BCDI 2.

14

juin 2011

Le rcolement des supports cots

A quoi a sert
Le rcolement, cest la vrification de l'intgrit des collections d'une bibliothque, d'un fonds documentaire. Pratiquement lopration consiste cocher sur la liste des documents fournie par BCDI ceux qui sont rellement en stock. Cette opration permet de vrifier que les exemplaires sont bien prsents dans votre fonds et la place indique, que ce soit sur les rayonnages du CDI ou dans tout autre lieu de stockage (salle darchivage, cabinet). Cela permet de constater les manques mais aussi de corriger des erreurs ventuelles dans la base (cote, titre...). Il seffectue traditionnellement en fin danne et peut ntre que partiel (rcolement des fictions une anne, puis lanne suivante, rcolement des documentaires).

Comment procder
BCDI propose trois macro-procdures qui associent un format de Rcolement prdfini, une quation de recherche et le classement requis selon le type de supports et la mthode choisie :

Il y a trois occurrences, on slectionne la premire : des supports cots

Cette quation signifie que le logiciel recherche tous les exemplaires dont les champs Cote Exemplaire et Titre de Notice Gnrale sont renseigns.

Les documents seront classs dabord par Cote E. puis par titre

Le rapport utilis P r i s c i l l a M o m m e s s i n accompagnement BCDI/E-sidoc pour le Loiret

BCDI 2.14

juin 2011

Pour quun document apparaisse sur la catalogue topographique dit par BCDI deux champs doivent tre renseigns Cote Exemplaire et Titre de Notice Gnrale ce qui vitent de faire apparatre les documents mis au pilon ou perdus dont on doit conserver trace mais dont la Notice Gnrale a t dtruite. Avant dimprimer la liste, il est prfrable de rechercher les livres dont on aurait oubli de renseigner le champ Cote E. afin de procder aux corrections ncessaires En Recherche Gestionnaire sur Exemplaires, saisir la requte suivante :

Cote E. = vide et Support = ~Livre~

Par dfaut, BCDI propose de lancer limpression de tous les documents cots (cote E.> !). Il est prfrable, pour une meilleure organisation, de procder par sous-groupes en modifiant lquation de recherche. Vous pouvez crire par exemple :

Titre Ng > ! et Cote E. = 0Remarquez bien le tiret aprs 0, il est le signe de la troncature droite .

Titre Ng > ! et Cote E. = SF(Si vous utilisez des ctes diffrentes suivant les genres)

Titre Ng > ! et Cote E. >! et Emplacement = ~archives~

(Si vous disposez demplacements spcifiques) Lorsque lon lance la recherche, une fentre Rcolement saffiche. Si lon coche diter aussi le numro dinventaire il apparaitra entre parenthses ct du numro dexemplaire ce qui nuit plutt la lisibilit. Afin dconomiser le papier, i l v au t m ie u x n e p a s c h o i s i r d a r e r le r a p p o r t : au lieu de 50 titres par page, avec les sparateurs, on passerait 25 ! On peut utiliser des feuilles de couleurs diffrentes pour mieux visualiser lavancement du rcolement et en optimiser larchivage.

Pour visualiser et imprimer lensemble du rapport cliquer sur le bouton voir toutes les pages On obtient alors un catalogue topographique qui prsente la liste des exemplaires, classs par cote, avec, pour chacun d'eux, son numro dexemplaire et sa situation (disponible, sorti ou indisponible). Une case en dbut de ligne vous permet de cocher les ouvrages reprs. Une fois le rcolement effectu, il convient de procder aux corrections qui simposent dans la base de donnes.

P r i s c i l l a M o m m e s s i n accompagnement BCDI/E-sidoc pour le Loiret