PROJE RSK YNETM

Giri Gnmzde bireylerin ve kurulularn ulaabilecekleri bilgi eit ve miktar srekli artmaktadr. Ancak, gelecek belirsizliklerle dolu olduu iin, irketlerin, yaptklar ilerin doas gerei, srprizler ile karlamalar her zaman iin mmkndr. Elbette srprizlerin hepsi olumsuz deildir. Bunlarn bazlar bizim lehimize de olabilir. Btn abamz, olaylar lehimize evirebilecek yollar bulmaktr. Biraz daha teknik bir dil ile ifade edecek olursak; bilinmeyenler (belirsizlik) ya bizim lehimize (frsat) ya da aleyhimize (risk) olacak ekilde gerekleebilir. Proje Risk Ynetiminde temel yaklam, projedeki belirsizliklerin olumsuz etkilerini (riskleri) en aza indirirken, olumlu etkilerini (frsatlar) artrmaya almak ve gelecekteki muhtemel olumsuz olaylar olduunda bunlara tepki vermek olarak deil, bu olaylar olmadan gerekli tedbirleri almak eklinde grlmelidir. Byle bir yaklamla nceden planlama yaplarak alternatif eylem planlar seebilir v beklenen proje hedeflerine ulamak mmkn olabilir. Dolays ile Risk Ynetiminin amac; proje risklerini belirlemek ve onlar ortadan kaldrmak ya da etkilerini azaltmak zere gerekli stratejileri gelitirmek, ayn zamanda frsatlar maksimize edecek admlar atmaktr. Yanl giden ilerin olumsuz sonularn ve olaslklarn azaltc planlamay yapmak ve giderilmeyen risklerle ilgili sorumluluklarn belirlenmesini salamak suretiyle projenin zamannda, istenen kalite ve tahsisli bte snrlar dahilinde gerekletirilmesi olasl artrlm olur. Bu sunumun amac, savunma projelerini yrten gerek kamu grevlileri gerekse yklenici firmalarn proje yneticilerine stlendikleri projelerdeki baar olasln artrmak iin risk ve belirsizlik ynetimine nasl yaklalacana ilikin ip ular vermek, proje risk ve frsat tanmlarna temel bir anlay getirmek ve riski gidermek iin sistematik yaklamlar sunmaktr. Proje Risk Ynetimi Sreleri Proje risk ynetimi; risk etkilerinin sistematik olarak tanmlad, deerlendirildii ve uygun tedbirlerin alnd bir sretir. Dier bir ifade, ile istenmeyen deiikliklere neden olma potansiyekline haiz olaylar ya da alanlar tanmlamaya ve kontrol etmeye odaklanan sistematik bir yntemdir. Bu sistematik yaklam drt ana sre ihtiva etmektedir: maruz kalnacak riskin tqanmlanmas, tanmlanan riskin saysallatrlmas, dier bir deyimle deerlendirilmesi, riske tepki gelitirme ve tepkinin kontrol edilmesidir. Proje Risk Ynetiminin Amac Projenin temeli olan kapsam, kalite, zaman ve maliyet unsurlarn etkilemesi muhtemel olaylar belirlemek, Her bir muhtemel olayn etkisini lmek, Bu muhtemel olaylardan kontrol edilemeyenlerin ynetimi iin bir esas oluturmak, Kontrol edilebilenleri ise kendi lehimize deitirmeye almaktr.

Proje Risk Ynetiminin lkeleri Her proje iin risk mevcuttur. Riskin uygun ekilde ynetilememesi devaml kriz yaratr. Ne yaplacana, ne zaman yaplacana ve yeterli ilemlerin yaplp yaplmadna karar verilememesi durumlarnda risk uygun ynetilememektedir.

