Union Colegiada de Notariado Vallecaucano y del Suroccidente Colombiano

DE LA ESCRITURA PBLICA
martes, 26 de febrero de 2008

DE LA ESCRITURA PBLICA QU ACTOS SE ELEVAN A ESCRITURA PBLICA? Ante las notaras deben otorgarse por escritura pblica todos los actos y contratos de disposicin y gravamen de bienes inmuebles y en general todos aquellos para los cuales la ley exige esta solemnidad. Se precisan a continuacin algunos de los ms usuales en el trfico jurdico. ACTOS Y CONTRATOS CIVILES Compraventa Por la compraventa una persona se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla, celebrando el contrato mediante escritura pblica si el objeto de la obligacin de dar, es un inmueble. Para ello debe presentarse en la notaria el paz y salvo predial o el formulario de pago del autoavalo y la constancia de haber cancelado el impuesto de valorizacin. Cancele el impuesto de registro y anotacin y tramite posteriormente su inscripcin ante la correspondiente Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos. El precio de la compraventa ser el pactado por las partes. Si es inferior al avalo catastral, los derechos notariales y regstrales y los impuestos se liquidarn y cobrarn con base en ste. Cuidado con el negocio que celebre Si el inmueble materia de la compraventa se encuentra embargado o est decomisado u ocupado por su vinculacin con los delitos de narcotrfico y conexos o con el delito de enriquecimiento ilcito, el bien se encuentra fuera del comercio y , en consecuencia, existe objeto ilcito en la enajenacin que se pretenda efectuar, excepto cuando medie autorizacin legal o consentimiento del acreedor tratndose de bienes embargados. Usted no puede celebrar con su cnyuge contratos de venta de muebles ni de inmuebles, hasta tanto no haya obtenido el divorcio del matrimonio civil y del catlico. Es decir, que aun separados de cuerpos con sociedad conyugal liquidada, no se encuentran libres para contratar. Los negocios que efecten sern nulos. Igualmente ser nulo el contrato de compraventa que celebre con su hijo de familia sometido a la patria potestad (es decir aquellos hijos menores de edad), salvo si se trata de negocio con dinero obtenido de su peculio profesional, es decir del trabajo de ste. No es posible modificar un contrato de compraventa en sus elementos esenciales (comparecientes, objeto y precio) por medio de una escritura de aclaracin, en este caso deber cancelarse la respectiva escritura pblica por todas !as partes que intervinieron y proceder luego a otorgar otra escritura pblica. Donacin Es un contrato por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona que lo acepta. Tambin requiere escritura pblica si lo que se dona es un inmueble y debe adjuntar paz y salvo predial o el formulario de pago del autoavalo y la constancia de haber cancelado el impuesto de valorizacin. Previamente debe insinuarse toda la donacin ante notario o juez, si el valor de lo donado es superior a cincuenta salarios mnimos mensuales legales vigentes. La insinuacin ante notarlo es una solicitud conjunta formulada por el donante y el donatario en una notara del lugar, donde el donante tenga el asiento principal de sus negocios. Se deber anexar el avalo comercial del bien inmueble que se dona elaborado por un perito autorizado o una lonja de propiedad raz y certificado de tradicin del inmueble (Certificado de libertad). Adicionalmente, deber aportarse prueba de que el donante conserva lo suficiente para su congrua subsistencia, es decir lo necesario para subsistir modestamente de un modo que corresponda a su posicin social. La insinuacin puede ser elaborada en la misma escritura de donacin. Recuerde que si se dona a una entidad pblica no se requiere insinuacin. Tambin que las donaciones entre cnyuges son nulas, sean revocables o irrevocables. Hipoteca Es un derecho de prenda que se constituye sobre un inmueble a favor de un acreedor como garanta de una deuda (el prstamo o mutuo es el contrato principal), conservando el deudor el dominio sobre el bien. Se celebra por escritura pblica y requiere paz y salvo predial o formulario de pago del autoavalo y la constancia de haber cancelado el impuesto de valorizacin. Puede hipotecar quien tiene pleno dominio. Se puede hipotecar para garantizar deudas propias o ajenas.
