EXTENSION PORLAMAR

INFORME DE PASANTIA ADMINISTRACION TRIBUTARIA, MENCION ADUANA.

AUTOR

PORLAMAR, JUNIO DE 2010

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL RODOLFO LOERO ARISMENDI EXTENSION PORLAMAR

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LA EJECUCIN DEL INFORME DE GESTION.

PORLAMAR, JUNIO DE 2010

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL RODOLFO LOERO ARISMENDI EXTENSION PORLAMAR

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LA EJECUCIN DEL INFORME DE GESTION.

AUTOR:

Informe de Pasanta presentado como requisito parcial para optar al Ttulo de Tcnico Superior en la especialidad de Administracin Tributaria, Mencin Aduanas.

Calificacin Final

Porlamar, Junio de 2010

____________________ Lic. Tutor Acadmico

____________________ T.S.U Tutor Empresarial

____________________________ Lcda. Coord. De Pasantas

DEDICATORIA

A Dios como mi padre, por darme la fuerza para seguir adelante y colocarme los obstculos necesarios para ser lo que soy hoy en da; una mujer luchadora. A la Virgen del Valle como mi madre, por cuidarme y darme la bendicin cada da, en especial los ms difciles y as ayudarme a lograr mis metas. A mis Padres por darme la vida y por ensearme que hay que luchar hasta el final para lograr lo que uno quiere. A l ser que amo, Paulo de Miranda, por entregarme sin pedir nada a cambio su amor y apoyo y as poder culminar mi carrera, por ser el hombre ms especial y nico de quien he aprendido a marcar la diferencia con sencillez y por ensearme que no hay que darse por vencido cuando realmente se ama. A mis familias que de alguna u otra manera me han brindado apoyo y me han ayudado a lograr esta meta.

AGRADECIMIENTO

Quiero darles las gracias a estas personas por brindarme apoyo en la culminacin de mi carrera y adems por confiar en m: A mi Tutora Empresarial Joana Muzziotti, de quien aprend que lo ms sencillo brilla por ms que lo quieran tapar, gracias por todos los conocimientos adquiridos durante mis pasantas. A mi tutora Acadmica Prof. Norma Arenas, por su paciencia y por brindarme su tiempo para la realizacin de mi informe en la Aduana y en la Universidad. Al Director del I.U.T.I.R.L.A Ramn Rojas, por ensearme que lo ms valioso en un profesional es la transparencia e Integridad. A la Prof. Indira Arteaga, por su paciencia y por darme sus conocimientos y su ayuda fuera y dentro del saln de clase. A mis compaeras Karen Aguilera y Shioly Salazar las cuales me brindaron apoyo y amistad durante el periodo de Pasantas, Gracias por todo Amigas. A todo el Personal que labora en la Aduana Principal El Guamache, por su receptividad en el periodo de Pasantas.

vi

INDICE

pp.

Dedicatoria Agradecimiento ndice Introduccin

V VI VII 1

CAPITULO I: BREVE REFERENCIA DE LA EMPRESA Identificacin Tipo de Actividad Objetivos de la Empresa Misin Visin Estructura Organizativa Funciones de la Coordinacin CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL Bases Tericas Bases Legales

2 2 3 4 4 5 5 7 8 8 12

CAPITULO III. DESCRIPCIN Y ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Conclusiones Recomendaciones Glosario Bibliografa Anexos

23 30 32 34 35 36

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INTRODUCCION

Actualmente la Renta Fiscal es la funcin pblica ms relevante en el pas debido a que los tributos tienen una innegable importancia econmica, ya que en ella recae la responsabilidad de satisfacer las necesidades del pas, como lo son la salud, educacin, infraestructura, transporte, entre otras. En este sentido el informe de pasantas tiene como propsito hacer una descripcin de los procedimientos a nivel normativo y administrativos en la ejecucin del informe de gestin con el propsito principal de crear mecanismos que simplifiquen el proceso de tramitacin, en cuanto a la recoleccin de datos necesarios para la realizacin del mismo. Este informe es una de las operaciones ms importante para el SENIAT, ya que en l se consolida todas las actividades relacionadas a cada operacin realizada por las Aduanas Subalterna, Divisiones y reas Por otra parte el informe de pasanta est estructurado de la siguiente manera: un primer captulo que describe la identificacin de la empresa, tipo de actividad, Objetivos, Visin, Misin, Estructura Organizativa y las Funciones del departamento. Un segundo captulo donde se describen las bases tericas y legales que sustentan todas las actividades inherentes a los informes de gestin. Y por ltimo pero no menos importante un tercer captulo, en el que se realiza la descripcin y anlisis de las actividades ejecutadas durante el periodo de pasantas, seguido de las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografa y Anexos.

CAPITULO I BREVE REFERENCIA DE LA EMPRESA

Identificacin

El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y TributariaSENIAT; es un Servicio Autnomo sin personalidad jurdica, con autonoma funcional, tcnica y financiera. El 1 de julio de 1994 Entro en vigencia la Reforma Tributaria instrumentada por el Ejecutivo

Nacional con fundamento en la Ley Habilitante de fecha 14 de abril de 1994, publicada en Gaceta Oficial N 35.442 del 18 de abril de 1994. El proceso de fusin fue concebido como un proyecto de modernizacin orientado hacia un gran servicio de informacin con objetivos de incrementar la recaudacin, actualizar la estructura tributaria nacional y fomentar la cultura tributaria, para fomentar el cumplimiento voluntario de las obligaciones de los

contribuyentes. Este nuevo Servicio responde a la fusin y reestructuracin que en conformidad con el artculo 226 del Cdigo Orgnico Tributario, se propone el Ministerio de Hacienda a objeto de cumplir con la administracin eficiente de los ingresos tributarios nacionales, no solo de los tributos internos, sino tambin de los tributos aduaneros que hasta ese momento estaban administrados por Aduanas de Venezuela, Servicio Autnomo (AVSA). As mismo, para nombrar el Servicio, es decir establecimiento de la organizacin, atribuciones y funciones, el 24 de marzo de 1995, el Ministerio de Hacienda pblica la Resolucin N 32, el cual establece el Reglamento Interno del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y

