IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL

INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA POSTULADO Las organizaciones y sus administradores requieren de la informacin contenida en los documentos que generan en el ejercicio de sus actividades.

El termino documento debe entenderse en su sentido amplio, comprende todos los tipos de soportes de la informacin, desde el papel a los documentos electrnicos que nos ofrecen las tecnologas de la informacin (TIs).

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

Su finalidad es la planificacin y la implementacin de tcnicas para lograr un control eficaz y rentable del manejo y conservacin de los documentos que una institucin produce o recibe en el ejercicio de sus actividades. Debe aprovechar al mximo la informacin disponible y necesaria para la toma de decisiones. Una poltica de tratamiento de documentos no es de aplicacin mecnica, sino que debe servir y cada uno de sus componentes ser diseado a la medida de la institucin.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL Un programa completo de administracin de documentos, no se limita a clasificarlos, facilitar su recuperacin y eliminarlos llegado el momento. Va ms all, implica un esfuerzo sostenido de planificacin, debe responder a las expectativas de los emisores y receptores que son quienes justifican la existencia de los documentos.

OBJETIVOS Asegurar una adecuada organizacin y administracin documental.

Simplificar los sistemas de creacin y custodia de la informacin Mejorar los procedimientos de organizacin Archivstica y recuperacin de los documentos. Lograr un abatimiento en los costos almacenamiento en los archivos. Asegurar las tareas archivsticas Cumplir su funcin administrativa: proporcionar servicios. Conseguir economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos. Satisfacer las necesidades administrativas de la institucin

PROBLEMTICA Las administraciones actuales cada vez aumentan ms el volumen de informacin que manejan, y por ende, los soportes documentales, esta situacin no tiene una respuesta adecuada en cuanto a los espacios para su almacenamiento. Se presenta as, ms dificultades en la clasificacin, recuperacin y conservacin. Los tiempos actuales exigen velocidad y eficiencia en le manejo documental, para poder ser localizada de manera rpida.

RETOS EN LAS ADMINISTRACIONES MODERNAS Se puede conservar toda la documentacin? Cul es la utilidad de guardar informacin que en la mayora de los casos tiene una corta existencia? es redituable la implementacin de sistemas informticos ante esta edad de la

Al interior de las organizaciones pblicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de aquella imagen que los concibe y sita como depositorios de papeles intiles, los archivos son, o ms bien debieran ser, considerados como el autntico reflejo de las instituciones. En efecto, ms all de la imagen historicista a que se condena a los archivos, estos no son otra cosa ms que la imagen propia de la institucin que los produce. Los archivos en tanto colecciones organizadas de informacin registran el curso de las actividades cotidianas, sustantivas o no, de las instituciones. Los archivos acreditan y documentan la evolucin jurdico-administrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las tecnologas es en los documentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los organismos. Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a travs de los documentos que guardan en ellos, su relacin cotidiana con la sociedad y el entorno del que forma parte. Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada; de hecho la cabal integracin de archivos permite la propia institucionalizacin de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan. Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria y testimonio de la evolucin de su entidad productora.

dministracion+Documental - Presentation Transcript ADMINISTRACION DOCUMENTAL Ley 594 julio 14 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E informacin a la persona o institucin que los produce y a Los ciudadanos, o como fuentes de la historia Registro de informacin recibida o producida por una Entidad o persona en razn de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Cientfico Econmico Histrico Cultural Tcnico DOCUMENTO ARCHIVO PUBLICO: Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de la Prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO Por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA Fines de los archivos Importancia de los archivos Institucionalidad e instrumentalidad Responsabilidad Direccin y coordinacin Administracin y acceso Racionalidad Modernizacin Funcin de los archivos Manejo y aprovechamiento de los archivos. 11. Interpretacin SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Conjunto de instituciones articuladas entre s, que posibilitan La homogenizacin y normalizacin de los procesos Archivsticos, promueven el desarrollo de los

