TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA _______________________________

Lampiran Peraturan Kasau Nomor Perkasau/63/IX/2008 Tanggal 11 September 2008 _______________________

PETUNJUK ADMINISTRASI UMUM TNI ANGKATAN UDARA

BAB I PENDAHULUAN

1.

Umum. a. Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 34 Tahun 2004 tentang Tentara Nasional Indonesia, TNI AU melaksanakan tugas TNI matra udara di bidang pertahanan, menegakkan hukum dan menjaga keamanan di wilayah udara yurisdiksi nasional sesuai dengan ketentuan hukum nasional dan hukum internasional yang telah diratifikasi, melaksanakan pembangunan dan pengembangan kekuatan matra udara, serta melaksanakan pemberdayaan wilayah pertahanan udara. b. TNI AU sebagai bagian integral dari TNI dalam upaya pertahanan negara, dengan sifat khasnya yang padat materiil dan sarat teknologi, harus selalu dan terus menerus mengupayakan untuk memelihara serta membina kekuatan dan kemampuannya agar dapat melaksanakan peran, fungsi, serta tugasnya dalam sistem pertahanan negara. c. Guna menjamin keberhasilan pembinaan kekuatan dan kemampuan tersebut diperlukan suatu pedoman yang harus dipahami dan dijiwai oleh setiap personel TNI AU agar pelaksanaan peran dan tugas TNI AU berjalan lancar. Oleh karena itu, perlu pembinaan beberapa sistem, salah satunya adalah pembinaan administrasi umum secara terus-menerus dan berkesinambungan yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pedoman tersebut berupa Petunjuk Administrasi Umum TNI AU.

2. Maksud dan Tujuan. Petunjuk Administrasi Umum TNI AU ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman kepada semua personel di lingkungan TNI AU, dengan tujuan agar dalam melaksanakan tugas masing-masing dapat dicapai kesamaan pengertian dan keseragaman bentuk untuk mendukung terselenggaranya tugas dengan baik. 3. Ruang Lingkup dan Tata Urut. Ruang lingkup Petunjuk Administrasi Umum TNI AU ini meliputi semua pekerjaan, kegiatan, dan tata cara penyelenggaraan administrasi umum di lingkungan TNI AU, dengan tata urut sebagai berikut: a. b. c. Bab I Pendahuluan. Bab II Bab III Ketentuan Umum. Tulisan Dinas.

d. e. f. g. h. 4. Bab VI

Bab IV Bab V

Ejaan, Singkatan, dan Akronim. Surat-Menyurat Dinas.

Tata Naskah.

Bab VII Formulir. Bab VIII Penutup. Petunjuk Administrasi Umum TNI AU diselenggarakan berdasarkan:

Dasar.

a. Undang-Undang RI Nomor 3 Tahun 2002 tanggal 8 Januari 2002 tentang Pertahanan Negara. b. Undang-Undang RI Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. c. Undang-Undang RI Nomor 34 Tahun 2004 tanggal 16 Oktober 2004 tentang Tentara Nasional Indonesia. d. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 1983 tanggal 17 November 1983 tentang Pokok-Pokok dan Susunan Organisasi ABRI. e. Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang/1/II/2007 tanggal 20 Februari 2007 tentang Petunjuk Administrasi Umum TNI. f. Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang/3/IV/2007 tanggal 12 April 2007 tentang Penyempurnaan Pokok-Pokok Organisasi dan Prosedur TNI Angkatan Udara. g. Keputusan Kepala Staf TNI Angkatan Udara Nomor Kep/2/III/1999 tanggal 16 Maret 1999 lampiran B tentang Pokok-Pokok Organisasi dan Prosedur Sekretariat Umum TNI Angkatan Udara (Setumau). h. Surat Keputusan Kasau Nomor Skep/180/X/2003 tanggal 28 Oktober 2003 tentang Petunjuk Teknis Administrasi Umum di Lingkungan TNI Angkatan Udara. 5. Pengertian. Untuk menyamakan persepsi mengenai istilah-istilah yang terdapat dalam petunjuk ini, dijelaskan pengertian sebagai berikut: a. Administrasi. Administrasi secara umum merupakan usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan penetapan tujuan dan penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan untuk mencapai tujuan organisasi. b. Administrasi Umum TNI AU (Minu TNI AU). Minu TNI AU adalah semua pekerjaan, kegiatan, dan tata cara tulis-menulis di lingkungan TNI AU yang dilakukan secara teratur dan terarah kecuali hal-hal yang diatur dan memiliki kekhususan tersendiri dalam rangka pelaksanaan tugas TNI AU.

3 c. Tulisan Dinas. Tulisan dinas adalah semua tulisan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan TNI AU dalam rangka melaksanakan tugas/kegiatan di bidang masing-masing, dan disusun menurut aturan yang telah ditetapkan. d. Cetak Tebal. Cetak tebal adalah tata cara penulisan kata atau kelompok kata tertentu yang ditebalkan (bold) di dalam tulisan dinas untuk menunjukkan bahwa kata/kelompok kata tersebut mempunyai kedudukan penting. e. Cetak Miring. Cetak miring adalah tata cara penulisan kata atau kelompok kata tertentu yang dimiringkan (italic) pada kata atau kelompok kata asing dalam tulisan dinas. f. Garis Pemisah. Garis pemisah adalah garis yang digunakan untuk memisahkan bagian tulisan dinas, yaitu garis yang dibuat di bawah bagian kelompok kepala telegram dan memisahkan bagian isi dan penutup. Panjang garis pemisah sepanjang batas kiri dan kanan pengetikan pada telegram atau surat telegram. g. Garis Penutup. Garis penutup adalah garis yang digunakan untuk menutup kelompok kata sehingga kata-kata tersebut merupakan suatu bagian tersendiri, misalnya garis yang terdapat di bawah nama badan di sudut kiri atas suatu tulisan dinas. Jarak antara garis dengan baris terakhir kata-kata tersebut maksimal satu enter ukuran single, dan panjang garis sama dengan baris terpanjang dari kelompok kata. h. Daftar Distribusi. Daftar distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh kepala sekretariat atau pejabat di bidang minu, untuk digunakan sebagai pedoman pendistribusian tulisan dinas. i. Autentikasi. Autentikasi adalah pernyataan keabsahan suatu tulisan dinas sebelum digandakan dan didistribusikan secara sah sesuai dengan alamat yang telah ditentukan, serta telah dicatat dan diteliti oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang minu. Autentikasi ditandai dengan penandatanganan oleh pihak yang berwenang dan cap jabatan yang sah. j. Satuan Kerja (Satker). Satker adalah satuan terkecil dalam lingkup organisasi TNI AU yang menyelenggarakan kegiatan administrasi, mempunyai pejabat pengurus personel, materiil, keuangan, dan administrasi umum.
BAB II KETENTUAN UMUM

6. Umum. Ketentuan umum merupakan batasan pembahasan yang menjadi ketentuan dalam kegiatan minu TNI AU. Bab ini memuat kedudukan, peranan, ciri-ciri, dan asas-asas minu TNI AU. 7. Kedudukan. Minu TNI AU merupakan salah satu komponen dari sistem pembinaan TNI AU. Sebagian keberhasilan pembinaan TNI AU ditentukan pula oleh penyelenggaraan minu yang tertib dan teratur, sehingga minu TNI AU dapat menunjang pelaksanaan tugas dan fungsinya. 8. Peranan. berikut: Peranan administrasi umum ditinjau dari lingkup kegiatannya sebagai

a.

Mendukung pelaksanaan tugas untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan bahan keterangan bagi pemimpin guna pengambilan keputusan dan tindakan yang tepat. c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi TNI AU secara keseluruhan karena berkecimpung dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi. 9. Ciri-Ciri. a. b. Ciri-ciri administrasi umum dari ketiga peranan tersebut adalah:

Bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan lain. Dilaksanakan di seluruh organisasi dan memasuki seluruh bagian organisasi.

c. Dilaksanakan oleh semua personel dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok personel yang bersangkutan. d. e. Menggunakan alat tulis kantor dan media rekam lainnya. Memerlukan ketelitian, kecermatan, dan kecepatan.

10. Asas-Asas. Untuk memperoleh hasil dan daya guna secara maksimal, setiap penyelenggaraan administrasi umum menerapkan asas-asas sebagai berikut: a. Asas Tanggung Jawab. Semua penyelenggaraan kegiatan minu harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab, hal ini dapat dilihat pada kop dan tajuk tanda tangan tulisan dinas. Oleh karena itu, perlu ditentukan organisasi yang bertanggung jawab atas pelaksanaan minu TNI AU. Organisasi tersebut adalah sekretariat/instansi pembina minu. Manfaat asas ini sangat terasa pada satuan lapangan yang memerlukan mobilitas tinggi. b. Asas Keamanan. Semua tulisan dinas TNI AU mempunyai tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan dengan klasifikasi. Perlakuan terhadap tulisan dinas harus disesuaikan dengan tingkat keamanan tersebut. Namun, semua tulisan dinas TNI AU pada dasarnya bersifat tertutup. Tanpa adanya wewenang yang sah, petugas minu TNI AU tidak dibenarkan untuk menyampaikan isi tulisan dinas kepada yang tidak berhak, baik secara tertulis maupun lisan. c. Asas Saluran Administrasi. Pelaksanaan minu TNI AU hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan lebih cepat dengan memperhatikan pengawasan dan pengendalian, serta hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. d. Asas Kesinambungan. Seluruh kegiatan minu TNI AU pada dasarnya merupakan suatu proses yang berkesinambungan, dan saling berhubungan erat. Untuk itu dituntut adanya kerapian dalam pelaksanaan minu disertai penataan yang tertib dan teratur, sehingga memudahkan pengambilan keputusan.

5 e. Asas Kecepatan. Guna mendukung kelancaran tugas satuan, semua kegiatan minu TNI AU harus dapat diselesaikan secara benar dan tepat pada waktunya. Penegasan tentang tingkat kecepatan penyelesaian dan penyampaian tulisan dinas dinyatakan dengan derajat. Setiap petugas minu TNI AU berkewajiban memperhatikan tingkat kecepatan tersebut karena erat hubungannya dengan pelaksanaan tugas organisasi.
BAB III TULISAN DINAS

11. Umum. Tulisan dinas merupakan hasil dari kegiatan administrasi umum TNI AU, dan merupakan salah satu mata rantai untuk memperlancar kegiatan pelaksanaan tugas. Bab ini memuat ketentuan tentang bentuk, tata cara penyusunan, dan perlakuan terhadap tulisan dinas, dengan maksud untuk memberikan petunjuk dan pedoman dalam pembuatan tulisan dinas dengan tujuan agar tercapai kesamaan pengertian dan keseragaman dalam bentuk, cara pembuatan, dan pengolahan serta pengawasan dalam pengurusan tulisan dinas. 12. Bentuk Tulisan Dinas. a. Bentuk tulisan dinas yang diatur dalam Jukminu TNI AU terdiri atas: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Peraturan. Perintah Harian. Instruksi. Keputusan. Surat Edaran. Surat Perintah/Surat Tugas. Surat. Nota Dinas. Telegram.

10) Surat Telegram. 11) Laporan. 12) Pengumuman. 13) Surat Pengantar. 14) Ralat, Perubahan, Pencabutan, dan Pembatalan.

6 15) Naskah dinas lain, seperti surat izin, surat izin jalan/surat jalan, surat perjalanan dinas, sambutan, perjanjian kerja sama, dsb. b. Bentuk tulisan dinas yang tidak diatur dalam minu TNI AU dan tetap digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di bidang masing-masing sebagai berikut: 1) Tulisan dinas di bidang operasi meliputi perintah operasi, perintah administrasi, analisis daerah operasi, perkiraan intelijen, perkiraan operasi, perkiraan personel, perkiraan logistik, dan perkiraan komlek. 2) Tulisan dinas di bidang yudikatif meliputi tulisan dinas yang dikeluarkan oleh badan-badan peradilan TNI AU dan keodituran militer, yang menyangkut penyelidikan, penyidikan, penuntutan, penjatuhan dan pelaksanaan hukuman. 3) Tulisan dinas di bidang polisional meliputi tulisan dinas yang dikeluarkan oleh polisi militer yang isinya berhubungan dengan pengamanan, penyelidikan, penyidikan, dan penertiban terhadap pelanggaran hukum di lingkungan TNI AU. 4) Tulisan dinas di bidang perbendaharaan meliputi tulisan dinas yang dikeluarkan oleh badan-badan keuangan dan pembekalan TNI AU atau oleh badan-badan tersebut bersama dengan badan-badan lain di luar TNI AU, dan berhubungan erat dengan undang-undang perbendaharaan. 13. Tataran Tulisan Dinas. Tataran tulisan dinas adalah tingkat/kedudukan suatu tulisan dinas terhadap tulisan dinas lainnya, yang ditentukan menurut liputan isi, tingkat klasifikasi, serta pejabat yang berwenang mengeluarkan. Tataran tersebut adalah sebagai berikut : a. Tataran Pertama. Tulisan dinas yang termasuk pada tataran ini adalah peraturan yang memuat kebijakan pokok dan bersifat mengatur. Wewenang penandatanganan hanya ada pada Kasau, dan tidak dapat dilimpahkan yaitu untuk menandatangani doktrin, organisasi dan prosedur, rencana strategis, pembinaan dan amanat anggaran, petunjuk induk atau pedoman yang menjadi dasar bagi tulisan dinas lainnya, dan liputan isi mencakup seluruh TNI AU. Bentuk tulisan dinas tersebut adalah peraturan, perintah harian, dan instruksi. Sedangkan peraturan yang memuat kebijakan pelaksanaan dan bersifat mengatur serta merupakan penjabaran dari kebijakan pokok, wewenang penandatanganannya ada pada Kasau, dan dapat dilimpahkan kepada pejabat di bawahnya yaitu untuk menandatangani petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, dan petunjuk administrasi. b. Tataran Kedua. Tulisan dinas yang termasuk pada tataran ini adalah tulisan dinas yang memuat kebijakan pelaksanaan dari kebijakan pokok dan bersifat permanen antara lain pelaksanaan dana dan penentuan status personel/materiil. Wewenang penandatanganan ada pada Kasau dan dapat dilimpahkan kepada pejabat di bawahnya sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya. Bentuk tulisan dinas tersebut adalah keputusan. c. Tataran Ketiga. Tulisan dinas yang termasuk pada tataran ini adalah tulisan dinas yang memuat pemberitahuan/penjelasan tentang tata cara yang berlaku atau hal-hal lain yang perlu diperhatikan berdasarkan kebijakan pelaksanaan.

7 Wewenang penandatanganan ada pada Kasau dan dapat dilimpahkan kepada pejabat di bawahnya sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya. Bentuk tulisan dinas tersebut adalah surat edaran. d. Tataran Keempat. Tulisan dinas yang termasuk pada tataran ini adalah tulisan dinas yang memuat perintah untuk melaksanakan tugas tertentu dalam rangka pelaksanaan suatu kebijakan pelaksanaan. Wewenang penandatanganan ada pada pemimpin satker/instansi berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Bentuk tulisan dinas tersebut adalah surat perintah/surat tugas. e. Tataran Kelima. Tulisan dinas yang termasuk pada tataran ini adalah tulisan dinas yang digunakan sebagai alat komunikasi, dalam hal penekanan, pemberitahuan, usul/saran, dan permohonan yang berkaitan dengan kedinasan. Wewenang penandatanganan ada pada pemimpin satker/instansi berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Bentuk-bentuk tulisan dinas tersebut antara lain adalah laporan, surat, nota dinas, telegram, surat telegram, pengumuman, surat pengantar, surat keterangan, dan naskah dinas lainnya 14. Cara Penyusunan dan Pengetikan Tulisan Dinas. a. Petunjuk Umum. Setiap tulisan dinas harus merupakan suatu kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Untuk itu perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Ketelitian. Ketelitian dalam bentuk, susunan, isi, dan bahasa yang digunakan serta cara pengetikan tulisan dinas untuk menghindari kesalahan informasi. 2) Terang dan jelas. Yang dimaksud dengan terang dan jelas adalah hasil pembuatan tulisan dinas dengan menggunakan alat penggandaan yang ada dapat dibaca dengan baik, sedangkan jelas menyangkut isi tulisan dinas itu sendiri, yang memuat rumusan fakta dan argumentasi yang jelas, tidak menimbulkan keragu-raguan ataupun tafsiran lain. Oleh karena itu perlu dihindari penggunaan kata-kata yang tidak baku. 3) Singkat dan padat. Suatu gagasan yang lengkap harus dapat dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat efektif tanpa mengubah arti. Hal-hal yang tidak perlu atau kurang penting dapat dihilangkan. 4) Mantik dan meyakinkan. Mantik berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam tulisan dinas dilakukan menurut urut-urutan yang logis dan sistematis sehingga mampu meyakinkan pembaca. 5) Pembakuan. Setiap tulisan dinas harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatan, guna memperlancar penanganan dan menjadi pedoman yang pasti bagi petugas. b. Tata Cara Pengetikan. 1) Ukuran kertas. Ukuran kertas yang resmi digunakan dalam minu TNI AU adalah A-4 (297 mm x 210 mm). Dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat pula digunakan kertas dengan ukuran:

a) b) c) d)

Folio (330 mm x 215 mm). Folio ganda (430 mm x 330 mm). Kuarto ganda/A-3 (420 mm x 297 mm). Setengah kuarto/A-5 (210 mm x 148 mm).

2) Ruang tepi. Demi keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan tulisan dinas. Untuk itu, perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah, tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada mesin ketik/komputer. a) Ruang tepi atas ditetapkan tiga kait/0,8 inci (2,03 cm) dari tepi atas kertas. Tulisan paling atas adalah klasifikasi (bila perlu) dan nomor halaman. b) Ruang tepi bawah kertas ditetapkan sekurang-kurangnya dua kait/0,5 inci (1,27 cm) dari tepi bawah kertas. c) Ruang tepi kiri ditetapkan sekurang-kurangnya sepuluh dan sebanyak-banyaknya lima belas ketukan/satu inci (2,54 cm) dari tepi kiri kertas. Jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman nomor genap berlaku sebaliknya, yaitu lima ketukan. Ketentuan ini berlaku untuk pengetikan naskah yang akan dibundel menjadi buku. d) Ruang tepi kanan ditetapkan sekurang-kurangnya lima ketukan/ 0,6 inci (1,52 cm) dari tepi kanan kertas. Jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman ganjil berlaku ketentuan sebaliknya, yaitu sekurangkurangnya sepuluh dan sebanyak-banyaknya lima belas ketukan. Ketentuan ini berlaku untuk pengetikan naskah yang dibundel menjadi buku. e) Konfigurasi margin sebagai berikut: (1) (2) (3) (4) (5) (6) Top (atas) Bottom (bawah) Left (kiri) Right(kanan) : 0,8 = 2,03 cm. : 0,5 = 1,27 cm. : 1 = 2,54 cm.

: 0,6 = 1,52 cm.

Header (klasifikasi atas) : 0,5 = 1,27 cm. Footer (klasifikasi bawah): 0,5 = 1,27 cm.

3) Jenis dan ukuran huruf. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial dengan ukuran sebagai berikut: a) Pengetikan naskah menggunakan ukuran 12, sedangkan pada kata/kalimat yang seluruhnya berhuruf kapital menggunakan ukuran 11.

9 b) Telegram/surat telegram menggunakan huruf kapital ukuran 9.

c) Amanat/sambutan menggunakan ukuran 14, dengan huruf kapital hanya pada awal kalimat atau kelompok kata tertentu. c. Penulisan Klasifikasi. Apabila suatu tulisan dinas mempunyai tingkat klasifikasi sangat rahasia dan rahasia, penulisannya diatur sebagai berikut: 1) Pada tulisan/naskah yang berbentuk buku atau dibundel: a) Klasifikasi sangat rahasia ditulis di tengah-tengah naskah sebelah atas dan bawah tiap halaman, sedangkan klasifikasi rahasia hanya ditulis pada naskah halaman pertama dan halaman terakhir, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital ditebalkan tanpa garis bawah. b) Klasifikasi tersebut ditulis juga pada sampul buku.

2) Tingkat klasifikasi untuk surat, telegram, dan surat telegram diletakkan pada nomor dan ruang klasifikasi. 3) Tingkat klasifikasi pada nota dinas diletakkan pada nomor dengan kode singkatan klasifikasi. 4) Tingkat klasifikasi pada surat pengantar sama dengan tingkat klasifikasi tulisan dinas yang diantar. Jika tulisan dinas tersebut berklasifikasi rahasia, maka surat pengantarnya pun diberi nomor dan klasifikasi rahasia. 5) Surat pengantar untuk beberapa tulisan dinas yang berbeda klasifikasinya, maka klasifikasi surat pengantar disamakan dengan klasifikasi tulisan dinas yang tertinggi. 6) Pada dasarnya tingkat klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menandatangani tulisan dinas. Jika pejabat yang bersangkutan tidak menetapkan, maka kepala sekretariat/kepala tata usaha dapat menetapkan sesuai dengan kepentingan tulisan dinas tersebut. 7) Penjelasan lebih lanjut mengenai klasifikasi tulisan dinas dapat dilihat pada Bab V. Sedangkan untuk tulisan dinas yang mempunyai tingkat klasifikasi biasa tidak perlu dicantumkan, kecuali pada surat, telegram, surat telegram, dan nota dinas. d. Kop Surat. 1) Dalam minu TNI AU digunakan dua macam kop yaitu:

Kop nama jabatan. a) Kop nama jabatan adalah tulisan yang menunjukkan jabatan tertentu pada setiap halaman pertama tulisan dinas tertentu, digunakan hanya untuk bentuk amanat, perintah harian, dan surat dengan perlakuan khusus yang ditandatangani sendiri oleh Kasau. Sedangkan tulisan dinas lainnya, walaupun ditandatangani sendiri oleh Kasau, tidak menggunakan kop ini. b) Kop nama jabatan berturut-turut terdiri atas gambar lambang Swa Bhuwana Paksa dengan bintang di bawahnya dan tulisan Kepala Staf Angkatan Udara. Seluruhnya dicetak secara simetris di sebelah atas tengah halaman. Perbandingan ukuran lambang, bintang, dan huruf yang digunakan hendaknya serasi, sesuai dengan ukuran kertas.

10

2)

Kop nama badan. a) Kop nama badan adalah tulisan yang menunjukkan nama badan/ satuan/instansi di lingkungan TNI AU. Kop ini digunakan pada halaman pertama semua bentuk tulisan dinas, termasuk halaman pertama setiap lampirannya (jika berlampiran). b) Kop nama badan terdiri atas sebutan nama badan yang ditulis di sebelah kiri atas kertas. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada pasal 17.

e. Susunan Tulisan Dinas. Tulisan dinas hendaknya dibuat menurut pengelompokan ruang lingkupnya. Ruang lingkup tulisan dinas terdiri atas bagian, bab, pasal, subpasal, dan seterusnya. Tidak setiap tulisan dinas harus dibuat menurut susunan ini. Dalam hal ini, keluasan dan kedalaman materi harus dijadikan pertimbangan utama. Untuk itu ada beberapa kemungkinan yang dapat digunakan. 1) Susunan bagian, bab, dan pasal. Dalam susunan ini bagian merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas beberapa bab, dan bab terdiri atas beberapa pasal. Urut-urutan ini bersifat mutlak, bagian dan bab dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di samping kiri atau di tengah. a) Jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata pasal, cukup nomor pasal saja. b) Jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri atas kata pasal dan nomor pasal serta judul pasal, jika diperlukan. 2) Susunan bab dan pasal. Dalam susunan ini digunakan kata bab dan pasal, bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas sejumlah pasal. Urut-urutan ini bersifat mutlak. Bab dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di samping kiri atau di tengah (penulisannya sama dengan subsubpasal 1). 3) Susunan judul tengah, samping, dan pasal. Dalam susunan ini tidak digunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Judul tengah merupakan kelompok terbesar yang mencakup beberapa judul samping, dan judul samping meliputi pasal-pasal di bawahnya. Nomor urut pasal seluruhnya ditulis di samping kiri. 4) Susunan judul tengah dan pasal. Dalam susunan ini juga tidak digunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Judul tengah mencakup pasalpasal di bawahnya. Nomor pasal seluruhnya ditulis di samping kiri. 5) Susunan judul samping dan pasal. Susunan ini pun tidak menggunakan kata bagian, bab ataupun pasal. Judul samping mencakup pasal-pasal yang terdapat di bawahnya. Semua nomor pasal ditulis di samping kiri. 6) Susunan pasal. Dalam susunan ini, seluruh materi tulisan dinas dituangkan ke dalam urut-urutan pasal, baik di samping kiri ataupun tengah.

11 Susunan ini digunakan untuk suatu tulisan dinas dengan ruang lingkup yang sederhana. Khusus pada tulisan dinas yang berbentuk surat, pemakaian nomor pasal tidak merupakan keharusan. f. Pembuatan Judul Tulisan Dinas. 1) Bentuk naskah yang sistematis terbagi dalam beberapa judul. Hal tersebut sangat membantu penyusun mengembangkan suatu gagasan, dan sekaligus mengarahkan perhatian pembaca pada apa yang diuraikan. Judul hendaknya berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian dari kalimat yang mengikutinya. Contoh yang benar: Pelayanan. Setumau. Tugas-tugas pelayanan dilaksanakan secara fungsional oleh

Contoh yang salah: Pelayanan. Dilaksanakan secara fungsional oleh Setumau.

2) Judul tuldis. Judul tuldis adalah suatu rumusan singkat mengenai isi tulisan dinas. Dalam tulisan dinas yang berbentuk surat dan nota dinas, judul tuldis ditulis di ruang perihal. Dalam bentuk peraturan, instruksi, keputusan, surat edaran, dan pengumuman, judul tuldis ditulis di bawah kata tentang. 3) Judul tengah. Judul tengah adalah rumusan singkat yang menggambarkan seluruh isi tulisan yang terdapat dibawahnya sampai ke judul tengah berikutnya. Judul tengah ditulis seluruhnya dalam huruf kapital, ditebalkan, dan tidak diakhiri dengan titik. 4) Judul samping. Judul samping adalah rumusan singkat mengenai isi pasal-pasal yang terdapat di bawahnya sampai ke judul samping berikutnya. Judul samping ditulis sebaris tersendiri, mulai dari tepi kiri, seluruhnya dalam huruf kapital, ditebalkan dan tidak diakhiri dengan titik. 5) Judul pasal. Judul pasal adalah rumusan singkat tentang isi pasal. Judul pasal ditulis mulai dari tepi kiri sebaris dengan nomor pasal. Huruf kapital dipakai pada permulaan kata-kata yang dipandang penting, ditebalkan dan diakhiri dengan titik. Jika judul pasal dicantumkan ditengah maka penulisannya di bawah kata dan nomor pasal, ditebalkan, dan tidak diakhiri dengan tanda titik. 6) Judul subpasal. Judul subpasal adalah rumusan singkat tentang isi subpasal, ditulis sebaris dengan nomor subpasal, ditebalkan dan diakhiri dengan titik. Huruf kapital digunakan pada permulaan kata-kata yang dipandang penting. 7) Hal-hal yang perlu diperhatikan:

12 a) Perumusan judul hendaklah singkat, padat, dan dapat menggambarkan seluruh persoalan yang tercakup di dalamnya. b) Sesuai dengan pengertian judul tengah, bagian dan bab dapat pula digolongkan ke dalam judul tengah. Dalam hal ini, kata bagian dan atau bab harus dicantumkan di sebelah atas judul tengah. c) Pemakaian judul di dalam suatu tulisan dinas hendaklah konsisten. Jika suatu tulisan dinas menggunakan judul pasal, maka hendaknya seluruh pasal di dalam tulisan dinas tersebut diberi judul. Demikian pula, jika di dalam suatu tulisan dinas digunakan susunan judul tengah, judul samping, judul pasal, maka pengelompokan persoalan di dalam tulisan dinas tersebut hendaknya mengikuti susunan ini. d) Penggunaan garis bawah untuk penekanan pada kata tertentu dapat diganti dengan huruf tebal. e) Bila pada halaman suatu tulisan masih terdapat ruang yang kosong, maka penulisan judul bab baru dilanjutkan pada halaman tersebut, tidak harus diletakkan pada halaman baru. Jangan meletakkan judul pada bagian kertas paling bawah. g. Tata Cara Penomoran. Nomor di dalam tulisan dinas dibuat secara berurutan, mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Bagian. Bagian dan nomornya ditulis sebagai berikut: BAGIAN PERTAMA, BAGIAN KEDUA, dan seterusnya. Bagian selalu dibuat di halaman baru, diletakkan secara simetris di tengah atas halaman. 2) Bab. Bab-bab di dalam satu bagian diberi nomor urut dengan angka Romawi, seluruhnya dalam huruf kapital, ditebalkan, dan tidak diakhiri dengan titik. Bab ditulis di tengah, langsung setelah bagian atau pasal terakhir dari bab sebelumnya. Contoh: BAB I, BAB II, dan seterusnya.