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Tambin puede hipotecar quien tiene slo un derecho de cuota, o sea que est en comunidad con otras personas propietarias del bien. El bien hipotecado siempre es susceptible de compraventa, pues la garanta permite perseguir el bien en cabeza de quien est radicada la propiedad. La hipoteca puede ser determinada e indeterminada. En la primera se indica el valor por el cual se constituye la garanta; si usted necesita ms dinero tendr que hacer una nueva escritura de ampliacin de hipoteca (sin paz y salvo predial o autoavalo). En la indeterminada o abierta, de manera expresa no se contempla su valor; cuando usted requiera ms dinero no necesita hacer escritura de ampliacin de hipoteca, porque al constituirse se expres que la garanta respaldara obligaciones presentes y futuras. La cesin de crdito hipotecario no requiere escritura pblica, se realiza por no(a suscrita por el cedente (acreedor hipotecario) en la primera copia de la escritura pblica que presta mrito ejecutivo, expresando su intencin de ceder y la identificacin del cesionario. Cancelacin del crdito hipotecario Mediante una nueva escritura publica, el acreedor hipotecario o sus herederos reconocidos, manifiestan el pago total de la deuda y cancelan el gravamen, usualmente por solicitud del deudor quien es el interesado en sanear su inmueble. Esa firma por medio de la cual se cede el crdito debe autenticarse ante notario. Comunidad Si usted es propietario en comn y proindiviso de un inmueble, pueden los copropietarios de comn acuerdo realizar la particin material por escritura pblica, sin tener que acudir al juez. Si usted vende cuerpo cierto teniendo derecho de cuota, la tradicin no es perfecta pues carece de dominio sobre parte determinada del inmueble. En la comunidad todos son dueos de todo pero ninguno de una parte en especial y, por tanto, la venta ser calificada como falsa tradicin. No se requiere paz y salvo predial o formulario de pago de autoavalo para la escritura de particin material. Venta de derechos herenciales Si la cesin de los derechos herenciales se realiza a ttulo de vena, requiere escritura pblica, pero no paz y salvo predial o formulario de pago de autoavalo. Usted debe tener en cuenta que en calidad de cesionario puede solicitar la liquidacin de la herencia. Si existe acuerdo con los dems herederos y el cnyuge sobreviviente, podrn hacerlo por trmite notarial. No puede vender su derecho como cuerpo cierto, esto es como si fuera propietario exclusivo del bien pues solo tiene un derecho que se definir en la particin y adjudicacin efectuada en la sucesin respectiva. Usufructo Usted puede vender un inmueble conservando su goce, es decir, reservndose el uso a favor suyo o de un tercero por tiempo determinado o por toda la vida. El que adquiere tendr la propiedad sin goce (nuda propiedad) y su derecho se completar cuando se venza el usufructo, ya por muerte del usufructuario o por cumplimiento del plazo. Coexisten dos derechos independientes en cabeza de personas distintas, el nudo propietario y el usufructuario. Requiere del otorgamiento de escritura pblica. El derecho de usufructo se puede hipotecar, puede ser embargado y adjudicado por remate siempre respetando el derecho del nudo propietario. Propiedad horizontal Es una forma ce propiedad en la que se tiene derecho sobre la unidad privada o apartamento independiente y sobre un porcentaje de las zonas comunes que hacen posible la existencia, seguridad, y conservacin del edificio. El reglamento de propiedad horizontal correspondiente debe ser elevado a. escritura pblica que contendr adems de las declaraciones de copropiedad, los planos y la licencia de construccin, el ttulo que acredite como propietario del inmueble a quien lo constituye, y el paz y salvo predial o formulario de pago del autoavaluo, del bien sometido a este rgimen. Estn vigentes dos sistemas legales. En uno, los copropietarios son dueos de las zonas comunes en un porcentaje