centros de Informacin, salvaguarda el patrimonio documental y el Acceso de los ciudadanos a la informacin y documentacin. Archivo General de la Nacin. Orientador y coordinador Archivos de entidades del estado, diferentes niveles Archivos privados De acuerdo a planes y polticas de Mincultura CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS JURISDICCIN Y COMPETENCIA Archivo General de la Nacin Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito ARCHIVOS TERRITORIALES Archivos de: Entidades de orden nacional Entidades de orden departamental Entidades de orden distrital Entidades de orden metropolitano Entidades de orden municipal Entidades de orden local Nuevas entidades territoriales que se Creen por ley. Territorios indgenas, que se crearn Cuando la ley los desarrolle. ORGANIZACIN DEL ESTADO Archivos de: La Rama Ejecutiva La Rama Legislativa La Rama Judicial Los Organismos de Control Los Organismos Autnomos OBLIGATORIEDAD CREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10. *El estado est obligado a: la creacin organizacin, preservacin control Procedencia orden original SERVIDORES PUBLICOS Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados. Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la informacin, Responsables de la organizacin y Conservacin y de la prestacin de los Servicios archivsticos. Rigurosa tica profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confa Esta misin. FORMACION DE LOS ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO PROCESOS ARCHIVISTICOS Produccin O recepcin Distribucin Consulta Organizacin Recuperacin Disposicin final SALIDA DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Motivos legales, Salida temporal, Entidades del Estado. DOCUMENTOS HISTORICOS Medidas: integridad, Seguridad, reintegro,

Conservacin. Motivos legales Procesos tcnicos Exposiciones LEY 527 Agosto 18 de 1999 Se reglamenta el acceso y uso de los Mensajes de datos APLICACION A todo tipo de informacin en forma de Mensaje de datos, salvo: Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionales Advertencias escritas que por disposicin Legal deban ir impresas, por el riesgo que Implica su comercializacin o uso. MENSAJE DE DATOS La informacin generada, enviada, recibida, Almacenada, comunicada por medios electrnicos pticos o similares, como pudieran ser, el Intercambio electrnico de datos, (EDI), internet, Correo electrnico, telegrama, tlex, telefax. FIRMA DIGITAL Valor numrico adherido al mensaje de datos, Vinculado a la clave del iniciador y al texto. Atributos para que sea vlida como firma Manuscrita: Es nica a la persona que la usa Es susceptible de ser verificada Est bajo el control exclusivo de quien la usa Esta ligada a la informacin o mensaje, si stos son cambiados la firma se invalida * Conforme a las reglamentaciones del Gobierno. ENTIDADES DE CERTIFICACION Personas jurdicas Pblicas Privadas Cmaras de Comercio SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION ORDENACION DOCUMENTAL Ubicacin fsica de los documentos dentro De las respectivas series y unidades Documentales en el orden previamente Establecido. Apertura de series documentales.

Organizacin del archivo de gestin Ordenacin de series, expedientes y tipos documentales. La codificacin de las series la coloca la Empresa de acuerdo a la organizacin. ORGANIZACIN DE ARCHIVOS 220.05 INFORMES 220.0501 Informe de Gestin 220.0502 Informe institucional Informe institucional 2001 Informe institucional 2002 220.0504 Informe de Actividades Informe de actividades de Enero de 2002 Informe de actividades de Marzo de 2002 220.13 ACTAS 220.1303 Actas de Comit Directivo Actas de Comit Directivo de 2000 Actas de Comit Directivo de 2001 220.17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 220.1701 Anteproyecto de Presupuesto de Inversin 220.1702 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Proceso archivstico mediante el cual se transfiere Sus series documentales al archivo central. PASOS METODOLOGICOS Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia. Solicite asesora al Grupo de Archivo. Seleccione los expedientes de las series y Subseries documentales que deben transferirse. Realice la seleccin natural. Retire: Impresos o publicaciones peridicas formatos hojas en blanco borradores copias y fotocopias; cuando no hagan parte integral del expediente. Ordenacin de tipos documentales: se coloca uno tras otro.

Foliacin: El 1 al documento ms antiguo y el nmero mayor al documento ms reciente. San Jos del Guaviare, _________ de__________ de 2002 En la fecha fueron retirados de este expediente los Folios nmeros ____________________ los cuales se Eliminaron por motivos de seleccin natural ya Que carecan de valor para la administracin. Nombre y firma del funcionario responsable de la Dependencia. Elabore esta nota si fue necesario la seleccin, Ubquela al inicio de la carpeta y consigne la nota en El inventario para transferencia documental. Ordene los expedientes por ao y en secuencia. Utilice carpetas desacidificadas. Proceda a enumerar las carpetas de 1 hasta n, Tantas carpetas vaya a transferir. En la solapa (vrtice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos (utilice lpiz de mina negra): Carpeta No. 1 caja_______ 220.0502 OFICINA PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO INFORME Institucional 2001 01-01-02 a 01-12-31 55 folios Ubique las carpetas en cajas para archivo. Siga el orden ascendente de la numeracin. 1234 Consigne los datos exigidos en los espacios que vienen impresos en la caja para archivo. CAJA No. Deje este espacio en blanco DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que transfiere SERIE: Nombre de la serie contenida en la caja. FECHA: Fechas extremas de los documentos all contenidos.