3) Pasal. Pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor secara berurutan dalam angka Arab, mulai dari nomor 1 sampai terakhir. Nomor pasal diakhiri dengan titik. Contoh: 1. Umum.

4) Subpasal. Setiap subpasal dari pasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil (abjad): a, b, c, dan seterusnya. Nomor subpasal diakhiri dengan titik. Contoh: a. Setiap .....

5) Subsubpasal. Subsubpasal dari sebuah subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka Arab yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik. Contoh: 1) Jika .....

13 6) Subsubsubpasal. Subsubsubpasal dari sebuah subsubpasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil (abjad) yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik. Contoh: a) Dengan .....

7) Subsubsubsubpasal. Subsubsubsubpasal dari sebuah subsubsubpasal diberi nomor dengan menggunakan angka Arab yang diawali dengan tanda kurung buka dan diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik. Contoh: (1) Demikian .....

8) Subsubsubsubsubpasal. Subsubsubsubsubpasal dari sebuah subsubsubsubpasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil (abjad) yang diawali dengan tanda kurung buka dan diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik. Contoh: (a) Setiap .....

9) Subsubsubsubsubsubpasal. Subsubsubsubsubsubpasal dari sebuah subsubsubsubsubpasal diberi nomor dengan menggunakan huruf Romawi kecil diakhiri dengan titik. Contoh: i. ii. Hal-hal ..... Tiap-tiap .....

10) Nomor halaman. Tulisan dinas yang lebih dari satu halaman, termasuk lampirannya, pada halaman kedua dan seterusnya diberi nomor halaman dengan angka Arab tanpa tambahan tanda-tanda lain, sedangkan pada halaman pertama tidak diberi nomor. Nomor halaman dibuat di tengah atas halaman. Pada tulisan dinas yang berklasifikasi sangat rahasia dan rahasia, letak nomor halaman di bawah klasifikasi. 11) Penomoran alamat. Alamat kepada, tembusan, dan salinan yang lebih dari satu diberi nomor angka Arab dan diakhiri dengan tanda titik. Huruf pertama alamat diketik tiga ketukan setelah titik. h. Ketukan (Spasi Horizontal). 1) Pasal dengan judul. urutan sebagai berikut: Pengetikan pasal dengan judul dilakukan dengan

a) Nomor pasal diketik pada ketukan ke-10 s.d. 15 dari ruang tepi kiri kertas diikuti dengan titik. b) Huruf pertama judul pasal diketik pada ketukan ke-15 s.d. 20 dari ruang tepi kiri kertas .

14 c) Huruf pertama teks dimulai pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris berurutan diketik lurus di bawah nomor pasal. 2) Pasal tanpa judul. urutan sebagai berikut: a) Pengetikan pasal tanpa judul dilakukan dengan

Nomor pasal diketik di ruang tepi, diikuti dengan titik.

b) Huruf pertama teks dimulai pada ketukan ke-15 s.d. 20 dari ruang tepi kiri kertas, sedangkan huruf pertama baris kedua dan seterusnya diketik lurus di bawah nomor pasal. Pengetikan huruf pertama tetap mengikuti ketentuan ini, meskipun nomor pasal lebih dari satu angka (nomor 10 ke atas). 3) Subpasal dengan judul. Pengetikan subpasal dengan judul dilakukan dengan urutan sebagai berikut: a) Huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal, dan diakhiri dengan titik. b) Huruf pertama judul subpasal diketik pada ketukan keempat setelah titik. c) Huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah nomor subpasal. 4) Subpasal tanpa judul. dengan urutan sebagai berikut: Pengetikan subpasal tanpa judul dilakukan

a) Huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari paragraf pertama, dan diakhiri dengan titik. b) Huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah nomor subpasal. 5) Subsubpasal. Pengetikan subsubpasal dilakukan dengan urutan sebagai berikut: a) Angka penunjuk nomor subsubpasal diketik di bawah huruf pertama judul/ teks subpasal diikuti dengan kurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik. b) Huruf pertama teks subsubpasal diketik pada ketukan keempat setelah kurung tutup, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah nomor subsubpasal. 6) Tulisan dinas tanpa nomor pasal. Tiap alinea dalam tulisan dinas tanpa nomor pasal dianggap sebagai satu pasal. Oleh karena itu, pengetikan huruf pertama dari setiap alinea dimulai pada ketukan keenam dari awal mengetik,

15 sedangkan huruf pertama baris-baris berikutnya diketik mulai dari awal mengetik. 7) Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Ketentuan tersebut pada subsubpasal 1) dan 2) di atas tidak berlaku untuk pasal dan nomor pasal yang ditulis di tengah. b) Pengetikan dengan komputer yang pengaturan garis tepi kanannya berjalan secara otomatis, agar diusahakan jarak antara kata tidak melebihi dua ketukan. i. Kait/Baris/Enter (Spasi Vertikal). Pemakaian kait/baris/enter (spasi vertikal) dalam tulisan dinas diatur sebagai berikut: 1) Satu kait (dua gigi). Satu kait/enter digunakan untuk naskah akhir tulisan dinas. Jika isi tulisan dinas tidak terlalu panjang, maka demi kerapian dan keserasian, jaraknya dapat lebih dari satu kait, maksimal tiga kait. 2) Dua kait (empat gigi). a) b) c) d) e) f) g) Dua kait/enter digunakan:

Antara judul samping dengan teks di bawahnya. Antara pasal dengan pasal/subpasal. Antara subpasal dengan subpasal/subsubpasal. Antara subsubpasal dengan subsubpasal/subsubsubpasal. Antara subsubsubpasal dengan subsubsubpasal/subsubsubsubpasal. Antara subsubsubsubpasal dengan subsubsubsubsubpasal. Antara U.p. dengan teks di bawahnya.

h) Antara klasifikasi dengan nomor halaman, dan antara klasifikasi dengan kop nama badan. 3) Tiga kait/enter (enam gigi). Tiga kait/enter digunakan: a) b) c) d) e) f) Antara klasifikasi dan tepi atas kertas. Antara nomor halaman dan baris pertama teks di bawahnya. Antara penunjukan lampiran dan teks tulisan dinas. Antara baris terakhir dan judul samping. Antara baris terakhir dan judul tengah. Antara klasifikasi dan tepi bawah kertas.

16 g) Antara baris terakhir tulisan dan tajuk tanda tangan (jarak minimal).

h) Antara baris terakhir dengan klasifikasi, dan dengan tepi bawah kertas (jarak minimal) bila tidak ada klasifikasi. j. Tajuk Tanda Tangan. diatur sebagai berikut: 1) Penulisan tajuk tanda tangan dalam tulisan dinas

Tanda tangan atas nama sendiri. a) b) Nama jabatan ditulis lengkap, dengan huruf kapital pada awal kata. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait/enter.

c) Nama pejabat yang bersangkutan, ditulis dengan huruf kapital pada awal kata. d) Pangkat pejabat yang bersangkutan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata. e) 2) Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada pasal 17 subpasal d.

Tanda tangan atas nama pejabat lain. a) Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, seluruhnya dengan huruf kapital pada awal kata. b) Tanda tangan atas nama dan atau atas perintah, ditulis di depan nama jabatan pejabat yang berwenang menandatangani dengan singkatan a.n. dan atau a.p. c) Nama jabatan pejabat yang menandatangani tulisan dinas tersebut, dapat dituliskan singkatannya, seluruhnya dalam huruf kapital pada awal kata. d) Tanda tangan untuk beliau ditulis secara simetris di bawah nama jabatan pejabat yang menandatangani atas nama, dengan singkatan u.b. e) f) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait/enter. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada pasal 17 subpasal d.

k. Nomor Kopi. Nomor kopi adalah nomor yang digunakan untuk menunjukkan bahwa tulisan dinas dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Pencantuman nomor kopi diatur sebagai berikut: 1) Semua tulisan dinas yang mempunyai tingkat klasifikasi sangat rahasia/ rahasia harus diberi nomor kopi pada halaman pertama. Nomor kopi yang dimaksud berupa cap dengan warna tinta merah berukuran lebar 3 cm dan panjang 15 cm dengan besar huruf yang serasi diletakkan diagonal dari bawah ke atas. Dalam keadaan demikian, jumlah kopi harus tetap dibatasi pada

17 alamat kepada dan tembusan ditambah sebanyak-banyaknya dua eksemplar untuk arsip. 2) Nomor kopi tetap harus dicantumkan, meskipun naskahnya hanya satu.

3) Halaman pertama lampiran memuat nomor kopi yang sama dengan tulisan dinas induk. 4) Pendistribusian tulisan dinas yang bernomor kopi harus sama dengan daftar distribusi dan harus dicantumkan sebagai lampiran. 5) Pada TR dan STR, daftar distribusi tidak dicantumkan sebagai lampiran tetapi disimpan oleh kaset/kabagum/kataud/pejabat minu masing-masing. Contoh nomor kopi dapat dilihat pada contoh 17 l. Rujukan (Referensi). Rujukan adalah dasar yang digunakan sebagai acuan (referensi) dalam pembuatan suatu tulisan dinas. Rujukan dapat berupa tulisan dinas, peta, dan dokumen lain. 1) Pengetikan rujukan diatur sebagai berikut: a) Pada tulisan dinas yang berbentuk peraturan, keputusan, dan instruksi, rujukan dinyatakan dalam konsiderans mengingat, sedangkan pada surat perintah, surat edaran, laporan, dan pengumuman, dinyatakan dalam dasar. b) Pada bentuk surat dan nota dinas, rujukan dicantumkan pada pasal pertama, didahului dengan kata-kata: berdasarkan, dasar, sehubungan dengan, memperhatikan. c) Khusus bentuk telegram dan surat telegram, rujukan dicantumkan pada pasal pertama dan didahului dengan kata dasar. 2) Rujukan yang lebih dari satu, agar disusun berdasarkan tingkat/tataran dan kronologis tulisan dinas. 3) Jika suatu peta digunakan sebagai rujukan, maka harus ditulis lengkap nomor sheet, nama daerah, kedar, dan tahun pembuatannya. Oleat dan atau peta yang telah dilengkapi dengan tanda-tanda taktis dimasukkan ke dalam kelompok lampiran dan tidak dalam kelompok rujukan. m. Naskah Induk. Naskah induk adalah tulisan dinas yang memuat inti/pokok dari naskah yang menyertainya (lampiran). Apabila naskah induk lebih dari satu halaman, maka halaman dua dan seterusnya tidak perlu mencantumkan nama tulisan dinas, nomor, dan tanggal di sebelah kanan atas, cukup nomor halaman di tengah atas. n. Lampiran. Lampiran adalah lembaran tambahan yang digunakan untuk memberikan keterangan uraian lanjutan atas pasal-pasal yang dinyatakan di dalam naskah induk. Jika diperlukan, lampiran dapat diikuti sublampiran, dan sublampiran diikuti subsublampiran dan subsubsublampiran.

18 1) Pengetikan lampiran diatur sebagai berikut: a) Pada bentuk peraturan, perintah harian, instruksi, keputusan, surat edaran, dan surat perintah/surat tugas, adanya lampiran dinyatakan di dalam diktum/isi. b) Pada bentuk surat, adanya lampiran dan jumlahnya dicantumkan di dalam ruang lampiran di samping dinyatakan di dalam teks, sedangkan pada nota dinas dinyatakan di dalam teks. c) Pada bentuk telegram dan surat telegram tidak disertai lampiran.

d) Pada bentuk laporan, karmil, dan sejenisnya, lampiran ditulis di bawah penutup sejajar dengan tajuk tanda tangan. 2) Pengetikan tulisan dinas yang memiliki lampiran, setiap halaman pertama lampiran diberi kode dengan menyebutkan nama tulisan dinas, nomor, dan tanggal menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, baris paling atas sebaris dengan baris pertama kop nama badan dan di bawah baris paling bawah diberi garis penutup sepanjang tulisan yang terpanjang di atasnya. Lampiran yang lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Romawi. Lampiran tunggal tidak diberi nomor urut Contoh : a) Lampiran Peraturan Kasau Nomor Tanggal ______________________ Lampiran I Peraturan Kasau Nomor Tanggal ________________________ Lampiran II Peraturan Kasau Nomor Tanggal _______________________

b)

c)

3) Jika lampiran diikuti sublampiran, sublampiran diberi nomor urut dengan huruf abjad kapital. Sublampiran tunggal tidak diberi nomor urut. Contoh : a) Sublampiran Peraturan Kasau Nomor Tanggal ________________________ artinya: Sublampiran Lampiran Peraturan Kasau

19 b) Lampiran A Peraturan Kasau Nomor Tanggal _______________________ artinya: Sublampiran A Lampiran Peraturan Kasau c) Lampiran B Peraturan Kasau Nomor Tanggal ________________________ artinya: Sublampiran B Lampiran Peraturan Kasau d) Lampiran I-A Peraturan Kasau Nomor Tanggal ________________________ artinya: Sublampiran A Lampiran I Peraturan Kasau e) Lampiran I-B Peraturan Kasau Nomor Tanggal ________________________ artinya: Sublampiran B Lampiran I Peraturan Kasau 4) Jika sublampiran diikuti subsublampiran, maka subsublampiran diberi nomor urut dengan angka Arab. Subsublampiran tunggal tidak diberi nomor urut. Contoh : a) Subsublampiran Peraturan Kasau Nomor Tanggal ___________________________ artinya: Subsublampiran Sublampiran Lampiran Peraturan Kasau Lampiran I-A-1 Peraturan Kasau Nomor Tanggal __________________________ artinya: Subsublampiran 1 Sublampiran A Lampiran I Peraturan Kasau Lampiran I-A-2 Peraturan Kasau Nomor Tanggal __________________________ artinya: Subsublampiran 2 Sublampiran A Lampiran I Peraturan Kasau

b)

c)

20 d) Subsublampiran I-A Peraturan Kasau Nomor Tanggal ______________________________ artinya: Subsublampiran Sublampiran A Lampiran I Peraturan Kasau

5) Jika subsublampiran diikuti subsubsublampiran, maka penulisan subsubsublampiran diberi nomor urut dengan huruf kecil. Subsubsublampiran tunggal tidak diberi nomor. Contoh : a) Subsubsublampiran Peraturan Kasau Nomor Tanggal _______________________________ artinya: Subsubsublampiran Subsublampiran Sublampiran Lampiran Peraturan Kasau Lampiran I-A-1-a Peraturan Kasau Nomor Tanggal ___________________________ artinya: Subsubsublampiran a Subsublampiran 1 Sublampiran A Lampiran I Peraturan Kasau

b)

o. Daftar Distribusi. Daftar distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh kepala sekretariat atau pejabat di bidang minu, digunakan sebagai pedoman pendistribusian tulisan dinas. Pengelompokan daftar distribusi dapat diatur dengan pola umum sebagai berikut: 1) Kelompok pertama, yaitu jabatan-jabatan yang berada di lingkungan organisasi TNI AU. 2) Kelompok kedua, yaitu jabatan-jabatan yang berada di luar lingkungan organisasi TNI AU. 3) Tiap-tiap kelompok dapat dirinci lagi menurut kebutuhan satuan/satker masing-masing. 4) Untuk memudahkan penggunaan, susunan kelompok distribusi berikut rinciannya dapat diberi kode-kode. 5) Daftar distribusi diketik pada kelompok penutup sebelah kiri bawah sebaris dengan nama pejabat pada tajuk tanda tangan. 6) Daftar distribusi tidak digunakan, jika kelompok alamat yang dituju hanya beberapa atau sebagian saja dari jabatan yang tercantum di dalam daftar. p. Tembusan. Suatu tulisan dinas dikirimkan kepada pejabat secara langsung (alamat aksi) atau secara tembusan. Tembusan hanya dikirimkan kepada para pejabat yang terkait dengan masalah-masalah yang tertuang dalam isi

21 tulisan dinas bersangkutan dengan tujuan pengamanan isi berita dan penghematan penggunaan materiil. 15. Penataan Tulisan Dinas. a. Peraturan (Per). Peraturan Kasau adalah peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan oleh Kepala Staf Angkatan Udara yang memuat kebijakan pokok dan kebijakan pelaksanaan yang bersifat mengatur, berlaku untuk seluruh atau sebagian anggota/badan di lingkungan TNI AU dan merupakan dasar bagi tulisan dinas lainnya. Peraturan digunakan untuk menetapkan/mengesahkan doktrin, organisasi dan prosedur, pokok-pokok pembinaan, program kerja dan anggaran, pendelegasian wewenang yang bersifat tetap, petunjuk induk, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Pejabat yang berwenang menandatangani peraturan adalah: a) Kepala Staf Angkatan Udara, untuk kebijakan pokok yang berlaku bagi seluruh jajaran TNI AU, yaitu doktrin, organisasi dan prosedur, rencana strategis, pokok-pokok pembinaan, program kerja dan anggaran, petunjuk induk serta pendelegasian wewenang yang bersifat tetap. b) Kepala Staf Angkatan Udara atau atas namanya, untuk kebijakan pelaksanaan yang bersifat mengatur dan berlaku bagi jajaran TNI AU, yaitu petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, dan petunjuk protap. 2) Susunan. a) Susunan peraturan adalah sebagai berikut:

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan dengan gambar lambang Swa Bhuwana Paksa. (2) Kata peraturan diikuti dengan tulisan Kepala Staf Angkatan Udara, seluruhnya dengan huruf kapital disusun secara simetris. (3) (4) Nomor, yang dibuat langsung di bawahnya. Kata tentang, seluruhnya ditulis dengan huruf kecil.

(5) Rumusan singkat materi sebagai judul peraturan, seluruhnya dengan huruf kapital. (6) Tulisan jabatan Kepala Staf Angkatan Udara ditulis dengan huruf kapital. b) Kelompok konsiderans, terdiri atas: (1) Menimbang, yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlunya dikeluarkan peraturan. (2) Mengingat, yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar dikeluarkannya peraturan, bentuk dan kedudukannya

22 paling rendah sama dengan peraturan yang dikeluarkan, disusun menurut hierarkis dan kronologis tulisan dinas. (3) Memperhatikan, yang memuat hal-hal lain yang perlu diperhatikan (jika diperlukan), disusun secara hierarkis dan kronologis. c) Kelompok diktum yang dimulai kata memutuskan, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, simetris di tengah diikuti dengan kata menetapkan di tepi kiri kemudian diikuti judul/topik yang disahkan. (1) Materi peraturan dicantumkan di dalam diktum secara berurutan dalam susunan pasal-pasal. (2) Jika terlalu panjang, materi peraturan dapat dibuat sebagai lampiran, dan halaman terakhir lampiran harus ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan. (3) Di dalam diktum dicantumkan pula penetapan lainnya, misalnya saat berlakunya peraturan, pembatalan/pencabutan ketentuan lain, atau pengaturan lebih lanjut. d) Kelompok penutup yang terdiri atas tempat ditetapkannya peraturan, serta tajuk tanda tangan. e) Autentikasi dan distribusi. dan tanggal

3) Penomoran. Penomoran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut: a) Kode/singkatan (perkasau). b) c) d) peraturan dan Kepala Staf Angkatan Udara

Nomor urut ditulis dengan angka Arab. Angka bulan ditulis dengan angka Romawi. Angka tahun ditulis dengan angka Arab.

Contoh: Perkasau/11/II/2008 4) Autentikasi. a) Peraturan yang sudah ditandatangani perlu diautentikasi oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang minu TNI AU (Kasetumau). b) Autentikasi merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang minu TNI AU (Kasetumau). c) Kata autentikasi dicantumkan di bawah atau di sebelah kiri tajuk tanda tangan, ditulis dengan huruf kapital pada awal kata (title case), dan

23 pada tajuk tanda tangan yang berwenang dicantumkan kata cap/tertanda sebagai pengganti cap dan tanda tangan yang sebenarnya. d) Pejabat yang berhak memberikan autentikasi pada peraturan ditetapkan oleh Kasetumau/Wakasetumau. 5) Distribusi. a) Distribusi peraturan merupakan alamat distribusi.

b) Alamat distribusi dicantumkan di bagian kiri bawah sebaris dengan nama pejabat pada tajuk tanda tangan. c) Jika alamat distribusi tidak dicantumkan, peraturan dapat didistribusi menggunakan daftar distribusi menurut keperluan. d) Tata cara mengurutkan alamat pejabat disusun mulai pangkat, jabatan, dan tingkat organisasi. e) Naskah asli dan lembar peraturan yang diparaf disimpan di Sekretariat Umum sebagai pertinggal. Fotokopi lembar yang diparaf disimpan dalam takahnya. 6) Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Naskah hasil autentikasi menggunakan cap jabatan Kasetumau (asli) sedangkan pada tajuk tanda tangan pejabat yang menandatangani cukup ditulis cap/tertanda. b) Pengesahan pembentukan dilakukan dengan peraturan. ataupun pembubaran organisasi

c) Peraturan dapat dikeluarkan apabila sudah ada konsiderans dasar menimbang dan mengingat, sedangkan memperhatikan hanya merupakan konsiderans tambahan. Contoh peraturan dan peraturan yang diautentikasi dapat dilihat pada contoh 1 dan 2. b. Peraturan Bersama. Peraturan bersama adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan dari dua pejabat atau lebih, yang bersifat umum, berlaku untuk satker/instansi yang mengeluarkan, dan menjadi dasar tulisan dinas lainnya. Peraturan bersama memuat hal-hal yang perlu diatur bersama-sama satker/instansi yang bersangkutan. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Pejabat yang berwenang menandatangani peraturan bersama adalah para menteri atau pejabat setingkat menteri dengan Kepala Staf Angkatan Udara. 2) Susunan. a) Peraturan bersama disusun sebagai berikut:

Kelompok kepala terdiri atas:

24 (1) Lambang Negara Garuda Pancasila.

(2) Kata peraturan bersama diikuti dengan nama jabatan pejabat yang mengeluarkan/menandatangani, ditulis simetris di bawah lambang Garuda Pancasila dengan huruf kapital. (3) Penomoran menggunakan nomor peraturan yang berlaku/ sesuai dengan ketentuan pada satker/instansi masing-masing. (4) Kata tentang kecil. (5) (6) b) ditulis simetris di bawah nomor dengan huruf

Rumusan materi keputusan bersama ditulis dengan huruf kapital. Peraturan bersama tidak menggunakan kop surat.

Nama jabatan pejabat yang menandatangani. sama dengan kelompok

c) Ketentuan kelompok konsiderans konsiderans pada peraturan.

d) Ketentuan kelompok diktum sama dengan kelompok diktum pada peraturan. e) Kelompok penutup terdiri atas tempat dan tanggal ditetapkan dan tajuk tanda tangan. Tajuk tanda tangan disesuaikan dengan tingkat dan banyaknya pejabat penanda tangan dengan urutan sebagai berikut: pejabat yang lebih tinggi diletakkan di sebelah kanan paling atas, kemudian urutan kedua di sebelah kiri dibuat simetris dan seterusnya disesuaikan dengan tingkat jabatan penanda tangan. 3) Penomoran. Penomoran menggunakan nomor peraturan pada tanggal peraturan tersebut dikeluarkan, sedangkan susunan nomor disesuaikan dengan urutan pejabat penanda tangan. 4) Autentikasi. Peraturan bersama yang akan didistribusi di lingkungan TNI AU perlu diautentikasi sesuai dengan ketentuan. 5) Daftar distribusi. Pada peraturan bersama didistribusikan sesuai dengan alamat yang ditentukan. 6) Hal-hal yang perlu diperhatikan: a) Naskah asli dibuat sebanyak satker/instansi yang mengeluarkan peraturan bersama. b) Peraturan bersama yang didistribusikan di lingkungan Mabesau adalah hasil penggandaan yang telah diautentikasi oleh Kasetumau. c) Peraturan bersama yang asli disimpan di Setumau sebagai arsip.

Contoh peraturan bersama dapat dilihat pada contoh 3

25 c. Perintah Harian (Prinhar). Perintah harian adalah bentuk tulisan dinas yang memuat kebijakan pokok, pesan-pesan pribadi, dan pernyataan kehendak pemimpin yang harus ditaati dikeluarkan untuk memperingati suatu peristiwa penting. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. dikeluarkan oleh Kepala Staf Angkatan Udara. Prinhar hanya dapat

2) Susunan. Prinhar dibuat dengan kop nama jabatan, dengan susunan sebagai berikut: a) Kelompok kepala, terdiri atas kop nama jabatan, dan kata perintah harian, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital ditebalkan. b) Kelompok isi, terdiri atas kalimat pembuka, pernyataan kehendak/ pesan yang harus dipatuhi, dan diakhiri dengan kalimat penutup yang memuat ucapan terima kasih, harapan serta penegasan. c) Kelompok penutup, terdiri atas tempat dan tanggal pengeluaran prinhar, serta tajuk tanda tangan. 3) Penomoran, distribusi, autentikasi, dan tembusan. a) Prinhar tidak diberi nomor, autentikasi, dan tembusan.

b) Prinhar yang dikeluarkan Kepala Staf Angkatan Udara didistribusikan ke seluruh jajaran TNI AU. Contoh perintah harian dapat dilihat pada contoh 4. d. Instruksi (Ins). Instruksi adalah bentuk tulisan dinas yang memuat arahan pelaksanaan suatu kebijakan pokok dan kebijakan pelaksanaan yang tertuang di dalam peraturan. Instruksi selalu berinduk kepada peraturan. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Instruksi hanya dapat dikeluarkan dan ditandatangani oleh Kepala Staf Angkatan Udara. 2) Bentuk dan susunan. Bentuk dan susunan suatu instruksi pada hakikatnya adalah sama dengan bentuk peraturan dan dapat dibagi menjadi empat bagian terdiri atas: a) Kelompok kepala dengan susunan seperti pada peraturan kecuali kata dan singkatan Perkasau diganti dengan Ins. b) Kelompok konsiderans, terdiri atas: (1) Menimbang, memuat uraian tentang perlunya dikeluarkan instruksi. (2) Mengingat, memuat ketentuan/dasar dikeluarkannya instruksi.

c) Kelompok diktum, dimulai dengan kata menginstruksikan seluruhnya ditulis di tengah dengan huruf kapital, diikuti dengan kata kepada dan untuk, selanjutnya memuat materi instruksi yang disusun pasal demi pasal.