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de participacin y se administra por un reglamento de copropiedad. En el otro, la propiedad de las zonas comunes se radica en cabeza de la persona jurdica que se constituye para su administracin y manejo (el dueo de la unidad tiene un porcentaje de participacin en dicha persona jurdica) y se maneja por un reglamento de administracin. En caso de venta o hipoteca de una unidad sometida a propiedad horizontal puede identificarse aquella con el sistema de linderos descriptivo (se vierten las especificaciones literalmente) o con el sistema grfico (slo se hace referencia al plano). ste ltimo, siempre que al momento de la elaboracin del reglamento, dicho plano haya sido acompaado de la descripcin detallada de los linderos y as conste claramente en la escritura de constitucin. Las escrituras de venta de unidades sometidas a propiedad horizontal se elaborarn en la notara en la que se autoriz e respectivo reglamento, o podra protocolizarse copia de ste, en otra para tramitar dichos negocios. Patrimonio de familia Es una limitacin del dominio por la cual se constituye con un inmueble un patrimonio especial que no puede ser hipotecado ni embargado, conforme a las reglas ordinarias. Para su constitucin se requiere autorizacin judicial con excepcin de las viviendas de inters social en las cuales por ley, los compradores deben constituir patrimonio familiar, a favor de los hijos menores de edad y del cnyuge o compaero. Para su cancelacin se requiere el consentimiento del cnyuge y de los hijos menores representados por un curador que se les designa para el efecto. Si los hijos han llegado a la mayora de edad no se requiere su aprobacin, tan slo demostrar su edad con el registro civil. Algo muy importante en este tema es que las viviendas de inters social pueden hipotecarse para crditos de financiacin, construccin y mejora de la vivienda, aunque estn sometidas a patrimonio familiar. Esto se puede hacer simultneamente con el contrato de compraventa o con posterioridad. Tambin se pueden ampliar las hipotecas, en cualquier momento siempre que los crditos tengan la destinacin sealada. El inmueble constituido como patrimonio familiar puede soportar hipoteca de segundo grado, siempre con la misma destinacin y con aprobacin de la entidad crediticia que tiene la primera hipoteca. No obstante, las viviendas sern embargables por las entidades crediticias que confirieron los crditos anotados. Afectacin a vivienda familiar Por ministerio de la ley 258 de 1996, todos los Inmuebles destinados a vivienda familiar deben estar afectados, al rgimen previsto por dicha norma en aras de proteger el patrimonio social y familiar cualquiera que sea su origen. A partir del 18 de enero de 1996, si usted adquiere solo o con su cnyuge un inmueble destinado para habitacin, es casado con sociedad conyugal vigente o tiene unin marital de hecho por ms de dos aos, y no posee un inmueble ya afectado a vivienda familiar, por ley el que adquiera queda sometido a tal rgimen. El notarlo dejar la respectiva constancia en la escritura pblica. Tambin puede afectar un inmueble adquirido con anterioridad a la vigencia de la ley 258 de 1996, por escritura pblica otorgada con su cnyuge o compaero permanente. Si ya tiene un inmueble afectado a vivienda familiar, los dems que adquiera no se sometern a este rgimen, la afectacin no puede recaer sobre un derecho de cuota, debe tenerse el dominio sobre la totalidad del inmueble. Si afirma situaciones inciertas en relacin con su estado civil y la afectacin de otro inmueble para desconocer la ley, el contrato que celebre est viciado de nulidad. Solamente puede ser embargado el bien materia de afectacin por el acreedor con hipoteca constituida legalmente con anterioridad a sta y por las entidades crediticias que hayan concedido crdito para financiar, construir y mejorar el inmueble. La ley permite que si usted y su cnyuge no quieren someter el inmueble a ese rgimen as lo manifiesten, Y si quieren desafectar alguno ya sometido, pueden por escritura pblica o autorizacin judicial, hacerlo. Si uno de los cnyuges o compaeros muere, la afectacin se extingue, pero usted debe cancelarla mediante una escritura pblica en la que acredite el fallecimiento de aquel. Esta escritura deber inscribirse en la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos. El notario tiene el deber de indagar a los otorgantes sobre todos los aspectos relacionados con su estado civil y la