Tributaria (SENIAT), publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N 4.881 de fecha 29 de marzo de 1995. Siendo reformada parcialmente en el ao 2000, segn Gaceta Oficial N 36.892, del 12 de febrero del mismo ao, en el cual se cambi el nombre de la institucin a Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria, incluyendo la palabra Aduanera y conservando las mismas siglas SENIAT; se crearon las Intendencias Nacionales de Aduanas y Tributos Internos. Por ultimo en el ao 2001, se decreto la Ley del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria, publicada en Gaceta Oficial N 37.320 de fecha 8 de noviembre de 2001, con el objeto de regular y desarrollar la organizacin y funcionamiento de la institucin, establecindolo de igual forma como un servicio autnomo sin personalidad jurdica, con autonoma funcional, tcnica y financiera, adscrito al Ministerio de Finanzas. La Gerencia de Aduana Principal de El Guamache, tiene sede en El Guamache, Estado Nueva Esparta. A ella estarn adscritas las aduanas subalternas de: Pampatar; Punta de Piedras, Area del Yaque, todas habilitadas para importacin, exportacin, trnsito, transbordo, cabotaje y bultos postales.

Tipo de Actividad

El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), es un servicio autnomo sin personalidad jurdica, con autonoma funcional tcnica y financiera, adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, en el recae el ejercicio de todas las funciones y potestades atribuidas para la gestin integrada del sistema tributario y la administracin aduanera, adems de Administrar los derechos aduaneros y el sistema

tributario, ejecutar la poltica aduanera, tributaria y arancelaria, recaudar y asegurar la percepcin de los tributos, as como los derechos, tasas y otros ingresos aduaneros, establecer y aplicar un sistema de gestin ajustado a las
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normas nacionales e internacionales de calidad, que permita alcanzar la excelencia del Servicio, entre otras.

Objetivos de la Empresa

Administrar el sistema de los tributos de la competencia del Poder Publico Nacional, en concordancia con la poltica definida por el Ejecutivo Nacional.

Administrar el sistema aduanero, en concordancia con la poltica definida por el Ejecutivo Nacional. Ejecutar en forma integrada las polticas tributarias y aduaneras establecidas por el Ejecutivo Nacional. Ejercer las funciones de control, inspeccin y fiscalizacin del cumplimiento de las obligaciones tributarias, de conformidad con el ordenamiento jurdico tributario.

Determinar y verificar el cumplimiento de las obligaciones aduaneras y tributarias y sus accesorios. Asegurara la correcta interpretacin y aplicacin de las normas y procedimientos relativos a las funciones aduaneras y tributarias del Poder Publico Nacional.

Misin

Administrar eficientemente los procesos aduaneros y tributarios en el mbito nacional y otras competencias legalmente asignadas, mediante la ejecucin de Polticas Pblicas en procura de aportar la mayor suma de felicidad posible y seguridad social a la Nacin venezolana.

Visin

Ser una Institucin modelo, moderna, inteligente, acorde con el desarrollo socio econmico del Pas, que fomente la cultura y garantice el cumplimiento de los deberes y obligaciones aduaneros y tributarios, contribuyendo a consolidad el Proyecto Socialista Bolivariano.

Estructura Organizativa de la Empresa

La Ley del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (2001), en su artculo 5 establece que "El Servicio Nacional El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y tributaria (SENIAT), desarrolla sus funciones en un nivel directivo, in nivel normativo y un nivel operativo. En el Nivel Directivo va a estar representada por la superintendencia nacional aduanera y tributaria, quien ser la mxima autoridad seguidamente del Directorio Ejecutivo, Comit Asesor de Direccin y Planificacin, Comit Asesor de Contratacin, Presupuesto y Fondo de Gestin y por ltimo pero no menos importante el Consejo Asesor para la Interpretacin de las Normas. En el Nivel Normativo est conformado por la Oficina de Relaciones Institucionales, Oficina de Planificacin y Presupuesto, Oficina de Auditora Interna, Centro de Estudios Fiscales, Oficina Nacional de Investigacin, Proteccin y Custodia, Oficina de Coordinacin y Planificacin con las Fuerzas Armadas de Cooperacin, Oficina de Estadstica y Estudios Econmicos Aduaneros y Tributarios y la Oficina de Informacin y Comunicacin; seguido por la Intendencia Nacional de Tributos Internos, la Intendencia Nacional de Aduanas, la Gerencia General de Administracin, la Gerencia General de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones, la

Gerencia General de Servicios Jurdicos y la Gerencia General de Control Aduanero. (Ver Anexo A). En el nivel Operativo est conformado por las Gerencias Regionales de Tributos Internos, la Gerencia Regional de Tributos Internos de

