. Son lo que consideramos documento de archivo, generalmente identificados con los documentos administrativos, aunque se refieran tan slo a la vida administrativa de una persona (por Ej. cdula de identidad o permiso de conducir). Incluso podemos reducir an ms el concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: de naturaleza exclusivamente jurdica, que engendran derechos y obligaciones,

NEZ CONTRERAS, Luis: "Concepto de documento", en Archivstica. Estudios bsicos. Sevilla: Diputacin Provincial, 1983. P. 31. 148

y de naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza jurdica pero que sin embargo son documentos testimoniales, autnticos, objetivos y, por tanto, verdicos o fehacientes.

En el documento de archivo es esencial su relacin con la entidad productora, as como las dems circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan slo considerado como ligado a los dems documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido cientfico archivstico. El documento nico, aislado, sin conocimiento de su procedencia orgnica, carece de este sentido. De aqu se derivan los principios generales que diferencian a la Archivstica de las dems Ciencias de la Documentacin: el carcter seriado de los documentos, el sentido del archivo como conjunto orgnico de documentos y nunca como coleccin documental, y el principio de procedencia. 3.1. Definicin de documento de archivo. El Diccionario de Terminologa Archivstica elaborado en 1993 por la Direccin de Archivos Estatales Espaoles56 lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal." Esta definicin de documento de archivo se hace ms amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeraremos de forma didctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relacin con la entidad productos:

(Caracteres externos): "Documento archivstico es toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (fnica, oral o escrita, textual o grfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental as como en cualquier otra expresin grfica, sonora, en imagen o electrnica), generalmente en ejemplar nico, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), ... (Caracteres internos): ... de carcter autntico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurdico, generado en cualquier fecha, de forma automtica y espontnea, conservado integro en forma origina indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los dems y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgnico, ... (Relacin con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestin de una persona o entidad pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/lo administrativos y conservado como prueba, informacin y continuidad de gestin'.

3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pblica. Contenido jurdico.

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DICCIONARIO de Terminologa Archivisstica. Comisin de Terminologa de la Direccin de Archivos Estatales. (Madrid, Ministerio de Culttura, 1993).
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La calificacin como testimonio es su primera y fundamental caracterstica, frente a los dems productos intelectuales de la mente del hombre. Si aceptamos la teora de algunos que, como Lodolini7, piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente prctica, administrativa, y no una finalidad literaria, podemos concluir que el documento testimonial, es decir el documento de archivo, es tan antiguo como la misma escritura. Como testimonio jurdico- administrativo, en el mundo clsico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un nico motivo: el poder. La situacin cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento pblico y por tanto de archivo pblico, ya no exclusivamente patrimonial del soberano, llegndose a una utilizacin general y comn de la documentacin. Los documentos sirven tambin para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general, incluso como garanta de derechos patrimoniales privados. Una de las caractersticas del documento de archivo, segn el Derecho Romano es su condicin de fe pblica La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos pblicos, confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. Esta es la principal garanta frente a las falsificaciones, y los documentos privados deben someterse al procedimiento o de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del actual escribano), para alcanzar valor como fe pblica. Con la cada del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. Por otro lado desaparece la nocin democrtica de archivo pblico y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentacin. El poder, la fuerza y los intereses de la Monarqua, de los seores y de la Iglesia dependen de su patrimonio, para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los ttulos de propiedad. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros. A partir del siglo XII con la recuperacin paulatina del Derecho Romano, se vuelve a impregnar de contenido jurdico a los documentos. Al concepto de archivo como tesoro, formado por documentos sueltos, se va llegando, paulatinamente al de archivo orgnico e indivisible, y no slo de valor testimonial para el soberano y quienes detentan el poder, sino tambin de nuevo para los sbditos. Por ello, junto a los documentos pblicos, solemnes, se da paso a los documentos privados, que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano, depositario de la fe pblica. A fines de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contempornea la institucin del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial que impulsa poderosamente la vida jurdica y social en la esfera del Derecho privado. Es decir, el documento testimonial o archivstico se convierte en el elemento vital ms poderoso de la transformacin poltica, social, econmica y cultural de la sociedad. 3.3. Valor testimonial cientfico/informativo: fehaciente, autntico, imparcial. La doctrina archivstica y jurdica, hasta finales de la Edad Moderna, consider siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurdico, con valor probatorio. Tan slo al final del perodo empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la funcin cientfica, principalmente en relacin con las ciencias histricas. Los documentos son testimonio e informacin y pueden ser estilos como prueba y como fuente de datos. Pero este valor testimonial cientfico es algo distinto al valor informativo, que a simple vista parece confundirse. Todos los documentos
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LODOLINI, Elio: Archivistica. Principios y problemas. Traduccin de Mercedes Costa Paretas. Madrid: ANABAD, 1993, 257. 150

dan noticia de algo, informan sobre algo. Pero slo el documento de archivo es fehaciente, autntico e imparcial. No slo informa, sino que es garanta de que el hecho relatado tiene una constancia (no significa que es verdadero, solo autntico) y, por lo tanto, constituye testimonio cientfico. Con esta ampliacin del concepto del documento como testimonio cientfico, se eleva tambin el papel del archivo como fuente de informacin, al considerarlo ms all de la simple acumulacin de documentos con valor jurdico y administrativo y asignarle tambin una primordial valoracin cientfica, principalmente de carcter histrico. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivstica as como la prctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial, como el Archivo General de Indias, por ejemplo. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto ser masivo, con la institucin de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carcter tambin eminentemente histrico. 3.4. Garanta de la Democracia y del Estado de Derecho. Con la Revolucin Francesa y el advenimiento paulatino en muchos pases del Estado de Derecho y de la soberana nacional, el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garanta de derechos de los ciudadanos. Pero es ms, con la utilizacin de los archivos para fines cientficos e histricos, el documento de archivo se convierte tambin en testimonio fidedigno de la actuacin del Estado, garanta de la eficacia y honorabilidad de la vida pblica. Con la seguridad del acceso final a la documentacin aunque a veces haya que esperar los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso, los documentos adquieren un valor testimonial an ms firme. Se convierten as en el ms lmpido espejo de la vida pblica, en el testimonio ms fidedigno de la vida poltica, social, econmica y administrativa. En definitiva, los documentos archivsticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles, es decir, los archivos, son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre, producto y testimonio de una gestin. De ah la nota fundamental que puede atriburselas y que es la objetividad. Suelen (aunque no siempre) reproducir los hechos tal cual, sin aadir elementos de crtica, subjetivos o de valoracin (por el contrario de los documentos bibliogrficos o de documentacin cientfica y tcnica). Esto no obsta para que a veces (y no excepcionalmente), haya documentos con vicios que afecten y deformen la informacin, por contener elementos falsos e inexactos. La autenticidad es una de las caractersticas fundamentales del documento de archivo, y debe ser siempre probada cientficamente. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicacin correcta de los principios de la Archivstica, de la Diplomtica y de otras ciencias auxiliares que tienen tcnicas aplicables a la interpretacin, evaluacin y valoracin de los documentos. Sin embargo, el panorama se complica en nuestros das con la admisin como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. Los problemas de demostracin de autenticidad de documentos impresos, mecanografiados, sonoros, fotogrficos, audiovisuales, electrnicos... son incalculables. En general muchos de estos nuevos soportes an no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivsticos, testimoniales y, por tanto, fehacientes, probatorios y de carcter jurdico y administrativo. El documento de archivo es nico e irrepetible, y de ah el peligro gravsimo de su prdida. Es un original producido de forma natural a travs del trabajo habitual de la vida administrativa, pblica o privada, y se emite en folios o en piezas sueltas, generalmente
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en grafa manuscrita, aunque en raras ocasiones suele tambin realizarse por medios impresos, en originales mltiples. La realizacin actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrnicos complica an ms el concepto de originalidad y de multiplicidad. Cual es el documento original? El que est en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes, rbricas y sellos?8 3.6. Carcter seriado: siempre parte de un conjunto orgnico. La doctrina elabora unas premisas ineludibles, fundamentales en la definitiva configuracin de la Archivstica como ciencia. La nocin del archivo como conjunto orgnico de documentos es la fundamental. Esta nocin est plenamente explicada por el espaol Miguel Velasco Santos9 en 1875 con el smil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armnico de piezas, que desmontadas y separadas carecen de sentido. Si se trastoca el "orden suyo natural" ser muy de temer que "quede tan slo el caos" y de que aquella imagen de ya pasadas pocas e instituciones olvidadas se borre por completo, o a lo menos se altere y desnaturalice". Esta nocin de conjunto, aclara en el siglo XX, el italiano Cencetti10, implica que un documento regularmente no tiene ningn valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que perteneca", y slo puede ser vivificado por el 'concepto de relacin'. Es lo que el ingls Jenkinsor11 denomina "interdependencia", una de las caractersticas fundamentales del documento de archivo. El valor testimonial del documento depende de la conservacin y mantenimiento de sus caracteres internos, principalmente del carcter seriado, unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario, condicionado a los dems y siendo por ellos condicionado, y formando parte de un fondo o conjunto orgnico. Existe, pues, un vnculo entre los documentos que constituyen la universitas del archivo. Desde el punto de vista archivstico el carcter ms importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen, como eslabn de una cadena. De su carcter seriado, la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario, se deriva tambin la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor cientfico. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno, con el paso del tiempo adquieren su carcter seriado, como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones especficas. Podramos decir que hay familias de documentos, al estar producidos por un mismo organismo administrativo, por una misma oficina e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado pblico, y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes, en las que tan slo cambian algunos datos especficos. En este caso, estos documentos podramos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series documentales. Conviene advertir no obstante que, aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental, sin embargo pueden estar tambin de forma aislada, o integrados en colecciones, no estando siempre depositados en un archivo. Pero esta es forma atpica, no natural y, por lo tanto, artificial de algunos depsitos documentales, y no es la usual de los verdaderos archivos y, sobre todo, de los archivos administrativos.
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HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivstica GeneraL Teora y prctica. 6' ed. Sevilla, Diputacin, 1993, p. 134. 9 VELASCO Y SANTOS, Miguel: "Sobre la organizacin de archivos", en Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, Madrid, , 1875. Ao V N 141 y146 y 177-185. 10 CENCETTi, Giorgio: "Sull'archivio come universitas rerum ", en ArchiW, IV, 1937, 7-13; reimpreso en Scritti archivistici, Rorna, 1970. p.47-55. 11 JENKINSON, Hilary, The English archiwst. A new profession. London: 1948. 152