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situacin del inmueble respecto del cual se afectar a vivienda familiar. Capitalizaciones matrimoniales Por escritura pblica pueden los futuros contrayentes convenir mutuamente el rgimen patrimonial al cual se sometern los bienes de propiedad de cada uno, independientemente de que alguno no tenga bienes. Pueden advertir que unos o todos los bienes que poseen no formaran parte de la sociedad conyugal que se formar con el matrimonio, o pueden hacerse donaciones mutuas sin ms requisitos. No requiere paz y salvo predial o formulario de pago de autoavalo. No se puede capitular solo; se requiere la comparecencia de los futuros contrayentes. Liquidacin de la sociedad conyugal Mediante escritura pblica y por mutuo consentimiento de los cnyuges se puede liquidar la sociedad conyugal, previa su disolucin por mutuo acuerdo expresado en la misma escritura pblica o por una decisin judicial proferida con anterioridad. Tambin puede liquidarse por acta de conciliacin ante el defensor de familia, la cual ser suficiente para radicar el dominio de los bienes inmuebles en cabeza de alguno de los cnyuges, sin necesidad de escritura pblica. No se requiere paz y salvo predial o formulario de pago de autoavalo. Las sentencias de nulidad del matrimonio catlico, as como las de divorcio del matrimonio civil y catlico tan slo disuelven la sociedad conyugal. Su liquidacin es posterior y puede hacerse mediante escritura pblica cuando hay acuerdo mutuo. Por escritura pblica de liquidacin de La sociedad conyugal, no puede adjudicarse bienes a los menores de edad. Liquidacin de la sociedad patrimonial de hecho La sociedad patrimonial de hecho, es decir, la que se forma entre compaeros permanentes que lleven conviviendo ms de dos aos, slo puede liquidarse una vez que se haya declarado judicialmente su existencia. Si existe mutuo acuerdo, este trmite se llevar a cabo mediante escritura pblica. Testamentos Usted puede expresar su voluntad para disponer de sus bienes con efecto despus de su muerte, mediante testamente abierto otorgado por escritura pblica junto con tres testigos. Tambin puede expresar su voluntad mediante testamento cerrado contenido en sobre cerrado con las seguridades que quiera imponerte, el cual se depositar para custodia del notario ante cinco testigos, en diligencia de la cual se dejar constancia en una escritura pblica. No se requiere de paz y salvo predial o autoavalo para otorgar testamentos. Englobe, desenglobe y actualizacin de linderos de inmuebles Puede englobar en un solo predio uno o ms inmuebles de su propiedad siempre y cuando sean colindantes. Identifique por sus linderos, cdula catastral, nomenclatura o denominacin y datos de registro tales inmuebles y seale los linderos del globo de terreno que se va a constituir. nicamente pueden efectuar englobes las personas que figuren como propietarios de los inmuebles. Para desenglobar debe alinderar en forma especial, tanto los predios que segrega como el restante. No puede desenglobar teniendo derecho de cuota en comn y proindiviso, pues su derecho no est determinado hasta que se realice la particin material del bien. Las zonas comunes de los inmuebles sometidos al rgimen de propiedad horizontal no pueden desenglobarse. Puede actualizar linderos sin modificar la cabida o rea del predio. ACTOS Y CONTRATOS COMERCIALES Constitucin de Sociedades De acuerdo con la ley 222 de 1995, las sociedades civiles y comerciales deben constituirse por escritura pblica. Cualquier reforma estatutaria (por cambio de razn social u objeto social, aumento de capital, cesin del inters social, etc.), debe ser elevada a escritura pblica anexando copia autntica del acta de la unta de socios donde se apruebe la reforma y certificado expedido por la Cmara de Comercio que acredite la existencia y representacin de la sociedad.