26 d) Kelompok penutup, terdiri atas tempat dan tanggal pengeluaran instruksi, serta tajuk tanda tangan. 3) Penomoran, distribusi dan tembusan. a) Penomoran. Penomoran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut: (1) (2) (3) (4) Kode/singkatan Instruksi (ins). Nomor urut ditulis dengan angka Arab. Angka bulan ditulis dengan angka Romawi. Angka tahun ditulis dengan angka Arab.

b) Distribusi. Distribusi/alamat instruksi dicantumkan pada diktum, sedangkan tembusannya dicantumkan di sebelah kiri bawah sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani pada tajuk tanda tangan. 4) Hal-hal yang perlu diperhatikan: a) Meskipun kata instruksi juga berarti perintah, tetapi instruksi yang dimaksudkan di sini bukanlah perintah, melainkan suatu petunjuk/arahan pelaksanaan suatu peraturan. b) Kedudukan instruksi sebagai anak peraturan menunjukkan bahwa tulisan dinas ini merupakan bagian dari kebijakan pokok dan kebijakan pelaksanaan yang bersifat mengatur, sehingga suatu instruksi harus berpangkal pada suatu peraturan dan tidak dapat berdiri sendiri. c) Wewenang pembuatan dan penandatanganan tidak dapat didelegasikan kepada pejabat lain. Contoh instruksi dapat dilihat pada contoh 5. e. Keputusan (Kep). Keputusan adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat kebijakan pelaksanaan yang digunakan untuk menetapkan dan atau mengubah status personel/materiil/keuangan. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Pejabat yang berwenang menandatangani keputusan adalah Kepala Staf Angkatan Udara dan dapat didelegasikan kepada pejabat di bawahnya serta pimpinan instansi/satker sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. 2) Susunan. a) Susunan keputusan adalah sebagai berikut:

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan dengan gambar lambang Swa Bhuwana Paksa.

(2) Kata keputusan, diikuti dengan nama jabatan pejabat atau atas namanya, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

27 (3) (4) (5) b) c) Nomor, dibuat langsung di bawah nama tuldis. Kata tentang, seluruhnya ditulis dalam huruf kecil. Judul keputusan seluruhnya dengan huruf kapital.

Nama jabatan pejabat seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. Kelompok konsiderans, terdiri atas: (1) Menimbang, yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlunya dikeluarkan keputusan. (2) Mengingat, yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar penetapan keputusan, bentuk dan kedudukannya paling rendah sama dengan keputusan yang dikeluarkan dan disusun menurut tataran dan kronologis tulisan dinas. (3) Memperhatikan, yang memuat hal-hal lain yang perlu diperhatikan (jika diperlukan), dan juga disusun secara hierarkis, sesuai dengan bentuk dan tanggal penerbitan.

d) Kelompok diktum yang dimulai kata memutuskan, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, simetris di tengah diikuti dengan kata menetapkan di tepi kiri. e) Pada akhir diktum keputusan tentang status personel, dicantumkan kata: (1) Dengan catatan, yaitu kemungkinan diadakannya perbaikan atas kekeliruan yang terjadi. (2) Salinan, disampaikan kepada pejabat yang berhak menerima karena terkait dengan keputusan tersebut. (3) Petikan, diberikan kepada personel yang bersangkutan.

f) Kelompok penutup yang terdiri atas tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan, serta tajuk tanda tangan. 3) Penomoran. Penomoran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut: a) b) c) d) Contoh: Kep/8/VIII/2007 Kep/9/IX/2007 Kode/singkatan keputusan (Kep). Nomor urut ditulis dengan angka Arab. Angka bulan ditulis dengan angka Romawi. Angka tahun ditulis dengan angka Arab.

28 4) Distribusi. Keputusan tentang status personel diditribusikan dengan salinan dan petikan, sedangkan keputusan tentang status materiil dan keuangan didistribusikan sesuai alamat distribusi yang diatur sebagai berikut:. a) Distribusi keputusan merupakan alamat distribusi.

b) Alamat distribusi dicantumkan di bagian kiri bawah sebaris dengan nama pejabat pada tajuk tanda tangan. c) Jika alamat distribusi tidak dicantumkan, keputusan didistribusi menggunakan daftar distribusi menurut keperluan. dapat

d) Tata cara mengurutkan alamat pejabat disusun mulai pangkat, jabatan, tingkat organisasi. e) Naskah asli dan lembar keputusan yang diparaf disimpan di sekretariat sebagai arsip. Fotokopi lembar yang diparaf disimpan dalam takahnya. 5) Hal-hal yang perlu diperhatikan: a) Keputusan dapat dikeluarkan apabila sudah ada konsiderans dasar menimbang dan mengingat, sedangkan memperhatikan hanya merupakan konsiderans tambahan. b) Keputusan yang menetapkan status personel untuk satu orang, didistribusi dengan salinan, tidak diterbitkan petikannya. c) Apabila terjadi sesuatu hal yang mengakibatkan petikan hilang, dapat diterbitkan petikan kedua dan seterusnya. Contoh keputusan, salinan, dan petikan keputusan dapat dilihat pada contoh 6 s.d. 8. f. Surat Edaran (SE). Surat edaran adalah bentuk tulisan dinas yang memuat pemberitahuan/penjelasan tentang tata cara yang berlaku atau hal-hal lain yang perlu diperhatikan berdasarkan kebijakan pelaksanaan. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Surat edaran dapat dikeluarkan oleh pemimpin satker/instansi/badan sesuai dengan bidang tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Susunan. a) Susunan surat edaran adalah sebagai berikut:

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan dengan gambar lambang Swa Bhuwana Paksa. (2) Kata surat edaran, ditulis di bawah lambang Swa Bhuwana Paksa, seluruhnya dengan huruf kapital sedangkan nomor surat edaran di bawahnya diawali dengan huruf kapital.

29 (3) Kata tentang, ditulis di bawah surat edaran, seluruhnya dengan huruf kecil. (4) Judul surat edaran ditulis di bawah tentang, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. (5) Lambang Swa Bhuwana Paksa, tulisan surat edaran, dan tentang serta judul, diletakkan secara simetris. b) Kelompok isi, memuat hal-hal yang dikehendaki tentang tata cara yang berlaku. c) Kelompok penutup yang terdiri atas tempat, tanggal dikeluarkannya surat edaran, dan tajuk tanda tangan serta distribusi. 3) Penomoran dan distribusi. a) Tata cara penomoran surat edaran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut: (1) (2) (3) (4) b) Kode/singkatan surat edaran (SE). Nomor urut ditulis dengan angka Arab. Angka bulan ditulis dengan angka Romawi. Angka tahun ditulis dengan angka Arab.

Distribusi surat edaran disesuaikan alamat distribusi.

Contoh surat edaran dapat dilihat pada contoh 9. g. Surat Perintah/Surat Tugas (Sprin/Sgas). Surat perintah/surat tugas adalah bentuk tulisan dinas yang memuat pernyataan kehendak pemimpin untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh seorang/sekelompok personel, dan mempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Sprin/sgas dapat dibuat dan ditandatangani oleh pemimpin satker/instansi berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Bentuk dan susunan. berikut: a) Kelompok kepala: (1) Kop nama satker/instansi, disertai lambang Swa Bhuwana Paksa. Bentuk dan susunan sprin/sgas adalah sebagai

(2) Kata-kata surat perintah atau surat tugas, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. (3) Penomoran dilakukan secara berurutan dalam satu tahun takwim, dengan urut-urutan sebagai berikut:

30 (a) (b) (c) (d) b) Kode/singkatan surat perintah/surat tugas (sprin/sgas). Nomor urut ditulis dengan angka Arab. Angka bulan ditulis dengan angka Romawi. Angka tahun ditulis dengan angka Arab.

Kelompok isi: (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan dasar. Pertimbangan memuat alasan/tujuan dikeluarkannya sprin/sgas, sedangkan dasar memuat ketentuan/hal-hal yang dijadikan landasan dikeluarkannya sprin/sgas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan kata diperintahkan atau ditugaskan yang ditulis di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, diikuti kepada di tepi kiri serta nama personel dan atau jabatan yang mendapat perintah/tugas. Di bawah kepada dituliskan untuk, disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh penerima perintah/tugas.

c) Kelompok penutup, terdiri atas tempat, tanggal dikeluarkan, dan tajuk tanda tangan serta tembusan. 3) Distribusi dan tembusan.

sprin/sgas

a) Sprin/sgas yang hanya kepada satu orang, aslinya diberikan kepada yang bersangkutan, sedangkan yang kolektif, kepada setiap orang dapat diberikan hasil penggandaannya kecuali kepada orang pertama diberikan aslinya. b) Tembusan disampaikan kepada para pejabat yang dipandang perlu dan ada kaitannya dengan perintah/tugas yang diberikan. 4) Hal-hal yang perlu diperhatikan: a) Sprin/sgas yang memuat lebih dari empat orang harus menggunakan lampiran. b) Sprin digunakan untuk personel organik TNI sedangkan Sgas digunakan untuk personel nonorganik/anggota organisasi istri TNI. c) Pada dasarnya sprin/sgas dikeluarkan oleh atasan personel yang mendapat perintah/tugas. Karena pertimbangan tertentu, seorang pejabat dapat mengeluarkan/menandatangani sprin untuk dirinya sendiri, setelah ada wewenang tertulis dari atasannya. d) Sprin yang menyertakan anggota lain yang bukan bawahan langsung harus ada izin tertulis dari pemimpin anggota tersebut dan dicantumkan pada konsiderans dasar.

31 e) Sprin/sgas tidak berlaku lagi setelah perintah/tugas yang termuat di dalamnya selesai dilaksanakan. Contoh sprin/sgas dapat dilihat pada contoh 10 s.d. 15. h. Surat. Surat adalah bentuk tulisan dinas yang memuat pernyataan kehendak, pemberitahuan, atau permintaan dari seorang pejabat kepada pejabat/pihak lain di luar satker/instansinya. 1) Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Surat dibuat oleh pemimpin satker/instansi dan dapat didelegasikan kepada pejabat di bawahnya sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Bentuk dan susunan. a) Kelompok kepala: (1) Kop nama satker/instansi atau kop nama jabatan. Pada dasarnya, kop nama jabatan hanya digunakan untuk surat-surat yang ditandatangani oleh Kepala Staf Angkatan Udara. (2) Tempat dan tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas, tanpa diakhiri titik, segaris dengan kop nama badan/ satker/instansi paling bawah, dan segaris dengan nomor surat pada surat-surat yang menggunakan kop nama jabatan. (3) Nomor, klasifikasi, lampiran, dan perihal diletakkan di sebelah kiri di bawah nama badan/jabatan. (4) Alamat tujuan diletakkan di sebelah kanan, di bawah tulisan kepada dan setelah yth. Apabila melebihi empat alamat tujuan harus menggunakan lampiran. (5) Jika perlu, dapat ditambah dengan tulisan u.p. diikuti nama jabatan pejabat yang dituju, diletakkan di bawah perihal di atas isi, dan tidak diakhiri titik. b) Kelompok isi, terdiri atas kalimat pembukaan, isi surat dan kalimat penutup. Kelompok isi tidak harus selalu disusun dengan menggunakan nomor-nomor pasal, dan disesuaikan dengan materi surat. c) Kelompok penutup, terdiri atas tajuk tanda tangan dan tembusan. Jika tempat alamat tembusan tidak mencukupi, tembusan dapat dinaikkan, sehingga jarak dari tepi kertas sebelah bawah sampai ke garis penutup tembusan tidak kurang dari tiga kait. 3) Penomoran. Tata cara penomoran surat diatur sebagai berikut: Bentuk dan susunan surat adalah sebagai berikut:

a) Nomor surat yang tidak diproses melalui tata naskah disusun dengan urutan: (1) Kode tingkat klasifikasi (SR, R, B).

32

(2) (3) (4) Contoh:

Nomor urut dalam satu tahun takwim. Bulan ditulis dengan angka Romawi. Tahun ditulis dengan angka Arab.

Nomor: B/445/VIII/2007 b) Nomor surat yang diproses melalui tata naskah disusun dengan urutan: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Contoh: Nomor: R/133-08/04/01/Setumau Nomor: B/64-17/01/01/Setumau 4) Distribusi. Distribusi surat sesuai dengan yang tercantum pada alamat yang dituju dan tembusan. 5) Surat berbahasa Inggris. Surat-surat berbahasa Inggris yang dibuat oleh pejabat TNI AU diatur sebagai berikut: a) Kop surat menggunakan kop nama jabatan berbahasa Inggris sesuai dengan kepangkatan penanda tangan. b) Kop nama jabatan diletakkan di sebelah atas simetris. Kode tingkat klasifikasi. Nomor urut dalam satu tahun takwim. Tanda hubung. Nomor pokok persoalan. Nomor anak persoalan. Nomor urut perihal. Singkatan nama satuan/instansi pembuka tata naskah.

c) Alamat yang dituju diletakkan di bawah kop surat sebelah kiri dan seluruhnya mengunakan huruf kapital . d) Tanggal dan tempat pembuatan diletakkan di sebelah kanan atas di bawah kop surat. e) Tajuk tanda tangan dapat digunakan atau tanpa tajuk tanda tangan.

33 f) Surat yang dikirim tidak perlu dibubuhi nomor dan cap sedangkan sebagai bukti kearsipan nomor cukup pada pertinggal. g) Pejabat yang bersangkutan dapat membubuhkan tulisan tangan sebagai pengganti kata dengan hormat dan hormat kami. 6) Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Tingkat klasifikasi ditulis dengan huruf kecil.

Contoh: Klasifikasi: Sangat rahasia b) Surat yang disertai lampiran, pada kolom lampiran supaya disebutkan jumlahnya. Penulisan jumlah lampiran tidak boleh dengan angka dan huruf sekaligus. Angka yang disebut lebih dari dua kata, agar ditulis dengan angka. Apabila beberapa lampiran terdiri atas beberapa sebutan satuan, tanpa disebut satuannya sesuai dengan jenis yang dilampirkan. Contoh benar: Lampiran: Dua berkas Lampiran: 25 lembar Lampiran: Lima eksemplar Contoh salah: Lampiran: 2 berkas. Lampiran: Dua puluh lima lembar. Lampiran: 5 eksemplar buku. c) Perihal surat harus dirumuskan sesingkat mungkin, tetapi masih dapat dimengerti oleh penerima surat, ditulis maksimal tiga baris. Contoh: Perihal : Usul kenaikan pangkat Sertu Iwan Sony beserta 35 orang bintara. ____________________ d) Alamat tujuan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Jika alamat terlalu panjang, dapat menggunakan singkatan/ akronim menurut ketentuan. Tulisan kepada tidak diakhiri titik dua, dan tulisan yth diikuti dengan titik, sedangkan kata di tidak diikuti tanda penghubung. e) Untuk perhatian (u.p.) digunakan dalam hal-hal sebagai berikut:

34 (1) Diharapkan mungkin. jawaban surat dapat diselesaikan secepat

(2) Penyelesaian jawaban surat cukup ditangani oleh pejabat staf, tetapi hal tersebut harus dilaporkan kepada pemimpin, dan pejabat yang tercantum pada alamat tidak perlu dicantumkan pada tembusan dan tidak perlu dikirim. (3) Untuk perhatian (u.p.) tidak digunakan pada alamat tembusan.

f) Surat yang ditandatangani atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) harus ada tembusannya kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. g) Surat yang ditujukan kepada Presiden RI, Panglima TNI, kas angkatan sebaiknya surat yang bertanda tangan asli/lembar pertama, termasuk surat yang beralamat hanya satu, sedangkan yang beralamat banyak, tanda tangan asli dikirimkan kepada alamat atau urutan pertama, yang lain dikirim fotokopinya dengan dibubuhi cap jabatan asli, sedangkan untuk arsip sekretariat/sekretaris/tata usaha yang tanda tangan asli lainnya. Contoh surat dapat dilihat pada contoh 16 s.d. 21. j. Nota Dinas. Nota dinas adalah bentuk tulisan dinas yang memuat pemberitahuan, pernyataan, dan permintaan dari seorang pejabat kepada pejabat lain secara terbatas di dalam lingkungan satker sendiri. 1) Pembuatan. Nota dinas dibuat oleh para pejabat sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Bentuk dan susunan. berikut: a) Kelompok kepala: (1) Kop nama badan. Bentuk dan susunan nota dinas adalah sebagai

(2) Tulisan kata nota dinas, secara simetris ditulis di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital serta nomor dicantumkan di bawah nama tulisan dinas. (3) Alamat yang dituju, pejabat pengirim, dan perihal semuanya diletakkan di bawah tulisan nota dinas dimulai dari ruang tepi kiri dan diberi garis penutup. b) Kelompok isi, terdiri atas kalimat pembukaan, isi nota dinas, dan kalimat penutup. Kelompok isi tidak harus selalu dibuat dengan menggunakan nomor-nomor pasal. c) Kelompok penutup, terdiri atas tempat dan tanggal pembuatan nota dinas, tajuk tanda tangan, serta tembusan.

35 3) Penomoran dan distribusi. a) Cara penomoran nota dinas pada dasarnya sama dengan cara yang digunakan untuk menomori surat yang tanpa takah (tetapi diletakkan di bawah tulisan nota dinas), disusun dengan urutan: (1) (2) (3) (4) (5) (6) Contoh: Nomor: B/ND-9/XI/2008/Bagminu b) Nota dinas disampaikan kepada alamat tujuan dan alamat tembusan di dalam lingkungan satker itu sendiri. 4) Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas, karena hanya berlaku di dalam lingkungan satker/satuan sendiri. b) Pada tembusan nota dinas tidak boleh dicantumkan alamat di luar lingkungan satker sendiri. c) Jika sangat diperlukan (atas petunjuk pemimpin), fotokopi nota dinas dapat dikirim ke satker luar. Dalam hal ini, pengirimannya menggunakan surat pengantar. Contoh nota dinas dapat dilihat pada contoh 22. k. Telegram (T). Telegram adalah salah satu bentuk tulisan dinas yang dibuat dalam bentuk khusus dan dikirim melalui jalur komunikasi elektronika, karena perlu penyelesaian segera. 1) Pembuatan. Telegram dibuat oleh seorang pejabat sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Bentuk dan susunan. berikut: a) Bentuk dan susunan telegram adalah sebagai Kode tingkat klasifikasi (SR, R, B). Singkatan nota dinas (ND) diikuti tanda hubung (-). Nomor urut dalam satu tahun takwim. Bulan ditulis dengan angka Romawi. Tahun ditulis dengan angka Arab. Singkatan nama satuan/bagian pembuat nota dinas.

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan.

(2) Tulisan telegram diletakkan simetris di tengah dan tidak diberi garis bawah.

36 (3) Pejabat pengirim, alamat yang dituju dan tembusan di tepi kiri, didahului dengan kata dari, kepada, dan tembusan. b) c) d) Garis pemisah yang dibuat sepanjang baris tulisan. Klasifikasi, nomor, tanggal dibuat di bawah garis pemisah. Kelompok isi disusun pasal demi pasal: (1) Pasal menggunakan tiga abjad (AAA TTK, BBB TTK, dst.).

(2) Subpasal menggunakan angka yang ditulis dengan huruf secara penuh (SATU TTK, DUA TTK, TIGA TTK, dst). Untuk subpasal yang jumlahnya lebih dari dua puluh penulisannya dengan angka arab ( 1 TTK, 2 TTK, 3 TTK, dst). (3) (4) e) Subsubpasal menggunakan dua abjad (AA TTK, BB TTK, dst.). Subsubsubpasal menggunakan satu abjad (A TTK, B TTK, dst.).

Garis pemisah, yang dibuat sepanjang garis pemisah di atas.

f) Tajuk tanda tangan pejabat pembuat telegram diletakkan sebelah kanan di bawah garis pemisah. 3) Penomoran. Tata cara penomoran telegram adalah sebagai berikut:

a) Singkatan T untuk telegram yang berklasifikasi biasa, TR untuk yang rahasia dan TSR untuk yang sangat rahasia. b) c) Nomor urut dalam satu tahun takwim. Tahun pembuatan.

Contoh: Nomor: T/25/2007 - telegram biasa.

Nomor: TR/386/2007 - telegram rahasia. Nomor: TSR/9/2007 - telegram sangat rahasia. 4) Distribusi. tembusan. 5) Telegram disampaikan kepada alamat yang dituju dan

Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Telegram dibuat dengan menggunakan huruf kapital, jenis Arial ukuran 9. b) c) Jumlah halaman telegram tidak melebihi empat halaman kertas A-4. Telegram tidak disertai lampiran.

37 d) Tata cara penandatanganan telegram: (1) Pada pasal penutup telegram dicantumkan nama jabatan penanda tangan sesuai dengan jabatan pada tajuk tanda tangan. (2) Pejabat pembuat telegram membubuhkan tanda tangannya pada tajuk tanda tangan yang telah disediakan, selanjutnya disimpan pejabat pengirim sebagai bukti pertanggungjawaban. e) Pengiriman telegram dilakukan menurut prosedur komunikasi yang ditetapkan Diskomlekau. Contoh telegram dapat dilihat pada contoh 23. f) Pembuatan telegram dalam bentuk formulir berita dilakukan oleh petugas sentral komunikasi. Untuk efisiensi, telegram dapat dibuat langsung dalam bentuk formulir berita. Contoh formulir berita dapat dilihat pada contoh 24 s.d. 26. l. Surat Telegram (ST). Surat telegram adalah surat yang dibuat dengan gaya telegram dan pengiriman/penerimaannya melalui kantor pos TNI/kantor pos/ caraka/kurir. 1) Pembuatan. Surat telegram dibuat oleh pemimpin satker/instansi sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Bentuk dan susunan. sebagai berikut: a) Bentuk dan susunan surat telegram adalah

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) (2) Kop nama badan. Tulisan surat telegram diletakkan secara simetris di tengah.

(3) Pejabat pengirim, alamat yang dituju, dan tembusan diletakkan di tepi kiri, didahului dengan kata dari, kepada, dan tembusan. (4) Derajat dan klasifikasi surat telegram diletakkan di sebelah kanan, sebaris dengan dari dan kepada. b) Garis pemisah yang dibuat sepanjang baris tulisan isi surat telegram. c) Nomor dan tanggal pembuatan dibuat di bawah garis pemisah.

d) Kelompok isi dibuat seperti telegram, namun pada pasal terakhir tidak perlu dicantumkan nama jabatan penanda tangan surat telegram. e) Kelompok penutup terdiri atas tajuk tanda tangan.

38 3) Penomoran. berikut : Tata cara penomoran surat telegram adalah sebagai

a) Singkatan ST untuk surat telegram yang berklasifikasi biasa, STR untuk rahasia, dan STSR untuk sangat rahasia. b) c) Nomor urut dalam satu tahun takwim. Tahun pembuatan.

Contoh: Nomor: ST/27/2007 Nomor: STR/20/2007 Nomor: STSR/6/2007 - surat telegram biasa - surat telegram rahasia - surat telegram sangat rahasia

4) Distribusi. Surat telegram disampaikan kepada alamat yang dituju dan alamat tembusan. 5) Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Surat telegram dibuat dengan menggunakan huruf kapital, jenis Arial ukuran 9. b) Tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat telegram seluruhnya ditulis dengan angka Arab, dipisahkan dengan tanda hubung. c) Nama jabatan pejabat pengirim dicantumkan pada kelompok dari dan kelompok penutup (tajuk tanda tangan) surat telegram. d) Surat telegram tidak disertai lampiran.

e) Jika penandatanganan dilakukan atas nama, atas perintah, ataupun untuk beliau, maka nama jabatan pada alamat dari tetap nama jabatan untuk siapa surat telegram ditandatangani. f) Penyampaian surat telegram melalui kantor pos TNI/kantor pos/ caraka/kurir. Contoh surat telegram dapat dilihat pada contoh 27. m. Laporan. Laporan adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian secara kronologis. 1) Pembuatan. Laporan dibuat oleh setiap pejabat/personel yang diberi tugas dan tanggung jawab jabatan, baik rutin maupun khusus, atau kegiatan lain yang berhubungan dengan kedinasan. 2) Bentuk dan susunan. berikut: Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai

39 a) Kelompok kepala terdiri atas: (1) Kop nama badan.

(2) Judul (rumusan judul laporan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, ditebalkan, dan secara simetris diletakkan di tengah). b) Kelompok isi terdiri atas pendahuluan, dasar, materi, kesimpulan dan saran, serta penutup. (1) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup. (2) Materi terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor-faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal-hal lain yang perlu dilaporkan. (3) Kesimpulan dan saran memuat rangkuman/kesimpulan tentang pelaksanaan tugas dan saran-saran yang perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan. (4) Kalimat penutup merupakan pernyataan akhir laporan.

c) Kelompok penutup terdiri atas tempat dan tanggal pembuatan laporan, tajuk tanda tangan, dan lampiran. 3) Macam laporan. a) Laporan dibedakan atas dua macam yaitu:

Laporan berkala, terdiri atas: (1) (2) (3) (4) (5) Laporan tahunan. Laporan semesteran. Laporan triwulanan. Laporan bulanan. Laporan harian.

b) 4)

Laporan khusus, dibuat secara insidental atau menurut kebutuhan.

Penomoran dan distribusi. a) Laporan disampaikan dengan menggunakan surat pengantar, sehingga nomor yang digunakan, adalah nomor urut surat pengantar. b) Selain kepada atasan langsung/pejabat yang memerintahkan, laporan disampaikan pula kepada pejabat yang ada hubungannya dengan isi laporan tersebut.

40 5) Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Apabila suatu kegiatan tertentu tersedia formulir yang telah ditetapkan, maka laporan dituangkan dalam formulir, misalnya laporan kekuatan personel, perbendaharaan, materiil, dan sejenisnya. b) Dalam merumuskan kesimpulan hendaknya sesuai dengan apa yang dilaporkan. c) Saran berisi tentang pendapat pribadi pelapor mengenai tugas yang dilaksanakan. d) Dalam pengumpulan data di lapangan hendaknya dapat mencatat sebanyak mungkin kejadian dan kemudian baru dipilih mana yang perlu dilaporkan. Contoh laporan dapat dilihat pada contoh 28. n. Pengumuman (Peng). Pengumuman adalah bentuk tulisan dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada umum atau seluruh anggota. 1) Pembuatan. Pengumuman dikeluarkan oleh pemimpin satuan/kasatker sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Bentuk dan susunan. sebagai berikut: a) Bentuk dan susunan pengumuman adalah

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan disertai lambang Swa Bhuwana Paksa.

(2) Tulisan pengumuman, secara simetris ditulis di tengah seluruhnya dengan huruf kapital. (3) (4) (5) b) Mencantumkan nomor pengumuman. Tulisan tentang ditulis dengan huruf kecil. Judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital.

Kelompok isi, terdiri atas: (1) (2) (3) Kalimat pembuka. Isi pengumuman. Kalimat penutup.

c)

Kelompok penutup terdiri atas: (1) Tempat dan tanggal dikeluarkan.

41 (2) (3) Tajuk tanda tangan. Tembusan.

Contoh pengumuman dapat dilihat pada contoh 29. o. Surat Pengantar (Speng). Surat pengantar adalah surat dinas berbentuk daftar digunakan untuk mengantar suatu naskah/dokumen/barang yang perlu dikirimkan. 1) Pembuatan. Surat pengantar dibuat oleh kepala sekretariat/sekretaris/ pejabat minu dan pejabat lain yang berwenang. 2) Bentuk dan susunan. Bentuk dan susunan surat pengantar dapat dibuat dengan menggunakan kertas ukuran A-5 (210 mm x 148 mm), dengan susunan sebagai berikut: a) Kelompok kepala terdiri atas: (1) Kop nama badan.