Habra que explicar, quizs, lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los dems documentos de su serie y es condicionado por ellos. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un ao acadmico concreto. Hay un presupuesto econmico limitado y slo pueden otorgarse a un nmero fijo de becas. Todos los expedientes de esta serie documental estn condicionando a los dems y son por ellos condicionados. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesin tan slo a los alumnos que ms merecen las becas. Si guardamos tan slo los expedientes de concesin, eliminando de la serie las dems solicitudes denegadas, nunca podramos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. El documento de archivo no puede estar nunca aislado, fuera del fondo orgnico y de su serie documental de procedencia, y tan slo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto. 3.7. Origen funcional: relacin necesaria con la entidad productora. La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. La persona o entidad que produce el documento; o el destinatario del documento, que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligacin jurdica o por alguna finalidad prctica. El origen funcional es la razn por la cual se producen los documentos. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizara los archivos, los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institucin u organismo generador de actividades, y slo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades, en cumplimiento de funciones o fines jurdico y/o administrativos. La relacin del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestin realizada con las atribuciones debidas para ello. Por ello, tan slo son autnticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural, en cumplimiento de sus funciones o fines. Aquellos documentos que no procedan de esta relacin natural sern considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta que habra que considerar tan slo dentro de su verdadero contexto creador. 4. LA ARCHIVALA El contenido esencial de los archivos, tradicionalmente fueron los documentos. Pero en nuestros das los archivos no solo contienen documentos escritos, de aqu que haya surgido la necesidad de buscar otro termino, que ya venimos utilizando en estas notas, para denominar el contenido o material que custodian los archivos, este termino es Archivara, palabra que comenz a utilizarse en Mxico, pero que an no tiene su plena aceptacin por el Diccionario de la Lengua Castellana. Por Archivara entendemos todo el material escrito, grafico (dibujos, mapas, planos, croquis, imgenes satelitales, etc.) multigrafiado, reprgrafo, sonoro, audiovisual, en cualquier tipo de soporte, que provienen de la actividad de una entidad y se conserva con fines administrativos, jurdicos, cientficos y culturales. La archivara puede conservarse en unidades completas o incompletas o dispersas, ordenadas o desordenadas. Gran parte de la archivala de los ltimos dos siglos se ha dispersado, conservndose parcialmente como colecciones, llamndoseles en algunos casos documentos histricos. Estos documentos llamados histricos, adems de las colecciones externas a los archivos, comprenden otros materiales que nunca formaron parte de un archivo, pero que tienen valor como fuente histrica.
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4.1. Relacin con hechos y productos directos Para entender bien el concepto de archivara hay que distinguirla de los hechos y de los productos directos: Los hechos son manifestaciones de la vida humana, realizados en determinado lugar o tiempo por determinadas personas o grupos sociales. Implican lo realizado en el tiempo real, no tienen permanencia y son irreproducibles. Los productos, son elaboraciones humanas, materiales, espirituales o culturales, de relativa permanencia. Ejemplos: Un hecho es una sesin de la una cmara legislativa, convocada un da y hora determinado. Sus productos son las leyes cuya vigencia va ms all del momento que se promulga. Un hecho es la composicin de un libro, la elaboracin de una estatua, o la filmacin de una pelcula. Siendo el libro, la estatua o la pelcula los productos que tienen cierta permanencia.

De acuerdo a esto la archivala es un producto en soporte papel u otro material (cinta, disco, etc.). Sin embargo, en muchos casos, la archivala, en relacin a los hechos es solo un producto auxiliar o subproducto. Porque la entidad productora no tiene como fin producir papeles, cintas o discos, sino que estos soportes son auxiliares o acompaan a los productos principales. Ejemplos:

En un tribunal de justicia se produce: el hecho de iniciar, gestionar y fallar un pleito. El producto, en este caso es inmaterial, el fallo o sentencia dado por los jueces que tiene permanencia. El subproducto o producto auxiliar son los escritos del proceso y la sentencia escrita (archivara). En una fbrica de automviles. El hecho es trabajo para producir ganancias. El producto los automviles productos materiales directos. Los subproductos o productos auxiliares, son los planos, papelera administrativa de costos, salarios, tributos, impuestos, derechos, etc. (archivala)

En estas relaciones la archivala auxiliar, documenta y testimonia el cumplimiento de la produccin.

5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR La parte ms cuantiosa de la archivara de un archivo, an en nuestros das, la constituye la documentacin escrita. En nuestra poca el trmino documento tiene significados generales y especiales: Comnmente en la vida prctica, se lo utiliza para designar un documento personal que acredita la identidad de una persona o (en el sentido de un pagar o una letra) que garantiza una obligacin pecuaria.

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 En algunas disciplinas, se utiliza la denominacin documento de acuerdo a las necesidades cientficas. Desde el punto de vista de la archivologa, interesa considerar el concepto documento desde tres aspectos: diplomtico, histrico y documentalista. 5.1. Documento diplomtico. Floriano Cimbreo lo define como supervivencia escrita que perpeta hechos de naturaleza estrictamente jurdica, y que formula o redacta sin intencionalidad histrica, pero, sirve, no obstante, a la historia como fuente primordial o directa. Tiene desde este punto de vista tres exigencias fundamentales: Ser producido por una entidad institucional u orgnica Haber sido redactado con determinadas frmulas internas, que caracterizan su contenido y con determinadas formas externas Tratar un hecho o negocio jurdico. En los estudios sobre el medioevo, entre los documentos se enunciaban primero los diplomas (de all toma el nombre de diplomtico), que son los documentos solemnes generalmente suscripto por emperadores o reyes. Los documentos diplomticos pueden clasificarse en: instrumentos, actas, cartas y escritos. Los instrumentos: en la vida prctica tienen un valor jurdico, por que garantizan una faz legal, testimonian los derechos y detallan las obligaciones. Con el tiempo se transforman en fuentes histricas y ofrecen a la investigacin datos jurdicos e institucionales. Entre los instrumentos jurdicos se incluyen: las leyes, decretos, sentencias, reglamentos, estatutos, contratos, resoluciones, designaciones, diplomas de estudio, certificaciones, etc. Actas: significan la relacin escrita de lo sucedido o tratado en una junta o reunin. Cartas. La correspondencia epistolar, oficial o privada, si bien guarda ciertas formas, responde a un estilo personal, son propias del estudio histrico o literario. Escritos: hay un gran nmero de piezas documentales, que no tienen un nombre genrico y se los designa comnmente como escritos. Ellos son: informes, memorias, formularios, relatos, partes, escritos contables, etc. 5.2. Documentos histricos. Los documentos diplomticos son, por lo general, tambin documentos histricos, pero en este ltimo grupo se incluyen documentos pblicos y privados que los diplomatistas no consideran. La correspondencia privada entra plenamente en la categora de documento histrico, tanto sea de personas que influyeron en la vida pblica o intelectual de una poca y un lugar, como la de personas sin esta actuacin, que reflejan el pensar u obrar de determinada clase social o ambiente. Dentro de los documentos histricos, desde el punto de vista archivstico, conviene incluir las reproducciones (fotogrficas, fotocopiadas, microfilmadas, escaneadas) que son copias de los originales, por lo tanto reproducen las caractersticas internas y externas, con la precaucin de realizar un chequeo para verificar que estas no hayan sido modificadas intencionalmente o por defecto. Tambin se incluyen en esta categora, la archivara cartogrfica, el material sonoro, y el material grfico y fotogrfico.

