Curso de Noes Bsicas de Arquivologia

Seja bem-vindo! bem-

O ArPDF
O Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF, rgo relativamente autnomo, criado pelo Decreto Distrital n 8.530 de 14 de maro de 1985, tem como funo recolher, preservar e garantir proteo especial a documentao arquivstica de valor permanente do Distrito Federal.

OBJETIVOS DO CURSO
Divulgar a importncia da arquivstica e da gesto documental.

ORGANIZAO
Segundo Wight Bakker: Uma organizao um sistema contnuo de atividades humanas diferenciadas e coordenadas, que utiliza, transforma e amalgama um conjunto especfico de recursos humanos, materiais, de capital, ideolgico e naturais, num todo nico solucionador de problemas, empenhado em satisfazer necessidades humanas de sua ambientao.

USURIO

Aquele que procura um produto ou servio oferecido pelas diversas instituies, estabelecendo um vnculo.

GOVERNO
O Governo uma forma de representao do Estado, criado pela sociedade a partir das necessidades como regulamentao, garantia da ordem, distribuio de bens e satisfao das necessidades bsicas do cidado. A sua misso garantir o bem comum, servir ao cidado.

INFORMAO
Para McGee e Prusak, a informao so dados coletados, processados, organizados e ordenados aos quais so atribudos significados e contexto. Sos dados em uso, o que pressupe a participao de usurios para manipul-los no seu contexto geral, independente da forma em que se apresentem.

(Do livro Gerenciamento Estratgico da Informao)

NECESSIDADE DE INFORMAO
O que leva uma pessoa a procurar informao?

1. Resoluo de problemas. 2. Objetivos especficos. 3. Necessidade de ampliar o conhecimento.

Arquivo
Conjunto de documentos naturalmente acumulados por pessoas ou instituio, fruto de sua atividade laboral, social, cultural, intelectual etc.  So nicos em sua criao e recepo, descrevem e provam acontecimentos de uma determinada poca.  Se isolado, o documento perde o seu valor.


O que arquivologia? arquivologia?

o ramo da cincia destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das teorias, dos mtodos e tcnicas a serem observados na implantao, organizao, desenvolvimento e utilizao dos documentos e das informaes.

DOCUMENTO


Suporte onde a informao registrada.

Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas.

Finalidade
   

Servir a sociedade; Promover a cidadania; Ser prova material histria; Perpetuar e preservar as fontes histricas; Auxiliar e servir de fonte primria para o desenvolvimento cientfico.

Funo
 

Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informao; Possibilitar e investir em pesquisa que vise o resgate histrico e o desenvolvimento social; Desenvolver polticas de acesso e perpetuao da informao e assegurar a proteo do seu suporte; Auxiliar o processo decisrio.

Caractersticas dos arquivos

Acervo: Pblicos Institucionais Pessoais

  

Caractersticas dos arquivos

Uso: Corrente Intermedirio Permanente

  

Caractersticas dos arquivos

Uso: Setorial Geral/central

 

Caractersticas dos arquivos

Natureza do documento:

 Arquivo Especial  Arquivo Especializado

Diferenas entre as Fontes de Informao

Natureza do documento

 

Ostensivo Sigiloso

ESPCIE DOCUMENTAL X TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Espcie Documental Ofcio Formulrio Ata Contrato Carta Funo Inscrio em curso Adquirir material de consumo Registrar assemblia Prestao de servio Tipologia Documental Ofcio de solicitao Formulrio de aquisio - PIM Ata de assemblia Contrato de prestao de servio

Carta de apresentao Proposta de patrocnio de proposta de patrocnio

Gesto de Arquivos
Gesto de arquivos ou Gesto Documental, um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criao do documento at a sua destinao final eliminao ou recolhimento, visando: a preservao da informao; a perpetuao do suporte; a racionalizao e garantir a eficincia administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logsticos, financeiros e material. A gesto de arquivos inclui a administrao de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos.

POSIO DO ARQUIVO

PROTOCOLO
rgo responsvel pelo recebimento, registro, movimentao, controle, expedio, e classificao de documentos de carter corrente.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Alfabtica Geogrfica Numrica Cronolgica Dgito terminal Assunto

     

CLASSIFICAO
Atividade tcnica destinada a organizar a documentao de carter corrente, agrupando os documentos de acordo com caractersticas comuns que apresentam no ato de sua criao, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituio.