(2) Nomor speng. Cara penomoran speng terdiri atas kode klasifikasi/kode nama tulisan dinas tanda hubung nomor urut/bulan dengan angka Romawi/tahun dengan angka Arab. Contoh: R/Speng-27/V/2007 B/Speng-97/V/2007 (3) (4) Tempat dan tanggal pembuatan. Alamat yang dituju.

(5) Tulisan surat pengantar ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital. b) Kelompok isi berada di dalam lajur-lajur terdiri atas: nomor, isi, banyaknya, dan keterangan. c) Kelompok penutup berisi tajuk tanda tangan.

Contoh surat pengantar dapat dilihat pada contoh 30. p. Surat Izin (SI). Surat izin adalah bentuk tulisan dinas yang memuat persetujuan/izin dari pemimpin satuan/kasatker kepada personel untuk melaksanakan kegiatan di luar fungsi, tugas, dan tanggung jawab jabatannya dalam jangka waktu tertentu. Contoh: melaksanakan ibadah haji, umroh, dan perjalanan ke luar negeri (pribadi). 1) Pembuatan. Surat izin dikeluarkan oleh pemimpin satuan/kasatker sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

42 2) Bentuk dan susunan. berikut: a) Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan/instansi, disertai lambang Swa Bhuwana Paksa. (2) Kata surat izin seluruhnya ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital. (3) Nomor surat izin: SI/20/I/2007

b)

Kelompok isi, terdiri atas: (1) Konsiderans dasar dan pertimbangan.

(2) Diktum dimulai dengan kata diizinkan yang ditulis di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, diikuti kepada di tepi kiri serta nama personel dan atau jabatan yang mendapat izin. Di bawah kepada dituliskan untuk, disertai dengan ketentuan-ketentuan yang harus dilaksanakan oleh penerima izin. c) Kelompok penutup, terdiri atas tempat dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tangan, serta tembusan. Contoh surat izin dapat dilihat pada contoh 31. q. Surat Izin Jalan (SIJ)/Surat Jalan (SJ). Surat izin jalan adalah bentuk tulisan dinas yang memuat persetujuan/izin dari pemimpin satuan/kasatker kepada personel yang pergi dalam jangka waktu tertentu dengan meninggalkan dinas, sedangkan surat jalan tidak meninggalkan dinas. 1) Pembuatan dan pengesahan. Surat izin jalan dikeluarkan oleh pemimpin satuan/kasatker sesuai dengan kewenangannya, sedangkan surat jalan dapat ditandatangani oleh pejabat yang lebih rendah. 2) Bentuk dan susunan. sebagai berikut: a) Bentuk dan susunan surat izin jalan adalah

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan/satker, dapat disertai dengan lambang Swa Bhuwana Paksa. (2) Tulisan surat izin jalan/surat jalan seluruhnya ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital. (3) Penomoran surat izin jalan/surat jalan sebagai berikut: kode nama tulisan dinas/nomor urut/bulan dengan angka Romawi/tahun dengan angka Arab,

43 Contoh : SIJ/12/V/2007 SJ/12/V/2007 b) Kelompok isi, terdiri atas: (1) (2) (3) Pernyataan pemberi izin. Data personel. Tujuan dan waktu.

c) Kelompok penutup terdiri atas: tempat dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tangan, serta tembusan. Contoh surat izin jalan/surat jalan dapat dilihat pada contoh 32 dan 33. r. Surat Perjalan Dinas (SPD). Surat Perjalanan Dinas (SPD) adalah bentuk tulisan dinas menyertai surat perintah memuat keterangan data personel, batas waktu, rute perjalanan, dan pengesahan dari instansi yang didatangi seorang/sekelompok personel dalam melaksanakan perintah kedinasan. 1) Pembuatan. bersangkutan. Surat perjalanan dinas dibuat oleh satker/instansi yang Bentuk dan susunan surat perjalanan dinas jalan

2) Bentuk dan susunan. adalah sebagai berikut: a)

Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan/satker, disertai dengan lambang Swa Bhuwana Paksa. (2) Tulisan surat perjalanan dinas seluruhnya ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital. (3) Penomoran surat perjalanan dinas sebagai berikut: kode nama tulisan dinas/nomor urut/bulan dengan angka Romawi/tahun dengan angka Arab, Contoh : SPD/12/I/2008

b)

Kelompok isi, terdiri atas: (1) (2) Data personel. Waktu, rute perjalanan, dan angkutan.

c) Kelompok penutup terdiri atas: tempat dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tangan, dapat disertai dengan nama pengikut. Contoh SPD dapat dilihat pada contoh 34.

44 s. Sambutan. Sambutan adalah tulisan dinas yang berupa ungkapan pikiran yang utuh berisi pesan pemimpin satuan/kasatker kepada seluruh atau sebagian anggota/badan/lembaga yang berada di lingkungan TNI AU, yang disampaikan secara tertulis atau lisan. 1) Bentuk dan susunan sambutan adalah sebagai berikut: a) Kelompok kepala, terdiri atas: (1) Kop nama badan atau kop nama jabatan sesuai dengan kewenangannya. (2) Judul amanat ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital ditebalkan. b) Kelompok isi, terdiri atas: (1) (2) (3) Kalimat pembuka. Isi amanat. Kalimat penutup,

c) Kelompok penutup, terdiri atas: tempat dan tanggal dikeluarkan, tajuk tanda tangan. Contoh sambutan dapat dilihat pada contoh 35. 2) Sambutan secara lisan tidak diatur dalam peraturan ini.

16. Ralat, Perubahan, Pencabutan, dan Pembatalan. a. Petunjuk Umum. Apabila suatu tulisan dinas terdapat kesalahan, maka perlu diadakan pembetulan, sedangkan bentuk pembetulan tergantung pada tingkat kesalahannya. Tingkat pembetulan diatur sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) b. Ralat. Perubahan. Pencabutan. Pembatalan.

Penggunaan. 1) Ralat. Ralat digunakan untuk pembetulan tulisan dinas yang tingkat kesalahannya ringan/tidak prinsip, misalnya salah pengetikan.

45 2) Perubahan. Perubahan digunakan untuk pembetulan tulisan dinas yang tingkat kesalahannya dianggap prinsip, atau kesalahan tersebut cukup mempengaruhi isinya, misalnya perubahan waktu, jumlah, personel, dan lainlain. 3) Pencabutan. Pencabutan digunakan untuk mencabut suatu tulisan dinas yang tingkat kesalahannya tidak dapat diralat atau diubah, atau isi tulisan dinas tersebut dianggap sudah tidak sesuai dengan keadaan dan perlu diganti dengan tulisan dinas baru. 4) Pembatalan. Pembatalan digunakan untuk membatalkan berlakunya suatu tulisan dinas, dengan pengertian bahwa isi tulisan dinas yang dibatalkan dianggap belum pernah ada. c. Bentuk. 1) Ralat dan perubahan. a) Bentuk tulisan dinas untuk ralat dan perubahan peraturan, ins, kep, surat edaran, dan sprin/sgas, sama dengan bentuk yang diralat atau diubah. b) Bentuk tulisan dinas yang lain untuk ralat atau perubahan dapat menggunakan surat, telegram, surat telegram atau nota dinas. 2) Pencabutan dan pembatalan. a) Bentuk tulisan dinas untuk pencabutan atau pembatalan peraturan menggunakan peraturan. b) Bentuk tulisan dinas untuk pencabutan atau pembatalan instruksi, keputusan menggunakan keputusan. c) Bentuk tulisan dinas yang lain, pencabutan atau pembatalannya dapat menggunakan surat, telegram, surat telegram, atau nota dinas. d) Pencabutan atau pembatalan tulisan dinas berbentuk peraturan atau keputusan, kalimat pencabutan atau pembatalan ada pada diktumnya, dengan pernyataan bahwa peraturan atau keputusan yang dicabut dinyatakan tidak berlaku lagi sedangkan yang dibatalkan dianggap tidak pernah ada. d) Tulisan yang berbentuk sprin/sgas apabila dikeluarkan sprin/sgas yang baru di dalam diktumnya juga dinyatakan bahwa sprin/sgas yang dicabut/dibatalkan dinyatakan tidak berlaku lagi, tetapi bila tidak dikeluarkan sprin/sgas baru, cukup menggunakan surat, telegram, surat telegram atau nota dinas. d. Tanda Tangan. Penandatanganan ralat, perubahan, pencabutan, dan pembatalan diatur sebagai berikut: 1) Ralat. Meralat kesalahan yang ringan/tidak prinsip, tanda tangan dapat dilakukan oleh pejabat pada instansi pembina materi atas nama pejabat yang menandatangani tulisan dinas yang diralat.

46 2) Perubahan, pencabutan, dan pembatalan. Yang berhak menandatangani tulisan dinas yang diubah, dicabut, dan dibatalkan adalah pejabat yang menandatangani tulisan dinas yang diubah, dicabut, dan dibatalkan atau pejabat yang lebih tinggi. e. Nomor dan Tanggal. Tata cara penomoran dan pemberian tanggal pada ralat, perubahan pencabutan, dan pembatalan diatur sebagai berikut: 1) Ralat. a) Nomor ralat tulisan dinas yang berbentuk peraturan, kep, ins, SE, dan sprin/sgas menggunakan nomor lama dengan tanggal baru. b) Nomor ralat bentuk tulisan lainnya menggunakan nomor dan tanggal baru. 2) Perubahan. a) Nomor perubahan tulisan dinas berbentuk peraturan, ins, kep, SE, dan sprin/sgas menggunakan nomor lama dengan menambah huruf abjad kecil di belakang nomor sesuai dengan perubahan yang dilakukan, sedangkan tanggal menggunakan tanggal waktu perubahan dilaksanakan. Cara penomoran: (1) (2) (3) Huruf a digunakan untuk perubahan pertama. Huruf b digunakan untuk perubahan kedua. Huruf c digunakan untuk perubahan ketiga, dan seterusnya.

b) Nomor dan tanggal perubahan tulisan dinas yang lain adalah sesuai dengan nomor tanggal waktu perubahan dikeluarkan. 3) Pencabutan dan pembatalan. Nomor dan tanggal pencabutan dan pembatalan tulisan dinas adalah menggunakan nomor dan tanggal waktu pencabutan atau pembatalan tulisan dinas tersebut dikeluarkan. Contoh ralat, perubahan, pencabutan, dan pembatalan dapat dilihat pada contoh 36 s.d. 40. 17. Kop Surat dan Tajuk Tanda Tangan. a. Ketentuan Umum. Penulisan kop surat, tajuk tanda tangan, cap dinas, dan papan nama badan dalam pelaksanaan administrasi umum TNI AU sangat erat kaitannya. Dengan memperhatikan kop surat, tajuk tanda tangan, dan cap dinas dapat diketahui badan serta pejabat yang bertanggung jawab atas penerbitan suatu tulisan dinas. Sedangkan papan nama badan dapat menunjukkan kedudukan badan/satuan, jabatan, dan pejabat tertentu. Pasal ini dimaksudkan untuk memberikan petunjuk tentang tata cara penulisan dan penggunaan kop surat, tajuk tanda tangan, cap dinas, dan papan nama badan, agar dapat dicapai kesatuan dan keseragaman dalam rangka pelaksanaan penerapan administrasi umum TNI AU.

47 b. Kop Surat. 1) Kop surat adalah kelompok tulisan yang menunjukkan nama badan/ satuan dan kedudukannya di lingkungan TNI AU yang terdiri atas kop nama jabatan dan kop nama badan. a) Kop nama jabatan. (1) Kop nama jabatan terdiri atas lambang Swa Bhuwana Paksa, bintang, dan tulisan Kepala Staf Angkatan Udara disusun simetris di atas tengah kertas. (2) Kop nama jabatan digunakan khusus untuk tulisan dinas yang ditandatangani oleh Kepala Staf Angkatan Udara, contoh penulisan sebagai berikut:

KEPALA STAF ANGKATAN UDARA

b)

Kop nama badan. (1) Kop nama badan dibuat di sebelah kiri atas kertas dan dicantumkan pada halaman pertama tulisan dinas termasuk halaman pertama lampiran dan diberi garis penutup sepanjang baris terpanjang. Nama badan terdiri atas nama badan yang bersangkutan dan nama badan setingkat lebih tinggi yang diletakkan di atas nama badan yang bersangkutan. (2) Kop nama badan dibuat sebanyak-banyaknya dua baris, baris terpanjang maksimal 41 ketukan, termasuk jarak antara kata. Jika baris terpanjang kop surat melebihi 41 huruf atau dua baris, maka kop surat nama badan yang bersangkutan dapat disingkat dengan kaidah singkatan yang berlaku.

c.

Tata Cara Penulisan Nama Badan. 1) Penulisan kop surat nama badan untuk surat-surat yang ditandatangani oleh Kasau atau pejabat lain atas nama Kasau adalah sebagai berikut:
TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA _________________________________

2) Penulisan kop surat nama badan untuk unsur pembantu pemimpin/staf adalah sebagai berikut:

48

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA INSPEKTORAT JENDERAL DAN PERBENDAHARAAN _______________________________________________ MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA STAF PERENCANAAN DAN ANGGARAN ___________________________________

3) Penulisan kop surat nama badan untuk unsur pelaksana staf/pelayanan Markas Besar Angkatan Udara adalah sebagai berikut:
MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA PUSAT KOMANDO DAN PENGENDALIAN ____________________________________

4) Kop surat nama badan untuk badan pelaksana pusat Markas Besar Angkatan Udara adalah sebagai berikut:
MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA AKADEMI ANGKATAN UDARA _______________________________ MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA SEKOLAH STAF DAN KOMANDO _______________________________ MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA DINAS ADMINISTRASI PERSONEL _______________________________

5) Penulisan kop surat nama badan kotama fungsional TNI AU dan satuan jajarannya adalah seperti contoh berikut:
TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KOMANDO PENDIDIKAN _____________________________________________ KOMANDO PENDIDIKAN TNI ANGKATAN UDARA WING PENDIDIKAN UMUM _________________________________________ TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KOMANDO PEMELIHARAAN MATERIIL _____________________________________________ KOMANDO PEMELIHARAAN MATERIIL TNI AU DEPO PEMELIHARAAN 10 ________________________________________

49

6) Penulisan kop surat nama badan kotama pembinaan TNI AU dan satuan jajarannya adalah seperti contoh berikut:
TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KORPS PASUKAN KHAS _____________________________________________ KORPS PASUKAN KHAS TNI ANGKATAN UDARA WING III ___________________________________________ KORPS PASUKAN KHAS TNI ANGKATAN UDARA DETASEMEN BRAVO _________________________________________

7) Penulisan kop surat nama badan kotama pembinaan dan operasi TNI AU dan satuan jajarannya adalah seperti contoh berikut:
TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KOMANDO OPERASI I ______________________________________________ KOMANDO OPERASI TNI ANGKATAN UDARA I PANGKALAN TNI AU HALIM PERDANAKUSUMA ________________________________________ PANGKALAN TNI AU HALIM PERDANAKUSUMA SKADRON UDARA 17 _________________________________________

d.

Tajuk Tanda Tangan. 1) Petunjuk umum. a) Tajuk tanda tangan adalah kelompok tulisan pada bagian penutup tulisan dinas, terdiri atas nama jabatan, nama badan/instansi, serta nama dan pangkat pejabat. b) Tajuk tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah, ditulis dengan huruf kapital pada awal kata (title case), kecuali penulisan titel disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. c) Nama jabatan pada tajuk tanda tangan ditulis dalam satu baris, kecuali yang ditandatangani atas nama pejabat yang memberi wewenang. d) Nama pejabat pada tajuk tanda tangan tidak diberi garis bawah.

e) Untuk pangkat pati, ditambah TNI, dan untuk pangkat pamen/pama ditambah korps dan NRP, sedangkan pangkat bintara/tamtama menyesuaikan.

50 f) Nama jabatan pada baris pertama tidak boleh disingkat kecuali dalam telegram, surat telegram dan pada kertas formulir ukuran kecil (tanda anggota, SIM, dan lain-lain). g) Nama jabatan pada baris kedua dan ketiga (setelah a.n. dan u.b.) boleh disingkat. h) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga kait, dan juga disesuaikan dengan besar kecilnya tanda tangan. i) Jarak tajuk tanda tangan dengan tepi kertas sebelah kanan sekurang-kurangnya tiga centimeter. j) Baris terpanjang dalam tajuk tanda tangan adalah 41 ketukan, termasuk jarak antara kata, apabila nama jabatan dan nama badan melebihi 41 ketukan maka nama badan harus disingkat, sedangkan apabila kurang dari 41 ketukan maka nama badan dapat disingkat atau dipanjangkan. 2) Tata cara penulisan. a) Penandatangan atas nama sendiri. Bila seorang pejabat tidak melimpahkan wewenang penandatanganan tulisan dinas kepada pejabat bawahannya, maka tajuk tanda tangan ditandatangani atas nama sendiri. Bentuk dan susunan tajuk tanda tangan atas nama sendiri, ditulis seperti contoh berikut: Kepala Staf Angkatan Udara

Subandrio Marsekal TNI Asisten Personel Kasau

Sudjadijono, S.E. Marsekal Muda TNI Panglima Komando Operasi Angkatan Udara I

Imam Sufaat Marsekal Muda TNI Komandan Koharmatau

Gubernur Akademi Angkatan Udara Sunaryo H.W. Marsekal Muda TNI B.S. Silaen Marsekal Muda TNI

51

Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara

Siti Zubaidah R. Kolonel Adm NRP 504337 b) Penandatanganan atas nama (a.n.), atas perintah (a.p.), untuk beliau (u.b.), dan mewakili. Apabila seorang pejabat karena sesuatu hal tidak dapat menandatangani tulisan dinas, maka ketentuan penggunaan penandatanganannya diatur sebagai berikut: (1) Atas nama (a.n.). Atas nama digunakan jika pejabat yang menandatangani tulisan dinas telah mendapat pelimpahan wewenang/kuasa dari pejabat yang berhak menandatangani berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang diberi kuasa. Dalam hal ini, pejabat penanda tangan bertanggung jawab atas isi tulisan dinas kepada pemberi kuasa. Pada dasarnya, tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi wewenang/ kuasa, ditulis seperti contoh berikut: A.n. Kepala Staf Angkatan Udara Wakil

Wardjoko Marsekal Madya TNI A.n. Kepala Staf Angkatan Udara Asops

Edy Harjoko Marsekal Muda TNI A.n. Kepala Staf Angkatan Udara Kadisdik

A.n. Kepala Dinas Pendidikan Angkatan Udara Bambang Wahyudi Sesdis Marsekal Pertama TNI

Bambang B. Sulistiono Kolonel Adm NRP 504172

52

A.n. Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara Waka

Mudji Lestari Kolonel Adm NRP 509095 (2) Atas perintah (A.p.). Atas perintah digunakan jika dalam halhal tertentu pejabat yang berwenang memerintahkan pejabat bawahannya untuk menandatangani suatu tulisan dinas yang bukan bidang tugasnya. Pada dasarnya, tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi perintah, ditulis seperti contoh berikut: A.p. Kepala Dinas Materiil Angkatan Udara Kasubdismatpesbang

Agus Ismanto, S.E. Letkol Kal NRP 512518 (3) Untuk beliau (U.b.). Untuk beliau digunakan jika pejabat yang telah diberi wewenang/kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya (dua tingkat setelah atas nama) ditulis seperti contoh berikut: A.n. Kepala Staf Angkatan Udara Asisten Personel U.b. Waas

Djumadi AR. Marsekal Pertama TNI (4) Mewakili. Mewakili digunakan jika pejabat yang berwenang menunjuk salah seorang pejabat bawahannya untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya selama batas waktu tertentu. Dalam tajuk tanda tangan, pejabat yang mewakili tidak perlu mencantumkan jabatan, tetapi hanya nama dan pangkat. Apabila dalam organisasi dan tugas pejabat yang bersangkutan mempunyai wakil, maka ketentuan tersebut di atas tidak berlaku. Apabila

53 pejabat dan wakilnya dinas luar dalam waktu tertentu, maka penandatangan kembali kepada pejabat yang memberikan delegasi wewenang. Mewakili ditulis seperti contoh berikut: Kepala Dinas Pendidikan Angkatan Udara Mewakili

Eko Haryanto Kolonel Pnb NRP 505123 A.n. Kepala Dinas Pendidikan Angkatan Udara Sesdis Mewakili

Suwandi Miharja Kolonel Pnb NRP 504342 (5) Pengganti Sementara (Pgs). Pengganti sementara digunakan bila pejabat definitif belum ada dan atau dalam proses pengangkatan dalam jabatan. Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab pejabat tersebut maka diperintahkan (dengan surat perintah) kepada pejabat di bawahnya sebagai pengganti sementara sampai dengan ditetapkan pejabat definitif. Pgs ditulis seperti contoh berikut: Pgs. Kepala Dinas Pendidikan Angkatan Udara

Suwandi Miharja Kolonel Pnb NRP 504342 18. Cap Dinas dan Papan Nama. a. Cap Dinas. Setiap tulisan dinas harus dilengkapi dengan cap dinas (kecuali telegram dan nota dinas), yang berfungsi sebagai alat pengesahan tulisan dinas dan tanda pengenal suatu badan/istansi. Cap dinas merupakan suatu benda dibuat dari logam, kayu, dan karet, yang memiliki bentuk dan ukuran tertentu, memuat tulisan dan lambang tentang tingkat jabatan serta instansi di lingkungan TNI AU. 1) Macam cap dinas. a) Cap jabatan, yaitu cap yang menunjukkan jabatan tertentu. b) Cap staf, yaitu cap yang menunjukkan staf instansi/ badan/lembaga / satuan tertentu. 2) Bentuk cap dinas. Cap dinas terdiri atas tiga macam bentuk, yaitu:

54

a) Bundar. Bentuk bundar digunakan untuk jabatan yang mempunyai wewenang komando, yaitu Kasau, Panglima, Gubernur, dan Komandan. b) Oval. Kepala. Bentuk oval/lonjong digunakan untuk jabatan Staf dan

c) Persegi empat. Bentuk persegi empat digunakan untuk Dinas Jaga dan Perwakilan Lanud. 3) Wewenang penggunaan cap. Pejabat dan instansi/badan di lingkungan TNI AU yang berwenang menggunakan dan memiliki cap dinas diatur sebagai berikut: a) Tingkat Mabesau : (1) Unsur Pemimpin: Kasau.

(2) Unsur Pembantu Pemimpin/Staf: Irjenau, Koorsahli Kasau, Para Asisten Kasau, dan Koorspri Kasau. (3) Unsur Pelaksana Staf/Pelayanan: Kapuskodalau, Kasetumau, dan Dandenma Mabesau. (4) Badan Pelaksana Pusat: (a) Gubernur AAU, Kaset dan Dandenma AAU. (b) Danseskoau, Kaset dan Dandenma Seskoau. (c) Danpuspomau. (d) Kadiskuau. (e) Kadisinfolahtaau. (f) Kadislitbangau. (g) Kadispamsanau. (h) Kadissurpotrudau. (i) Kadispenau. (j) Kadisbangopsau. (k) Kadislambangjau. (l) Kadispotdriga. (m)Kadiskumau. (n) Kadisminpersau.

55

(o) Kadisdikau. (p) Kadiswatpersau. (q) Kadiskesau. (r) Kadispsiau. (s) Kalakespra Saryanto. (t) Kadismatau. (u) Kadisaeroau. (v) Kadiskomlekau. (w) Kadisfaskonau. (x) Kadisadaau. (y) Laknis Diskesau : Karuspau, Kalafiau, dan Kalakesgilut. b) Tingkat Komando Utama TNI AU: (1) Kotamafungau: (a) Dankodikau, para Danlanud, Dansekkau, Danwingdikum, Danwingdiktekkal, para Danskadik, dan Dandenma Kodikau serta para Kaset di bawah jajaran Kodikau. (b) Dankoharmatau, para Dandepohar, Koharmatau, dan Kaset Koharmatau. Dandenma

(2) Kotamabinau: Dankorpaskhas, para Danwing, Danyon, Dandenbravo, dan Dandenma serta para Kaset di bawah jajaran Korpaskhas. (3) Kotamabinopsau: Pangkoopsau I dan II, para Danlanud, Dandenma Koopsau I dan II serta para Kaset di bawah jajaran Koopsau I dan II. 4) Pengesahan cap dinas. disahkan dengan Peraturan. berikut: a) 5) Pembuatan dan penggunaan cap dinas harus Wewenang pengesahan cap dinas, sebagai

Cap jabatan Kasau disahkan oleh Panglima TNI.

b) Cap dinas di lingkungan TNI AU disahkan oleh Kasau. Ukuran cap dinas. a) Cap dinas bentuk bundar:

56

B C D A
C A D B

Ukuran besar (mm) Jari-jari Tebal Garis AB = 22.5 B = 0,8 AC = 21.5 C = 0,4 AD = 15 D = 0,4

Ukuran kecil (mm) Jari-jari Tebal Garis AB = 11,25 B = 0,8 AC =10,75 C = 0,4 AD = 7,5 D = 0,2

b)

Cap dinas bentuk bundar dengan 17 garis tegak lurus:

B C
Y X

D
Y
Y C

B D Y A X

Ukuran besar (mm) Jari-jari Tebal Garis AB = 22.5 B = Y= 0,8 AC = 21.5 C = D= 0,4 AD = 15 Datar = 0,4 XY= 5 Tegak = 0,4

Ukuran kecil (mm) Jari-jari Tebal Garis AB = 22.5 B = Y= 0,8 AC = 21.5 C = D= 0,4 AD = 7,5 Datar = 0,4 XY= 2,5 Tegak = 0,4

57

c)

Cap dinas bentuk oval/lonjong dengan 17 garis tegak lurus:

Panjang (mm) AB=AC = 30

Jari-jari (mm) CF = BG = 44 F CD = BE = y 38 XY = 5 X

Tebal Garis (mm) F = G = D = E = Y = 0,8 Datar =D0,8 y Tegak = 0,4

A
X

B d) Cap dinas bentuk persegi empat besar. C D

58

Panjang Garis (mm) A = 80 C = 20 B = D = 70

Tebal Garis (mm) A = B = C = 0,8 D = 0,5

e)

Cap dinas bentuk persegi empat kecil. A

Panjang (mm) A = 60 B = 30

Tebal Garis (mm) A = B = 0,8

5) Isi tulisan dan lambang cap dinas. Isi tulisan cap dinas secara garis besar berisi nama jabatan, nama badan, dan lambang. Tulisan disusun sedemikian rupa sesuai dengan bentuk cap dinas yang dibuat. Bila panjang tulisan tidak sesuai dengan ruang cap dinas yang tersedia, maka tulisan dapat disingkat sesuai dengan kaidah yang berlaku. Isi tulisan dan lambang cap dinas adalah sebagai berikut: a) Cap jabatan Kasau.

59

Ruang a b c d

Isi tulisan dan lambang TENTARA NASIONAL INDONESIA KEPALA STAF ANGKATAN UDARA Lambang Swa Bhuwana Paksa Lambang segi lima bintang

b) Cap jabatan Staf dan Kepala unsur pembantu pemimpin, pelaksana staf, dan balakpus Mabesau.

Ruang a b c d

Isi tulisan dan lambang MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA STAF/ KEPALA Nama badan
d

a
b d

Garuda terbang menghadap ke dalam

c

c)

Cap jabatan Gubernur dan Komandan tingkat balakpus Mabesau.