REPUBLICA DE COLOMBIA NOMBRE DE LA EMPRESA INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL REGISTRO DE ENTRADA AO MES DIA NT 01 12 23 001 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL ORICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEAMIENTO No. De orden Cdigo NOMBRE DE LS SERIE O CONTENIDO FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL AO MES DIA NO. FOLIOS UNID. CONS. SIGNATURA ARCH. CEMTRA PRESTAMO DE DOCUMENTOS Ficha de afuera DOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO FECHA RETIRO FECHA DEVOLUC FIRMA Anteproyecto de Presupuesto de Inversin para 2002 54 C arlos Prez Jefe de Presu- puesto 01-12-12 01-12-13 COMPONENTES DE LA GESTION DOCUMENTAL ORGANIZACIN : Polticas, normas, programas. DOCUMENTOS : Soportes, Trmite, Tipos documentales, Clasificacin, Ordenacin, Valoracin, Acceso. TECNOLOGIA : Arquitectura de Red. USUARIOS : Internos y Externos. ARCHIVO TOTAL PRODUCCION TRAMITE CLASIFICACION VALORACION ORDENACION DISPOSICIN FISICA DESCRIPCION UTILIZACION PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS Proceso archivstico sistemtico Encaminado al eficiente, efectivo y racional Manejo y organizacin de la documentacin Producida y recibida por una entidad, desde Su origen hasta su destino final, con el Objeto de facilitar su produccin, trmite, Clasificacin, ordenacin, descripcin, Utilizacin y conservacin. OBJETIVOS - P.G.D. Racionalizacin y normalizacin de la documentacin. Manejo integral de la informacin. Evaluacin y valoracin de documentacin Simplificacin de trmites Normalizacin de tareas archivsticas. Modernizacin administrativa. Universalizacin de la informacin. PRODUCCION DOCUMENTAL Recepcin o generacin de documentos en Una unidad administrativa en cumplimiento De sus funciones especficas. Documentos facilitativos Documentos sustantivos DOCUMENTOS FACILITATIVOS O COMUNES: Son los que sirven de apoyo a las funciones de una institucin . DOCUMENTOS SUSTATIVOS O CARACTERSTICOS Son los que sirven a las funciones para las Cuales existe la institucin.

TRAMITE DOCUMENTAL Recorrido que surte un documento desde Su produccin hasta su disposicin final, En cumplimiento de una funcin Especfica y para lograr un propsito Comn. CLASIFICACION DOCUMENTAL Labor intelectual mediante la cual se Identifican y establecen las series que Componen cada agrupacin documental (fondo, seccin) de acuerdo a la estructura De la entidad. VALORACION DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determinan Los valores primarios y secundarios de Los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases Del Archivo . SELECCIN DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin bien sea para su eliminacin o su conservacin total o parcial. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ES UNA HERRAMIENTA ARCHIVISTICA QUE PERMITE AGRUPAR LA DOCUMENTACION DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES PROPIAS DE CADA DEPENDENCIA Y ESTABLECER UN TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE DE FORMACION DEL ARCHIVO PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Primera Etapa Investigacin preliminar sobre la institucin y sus Fuentes documentales: Compilacin de la informacin institucional (estructura orgnico - funcional) Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas Relativas a creacin y cambios estructurales de la entidad. Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos. Organigramas. Reglamentacin de archivo de la entidad. Entrevista con los productos de los documentos a nivel Institucional.