Contribuyentes Especiales de la Regin Capital y las Gerencias de Aduanas Principales, esta ultima conformada por 17 Aduanas Principales, dentro de ella se hace referencia a la Aduana Principal El Guamache, estructurada a su vez por la Gerencia, el Modulo STAFF Asistente de Gerencia, 4 Divisiones y reas y 3 Aduanas Subalternas. (Ver Anexo B). Dentro de este marco, se hace necesario resaltar una de las Divisiones en donde recae un papel importante para el cumplimiento de las actividades que se desarrollan en la Aduana, la cual es la Divisin de Administracin, cuyas funciones son la de coordinar, supervisar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la gestin, determinar las actividades especificas de capacitacin de los funcionarios, elaborar, ejecutar, supervisar y controlar el plan operativo de su rea, entre otras funciones, colaborando as con el cumplimiento optimo de las actividades y logros de los objetivo y/o metas establecidas por el SENIAT. Esta divisin cuenta con 5 coordinaciones a su cargo dentro de ella se encuentra la Coordinacin de Planificacin, ejerciendo la funcin dirigir, planificar, coordinar, entre otras actividades relacionadas con la gestin tcnica administrativa, adems de dar informacin sobre planes operativos de las reas a la Gerencia, as como una serie de procedimientos administrativos que le permitan consolidar la informacin emanada por las aduanas subalternas y sus jefaturas en cuanto a las metas alcanzadas mensualmente por cada una de ellas para realizar el informe de gestin, para ser visto por el nivel normativo, este consta de cinco (5) captulos. (Ver Anexo C). La estructura organizativa de la Gerencia de Aduana Principal El Guamache, est conformada por: Aduana Subalterna El Yaque, Aduana

Subalterna Punta de Piedras, Aduana Subalterna de Pampatar y, las reas de Asistencia al Contribuyente, Control de Almacenamiento de Bienes Adjudicados, Apoyo Jurdico y Resguardo Aduanero y las Divisiones de Operaciones, Recaudacin, Tramitaciones y Administracin.

Funciones de la Coordinacin de Planificacin

La

Coordinacin

de

Planificacin

adscrita

la

Divisin

de

Administracin, tiene como actividades principales: Elaborar y presentar al Gerente de Aduanas, informe sobre la gestin administrativa y Financiera. Aplicar los sistemas de organizacin, administracin de recursos humanos y administracin financiera, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Elaborar, ejecutar, supervisar y controlar el plan operativo de su rea, de acuerdo a los lineamientos y procedimientos establecidos por la Oficina de Planificacin. Aplicar el sistema de Administracin financiera del SENIAT, que facilite la ejecucin presupuestaria y permita un ptimo control financiero, entre otras funciones que le asignen.

Anexo B Organigrama de la Aduana Principal El Guamache

Fuente: Elaboracin Propia (2010)

Anexo C Organigrama de la Divisin de Administracin

ADUANA PRINCIPAL EL GUAMACHE

DIVISIN DE ADMINISTRACIN ORGANIGRAMA DE POSICIN

DIVISIN DE ADMINISTRACIN

COORDINACIN DE RECURSOS HUMANOS

COORDINACIN DE PRESUPUESTO

COORDINACIN DE SERVICIOS GENERALES

COORDINACIN DE PLANIFICACIN

COORDINACIN DE TESORERA

COORDINACIN DE INFORMATICA

Fuente: Divisin de Administracin. Aduana Principal El Guamache. (2010)

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CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

Bases Tericas

En esta etapa se tom como modelo la informacin documental de autores, extrayendo de tal forma conocimientos ms profundos relacionados al tema a investigar, de esta forma se extrae de manera textual los siguientes trminos:

Planificacin

Segn Agustn R. Ponce (1979), define de la siguiente manera: Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.

En este sentido podemos decir que en cualquier definicin que busquemos es posible hallar algunos elementos importantes: establecer de objetivos o metas, y la eleccin de los medios ms convenientes para alcanzarlos, entre ellos los planes y programas. Es un proceso de toma de decisiones, anticipacin, visualizacin (futuro deseado) y de

predeterminacin.

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SIGER

Sistema de Informacin Gerencial, aplicado en el SENIAT. En este sistema se realiza la consolidacin de actividades y operaciones realizadas en un rea determinada expresada de forma cuantitativa. En este es un paso muy importante ya que es el inicio del proceso de recopilacin de informacin para llegar al objetivo principal que es conformar un informe de gestin el cual resume de manera cuantitativa y cualitativa lo relacionado a las actividades realizadas.

Indicadores

Segn el Manual

de Normas. Estndar

para la elaboracin del

Informe de Gestin (2009), los indicadores son instrumentos de medicin de las variables asociadas a las metas, pueden ser cuantitativos o cualitativos, expresados en trminos de logrado, no logrado o sobre la base de alguna otra escala cualitativa. Tal como se observa, los indicadores determinan una serie de elementos importantes para el logro de los objetivos en cuanto a cualidades (cualitativo) y variables contables (cuantitativo).

Indicadores de Gestin

Del mismo modo el Manual de Normas. Estndar para la elaboracin del Informe de Gestin (2009), define de la siguiente manera Son un subconjunto de los indicadores y se refieren a mediciones relacionadas con el modo en que los servicios o productos son generados por la institucin.

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Estos instrumentos van dirigidos de forma especfica a medir los servicios de la empresa en cuanto a calidad, economa, eficiencia, eficacia e impacto.

Informe de Gestin

En el Manual de Normas. Estndar para la elaboracin del Informe de Gestin (2009), se encuentra definido como:

Es un informe elaborado por un funcionario de cada dependencia administrativa el cual va a ser enlace de la oficina de planificacin y organizacin, est dividido por 5 captulos los cuales estn distribuidos respectivamente en: Logros significativos y actividades relevantes, Ejecucin de los Planes Operativos, Indicadores de Gestin, Variables del Entorno y Instancias de Participacin, resaltando as las actividades ms importantes de la gestin mensual de cada dependencia.

Cabe destacar que este informe debe estar redactado de la manera ms clara y objetiva, para su entendimiento ya que es de gran importancia su contenido porque en l se ver cada logro significativo de cada dependencia en cuando a los indicadores de gestin.

Infografa

Por otra parte, el Manual de Normas. Estndar para la elaboracin del Informe de Gestin (2009), define de la siguiente manera, Representacin grafica de la informacin, en la que intervienen narraciones o interpretaciones.

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Esta representacin es realizada de manera que se entienda claramente los datos e interpretaciones de algn contenido, puede ser graficas y/o tablas que al visualizarse se interpreten rpidamente.

