Control interno: contable

Un sistema contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma til para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la informacin contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a travs del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organizacin con el fin de: proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente. asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras. asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad. evaluar el desempeo de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificacin de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relacin directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

o la definicin de quienes pueden pasar a determinadas reas de la empresa. Esto incluye mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. 2. Controles contables.- son las medidas que se relacionan directamente con la proteccin de los recursos, tanto materiales, como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la informacin contable. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo fsico parcial, mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. El objetivo bsico de un sistema de contabilidad es, proveer la informacin financiera til. El objetivo del control interno es, mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y polticas trazadas. De hecho, cada sistema depende directamente del otro. La necesidad de un adecuado control interno, explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros, informes, documentos y procedimientos contables. En el pas, con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales, malversaciones y otras practicas delictivas, se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas, como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables.

Medidas para lograr un buen control interno. I. II. Establecer lneas claras de responsabilidad. Establecer procedimientos de control, para procesar cada tipo de transaccin, (cada una debe pasar por 4 etapas separadas, debiendo ser: autorizada, aprobada, ejecutada y registrada). III. Subdivisin de funciones: este es, quizs, el elemento ms importante para el logro de un adecuado control interno. La separacin de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora tambin, la exactitud de los registros contables. Este componente crucial, pero con frecuencia descuidado, del sistema de control interno, se puede subdividir en cuatro partes: separacin de las operaciones de la contabilidad. La funcin contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos, con el fin de poder mantener registros objetivos. separacin de la custodia de los activos, de los registros de estos en la contabilidad. separacin de la autorizacin de las operaciones, de la custodia de los activos correspondientes. Siempre que sea posible. las responsabilidades deben asignarse, de forma tal que, ninguna persona o departamento maneje una transaccin completa, de principio a fin. IV. Realizar auditorias o comprobaciones internas

No es econmicamente factible para los auditores, examinar todas las operaciones de un periodo, por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables

exactos. Para medir la confiabilidad de la entidad, los auditores evalan su sistema de controles internos, determinan tambin los puntos dbiles del sistema y recomiendan las correcciones, brindando as objetividad en sus informes. Las auditorias son internas o externas. Los auditores internos deben presentar los informes, directamente al director general, durante el ao y auditar diversos segmentos de la organizacin, mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad, siendo empleados de una firma de contadores pblicos o de un rgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados. V. Diseo adecuado de documentos y registros

Existe una amplia variedad en los documentos y los registros, desde documentos primarios, como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras, hasta la confeccin de registros especiales y submayores. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega, facturas, informes de recepcin), deben ser cuidadosamente diseados. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atencin hacia el documento faltante). Efectivo en caja. el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse, en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organizacin empresarial.

 la combinacin de la caja fuerte solo debe ser poseda por el cajero, mantenindose una copia de dicha combinacin en la direccin (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia. En estos casos deber levantarse acta, ante dos testigos que certifiquen la operacin efectuada, y proceder al cambio de la combinacin. el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. deben efectuarse arqueos sistemticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes. Los faltantes y sobrantes detectados, deben expedientarse y registrarse inmediatamente, y siempre que sea posible, recuperar los recursos, mediante la devolucin del faltante por el culpable. debe establecerse un sistema de control simple, para controlar los sellos en poder del cajero, que se consideran efectivo. todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos, debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo, respectivamente. los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos, deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el rea econmica. los vales de caja para pagos menores, por servicios efectuados por particulares, deben incluir el nmero de la licencia de inscripcin tributaria del trabajador por cuenta propia. los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados, al solicitarse y liquidarse, por los funcionarios autorizados. los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres das hbiles, posteriores al regreso del trabajador. no podrn entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar.

 los salarios, no reclamados y los indebidos, sern reintegrados dentro de los cinco das hbiles, posteriores a la fecha de pago de las nominas. el efectivo cobrado deber depositarse, diariamente, en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organizacin econmica. debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilizacin de los bonos de combustibles. Separacin de obligaciones. Esta no solo ayuda a asegurar una recopilacin de datos preciso sino que tambin limita las oportunidades de hacer un fraude que requerira del acuerdo de dos o mas personas. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes: separacin de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. Toda funcin contable debe divorciarse de los departamentos operativos. Separacin de la custodias de los activos de contabilidad Separacin de la autorizacin de transacciones de la custodia de los activos relativos. Separacin de obligaciones dentro de la funcin contable. Un objetivo principal en la separacin de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona, actuando por si sola, no puede hacerle un fraude a la compaa. Autorizacin apropiada

La autorizacin puede ser general o especifica. La autorizacin general comnmente se encuentra por escrito, fija limites a pagar sobre el precio a recibir, sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. Tambin pueden haber prohibiciones absolutas. La autorizacin especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviacin particular de los limites fijados en la autorizacin general. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varan de manera considerable, desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba de manipulacin indebida. Se promueve utilizando el barrido ptico de datos de cdigos de barras, utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseando formas para un registro fcil. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con seales o timbres fuertes y cintas de recopilacin. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. Procedimientos Apropiados La mayora de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la informacin e instrucciones que facilitan el registro adecuado.

Las revisiones rutinarias y automticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. As como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por divisin y especializacin de actividades repetitivas, las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. Salvaguardas Fsicos. Obviamente, las perdidas de efectivo, inventarios, y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad, cerrojos, guardias y acceso limitado. Muchas compaas requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. Los empleados tambin utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. Las puertas a las areas de investigacin o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un cdigo especifico. Algunas veces, los negocios pequeos son en particular vulnerables al robo de activos fsicos. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el xito en el control es el personal. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema, independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificacin. A los individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades, intereses, experiencia y confiabilidad.

La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organizacin. La administracin operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Adems, la supervisin y evaluacin adecuada de los empleados son esenciales. El sistema contable mas moderno y dinmico ser deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organizacin como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicolgico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeo cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. Conciliacin Bancaria Una conciliacin bancaria es un anlisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos, pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. Los trminos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. Los bancos hacen crditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depsitos adicionales y hacen dbitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques.

Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. El cuentahabiente realiza una conciliacin bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen, ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama, procedimientos y funcionamiento general de la empresa, el contable es el relativo a la realidad econmica y financiera de la empresa. Conclusin El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administracin, dentro de una organizacin dada. Un sistema particular de control interno es usualmente un nico detalle. El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las polticas y normas de operacin, sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. Los expertos en el control de la contraccin del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contraccin del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra.

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeo y posicin financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. A esto se debe su importancia.