Identificacin y definicin de unidades documentales. Establecimiento de flujos documentales en cada oficina. Valoracin primaria de la documentacin. Segunda Etapa Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada Conformacin de las series con sus respectivos tipos documentales. Valoracin y seleccin documental. Elaboracin de propuestas de tablas de retencin documental METODO CONVEN- CIONAL SISTEMAS DE ORDENACION ARCHIVISTICA A,B,C,D, ALFABETICO GENERAL NUMERICO SIMPLE 1,2,3,4, CRONOLO- GICO 01- Abril 2002 05- abril 2002 13- abril 2002 TOPOGRA- FICO SALA 1 SECCION B ESTANTE 6 BANDEJA 3 DECIMAL 1 1.1 1.2 2. 2.1. 2.1.1. MAC BEE GEOGRA- FICO ARMENIA CALI IBAGUE TUNJA ASUNTOS O MATERIA ACTAS CONTRATO INFORMES HISTORIA LABORAL ONOMASTICO Acosta Jorge Barrera Luis Martnez Felipe Zea Elvira ALFABETICO NUMERICO CONSERVACIN PREVENTIVA Conjunto de medidas adoptadas para garantizar La integridad fsica de los documentos. FACTORES DE ALTERACIN: AMBIENTALES: Temperatura Humedad Luz Polvo BIOTICOS: Microorganismos Hongos y bacterias Insectos: Pescadito de plata Termitas, hormigas blancas y comejn. Piojos de los libros y del polvo Escarabajos o carcoma de madera Polilla o mariposa nocturna Cucaracha Roedores: Ratones DESASTRES: Incendios Terremotos Inundaciones ANTROPOGNICOS: Depsito, mantenimiento y manipulacin. Vandalismo COMPOSICIN DE LOS MATERIALES Celulosa, pegante MATERIALES INESTABLES: tintas cidas, adhesivos. CONDICIONES AMBIENTALES CONSERVACIN DE MATERIAL Material documental: Soporte papel: T= 15 a 20C y H.R: 45% a 60 % Fotografa: T 15 a 20C y H.R = 40% a 50% Medios magnticos: T 14 a 18C, H.R.= 40 a 50 % Microfilm: T 17 a 20c y H.R. 30% a 40% DEPOSITOS Ubicacin: humedad. Contaminantes, atentados. Aspectos estructurales: carga 1200 k|mt2. antifuego. Capacidad de almacenamiento. Distribucin: zonas de trabajo Mobiliario para otros soportes. Luz Ventilacin Seguridad Mantenimiento E-mail: [email_address] Pg WEB: www.archivogeneral.gov.co

Archivistica - Presentation Transcript CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente. ESTADO DE LA DOCUMENTACIN SOLUCIN A LOS FONDOS ACUMULADOS CONCENTRACIN DOCUMENTAL PARA LA CREACIN DEL ARCHIVO TOTAL Se realizar la concentracin de la totalidad de la documentacin con miras al levantamiento de las Tablas de Retencin Documental. LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIN DE HISTORIAS LABORALES FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Mtodos de organizacin de los fondos documentales Sistemas de codificacin y clasificacin usados dentro de la Secretaria La creacin de mecanismos de accin que propenden a la conservacin documental El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales. Realizar el anlisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia. Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. Creacin y prestacin de los servicios del Archivo. Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentacin en custodia. FUNCIONES DEL ARCHIVO... Rediseo de Servicios de informacin. Creacin de nuevos servicios: Capacitacin al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organizacin y control de la documentacin que a diario manejan. FUNCIONES DEL ARCHIVO...

FUNCIONES DEL ARCHIVO... Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental. La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. FUNCIONES DEL ARCHIVO... Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La definicin de la Informacin contenida en los nuevos formatos y su uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administracin: Gestin y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigacin y la cultura Qu es un ARCHIVO Qu es un Archivo Pblico Qu es Archivo Total Qu es Gestin Documental Qu es Soporte Documental Qu es Documento Original CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS DESDE LA LEY 594 DE 2000 ARCHIVO Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material ARCHIVO PUBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un Servicio Pblico por entidades privadas ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.

GESTIN DOCUMENTAL Conjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin. SOPORTE DOCUMENTAL Adems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA Disponer de la Documentacin ORGANIZADA Con miras a la RECUPERACIN para su USO ADMINISTRA-TIVO Administracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Finalidad de los Archivo Importancia de los Archivos Responsabilidad PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS PROCEDENCIA Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece. Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales: ORDEN ORIGINAL Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Histrico Cultural Investigacin Cientfico ARCHIVO DE GESTI N ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HIST RICO Administrativo

Legal Fiscal Contable Tcnico Valores Primario s Valores secundario s Documentacin Activa Documentacin Semi-activa Documentacin Inactiva Definiciones del Valor Primario Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitacin, la vigencia y el plazo precaucional. Mientras sirven a la Institucin, por ende este valor es transitorio. Aspectos o Facetas del Valor Primario Administrativo Es anlogo al valor Legal, pero solo para el mbito interno de la Institucin. Poseen ste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones. Todo doc. tiene un valor Legal: Los doc. que afecten a la organizacin en su orden general. Los doc. testimoniales. De contratos. Legal Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero. Contable TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMIT DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Hoja N_____de_____ Unidad Administrativa: ___________________________ Oficina Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad Remitente: ____________________________ Entidad Productora:

____________________________ REGISTRO DE ENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS Repblica de Colombia Archivo General de La Nacin FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Elaborado por:_____________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Entregado por_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma:___________________________________ Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________ SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN Lo integran: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial) CUALES SON SUS FUNCIONES BUSCAR LA MODERNIZACIN Y HOMOGENIZACIN METODOLGICA EN LA FUNCIN ARCHIVISTICA (COOPERACIN E INTEGRACIN). SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN QUE ES Es el conjunto de Instituciones archivisticas articuladas entre s CUALES SON SUS FUNCIONES LEY 594 DE 2000 QUE REGULA QUIEN LA EMITE CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS POR JURISDICCIN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN: NACIONAL DEPARTAMENTAL DISTRITAL METROPOLITANO MUNICIPAL LOCAL Archivos de nuevas entidades creadas por Ley. Archivos indgenas segn la disposicin de la LEY. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTNOMOS ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS Obligatoriedad de conformacin Responsabilidad de la gestin documental. Garanta de espacios Control de los recursos Responsabilidad de los servidores pblicos Secretarios Funcionarios Capacitacin para los funcionarios

Uso de nuevas tecnologas Validez documental Custodia documental de entidades liquidadas. CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS. L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS: MOTIVOS LEGALES PROCESOS TCNICOS EXPOSICIONES CULTURALES CONTROL Y VIGILANCIA VISITAS DE INSPECCIN VERIFICACIN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. CREACIN, ORGANIZACIN O TRANSFERENCIA. CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES TERRITORIALES. CIRCULAR 004 DE 2003 El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos. CIRCULAR 004 DE 2003 Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica que viene adelantando la Presidencia de la Repblica, el Departamento Nacional de Planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, un plan de contingencia que involucra el acompaamiento y seguimiento de la conformacin de los Archivos. ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES DOCUMENTOS MINIMOS: Acto administrativo de nombramiento o de contrato de trabajo. oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo. Oficio de aceptacin del nombramiento. Documento de identificacin.

Hoja de vida (formato Unico de la Funcin Pblica). ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES DOCUMENTOS MINIMOS: Soportes documentales de estudios Acta de Posesin Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaracin de Bienes y Rentas Certificado de Aptitud Laboral Afiliaciones Evaluacin del Desempeo Actos Administrativos ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES Establecimiento de Controles que garanticen las la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades propias de la gestin del talento humano. ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su produccin. Los documentos de cada HL debern estar colocados en unidades de conservacin adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha ms antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendr mas de 200 folios. PREPARACIN FISICA DE LA DOCUMENTACIN Limpieza Ordenamiento Foliacin Almacenamiento Identificacin fondos Documentales

Estructura Orgnico-funcional Agrupaciones Documentales FASES ORGANIZACIN Identificacin de Temas o Asuntos Valoracin Documental Seleccin Inventario Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos. ORGANIZACIN FSICA Revisin de los Procesos desarrollados en las fases anteriores. UNIDAD DE DIGITACIN UNIDAD DE ALISTAMIENTO UNIDAD DE CONTROL DOCUMENTAL TERMINADO FINAL PROCESOS TCNICOS ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTO Independencia, funcional, orgnica o de responsabilidades. Funcional Eficiente,eficaz y econmico Seguro ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES AMBIENTALES Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%. Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.( LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA ) Equidistante a la Secretara. ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

CONDICIONES ESTRUCTURALES DENTRO DE LA SECRETARIA ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas) CONDICIONES FUNCIONALES ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO. SERVICIOS CAPACITACIN CONSULTA REPROGRAFIA Consulta y prstamo del Archivo de Gestin Consulta y prstamo de Documentos del Archivo Semiactivo SERVICIOS Consulta de las Bases de datos Almacenamiento, Custodia y conservacin de la documentacin Semi e Inactiva Custodia y conservacin de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo SERVICIO DE PRESTAMO GENERALIDADES DEL SERVICIO USUARIOS SOLICITUDES CONTROLES DE PRESTAMO OTROS MANEJOS MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.