Sistema de Control de Gestin

En este mismo Manual de Normas. Estndar para la elaboracin del Informe de Gestin (2009), puntualizan al sistema de control de gestin como: Herramienta que permite evaluar las actividades desarrolladas en las distintas dependencias a travs de la medicin y anlisis de resultados de las actividades reales con respecto a las actividades planificadas y a su vez, orienta la gestin de la institucin El sistema de control de gestin no es ms que una forma de verificar y analizar que todas las actividades desarrolladas en cada Divisin, rea y Aduana Subalterna sean reales. Hoy en da la aduana cuenta con un sistema de control el cual es llamado SIGER (Sistema de Informacin Gerencial).

Control Interno

Segn el Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genrico de la Administracin central y descentralizada funcionalmente (2005), define como control interno: El control interno es un proceso, es un medio hacia un fin y no un fin en s mismo. El control interno es efectuado no es solo polticas, manuales y formatos sino personas a todos los niveles de la organizacin. Por otra parte puntualiza como objeto el siguiente:Promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y administrativa a fin de hacerla til, confiable y oportuna.

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De este modo se puede decir que el control interno seguridad en cuanto a la determinar la veracidad de los procedimiento realizados en las actividades, y la eficiencia de cada operacin.

Bases Legales

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999)

Artculo 141. La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.

En este mismo orden de ideas, se puede decir que este articulo tiene relacin con el tema de investigacin ya que son estos los principios con los cuales la Administracin Pblica tiene que ejercer su funcin, los cuales son importantes ya que al prestarle servicio a los ciudadanos se mostrara un trabajo ntido, claro y con plena responsabilidad ante los actos.

Ley de Procedimientos Administrativos (1981)

Esta ley define como Actos Administrativos en su Artculo 7: Se entiende por acto administrativo, a los fines de esta ley, toda declaracin de carcter general o particular emitida de acuerdo con las formalidades y requisitos establecidos en la ley, por los rganos de la administracin pblica. En tal sentido este anlisis explica que los actos administrativos no son ms que manifestaciones de actividades de orden legal de los sujetos referidos de la Administracin Pblica.

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Ley Orgnica de Planificacin (2001)

En esta hace referencia a la Planificacin en sus Artculos 2 lo siguiente: Se entiende por planificacin, la tecnologa permanente, ininterrumpida y reiterada del Estado y la sociedad, destinada a lograr su cambio estructural de conformidad con la Constitucin de la Repblica. Y en su Artculo 12: La planificacin debe ser perfectible, para ello deben evaluarse sus resultados, controlar socialmente su desarrollo, hacerle seguimiento a la trayectoria, medir el impacto de sus acciones y, simultneamente, incorporar los ajustes que sean necesarios. Para todo trmite y/o gestin se debe tener una planificacin de manera que as se puede controlar cualquier error y desarrollar las actividades de manera exitosa y hacer rendimiento de los recursos, cumpliendo as con las metas programadas. Por otra parte en hace referencia a El Plan Nacional de Desarrollo en el Artculo 31. El Plan Nacional de Desarrollo define los objetivos, estrategias, polticas, medidas, metas y proyectos que orientan la accin de gobierno en el perodo constitucional. Y en el Artculo 32. El Plan Nacional de Desarrollo debe ajustarse a la visin general de desarrollo del pas, contenida en las lneas generales del plan de desarrollo econmico y social de la Nacin. En el mismo orden de ideas se refiere a El Plan Operativo Anual Nacional en el Artculo 34. El Plan Operativo Anual Nacional define los programas y proyectos estratgicos que llevar a cabo el Ejecutivo Nacional. Artculo 35. El Plan Operativo Anual Nacional debe responder a las directrices contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo, as como a las orientaciones financieras y de disciplina fiscal establecidas por el Ejecutivo Nacional en el marco plurianual del presupuesto y en la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

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Los Planes Operativos Artculo 50. Cada uno de los rganos y entes de la Administracin Pblica deben elaborar su respectivo Plan Operativo, donde se concreten los programas, proyectos y acciones a desarrollar en el ao fiscal correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan Operativo Anual Nacional.

Estos planes operativos anuales y nacionales, se elaboran con el objetivo de concretar anualmente la accin estratgica del ejercicio fiscal y los recursos financieros que se destinan para alcanzar las metas anuales, y sirven como mtodos a seguir con metas y objetivos trazados para su posterior logro.

Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites Administrativos (2008)

Esta Ley Orgnica define como Trmite Administrativo lo siguiente segn el Artculo 3 A los efectos de este decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, se entiende por trmites administrativos las diligencias, actuaciones o gestiones que realizan las personas ante los rganos y entes de la Administracin Pblica.

Finalidad Articulo 4. La simplificacin de los trmites administrativos tiene por finalidad racionalizar y optimizar las tramitaciones que realizan las personas ante la Administracin Pblica a los fines de mejorar su eficacia, permanencia, utilidad, para as lograr una mayor celeridad y funcionalidad en las mismas, reducir los gastos operativos, obtener ahorros presupuestarios, cubrir insuficiencia de carcter fiscal y mejorar las relaciones de la Administracin Pblica con las personas.

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Principios y valores Artculo 5. La simplificacin de trmites administrativos se fundamenta en los principios de simplicidad, transparencia, celeridad, eficacia, eficiencia, rendicin de cuentas, solidaridad, presuncin de buena fe del interesado o interesada, responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, desconcentracin en la toma de decisiones por parte de los rganos de direccin y su actuacin debe estar dirigida al servicio de las personas.