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Los documentos histricos tienen ciertas semejanzas con la archivara, como restos escritos, grabados, reprgrafos y sonoros, que testimonian o informan sobre hechos o acontecimiento del pasado humano o sobre productos realizados por el hombre. Este parentesco entre archivara y documentacin histrica, permite que en los archivos se conserven colecciones documentales o de otro tipo, que no son propiamente archivara. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGA Ya hemos anticipado que la archivara es una rama de las ciencias de la documentacin. Sin embargo, desde el punto de vista de la documentologa el documento, depende del concepto de informacin. J. Fin y Luis Hourcade informacin como todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar uno o un conjunto de datos o conocimiento sobre lo que se busca. Considerado as, los documentos pueden agruparse de la siguiente manera: Documentos bibliogrficos propiamente dichos: libros, folletos, publicaciones peridicas, etc., impresos o manuscritos. Documentos grficos: grabados, mapas, partituras de msica y similares. Documentos sustitutivos de los anteriores: microfilm, fotografa documental o digital, discos fonogrficos, pelculas, copias digitales. Documentos referidos a datos sobre administracin pblica o privada, a los negocios, correspondencia de todo tipo, notas, listados, inventarios, expedientes, oficios, etc., o sea el conjunto de los materiales que comnmente constituyen los archivos y colecciones, que suelen conservarse en edificios o muebles de igual nombre. Objetos naturales: rocas, plantas, animales y objetos resultantes de una actividad humana como: sellos, monedas, utensilios, armas, insumos, etc. Son documentos cuando son elementos de estudio o pruebas de una demostracin 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALA. Desde el punto de vista de la archivara, hay materiales de distinta ndole, que aunque puedan tener inters cultural o histrico no pueden considerarse elementos estrictamente de archivara, salvo que cumplan determinadas condiciones: 7.1. Mapas y planos. Cuando pueden ser considerados como archivala los mapas y planos? Para responder a esta cuestin debemos recordar que se ha considerado como archivala a la produccin auxiliar o subsidiaria de los hechos y los productos. En consecuencia aplicando este criterio, los mapas y planos producidos para conocimiento de la geografa u otros temas, hechos por una casa editorial o institutos geogrficos, en gran nmero de ejemplares, no son archivara aunque puedan tener valor histrico. El mapa como producto directo, es archivara cuando viene o ha sido utilizado para una actividad institucional, por Ej. Mapas de un Estado Mayor de Ejercito, donde se han marcado operaciones ofensivas, defensivas o estratgicas, los cuales se archivan junto con otra documentacin producida por esos estudios militares. El plano, en el mismo caso de los anteriores, aquellos producidos en gran numero de ejemplares, para conocimiento de ciudades, rutas de comunicacin, etc., que tienen fines comerciales o culturales, no son archivala.
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En cambio son material de archivala los planos producidos en oficinas y empresas, para construir obras pblicas (calles, diques, ferrocarriles, etc... Son archivala tambin los planos de las oficinas de catastro, con mediciones matemticas de terrenos, etc. Igual que los planos realizados en litigios judiciales, usados como elementos aclaratorios, as como los planos y croquis de los arquitectos para las construcciones privadas. 7.2. Material reproductivo y sonoro. La evolucin tecnolgica del siglo SS, produjo un cambio singular en el material de archivala, que hasta el siglo XIX estaba casi exclusivamente basada en la escritura, donde la voz del emisor, se transforma en smbolos grficos, que dicen, indirectamente, a los que los sepan interpretar, lo que quieren transmitir si estuvieran en su presencia. El avance de la tcnica, fundamentalmente en el siglo XX, partieron de la captacin instantnea de la imagen (la fotografa sustituyo al dibujo), del movimiento (pelcula cinematogrfica) e inclusive la voz viva, por medio de discos, cintas magnetofnicas, etc. Inclusive la imagen y el movimiento se unieron a la voz, en la pelcula sonora y la informatizacin (compact disk). Todo este grupo de material conforman las bases de informacin de la investigacin. Hoy se debaten nuevos soportes de informacin basados en la potencialidad tcnica de la informtica. En lneas generales se habla de tres soportes de informacin: PRIMERA POCA. grafa o prehistrica cuyo soporte era generalmente el dibujo o smbolos en roca, para transmitir un mensaje SEGUNDA POCA. grafstica, basada en la escritura manuscrita o impresa sobre soporte de piedra, tablillas de barro o madera, papiro, pergamino o papel TERCERA POCA. Despus de la escritura, con soportes diferentes al papel, pelcula, cinta, soportes magnticos e informtica. Este material reprgrafo y sonoro forma actualmente parte de la archivala y de los documentos de los cuales se vale el historiador. Forma parte de la archivara, si es producto administrativo o auxiliar de la actividad institucional. Ej. Es archivala las fotografas colocadas por la polica a expedientes. Los microfilms, fotografas, o filmaciones tomadas en una entrevista a un informante. Una cinta magnetofnica o una filmacin tomada en un juicio. Pelculas tomadas por entidades oficiales durante operaciones militares, en caso de conflicto blico. Todo siempre que no tenga fines lucrativos o de divulgacin masiva o cultural. Sin embargo este ultimo caso (material con fines lucrativos o de divulgacin), puede convertirse en documento histrico. En el Archivo General de la Nacin se conservan, placas, fotografas de personas, edificios, algunas filmaciones, producidos inclusive con fines propagandsticos, que adquieren luego valor histrico. Oficialmente en, este archivo, suelen considerarse Documentos Histricos: Fotografas, grabados, placas, pelculas, material sonoro, dibujos, pinturas e impresos raros. Mapas, planos, cartas geogrficas y martimas con antigedad de por lo menos 50 aos. Cartas privadas, diarios, memorias, autobiografas, comunicaciones en distintos soportes utilizables para el conocimiento de la historia nacional. Dibujos, pinturas fotografas, pelculas, de aspectos o personalidades del pas Impresos cuya conservacin sea indispensable para el conocimiento de la Historia Argentina.
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8. ESQUEMA DE CLASIFICACIN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA Los archivos pueden ser divididos y agrupados en baste a distintos criterios: Por entidades productoras de documentacin Por el tipo de material que guardan Por otros criterios: cronolgicos, temticos, o constitucionales. En los pases hispanoamericanos la divisin suele seguir el criterio de la organizacin constitucional de los estados, contando adems con un Archivo General de la Nacin y Archivos Histricos en provincias y jurisdicciones districtales, dependiendo estos dos ltimos, por lo general del Poder Ejecutivo Nacional o Provincial. El Dr. Aurelio Tanodi propone el siguiente esquema de clasificacin para los archivos argentinos:

DEPENDIENTES DEL PODER NACIONAL DEPENDEINETES DEL PODER PROVINCIAL

LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL MUNICIPAL NACIONALES PROVINCIALES

PUBLICOS

ORGANISMOS AUTARQUICOS

ECLESIASTICOS

PRIVADOS ECONOMICOSOCIALES

-INDUSTRIALES -COMERCIALES -AGROPECUARIOS -FINANCIEROS -TRANSPORTES -ENERGIA -GREMIOS -ASOCIACIONES PROFESIONALES - A. DE BENEFICENCIA -PARTIDOS POLITICOS -A.CULTURALES -PRENSA Y DIFUSION

PERSONALES O FAMILIARES PARTICULARES COLECCIONES PRIVADAS

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9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. Como hemos venido expresando, el material de archivo o archivara tiene distintas utilizaciones y distintos usuarios. Las entidades productoras, administradoras y empleados, usan la archivara con usos prcticos o de consulta. A los historiadores e investigadores en general, les interesa la archivara en cuanto suministra datos para sus temas de investigacin. Los diplomatistas, estudian el documento como una pieza salida de una entidad institucional, con determinadas formas y estructura externa o interna, con el fin de establecer la autenticidad o falsedad del documento individual. El archivero, toma la archivala como un conjunto creado de una manera orgnica, relacionada con la vida de la entidad productora. No le interesa el documento aislado o individual, ni determinados asuntos como tales, ni determinada forma interna o externa. Fundamentalmente le interesa el principio de proveniencia y organicidad. La archivala tambin interesa a los particulares, que la usan con el fin de comprobar sus derechos, pero no con carcter cientfico, ni en forma metdica como los grupos anteriores. 10. LA TRASCRIPCIN DE FUENTES Toda escritura se encuentra en un soporte material, esto es a lo que llamamos tradicionalmente materia escritora, o sea: papel, metal, piedra, barro, tablilla encerada, papiro, pergamino, etc. Tambin toda escritura utiliza un tipo de smbolo, llamado letra, concretamente para la civilizacin occidental de alfabeto latino, se han dado diferentes estilos de letras segn el uso de la misma: Letra libraria, es la que se utiliza en los cdices Letra diplomtica: a la utilizada en documentos oficiales. Letra redonda o redondilla: es la realizada con esmero Letra cursiva, tiene un trazado rpido, gil, y es la utilizada normalmente. 10. LA TRASCRIPCIN DE FUENTES Existen numerosos tratados especiales sobre paleografa europea, que pueden consultarse, para aquellos que se interesen particularmente sobre el teme. Pero en un breve apartado, queremos dar algunas ideas generales sobre el tema