Risk tanmlamas sresi; projenin baarlmas sonunda ortaya konacak olan rn ya da hizmetin incelenmesi ile balar, riskin kaynaklar, risk olaylar ve bunlarn belirtilerinin belirlenmesi ile sonulanr. Riskin saysallatrlmas sreci; sosyal paydalar ve bunlarn risk hogr seviyeleri, risk kaynaklar ve olas riskler, maliyet ve faaliyet sre tahminlerinin incelenmesi ile balar, karlamayacak ve ihmal edilebilecek frsatlar ve bir nlem alnmas gereken ve kabullenebilecek tehditlerin belirlenmesi ile sona erer. Riske tepki gelitirme sreci; frsat ve tehditlerin incelemesi ile balar, risk ynetim plan ve ihtiyat planlarnn oluturulmas, yedeklerin belirlenmesi ve szlemeye dayal anlamalarn belirlenmesiyle son bulur. Riske tepkinin kontrol sreci; risk ynetim plan gerekleen risk olaylar ve ortaya kabilecek yeni risk belirtileri ile balar, dzeltici ilemler ve risk plannn gncelletirilmesi ile sona erer. Riskin tanmlanmas ve saysallatrlmas genelde birlikte mtalaa edildiinde bu iki sre birlikte riskin analiz edilmesi ve deerlendirilmesi ad ile de anlmaktadr. Yine ayn ekilde riske tepki gelitirme ve risk kontrol sreleri risk ynetimi ad ile anlr. Bu kapsamda olmak zere, genelde kartrlan bir hususa da aklk getirmek yararl olacaktr. yle ki; Projenin Kapsam ve Kalitesinde olas deiiklikleri karlamak iin ayrlan fona Muhtemel Olaylar Yedei (Contigency Reserve) denir. Projenin Maliyet ya da zaman izelgesinde olabilecek deiiklikleri karlamak iin ayrlan zel fona ise Muhtemel Olaylar Karl (Contigency Allowance) ad verilir. Riskin Tanmlanmas (Belirlenmesi) Risk nedir? Geni anlamda riske iki farkl yaklam sz konusudur: Bunlardan birinci yaklamda risk, belirsizlik anlamna gelir. Bu durumda risk, hem olumlu hem de olumsuz sonular ierir. kinci yaklamda ise risk tehdit/tehlike anlamna gelir. Bu durumda yalnzca olumusus sonular ierir. Risk, proje hedeflerini olumsuz etkileyen belirsiz olaylarn ylml etkisi olarak da tanmlanabilir. Riskin tanmlanmas; risk kaynaklarnn ve projeyi etkilemesi beklenen risk olaylarnn belirlenmesidir. Bir kez yaplan bir ilem olmayp, proje boyunca dzenli olarak gerekletirilmelidir. Neden ve sonular ve etki ve tepkileri tehis ederek gerekletirilebilir. Bu sreci srdrmenin en iyi yolu, uygun kiileri bir takm halinde bir araya getirmektir. Riskin tanmlanmasnda yararlanlabilecek yntemler kontrol listeleri, ak emalar ve uzman ahslar ile grmeler olabilir. Proje ynetiminin dokuz alannn -kapsam, kalite, zaman, maliyet, tedarik, insan kaynaklar, iletiim ve ynetim entegrasyonu- her biri ile ilgili ayr tipte risklere maruz kalnabilir. rnein; kapsamda mteri beklentileri, kalitede artnamelerden sapmalar, zamanda teslimatlardaki gecikmeler, maliyette maliyet hedeflerinden sapmalar, tedarikte alnan mal ve hizmetlerin performanslar, insan kaynaklarnda yeterli beceriye sahip personelin mevcudiyeti, iletiimde bilgi al veriindeki sorunlar gibi. Maruz kalnan bu riskleri u ekilde snflandrmak mmkndr: D kaynakl, ngrlemeyen, kontrol edilemeyen, D kaynakl, ngrlebilen, kontrol edilemeyen, ten kaynaklanan, teknik olmayan, genellikle kontrol edilebilen, Teknik, genellikle kontrol edilebilen, Hukuksal, genellikle kontrol edilemeyen.