Si bien aqu se hace referencia a los trmites administrativos que no son ms que acciones, gestiones que son realizadas al frente de los rganos y entes de la administracin pblica, los cuales estn caracterizados por una serie de valores y principios como la simplicidad, eficiencia, eficacia, celeridad, entre otros los cuales son importantes ya que estn al servicio de las personas y adems la informacin que se maneja en la Administracin Pblica debe ser basado en la transparencia. Por otra parte, la simplificacin de los trmites administrativos tiene como fin lograr un buen rendimiento del tiempo, adems de reducir los gastos, ahorros presupuestarios, adems de hacer una labor Administrativa eficiente y eficaz, logrando, logrando en cada una de las funciones un optimo resultado.

Lineamientos para la elaboracin de los planes Artculo 6. Los rganos y entes de la Administracin Pblica en el mbito de sus competencias, debern simplificar los trmites administrativos que se realicen ante los mismos. A tales fines, elaborarn sus respectivos planes de simplificacin de trmites administrativos con fundamento en las bases y principios establecidos en este Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley y de conformidad con los siguientes lineamientos: 1. Suprimir los trmites innecesarios que incrementen el costo operacional de la Administracin Pblica, que hagan menos eficiente su funcionamiento y propicien conductas impropias.

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2. Simplificar y mejorar los trmites administrativos, lo cual supone, entre otros aspectos: a) Adaptar los trmites a la forma ms sencilla posible, reduciendo al mnimo los requisitos y exigencias a las personas, dejando nica y exclusivamente los pasos que sean indispensables para cumplir el propsito de los mismos. b) Redisear el trmite utilizando al mximo los elementos tecnolgicos. c) Incorporar controles automatizados que minimicen la necesidad de estructuras de supervisin y controles adicionales. d) Evitar las instancias en las cuales el juicio subjetivo de la Administracin Pblica pueda interferir en el proceso. e) Crear incentivos o servicios adicionales que puedan otorgarse a las personas en contraprestacin al cumplimiento oportuno del trmite. f) Propiciar la participacin popular a travs de las comunidades organizadas, en especial los consejos comunales. 3. Concentrar trmites, evitando su repeticin en los distintos rganos y entes.

En resumidas cuentas, los entes y rganos de la Administracin Pblica, deben elaborar planes que ayuden a simplificar las gestiones, basndose en los principios expuestos anteriormente en esta ley, siguiendo adems unos lineamientos para su elaboracin y as minimizar los aspectos innecesarios, logrando as que se realicen de manera eficiente y la forma ms sencilla todo lo relacionado a tramites, todo esto se puede lograr reduciendo al mnimo los requisitos y procedimientos y dejar los que son realmente importantes; dentro de los planes de simplificacin hay un aspecto muy importante que se debe implementar como lo es la tecnologa, los sistemas automatizados reducen de forma efectiva los tramites haciendo as ms eficiente el funcionamiento de la Administracin Pblica.

Contenido de los planes Artculo 7. Los planes de simplificacin de trmites administrativos debern contener, como mnimo, los siguientes aspectos: 1. Identificacin de todos los trmites que se realicen en el respectivo rgano o ente.

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2. Clasificacin de los trmites de acuerdo con los destinatarios del mismo. 3. Determinacin de los objetivos y metas a alcanzar en un lapso establecido. 4. Identificacin de los indicadores de gestin conforme a los cuales se realizar la evaluacin de la ejecucin de los planes.

Al analizar este articulo el contenido de los planes recae una gran importancia ya que ellos deben tener unos objetivos y/o metas a cumplir, identificando cada uno de sus procesos y logrando as con xito su aplicacin en un momento determinado, adems de identificar los indicadores de gestin para as realizar las actividades planteadas.

Eficiencia y eficacia Artculo 9. El diseo de los trmites administrativos debe realizarse de manera que los mismos sean claros, sencillos, giles, racionales, pertinentes, tiles y de fcil entendimiento para las personas, a fin de mejorar las relaciones de stos con la Administracin Pblica, haciendo eficiente y eficaz su actividad.

Este artculo est relacionado con el informe de gestin ya que al simplificar los trmites, este se realizara de manera rpida, sencilla y ser de mucha utilidad y en cuanto a su manejo debe estar claramente redactado, esto con el fin de tener una actividad con eficiencia y eficacia.

Principio de cooperacin Artculo 11. Los rganos y entes de la Administracin Pblica, en virtud del principio de cooperacin que debe imperar en sus relaciones inter-orgnicas y con las dems ramas del Poder Pblico, debern implementar bases de datos automatizadas de fcil acceso y no podrn exigir la presentacin de copias certificadas o fotocopias de documentos que la Administracin Pblica tenga en su poder, o de los que tenga la posibilidad legal de acceder.

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Se observa en este articulo que la Administracin Pblica deberan utilizar las ventajas tecnolgicas que se muestran en su alrededor ya que con ella se puede cooperar con los dems rganos y entes del poder pblico logrando as que se pueda tener acceso a informacin y lograr sus actividades de forma rpida y sencilla.

Presuncin de buena fe Artculo 23. De acuerdo con la presuncin de buena fe, en todas las actuaciones que se realicen ante la Administracin Pblica, se tomar como cierta la declaracin de las personas interesadas, salvo prueba en contrario. A tal efecto, los trmites administrativos deben redisearse para lograr el objetivo propuesto en la generalidad de los casos. Presuncin de certeza Artculo 27. Los rganos y entes de la Administracin Pblica se abstendrn de exigir algn tipo de prueba para hechos que no hayan sido controvertidos, pues mientras no se demuestre lo contrario, se presume cierta la informacin declarada o proporcionada por la persona interesada en su solicitud o reclamacin.

En resumidas cuentas, cualquier declaracin, actuacin, entre otras; que se realice se tomara como cierta hasta que se demuestre lo contrario, as como informacin suministrada por cualquier organismo para la realizacin de alguna tramitacin. De tal forma que los entes de la Administracin Pblica no pueden exigir prueba alguna en algn hecho que no sea de relevancia.