Al empezar la era cristiana, en Europa occidental se practicaba una letra ligera y pequea, llamada mayscula cursiva, cursiva antigua o cursiva clsica, pero ya en el siglo I toma formas agrandadas y engrosadas. Antes del siglo IV aparecen dos tipos de escrituras: La uncial que es mayscula y redondeada muy usada en los cdices y la cursiva minscula muy llena de enlaces y de difcil lectura. Entre los siglos IV y VI la letra es bella y armnica, a partir del VI se vuelve tosca y descuidada

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 A partir del siglo VIII, la cursiva minscula da origen en Espaa a la letra visigtica, que llega hasta el siglo XIII, en dos formas: una redonda de produccin libresca, y otra cursiva, ms descuidada y usada para documentos.

En el siglo XII, la letra visigtica es reemplazada por la Carolina, que es totalmente minscula con letras independientes, casi sin nexos, redondeadas, que dar origen a los caracteres de imprenta. Esta letra pronto se vuelve angulosa y se denomina gtica, llegando hasta el siglo XVI. Es una letra de las llamadas caligrficas, casi sin nexos, pero llena de abreviaturas. Se distinguen dos tipos: la gtica redonda, ms angulosa y de uso librario, y la gtica cursiva, empleada preferentemente en la escritura de documentos.

Desde mediados del siglo XIV, la gtica cursiva tiende a redondear sus formas, aumenta nexos entre letras, dando origen a la letra cortesana que se utiliza en documentos particulares y oficiales hasta fines del siglo XV. En el siglo XV, se origina la letra procesal, una adaptacin de la anterior utilizada en escribanas y mbitos judiciales. A principios del siglo VI, como reaccin contra la procesal, se introduce en Espaa la llamada letra Itlica, llamada tambin humanstica, bastarda o bastardilla, que es clara, regular, con inclinacin a la derecha y casi desprovista de nexos. En el siglo XVII, la letra procesal, en los escritos notariales, se empeora enlazando una palabra con otra, al no levantar la pluma del papel a lo largo del rengln. Esta letra es llamada encadenada o de cadenilla, a pesar de la dificultad de lectura, esta escritura tiene la ventaja de que casi no se usan abreviaturas.
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 A mediados del siglo XVII, el uso de la letra itlica desplaza a la procesal en el uso oficial, poco a poco, hasta desaparecer este estilo procesal a fines de ese siglo.

Pagina de la Biblia de 42 lneas impresa en letra gtica por Juan Gutemberg En Mangucia 1456 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. Quien trabaja con documentos manuscritos, sin formacin en paleografa, se enfrenta a una serie de inconvenientes y dificultades. Para los que trabajan es conveniente tener en cuenta el uso de ciertas letras y abreviaturas, de las cuales nos limitaremos a las ms frecuentes en la documentacin de repositorios vinculados con fuentes posteriores al descubrimiento de Amrica. Letras castellanas. Hasta el siglo XIX se utilizaban en la escritura de las palabras cuatro normas que posteriormente cayeron en desuso, estas normas estaban vinculadas a las letras: c, ph, ss, th; tambin se empleaba la doble l, diferente a la letra ll. La ch y la x tenan, en algunos casos, sonidos y funciones distintas del que ahora poseen. La i y la u tenan un oficio doble, de vocal y de consonante. La q y la y tenan un uso ms amplio que el actual. Veamos ejemplos:

La c con una curva o virguilla en su curva inferior llamada cedilla, se usaba para expresar sonido parecido al de la z: cianca = crianza La ch tena sonido de k : cherubn= querubn; machina= maquina; Jesucristo= Jesucristo La f inicial se usaba en muchas voces que actualmente llevan h. Ejemplo facer= hacer; facienda = hacienda. La i tenia oficio de vocal (como actualmente y de consonante: iacia= yacia

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Se escriba con ll, a la griega o a latina, ciertas palabras en las que, no obstante, se pronunciaba como l y no ll: Sibilla = Sibila; Gallia = Galia; Marcello = Marcelo; Hellesponto = Helesponto; Pollux = Poluc. Las letras ph, se usaba en muchas palabras, siguiendo la practica del latn, para expresar el sonido de f: philosopha = filosofa; triunpho = triunfo. La q se empleaba tambin delante de ua y de uo: quando =cuando; quota= cuota. La letra ss, cada totalmente en desuso, apareca en vocablos como: passo =paso o asesor = asesor ; asentir = asentir. La th, tambin cada en desuso, se empleaba en palabras como thesorero= tesorero, thecho = techo. La u tena oficio de vocal (como ahora) y de consonante: vestir = vestir. Con la x se representaban antiguamente dos sonidos, uno doble parecido al de la k o la seguida de s, que es el que actualmente posee, y otro sencillo y fuerte idntico a la j : Mxico, Moxos, Texas, etc. En consecuencia estas voces aunque escritas con x deben pronunciarse Mjico, Mojos, Tejas, etc. La y se usaba con oficio de vocal en algunas palabras que actualmente llevan i en su reemplazo: Ygnacio = Ignacio, Ysabel = Isabel; Buenos Ayres = Buenos Aires.

Las abreviaturas. Para lograr mayor celeridad en la tarea y economa de espacio, los escribanos y amanuenses recurran a las abreviaturas y al engarce de palabras, uniones de letras, confusin de rasgos, etc. Segn el tipo de escribiente, predominaban unas u otros. En el sistema abreviativo se distinguen cinco grupos:
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Signos abreviativos. Pueden ser:

Generales: se limitan al punto o a la lnea ya sea esta recta, curva o mixta. El punto se emplea todava y es actualmente el nico signo general de abreviacin: Dn., Sr., Prof., Dr. La lnea fue el signo ms empleado para indicar que una palabra estaba abreviada, se utilizaba tanto en las abreviaturas por suspensin, como en las de contraccin o mixtas. Especiales. Suplan una letra o un grupo de letras, fueron muy usados antes del siglo XV, luego su empleo se redujo notablemente hasta su extincin. Modos especiales de abreviar Los modos especiales de abreviar, como las letras sobrepuestas, o determinados signos para representar ciertas palabras, se utilizaron desde la antigedad. Como ejemplo de los segundos, diremos que en los registros notariales o protocolos, frecuentemente hallamos la palabra cruz, aunque forme parte de un apellido, sustituida por su figura grfica Abreviaturas por suspensin o apcope. Son aquellas en las que se omite una o ms letras al final de una palabra, indicndose esta suspensin mediante un signo general de abreviacin, o una letra sobrepuesta con valor abreviativo o sin l. Dentro de este tipo de abreviaturas pueden incluirse las siglas, en que se representa una palabra solo por la letra inicial. Generalmente escritas con mayscula, pero tambin suelen verse en minscula. SSS, QBSM, SMFV
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2.

3.

Por contraccin o sncopa. Son aquellas en que se omiten letras intermedias de las palabras: alga. (alguna) gral. (general) dro (derecho) 5. Mixtas. Es el caso en que se omitan letras intermedias, pero tambin las finales: Mgt. (Majestad), pt. (parte)
4.

