Que es Microsoft Excel y cuales son sus caractersticas Excel es un programa que sirve para hacer hojas de clculo

y de eso se puede sacar mucho provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas ms. Las principales caractersticas de Excel son: Es una hoja de clculo Puede hacer clculos muy largos Tiene limitaciones increblemente pequeas Una tabla no es un reto par Excel Plantillas y ejemplos muy explcitos Relleno y formato de celdas Insertar una funcin Una funcin, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4 primeras cosas. Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula. Tiene que empezar con el signo de igual, as le dars a entender a la computadora que vas a hacer una formula o funcin: Ejemplo: = Despus del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar funcin) las 4 funciones que vamos a ver son: Suma: Suma todas las celdas seleccionadas Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas Min: Te da el numero mas pequeo de las celdas seleccionadas Ejemplo: =suma Ahora, tenemos que abrir parntesis y ah especificar donde es que queremos que sume, de el promedio, el mnimo o el mximo numero (en cual celda(s)) Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)

PASOS PARA INGRESAR A EXCEL 2007

Descripcin: Este manual nos muestra varias opciones para poder ingresar al programa Microsoft Excel 2007. Dificultad: Bajo PRIMERA OPCION: Damos clic en INICIO , luego de esto ponemos el cursor del mouse sobre TODOS LOS PROGRAMAS , aqu se nos desplegara una lista de todos los programas que tiene instalado el computador , ponemos el cursor del mouse sobre MICROSOFT OFFICE y damos clic sobre MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

SEGUNDA OPCION: Si no podemos ingresar a Excel mediante la primera opcin, tenemos la posibilidad de acceder a la carpeta donde est instalado el paquete de programas Microsoft Office 2007 y dar clic en el ejecutable de Excel 2007 para abrir este programa, para hacer esto debemos hacer lo siguiente: PRIMERO Damos clic en INICIO y luego damos clic en MI PC

SEGUNDO Se nos presentara la ventana de MI PC , aqu damos clic en la unidad (C:)

TERCERO Se nos presenta la ventana de la unidad (C:) , aqu damos clic en ARCHIVOS DE PROGRAMA

CUARTO Se nos presentara la ventana de ARCHIVOS DE PROGRAMA aqu damos clic en MICROSOFT OFFICE

QUINTO Se nos presenta la ventana MICROSOFT OFFICE damos clic en OFFICE12

SEXTO Dentro de la ventana OFFICE12 buscamos el archivo EXCEL.EXE y damos doble clic sobre el mismo.

De esta manera se nos abrir el programa EXCEL 2007 NOTA: La ruta para ingresar a la carpeta en Windows XP donde est el archivo EXCEL.EXE es la siguiente: C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12 Si se tiene Windows XP en Ingls: C:\Program files\Microsoft Office\Office12

TERCERA OPCION: Vamos a INICIO y damos clic en EJECUTAR

Se nos presentara la ventana EJECUTAR , en ABRIR escribimos EXCEL.EXE y damos clic en ACEPTAR

Se nos abrir el programa EXCEL 2007

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

Barra de inicio rpida (nueva caracterstica de office 2007-2010)

Barra de titulo

Botones clsicos de ls ventanas de Windows

Barra de men, que se divide en etiquetas:

Columnas de la hoja de claculo y como se rotulan

CELDA ACTIVA

ASISTENTE PARA FUNCIONES

CONTROLES PARA DESPLAZARNOS POR HOJAS DE EXCEL

BARRA DE DESPLAZAMIENTO VERTICAL

BARRA DE DESPLAZAMIENTO ORIZONTAL

BARRA DE ZOOM

BARRA DE ESTADO

BARRA DE FORMULA

BOTON SELECCIONAR TODO

DEFINICIONES DE: LIBRO DE TRABAJO: Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo que es almacenado en el disco duro como un fichero de extensin .xsl para versiones anteriores a Excel 2007 y extensin .xlsx para Excel 2007. En la parte inferior izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de clculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrir con tres hojas de clculo. La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.

CELDA: En las hojas de clculo, una celda es el lugar donde se pueden introducir los datos. En hojas de clculo como Microsoft Excel u OpenOffice.org Calc es un espacio rectangular que se forma en la interseccin de una fila y una columna y se les identifica con un nombre como C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).