Control posterior Artculo 32. Los trmites administrativos debern estar acompaados de un mecanismo de control posterior, as como de sanciones

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aplicables a quienes quebranten la confianza dispensada por la Administracin Pblica. Actividades que comprende el control posterior Artculo 33. El control posterior comprende el seguimiento y verificacin que realiza la Administracin Pblica a las declaraciones formuladas por las personas interesadas o su representante, con el objeto de identificar y corregir posibles desviaciones, abusos o fraudes. Este control se ejecutar de forma permanente, sin que implique la paralizacin de la tramitacin del expediente respectivo, ni gasto alguno para las personas interesadas. Las autoridades encargadas de la prestacin de los servicios sern responsables de asegurar el control posterior.

Se puede resumir a continuacin que toda gestin que se realice debe tener un chequeo de la misma, es decir un control, ya que ah se verificara si todo est transcurriendo en orden y de la manera correcta, a diferencia de una auditoria que una confrontacin de lo que se hizo y lo que se dejo de hacer. Este control tiene unas actividades como, el seguimiento de los trmites que realiza la Administracin Pblica, cabe destacar su importancia ya que en l esta determinar los posibles errores y su correccin en su momento, esto no afectara el estatus de los tramites.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001)

Sistema Nacional de Control Fiscal Artculo 4. A los fines de esta Ley, se entiende por Sistema Nacional de Control Fiscal, el conjunto de rganos, estructuras, recursos y procesos que, integrados bajo la rectora de la Contralora General de la Repblica, interactan coordinadamente a fin de lograr la unidad de direccin de los sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivos generales de los distintos entes y organismos

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sujetos a esta Ley, as como tambin al buen funcionamiento de la Administracin Pblica. Artculo 23. El Sistema Nacional de Control Fiscal tiene como objetivo fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente su funcin de gobierno, lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos del sector pblico y establecer la responsabilidad por la comisin de irregularidades relacionadas con la gestin de las entidades aludidas en el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley.

Se puede sealar en relacin a este artculo que todo ente u organismo va a estar bajo la revisin de la Contralora General de la Repblica conjuntamente con el Sistema Nacional de Control Fiscal, con el propsito principal de lograr cada objetivo y la mayor funcionalidad de los rganos y entes de la Administracin Pblica. La funcin que debe efectuarse por el Sistema Nacional de Control Fiscal es el logro eficaz de los objetivos y metas planteadas por cada rea, al igual que los principios de transparencia y eficiencia de todo ente y rgano de la Administracin Pblica.

Control Interno y Externo Artculo 35. El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas. Artculo 42. El control externo comprende la vigilancia, inspeccin y fiscalizacin ejercida por los rganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades a que se refieren el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, con la finalidad de: 1. Determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias o dems normas aplicables a sus operaciones.

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2. Determinar el grado de observancia de las polticas prescritas en relacin con el patrimonio y la salvaguarda de los recursos de tales entidades. 3. Establecer la medida en que se hubieren alcanzado sus metas y objetivos. 4. Verificar la exactitud y sinceridad de su informacin financiera, administrativa y de gestin. 5. Evaluar la eficiencia, eficacia, economa, calidad de sus operaciones, con fundamento en ndices de gestin, de rendimientos y dems tcnicas aplicables. 6. Evaluar el sistema de control interno y formular las recomendaciones necesarias para mejorarlo.

En este sentido, se puede decir que el control interno es el procedimiento en el cual se logra corroborar la exactitud y lo verdadero de la informacin suministrada, de manera tal que se logran las metas propuestas en cumplimiento de los indicadores de gestin. En cambio el control externo adems de cumplir otras funciones similares a las del control antes expuesto, evala el sistema de control interno de manera que se vea si esta correctamente efectuado y en dado caso que exista algn defecto dictar las recomendaciones necesarias para su mejora.

Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2009)

Control de Gestin Artculo 36. El control de gestin est dirigido a verificar el cumplimiento o desempeo de las actividades, tareas y acciones ejecutadas y corresponde ejercerlo a los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especfico, en el ejercicio del control interno de manera que permita medir e informar, oportunamente, a los responsables de la toma de decisiones sobre la eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de su gestin, con acatamiento de las normas que regulan su desempeo.

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Utilizacin de los indicadores de gestin e ndices de rendimiento Artculo 38. Los rganos de control fiscal podrn utilizar los indicadores de gestin que haya diseado el rgano o entidad, as como los ndices de rendimiento referenciales que stos elaboren o los de otros organismos similares. Cuando el rgano o entidad evaluada no haya establecido los indicadores, los rganos de control fiscal podrn elaborar, slo con carcter evaluativo, los indicadores que consideren necesarios para emitir opinin sobre el desempeo de la gestin de los mismos.

Estos artculos son importantes ya que en ellos se encuentra la base legal de lo que realiza el control interno en cuanto al informe de gestin que es emanado por cada rea, verificando as las actividades realizadas por las mismas, de esta forma se podr dar conocimiento a sus responsables antes de decidir, y as lograr los objetivos y los indicadores de gestin los cuales son eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto, a tal efecto que un ente u rgano de la administracin pblica no tenga establecido los indicadores, se pueden evaluar pero de manera temporal mientras se evalan.

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CAPITULO III DESCRIPCION Y ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS.

La Coordinacin de Planificacin tiene una serie de funciones, dentro de las cuales se destaca la elaboracin del Informe de Gestin mensual, el cual es visto por la autoridad mxima, este informe tiene tres (3) pasos importantes, cuyo procedimiento se describe a continuacin:

1.- Elaboracin del Sistema de Informacin Gerencial (SIGER).

