UNIVERSIDAD GALILEO CEI: San Lorenzo Carrera: Licenciatura en Tecnologa y Administracin de Empresas Curso: Automatizacin de Procesos Administrativos 1 Horario:

Sbado de 4:00 a 5:00 PM Tutor: Ing. Erick Morales Martnez

Tema: Ejercicios 1 al 6 del libro

Alumno: David Diego, David Pedro Carn: 1211431 Fecha de carrera: Primer trimestre Enero a Marzo

EJERCICIO 1 CAPTULO 1- AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO COMPETENCIA: Interpretar la estructura organizacional de una empresa. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Analice el siguiente organigrama y defina cules son los mandos altos, mandos medios y mandos bajos. Asimismo, determine cules son las lneas de mando y comunicacin.

DIRECTOR GENERAL
Responsable de calidad Director Tcnico Director de produccin Director de compras Control de gestin
Director de Admn. y Finanzas

Director comercial

RRHH

I+D

Encargados

Jefe de mantenimiento

Logstica y almacenes

Administra cin

Finanzas

Oficina tcina

Mtodos y tiempos

En el organigrama de arriba podemos apreciar que Director General es el mando alto, los Directores de cada departamento: Director tcnico, Director de produccin, Director de compras, Director comercial, Director de Administracin y finanzas y Director de Recursos humano son los de mando medio y los siguen debajo de estos son los mando bajo. Responsable de calidad y Control de gestin son asesora interna. Tambin podemos apreciar que el Director General es el jefe superior inmediato de los otros directores y tienen comunicacin directa, a su vez los directores de cada departamento son los jefes inmediatos de los que estn abajo y tambin tiene comunicacin directa, los de mando bajo en orden de comunicarse con el Director General tiene que pasar primero con el

director de departamento a la que pertenecen y este transmite la informacin al Director General.

EJERCICIO 2 DEL CAPTULO 1 - AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS COMPETENCIA: Visualizar la organizacin como un sistema. Determinar las relaciones y funciones dentro de los subsistemas de la organizacin. Comprender la definicin de proceso administrativo. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Investigue los procesos que a continuacin se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma grfica. Incluya adems, el subsistema de la organizacin en que est inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entrada. 1. Renovacin de una licencia de conducir. 2. Actualizacin de datos en la SAT para un pequeo contribuyente. 3. Atender un pedido de un cliente en una fbrica y distribuidora de tabletas de chocolate.

RENOVACION LICENCIA DE CONDUCIR

DEPARTAMENTO DE TRANSITO DE LA PLOCIA NACIONAL CIVIL

BANCO INDISTRIAL: Donde se realiza el pago

CLINICA OPTICA U OFTALMOLOGO: Examen de vista

MAYCOM: Entidad que emite licencia

DEPARTAMENTO DE RECEPCION: Donde recibe toda papelera en orden

DEPARTAMENTO DE EMISION: Done se emite.

SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entradas o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso:

EMISION: Licencia o permiso para manejar. Toda la papelera, boleta de pagos y examen de la vista. Personal, computadora, cmara, lector de huellas, etc. Verificacin de datos y multas.

ACTUALIZACION DE DATOS EN LA SAT PARA PEQUEOS CONTRIBUYENTES

SAT

RRHH

LEGAL

ADMINISTR ATIVO

SEDE OFICINA

VENTANILLA: Donde se entrega toda papelera como: cdula, boleto de ornato, formulario FDU

SISTEMAS:

EMISION:

Producto o salida esperada: Actualizacin de datos Entrada o insumos: Papelera completa y boleta de pagos

Recursos con que se cuenta: Personal, computadoras, formularios, etc. Proceso: Ingreso de datos

ATENDER UN PEDIDO DE UN CLIENTE EN UNA FBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATE SWEET CHOCOLATE S.A

SUBSISTEMAS PRODUCTIVO

SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO

SISTEMA OPERACIONES

SISTEMA DE VENTAS:

SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso:

VENTAS: Venta del producto pedido por el cliente Productos a vender Productos a vender, vendedores, publicidad, etc. Entrega del producto

SISTEMA CONTABLE

SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso:

CONTABLE: Cobro y facturacin Documentos y efectivo Personal, computadora, facturas, etc. Emisin de facturas y registros de ventas

EJERCICIO 3 DEL CAPITULO - PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA: Demostrar cmo la automatizacin de procesos incremente la productividad. Reconocer la importancia de los diversos mtodos especficos de sistematizacin y equipamiento para mejorar los procesos en una organizacin INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO: Realice un listado de los beneficios que implica la automatizacin del proceso administrativo para la solicitud y trmite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente grfica.

1. Empleado solicita vacaciones

2. Recursos Humanos revisa das disponibles

5. Se le comunica al Empleado el resultado

4. Recursos Humanos descuenta vacaciones

3. Jefe directo aprueba vacaciones

1. Llevar un mejor control sobre vacaciones de los empleados. 2. Es fcil ver la disponibilidad de das. 3. Se ahorra tiempo, costo y energas al tener una base de datos de todos los empleados. 4. Se pueden hacer pagos o descuentos al empleado electrnicamente. 5. El empleado puede ver la respuesta a travs del sistema con un usuario.