10. 3. Tcnicas de trascripcin documental Hoy contamos con diversas formas tcnicas de reproduccin de originales, fotocopia, microfilm, escaneado, evitando su deterioro por manipulacin. No obstante en algn momento de su trabajo el investigador se encuentra con la necesidad de transcribir, en todo o en parte, un documento generalmente manuscrito, o de impresin artesanal o con baja tecnologa. Para dar a conocer un documento puede optarse por su trascripcin facsimilar o por su trascripcin. La reproduccin facsimilar (fotocopia, fotografa, scanner) tiene la ventaja de difundir un documento con absoluta fidelidad, pero no siempre el historiador lo utiliza en forma completa, y an cuando lo hiciese, el lector no experimentado tendra, muchas veces, dificultades para su comprensin y aprovechamiento. Para realizar ese trabajo de trascripcin, se requiere una gran prolijidad, buena ortografa, y una caligrafa que no permita confundir una letra con orea. (Ej. n con u) ni maysculas con minsculas. Las tcnicas de trascripcin pueden dividirse, segn sus resultados en dos tipos de versiones: Paleogrfica o Neogrfica. Es conveniente aclarar que: La paleografa, estudia las escrituras antiguas anteriores al siglo XVIII. La neografa, las escrituras posteriores a esa fecha. Modernizada o actualizada 10.3.1. Normas para la trascripcin Paleogrfica o Neogrfica. Tiene por objeto la reproduccin exacta del contenido del documento, con las caractersticas formales que le son propias, pero adecuadamente interpretadas para que el lector pueda analizarlas con exactitud y al mismo tiempo aprovechar de manera fcil y correcta los datos que aporta la fuente. Para la trascripcin de documentos anteriores al descubrimiento de Amrica, existen normas generales y uniformemente aceptadas, no as para los posteriores a esta fecha, especialmente los generados en territorios americanos, que son generalmente a los que se enfrenta el estudiante de historia en sus primeros pasos. Por lo general en los mbitos acadmicos se aceptan las siguientes normas: Todo numero, palabra, letra o signo que agregue quien realiza la trascripcin debe ir advertida como tan utilizando corchetes: [4] , [ayer], [] Cuando en el documento figuren anotaciones marginales, es conveniente que mantengan esa ubicacin en la trascripcin. A los fines prcticos, puede usarse el formato tabla (Microsoft Word) para lograrlo. La ortografa del documento debe respetarse en la trascripcin. Deben respetarse las irregularidades del uso de h o letras dobles. La R mayscula, cuando aparece como inicial de palabras comunes, o en el medio de una palabra debe trascribirse como rr La letra n con un signo general de abreviacin (raya, vrgula, arco) se transcribe como nn si el documento es anterior al siglo XV, y como si es posterior, ya que tiene ese valor.
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Deben conservarse las grafas: f, g, j, ph, th,u, v, x, y, en todos los casos: fecho, muger, Phelipe, theniente, Saauedra, dixo, DVQUE, Ayres, etc. La contraccin de la preposicin de con la palabra siguiente se conservar en la trascripcin: del, della, desta, deste, etc. Si la preposicin que aparece fusionada con la palabra siguiente, se conservara as en la trascripcin: ques, questa, etc. Cuando se hubiera omitido el tilde de la , deber subrayarse esa letra en la trascripcin, para indicarlo: seor Las maysculas y minsculas debern usarse de acuerdo a las normas actuales Las palabras que aparecen unidas indebidamente, debern separarse As letras de una misma palabra que en el documento aparecen separadas deben agruparse. La acentuacin del manuscrito debe conservarse siempre Deben desarrollarse todas las abreviaturas y siglas, subrayando las letras embebidas implcitas.: para, verdad. Las abreviaturas de tratamiento no se desarrollan. Las palabras o frases restadas (tachadas), se transcriben: cuando es una sola palabra entre parntesis y corchetes, en el texto ([gobernador]), cuando es una frase u oracin, se trascriben al pie de pgina con la inscripcin: Tachado se lee: ([aunque no siempre fue leal en sus sentimientos hacia la causa de nuestros desvelos]). En el caso en que no pueda leerse una o ms letras o palabras, por rotura del papel, o por manchas, pero que puedan inferirse con certeza se transcriben entre corchetes [Abreu], enten[dieren] Cuando una o mas letras o palabras no pueden leerse por rotura del papel o por manchas, ni tampoco inferirse por el sentido de la oracin, se indican colocando entre corchetes tantos guiones, como letras y espacios se supone que faltan transcribir, colocndolas entre corchetes, con un signo de interrogacin al final [------ ----?] En caso que hubieran palabras u oraciones intercaladas por el escribiente, se transcriben entre parntesis y guiones (- me dijo el general Quiroga-) Las frases o palabras intercaladas por otra mano o letra se transcribe entre parntesis y guiones, subrayndolo (- y los testigos -). Las omisiones involuntarias del escribiente, se agregan entre corchetes y guiones, subrayndolas [-General-] Una firma autgrafa rubricada se indica escribiendo el nombre, seguido de la palabra [rbrica] entre corchetes. Manuel Belgrano [rubrica] Una firma autgrafa no rubricada se indica trascribiendo el nombre seguido de la palabra [firmado) entre corchetes: N. Benavides [firmado] Cuando se considera dudosa la trascripcin total o parcial de una palabra. Se subrayan las letras pertinentes y se agrega un signo de interrogacin entre corchetes: dejle [?], pincipalmente [?] Las palabras repetidas se transcriben entre parntesis angulares <dicho> Los espacios dejados en blanco por el escribiente, se indican mediante guiones Seor gobernador de ----, San Juan----Las palabras con que el escribiente cubri un espacio que haba dejado en blanco, se transcriben entre guiones: -Crdoba- ; -marzo de 1834

10.3.1. Normas para la trascripcin Paleogrfica o Neogrfica.

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Normalmente se emplea para dar a conocer documentos de los que solo interesa su contenido y no las particularidades de su forma. En la trascripcin modernizada se prescribe del subrayado y los signos convencionales utilizados en la paleogrfica o neogrfica para indicar la modernizacin del texto. Por tanto: 10. La ortografa se actualiza en todos los casos. 11. Las consonantes dobles en principio de palabras se reducen a sencillas. 12. Se actualiza el uso de la h 13. La R mayscula en medio de una palabra se trascribe por rr 14. La u con uso consonntico se trascribe por v 15. La v con valor voclico se transcribe por u 16. La y con valor voclico se transcribe por i 17. La y con funcin copulativa se reemplaza por e o por y de acuerdo con las formas actuales. 18. La contraccin de la palabra de con la palabra siguiente se transcribe separando ambas palabras, salvo cuando la segunda sea el articulo el. EJ. Elobjetivo se trascribe: el objetivo; de el sujeto se transcribe: del sujeto. 19. Cuando la conjuncin o el pronombre que aparezca fusionado con la palabra siguiente, se transcriben separadas. 20. Cuando las contracciones afectan a nombres propios, se respetaran si pasaron a constituir una nueva forma del apellido. 21. Si un vocablo al juntarse con la preposicin en perdi su vocal inicial, esta deber ser restituida. 22. La sin tilde y la n con un signo general de abreviacin sobrepuesto se transcriben como 23. La puntuacin del documento deber adaptarse a las normas actuales. 24. Las palabras que en documento aparezcan indebidamente unidas deben separarse. 25. Las letras de una misma palabra que en el documento aparezcan separadas, debern unirse. 26. Las palabras deben acentuarse de acuerdo a las normas actuales. 27. Todas las abreviaturas y siglas, que no sean de tratamiento, deben desarrollarse. 28. Los signos especiales de abreviaturas que no se utilicen actualmente, se reemplazaran por las respectivas palabras o letras. dl por del ; p r = por; @ por arroba. 29. Las palabras testadas o tachadas, no se transcriben. 30. Las letras o palabras que no puedan leerse por rotura del papel o manchas ni tampoco inferirse por el sentido de la oracin, se indican colocando entre corchetes tantos guiones, como letras y espacios se supone que faltan transcribir, colocndolas entre corchetes, con un signo de interrogacin al final [---- --- ------?] 31. Lo intercalado se escribe en el lugar correspondiente, sin ninguna aclaracin 32. Una firma autgrafa rubricada se indica escribiendo el nombre, seguido de la palabra [rbrica] entre corchetes. Manuel Belgrano [rubrica] 33. Una firma autgrafa no rubricada se indicara transcribiendo nicamente las palabras que la componen. Ej. J. M del Carril 34. Cuando no puedan interpretarse una o ms letras o palabras se colocaran tantos guiones, como letras indescifradas se supone que existen, seguido de un signo de interrogacin entre corchetes: --- -- ------ [?] 35. Si se considera dudosa la interpretacin total o parcial de una palabra, se agregar a continuacin de esta un signo de interrogacin entre corchetes. Ej. impertinentes [?]. 36. Las palabras repetidas por el escribiente se omitirn en la trascripcin.
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37. Los espacios dejados en blanco por el escribiente, se indicaran mediante cuatro guiones: ---11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. El trabajo de archivo, es una de las tareas ms interesantes del historiador, ya hemos visto que es un archivo, pero es interesante que hagamos una breve referencia, a Cuando? Que? Y Como? Se realiza el trabajo con fuentes documentales. El historiador, generalmente, inicia el trabajo de archivo, cuando ha agotado la investigacin bibliogrfica, es decir cuando ya sabe todo lo que se ha escrito sobre el objeto de investigacin, que ha seleccionado y que documentacin y/o enfoques han sido realizadas y como se han apoyado las demostraciones de las investigaciones publicadas o inditas consultadas. Esto implica que ha definido el enfoque de su investigacin, ha formulado las consecuencias que son necesarias para verificarla, y en consecuencia sabe que datos debe buscar para verificar esas consecuencias derivadas de la hiptesis. En este punto es cuando est preparado para enfrentar productivamente la bsqueda y el hallazgo de fuentes que puede convertir en datos efectivos para su demostracin Los archivos, generalmente son entidades organizadas, que adems de custodiar la documentacin, tienen reglamentaciones de consulta, personal especializado o con oficio por muchos aos de trabajo y material heurstico de apoyo, elaborados por el personal de la institucin, que son los mejores auxiliares de la institucin. El investigador por su parte tiene en su formacin tcnica especficas que le permiten realizar su trabajo con referencia a la forma de extraer su informacin, sea de relevamiento o de investigacin. Enunciados estos elementos es conveniente puntualizar cada uno de ellos. 11. 1. Normas de consulta Toda institucin oficial tiene, por regla general, un reglamento de consulta de sus fondos documentales. En consecuencia el investigador deber informarse, en su primera visita, de estas normas, que por lo general se refieren a: Horarios de consulta Formas de acceso a la documentacin, directa, a travs de personal, o por solicitud escrita Acceso a formas de reproduccin por parte del investigador. Esto implica que la institucin cuente con servicio de fotocopias, duplicacin por escner, fotogrfica o microfilmada, autorizacin para uso personal de computadora porttil o mquina fotogrfica personal, etc. As como los costos de los documentos reprgrafos
13.