Para su elaboracin se requiere principalmente solicitar los informes de gestin de las diferentes Aduanas Subalternas (Pampatar, Punta de Piedra y El Yaque), de las reas (Apoyo Jurdico, Almacenamiento y Bienes adjudicados, Resguardo y Asistencia al Contribuyente) y de las Divisiones (Operaciones, Recaudacin, Tramitaciones y Administracin). Esta

informacin debe estar expresada de manera cualitativa en forma escrita y un informe cuantitativo mediante un formato asignado y aprobado por la Oficina de Planificacin y Presupuesto, adscrita al Nivel Normativo, para luego consolidarse en el SIGER, de acuerdo a las acciones especificas asignadas por la Oficina de Planificacin y Presupuesto mediante el Plan Operativo Anual (POA). En segundo lugar se realiza el vaciado de la informacin empezando por: El rea de Apoyo Jurdico, del cual se toma en cuenta las cantidades de expedientes sustanciados para el cobro o tramite de Recursos Administrativos, todos los documentos para su revisin y elaboracin

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recibidos de las distintas aduanas dependientes y que esa rea tomara una decisin administrativa. El rea de Asistencia al Contribuyente, se toma en cuenta todas las actividades realizadas por las distintas unidades adscritas a la Aduana Principal El Guamache en relacin a consultas, quejas, contribuyentes atendidos, medios de comunicacin, actividades relevantes como charlas, seminarios, divulgacin para as brindar Cultura y Apoyo al 3er y 5to Motor. El rea de Almacenamiento y Bienes adjudicados, el control, carga y descarga de la mercanca retenida, as como el valor de esta y se encuentra bajo potestad aduanera. El rea de Resguardo Aduanero, el nmero de visitas a contenedores y su carga y descarga. Son el apoyo en la Divisin de Operaciones y trabajan en conjunto con la Guardia Nacional. La Divisin de Tramitaciones, de la cual se tomara la consolidacin de todos los documentos recibidos y entregados de las distintas unidades adscritas a la Aduana Principal El Guamache, as como la actualizacin de los auxiliares de la administracin. La Divisin de Recaudacin, la cual es muy importante ya que de ella se extrae la consolidacin de los ingresos tributarios de la Aduana

Principal, as como de las Aduanas Subalternas por concepto impositivo. La Divisin de Operaciones, se toma la consolidacin de todas las Operaciones Aduaneras comprendidas como Importacin, Exportacin, Transito, Trasbordo, Cabotaje, as como la aplicacin de Regmenes Aduaneros Especiales, cantidad de planillas liquidadas y valoradas, Actas de Reconocimiento. La Divisin de Administracin, se toma el presupuesto causado, emitido por el SIADM para as compararlo con el asignado de acuerdo a la Oficina de Planificacin y Presupuesto.

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2.- Elaboracin de la Matriz

Una vez recopilada la informacin en el SIGER, estos datos se utilizan para realizar una matriz de seguimiento y evaluacin, que no es ms que medir el rendimiento de las actividades u operaciones de manera porcentual (%), segn las metas asignadas del Plan Operativo Anual, con la finalidad de realizar cuadros comparativos de las metas asignadas por el nivel normativo y la ejecucin mensual de cada rea. Esta matriz indica las acciones especficas sealadas segn el Plan Operativo impuesto por la Oficina de Planificacin y Presupuesto las cuales son: a) rea de Apoyo Jurdico. b) Comunidades Organizadas formadas para actuar como Auxiliares Aduaneros. c) Registro de los Auxiliares Aduaneros. d) Cobro de las deudas tributarias. e) Reconocimiento de las Mercancas en Almacn.

3.- Indicadores de Gestin

Al concluir los pasos mencionados anteriormente se continua a realizar los indicadores de gestin, con el principal objetivo de medir la eficacia, eficiencia, economa, calidad e impacto, entre la cantidad de funcionarios que laboran en la aduana, estos valores son suministrados por las distintas Aduanas Subalternas Divisiones y reas. En relacin a lo antes expuesto, cada uno de los indicadores de gestin calcula mediante una

frmula distintos aspectos desglosados de la siguiente manera: a) Eficiencia: La productividad promedio por funcionario

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El rendimiento promedio por funcionario La gestin aduanera La divulgacin aduanera Gestin de cobro de derechos pendientes Servicio de mensajera internacional (Courier) Productividad promedio sobre el rgimen de equipaje bajo la modalidad de zona Libre.

b) Eficacia: Cumplimiento de la meta de Recaudacin de la Aduana Principal. Logro en orientacin y atencin del usuario.

c) Economa: Relacin recaudacin de la Aduana y los Gastos de personal Gestin Presupuestaria.

d) Calidad: Capacidad de respuesta al usuario. Actuaciones de reconocimiento. Actuaciones de nuevos Reconocimientos II.

e) Impacto: Variacin de la Recaudacin de la Aduana.

3.- Elaboracin del Informe de Gestin

La elaboracin del Informe de Gestin siguiendo los lineamientos del Manual de Normas Estndar para la elaboracin del Informe de Gestin de fecha Febrero 2009, versin 2.0, entre ellas estn las normas generales, las cuales son las siguientes:

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La consolidacin de la informacin, ser responsabilidad de los funcionarios enlace de la Oficina de Planificacin y Presupuesto. Ser enviado mensualmente, dentro de los primeros cinco (5) das hbiles de cada mes. Enviado en fsico y digital a l Intendencia Nacional de Aduanas (INA) y a la Oficina de Planificacin y Presupuesto. Redactado de manera objetiva, en forma clara y precisa, detallando las actuaciones y resultados del trabajo realizado en cada mes que reporta.

Debe ser firmado por el Jefe de la dependencia administrativa y por el funcionario responsable de su elaboracin.