EJERCICIO 4 DEL CAPITULO 2 - PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA: Demostrar cmo la automatizacin de procesos incrementa la productividad. Reconocer la importancia de los diversos mtodos especficos de sistematizacin y equipamiento para mejorar los procesos de una organizacin. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos. 1. Inversin de Q 300.00 de mano de obra y Q 700.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas. 300 = 300 = 0.3 300+700 1000 2. Inversin de Q 700.00 de mano de obra y Q 400.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas. 150 = 150 = 0.13 700+400 1100 3. Inversiones: a. Mano de obra Q 170,000 b. Costos Administrativos Q 125,000 c. Materiales Q 600,000 d. Servicios diversos Q 30,000 e. Combustible Q 10,000 TOTAL Q 935,000 Unidades producidas en el perodo 200,000 unidades. 200,000 = 0.21 935,000 4. Inversiones: a. Recurso humano Q 300,000 b. Costos Administrativos Q 225,000 c. Materiales de oficina Q 300,000 d. Servicios diversos Q 50,000 TOTAL Q 875,000 Servicios vendidos en el perodo 870,000. 870,000 = 0.99 875,000

5. El nmero de llamadas recibidas mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. Los recursos utilizados en el sistema son los siguientes: Papel y fotocopias Q 240.00 mensuales Persona responsable del proceso Q 3,250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones) Espacio (Q 100.00 el m2 mensual), se utilizan 4 m2 de archivo, el valor total por espacio es de Q 400.00 mensuales Llamadas telefnicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningn costo por este recurso. Tambin se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero stas tampoco tienen costo. 200 = 0.05 3890

EJERCICIO 5 DEL CAPITULO 3 - INFORMACION Y COMUNICACIN COMPETENCIA: Determinar la relacin entre concepto de informacin y el proceso de comunicacin: Describir el ciclo de informacin dentro de un proceso en la organizacin. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Defina cada paso del ciclo de la informacin para los proceso siguientes. 1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco RECOPILACION: Las facturas que se juntan cada mes PROCESAMIENTO: Ingresar datos de facturas en el sistema por orden DISTRIBUCION: Enviar datos de facturas al fisco UTILIZACION: Fisco utiliza datos recibidos 2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin RECOPILACION: Recibe los documentos de la organizacin PROCESAMIENTO: Selecciona por tipo de documentos y fecha DISTRIBUCION: Los reparte a travs de correo terrestre UTILIZACION: Reciben y hacen uso de los documentos 3. Generacin de informes de inventario RECOPILACION: Escanear cada artculo en la bodega e ingresarlo en el sistema PROCESAMIENTO: Sacan diferencia de artculos ya sea completo, faltante o sobrante DISTRIBUCION: Enviar datos a gerente de inventario UTILIZACION: Al recibir datos se genera un informe para ver si hay diferencia en los artculos. 4. Facturacin para cursos matriculados en lnea RECOPILACION: Adquirir datos que irn en la factura PROCESAMIETO: Realizar la factura con los datos DISTRIBUCION: Imprimir facturas en lnea o por correo electrnico UTILIZACION: Servir de comprobante 5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera RECOPILACION: Departamento de contabilidad saca un reporte de los datos flujo de efectivo PROCESAMIENTO: Seleccionar y ordenar por clientes DISTRIBUCION: Enva por correo a gerencia financiera UTILIZACION: Genera su informe al hacer uso de los datos.

EJERCICIO 6 DEL CAPITULO 3 - INFORMACION Y COMUNICACIN

COMPETENCIA: Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicacin. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Determine cul es el propsito de la comunicacin en la administracin. Explique por qu y cmo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados. Al definir bien claro la reglas de la empresa a los subordinados, hacer una reunin con todos para hacerles saber de las reglas y procedimientos que deben seguir, tambin deben saber cmo estn las jerarquas dentro de la empresa. 2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales Concientizar e informar a todos de los objetivos de la empresa, hacerle saber a cada colaborador que es una pieza clave para para obtener buenos resultados, que se sientan parte de la empresa a travs de la motivacin y capacitacin. 3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Se sabe que el que tiene la informacin tiene el poder. Hay que compartir datos e informacin con personas de confianza para que puedan actuar si no est presente el jefe. Que ellos tengan el poder de actuar cuando es necesario, es posible que pueda haber prdida cuando solo una persona sepa de la informacin si esta renuncia o hace falta. 4. Clarificar las responsabilidades de tareas Informar a cada colaborador de su funcin dentro de la empresa. Cada quien necesita saber cul es su funcin o que le toca hacer para que no termine haciendo otras cosa que no es o que le compete a otra persona. 5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeo. Hacerles ver a travs de un organigrama de cmo est organizado la empresa, la jerarqua y lneas de mando. Deben saber quin pertenece a cada departamento y que hace cada quin o con quin hay que acudir para cualquier duda, reclamo o solucin.