RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS Actividad de Aprendizaje

O A N E X T E R M U R A D I C C O N T A B L E S N U M E P

L R O S E L F O L L E T O S R O N O R A D I C I A N E X R

R E R T A S A T I R C S E S E N O I C A C I N U M O C A O

E G Y I L E S D I N C E T R J S O F I C I A T E T A P A P

G I Z G O L C I R C U L R E U E O T A O S E L L I N A N A

R C X A E A I C N E D N O P S E R R O C E D D A D I N U G

E O T N N N R I E X T E R A D M A A C R L I B E R A C R A

V P P D V O E E X T L F O L L E T M O E L E Y G E N I A N

I I N U I R R R O G E O I R E T N I N G O R A S C E N P D

S A O T B M A C A E Y L N A I M O T S I R A D A O R D U A

T S R S O L D R E L G L T D N A F E E S A D I C N A I B R

A R A M L V I I N L D E O I S N I X C T D I O I T C F L I

S E D T A I A C T O E E N C P U A T U R I C N N A I O I A

A G I S T N B A A R T N A U E O V I T U C S E C B D L C M

N L C N H A U N I C V V S R C H V R V E A C T E L A L A O

E A A U T L A A D I I I O E C R T I S N D O C T A R E N D

R M B M C E L I L R L O F V I H E O T O O N O S U M E A E

E E L E O S R L F E H G N I O M I C X U R S R A M I R X L

C N E R N I E N O S S F J E N E M V E C C I R M A G T E O

E T S A T R G U A F N D O I S X S U O P O E O R N E E X Y

P A R C A C S M C S O U R N I T O N L S C O S O R U L T E

C R T I B U T I O E R L T S S E S U I L A A S N A R E E S

I I M O L L I S N L A L S P T O F M A N E Y A A O A G R T

O A A N E S B A T L D E I E E T X E T H Y S G N U C R I I

N S L O G U A G A X O S G C I C C E X T E R E O M A A O L

E L O L P O F I C I A L E S O M A S N U M E R A D U M R O

R E V I S C I R C U L A R E S A C I D A R E G I S T O A T

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y resaltarlas en la sopa de letras. 1. Seala que las entidades debern elaborar programas de gestin de documentos. LEY GENERAL DE ARCHIVOS 2. Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones de una entidad. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 3. Uno de los requisitos de la normalizacin. TRAMITE 4. Segn el destinatario las comunicaciones se clasifican en: EXTERNAS E INTERNAS 5. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes. RECEPCION 6. Situar un documento en la empresa. RADICAR 7. Conforman el grupo ms voluminoso de documentos comerciales que se producen en una oficina o entidad. COMERCIAL 8. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES 9. La recepcin se fundamenta en una labor de: INSPECCION 10. Al imprimrselo al documento, indica que ste es de propiedad de la empresa. SELLO RADICADOR 11. Anotacin de los datos ms significativos de la comunicacin en un formato para su control y trmite dentro de la entidad. REGISTRO 12. Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a las dependencias que deben atenderlos. DOCUMENTOS NO RADICABLES 13. Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trmite es diferente al de la correspondencia ordinaria. DOCUMENTOS CONTABLES 14. Se controla su rotacin mediante un formato que se adhiere a de la publicacin. FOLLETOS, REVISTAS Y COMUNICACIONES

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

15. Estos documentos no requieren COMUNICACIONES PERSONALES

de

ningn

control

especial.

16. Nos permiten simplificar los procesos de elaboracin, organizar la presentacin y el manejo de las comunicaciones. NORMAS TECNICAS 17. Se refieren a la presentacin fsica del documento como: mrgenes, espacios y cuerpo de la comunicacin. ESTILO 18. Toda comunicacin debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el nombre de: COPIAS REGLAMENTARIAS 19. Es un compendio numrico-cronolgico de todas las copias de las comunicaciones despachadas por la entidad. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA 20. .Uno aspectos que se observan en el momento de verificacin es: NORMAS JURIDICAS Y TECNICAS, REQUISITOS DE PRESENTACION, FIRMAS AUTORIZADAS, ANEXOS Y CANTIDAD DE COPIAS 21. Consiste en asignar un nmero a cada comunicacin. NUMERACION Y FECHADO 22. ltimo paso del procedimiento de despacho de documentos. ENVIO 23. Estas comunicaciones se numeran y registran en forma independiente. ACTOS ADMINISTRATIVOS 24. Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica informacin de una organizacin. COMUNICACIONES ESCRITAS Son 27 palabras en total. Animo...

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