Risk bahsine devam etmeden nce biraz da belirsizlik yelpazesi kavramna deinmek yerinde olacaktr. Belirsizlik yelpazesi tam bilginin olduu kesinlikle bilinmeyenin bilinmedii, dierbir deyimle hibir bilginin olmad, tam belirsizlik arasnda uzanmaktadr.Proje risk ynetimi bu iki u
2

arasnda ksmi bilginin olduu alan iin geerlidir. nk, tam bilginin olduu alanda da bir tahminde bulunmak mmkn deildir. Baz belirsizlik rneklerini yle sralayabiliriz: Projenin kimin iin olduunu anlamamak. Proje sponsoru olarak sorumlu bir st yneticinin atanmamas. Proje hedeflerinin doru tanmlanamamas. Projeye destek vermesine ihtiya duyulan personelin ykmllklerinin salanamamas. Maliyetlerinin doru tahmin edilememesi. Nihai kullanclarn ihtiyalarnn tam olarak belirlenememesi. Proje iin iyi bir alma ortamnn salanamamas. Projenin sosyal paydalarnn szlemeler ya da anlamalar ile birbirlerine balanamamas.

Risk etkilerine gre yle tasnif edebiliriz: Kapsam Riskleri: Kapsam Deiiklii ya da Dzeltme ihtiyac gsteren riskler, Kalite Riskleri: stenen performans seviyesine ulaamama riskleri, Zaman izelgesi Riskleri: Grevleri zamannda tamamlayamama ya da etkinliklerin yanl ilikilendirilmesi riskleri, Maliyet Riskleri: Projeyi tahsisli bte snrlar ierisinde tamamlayamama riskleri.

Maruz kalnan riskin derecelerine gre de yle bir snflandrma yaplabilir: Kabul Edilemez Risk: irket stratejisini ve/veya insan hayatn tehlikeye atan ve/veya ciddi mali kayplar douran risk. Kritik Risk: irket stratejisini olumsuz etkileyen ve/veya ciddi malzeme hasarna ve insan yaralanmasna ve/veya nemli mali kayplara neden olan risk. nemli Risk: letme sorunlarna neden olan, bteletirilebilen risk. nemsiz Risk: Ciddi bir sorun yaratmayan risk.

Risklerin uygun bir ekilde ynetilmesi ihtiyac, bu amala sorumlu birine gerek duyulmas, risklerin grmezlikten gelinmesi ihtimali ve risk ynetiminin irketin netim usulleri (know-how) arasna dahil edilmesi nedenleriyle riskin snflandrlmasna ihtiya duyulmaktadr. Bu amala, riski kategorilere ayrmak uygun bir zm olabilir. Risk kategorileri yle zetlenebilir: Kategori 1: Tahminlerin doruluk derecelerinden kaynaklanan risk Kategori 2: Tahminleri etkileyen, ancak planlarn deitirilmesini gerektirmeyen riskler Kategori 3: Orijinal plann deitirilmesini gerektiren riskler. Kategori 1 ve 2 durumunda deterministik modeller ile riskin maliyeti hesaplanr. Kategori 3te ise karar aac yada a modelleri kullanlr. Riskin tanmlanmas srasnda analiz edilmesi gereken ilk husus teknik riskin incelenmesidir. Eer teknik risk yksek ise alnmsa gereken nlemler yansda grlmektedir. kinci olarak incelenmesi gereken risk eidi maliyet riskleri ve daha sonra ise zaman izelgesi riskleridir. Risk Ne Zaman Alnr? Risk sadece, beklenen yararn baarszln maliyetini ve kazanma ansnn da kaybetme olasln at durumlarda alnmaldr. Risk alan u sorularn gerek cevabn aramaldr: Risk niin alnmaldr? Ne kazanlacak? Ne kaybedilebilir? Baar (ve kaybetme) ans nedir? stenen sonu elde edilemez ise ne yaplabilir?
3

Beklenen mkafat maruz kalnacak riske deer mi?

Proje Yneticisi olarak u durumlarda riskin alnmamas tavsiye edilebilir: Kurum/kurulu birkayba tahamml edemez ise. Maruz kalnan riskin sonucu ok yksek ise. Durum (ya da proje) alnacak riske demez ise. Proje ile salanacak bir avantaj yok ise. Yarma drst olmayacaksa. Salanacak yararlar belirlenmemise. Kabul edilebilir seenek says ok ise (Belirsizlik de artar.) Alnacak risk projenin hedeflerinden bir ya da birkan baaramyorsa. Varsaymlarn beklenen deeri negatif ise (ya da kk bir deiiklik negatif yapyorsa.) Eldeki deerler dank, bir patern oluturmuyorsa. Sonucu hesaplamak iin yeteri veri yoksa. Sonucun tatminkar olmamas halinde uygulanacak bir ihtimal plan yok ise.

