PRODUCCION

DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

PROCEDIMIENTOS Origen, creacin y diseo de formatos y documentos.
ACTIVIDADES Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de y escribir procesadores de texto). Normalizacin de la produccin documental Identificacin de dependencias productoras. Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

RECEPCION DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. (GRGA)

PROCEDIMIENTO Radicacin de Documentos Registro de Documentos

ACTIVIDADES Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA) PRPOCEDIMIENTO Distribucin de Documentos Externos Distribucin de Documentos Internos Distribucin de Documentos Enviados

ACTIVIDADES La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos.

TRMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA) PROCEDIMIENTO Recepcin de Solicitud o Tramite Respuesta ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos (GRGA) PROCEDIMIENTO Clasificacin Documental Ordenacin Documental Descripcin Documental ACTIVIDADES El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. (GRGA)
PROCEDIMIENTO Formulacion de la Consulta Estrategia de Busqueda Respuesta a la Consulta ACTIVIDADES La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (GRGA) PROCEDIMIENTO La proteccin de los Documentos, el Establecimiento y Suministro de equipos adecuados para el archivo. ACTIVIDADES El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (GRGA) PROCEDIMIENTO La Conservacin Total de los Documentos Eliminacin de Documentos Seleccin Documental Microfilmacin

ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas.

Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:

Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.