RANGO: Un rango es un rectngulo de celdas. La frmula normal para el rango de referencia determina primero la celda de arriba a la izquierda, despus la de abajo a la derecha , como en B7:C9. (Las letras de las columnas no necesitan ser maysculas.)

Rango de referencia= celda superior izquierda: celda inferior derecha No resulta difcil seleccionar ms de una celda, si ellas son adyacentes. Para las celdas y rangos que estn dispersos, necesitar usar la tecla CTRL junto con el ratn. La tecla de Maysculas es de gran ayuda cuando necesita seleccionar una gran cantidad de celdas.

FILA: En informtica, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (tambin llamado fila o tupla) representa un objeto nico de datos implcitamente estructurados en una tabla. En trminos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. COLUMNAS: En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla.[1] Las columnas proporcionan la estructura segn la cual se componen las filas.

NUMERO DE COLUMNAS EN WORD 2007 ES: 16.384 (2^14)

NUMERO DE FILAS DE WORD 2007 ES: 1.048.576 (2^20)

NUMERO DE JOJAS DE WORD 2007 ES : 1.024 (2^10) OPERADORES EN EXCEL:

Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia.

Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico Significado Ejemplo + (signo ms) Suma 3+3 Resta 31 (signo menos) Negacin 1 * (asterisco) Multiplicacin 3*3 / (barra oblicua) Divisin 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponenciacin 3^2

Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin Significado Ejemplo = (signo igual) Igual a A1=B1 > (signo mayor que) Mayor que A1>B1 < (signo menor que) Menor que A1<B1 >= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de Significado Ejemplo texto & ("y" Conecta o concatena dos valores para generar ("Viento"&"norte") comercial) un valor de texto continuo

Operadores de referencia
Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador de referencia Significado Ejemplo

Operador de rango, que genera una : (dos puntos) referencia a todas las celdas entre dos B5:B15 referencias, stas incluidas. ; (punto y Operador de unin, que combina varias SUMA(B5:B15;D5:D15) coma) referencias en una sola Operador de interseccin, que genera B7:D7 C6:C8 (espacio) una referencia a las celdas comunes a las dos referencias

. Tipos de datos. Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de clculo:

Valores Constantes. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

NMEROS Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . . Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo.

Ejemplos: 1/12/99 14:30 1-12-99 1/12/99 14:30 2:30 PM 12/07/2031

TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

FUNCION: Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Estructura de una funcin La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN)

Esto es: 1. 2. 3. 4. 5. Signo igual (=). Nombre de la funcin. Parntesis de apertura. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas. Parntesis de cierre.

Insertar funcin Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula. Para introducir una frmula, cuenta con dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrar el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicar los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin), este asistente mostrar el nombre de la funcin, los argumentos, ademas una descripcin de la funcin y de cada argumento. Funciones Anidadas Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra funcin, esto se conoce como funciones anidadad. Por ejemplo: =SI(PROMEDIO(A1:A10)>50;SUMA(B1:B10);0) La siguiente funcin SI compara con 50 el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50, invoca a la funcin SUMA (funcin anidada). Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, sta deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas.

FORMULA: Una frmula es una ecuacin que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. El resultado ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha frmula. En Excel puede crearse una amplia diversidad de frmulas, desde frmulas que ejecuten una simple operacin aritmtica hasta frmulas que analicen un modelo complejo de frmulas. Una frmula puede contener nmeros, operadores matemticos, referencias a celdas o incluso funciones. Sintaxis de una frmula La sintaxis de una frmula Excel es la estructura o el orden de los elementos de una frmula. Las frmulas en Excel cumplen las siguientes caractersticas: 1. Signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el esultado de la frmula aplicada. 2. Cada frmula utiliza uno o ms operadores aritmticos. 3. Cada frmula incluye 2 o ms valores que combinan mediante operadores aritmticos (operandos) 4. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. Microsoft Excel evala las operaciones en las frmulas de izquierda a derecha. Comienza por el signo igual (=), realizando las operaciones segn el orden especfico de cada operador. Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y suma 5, resultando 30. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. =(5+2)*3

Referencias relativas y absolutas

Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.

Frmula copiada con referencia relativa Referencias absolutas : Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Frmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Frmula copiada con referencia mixta