60

Ruang a b c d

Isi tulisan dan lambang MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA GUBERNUR/KOMANDAN Nama badan Garuda terbang menghadap ke dalam

d)

Cap jabatan Panglima dan Komandan tingkat Kotama TNI AU. a

Ruang a b c d

Isi tulisan dan lambang TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA PANGLIMA/KOMANDAN Nama badan Garuda terbang menghadap ke dalam

61

e) Cap jabatan komandan di bawah jajaran Kotama TNI AU (Danlanud, Dansekkau, Danwing, Dandepohar, Dandenbravo, Danyon, dan Danskadik serta Dandenma).

Ruang a b c d

Isi tulisan dan lambang Nama badan satu tingkat lebih tinggi KOMANDAN Nama badan Garuda terbang menghadap ke dalam

a
d b d

f)

Cap jabatan Karumkit dan Kaset di bawah jajaran Kotama TNI AU.
c

62

Ruang a b c d

Isi tulisan dan lambang Nama badan satu tingkat lebih tinggi KEPALA Nama badan Garuda terbang menghadap ke dalam

g)

Cap dinas jaga/ piket di lingkungan TNI AU:

MENGETAHUI No. Datang dari :.... :Tgl .. MENGINAP DI : :..

Berangkat ke :Tgl . Luar Hotel/Asrama

Ruang a b

Isi tulisan dan lambang Kosptuk Satuan Tajuk tanda tangan Komandan satuan

h)

Cap perwakilan:

a b a

63

Ruang a b c

Isi tulisan dan lambang Kosptuk lanud Lambang TNI AU Perwakilan di ..

6)

Penggunaan. a) Cap jabatan ukuran besar. Cap jabatan digunakan pada tulisan dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatangani sendiri atau pejabat yang diberi wewenang untuk menandatangani atas nama (a.n.) dan untuk beliau (u.b.). b) Cap jabatan ukuran kecil. Cap jabatan atau cap staf ukuran kecil digunakan khusus untuk tanda pengenal (KTA, SIM, dan lain-lain) atau pada setiap halaman surat perjanjian, kontrak pengadaan, dan sejenisnya yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya. c) Cap staf. Cap staf digunakan pada tulisan dinas yang ditanda-tangani oleh pejabat staf, tidak mengatasnamakan pemimpin instansi/ badan/lembaga yang bersangkutan. d) Cap segi empat. Cap segi empat besar digunakan oleh jaga/ Posau/penjagaan di lingkungan TNI AU. Sedangkan cap segi empat kecil digunakan oleh perwakilan Kotama Fung/Bin/Binops dan perwakilan satker yang berada di luar pangkalan.

7)

Hal-hal yang perlu diperhatikan. a) Untuk mengetahui adanya pemalsuan, cap dinas di lingkungan TNI AU harus diberi tanda pengaman. Tanda pengaman ditentukan oleh pemimpin satker/instansi/badan/ lembaga yang bersangkutan atau pejabat yang ditunjuk, dan dikoordinasikan dengan unsur pengamanan di lingkungan masing-masing. Penentuan kode pengaman, perlu dikuatkan dengan suatu berita acara. b) Peyimpanan dan pengunaan cap jabatan Kasau merupakan tanggung jawab dan wewenang Kasetumau. Sedangkan cap dinas yang digunakan dilingkungan TNI AU masing-masing dipertanggungjawabkan kepada kepala sekretariat/tata usaha atau pejabat minu yang ditunjuk. c) Cap dibubuhkan pada sepertiga bagian tanda tangan di sebelah kiri, apabila tidak memungkinkan dapat dibubuhkan di sebelah kanan tanda tangan.

64 d) Semua tulisan dinas yang resmi menggunakan cap basah, dan mengedarkan tulisan dinas yang capnya fotokopi tidak dibenarkan. Cap basah adalah cap langsung, bukan fotokopi. e) Tinta yang digunakan untuk cap dinas berwarna biru atau ungu dan jangan menggunakan warna hitam, karena sulit untuk membedakan antara tulisan dinas asli (cap basah) dengan hasil fotokopi. . f) Cap yang mengandung sejarah dan tidak dipergunakan lagi, disimpan di badan yang menyelenggarakan fungsi sejarah atau di badan kearsipan. g) Cap yang tidak digunakan administrasi, harus dimusnahkan. karena rusak dan kesalahan

h) Pembubuhan tanda tangan dengan menggunakan cap tanda tangan oleh pejabat pada tulisan dinas tidak dibenarkan, hal tersebut untuk menghindari penyalahgunaan tanda tangan. b. Papan Nama. Papan nama adalah papan yang mempunyai bentuk serta ukuran tertentu, dan berisi tulisan mengenai nama badan/kesatuan/instansi, nama jabatan, nama pejabat di lingkungan TNI AU. Papan nama berbentuk empat persegi panjang, dapat dibuat dari bahan kayu yang tahan lama atau bahan yang mudah didapat di daerah satuan instansi berada. 1) Macam papan nama. a) Papan nama badan, yaitu papan nama yang menunjukkan nama instansi/badan/lembaga tertentu di lingkungan TNI AU. b) Papan nama jabatan, yaitu papan nama yang menunjukkan nama jabatan tertentu di lingkungan TNI AU. c) Papan nama pejabat, yaitu papan nama yang menunjukkan nama seorang pejabat di lingkungan TNI AU. 2) Papan nama badan. a) Ukuran. Papan nama badan di lingkungan TNI AU menggunakan empat macam ukuran, yaitu: (1) (2) (3) (4) b) 100 X 520 cm. 100 X 400 cm. 100 X 250 cm. 80 X 160 cm. Papan nama badan menggunakan warna dasar putih.

Warna dasar.

c) Huruf. Huruf yang digunakan pada papan nama adalah huruf kapital dan berwarna hitam, besarnya disesuaikan dengan ukuran papan

65 serta banyaknya huruf yang digunakan. Tidak dibenarkan ada tambahan gambar atau garis-garis. d) Isi tulisan. (1) Isi tulisan harus jelas dapat menunjukkan nama instansi/badan/ lembaga yang bersangkutan serta kedudukannya di dalam struktur organisasi TNI AU. (2) Tulisan disusun sebanyak-banyaknya dalam dua baris, kecuali apabila jumlah huruf dalam satu baris melebihi 41 huruf, nama badan dapat disingkat sesuai dengan kaidah yang berlaku. Nama instansi/badan/lembaga yang setingkat lebih tinggi diletakkan di atas nama instansi/badan/lembaga sendiri. (3) Jika di dalam satu kompleks kantor terdapat beberapa instansi/ badan/lembaga yang tidak setingkat, maka tulisan pada papan nama adalah nama instansi/badan/lembaga tertinggi yang terdapat di dalam kompleks tersebut. (4) Jika di dalam satu kompleks kantor terdapat beberapa instansi/ badan/lembaga yang setingkat, maka isi tulisan pada papan nama adalah nama-nama instansi/badan/lembaga yang bersangkutan, dengan catatan lebar papan nama dapat ditambah sebanyakbanyaknya tiga puluh centimeter. e) Pemasangan. (1) Papan nama badan dipasang di tengah-tengah halaman depan kantor, diletakkan di atas tiang yang kuat sekurang-kurangnya setinggi dua meter di atas permukaan tanah, sehingga mudah dilihat. (2) Selain lampu penerangan, papan nama badan tidak boleh dihiasi dengan lampu-lampu lain. f) Penggunaan. (1) Papan nama badan berukuran 100 cm X 520 cm digunakan untuk Markas Besar Angkatan Udara. (2) Papan nama badan berukuran 100 cm X 400 cm digunakan untuk balakpus dan kotama TNI AU. (3) Papan nama badan berukuran 100 cm X 250 cm digunakan untuk badan staf Markas Besar Angkatan Udara yang berada di luar Markas Besar Angkatan Udara dan untuk balakpus Mabesau yang berada di luar Markas Besar Angkatan Udara. (4) Papan nama badan berukuran 80 cm X 160 cm digunakan untuk unsur-unsur balakpus/kotama TNI AU yang berada di luar lingkungan kantor balakpus/kotama yang bersangkutan, dan

66 instansi/badan/ lembaga yang berada di bawah Balakpus/Kotama TNI AU. (5) Contoh isi tulisan: (a) Markas Besar Angkatan Udara:
TENTARA NASIONAL INDONESIA MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA

(b)

Kotama TNI:
TENTARA NASIONAL INDONESIA KOMANDO PERTAHANAN UDARA NASIONAL

(c)

Balakpus Markas Besar Angkatan Udara:

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA SEKOLAH STAF DAN KOMANDO

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA AKADEMI ANGKATAN UDARA

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA DINAS PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA DINAS SURVEI DAN PEMOTRETAN UDARA

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA DINAS PSIKOLOGI

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA LAKESPRA SARYANTO

(d)

Kotama Fungsional TNI AU:

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KOMANDO PENDIDIKAN

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KOMANDO PEMELIHARAAN MATERIIL

67

(e)

Kotama Pembinaan TNI AU:

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KORPS PASUKAN KHAS

(f)

Kotama Pembinaan dan Operasi TNI AU:

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KOMANDO OPERASI I

TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA KOMANDO OPERASI II

3)

Papan nama jabatan. a) b) Ukuran. Papan nama jabatan berukuran 30 X 13 cm. Warna dasar. Warna dasar papan nama jabatan adalah coklat pelitur.

c) Huruf. Huruf berwarna putih, dan besarnya disesuaikan dengan panjang/pendeknya nama jabatan. Nama jabatan ditulis pada kedua sisi papan dengan menggunakan singkatan sesuai dengan kaidah yang berlaku. d) Pemasangan. (1) Papan nama jabatan dipasang di luar pintu masuk ruangan pejabat yang bersangkutan di sisi sebelah kanan/kiri atas. (2) Jika satu ruangan digunakan oleh beberapa orang pejabat setingkat, maka pemasangannya di susun ke bawah menurut urutan senioritas. 4) Papan nama pejabat. a) Ukuran. Papan nama pejabat berukuran 30 cm X 7 cm. Warna dasar papan nama pejabat adalah coklat

b) Warna dasar. politur.

c) Huruf. Huruf berwarna putih, dan besarnya disesuaikan dengan banyaknya huruf yang digunakan seperti cara penulisan tajuk tanda tangan. d) Pemasangan. nama jabatan. Papan nama pejabat dipasang di bawah papan

Contoh papan nama dapat dilihat pada contoh 41.

68

BAB IV EJAAN, SINGKATAN, DAN AKRONIM

19. Umum. Dalam membuat tulisan dinas dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik, baku, dan benar diperlukan pengetahuan tentang pemakaian/penggunaan istilah/tata bahasa serta tanda baca sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. TNI AU sebagai lembaga negara, dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari di bidang administrasi umum tidak terlepas dari peranan bahasa Indonesia terutama penggunaan singkatan dan akronim, yang disesuaikan dengan keperluan tugas TNI AU yang pemakaiannya diatur di dalam administrasi umum TNI AU. 20. Ejaan. a. Pemilihan Kata. 1) Untuk menghindarkan salah tafsir, setiap kata yang digunakan dalam tulisan dinas harus tepat, baik ditinjau dari segi arti kata maupun dari maksud tulisan dinas secara keseluruhan. Dalam hubungan ini, perlu memperhatikan kata-kata tertentu di lingkungan TNI AU yang mempunyai arti khusus. 2) Perlu memperhatikan pemakaian kata yang dapat menimbulkan arti lain, hal ini akan lebih jelas dengan mempelajari hubungan (konteksnya) di dalam kalimat. 3) Perlu memperhatikan pemakaian kata asing, sedapat mungkin kata tersebut ditulis dalam ejaan bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4) Perlu memperhatikan pemakaian kata-kata yang mempunyai ejaan mirip tetapi memiliki arti yang berlainan. 5) Kata-kata ilmiah hendaknya digunakan hanya dalam situasi dan lingkungan khusus saja. Untuk situasi dan lingkungan umum agar digunakan kata-kata yang lebih bersifat umum. 6) Hindari jargon ataupun ungkapan yang tidak resmi. Jargon adalah istilah khusus bahasa yang digunakan oleh kelompok tertentu sehingga tidak sesuai dengan ketentuan tulisan yang resmi. Pemakaian jargon dan ungkapan tersebut akan menimbulkan salah pengertian dan kejanggalan. 7) Hindari pemakaian dialek, bahasa percakapan maupun ungkapan usang. Ungkapan usang umumnya telah kehilangan kekuatan maknanya, sehingga akan terasa janggal dan tidak sesuai dengan kebutuhan tulisan dinas. b. Pemakaian Kata Ganti Orang. 1) Kata saya merupakan kata ganti orang pertama tunggal. Kata ini digunakan dalam tulisan dinas yang ditujukan kepada sesama unsur atau bawahan.

69 2) Kata kami merupakan kata ganti orang pertama jamak. Sebagai penghormatan dapat juga digunakan untuk menggantikan kata saya, misalnya dalam tulisan yang ditujukan kepada atasan. Kata kita tidak boleh digunakan sebagai pengganti kami, atau saya karena kita menunjukkan bahwa orang kedua termasuk juga di dalamnya. 3) Kata saudara digunakan sebagai pengganti orang kedua, jika tidak diikuti dengan nama. Jika dirasa pemakaian kata ini kurang baik, dapat diganti dengan menuliskan pangkat atau jabatan. Contoh: Atas perhatian Kolonel, kami ucapkan terima kasih. atau Atas perhatian Asisten, kami ucapkan terima kasih. c. Penulisan Bilangan. 1) Lambang bilangan yang menunjukkan jumlah ditulis dengan sebanyakbanyaknya dua kata, selebihnya ditulis dengan angka. Contoh: empat, seratus, dua ribu. 2) Bilangan desimal ditulis penuh dalam angka.

Contoh: 12,7 3) Penulisan bilangan dalam angka dan huruf hanya dapat dilakukan untuk hal-hal khusus yang menyangkut perbendaharaan, logistik, dan sejenisnya. Pemakaian dalam surat pada ruang lampiran dan sejenisnya tidak dapat dibenarkan. Contoh: Benar: Salah: 4) Rp 1.000,- (seribu rupiah) Lampiran: Empat helai. Lampiran: 4 (empat) helai.

Penulisan bilangan tingkat/derajat dilakukan dengan cara sebagai berikut: Contoh: Benar: Salah: abad XX abad ke-20 abad kedua puluh. abad ke XX abad ke-XX

70 5) Bilangan pada awal kalimat ditulis dengan huruf. Jika perlu susunan kalimat diubah sehingga bilangan yang tidak dapat dinyatakan dengan satu atau dua kata tidak terdapat lagi pada awal kalimat. Contoh: Benar Lima belas orang tewas dalam kecelakaan itu. Dandim setempat telah mengerahkan 250 orang prajurit untuk membantu rakyat. Salah 15 orang tewas dalam kecelakaan itu. 250 orang prajurit telah dikerahkan untuk membantu rakyat. Dua ratus lima puluh prajurit telah dikerahkan untuk membantu rakyat. 6) Penulisan bilangan mendapat akhiran an mengikuti cara sebagai berikut: Contoh: tahun 80-an atau tahun delapan puluhan. uang 5000-an atau uang lima ribuan. d. Penulisan Kata Depan dan Partikel. 1) Kata depan di dan awalan di. Kata depan di harus ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya karena di jenis ini mempunyai kedudukan sebagai kata yang berfungsi untuk menyatakan tempat. Di yang menjadi jawaban pertanyaan di mana merupakan kata depan, sehingga jawaban itu harus dituliskan secara terpisah. Contoh: Di mana dia? Jawab : di kantor. Cara kedua untuk mengenal bahwa di itu kata depan adalah mempunyai pasangan kata depan dari dan ke. Contoh: di sana, ke sana, dari sana, di pasar, ke pasar, dari pasar.

71 Cara mengenal bahwa di itu awalan adalah semua kata yang menjadi jawaban pertanyaan diapakan dia, atau di mempunyai bentuk lawan awalan me. Contoh: dipukul lawannya memukul ditinju lawannya meninju 2) Kata si dan sang ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya.

2) Partikel lah, kah, tah ditulis serangkai dengan kata yang mendahuluinya. 4) Partikel pun yang dianggap sudah padu ditulis serangkai, contoh adapun, andaipun, ataupun, maupun, walaupun, betapapun, meskipun, biarpun, bagaimanapun, kalaupun, sekalipun, ataupun dan sungguhpun, kendatipun. Partikel pun yang ditulis terpisah dari kata yang mendahuluinya apabila pun menyertai kata-kata kerja, kata ganti, kata benda, dan kata sifat. Contoh: Mahal pun akan kubeli. Minum pun ia tak mau. Pasar pun sepi pada hari itu. Kami pun tidak diundangnya. 5) Partikel per yang berarti mulai, demi, dan tiap ditulis terpisah dari bagian kalimat yang mendahului atau mengikutinya. Contoh: Pasukan maju satu per satu Pegawai negeri mendapat kenaikan gaji per satu April 6) Kata baku. Kata baku adalah kata-kata yang resmi dalam bahasa Indonesia. Kata-Kata tersebut berasal dari bahasa Indonesia atau serapan baik dari bahasa asing maupun daerah yang telah diadakan penyesuaian dengan ejaan bahasa Indonesia. Contoh kata-kata baku dapat dilihat pada contoh 42. e. Pemenggalan Kata. 1) Pemenggalan kata pada kata dasar, dilakukan sebagi berikut: a) Jika di tengah kata ada vokal yang berurutan, maka pemenggalan dilakukan di antara kedua huruf vokal itu, kecuali huruf diftong misalnya au, ai, oi harus ditulis serangkai. Contoh: ma-in

72 sa-at au-la am-boi b) Jika di tengah kata ada huruf konsonan atau gabungan huruf konsonan di antara dua buah huruf vokal, maka pemenggalan dilakukan sebelum huruf konsonan. Contoh: ba-pak de-ngan ba-rang

c) Jika di tengah kata ada dua huruf konsonan yang berurutan, maka pemenggalan dilakukan di antara kedua huruf konsonan. Contoh: man-di, cap-lok, makh-luk

d) Jika di tengah kata ada tiga huruf konsonan atau lebih pemenggalan dilakukan di antara huruf konsonan yang pertama dan yang kedua. Contoh: in-stru-men ul-tra in-fra

2) Imbuhan akhiran dan imbuhan awalan dapat dipenggal pada pergantian baris. Contoh: makan-an me-rasa-kan mem-bantu

Catatan: a) b) Bentuk dasar pada kata turunan sedapat-dapatnya tidak dipenggal. Akhiran-i tidak dipenggal.

c) Kata yang diberi imbuhann sisipan pemenggalan kata dilakukan sebagai berikut: te-lun-juk, si-nam-bung, ge-li-gi. f. Penyusunan Kalimat. 1) Tata bahasa Indonesia tidak menetapkan berapa jumlah kata dalam sebuah kalimat, selama gagasan yang terkandung di dalam kalimat tersebut masih jelas. Walaupun demikian, perlu diketahui bahwa semakin banyak kata yang terdapat di dalam sebuah kalimat, maka gagasan yang terkandung di dalamnya akan cenderung makin tidak jelas. 2) Dengan memperhatikan sopan santun, susunan kalimat dalam tulisan dinas hendaknya bersifat lugas, tidak berbunga-bunga dan langsung pada inti persoalan. 3) Setiap kalimat pada intinya mengandung satu gagasan yang utuh.

73

4) Informasi disampaikan dengan singkat/ringkas dengan tetap memperhatikan ketepatan dan kejelasan. Untuk mencapai keringkasan, diprioritaskan pemakaian pronomina dan elipsis. Pronomina ialah kata ganti dan elipsis adalah pengulangan kata-kata yang tidak perlu termasuk pembuangan gagasan yang kurang relevan dengan gagasan utama. Contoh susunan kalimat yang panjang: Adalah merupakan suatu kewajiban bahwa setiap prajurit TNI AU harus mengamalkan Pancasila dan Saptamarga. Contoh susunan kalimat yang lebih singkat dan lebih jelas: Setiap prajurit TNI AU wajib mengamalkan Pancasila dan Saptamarga. 5) Susunan kalimat secara langsung menyangkut aspek persoalan, sehingga setiap kata, ungkapan atau gagasan yang tidak perlu harus dihilangkan. Contoh: Panja menaruh perhatian atas memorandum yang memuat saran-saran berkenaan dengan . . . . Kalimat tersebut seyogianya diubah menjadi: Panja mempertimbangkan saran mengenai . . . . g. Kalimat Efektif. 1) Kalimat efektif adalah kalimat yang memiliki kemampuan atau tenaga untuk menimbulkan kembali gagasan pada pikiran pembaca identik dengan apa yang dikehendaki oleh pembuat tulisan dinas. 2) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan kalimat efektif: a) Kata-kata yang digunakan dan susunan kalimat secara tepat dapat mewakili gagasan pembuat tulisan dinas. b) Kata-kata yang digunakan dan susunan kalimat dapat menimbulkan gagasan yang sama tepatnya dalam pikiran pembaca tulisan dinas. h. Pemakaian Huruf Kapital. Di samping penggunaan dalam kop surat, tajuk tanda tangan, telegram dan surat telegram, huruf besar digunakan sebagai berikut: 1) 2) Huruf pertama pada awal kalimat. Huruf pertama petikan langsung.

3) Huruf pertama dalam ungkapan yang berhubungan dengan hal-hal keagamaan, kitab suci dan nama Tuhan, termasuk kata ganti untuk Tuhan.

74 4) Huruf pertama gelar kehormatan, keturunan, dan keagamaan yang diikuti nama orang. 5) Huruf pertama nama jabatan dan pangkat yang diikuti nama orang.

6) Huruf pertama nama orang, nama bangsa, suku, bahasa, nama tahun, bulan, hari, hari raya, dan peristiwa sejarah. 7) Huruf pertama nama khas dalam geografi.

8) Huruf pertama nama resmi badan, lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, serta nama dokumen resmi. 9) Huruf pertama semua kata di dalam nama buku, majalah, surat kabar, dan kepala/judul karangan, kecuali kata partikel yang tidak terletak pada posisi awal kalimat. 10) Huruf pertama unsur singkatan nama gelar, pangkat, dan sapaan. 11) Huruf pertama kata penunjuk hubungan kekerabatan yang dipakai sebagai kata ganti atau sapaan. i. Huruf Miring dalam Cetakan. Huruf miring digunakan untuk: 1) Menuliskan nama buku, majalah, dan surat kabar yang dikutip dalam suatu tulisan. 2) Menegaskan atau mengkhususkan huruf, bagian kata, kata atau kelompok kata. 3) Penulisan kata ilmiah, ungkapan asing yang ejaannya belum disesuaikan dengan ejaan bahasa Indonesia. Catatan: di dalam penulisan dengan tangan/diketik biasanya huruf yang akan dicetak miring diberi garis bawah. j. Pemakaian Tanda Baca 1) Tanda titik ( . ). a) Tanda titik dipakai pada/di belakang: (1) (2) Akhir kalimat yang bukan pertanyaan atau seruan. Akhir singkatan nama orang.

(3) Akhir singkatan gelar dan sapaan. (4) Singkatan kata atau ungkapan yang sudah lazim, pada singkatan yang terdiri atas tiga huruf atau lebih hanya digunakan satu tanda titik. (5) Angka atau huruf dalam suatu bagan/ikhtisar/daftar.

75

b) Tanda titik dipakai untuk memisahkan angka jam, menit, dan detik yang menunjukkan waktu serta jangka waktu: Contoh: Pukul 13.35.20 (pukul 13 lewat 35 menit 20 detik) 13.35.20 jam (13 jam 35 menit 20 detik). c) Tanda titik dipakai untuk memisahkan bilangan ribuan atau kelipatannya yang merupakan jumlah. Contoh: Pasukan itu terdiri atas 24.200 prajurit. Kompi A telah menewaskan 1.231 orang musuh. d) Tanda titik tidak dipakai: (1) Untuk memisahkan angka ribuan, jutaan dan seterusnya yang tidak menunjukkan jumlah. (2) Dalam singkatan akronim yang sudah diterima masyarakat.

(3) Dalam singkatan lambang kimia, satuan ukuran, takaran, timbangan dan mata uang. (4) Pada akhir kepala karangan/judul tulisan dinas.

(5) Di belakang alamat pengirim dan tanggal tulisan dinas atau nama dan alamat penerima surat. 2) Tanda koma ( , ). a) Tanda koma dipakai:

Di antara unsur-unsur dalam suatu perincian atau pembilangan.

b) Untuk memisahkan kalimat setara yang satu dengan kalimat setara berikutnya yang didahului kata-kata seperti tetapi, melainkan. c) Untuk memisahkan anak kalimat dari induk kalimat jika anak kalimat tersebut mendahului induk kalimatnya. d) Di belakang kata atau ungkapan penghubung antarkalimat yang terdapat pada awal kalimat. Termasuk di dalamnya oleh karena itu, jadi, lagi pula, meskipun begitu, akan tetapi. e) Untuk memisahkan petikan langsung dari bagian lain dalam kalimat. f) Di antara nama dan alamat, bagian kalimat, tempat dan tanggal, serta nama tempat/wilayah/negara yang ditulis berurutan. g) Di antara nama orang dan gelar akademik yang mengikutinya untuk membedakannya dari singkatan nama keluarga atau marga.

76

h) Pada angka persepuluhan (desimal) dan di antara rupiah dan sen dalam bilangan. 3) Tanda titik koma ( ; ). a) Tanda ini dipakai untuk:

Memisahkan bagian kalimat yang sejenis dan setara.

b) Memisahkan kalimat yang setara di dalam suatu kalimat majemuk sebagai pengganti kata penghubung. 4) Tanda titik dua ( : ). a) Tanda titik dua dipakai: (1) Pada akhir suatu pernyataan lengkap jika diikuti rangkaian atau rincian/pemerian. (2) Sesudah kata atau ungkapan yang memerlukan rincian.

b) Tanda ini tidak dipakai jika rincian merupakan pelengkap yang mengakhiri pernyataan. 5) Tanda hubung ( - ). Tanda hubung dipakai untuk:

a) Menyambung suku kata dasar yang terpisah oleh pergantian baris, serta awalan dengan bagian kata di belakangnya atau akhiran dengan bagian kata di depannya pada pergantian baris. b) Menyambung unsur-unsur kata ulang.

c) Menyambung huruf/kata yang dieja satu-satu dan bagian-bagian tunggal yang ditulis dalam angka. d) Memperjelas hubungan bagian-bagian ungkapan, seperti berevolusi dan be-revolusi ataupun istri-perwira yang ramah dan istri perwira yang ramah. e) Merangkaikan unsur bahasa Indonesia dengan unsur bahasa asing.

f) Merangkaikan se- dengan kata yang dimulai dengan huruf kapital, ke- dengan angka Arab, dan singkatan huruf kapital dengan imbuhan atau kata. 6) Tanda pisah ( ). Tanda pisah dipakai:

a) Untuk membatasi penyisipan kata atau kalimat yang memberi penjelasan khusus di luar bangun kalimat. b) Untuk menegaskan adanya keterangan lain sehingga menjadi lebih jelas.