Fundamentos Archivisticos Admon Dctos - Presentation Transcript FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA Documento Soporte Medio Informacin Soportes documentales DOCUMENTO Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida en razn de sus actividades o funciones

Los documentos son importantes porque: Permiten la comunicacin humana. Son un medio valioso de informacin. Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobacin de cualquier actividad ya sea tcnica, econmica u investigativa. Dejan constancia por algn medio material de las gestiones administrativas. Sirven para la toma decisiones administrativas Documentos de Archivo Funciones Documento de Apoyo Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas . No se transfieren al Archivo Central ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Soporte: hace relacin a la parte material o fsica (papel, cinta, disco) Tcnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, cdigos, signos. Estructura: hace referencia al formulario y a las clusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo. Contenido o asunto: mensaje o informacin que transmite el documento CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad Internos: Entidad productora, fecha y lugar de produccin, contenido sustantivo y orgenes funcionales

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Segn tipo documental Por la tradicin documental o forma de transmisin Por el tipo de funcin a la que sirven los documentos o por su contenido Por el mbito jurdico al que pertenecen o por su autor, fuente. Clases de documentos Sustantivos Se derivan de las funciones especficas de la entidad. Ejemplo: Historias Clnicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegacin, Expedientes Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc. Facilitativos Son documentos comunes a todas las instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestin, Actas de reuniones de trabajo, rdenes de pago, nminas, contratos, convenios, Etc. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Primera edad: Planificacin y tramitacin Segunda edad: vigencia y Plazo precaucional Tercera edad: Fase permanente o histrica VALORACIN Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo VALORACION DOCUMENTAL Consiste en determinar el valor administrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y el valor histrico, cientfico o cultural (valores secundarios) de los documentos con el propsito de establecer su tiempo de conservacin en el archivo de gestin , en el archivo central o su eliminacin o conservacin permanente en el archivo histrico Primarios Secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico Historia Cultura Ciencia Investigacin VALOR ADMINISTRATIVO El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin.

Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin. VALOR JURIDICO A quel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn.

VALOR LEGAL Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR FISCAL Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. VALOR CONTABLE Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada VALORES SECUNDARIOS Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin. Concepto de Archivo Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos Uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando su origen y orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produjo, para los ciudadanos o para servir de fuentes para la historia . ORGANIZACIN DE ARCHIVOS El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para el uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia

Organizacin de los archivos Importancia Para la Administracin: Gestin y Control Para los ciudadanos Para la ciencia, la investigacin y la cultura OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS Constituir un centro activo de documentacin e informacin, a disposicin de toda la entidad. Asegurar una perfecta conservacin de los documentos del archivo Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de todas las oficinas y servicios de la entidad. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS Permitir una rpida localizacin de los documentos Preservar la histrica de la empresa FUNCIONES DEL ARCHIVO Ser la memoria corporativa Reunir ordenadamente los documentos Asegurar la conservacin de la informacin Soportar la toma de decisiones El archivo puede desarrollar funciones de: oficina de investigacin, biblioteca, hemeroteca u oficina de estadstica. CLASES DE ARCHIVOS Segn su organizacin: Centralizado, descentralizado descentralizado con control central y satlites Segn su naturaleza: Pblicos y privados Gustavo A. Trujillo M. Segn su Jurisdiccin o Alcance : Nacionales, distritales, departamentales, municipales, empresariales o institucionales, personales o familiares. Segn su ciclo vital : Gestin, central o intermedio e histrico Segn su acceso : Pblicos y reservados Segn su uso : Activo, semiactivo e inactivo ARCHIVO CENTRALIZADO

Toda la informacin de la empresa se haya reunida en una sola oficina. VENTAJAS: Cuenta con personal especializado Controla duplicidad de documentos Economiza tiempo y espacio Racionaliza la adquisicin de materiales y equipos Responsabilidad centralizada Facilita la unificacin del sistema de archivo ARCHIVO DESCENTRALIZADO Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentacin que le compete, bien sea recibida o producida. Se presenta falta de control y se corren riesgos de extravo de documentos. ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL El trmite de la documentacin est centralizado, pero las dependencias conservan la documentacin vigente. Se cumple el ciclo vital de los archivos. ARCHIVOS SATLITES Conservan informacin tcnica, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralzaidos ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a: Clasificar Ordenar Describir Los documentos de una entidad. GESTIN EN EL ARCHIVO Produccin o Recepcin: En el cumplimiento de sus funciones.