Por otra parte, el manual tambin establece unas normas especficas para cada captulo y unas en general las cuales incluyen tipo de letra, mrgenes, interlineados, entre otros aspectos importantes para la

elaboracin en relacin a la presentacin. Por otra parte cada captulo tiene unos aspectos los cuales deben ser contenidos segn las normas de fondo segn el manual, los cuales se expresan a continuacin:

a) Captulo I : Logros Significativos y otras Actividades Relevantes Redactados en forma clara, breve y de fcil comprensin. Se podrn incluir fotografas, diagramas, grficos y elementos representativos que permitan visualizar la informacin reflejada en el informe. Los elementos representativos, debern ocupar un espacio mximo de media pgina con su explicacin. Debern incluir cuadro de Ejecucin Presupuestaria Mensual con su explicacin.

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Cuando corresponda, incluir cuadro de la Recaudacin mensual y acumulada, por rubro.

b) Captulo II. Ejecucin de los Planes Operativos Especificar las actividades ejecutadas durante el mes de acuerdo a lo programado en el POA. Realizar el anlisis de la ejecucin de cada accin especfica ejecutada y en caso de no cumplir la meta establecida, justificar el incumplimiento. Las actualizaciones o correcciones que surjan de informes anteriores se reflejarn en este captulo.

c) Captulo III. Indicadores de Gestin Representados de forma grfica, con breve explicacin de la informacin que se refleja. Cada dependencia incluir los Indicadores de Gestin que le corresponden de acuerdo a las actividades que realizan, los cuales debern medir los factores de: Eficiencia, Eficacia, Economa, Calidad e Impacto. d) Captulo IV: Variable del entorno. Incluir los aspectos exgenos o endgenos a la organizacin, que puedan afectar positiva o negativamente el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Operativo de cada Dependencia Administrativa.

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e) Capitulo V: Instancia de participacin. Incluir todas las actividades que realice la dependencia Administrativa en cuanto a participacin y colaboracin con otras instancias pblicas o privadas. Se podr incluir fotografas que ocupen un espacio mximo de media pgina, con su respectiva explicacin, respetando el total de pginas asignadas en este captulo.

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CONCLUSIONES

Segn las normas de forma del manual se pide realizar el informe en documento Microsoft Word, lo cual dificulta al momento de realizar las graficas ya que este sistema no es compatible con el otro (Microsoft Excel).

La Oficina de Planificacin y Presupuesto exige que el documento se enve por correo electrnico en Microsoft Word, este documento al momento de enviarse es muy pesado y difcil de cargar.

Se presenta retraso en el envi del Informe de Gestin debido a: a. La Coordinacin de Planificacin por las depende Aduanas de que la

informacin

suministrada

Subalternas,

Divisiones y reas sea enviada a tiempo. b. No hay comunicacin y colaboracin por parte de los Jefes de Divisin con la Coordinacin de Planificacin ya que esta es enlace de la Oficina de Planificacin y Presupuesto y es la responsable de la informacin consolidada. c. Se presentan fallas en el sistema lo cual dificulta la elaboracin de los informes y el envi del los mismos por correo electrnico interno. Los Jefes de Divisin no remiten a la Coord. De Planificacin un Informe de Gestin sobre las actividades relevantes, sino solamente el SIGER. Aun cuando las Acciones Especificas de los Planes Operativos estn entrelazadas entre las reas no existe comunicacin entre ellos para la consolidacin de los datos.
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Segn lo indicado en el manual se requieren de una breve explicacin y anlisis sobre los 5 factores de los Indicadores de Gestin, sin embargo por tiempo no se realiza.

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RECOMENDACIONES

En relacin a los procedimientos ejecutados mediante la realizacin del Informe de Gestin, se observaron algunas carencias mediante observacin directa y participativa, tales como:

En relacin a la incompatibilidad de documentos de Microsoft Word con las graficas de Excel, se puede realizar por Microsoft Power Point y as se aprovecha ms tiempo. Al igual que el uso de formato PDF ya que este es ms liviano y fcil al cargar.

Como la Coordinacin de Planificacin depende de que la informacin llegue a tiempo se puede enviar informes semanalmente para as evitar retraso, de esta forma tambin se podra darle la breve explicacin que requieren los indicadores de gestin con tiempo.

Debido a la informacin importante que se maneja en la Coordinacin de Planificacin en cuanto al Informe de Gestin, esta debera estar ubicada en la Gerencia, logrando as la unificacin de criterios.

Debido

que

las

acciones

especficas

enlazan

todas

las

dependencias debera realizarse mesas de trabajo constantes con el Gerente y los Jefes de Divisin para as realizar las metas y lo ejecutado del Plan Operativo y as encontrar las posibles soluciones donde exista fallas.

Aplicar un Sistema nico que permita el manejo de una Base de Datos en la cual todas las dependencias enven de forma diaria la

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informacin requerida de forma automatizada y prctica agilizando as el proceso. Esta recopilacin por la base de datos va ha ser ms sencilla, ahorrando as tiempo y esfuerzo a beneficio de lograr eficiente y eficazmente el Informe de Gestin.

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GLOSARIO Recaudacin Real: son aquellos montos provenientes de la recaudacin que se consideran ingresados al tesoro, sin deducir lo correspondiente a las erogaciones del estado por concepto de certificados de reintegro tributario, devoluciones y otros crditos fiscales. Meta: Cuantificacin del objetivo en trminos de cantidad de bienes y servicios en un perodo determinado. Eficiencia: Desarrollar una actividad al mnimo costo posible. Eficacia: Mide si los objetivos predefinidos para una actividad se estn cumpliendo Indicadores de Gestin: Conjunto de variables que miden un proceso o situacin Indicador: Unidad de medida que permite el seguimiento y evaluacin peridica de variables. Calidad: capacidad de una institucin para responder en forma rpida y directa a las necesidades de los usuarios. Impacto: identificacin de los efectos concretos y palpables de una situacin. Economa: capacidad institucional para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de su misin. Variable: Funcin que se asocia a cada elemento de una poblacin, la medicin de una caracterstica particularmente que se desea observar.

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BIBLIOGRAFIA

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