2. Personal de archivo. Es el mejor auxiliar de los investigados por su conocimiento de los fondos, en algunos casos hay verdaderos documentalistas, por ello debe ser tratado con el respeto que merece, pues en algunos casos nos proporcionar la pista de alguna serie o documento existente, que no hemos tenido en cuenta o que no conocamos. 11.3. Auxiliares de apoyo heurstico. Lo primero que debe informarse el investigador al visitar un archivo es Qu tipo de auxiliares heursticos posee la institucin, o por lo menos la serie que vamos a consultar?
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Los auxiliares heursticos es la documentacin que se produce en la institucin archivstica, para organizar, ordenar y localizar la documentacin que en ella se conserva. Estos pueden asumir distintas topologas de organizacin: cronolgicos, temticos, por caractersticas externas, por ndice de emisor, por materia de origen de documentacin, nos dan una idea general de caudal documental. Un archivo puede organizar su caudal documental segn diversos criterios, que son funcionales para su organizacin, consulta y recuperacin, que no siempre son adecuados para nuestra bsqueda, all es donde cobra importancia para orientarnos el personal del archivo. Estos auxiliares heursticos pueden asumir distintas formas: Inventarios: simple enumeracin de las unidades de un fondo que tiene el archivo Guas (alfabticas, temticas, cronolgicas, etc.) segn como se encuentren las unidades documentales en un contenedor: libro, caja, bibliorato etc. Descriptores, en base al anlisis del documento, puede ser por sus aspectos externos(caracteristicas origen) o por sus aspectos intrnos (contenidorelaciones) Sistemas informticos: pueden ser organizativos internos con referencia el manejo y consulta de documentos en la sede del archivo; o servicios a usarios remotos (Internet) En muchos casos, los archivos tambin tienen servicios a usuarios remotos, generalmente con cargo al consultante, con normas establecidas, cuyo uso se realiza a travs de servicios de Internet Es bueno tener en claro cierta nomenclatura comn a todos los archivos. Documento: es la unidad mnima de un repositorio. Estos, generalmente suelen estar agrupados en Libros. Cuando las unidades documentales estn encuadernadas Carpetas: cuando los documentos se encuentran protegidos por tapas para preservarlos Cajas: cuando estos se encuentran protegidos por cajas contenedoras Serie: Es el conjunto de documentos que tienen ciertas caractersticas temticas o morfolgicas comunes. Salas: El archivo suele tener localizadas las series en distintos ambientes que se denominan: salas, divisiones, departamento o cualquier otra nomenclatura que por lo general determinan lugares fsicos donde estn las series o documentos.

12. INICIACIN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. Como ya hemos dicho, y no nos cansamos de repetir, el investigador inicia su trabajo en archivo cuando tiene definido los elementos que viene a buscar para conformar las pruebas de las condiciones que aprueben su hiptesis. Sin descartar que un dato no buscado, pueda hacer girar su hiptesis terica y tener que reformularla. De todas formas cuando el investigador se enfrenta al material de archivala tiene que tener, obligadamente, una idea muy clara de lo que viene a buscar. Por orea parte, quien se enfrenta a una masa documental, debe tener dominio de ciertas herramientas que le permitan: ordenar su tarea, organizarla, y registrar datos primarios y secundarios, que le permitan volver a ubicar la fuente, sea para consultarla,
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reproducirla o citarla. Fundamentalmente debe dominar las tcnicas de relevamiento y de trascripcin; esta ultima para el caso con que no pueda obtener una duplicacin del documento. 12.1. El fichaje de relevamiento. El fichaje de relevamiento documental tiene por objeto conformar un instrumento, que permita una rpida y clara locacin de las piezas documentales que se van encontrando y que, a la vez, ofrezca una descripcin de las mismas. Este fichaje puede realizarse en dos formatos distintos: planillas o fichas individuales por documento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos homogneos, de un mismo tema u objeto, de un solo repositorio o archivo, es aconsejable la planilla de relevamiento que permite ahorrar tiempo y espacio. Para utilizar este formato es aconsejable que el volumen de datos a relevar no sea muy grande y que guarde un cierto orden cronolgico. Para su utilizacin prctica (ver modelo 1 sugerido) la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localizacin (repositorio o archivo, sala, serie) Datos de individualizacin del documento: Libro-folio (en caso de encuadernacin), Carpeta-documento o Caja documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas, respectivamente) Descripcin de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor, destinatario, tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. Extensin del documento, en numero de carillas, para calcular el nmero de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar) 12.1.2. Ficha individual de relevamiento. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos de gran importancia, integrados por elemento diversos y de variada procedencia (ms de una institucin de archivo, mas de una serie de un mismo archivo, material documental combinado con otras fuentes por Ej. documentos de archivo y diarios o revistas, etc.) a los que luego hay que cohesionar convencionalmente, de acuerdo al objeto de investigacin, de acuerdo a contenidos, fechas o protagonistas, para los que es difcil al principio encontrar un denominador comn, sino que se van a ir categorizando a medida que progrese el relevamiento. Es conveniente la ficha individual de relevamiento.

Para su utilizacin prctica (ver modelo 2 sugerido), la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localizacin (repositorio o archivo, sala, serie) Datos de individualizacin del documento: Libro-folio (en caso de encuadernacin), Carpeta-documento o Caja documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas, respectivamente) Datacin del documento (lugar y fecha de emisin del documento) Descripcin de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor, destinatario, tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar.
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Extensin del documento, en numero de carillas, para calcular el nmero de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar Autor y fecha del relevamiento

Este relevamiento individual, aparte de su versatilidad para agruparlo de acuerdo a las necesidades de nuestra investigacin. Esta ficha permite tambin utilizarla como: Ficha de resumen del documento. Ficha de trascripcin del dato que queremos extraer sea esta total, parcial o mixta, con formato Paleogrfico-Neogrfico o Modernizado (se utilizan las mismas normas de encomillado y puntos de la trascripcin bibliogrfica) Ficha de observaciones personales, para sealar concordancias o disidencias con otros documentos o bibliografa. Ficha de remisin o relacionante con otros materiales de la investigacin. Ficha de datos ajenos al tema, que por nuestros intereses anteriores o posteriores o por la importancia del contenido queramos dejar constancia para futuras consultas. Casos muy frecuentes cuando el investigador enfrenta un conjunto de material poco homogneo, o que no tiene todava auxiliares heursticos elaborados. As mismo esta ficha sirve de cartula a los duplicados de la documentacin que hemos seleccionado, como imprescindibles, para nuestra investigacin. Es conveniente advertir que la minuciosidad y exactitud con que se realice el relevamiento, no es tiempo adicional de la investigacin, por el contrario es ahorrar tiempo y costos, pues muchas veces, este relevamiento, por si solo puede satisfacer los datos que los investigadores necesitan como informacin. Es aconsejable dejar constancia, en las fichas, del grado de importancia que tiene el documento para nuestra investigacin, dejando el fotocopiado o duplicacin documental para una instancia final, pues es muy frecuente, que en el comienzo del relevamiento demos exagerada importancia a documentos o datos, que con el avance del relevamiento estn contenidos o ms explicitados en otros documentos. 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento Estas especificaciones, aunque generales estn aplicadas por sus ejemplos al caso de los archivos sanjuaninos, por ser estos en los que realizaremos las prcticas. Todos los elementos son comunes al soporte planilla o ficha individual: 12.2.1. Caractersticas de localizacin