Trmite: Es el momento donde se da la constancia de recibido. Distribucin: Estudio documental para determinar series, subseries, expedientes para futuras consultas. GESTIN EN EL ARCHIVO Consulta: Derecho que tiene un usuario, se debe llevar registros y controles. Retencin: Es el plazo en trminos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el central. GESTIN EN EL ARCHIVO Conservacin: Conjunto de medidas para garantizar la integracin fsica de los documentos, lo mismo que el manejo de la informacin. Disposicin Final: Se relaciona con el estudio de los valores del documento. GESTIN EN EL ARCHIVO Eliminacin: La destruccin de los documentos que haya administrativos, legal, fiscal, tcnico, contable y que no represente inters para la historia, cultura o investigacin. Conservacin permanente: Se catalogan documentos de conservacin permanente, todos aquellos que informan sobre los orgenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y otros de valor testimonial. PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO Seleccin Ciclo vital de los documentos Valores de los documentos Tablas de retencin Expurgo, descarte Transferencia PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO Descripcin: Inventarios Guas

Catlogos ndices PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO El servicio Usuarios Medios para la prestacin del servicio: correo, fax, reprografa, telecomunicaciones Difusin Capacitacin PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO Conservacin y preservacin: Necesita apoyo de las Directivas Creacin de documentos estrictamente necesarios (Tcnica de diseo, control del flujo documental para evitar duplicaciones innecesarias o la creacin de expedientes que se conviertan bien e una suma desordenada de documentos NUEVAS TCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS Microfilmacin Archivos pticos Correo Electrnico Internet Scanner PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO Principio de Procedencia: Consiste en separar los documentos producidos por una institucin u organismo de aquellos que produce otra institucin u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar. Es el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (Fondos documentales), y administrativos (secciones y subsecciones documentales.

PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO Principio de Orden original: Se define como la ubicacin fsica de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronolgico en que se recibieron, produjeron o tramitaron, con miras a solucionar un asunto determinado. Principio de Orden Original Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta No.__________Caja No.__________ SECRETARIA GENERAL 300.24 INFORMES 300.24.02 Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestin Archivo Central Archivo Histrico Transferencias Primarias Transferencias secundarias Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital . SISTEMA DE ARCHIVOS ARCHIVO CENTRAL Comit de Archivos Oficina de Recibo y despacho de Correspondencia Archivo Histrico Archivos de Gestin O de Oficina

Clasificacin documental La clasificacin es una labor intelectual, de disposicin de cualquier elemento segn esquema, plan o marco preestablecido.

La clasificacin documental es el conjunto de operaciones operativas tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental en forma jerrquica con criterios orgnicos o funciones para revelar su contenido.

El proceso La clasificacin es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organizacin de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la informacin contenida en los documentos para su utilizacin administrativa, jurdica y cientfica.

clasificacin

Organizacin de archivos

Ordenacin

Descripcin

La clasificacin como proceso archivstico. Como proceso archivstico la clasificacin permite la identificacin y el agrupamiento sistemtico de documentos semejantes con caractersticas comunes, teniendo como base la estructura orgnico-funcional de las instituciones y los trmites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. Agrupaciones documentales Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, subsecciones, las series y las subseries documentales.

Fondo documental Es la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades Seccin documental es una subdivisin de l fondo identificado con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin q produce el fondo. Subseccin documental Es una divisin de la seccin documental ( divisin administrativa) en algunos casos la subseccin recibe el nombre de oficina, divisin o seccin. La subseccin tienen a su cargo funcione y actividades especificas dentro de la seccin. Serie documental Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcin determinada. Cada seccin y subseccin esta constituida por documentos agrupados en series.

Subserie documental Es una subdivisin de la serie documental. Esta conformada por el conjunto de unidades documentales producidas en accione administrativas semejantes. Unidad documental Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas. La unidad documental puedes ser simple o compleja. Simple Cuando esta constituida por el mismo tipo documental compleja cuando esta integrada por tipos documentales de diversa ndole, que responden a una secuencia dentro de un tramite Tipos documentales son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, acetatos entre otros)y con los mismos caracteres internos especficos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institucin.

Agrupaciones documentales Fondo documental Series documentales Subsecciones documentales

Estructura organica entidad Dependencias de mayor jerarqua Grupos de trabajo

Definicin La clasificacin documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funcione desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin. Procedencia Estructura Funciones

clasificar

identificar

Elementos de la clasificacin