77 c) Di antara dua bilangan atau tanggal yang berarti sampai dengan atau di antara dua nama kota yang berarti sampai. 7) Tanda petik ( ... ). Tanda petik digunakan untuk mengapit istilah ilmiah yang masih kurang dikenal atau kata yang mempunyai arti khusus. 8) Tanda petik tunggal ( ... ). Tanda ini digunakan terjemahan atau penjelasan kata atau ungkapan asing. untuk mengapit

9) Tanda garis miring ( / ). Tanda ini digunakan untuk penomoran tulisan dinas, serta pengganti kata dan, atau, per atau nomor alamat. 10) Cara/pengucapan/pembacaan nomor surat. Dalam penggunaan bahasa Indonesia yang disempurnakan, tanda baca seperti garis miring ( / ), pisah ( - ), titik koma ( ; ), titik dua ( : ), titik ( . ), dan koma ( , ) tidak perlu diucapkan/dibaca. Ditulis: Nomor Kep/20/VIII/2002 tanggal 22 Agustus 2002. Nomor Sprin/25/VIII/2002 tanggal 24 Agustus 2002. Diucapkan/dibaca: Nomor Kep 20 delapan Romawi 2002 tanggal 22 Agustus 2002. Nomor Sprin 25 delapan Romawi 2002 tanggal 24 Agustus 2002. 21. Singkatan dan Akronim. a. Singkatan. Singkatan adalah bentuk bahasa/istilah yang dipendekkan dari kata atau kelompok kata dengan memenggalkan bagian suatu kata menjadi tinggal satu atau lebih huruf atau suku kata yang maknanya tetap sama dengan istilah kata aslinya. Singkatan sengaja dibuat agar ringkas, karena penuturan ringkas mudah dipahami, diingat, dan mudah diucapkan secara lisan. b. Akronim. Akronim adalah gabungan singkatan yang sudah mempunyai makna tertentu dan dapat dilafalkan sebagai kata yang wajar. Banyak kependekan kata-kata (ungkapan-ungkapan, kelompok kata, dan sebagainya), sehingga dalam pemakaiannya tidak ubahnya seperti kata. Bedanya, kata mewakili makna, sedangkan kependekan mewakili kata disebut juga singkatan. c. Pedoman Umum. 1) Dalam tulisan dinas hanya dapat digunakan singkatan/akronim resmi yang dikeluarkan TNI AU dan TNI, selain itu dibenarkan juga menggunakan singkatan/akronim yang resmi dikeluarkan oleh lembaga bahasa Indonesia.

78 2) Dalam tulisan dinas yang ditujukan kepada instansi di luar TNI AU seyogianya tidak menggunakan singkatan/akronim TNI AU. 3) Untuk menertibkan pembentukan dan pemakaian singkatan/akronim, maka tidak semua istilah harus disingkat. 4) Pemakaian singkatan/akronim yang dapat menimbulkan keragu-raguan dan kekaburan arti hendaknya dihindarkan. 5) Pemakaian satu singkatan/akronim untuk beberapa istilah, ataupun beberapa singkatan/akronim untuk satu istilah/kata, sejauh mungkin agar dihindarkan. d. Cara Pembentukan Singkatan. beberapa cara sebagai berikut: Pembentukan singkatan dilakukan dengan

1) Menanggalkan fonem/huruf di belakang fonem/huruf pertama kata atau kelompok kata yang disingkat, misalnya: T(entara) N(asional) I(ndonesia) A(ngkatan) U(dara) = TNI AU 2) Menanggalkan fonem/huruf yang terletak di antara fonem/huruf pertama dan terakhir dari kata yang disingkat, misalnya: K(epal)a = Ka P(erwir)a = Pa B(intar)a = Ba T(ingg)i = Ti

3) Merangkaikan fonem/huruf pertama kata dengan fonem/fonemfonem/huruf pertama kata dasar dari kata yang disingkat, misalnya: K(e)u(angan) K(e)am(anan) = Ku = Kam

P(eng)am(anan ) = Pam P(er)al(atan) 4) = Pal

Mengambil suku kata pertama dari kata yang disingkat, misalnya: Ang(kutan) Wa(kil) Jen(deral) = Ang = Wa = Jen

79 Ko(mando) = Ko

5) Merangkaikan suku kata pertama dengan fonem/huruf awal suku kata berikutnya dari kata yang disingkat, misalnya: Kep(utusan) Pus(at) Inf (anteri) Kom(unikasi) = Kep = Pus = Inf = Kom

6) Merangkaikan suku kata pertama dengan fonem/huruf akhir dari kata yang disingkat, sehingga membentuk satu suku kata baru, misalnya: Se(kretaria)t Di(rektu)r De(taseme)n = Set = Dir = Den

Pe(neranga)n = Pen Di(na)s 7) = Dis

Mengambil suku kata terakhir dari kata yang disingkat, misalnya: (Resi)men (Bi)ro (De)wan = Men = Ro = Wan

8) Menanggalkan satu atau beberapa suku kata depan dan belakang, ditambah fonem/ huruf awal suku kata berikutnya dari kata yang disingkat, misalnya: (Perta)han(an) = Han (Pene)tap(an) = Tap (Pene)lit(ian) = Lit

(Ad)min(istrasi) = Min 9) Singkatan untuk korps Kesenjataan/kecabangan terdiri atas tiga huruf, misalnya: Inf (anteri) = Inf

P(e)n(er)b(ang) = Pnb

80

(E)lek(tro) Marinir

= Lek = Mar

e. Cara Pembentukan Akronim. Cara pembentukan akronim dilakukan dengan mengikuti pola pembentukan istilah singkatan, yaitu dengan menggabungkan singkatan kata-kata yang merupakan unsur dari kelompok kata istilah tersebut serta ditulis dan dilafalkan sebagai kata yang wajar, misalnya: K(epal)a Pus(at) Pen(erangan) (Perta)han(an) Sip(il) (Koman)dan Jen(deral) = Kapuspen = Hansip = Danjen

Akademi T(entara) N(asional) I(ndonesia) = Akademi TNI De(taseme)n Ma(rkas) = Denma

Apabila akronim terdiri atas dua atau lebih akronim, maka hal ini dipandang sebagai dua buah kata yang masing-masing berdiri sendiri, misalnya: Dandenma Mabesau. Kasubdisminjurit Disminpersau. f. Cara Penulisan Singkatan. Cara penulisan singkatan sebagai berikut:

1) Singkatan nama orang, gelar, dan sapaan diikuti dengan tanda titik, misalnya: a) b) c) d) e) A.S. Kramawijaya Muh. Yamin M.B.A. = Master of business administration S.E. Bpk. = Sarjana ekonomi = Bapak

2) Singkatan nama resmi lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, badan atau organisasi, serta nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal kata ditulis dengan huruf besar/kapital dan tidak diikuti dengan tanda titik, misalnya: a) b) DPR TNI

81 c) d) e) PT STNK BPKB

3) Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf atau lebih diikuti satu tanda titik, misalnya: a) b) c) d) e) f) dll. dsb. dst. hlm. sda. Yth.

4) Lambang kimia, singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan mata uang tidak diikuti tanda titik, misalnya: a) mg

b) cm c) d) g. kg Rp Cara penulisan akronim sebagai berikut:

Cara Penulisan Akronim.

1) Akronim yang terdiri atas fonem/huruf pertama dari kata yang disingkatkan, seluruhnya ditulis dengan huruf-huruf besar/kapital, misalnya: a) b) c) TNI PTIK STNK

d) SIM 2) Akronim yang menunjukkan kegiatan, proses, keadaan dan sebagainya, dan bukan menunjukkan nama diri penulisannya dimulai dengan huruf kecil, dan selanjutnya huruf kecil, misalnya: a) rapim b) latgab c) kamtib

82 d) komsos e) rudal 3) Akronim yang menunjukkan jabatan, badan, lembaga dan merupakan nama diri, penulisannya dimulai dengan huruf besar/kapital dan diikuti huruf kecil, misalnya: a) b) c) Dephan Wakasau Setumau

4) Penulisan singkatan pangkat, korps kesenjataan/kecabangan yang diikuti nama orang dimulai dengan huruf besar/kapital diikuti huruf kecil. Contoh: a) Karena jasa-jasa yang luar biasa, Pratu Abas memperoleh kenaikan pangkat dua tingkat menjadi kopda. b) Mayor Adm Indra Gunawan.

5) Singkatan atau akronim yang merupakan bagian dari suatu judul ditulis dengan menggunakan huruf besar/kapital seluruhnya, misalnya: a) b) h.
DAFTAR NAMA PAMEN YANG DINAIKKAN PANGKATNYA SETINGKAT LEBIH TINGGI CERAMAH AGAMA ISLAM DI LANUD HALIM PERDANAKUSUMA

Ketentuan-Ketentuan Lain: 1) Singkatan sedapat mungkin merupakan suku/suku-suku kata, sehingga memudahkan komunikasi yang bersifat suara dan mudah dilafalkan. Dalam pembentukan singkatan hendaknya memperhatikan agar tetap menunjukkan kata asalnya. 2) Untuk menghindari salah penafsiran/pengertian sebaiknya singkatan yang tertulis untuk pertama kalinya disertai artinya secara lengkap dalam kurung. Ketentuan tersebut berlaku untuk singkatan yang hanya dipahami oleh instansi tertentu dan tidak diketahui di luar instansi lainnya. 3) Dua buah vokal sejenis yang berdampingan dalam singkatan dapat disatukan dengan menghilangkan salah satu vokal, kecuali kalau penghilangan itu akan menimbulkan perubahan arti, misalnya: Contoh yang menimbulkan perubahan arti. Perwira angkutan = Paang =Pang

83 Perwira angkutan tetap disingkat paang, bukan pang karena pang khusus untuk singkatan panglima 4) Kata-kata yang sudah singkat dan tidak dirangkaikan lagi dengan katakata lain pada umumnya tidak disingkat misalnya: perwira piket = pa piket, tidak disingkat lagi menjadi paket.

komandan pucuk = danpucuk, tidak disingkat lagi menjadi dancuk. i. Keseragaman Singkatan. 1) Dengan berpedoman pada tata cara pembentukan singkatan dan akronim sebagaimana diuraikan pada bab sebelumnya, diharapkan adanya kesamaan pengertian dan keseragaman dalam membentuk dan menggunakan singkatan dan akronim di lingkungan TNI AU , sehingga kesimpangsiuran penafsiran terhadap suatu singkatan dan akronim dapat dihindarkan. 2) Untuk mewujudkan keseragaman tersebut, maka setiap instansi di lingkungan TNI AU dapat menghimpun singkatan-singkatan/akronim yang dipakai dalam lingkungan masing-masing, kemudian diajukan kepada Kepala Staf Angkatan Udara dalam hal ini Kasetumau untuk disahkan sebagai singkatan/akronim resmi yang berlaku dalam lingkungan TNI AU. Contoh singkatan umum dapat dilihat pada contoh 43.
BAB V SURAT-MENYURAT DINAS

22. Umum. Surat-menyurat dinas adalah merupakan salah satu mata rantai kegiatan administrasi umum TNI AU dalam pengendalian arus berita baik tertulis, maupun lisan. Kegiatan ini dilaksanakan untuk membantu pemimpin dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan. 23. Derajat dan Klasifikasi. a. Derajat. Derajat dalam surat-menyurat dinas adalah tingkat kecepatan penyelesaian/ penyampaian suatu tulisan dinas. Derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh kepala sekretariat/pejabat minu lainnya. Penyelesaian suatu tulisan dinas disesuaikan dengan derajatnya. Derajat tulisan dinas terdiri atas tiga tingkat, yaitu: 1) Kilat, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/disampaikan seketika itu juga, pada hari itu juga, atau pada waktu-waktu yang telah ditentukan pada hari itu. Tulisan kilat dibubuhkan pada sudut kanan atas tulisan dinas, dan pada sampulnya. 2) Segera, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/disampaikan dalam waktu 2 X 24 jam. Tulisan segera dibubuhkan pada sudut kanan atas tulisan dinas, dan pada sampulnya.

84 3) Biasa, berarti tulisan dinas diselesaikan/dikirimkan/disampaikan menurut urutan proses kegiatan. b. Klasifikasi. Klasifikasi dalam surat-menyurat dinas adalah tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas. Klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menandatangani tulisan dinas atau oleh kepala sekretariat/pejabat minu/pejabat yang ditunjuk. Klasifikasi tulisan dinas di lingkungan TNI AU terdiri atas tiga tingkat yaitu: 1) Sangat rahasia (SR). Sangat rahasia adalah klasifikasi tulisan dinas yang isinya memerlukan tingkat pengamanan tertinggi. Klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara, yang bila disiarkan dengan tidak sah, dapat mengakibatkan kesalahan yang sangat fatal dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. Beberapa contoh yang berhubungannya dengan klasifikasi sangat rahasia sebagai berikut: a) Gagalnya sesuatu rencana perang, jika rencana ini dijalankan.

b) Hilangnya suatu keuntungan teknik yang mempunyai nilai taktis dan strategis militer, sehingga dapat mempengaruhi pelaksanaan atau hasil sesuatu peperangan. c) Rencana perang dan rencana operasi militer.

d) Dokumen intelijen dan surat-surat lainnya yang memuat intelijen negara. e) Keterangan yang mempengaruhi pertahanan negara di luar hal-hal yang menyangkut kemiliteran. 2) Rahasia (R). Rahasia adalah klasifikasi tulisan dinas yang berupa keterangan atau dokumen yang berkaitan erat dengan pertahanan negara yang memerlukan pengamanan yang tinggi. Klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Beberapa contoh mengenai klasifikasi rahasia adalah sebagai berikut: a) Segala keterangan tentang operasi militer yang sedang berjalan.

b) Rencana atau keterangan tentang operasi militer, rencana perang dengan laporannya, yang tidak termasuk klasifikasi sangat rahasia. c) d) Keterangan yang berhubungan dengan alat perang yang baru. Keterangan mengenai sistem teknologi alat-alat perang.

e) Keterangan tentang keadaan alat-alat perang musuh, cara-cara bekerja penempatan pasukan, nilai keterangan ini terletak pada tidak tahunya musuh, bahwa keterangan tersebut pada pihak kita. f) g) h) Laporan operasi yang memuat keterangan yang penting bagi musuh. Keterangan mengenai strategi pertahanan yang penting. Laporan mengenai moril, yang mempengaruhi operasi.

85

i) Keterangan mengenai intelijen perhubungan dan alat-alat untuk melindungi perhubungan. j) Keterangan yang memuat kekuatan pasukan sendiri, di darat, di laut, di udara, dan nama serta susunan kesatuan, atau jumlah perlengkapan yang ada pada pasukan tersebut dalam daerah operasi. k) Penambahan tenaga pada kesatuan yang akan dijalankan. serta

l) Keterangan mengenai pergeseran pasukan sendiri, penempatan dan gerakan yang mempengaruhi pertempuran.

m) Teknik atau cara baru dan khusus, yang akan digunakan dalam operasi di kemudian hari. Nama serta susunan pasukan, di mana saja tempatnya, yang khusus diperuntukan dalam penggunaan teknik dan cara dimaksud. n) Foto, klise, fotostat, diagram atau model dari bahan yang termasuk klasifikasi rahasia. o) Sekumpulan keterangan atau barang, yang secara tersendiri dimasukkan klasifikasi biasa, tetapi kalau diambil keseluruhannya memerlukan klasifikasi yang lebih tinggi, yakni rahasia. p) Peta militer dan foto udara yang tersebut di bawah ini: (1) Peta tentang bangunan atau tempat di dalam wilayah yurisdiksi NKRI. (2) Foto udara dan peta, yang memerlukan ataudokumen serta benda dalam klasifikasi rahasia. keterangan

(3) Foto udara dari daerah penting yang berada di bawah yurisdiksi NKRI. (4) Klasifikasi dari foto udara harus ditentukan menurut isinya.

q) Keterangan rahasia, yang diperoleh sedemikian rupa, sehingga sumbernya harus dirahasiakan dan dilindungi. 3) Biasa. Klasifikasi biasa adalah klasifikasi tulisan dinas yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti bahwa isi tulisan dinas dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 24. Pengurusan Surat Masuk. Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima dari instansi/pihak lain, untuk diteruskan kepada alamat yang dituju. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian yang ditugaskan untuk itu. Seorang pejabat yang menerima surat secara langsung dari pengirim, sebaiknya memberitahukan kepada sekretariat, agar surat tersebut dapat dicatat pada buku agenda. a. Tahap-Tahap Pengurusan Surat Masuk. Pengurusan surat masuk dilaksanakan melalui tahap-tahap penerimaan, pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan.

86

1)

Tahap penerimaan. a) Pada dasarnya semua surat masuk harus diterima dalam keadaan utuh. Jika surat yang diterima dalam keadaan cacat (tidak utuh), petugas penerima berhak mengembalikan kepada pengirim/pembawa surat. Sedangkan jika kerusakannya kecil, surat tersebut dapat diteruskan dengan membuat catatan sebagai laporan. b) Petugas penerima mencocokkan nomor surat, menandatangani tanda terima/buku ekspedisi, dan mencatat pukul/tanggal penerimaan pada sampul sebelah kiri bawah. c) Surat-surat yang diterima dipilah sesuai dengan derajat dan klasifikasinya, selanjutnya diserahkan kepada petugas pencatatan dengan menggunakan buku ekspedisi.

2)

Tahap pencatatan. a) Petugas pencatatan menerima surat dari petugas penerimaan, mencocokkan nomor surat, membubuhkan paraf pada buku ekspedisi, dan membukukan surat-surat tersebut di dalam buku agenda dengan nomor berurutan selama satu tahun takwim. b) Surat-surat yang berklasifikasi SR, R, dan B, dicatat nomor dan pengirimnya, di buku agenda SR, R, dan B, serta masing-masing diberi lembar disposisi, dan dalam keadaan sampul masih tertutup diajukan kepada kepala sekretariat/pejabat minu, atau pejabat yang ditunjuk. Surat-surat tersebut kembali ke petugas pencatatan setelah ada arahan/catatan pada lembar disposisi. Catatan perihal dimasukkan ke dalam buku agenda, selanjutnya surat diteruskan sesuai dengan arahan/catatan pada lembar disposisi. c) Surat-surat yang berklasifikasi B dibuka sampulnya, kemudian dicatat dalam buku agenda B, selanjutnya diteruskan kepada kepala sekretariat/pejabat minu/pejabat yang ditunjuk. Surat-surat dimaksud kembali ke petugas pencatatan, selanjutnya diteruskan sesuai dengan arahan/catatan pada lembar disposisi. d) Surat-surat pribadi adalah surat yang beralamat nama orang baik diikuti nama jabatan maupun tidak, tidak boleh dibuka sampulnya dan tetap dicatat dalam buku agenda tersendiri, kemudian langsung diteruskan kepada alamat yang dituju. e) Setiap ada perpindahan surat, petugas pencatatan diwajibkan mencatat di dalam buku agenda tentang, tanggal, dan di mana surat tersebut berada.

3)

Tahap pengolahan. a) Pengolahan surat masuk dilaksanakan oleh pejabat terkait sesuai dengan bidang tugasnya setelah diadakan penilaian terlebih dahulu.

87

b) Masalah-masalah yang berlanjut, dan melibatkan beberapa pejabat, serta memerlukan penyelesaian dalam waktu relatif lama, diproses melalui tata naskah (takah) sedangkan masalah yang dinilai tidak berlanjut, diselesaikan dengan cara administrasi biasa. c) Surat masuk yang dialamatkan kepada beberapa pejabat, dalam pengolahannya agar dikoordinasikan dengan pejabat yang terkait. 4) Tahap penyimpanan. a) Surat masuk yang telah diproses hendaknya disimpan dengan baik di sekretariat/urusan tata usaha, agar mudah ditemukan kembali apabila diperlukan. b) Penyimpanan surat ketentuan tata kearsipan. masuk hendaknya berpedoman kepada

b. Sarana Pengurusan Surat Masuk. Sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat masuk adalah buku agenda, buku ekspedisi, dan lembar disposisi. 1) Buku Agenda. Buku agenda merupakan sarana pencatatan lengkap yang memuat data surat masuk, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian. Contoh buku agenda dapat dilihat pada contoh 44. 2) Buku Ekspedisi/Tanda Terima. Buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman dan penerimaan surat masuk. Contoh buku ekspedisi/tanda terima dapat dilihat pada contoh 45 dan 46. 3) Lembar Disposisi. Lembar disposisi adalah lembaran khusus yang disertakan pada surat masuk, dan digunakan oleh pejabat untuk mencantumkan disposisi/arahan. Contoh lembar disposisi dapat dilihat pada contoh 47. 25. Pengurusan Surat Keluar. Surat keluar adalah semua tulisan dinas yang akan dikirim kepada pejabat di luar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang tercantum pada tulisan dinas, atau sampulnya. Surat keluar dapat timbul karena adanya kebijakan pemimpin, sebagai reaksi atas suatu aksi, atau sebagai suatu konsep baru. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, pengurusan surat keluar hendaknya dipusatkan di sekretariat/urusan tata usaha. a. Tahap-Tahap Pengurusan Surat Keluar. Pengurusan surat keluar dilaksanakan melalui tahap-tahap pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan.

88 1) Tahap Pengolahan. Tahap pengolahan dimulai dari penilaian suatu masalah sampai dengan penandatanganan tulisan dinas. a) Penyiapan/penyusunan konsep. (1) Penyusunan konsep dibuat oleh pejabat terkait sesuai dengan bidang tugasnya, namun dalam keadaan tertentu pemimpin dapat menunjuk pejabat lain. (2) Konsep yang akan diajukan kepada pemimpin, terlebih dahulu harus diteliti oleh kepala sekretariat/pejabat minu dalam hal kebenaran isi, bentuk, dan redaksinya. Jika terjadi penyimpangan, hendaknya dikoordinasikan dengan konseptor untuk diadakan perbaikan. b) Pembubuhan paraf. (1) Pejabat yang terkait dalam penyusunan konsep tulisan dinas diwajibkan membubuhkan paraf sebagai pertanggungjawaban bahwa konsep tersebut sudah benar. (2) Paraf dibubuhkan di sebelah kiri bawah tajuk tanda tangan pada lembar kedua, dengan urutan: Contoh pemarafan tulisan dinas yang ditandatangani oleh Kepala Staf Angkatan Udara: (a) (b) (c) Konseptor. Kepala sekretariat/pejabat minu. Pejabat terkait.

c) Pembubuhan tanda tangan. Konsep yang sudah dibubuhi paraf lengkap, diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk ditandatangani. d) Penomoran. (1) Penomoran dimulai dari nomor satu sampai dengan nomor terakhir dalam satu tahun takwim dan dibukukan dalam buku verbal (2) Setiap bentuk tulisan dinas menggunakan buku verbal tersendiri. Untuk surat, surat telegram, dan telegram, buku verbalnya dipisah masing-masing berdasarkan klasifikasi (SR, R, B). 2) Tahap Penggandaan. Tulisan dinas yang sudah ditandatangani dan diberi nomor digandakan sesuai dengan kebutuhan, dengan catatan: a) Peraturan sekretariat. digandakan setelah ada autentikasi dari kepala

89 b) Keputusan mengenai perubahan status personel TNI AU digandakan dengan cara disalin sesuai dengan jumlah alamat salinan untuk satuan dan dipetik untuk perorangan. Keputusan mengenai perubahan status PNS digandakan menurut ketentuan BKN, sedangkan keputusan lainnya digandakan secara langsung. c) Penggandaan tulisan dinas yang berbentuk naskah, dan dicetak menjadi buku, diatur pada pasal 25 subpasal c. d) Pembubuhan cap dinas. Cap dinas dibubuhkan setelah tulisan dinas digandakan sesuai dengan alamat yang dituju dan tembusan yang dikirim, dengan menggunakan cap dinas basah. 3) Pengiriman. Semua tulisan dinas yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul tertutup, dengan ketentuan sebagai berikut: a) Pengiriman secara resmi: (1) Surat berklasifikasi B dimasukkan ke dalam satu sampul yang ditulis alamat yang dituju, nomor surat, dan dibubuhi cap staf/ sekretariat. (2) Surat berklasifikasi SR dan R dimasukkan ke dalam dua sampul. Pada sampul dalam ditulisi alamat yang dituju dan nomor surat, serta dibubuhi tanda klasifikasi dan cap staf/sekretariat. Pada sampul luar tidak dibubuhi tanda klasifikasi. (3) Petugas pencatatan dan pengiriman surat sangat rahasia dan rahasia agar dibuat surat perintah khusus untuk bertanggung jawab terhadap keamanan tulisan dinas tersebut selain surat perintah jabatan struktural yang bersangkutan. b) Pengiriman tidak resmi. Pengiriman tidak resmi adalah pengiriman yang bersifat mendadak, biasanya dilakukan melalui faksimile, hendaknya menggunakan formulir pengantar berita faksimile yang berisi: (1) Dari (pejabat yang mengirim). (2) Kepada (pejabat yang dituju). (3) (4) (5) (6) (7) Nomor faksimile. Tanggal pengiriman. Jumlah halaman. Isi berita. Petugas pengirim berita berupa tajuk tanda tangan. Contoh formulir pengantar faksimile dapat dilihat pada contoh 48.

90 4) Tahap penyimpanan. Semua pertinggal/arsip disimpan di sekretariat/ urusan tata usaha dengan berpedoman kepada tata kearsipan. b. Sarana Pengurusan Surat Keluar. Sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat keluar adalah buku verbal dan buku ekspedisi/tanda terima. 1) Buku verbal. Buku verbal merupakan sarana pencatatan lengkap yang memuat data surat keluar, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian. 2) Buku ekspedisi/tanda terima. Buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman/penerimaan surat keluar. 3) Sampul surat. Sampul surat adalah alat untuk melindungi surat dari kebocoran atau kerusakan. Sampul dibuat dari kertas yang tahan sobek dan tahan air. Ukuran sampul surat sebagai berikut: a) b) c) d) 10,5 cm x 30 cm (ukuran kecil). 19 cm 24 cm x 25 cm (ukuran sedang). x 34 cm (ukuran folio/A-4).

28,5 cm x 40 cm (ukuran map takah).

Contoh buku verbal dan sampul surat dapat dilihat pada contoh 49 dan 50. c. Penggandaan Naskah Dengan Cetakan. Penggandaan naskah dengan cetakan adalah kegiatan mencetak naskah manjadi buku, diatur sebagai berikut: 1) Susunan buku. a) Buku terdiri atas sampul buku dan isi buku. Sampul buku terdiri atas:

Sampul buku. (1)

Sampul depan memuat: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Kop nama badan. Nomor kode. Lambang Swa Bhuwana Paksa. Judul buku. Nomor kopi (untuk buku yang berklasifikasi SR dan R). Garis pemisah. Bentuk, nomor, dan tanggal pengesahan suatu naskah.

91 (h) Tingkat klasifikasi sangat rahasia dan rahasia, ditulis di bagian atas dan bawah. (2) b) Sampul belakang (tidak ada tulisan).

Isi buku. (1) Sampul dalam menggunakan kertas yang lebih tipis (80 gram), tulisannya sama dengan sampul luar. (2) (3) Kata pengantar untuk buku-buku tertentu. Daftar isi terdiri atas: (a) Kata daftar isi ditulis di tengah-tengah halaman atas dengan huruf kapital. (b) Peraturan atau keputusan sebagai pengesahan dari naskah yang memuat peraturan/petunjuk TNI AU. (c) Nomor bagian, bab, dan pasal diikuti judulnya.

(d) Nomor halaman pada judul (sampul dalam), kata pengantar dan daftar isi menggunakan huruf i, ii, iii, iv diketik di sisi tengah halaman, di bawah klasifikasi. (e) Tingkat klasifikasi sangat rahasia ditulis di bagian atas dan bawah setiap halaman, huruf kapital, ditebalkan tanpa garis bawah. (4) Halaman buku. (a) Halaman pertama berisi: i. ii. Kop nama badan. Judul buku.

iii. Jika naskah merupakan lampiran dari peraturan atau keputusan maka di sebelah kanan atas ditulis lampiran peraturan atau keputusan sesuai dengan ketentuan pada lampiran, sedangkan untuk buku saku tidak perlu dicantumkan kata lampiran. iv. Klasifikasi sangat rahasia atau rahasia sesuai dengan tingkat klasifikasinya. v. Nomor halaman tidak perlu ditulis.