Riskin Saysallatrlmas Riskin saysallatrlmas esas olarak hangi risk olaylarnn bir tepkiye deer olduunu belirlemeye yarar. Riskin saysallatrlmas eitli etkenler nedeniyle g bir itir. Bu nedenler sunlardr: Umulmayan ekilde birbirini etkileyen frsatlar ve tehlikeler mevcut olabilir. Tek bir olayn birden fazla etkisi olabilir. Projenin sosyal paydalardan biri iin frsat olan bir risk olay bir dieri iin tehlike olabilir. Matematiksel teknikler, hassasiyet ve gvenilirlik konusunda yanl izlenim yaratabilir.

Risk Analiz Kurallar Kural 1: Bir risk sadece bir tek risk snfna ait olmal ve etkisi sadece bir birim ile llmelidir. Kural 2: Bir riskin bir ya da daha ok nedeni olabilir. Bir riks bir ya da daha ok baka riske neden olabilir. Kural 3: Dorudan mali etkisi olmayan her risk, mali etkisi olan dorudan ya da dolayl bir ya da daha ok riske dnebilir. rnein bir program riski; kontrat riski (ceza deme), frsat riski (elde edilecek yararn gecikmesi), kaynak riski (ilave insan gcne ihtiya) ve mali risk (ilave nakit k) dourabilir. Kural 4: Mali etkisi olan iki risk tamamen ayr maliyetleri temsil ederler. Riskin saysallatrlmas yntemlerinden biri Beklenen Parasal Deeri (BPD)dir. Bu tek bir olay iin yle ifade edilebilir: BPD = Risk Olay Olasl x Risk Olay Deeri Risk Olay Deeri = Maddi Deerler x Maddi Olmayan Deerler Bir kararn Beklenen Parasal Deeri, bu kararlardan kaynaklanan sonularn beklenen deerlerinin toplamdr. Riskin saysallatrlmas yntemlerinden bir dieri ise Benzetimdir. Benzetim, bilindii zere, bir sistemin davrannn analiz edilmesini salayan bir gsterim yada modellemedir. En yaygnolan Monte Carlo Analizidir. Proje Zaman izelgesi benzetiminde kullanlr. Zaman izelgesi benzetimi; deiik zaman izelgesi seenekleri, farkl proje stratejileri ve farkl yollarn kullanlmasnn kararlatrlmasnda kullanlr. Benzetim modeli ayrca CPM/PERT ynteminin stesinden gelemedii-rnein yollarn yaklamas-durumunda kullanlr.

Riske Tepki Gelitirme Riske tepki gelitirme; muhtemel frsatlardan yararlanmak iin atlacak admlar ve muhtemel tehditlere kar alnacak nlemleri ieren bir sretir. Frsatlara tepki vermek genellikle iyileme olarak adlandrlrken, tehditlere tepkiler drt balk altnda snflandrlr: kanma, aktarma, etkilerini azaltma ve gsleme / kabullenme. Kanmada riski douran nedenler ortadan kaldrlr. Projenin, bir szleme ile, maruz kalnabilecek risklerin stesinden gelebilecek yklenicilere verilmesidir. Bu durumda maruz kalnabilecek yan risk, yklenicinin baarl olmamas halidir. Burada risk ile szleme tipleri arasndaki ilikiden bahsetmek yerinde olacaktr. Bilindii zere szleme tipleri fiyat esasl ve maliyet esasl olmak zere ikiye ayrlr. Fiyat esasl szleme tiplerinden en yaygn olarak kullanlan Sabit Fiyat szlemelerinde riskin tamam ykleniciye aittir. Bunun tam zdd olan maliyet esasl szlme tiplerinde ise risk tedarikinin zerinde bulunmaktadr. Aktarmada risk stesinden gelebileceklere aktarlr. Riskin paylalmas da denilen aktarma, projede zellikle teknik riski yksek olan ksmlarn bu ii yapma kabiliyeti ve kapasitesi olan alt yklenicilere devredilmesidir. Bu durumda da lat yklenicinin baarl olmama riski mevcuttur. Azaltma riskin kabul edilebilir bir seviyeye indirilmesidir. Risk ynetim planna gre ilem yaplr. Tm bu tedbirlere ramen halen karlanamayan riskler varsa bunlar da risk ynetim plannda belitilen yollarla ynetilir. Risk Ynetim htiyac Risk ynetiminde karlalan nemli zorluklar yle zetleyebiliriz: Risk bilgilerinin st ynetim ile paylalmas. Bilinmeyenin tahmin edilmeye allmas. Risk snflarnn farkl ekillerde stesinden gelinebilmesi. Riskin proje planna bal olmas. Riskin aktarlmas yada paylalmasndaki zorluklar. Bilgisayar kullanm.