Organizao


Codificao: etapa que sucede a classificao, a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificao. Ordenao/arquivamento: a atividade de organizao dos documentos dentro das pastas, fichrios, arquivos...

Princpios Arquivsticos

 

Provenincia ou respeito ao fundo; Territorialidade; Teoria das trs idades.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS



Arquivo corrente

 Arquivo intermedirio

Arquivo permanente

SIARDF
O Sistema de Arquivo do Distrito Federal SIARDF, foi reestruturado pelo Decreto Distrital n 24.205 de 10 de novembro de 2003, e o rgo competente para assegurar a proteo e a preservao da documentao arquivstica do Poder Executivo do Distrito Federal, harmonizar as atividades de gesto documental e facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico.

Plano de Classificao
O sistema decimal de classificao, no qual est fundamentado o instrumento, constitui cdigo numrico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critrio para grupos e subgrupos.

Plano de Classificao
000 Administrao Geral 100 200 300 400 destinamdestinam-se aos assuntos relativos s 500 atividades-fim do rgo. atividades500 600 700 800 900 Assuntos Diversos

Plano de Classificao
A classe 000 Administrao Geral, tem como subclasses:  010 Organizao e funcionamento  020 Pessoal  030 Material  040 Patrimnio  050 Oramento e finanas  060 Documentao e informao  070 Comunicaes  080 Vaga  090 Outros assuntos referentes Administrao Geral

Plano de Classificao
A classe 900 Assuntos diversos
 

         

910 Solenidades, comemoraes, homenagens 920 Congressos, conferencias, seminrios, simpsios, encontros, convenes, ciclos de palestras, mesas redondas. 930 Feiras, sales, exposies, mostras, festas e concursos 940 Visitas e visitantes 990 Assuntos transitrios 991 Cartas de apresentao e recomendao 992 Comunicao e informes 993 Convites diversos 994 Felicitaes, agradecimentos, psames, despedidas 995 Protestos, reivindicaes, sugestes 996 Associaes: culturais, de amigos e de servidores 997 Pedidos, oferecimentos e informaes diversas

Plano de Classificao

GRUPO SUBGRUPO SRIE SRIE SUBSRIE SUBSRIE

022 Aperfeioamento e treinamento 022.1 Cursos 022.11 Promovidos pela instituio 022.12 Promovidos por outras instituies 022.121 No Brasil 022.122 No Exterior

CLASSE 000
Administrao Geral

Subclasse 010
Organizao e funcionamento

Subclasse 020
Pessoal

Subclasse 030
Material

Grupo 021
Recrutamento e seleo

Grupo 022
Aperfeioamento e treinamento

Grupo 023
Quadros, tabelas e polticas de pessoal

Subgrupo 022.1
Cursos

Subgrupo 022.2
Estgios

Srie 022.11
Promovidos pela instituio

Srie 022.12
Promovidos por outra instituio

Subsrie 022.121
No Brasil

Subsrie 022.122
No Exterior

TABELA DE TEMPORALIDADE
A Tabela de Temporalidade um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de guarda e destinao final nas fases do arquivo. A Tabela de Temporalidade das atividades-meio do GDF tambm foi aprovada pela Portaria n 03, de 22 de janeiro de 1998.

Tabela de Temporalidade
PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO DESTINAO FINAL OBSERVAES QUANTO AO PRAZO DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIRIA

005

Jurisprudncia

10 anos

10 anos

Guarda Permanente

opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta

010

Organizao e funcionamento Normas, regulamentaes, diretrizes

5 anos

5 anos

Guarda Permanente

010.1

Registro nos rgos competentes

Enquanto vigorar

Eliminao

Tabela de Temporalidade

ndice
O ndice um instrumento auxiliar classificao, portanto a sua utilizao deve ser seguida do Cdigo de Classificao. Exemplo: Abastecimento de veculos Cadastro - De fornecedores

042.4 030.1

Curso de Noes Bsicas de Arquivologia

Realizao: Arquivo Pblico do Distrito Federal SEPLAG e Escola de Governo
Contatos: (61) 3361.1454
WAGNER A. CRISPIM Diretor de Gesto Documental wagner.crispim@gmail.com

www.arpdf.df.gov.br
dgd.arpdf.df@gmail.com