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La escritura pblica de cesin del inters social debe ser firmada adems del representante legal por el cdeme y el cesionario. Actualmente, los incapaces en general (dementes, menores de edad, disipadores, etc.) pueden ser socios de las sociedades, con excepcin de las colectivas o las en comandita como gestores. Estarn representados por sus padres en ejercicio de la patria potestad o por los tutores y curadores que tengan asignados. La transformacin y fusin de las sociedades, requiere adems de los requisitos sealados para las reformas estatutarias, insertar balances generales para determinar su estado contable. La disolucin de las sociedades debe elevarse a escritura pblica. La liquidacin, puede hacerse por acta registrada en la Cmara de Comercio que se protocolizara posteriormente. Escisin Mediante esta figura jurdica se puede dividir el patrimonio de una sociedad en varias partes, cada una de las cuales puede formar una nueva sociedad o trasladarse a una existente, con observancia de los requisitos previstos por la ley. S es escisin total, la sociedad escindida se disuelve y sin liquidarse segrega su patrimonio. Si es escisin pardal, no se disuelve, traslada en bloque una o varias partes de su patrimonio. Despus de agotado el tramite de publicidad e intervencin de los acreedores, la escisin se aprueba mediante acta que debe elevarse a escritura pblica, otorgada por los representantes legales de las sociedades existentes. La escritura contendr las reformas de los estatutos que se introducen a una existente o los de la nueva sociedad, protocolizando el certificado de cmara de comercio, los estados financieros y los permisos cuando son sociedades controladas. Empresa unipersonal Basta la voluntad de un constituyente para que la empresa unipersonal nazca a la vida jurdica. La empresa unipersonal no requiere escritura pblica salvo que se aporten bienes inmuebles o el constituyente quiera darle esa formalidad, para mayor seguridad y certeza. Se forma una nueva persona Jurdica independiente del patrimonio personal del constituyente, la cual en cuanto al riesgo se asimila a una sociedad de responsabilidad limitada. Las reformas estatutarias no requieren escritura pblica. Si por reduccin de socios una sociedad se va a disolver, puede convertirse en empresa unipersonal y en tal caso el acuerdo debe elevarse a escritura pblica. Del mismo modo, si una empresa unipersonal se transforma en una sociedad comercial, debe constituirse por escritura pblica. Sociedad annima por suscripcin sucesiva de acciones Se constituye por escritura pblica pero no en un acto nico sino agotando previamente dos etapas; la de la elaboracin de un programa fundacional que se inscribe en la Cmara de Comercio para conocimiento pblico y la de la emisin y suscripcin de acciones por intermedio de una entidad financiera hasta alcanzar el capital suscrito. Fiducia mercantil Por este contrato una persona llamada fideicomitente transfiere a otra llamada fiduciario (que recibe una remuneracin por su gestin) uno o varios bienes para que los administre o enajene segn la finalidad que se indique, conformando un patrimonio autnomo. No requiere escritura pblica, salvo que recaiga sobre inmuebles. En la fiducia de inversin los bienes se transfieren para que se vendan y se inviertan en actividades que generen un rendimiento en provecho de un beneficiario que puede ser el mismo fideicomitente o un tercero. En la fiducia en garanta, los bienes se transfieren para respaldar obligaciones que si no son satisfechas se cancelarn con el producto de su venta. En la fiducla por administracin los bienes se entregan para administrarlos de acuerdo con la gestin encomendada y los rendimientos, si los hay, se le dan al beneficiario sealado. Leasing inmobiliario El leasing inmobiliario es un contrato sobre bienes inmuebles productivos (no los destinados a vivienda), con opcin de compra por parte del arrendatario y con base en un precio de rescate. No requiere escritura pblica salvo que las partes quieran darle esta formalidad para mayor certeza y seguridad. Cuando se ejerza la opcin de compra sobre un inmueble, la transferencia se har por escritura pblica, presentando el paz y salvo predial respectivo o el formulario de pago del autoavalo y la constancia de haber cancelado el impuesto de valorizacin.

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