REPOSITORIO. Denominacin general que recibe cada entidad de archivo que consultamos para una investigacin. Ejemplos: ARCHIVO HISTRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN ARCHIVO DE LA CMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN ARCHIVO ECLESISTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN Estas denominaciones pueden abreviarse por sus letras iniciales, SUPRIMIENDO artculos y preposiciones, para lo cual habr que realizar la salvedad en la primera cita y en el anexo del trabajo final. ARCHIVO HISTRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN en adelante: AHASJ
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ARCHIVO DE LA CMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN en adelante: ACDSJ ARCHIVO ECLESISTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN, en adelante: AEASJ

SALA. En caso que haya ms de una sala, estn suelen estar numeradas o indicadas con nombres de personajes. En caso frecuente de no existir ms de una sala conviene denominarla como 0 (cero), para indicar la situacin en el momento de la consulta. Pues suele suceder que las instituciones archivstica incorporen documentacin y con el tiempo tengan ms de una sala. Esta denominacin 0, posibilita que ocurrido el caso eventual de ampliacin de ambientes, permita al archivero saber donde se ubicaron los documentos en la nueva disposicin del material. SERIE. Cuando nos referimos a este rubro, estamos indicando que dentro de la institucin se ha realizado una diferenciacin de documentos, que se encuentran independientes al resto del material de archivala, por que poseen una unidad temtica, autoral, de procedencia o cualquier otra caracterstica especfica que las determina como diferentes. Ejemplo. En el Archivo Histrico y Administrativo de San Juan, existen varias series: i. Originales ii. Copiadores iii. Direccin General de Escuelas iv. Archivo de decretos v. Copiadores de leyes y decretos vi. Cajas de recopilacin (Gobierno, Obras pblicas, Economa, Miscelneas, etc.) vii. Fondo de tribunales viii. Archivo grfico

12.2.2. Datos de individualizacin del documento: Se entienden por datos de individualizacin aquellos elementos referenciales que permiten una localizacin posterior del documento, estos estn constituidos por el elemento contenedor, el elemento individualizante, y el nmero de carillas que abarca.

Elemento contenedor: Puede o no coincidir con las Serie, por lo general, son encuadernaciones (libros) biblioratos o cajas, en cuyo interior se encuentra la unidad documental.

Ejemplo en el Archivo Histrico y Administrativo de la provincia de San Juan, como en la mayora de los archivos provinciales, encontramos varias formas de contenedores, desde libros a cajas y carpetas.

Libros. Si se utilizan la serie Documentos Originales estos, en su mayora estn encuadernados en Libros. Los mismos se encuentran identificados con un nmero localizado en el lomo de la encuadernacin (en algunos casos podemos ver dos numeraciones distintas que responden a diferentes pocas). La ms reciente y correlativa, es la que se ubica en la parte inferior del lomo. Por lo tanto en todos los casos esa ser la nomenclatura que utilizaremos.
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Ej. : Libro 234, o su abreviatura: L. 345 Tambin en este repositorio se encuentran libros copiadores y libros de Direccin General de Escuelas, localizados por aos, en este caso respetaremos el orden que haya dado el administrador de documentos para poder volver a localizarlo. En el caso de copiadores: hay de dos tipos, de Notas y de Decretos. Indicaremos como Libro Copiador de 1876 Notas- (folio o fecha) para indicar Copia de Notas. O su abreviatura L.C. N- f....... Libro Copiador de 1887- Decretos- (folio o fecha), para indicar Copia de Decreto o Resolucin segn corresponda. O su abreviatura L.C. N-.....

Folio. En todos los casos en que trabajemos con libros, deber buscarse la forma univoca de referenciarlos para poder volver a localizarlos. Para ello utilizaremos la denominacin folio, se entiende por folio el anverso y reverso de una hoja escrita, en consecuencia cada folio comprende dos carillas. Cuando el documento referenciado conste de dos o ms folios, deber iniciarse citando la carilla inicial y final del documento, separados por una barra. Ej. AHASJ, L. 234, fs. 23/ 34

Algunas veces no citamos todo el documento sino solo un fragmento, en estos casos si coincide con el anverso foliado se coloca este como folio, pero en el caso que la cita que nos interesa este contenida, o comience en el reverso no foliado de la hoja, hay que indicarlo del siguiente modo: Ej. AHASJ, L. 234, f. 25 AHASJ. L. 234, f. 23 vta. (Indica que la frase comienza en el reverso del folio 23) AHASJ, L. 234, f. 24 vta / 25 (indica que la frase comienza en el reverso del folio 24 y termina en el anverso del folio 25)

Cajas o capetas. Cuando el contenedor de las unidades documentales son estos elementos por lo general los documentos pueden estar agrupados, como unidades cuando tienen un solo folio, o como documento o legajo, cuando tienen varios folios., en estos casos hay que individualizar el documento con precisin, incorporando todos los elementos que nos lleven a localizarlo en forma univoca. Ej. AHASJ. Caja 22- Ministerio de Gobierno, legajo 24, folio 12 AHASJ, Caja 29, Ministerio de Obras Pblica, Documento 23, folio 2

Numero de Carillas. Este elemento esta orientado a proporcionar una idea exacta del nmero de fotocopias que necesitaremos para obtener un clculo de costos y seleccionar por orden de importancia, cuales son los fundamentales, en consecuencia se considerar en este tem el nmero de carillas que tiene la unidad documental o el segmento que vamos a fotocopiar.

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12.2.3. Datacin del documento. Este elemento esta referido al lugar y fecha de emisin del documento, o sea al lugar geogrfico de procedencia del documento relevado. Generalmente el lugar de procedencia lo encontramos al inicio o encabezamiento del texto. Pero hay casos de excepcin.

Datacin de lugar. Se trata de establecer el lugar geogrfico donde ha sido producido el documento a relevar Cuando se trata de Actas la datacin se encuentra al principio o al final del documento, al igual que en leyes o decretos. . Cuando trabajamos con borradores de correspondencia, en muchos casos no esta indicado el lugar, en este caso puede reconstruirse el mismo por la funcin o el cargo de la persona que redacta el documento. En todos los casos en que haya que reconstruir el lugar de origen del documento, debe indicarse este hecho encerrando la palabra entre barras o parntesis. Ej.: (San Juan) /Valle Frtil/

Datacin de fecha. Se entiende por datacin de fecha, el da, mes y ao en que fue redactado, o remitido el documento. Estos datos se encuentran generalmente en el encabezamiento del documento, pero como en el caso anterior (de lugar), pueden encontrarse tambin en el final o en el cuerpo del documento. Pueden darse casos especiales: El caso que el ao se encuentre indicado por una frase, por ejemplo. Noveno de la Libertad, o Tercero de la Independencia, deber traducirse al ao en que corresponda, en este caso (1819), indicndose con el parntesis que la fecha esta reconstruida.
En

caso que algunos elementos de la datacin temporal, no constaren expresamente en el documento, deber intentarse reconstruir lo faltante con los elementos de juicio que se posean con referencia, a su temtica, contenido, autora, etc. En este caso el elemento reconstruido deber ser subrayado, colocando a continuacin un signo de pregunta entre parntesis. Ejemplo: 1813 (?)

12.2.4. Descripcin de la pieza documental (caracteres externos e internos) Estos elementos estn vinculados a la descripcin de la unidad documental relevada a efectos de poder establecer una clasificacin valorativa de las piezas documentales. Cada investigador establecer, de acuerdo al tipo de documentacin que se consulte, las caractersticas bsicas con que va a ordenar su documentacin. A los efectos orientativos, damos como ejemplo las siguientes categoras descriptivas y sus abreviaturas: ASPECTO MORFOLOGA CATEGORA Original ABREVIATURA OR
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CARACTERSTICAS EXTERNAS

Copia Copia certificada Copia mecanografiada Copia duplicada Borrador Fotocopia simple Fotocopia certificada Fotocopia impresa Impreso CONSERVACIN Buena DE LA PIEZA Regular Deteriorada Pliego mayor Oficio TAMAO DEL Medio Oficio DOCUMENTO Carta Menor

CO CC CM CD BO FS FC FI IM B R D 3 2 1/2 1

ASPECTO

CARACTERSTICAS INTERNAS

CATEGORA Acuerdo Aviso Bando Balance Boleta Bula Papal Carta Comisin Constitucin Convenio Convencin Cdula Circular Capitulacin Contrato Convenio Comunicado CATEGORA Exhorto Decreto Decreto Acuerdo Declaracin Demanda

ABREVIATURA ACDO AVI BDO BAL BOL BP CAR COM CONST CON CONVN CED CIR CAPIT CONT CONV COM ABREVIATURA EXTO DEC DA DCLA DEM
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CARACTERSTICAS INTERNAS

Gua Instruccin Informe Juicio Leyes Laudatorio Manifiesto Memoria Mensaje Nmina Nombramiento Oficio Orden Orden de pago Ordenanza Plan Planificacin Proyecto Provedo Parte Presupuesto Proclama Recibo Relacin Relato Renuncia Remito Reglamento Sentencia Sumario

GUA INSTN INF JUIC LEY LAUD MNFTO MEMO MENS NOM NBTO OF ORD OP ORZA PLAN PLANF PROY PROV PAR PRES PROC REC REL RELT REN REM RTO SENT SUM

12.2.5. Resumen de su contenido. Tambin llamado extracto, debe consignarse una resea del documento que permita identificarlo y obtener datos, sin necesidad de tener que reconsultar la fuente, en especial si se trata de referencia secundaria. Es importante que en ella consignemos: El emisor, o sea quien escribe el documento y en lo posible su cargo o rango militar El destinatario, o sea a quien va dirigido el documento, especificando cargo o rango, segn el encabezamiento.