(b) Halaman berikutnya adalah: i. Klasifikasi rahasia tidak perlu ditulis di setiap halaman tetapi cukup di halaman pertama dan terakhir,

92 sedangkan klasifikasi sangat rahasia ditulis pada sisi tengah sebelah atas dan bawah setiap halaman. ii. Nomor halaman diketik di sisi tengah sebelah atas. Untuk buku yang berklasifikasi rahasia dan sangat rahasia diketik di bawah klasifikasi. iii. Apabila buku disusun dengan menggunakan susunan bagian, maka setiap bagian baru harus berganti halaman. c) Halaman terakhir. Tajuk tanda tangan ditulis lengkap tanda tangan dan cap dinas. d) Susunan halaman pada buku, yaitu: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2) Ukuran. a) b) c) 3) Sampul depan. Kertas kosong. Sampul dalam. Daftar isi. Peraturan/Keputusan. Naskah (sebagai lampiran). Kertas kosong. Sampul belakang. Ukuran buku terdiri atas:

Ukuran A - 4 (297 mm x 210 mm). Ukuran A - 5 (210 mm x 148 mm). Ukuran A - 7 (105 mm x 74 mm). Jenis buku yang dapat dicetak adalah:

Jenis Buku. a) b) c) d)

Organisasi dan prosedur. Hasil seminar. Hasil Rapim. Himpunan: (1) Peraturan TNI AU.

93 (2) e) f) g) 4) 5) Amanat, brifing, dan ceramah.

Buku-buku pelajaran. Terminologi. Naskah-naskah lainnya. Warna kulit buku (cover) menggunakan warna biru tua. Nomor kode yang digunakan terdiri atas NIPB dan NIPT.

Warna sampul. Nomor kode. a)

NIPB terdiri atas: (1) (2) (3) Nomor kode TNI AU. Nomor kode instansi. Nomor kode staf/satker.

b)

NIPT terdiri atas: (1) (2) (3) Nomor kode pokok persoalan. Nomor kode anak persoalan. Nomor kode cucu persoalan/perihal.

Contoh: (1) Petunjuk Administrasi Umum TNI Angkatan Udara.

Nomor kode: 404.01170101. Penjelasan: 4 04 . 01 17 01 01 = = = = = = = = Lingkungan TNI AU. Instansi (Pelaksana Staf/Pelayanan) Tanda titik. Setumau Tanda hubung. Pokok persoalan (Administrasi Umum) Anak persoalan (Tulisan Dinas) Cucu persoalan/perihal (Tulisan Dinas di Lingkungan TNI AU) diambil dari nomor urut pada nomor indeks persoalan takah (NIPT).

(2) Untuk penomoran buku yang judulnya sama menggunakan nomor yang sama, perbedaannya hanya terletak pada tahun pengeluaran. (3) Untuk mencatat pencetakan buku, digunakan buku daftar kode pencetakan yang berisi kolom-kolom.

94

(a) (b) (c)

Tanggal. Nomor urut. Nomor kode. NIPB. = = = Lingkungan/Satker/instansi. Badan. Staf.

NIPT. = = = PP. AP. CP (perihal).

(d) Bentuk (buku/buku saku/formulir). (e) Judul. (f) Ukuran (A-4/ folio).

(g) Warna (sesuai dengan ketentuan). (h) Pembina (penanggung jawab naskah). (i) (j) (k) (l) (4) Jumlah (eksemplar/buku). Cetakan ke. Tahun dicetak. Keterangan.

Hak penomoran kode buku oleh Setumau.

Contoh NIPB dapat dilihat pada contoh 51. 26. Penyampaian Tulisan Dinas. Penyampaian tulisan dinas merupakan salah satu kegiatan penting dalam penyelenggaraan administrasi umum/bagian dari kegiatan minu TNI AU, berfungsi meneruskan, mengirim, dan menyampaikan produk-produk minu berupa tulisan dinas. Dalam pelaksanaan penyampaian tulisan dinas perlu memperhatikan sarana atau media penyampaian tulisan dinas yang digunakan, klasifikasi, derajat, macam, dan area/lokasi alamat, serta penggunaan media/sarana dinas secara aman, cepat, tepat, dan hemat. a. Batasan dan Ruang Lingkup. Penyampaian tulisan dinas adalah kegiatan menyampaikan, mengirimkan, atau meneruskan tulisan dinas kepada pihak yang bersangkutan, antara dua pejabat atau lebih, dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas TNI AU. Penyampaian tulisan dinas dalam istilah sehari-hari mempunyai arti

95 sebagai komunikasi terbatas. Ditinjau dari minu TNI AU, komunikasi dalam arti terbatas hanya mencakup kegiatan khusus mengenai penggunaan alat/sarana untuk menyampaikan tulisan dinas serta tata cara pelaksanaannya dalam rangka penyelenggaraan minu TNI AU. b. Pedoman Umum. Setiap penyampaian tulisan dinas harus dilaksanakan secara tepat guna dan berdaya guna dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) 2) 3) Hemat, dalam arti dilaksanakan secara ekonomis. Cepat, dalam arti waktu penyampaiannya singkat. Tepat, dalam arti dapat sampai ke alamat yang tepat.

4) Aman, dalam arti tulisan dinas tidak bocor, rusak, hilang atau jatuh ke tangan yang tidak berhak menerima. 27. Pokok-Pokok Penyampaian Tulisan Dinas. a. Bentuk dan Struktur Penyampaian Tulisan Dinas. 1) Bentuk. a) Kegiatan pemimpin/atasan dalam menyampaikan keterangan dan ide disebut komunikasi ke bawah. Keterangan dan ide yang berasal dari pemimpin/atasan itu dapat dibedakan dalam berbagai bentuk, yaitu: (1) (2) (3) (4) (5) Petunjuk. Keterangan umum. Perintah. Teguran. Pujian.

b) Kegiatan bawahan untuk menyampaikan keterangan dan ide kepada pemimpin/atasannya disebut komunikasi ke atas. Bentuk keterangan dan ide yang disampaikan oleh bawahan kepada pemimpin/atasan dapat berupa: (1) Laporan. (2) (3) (4) Keluhan. Pendapat. Saran.

c) Kegiatan pejabat untuk menyampaikan keterangan dan ide kepada pejabat yang sederajat disebut komunikasi mendatar. Pada umumnya

96 komunikasi mendatar dilaksanakan dalam rangka koordinasi, agar keputusan atasan yang akan diambil tidak saling bertentangan, atau untuk menumbuhkan keserasian dan kerja sama yang harmonis. Penyajian bentuk komunikasi tersebut antara lain dapat dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat, sprin, laporan ataupun secara lisan. 2) Struktur. Struktur penyampaian tulisan dinas terdiri atas:

a) Penyampaian tulisan dinas secara vertikal, yaitu arus penyampaian tulisan dinas dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan secara timbal balik. b) Penyampaian tulisan dinas secara horizontal, yaitu arus penyampaian tulisan dinas dari dan kepada pejabat setingkat secara timbal balik. b. Area Penyampaian Tulisan Dinas. sebagai berikut: 1) Setempat (lokal). Area penyampaian tulisan dinas,

Penyampaian tulisan dinas setempat dapat berupa:

a) Penyampaian tulisan dinas di dalam satuan sendiri, yaitu penyampaian tuIisan dinas dari pejabat satu kepada pejabat lainnya atau dari staf satu kepada staf lainnya di dalam satu kompleks atau markas. b) 2) 3) 4) Penyampaian tulisan dinas antarsatuan di dalam satu daerah.

Insuler (antarkota dalam satu pulau). Intrainsuler (antarpulau). Internasional (antarnegara).

28. Media Penyampaian Tulisan Dinas. a. Macam Media Penyampaian Tulisan Dinas. Di lingkungan TNI AU sarana/media penyampaian tulisan dinas dilakukan dengan melalui: 1) 2) 3) 4) 5) Caraka. Kurir. Paktir. Pos TNI AU dan PT Pos Indonesia. Teleks dan faksimile.

b. Media Penyampaian Tulisan Dinas Setempat atau Lokal. Media yang digunakan untuk penyampaian tulisan dinas setempat (lokal) sebagai berikut: 1) 2) Caraka. Kurir.

97

3) 4) 5)

Paktir. Pos TNI AU dan PT Pos Indonesia. Teleks dan faksimile.

c. Media Penyampaian Tulisan Dinas Insuler (Dalam Satu Pulau). Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajat tulisan dinas, penyampaian isi tulisan dinas di dalam satu pulau dapat menggunakan media sebagai berikut: 1) 2) 3) d. Caraka. Pos TNI AU dan PT Pos Indonesia. Teleks dan faksimile.

Media Penyampaian Tulisan Dinas Intrainsuler (Antarpulau). 1) Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajat tulisan dinas, media yang digunakan dalam penyampaian tulisan dinas antarpulau sebagai berikut: a) b) c) Caraka. Pos TNI AU dan PT Pos Indonesia. Teleks dan faksimile.

2) Pemilihan caraka dalam penyampaian tulisan dinas antarpulau dilakukan apabila dititikberatkan pada faktor keamanan. Penggunaan radio/telepon dilakukan apabila tulisan dinas yang akan disampaikan merupakan perintah dari atasan kepada bawahan, dan memerlukan aksi pada waktu itu juga, atau tulisan dinas yang berklasifikasi biasa. e. Penyampaian Tulisan Dinas Internasional (Antarbangsa). Penyampaian tulisan dinas dalam area antarnegara dilakukan menurut tata cara yang ditetapkan oleh Bais TNI. Pada umumnya digunakan media seperti teleks dengan sandi yang sudah ditetapkan melalui Kamar Sandi Departemen Luar Negeri. 29. Petugas dan Sarana Penyampaian Tulisan Dinas. a. Caraka/Kurir. 1) Caraka adalah anggota kesatuan berpangkat golongan perwira pertama, yang ditugaskan untuk menyampaikan suatu berita, instruksi atau perintah dan dokumen serta diberikan hak untuk membicarakan/merundingkan dengan pejabat yang dituju. 2) Kurir adalah anggota satuan berpangkat bintara, tamtama, dan pegawai negeri sipil golongan I dan II diangkat di atas sumpah dengan tugas penyampaian tulisan dinas/dokumen dari pejabat satu ke pejabat yang lain atau dari instansi satu ke instansi yang lain. Sesuai dengan jenis tugasnya kurir dibagi dua ialah:

98

a) Kurir tetap, yang tugasnya diatur menurut rute dan waktu yang telah ditetapkan. b) Kurir khusus/istimewa, yang tugasnya tidak tergantung pada waktu dan rute serta dapat diberangkatkan sewaktu-waktu dalam keadaan mendadak. Menurut kebutuhan kurir tetap dapat digunakan untuk mengerjakan tugas kurir khusus atau sebaliknya. 3) Persyaratan caraka/kurir. a) Untuk mendapatkan seorang caraka/kurir yang cukup baik, perlu diadakan pendidikan/latihan khusus. b) Dalam memilih seorang caraka/kurir, harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: (1) (2) Mempunyai banyak inisiatif. Dapat dipercaya, tabah, dan taat.

(3) Mempunyai keberanian, kecakapan, dan bakat berpikir dalam melakukan tugas pekerjaannya. (4) Mengerti dan cepat dalam menangkap perintah lisan.

(5) Dapat segera mengikuti perubahan situasi/keadaan taktis, dan dapat menggunakan kompas serta membaca peta. c) Di dalam keadaan luar biasa, kurir khusus/istimewa hendaknya selain persyaratan di atas perlu pula diperhatikan persyaratan lain sebagai berikut: (1) Pertimbangan keadaan taktis (PKT). tugas, waktu dan banyaknya berita yang

(2) Urgensinya disampaikan. 4)

Perlengkapan Caraka/Kurir. a) Caraka/kurir dilengkapi dengan alat-alat sebagai berikut: (1) Tas caraka yang dapat dikunci/ditutup rapat, tidak mudah dicuri dan tidak tembus air. (2) (3) (4) (5) Jam tangan. Alat angkutan. Helm dan kaca mata. Jaket kulit dan jas hujan.

99 (6) (7) Peta. Kompas.

b) Alat-Alat tersebut merupakan inventaris yang harus dipertanggungjawabkan dan selalu dipelihara dengan baik. Oleh karena itu, setahun sekali seyogianya dibuat laporan tertulis dari Kepala Kantor Pos TNI AU mengenai keadaan perlengkapan caraka/kurir guna mendapatkan kebijakan pemimpin. 5) Sarana pencatatan. Guna kelancaran tugas caraka/kurir, diperlukan sarana pencatatan sebagai berikut: a) Buku dislokasi yang berisi daftar alamat/instansi dan pejabat TNI AU/pemerintah, pejabat penting serta tokoh masyarakat yang secara teratur diperiksa/ diperbaharui. b) Buku/formulir catatan terdiri atas: (1) Buku catatan penerimaan dan pengiriman untuk mencatat tiaptiap tulisan dinas yang diterima dan dikirimkan. Buku tersebut berisi kolom-kolom, nomor urut, tanggal/waktu, nomor angka agenda surat pengantar (pengiriman/penerimaan) dan keterangan. (2) c) Formulir tanda terima, pengiriman/penerimaan.

Laporan harian/berkala kepada atasannya mengenai: (1) (2) (3) (4) (5) Kegiatan. Personel. Perlengkapan. Kendala dan kesulitan. Usul/saran.

6)

Cara kerja caraka/kurir. a) Penerimaan. (1) Surat-surat yang boleh diterima ditentukan oleh pejabat sekretariat masing-masing dengan tanda/kode menurut derajat dan klasifikasinya. (2) Surat-surat yang bersifat pribadi harus ada surat kuasa dari pejabat yang mengirimnya. (3) Pada waktu menerima surat, hendaknya diperiksa dengan teliti mengenai:

100 (a) Sampul dalam keadaan baik, benar-benar telah terisi surat. (b) (c) Alamat sudah benar/jelas. Nomor surat dengan ekspedisi sudah cocok.

(4) Jika ada satu di antaranya belum terpenuhi hendaknya surat tidak diterima, dikembalikan dengan catatan agar dilengkapi, sedangkan surat yang telah memenuhi ketentuan, dibubuhi nomor catatan dinas caraka, demikian pula pada buku ekspedisi pengirim, kemudian membubuhkan tanda tangan pada buku ekspedisi dengan nama terang, NRP/NIP sebagai pertanggungjawaban. b) Penyimpanan dan pembawaan surat: (1) Surat-surat harus dimasukkan ke dalam tas caraka yang tidak tembus air, terkunci dan/atau tertutup rapat, sehingga tidak mudah dicuri atau jatuh. (2) Demi kepentingan kerahasiaan, maka tas caraka yang berisikan surat-surat tidak boleh jatuh ke tangan orang lain. (3) Dalam keadaan luar biasa seandainya caraka/kurir tertawan oleh musuh, sedapat mungkin surat-surat yang dibawa segera dimusnahkan dengan cara: (a) Dibakar dan abunya diinjak-injak.

(b) Jika perlu surat-surat dikunyah-kunyah dan ditelan. (c) Atau dengan cara lain yang lebih sempurna yang penting musuh tidak dapat merampas surat-surat/dokumen-dokumen yang dibawanya. c) Caraka/kurir di dalam melaksanakan tugasnya harus memperhatikan keamanan, tepat waktu dan tepat sasaran. d) Caraka/kurir harus melaporkan kepada kepala/komandan mengenai jalan-jalan yang akan dilaluinya, sesuai dengan peta dan rute yang telah di tentukan oleh kepala/komandan. e) Jika keadaan memungkinkan, caraka/kurir harus menempuh jalan yang searah dengan jalan-jalan yang ditempuh oleh caraka/kurir lainnya. Hal ini sangat berguna, karena jika seorang caraka/kurir terhalang di jalan (misalnya mendapat kecelakaan atau kerusakan kendaraan dapat pula menyerahkan surat-surat kepada caraka/kurir yang lain untuk diteruskan pengirimannya, dengan demikian kelambatan pengiriman dapat dicegah). f) Penyerahan surat-surat. (1) Surat-surat yang dibawa oleh caraka/kurir hanya dapat diserahkan kepada yang berhak menerima. Sebagai bukti

101 penerimaan, si penerima harus menandatangani dan membubuhkan nama terang dengan mencantumkan pangkat, NRP/NIP, jabatan, tanggal dan waktu penerimaan pada tanda terima yang diajukan oleh caraka/kurir tersebut. (2) Surat-surat pribadi penyerahannya langsung kepada pejabat yang berhak, harus diserahkan secara pribadi pula. Artinya, jika pejabat yang bersangkutan tidak ada di tempat, caraka/kurir mencari sampai ketemu. Apabila tidak ditemukan, caraka/kurir tersebut harus melaporkan kepada kepala/komandan. Apabila sebelumnya sudah mendapat petunjuk dari pejabat, pengirim surat dapat menyerahkan kepada pejabat lain/pejabat sekretariat. (3) Apabila caraka/kurir akan menyampaikan surat pribadi berderajat kilat kepada pejabat yang sedang berbicara dengan pejabat/orang lain, maka caraka/kurir dibenarkan untuk memutuskan pembicaraan dengan melaporkan, bahwa ada surat penting untuk pejabat tersebut. g) Selesai melaksanakan tugas. (1) Setelah melaksanakan tugas, caraka/kurir diharuskan: (a) Melaporkan diri.

(b) Menyerahkan kembali tanda terima kepada kepala/ komandan kelompok atau kepala sekretariat yang bersangkutan. (2) Jika caraka/kurir dalam melaksanakan tugas mendapat halangan/kejadian (misalnya kehilangan surat), maka diharuskan membuat laporan tertulis berupa berita acara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada kepala/komandan caraka/kurir, kepada pengirim tulisan dinas dan atau kepada alamat penerima surat/ berita. b. Paktir. Paktir adalah seorang bintara/tamtama atau pegawai negeri sipil setingkat, yang diangkat di atas sumpah, dengan tugas menjamin kelancaran pengiriman dan pengambilan pos satuan dengan Pos TNI AU/PT Pos Indonesia dan sebaliknya. 1) Perlengkapan paktir. a) Sebuah ruangan kerja dengan papan nama PAKTIR yang dipasang di luar ruangan tersebut. b) Bis surat untuk menampung surat kiriman pos biasa. Keamanan surat-surat kiriman harus terjamin, sehingga pada malam hari perlu diberi penerangan. Tiap-tiap bis surat harus diberi tanda tulisan bis surat, mempunyai celah dengan ukuran 20 X 4 cm dan dilengkapi dengan alat penutup dan dikunci. Jam angkat Bis Surat harus dinyatakan dengan angka.

102

Contoh bis surat dapat dilihat pada contoh 52. c) Buku daftar personel, buku pengantar buku dan perlengkapan tulismenulis. d) e) f) Tas surat. Alat angkutan. Sebuah buku tarif pos.

g) Benda pos dan meterai kebutuhan anggota yang memerlukan dengan harga menurut tarif pos yang ada. 2) Cara kerja paktir. a) Penyampaian kiriman pos. (1) Paktir harus memeriksa kiriman pos satu per satu. Kiriman pos yang tidak memenuhi syarat harus dikembalikan kepada pengirim disertai penjelasan seperlunya (tertulis maupun lisan). (2) Paktir mengatur kiriman untuk alamat setempat (lokal) dengan mencatat kiriman tersebut pada buku ekspedisi lokal. (3) Paktir mencatat kiriman dinas untuk alamat insuler dan interinsuler pada buku ekspedisi luar garnisun, dan menyerahkan kiriman tersebut kepada Kantor Pos TNI AU. b) Penerimaan kiriman pos. (1) Paktir menyerahkan kiriman dinas kepada yang bersangkutan disertai surat pengantar sebagai bukti penerimaan. (2) Surat panggilan atau kiriman tercatat, pos wesel, pos paket diserahkan langsung kepada yang berhak, dengan menggunakan buku pengantar yang khusus untuk itu. (3) Kiriman pos biasa diserahkan kepada alamat secara langsung atau melalui bagian keberadaan si alamat. c) Penyusulan/pengiriman kembali. Paktir menyusulkan/mengembalikan kiriman pos yang disebabkan oleh perubahan atau kurang jelasnya alamat kepada Kantor Pos TNI AU, disertai dengan catatan pada sehelai kertas yang ditempelkan di muka alamat dan dibubuhi paraf sebagai penanggung jawab. d) Paktir tidak diperkenankan mencoret, mengubah, atau menambah alamat pada kiriman pos yang akan dikembalikan/disusulkan kepada Kantor Pos TNI AU.

103 e) Jika terjadi porto denda pada waktu penerimaan kiriman pos, paktir dapat melakukan pembayaran terlebih dulu, kemudian meminta ganti kepada si alamat saat penyerahan kiriman pos tersebut. 3) Sarana pencatatan. a) Buku personel. Buku personel memuat nama-nama personel yang tergabung dalam satuan, disusun memuat abjad, dengan kolom-kolom sebagai berikut: nomor urut, nama, pangkat, NRP, bagian, dan keterangan. Kolom keterangan digunakan untuk mencatat personel yang tidak ada dalam satuannya, baik untuk waktu terbatas maupun seterusnya. b) Buku ekspedisi luar. Buku ini digunakan untuk menyerahkan kiriman pos kepada Kantor Pos TNI AU, memuat kolom-kolom: tanggal, nomor urut, nomor surat, kepada, nomor catatan Kantor Pos TNI, tanda tangan penerima (nama terang pangkat, jabatan). c) Buku ekspedisi satuan. Buku ekspedisi satuan memuat kolomkolom seperti dalam buku ekspedisi lokal. d) Buku ekspedisi tercatat/terdaftar. Buku ekspedisi tercatat/terdaftar digunakan untuk menyerahkan kiriman tercatat/terdaftar, memuat kolomkolom: tanggal, nomor urut, nomor tercatat/terdaftar, tanggal, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan penerima, pangkat, NRP dan nama terang di bawahnya. e) Buku pengantar pos wesel. Buku pengantar pos wesel digunakan untuk menyerahkan wesel pos, memuat kolom-kolom: tanggal, nomor urut, nomor pos wesel/nomor seri, banyaknya, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan penerima, pangkat, NRP dan nama terang di bawahnya. f) Buku pengantar pos paket. Buku pengantar pos paket digunakan untuk menyerahkan paket pos, memuat kolom-kolom: tanggal, nomor urut, nomor pospaket, nomor seri dan tanggal pos paket, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan penerima, pangkat, NRP, dan nama terang di bawahnya. 4) Surat keterangan paktir. Tiap paktir harus mempunyai surat keterangan paktir sebagai surat kuasa dari komandan satuannya. Pada saat pengambilan kiriman pos, paktir harus selalu dapat memperlihatkan surat keterangan paktir kepada pejabat Pos TNI AU jika diperlukan. Surat keterangan paktir hanya berlaku di Pos TNI AU setempat. Setiap pemindahan ke daerah lain surat keterangan tersebut harus diperbaharui di Pos TNI AU setempat/baru, pembaharuan sekurang-kurangnya setahun sekali terhitung mulai tanggal pengeluaran surat keterangan. 5) Pertanggungjawaban. Paktir bertanggung jawab kepada atasan masingmasing atas pelaksanaan tugasnya. c. Pos.

104 1) Dasar. a) Undang-Undang RI Nomor 6 Tahun 1984 tentang Pos. RI Nomor 37 Tahun 1985 tentang

b) Peraturan Pemerintah Penyelenggaraan Pos. 2) Media pos terbagi atas:

a) Pos umum yang merupakan kegiatan dinas pos yang dapat digunakan dalam penyampaian berita di lingkungan TNI AU berdasarkan persetujuan. b) Pos TNI AU merupakan satu badan untuk menjamin kelancaran dinas di lingkungan TNI AU. 3) Pengiriman surat pos dinas. dapat bersifat: Wewenang untuk mengirim surat pos dinas

a) Umum, yang berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan dapat ditujukan kepada semua alamat. b) Rahasia, yang berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan hanya dapat ditujukan kepada alamat tertentu. 4) Isi surat pos dinas. Pengiriman lebih dari surat dinas untuk alamat yang sama maka surat-surat itu harus dimasukkan ke dalam satu sampul. Di tempat-tempat yang tidak mempunyai perhubungan pos tiap hari, pengirim mengumpulkan surat-surat pos untuk alamat yang sama sampai hari pengiriman pos. 5) Petunjuk dinas dan cap jabatan. Setiap surat pos dinas di samping diberi nomor urut dan tanggal, pada bagian alamat di sebelah atas tengah dibubuhi petunjuk DINAS dan di sebelah kiri bawah dibubuhkan cap jabatan dari si pengirim. 6) Pengirim terdaftar. Semua surat pos dinas harus dikirim secara terdaftar, artinya penunjukan pengirimannya pada Kantor Pos TNI AU/PT Pos Indonesia dilakukan dengan buku pengantar yang berisikan catatan tentang pengirim surat pos dinas tersebut. 7) Pelanggaran. Dalam menjalankan tugasnya setiap pejabat Pos TNI AU diwajibkan memberitahukan setiap pelanggaran kepada para pejabat yang berkuasa atau berhak. 8) Pertanggungjawaban. Pos TNI AU bertanggung jawab atas sampainya pengiriman antara Kantor Pos TNI dan TNI AU. Semua kelambatan, kehilangan dan lain-lain di luar itu, tidak menjadi tanggung jawab Pos TNI dan TNI AU. Demikian pula kehilangan/kerusakan karena di luar kemampuan. 9) Hal-hal yang perlu diperhatikan:

105 a) Alamat. Penggunaan singkatan pada alamat sering menimbulkan kekeliruan karena banyak singkatan yang hampir sama. Oleh karena itu, pencantuman alamat di atas label atau sampul surat disusun secara lengkap dan bila ditulis, supaya terang dan jelas. b) Pengawasan. Seringkali terjadi pada kiriman pos yang ditujukan untuk/dari anggota suatu satuan, disebutkan nama tempat pada ruang pengirim atau alamat yang seharusnya dirahasiakan. Kewajiban kantor Pos TNI AU adalah menutup atau menghapus nama kota tersebut pada sampul, sehingga tidak dapat dibaca. Jadi pada sampul cukup disebut nama atau nomor satuan saja. Hal ini penting artinya bagi alamat satuan sangat dirahasiakan dalam operasi-operasi. c) Dislokasi. Agar Pos TNI AU dapat melayani pengirim pos dengan lancar, maka Pos TNI AU setiap saat harus mengetahui dislokasi satuansatuan dan instansi. Ketentuan ini sangat penting untuk daerah operasi/tidak aman, dislokasi kesatuan harus dirahasiakan sehingga alamat hanya memuat nama/nomor satuan saja. Untuk itu, Pos TNI AU wajib menyediakan daftar alamat satuan serta instansi. Jika terjadi dislokasi pemimpin satuan yang bersangkutan memberikan laporan perubahan kepada pejabat Pos TNI AU.
BAB VI TATA NASKAH

30. Umum. Tata naskah (takah) adalah salah satu kegiatan minu TNI AU, yang berkaitan erat dengan pemrosesan/penanganan tulisan dinas/naskah dan merupakan kegiatan terpadu dalam pengolahan, pengendalian/pengawasan, pemeliharaan, dan penyajian serta penyelamatan data informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis. Takah dengan segala perlengkapannya merupakan sarana untuk mempermudah dan memperlancar penyelesaian suatu masalah di dalam kegiatan administrasi. Untuk tercapainya daya guna dan hasil guna yang optimal dalam pemrosesan takah, perlu adanya pengetahuan, penghayatan, dan pengamalan serta kerja sama yang baik dari semua pihak, baik pemimpin, pembantu pemimpin, pelaksana maupun unsur pelayanan, tentang arti dan pentingnya takah sehingga semua persoalan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat, tertib, lancar, dan aman. Oleh karena itu, maka perlu adanya peraturan/ketentuan tentang sistem takah yang dapat digunakan sebagai pedoman di lingkungan TNI AU yaitu: a. Wewenang membuka dan menutup takah ada pada pemimpin satuan/instansi atau pejabat yang membidangi persoalan dalam pelaksanaannya wewenang tersebut dapat dilimpahkan kepada kepala sekretariat/pejabat minu satuan/instansi yang bersangkutan. b. Pengurusan klasifikasinya. dan penyelesaian takah berdasarkan pada derajat dan

c. Untuk pengawasan dan pengendalian kegiatan takah pada suatu instansi sebaiknya dipusatkan pada satu bagian tersendiri yaitu di sekretariat atau taud/ bagum.