Risk ynetim ihtiyacn etkileyen iki nemli unsur: projenin karmakl ve hacimce bykl ile ii yapacak firma / tekilat asndan iin yeniliidir. Proje ne kadar karmak ve hacimce byk ise ve i bunu yapacak firma iin ne kadar yeni ise risk ynetim ihtiyac o derece yksek olacaktr. Riskin Bteletirilmesi Bir projede maruz kalnan riskin ana maliyet unsurlar unlardr: Proje maliyeti: Malzeme, iilik ve genel maliyetler (overhead) Risk Maliyeti: Sigorta vs. maliyeti Yksek Olaslkl Riskler in Yedek: Gerekleme olasl %50nin zerinde olan olaylar karlamak iin ayrlan fon. Tahmin Hatalar Karl: Tahminlerdeki ar iyimserlikleri karlamak iin ayrlan fon. Belirsizlik Karl: Belirsiz olaylarn kapsanmas amacyla ayrlan fon. Hedef Kar: irketin belirledii kar.

Projeden projeye deimekle beraber, genelde bir imalat projesinde yksek olaslkl riskler, olas tahmin hatalar belirsizlikler iin proje btesinin yaklak %10nu mertebesinde bir karlk ayrmak uygun bir yaklam olacaktr. Bir emniyet unsuru olarak ayrlan bu rezerv miktar hakknda proje

alanlarnn haberdar olmas halinde her skk durumda bu fona mracaat edilecei gereini gzden uzak tutmamak gerekir. Bu nedenle, rezerv miktarnn proje ynetiminde hengi seviyeye kadar bilinmesi, projenin bte snrlar ierisinde tamamlanma gayretleri asndan son derece nemlidir. Riskin Kontrol Riskin Kontrol projenin ak ierisinde risk olaylarna tepki vermek amacyla, risk ynetim plannn yrrle konmasdr. Risk sorumlular riskleri inceler ve gerekli lmleri yaparlar. llemeyen bir eyin kontrol de yaplamaz. Projede llmesi gereken hususlar; zaman izelgesi, maliyet ve mteri tatmini (Kalite) dir. Deiiklikler olduka risk tanmlama, saysallatrma ve tepki verme evirimi tekrarlanr. En kapsaml almalarn dahi maruz kalnabilecek tm riskleri ortaya koyamayacan kabul etmek gerekir. Risk kontrol ile gerektiinde dzeltici ilemler balatlr ve risk plan gncelletirilir. rnek bir risk plan format ekte sunulmutur.

Osman KARADA, PMP PYD Kurucu ye

Kaynaklar 1. Project Management Body of Knowledge, PMI, 1996 2. Risk Management in Military Acquisition Projects, David A. Yosua 3. Itroducing RISKMAN Methodology-The European projects Risk Management Methodology, 1994 4. Project Management, A System Approach to Planning Scheduling and Controlling, Harold Kerzner.

Risk Ynetim Plan-rnek Format Giri 1. 2. 3. 4. Genel Uygulanacak Dokmanlar / Tanmlar Ynetim / Tekilat / Sorumluluklar Zaman izelgesi / Kilometretalar / Gzden Geirmeler

Risk Belirleme ve Deerlendirme 1. 2. 3. 4. nceleme / Aratrma Risk Hesaplamalar Risk Deerlendirme Risk Aac

Risk Analiz ve Azaltma 1. Risk Azaltma Yntemleri 2. Risk analiz Yntemleri 3. Risk Azaltma Plan

Ekler 1. 2. 3. 4. nceleme / Aratrma Formu Rapor Format Deerlendirme Tablolar / Grafikler Plan Format ve erii