El tema central, es el que se escribe en el cuerpo de la ficha, este puede ser:

Un extracto, redactar una breve resea que nos proporcione una referencia exacta del contenido esencial del documento en forma exacta y precisa.
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Un resumen que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar, registrando nombres de personas, instituciones, detalles de lugares o datos numricos que en caso de ser importantes nos eviten tener que reconsultar el documento Una trascripcin. Que por su importancia veremos seguidamente.

12.3. La trascripcin documental, en caso de ser solo unos pocos prrafos de lo que nos interesa de la fuente. Conviene utilizar la trascripcin cuando: El documento no pueda ser reconsultado. Cuando no sea muy extensa o no pueda accederse a su duplicacin fotocopiada. Cuando la fuente esta expresada de tal modo que no sea posible resumirla sin perder parte importante de su contenido. Cuando la fuente constituya por su estilo y construccin una frase directa, elegante, grfica o una figura estticamente expresada. En estos casos debern observarse las reglas de uso de comillas y puntos suspensivos, as como indicar el folio donde esta la frase asentada. Cuando la cita corresponda al reverso del folio, se colocara la abreviatura de vuelta: (8 vta), significa que esta a la vuelta del folio indicado como 8. (7 y vta) significa que el prrafo se inicia en el anverso del folio 7 y sigue en el reverso de la pagina, o sea a la vuelta Las trascripciones pueden ser: Prrafo completo: al transcribir un prrafo completo debe abrirse comillas, transcribir y cerrar las comillas:
Al compartir sus sentimientos me declaro completamente en acuerdo de combatir las ambiciones del Mariscal Santa Cruz, en defensa de nuestra integridad territorial (7)

Omisin de la primera parte del prrafo: en este caso se abren comillas, se transcribe la frase de nuestro inters hasta el punto final y se cierran las comillas.
...cuando los hombres llevados por sus pasiones, olvidan el bien comn de los pueblos, caen en el despotismo. (8 vta.)

Omisin de la ltima parte del prrafo. Cuando queremos transcribir solo la primer parte de un prrafo, sin llegar al punto final del mismo, corresponde: abrir comillas, transcribir, colocar tres puntos suspensivos para indicar que el prrafo sigue, y cerrar comillas.
Al tener noticias de los ltimos movimientos del General Oribe, orden levantar campamento y dirigirnos raudamente al camino de Papagallos... (2)

Omisin de una parte intermedia: para indicar la parte suprimida se colocan tres puntos suspensivos entre corchetes o barras.

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El presidente acogi mis palabras en la forma ms corts que podra esperar [...] y hablo muy extensamente en favor de la paz y de los peligros que la guerra encerraba para las instituciones de la repblica (12)

Trascripcin con intercalacin de frases del autor de la ficha: en el caso de querer agregar una frase propia a la trascripcin textual, debe distinguirse perfectamente el texto original del agregado. Como regla general se aconseja que las comillas se reservan para las partes textuales, teniendo en cuenta las normas anteriores, y los agregados se dejan sin encomillados. El caudillo de la primera mitad del siglo XIX, es sobre todo el estanciero,..., Este
hecho no se da siempre en el interior del pas, aunque tienen tierras no son estancieros al estilo de la pampa hmeda, A veces es estrepitoso y revolucionario, llevndose por delante la patria colonial y el orden oligrquico cuando se ha dado con un caudillo con espritu de pueblo, que con sus palabras y gestos expresa el sentimiento colectivo. (8 vta)

Entresacado de prrafos. En el caso que las necesidades de nuestra investigacin nos obligue a seleccionar solo algunos prrafos de una pieza o un legajo documental, se procede segn las normas indicadas, agregando al final de cada prrafo y luego del cierre de comillas la pgina de donde se ha trascripto el prrafo:

El Buenos Aires de fines del siglo XIX y principios del XX, no fue ajeno al trabajo a domicilio... (3) ... condiciones de trabajo en la industria del calzado [...] 2000 mquinas [...] 2354 obreras ocupadas. (5 vta.) En cuarenta y tres fabricas de cigarrillos 57,8 % del personal son mujeres... (9)

12.4. Acciones a seguir con este documento. Cuando la importancia del documento sea fundamental para nuestra investigacin, y el archivo tenga medios tcnicos o autorice la foto duplicacin del mismo, no siempre esta ser inmediata. A veces nuestro criterio nos indica esperar para realizar la duplicacin en otra oportunidad, pero ello no puede quedar librado a la memoria, es conveniente entonces indicar en el cuerpo de la ficha la accin, indicando en forma resaltada FOTOCOPIAR TODO o FOTOCOPIAR F.3 y vta. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, es importante acostumbrarse a realizar al pie de la ficha la inscripcin del nombre, o sus iniciales, y como mnimo el ao en que fueron realizadas, pues esto facilitar la localizacin del original en caso que haya cambiado de lugar fsico el repositorio.

IMPORTANTE. El investigador que se precie de serlo debe considerar que tiene el privilegio de trabajar con documentos que son piezas nicas e insustituibles, que tienen la importancia de servir de sustento a la demostracin de sus hiptesis, en consecuencia si estas no existen, su trabajo pierde todo valor cientfico, en consecuencia, debe tener presente que esta penado por ley sustraer o daar el patrimonio publico. Por tanto se sugiere: No marcar con papel ni adhesivos los documentos, sino registrarlos correctamente para futuras consultas o duplicaciones.
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 No tildar, colocar seales visuales, ni realizar trazos con lpiz, tinta, marcadores ni biromes en los documentos o sus copias. No apoyar el papel donde se realiza el trabajo encima de los documentos, pues un trazo firme puede traspasar el papel y daar el documento. Dar vuelta las hojas de libros y legajos con delicadeza, pues el papel soporte de la informacin, suele estar deshidratado o ha perdido su plasticidad y puede rasgarse fcilmente. Comunicar al encargado de la sala de consulta, o a la Direccin cualquier alteracin o falta de folio que advierta, ya que como consultante queda registrado y puede llegar a ser responsabilizado. Antes de retirarse, devolver los elementos consultados a la persona responsable del prstamo. Guardar silencio durante la consulta, a los efectos de no interferir la tarea de otros investigadores. Respetar las normas de prstamo y consulta de la institucin BIBLIOGRAFA TANODI, Aurelio, Manual de Archivologa Hispanoamericana, Crdoba, UNC, 1987 AMAT NOGUERA, Nuria, Tcnicas Documentales y Fuentes de Informacin. Barcelona Bibliograf, 1994. FUSTER RUIS, Francisco, Archivstica, Archivo y documento de archivo, necesidad de clarificar los conceptos. En Anales de Documentacin, N2, Barcelona, 1999. p. 103120 GIRONES, Isabel, FERNNDEZ, Remedios, Normas auxiliares de referenciacin y fichaje. Edicin ampliada en preparacin. San Juan, 2004

ANEXOS PARA FOTOCOPIAR MODELO DE PLANILLA DE RELEVAMIENTO

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MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DE RELEVANIENTO El modelo contiene cabezal, con sus datos y cuerpo, para realizar anotaciones, resumen o transcripcio, o servir de portada a fotocopias. Puede hacerse en tamao menor o usarse doblada para archivar.

141 REPOSITORIO.................................................................................................................................... LOCALIZACION................................................................................................................................ DATACION: LUGAR............................................................FECHA................................................ CARACTERISTICAS EXTERNAS.................................................................................................... CARACTERISTUCAS INTERNAS.....................................................................CARILLAS.......... EMISOR............................................................................................................................................... DESTINATARIO................................................................................................................................. TEMA O TITULO............................................................................................................................... EXTRACTO.......................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... ACCIONES......................................................................................................................................... RELEVADOR................................................................FECHA.....................................................