106 31. Ketentuan Umum Tata Naskah. Takah digunakan untuk mempermudah penyelesaian suatu persoalan/masalah, sehingga diperlukan pemahaman tentang berbagai ketentuan yang menyangkut pertakahan antara lain: a. Kegunaan Takah. peranan sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) Di dalam penyelesaian administrasi, takah mempunyai

Memproses persoalan/masalah. Alat komunikasi antarpejabat. Memudahkan penelusuran kembali suatu masalah. Melatih kemampuan/keterampilan dasar dalam pelaksanaan tugas staf.

b. Proses Persoalan/Masalah. Proses timbulnya surat/tulisan dinas adalah karena adanya kebijakan pemimpin, adanya reaksi atas suatu aksi atau timbulnya konsep baru yang dituangkan dalam disposisi/catatan oleh pemimpin. Di dalam menanggapi timbulnya surat/tulisan dinas tersebut perlu adanya langkah-langkah dari staf untuk menindaklanjuti dengan mengumpulkan data informasi dan lain-lain yang semuanya perlu dicatat/direkam agar pemrosesan/penyelesaian suatu surat/tulisan dinas tidak menyimpang dari kebijakan pemimpin. Sarana yang paling tepat untuk pemrosesan tersebut adalah takah dengan segala perlengkapannya dan tata cara penggunaannya. c. Alat Komunikasi Antarpejabat. Pemrosesan suatu masalah tulisan dinas menyangkut beberapa pejabat sehingga menimbulkan diskusi atau argumentasi antarpejabat yang bersangkutan. Dalam hal ini takah merupakan alat/sarana yang berdaya guna untuk berdiskusi secara tertulis, karena semua argumen dapat dituangkan/direkam di dalam Takah. Rekaman-rekaman tersebut merupakan catatan autentik penyelesaian suatu persoalan. d. Memudahkan Penelusuran Kembali suatu Masalah. Apabila suatu masalah yang sama timbul kembali atau seorang pejabat ingin mengetahui asal-usul suatu persoalan, maka takah merupakan sarana yang paling tepat untuk menelusuri persoalan tersebut dari awal sampai akhir, karena semua naskah dan catatan yang berkaitan dengan persoalan tersebut tersimpan di dalam satu map takah. e. Melatih Kemampuan/Keterampilan Dasar Tugas-Tugas Staf. Bagi perwira yang bertugas di staf, mempelajari atau menangani takah adalah merupakan salah satu latihan keterampilan dasar sebagai petugas staf, karena takah berisi masalahmasalah yang berkaitan dengan tugas staf di antaranya, cara menyusun tanggapan, cara pemrosesan masalah sampai dengan cara pengambilan keputusan. f. Proses Terjadinya/Timbulnya Takah. Timbulnya takah karena pemimpin menganggap suatu masalah perlu penanganan lebih lanjut, masalahnya dianggap penting, diperkirakan akan menyangkut beberapa pejabat dan memerlukan waktu yang lama. Apabila suatu persoalan dikategorikan sebagai persoalan berlanjut, maka perlu dilihat persoalan tersebut sudah ada takahnya atau belum. Jika sudah ada masukkan dalam takah yang bersangkutan sebagai naskah lanjutan, jika belum ada perlu dibuka takah baru.

107 g. Pejabat yang Menangani Persoalan dalam Takah. Pejabat yang menangani persoalan takah bertanggung jawab atas pengolahan takah secara keseluruhan, untuk itu pejabat tersebut berwenang: 1) 2) 3) Membuka/menutup takah. Memberi tanggapan/diskusi/keputusan. Menentukan klasifikasi.

32. Sarana/Perlengkapan Takah. Di samping alat peralatan kantor pada umumnya kegiatan takah memerlukan perlengkapan khusus. Penggunaan perlengkapan tersebut disesuaikan dengan tingkat organisasi/instansi penyelenggara takah dan ruang lingkup serta tanggung jawab instansi penyelenggara takah. Sehubungan dengan hal tersebut perlengkapan takah dapat dibagi menjadi: a. Sarana Pokok (Mutlak). Sarana pokok takah adalah perlengkapan takah yang minimal harus digunakan oleh instansi pengguna takah terdiri atas: 1) Map takah. Map takah digunakan untuk memberkas suatu masalah yang akan diproses melalui takah. Map takah mempunyai dua penjepit yang diletakkan pada lembar sebelah kanan untuk menempatkan naskah, dan sebelah kiri untuk menempatkan lembaran catatan. Halaman depan map takah terdiri atas klasifikasi, kop nama badan, dan kolom/lajur sebagai berikut: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Nomor takah. Dibuka oleh. Tanggal dibuka. Penunjukan kepada takah nomor (rujuk silang). Satuan/instansi. Pokok persoalan. Anak persoalan. Perihal/cucu persoalan. Lajur edaran (kepada, N/C, tanggal, paraf pengirim). Lajur ajukan kembali (kepada, N/C, tanggal, paraf pengirim). Catatan di sebelah kanan bawah yang berisi: (1) (2) Ditutup Oleh Dibuka kembali : Tanggal Oleh : Tanggal

108 (3) Diketahui

Contoh map takah dapat dilihat pada contoh 53. 2) Lembaran catatan. Lembaran catatan adalah lembaran kertas digunakan untuk merekam naskah yang terdapat pada takah dan pembuatan catatan saran, tanggapan, arahan/ instruksi pemimpin sebagai diskusi antarpejabat, untuk menjadi bahan keputusan pemimpin. Cara penulisan/merekam dalam lembaran catatan tidak menggunakan huruf kapital serta tidak diberi garis bawah. Dalam memberikan tanggapan catatan (C) diperbolehkan menggunakan nomor urut. Lembaran catatan berisi: a) b) c) d) e) f) Klasifikasi. Kop nama badan. Tulisan lembaran catatan. Lembaran ke. Takah nomor. Kolom-Kolom yang berisi: (1) (2) (3) Kepada. Catatan/nota tindakan. Nomor naskah.

Contoh lembaran catatan dapat dilihat pada contoh 54. 3) Nomor Indeks Persoalan Takah (NIPT). NIPT adalah daftar pengelompokan berdasarkan fungsi-fungsi TNI AU yang terdiri atas fungsi utama, organik militer, organik pembinaan, teknis, dan khusus. a) Pokok persoalan, anak persoalan, dan cucu persoalan (perihal). (1) Pokok persoalan (PP). Pokok persoalan merupakan induk dari berbagai persoalan yang kegiatannya berawal pada fungsi-fungsi yang dianggap memegang peranan penting di dalam penyelenggaraan tugas-tugas TNI AU. (2) Anak persoalan (AP). Anak persoalan merupakan penjabaran dari pokok persoalan yang dapat berkembang sesuai dengan perkembangan persoalan yang dihadapi atau kegiatan yang dilakukan. (3) Perihal/cucu persoalan (CP). Perihal/cucu persolan merupakan penjabaran dari anak persoalan yang secara langsung menyangkut persoalan tertentu sebagaimana isi suatu tulisan dinas yang ditakahkan.

109 b) Sesuai dengan ketentuan NIPT, pemilahan PP dan AP dapat dilaksanakan atas dasar fungsi instansi masing-masing, bukan berdasarkan struktur organisasi. Meskipun demikian suatu instansi dapat menggunakan PP dan AP yang bukan merupakan tugas pokoknya, karena instansi tersebut menangani perihal yang berkaitan dengan PP dan AP tersebut. Contoh: Asrena, Aspam, Asops, Aspers, dan Aslog Kasau mempunyai tugas pokok yang berbeda, tetapi masing-masing mempunyai persoalan yang sama, misalnya bidang personel, maka setiap asisten dapat menggunakan PP dan AP bidang personel. c) PP dan AP dalam NIPT diatur oleh Setumau. Apabila suatu instansi perlu menambah anak persoalan, maka perlu mengajukan pengesahan kepada Kasetumau sebagai AP pada NIPT. Perihal (CP) ditentukan oleh badan/ instansi/lembaga pembuka takah sesuai dengan kebutuhannya. d) NIPT terdiri atas lembaran yang berisi kolom: (1) (2) (3) (4) (5) (6) Nomor urut. Pokok persoalan. Nomor kode pokok persoalan. Anak persoalan. Nomor kode anak persoalan. Keterangan.

4) Buku daftar pembukaan takah. BDPT digunakan untuk mencatat pembukaan takah, yang memuat lajur/kolom: a) b) c) d) e) f) Nomor urut. Tanggal buka. Nomor takah. Dibuka oleh. Perihal/cucu persoalan. Keterangan.

Contoh BDPT dapat dilihat pada contoh 55. 5) Buku ekspedisi takah (BET). BET digunakan untuk mengirimkan takah sebagai tanda bukti penyerahan takah dan berfungsi sebagai pertanggungjawaban pengirim maupun penerima. Jumlah BET tergantung pada banyaknya takah yang beredar di dalam suatu instansi. BET terdiri atas kolom:

110

a) b) c) d) e)

Tanggal kirim. Nomor urut. Nomor takah. Kepada. Nama jelas, tanda tangan, dan tanggal terima.

Contoh BET dapat dilihat pada Contoh 56. 6) Buku takah (BT). BT digunakan untuk mencatat surat atau tulisan dinas yang akan diproses dengan takah, baik yang diterima maupun yang dikirim oleh badan/instansi/lembaga yang bersangkutan. Dari BT ini dapat diketahui banyaknya surat pada setiap Takah. BT memuat lajur/kolom sebagai berikut: a) b) c) d) e) f) g) h) i) No. Nomor Takah. Tgl. Kode. Perihal. Konsep dari. Pengolahan. Ditandatangani tanggal. Keterangan.

Contoh BT dapat dilihat pada contoh 57. b. Sarana Pelengkap. Sarana pelengkap takah terdiri atas :

1) Sampul takah rahasia. Sampul takah rahasia digunakan untuk takah rahasia, merupakan sampul pertama pada waktu takah rahasia diedarkan, selanjutnya dimasukkan sampul biasa agar tulisan rahasia tidak terlihat. Sampul takah rahasia dilengkapi tali pengikat yang penggunaannya ditempel dengan kertas perekat/lak ban. Sampul takah hanya dapat dibuka oleh pejabat yang dituju, atau anggota yang diberi wewenang untuk menyelesaikan. 2) 3) Almari khusus untuk menyimpan takah. Cap takah. Cap takah terdiri atas dua macam ialah: a) Cap bundar. (1) Garis tengah 2,5 cm.

111 (2) (3) b) Berisi angka Arab atau Romawi. Penggaris/mistar bundaran.

Cap persegi empat. (1) (2) (3) Ukuran 7 cm x 4 cm. Untuk menunjukkan naskah sudah ditakahkan atau belum. Isi tulisan lihat contoh pada sublampiran.

Contoh cap takah dapat dilihat pada contoh 58. 33. Pelaksanaan. Wewenang membuka/menutup takah ada pada pemimpin satuan/ instansi/badan, di dalam pelaksanaan teknisnya dapat dilimpahkan kepada kepala sekretariat/pejabat minu atau pejabat yang ditunjuk, dibuka atau tidaknya takah tergantung pada penilaian pemimpin atau pejabat yang menangani masalahnya dapat juga ditentukan oleh kepala sekretariat/pejabat minu. Kegiatan pelaksanaan takah mencakup: a. Penilaian Naskah. Apabila suatu masalah oleh pemimpin/pejabat yang menangani/kepala sekretariat dianggap penting, berlanjut, menyangkut beberapa pejabat dan diperkirakan memerlukan waktu yang lama, maka dapat diproses melalui takah, dengan cara sebagai berikut: 1) Jika persoalan belum ada takahnya, perlu dibuatkan takah baru.

2) Jika persoalan sudah ada takahnya, dimasukkan dalam takahnya sebagai naskah lanjutan. b. Pembukaan Takah. Sesudah persoalan/naskah dianggap perlu ditakahkan (membuka takah baru) maka langkah-langkah berikutnya adalah: 1) Menyiapkan perlengkapan takah berupa: a) b) c) d) Map takah. Lembaran catatan. Nomor indeks persoalan takah (NIPT). Buku daftar pembukaan takah.

2) Menentukan PP, AP, dan CP (perihal), selanjutnya menentukan nomor takahnya dan ditulis/direkam dalam map takah. a) Menentukan PP, PP telah disusun di dalam NIPT sebagai pedoman, untuk menentukan PP dapat berdasarkan pada: (1) (2) Tugas pokok/fungsi suatu instansi. Isi tulisan dinas yang akan ditakahkan.

112

(3) Kepentingan instansi pembuka takah dengan persoalan yang ditangani. b) Menentukan AP. Apabila PP telah ditentukan maka AP harus dalam lingkup PP sesuai dengan daftar pada NIPT. Agar diusahakan penentuan AP sejauh mungkin dapat disesuaikan dengan isi pokok tulisan dinas yang ditakahkan. c) Menentukan perihal (CP). (1) Apabila PP dan AP dari suatu persoalan telah ditentukan sesuai NIPT, langkah selanjutnya dalam pembukaan takah adalah menentukan/merumuskan perihal, untuk itu perlu diperhatikan halhal sebagai berikut: (a) (b) Perihal merupakan rincian dari AP. Rumusan hendaknya menambah kejelasan AP. periodisasi (kurun waktu)

(c) Rumusan perlu memuat persoalan yang ditangani.

(d) Rumusan perlu berorientasi pada program kerja agar tidak menyimpang dari tugas pokok. (2) Perlu diketahui bahwa perihal di dalam takah tidak selalu sama dengan perihal dalam tulisan dinas, perihal takah mencakup lingkup yang lebih luas dibanding dengan perihal dalam tulisan dinas, sehingga ada kemungkinan dalam suatu takah akan dijumpai bermacam-macam perihal tulisan dinas. Hal demikian adalah biasa, asalkan masih dalam lingkup judul takah dan dapat mendukung pelaksanaan sistem takah yang tepat/baik. (3) Perihal sebuah takah sekurang-kurangnya harus mengandung tiga dasar dari unsur manajemen (siapa, apa, di mana, bilamana, mengapa, dan bagaimana). (4) Untuk lebih jelasnya menentukan perihal takah diberikan contoh sebagai berikut: (a) Pokok persoalan: personel nomor kode 08. (b) Anak persoalan: cuti personel TNI nomor kode 08. (c) Perihal (CP): Cuti pamen, tahun 2007 (diberi nomor kode berurutan sesuai dengan catatan pada buku takah banyaknya perihal yang ada dalam lingkup AP). (d) Sedangkan isi takah/masalah yang diproses dengan takah tersebut dapat bermacam-macam, misalnya: Cuti Tahunan Kolonel Adm G.M. Estheriyana.

113 Cuti Melahirkan a.n. Mayor Adm Patswawati Cuti Ibadah Haji Mayor Adm Drs. Indra Gunawan, dst. NIPT dapat Contoh pada contoh 59. d) Nomor Takah. Setelah PP, AP, dan CP, (perihal) ditentukan nomornya, untuk PP dan AP mengambil nomor dari NIPT sedangkan CP ditentukan oleh satuan/instansi pembuka takah. Cara memberi nomor sebagai berikut: (1) Nomor PP disesuaikan dengan bidang kegiatan.

(2) Nomor AP disesuaikan dengan jenis kegiatan dari bidang kegiatan PP. (3) Nomor CP (perihal) ditentukan oleh instansi yang membuka takah berurutan sesuai dengan jenis kegiatannya. (4) Singkatan nama instansi pembuka takah. (a) Instansi yang melaksanakan sistem desentralisasi. Contoh: 12/08/01/Setumau, dengan penjelasan sebagai berikut: 12 = PP bidang perndidikan dan pelatihan. 08 = AP jenis kegiatan pembentukan bintara. 01 = CP (perihal) yang merupakan perincian dari jenis kegiatan setukba. Setumau = Singkatan dari Sekretariat Umum Angkatan Udara sebagai instansi yang membuka takah. (b) Instansi yang melaksanakan sistem sentralisasi. Contoh: 08/08/02/Kohanudnas 08 = PP bidang personel. 08 = AP jenis kegiatan cuti personel TNI. 02 = CP (perihal) yang merupakan rincian dari jenis kegiatan yang merupakan cuti personel TNI, misalnya cuti Pamen di Kohanudnas. (5) Nomor Takah ini direkam pada: (a) Kolom nomor pada map takah.

(c) Takah nomor pada setiap halaman lembaran catatan.

114

(c) (d) 3) Menentukan subpasal b. 4)

Buku ekspedisi takah. BDPT (buku daftar pembukaan takah). klasifikasi takah sesuai dengan ketentuan pasal 23

Menata naskah dan lembaran catatan. a) Menata naskah. Naskah adalah semua tulisan dinas, baik yang berbentuk konsep ataupun net konsep yang berhubungan dengan persoalan yang sedang diproses dan diberkas dalam suatu takah, naskah tersebut dapat berupa bermacam-macam tulisan dinas termasuk buku, brosur/gambar dan lain-lain. Sebelum diberkas/ditata naskah tersebut perlu direkam dulu pada buku takah dan lembaran catatan. Penataan naskah diatur sebagai berikut: (1) Berkas naskah diletakkan di sebelah kanan map takah.

(2) Naskah disusun secara kronologis, sesuai dengan tanggal penerimaan. (3) Naskah pertama di bagian bawah, naskah terakhir di bagian atas. (4) Setiap naskah diberi nomor kode N-1, N-2 dst sesuai dengan urutan penerimaan diberi lingkaran. (5) Petunjuk penomoran adalah: (a) Naskah tunggal. Naskah tunggal diberi nomor mulai dari (N-1) s.d. (N-x) terakhir. (b) Naskah ganda dan berlampiran. Naskah ganda adalah naskah yang terdiri atas beberapa naskah dinomori N-1A untuk naskah pertama, N-1B naskah kedua N-1C naskah ketiga dan seterusnya. Sedangkan naskah berlampiran adalah naskah yang mempunyai lampiran diberi nomor N-1A untuk naskah induk, N-1B untuk lampiran pertama, N-1C untuk lampiran kedua dan seterusnya. (c) Sublampiran lampiran naskah yang mempunyai sublampiran diberi nomor sebagai berikut. N-1B (a) untuk sublampiran pertama lampiran pertama N-IB. N-1B (b) untuk sublampiran kedua lampiran pertama N-1B. N-1B (c) untuk sublampiran ketiga lampiran pertama N-1B dan seterusnya. N-1C (a) untuk sublampiran pertama lampiran kedua N-1C.

115 N-1C (b) untuk sublampiran kedua lampiran kedua N-1C. (d) Subsublampiran sublampiran yang mempunyai subsublampiran diberi nomor sebagai berikut: N-1B (a) (i) untuk subsublampiran pertama. N-1B (a) (ii) untuk subsublampiran kedua. N-1B (a) (iii) untuk subsublampiran ketiga. masing-masing sebagai subsublampiran dari sublampiran pertama untuk lampiran pertama N-1B. (e) Naskah sisipan. Naskah sisipan adalah naskah yang karena sesuatu hal (ketinggalan atau baru sampai), tetapi urutan naskah tersebut seharusnya terletak di antara dua naskah yang sudah diberkas, maka naskah diberi nomor seperti contoh berikut: i. Sisipan yang terdiri atas naskah tunggal, misalnya antara N-6 dengan N-7, maka naskah diberi nomor N-6 (i). ii. Sisipan yang terdiri atas naskah ganda, cara penomorannya adalah N-6 (i) A dan N-6 (i) B. (f) Rujuk silang (cross reference). Rujuk silang adalah suatu cara untuk menunjukkan bahwa adanya hubungan antarnaskah satu dengan yang lainnya di dalam sebuah takah, atau adanya hubungan persoalan antara takah yang satu dengan takah yang lainnya. Petugas takah (sekretariat) wajib mengerjakan rujuk silang ini agar para pejabat/pemimpin tidak perlu membaca semua naskah di dalam takah apabila akan menanggapi atau menelusuri suatu persoalan. Pelaksanaannya adalah sebagai berikut: i. Jika dalam sebuah takah pada N-5 tercantum kalimat yang menunjuk N-3 atau ada kaitan, maka naskah N-5 diberi tanda rujuk silang di sebelah kanan atas naskah. Contoh: N-5

N-3 ii. Jika persoalan dalam takah (A) ada hubungannya dengan per-soalan Takah B, maka pada penunjukan

116 kepada Takah nomor yang ada di map takah dapat diisi sebagai berikut: Map Takah A Map Takah B No. Takah: 03/08/05/Setumau Dibuka oleh: Tanggal: Penunjukan kepada Takah Nomor: 06/12/07/Setumau No. Takah: 06/12/07/Setumau Dibuka oleh: Tanggal: Penunjukan kepada Takah Nomor: 08/07/05/Setumau

(g) Naskah dalam takah lanjutan. Apabila sebuah takah sudah memuat naskah lebih dari 200 lembar sedangkan persoalan masih berlanjut maka perlu dibuka takah baru yang disebut takah lanjutan. Penomoran naskah-naskah dalam takah lanjutan dimulai lagi dengan N-1, N-2 dan seterusnya, sedangkan takah lanjutan dibubuhi angka Romawi I, II . . . di sebelah kanan atas map dengan dilingkari. (h) Konsep naskah. Naskah yang masih di dalam proses tetap diberi nomor takah tetapi menggunakan potongan kertas ditempel dengan klip, dan setelah selesai konsep yang diparaf tetap di dalam takah dan diberi nomor sesuai dengan nomor naskah waktu diproses. (i) Pemindahan naskah. Sebuah naskah dapat dipindahkan dari takah yang satu ke takah yang lain, apabila pemindahan tersebut dipandang perlu. Naskah yang dipindahkan diganti dengan lembaran kertas yang berisi catatan bahwa naskah dipindahkan ke takah lain. Contoh: N-5 dipindahkan atas perintah . . . . ke dalam takah nomor dan diberi nomor naskah (N - ) Catatan: Jika sebuah naskah sangat penting dan dikhawatirkan akan hilang sebaiknya untuk sementara naskah tersebut disimpan di Sekretariat atau Staf yang membuka takah. Sedangkan yang dimasukkan takah selama diproses cukup kopinya, setelah maju pemimpin, baru diganti dengan aslinya. Menata lembaran catatan: (1) Lembaran catatan diberkas dan ditempatkan di sebelah kiri map Takah. (2) Setiap lembaran catatan takah yang berklasifikasi SR dan R, kolom klasifikasi harus diisi sesuai dengan klasifikasinya. (3) Kolom nomor halaman diberi nomor urut dengan ketentuan lembar pertama terletak paling bawah, sedangkan nomor terakhir paling atas.

b)

117 (4) Kolom nomor takah setiap halaman harus diisi sesuai dengan nomor takahnya. 5) 6) Merekam isi naskah pada lembaran catatan. Mencatat dalam buku daftar pembukaan Takah.

c. Peredaran Takah. Jika naskah dan lembaran catatan di dalam sebuah takah sudah ditata sesuai dengan ketentuan, maka takah siap diedarkan. LangkahLangkah yang perlu diambil dalam penyelesaian suatu persoalan adalah: 1) Pengiriman takah. Pengiriman takah dilakukan oleh pejabat yang membuka takah pada instansi yang bersangkutan dengan cara sebagai berikut: a) Mengisi kolom kepada sesuai dengan pejabat yang dituju, selanjutnya dikirim ke alamat (contoh pembuatan (C- . . . ) lihat contoh). b) Membuat catatan (C- . . . pembuatan (C- . . ) lihat contoh). ) pada lembaran catatan (contoh

c) Mengisi kolom edaran pada map takah (contoh pengisian kolom edaran lihat contoh). 2) Penerimaan takah. Perimaan takah oleh pejabat instansi sesuai dengan alamat kepada pada lembaran catatan. Langkah-Langkah yang perlu diambil adalah: a) Membaca catatan (C-.) mempelajari isi takah keseluruhan. pada lembaran catatan, serta

b) Mencoret jabatannya pada kolom kepada dan selanjutnya membubuhkan paraf dan tanggal. c) Jika pejabat tersebut memberi tanggapan/saran, maka tindakan yang diambil sesuai dengan subpasal 3.d. di atas, jika tidak maka tindakan yang diambil adalah: (1) Mengirimkan takah tersebut kepada pejabat alamatnya tercantum pada kolom kepada, atau lain yang

(2) Mengembalikan takah ke instansi pengirim jika tidak ada lagi pejabat yang dituju. d) Jika seorang pejabat belum dapat memberikan tanggapan/saran, atau kemungkinan masih membutuhkan waktu, maka pejabat yang bersangkutan dapat meminta agar takah diajukan kembali pada tanggal yang dikehendaki. Untuk maksud tersebut dapat mengisi kolom ajukan kembali pada map takah. d. Pengendalian Takah. Untuk menghindari hilangnya atau mengetahui keberadaan takah maka takah yang beredar perlu ada pengawasan/pengendalian. 1) Perlengkapan pengendalian takah dapat digunakan:

118 a) Buku takah, buku takah digunakan selain sebagai pencacatan juga digunakan alat pengendali takah (kolom pengolahan) sehingga keberadaan takah dapat diketahui. b) Buku ekspedisi takah (BET). BET digunakan untuk mengirim takah yang merupakan tanda terima penyerahan takah, juga merupakan pertanggungjawaban penyerahan yang harus ditandatangani oleh penerima takah dan disertai nama jelas. c) Dalam rangka pengendalian takah, perlu dipertimbangkan perlengkapan yang paling pokok untuk digunakan sebagai pengendalian misalnya BT,dan BET, sedangkan yang lain tidak perlu. 2) Pelaksanaan pengendalian takah. Langkah-Langkah yang diambil dalam pengendalian takah adalah sebagai berikut: a) Setelah takah dibuka, segera menyiapkan dan mengisi BT lengkap sesuai dengan data yang ada. b) Mengisi buku ekspedisi takah.

e. Penutupan Takah. Takah yang sudah selesai atau dianggap persoalannya selesai dan diperkirakan dalam waktu dekat tidak akan berkembang/tidak ada kelanjutannya, maka Takah dapat ditutup untuk sementara dengan memberi catatan pada kolom ditutup pada map Takah. Kaset/pejabat minu dapat berkoordinasi dengan pejabat yang bertanggung jawab atas persoalan yang ada di dalam takah untuk menutup takah tersebut. Takah yang telah ditutup dapat dibuka kembali, apabila ada perkembangan baru terhadap persoalan dalam takah tersebut dengan cara mencatat tanggal dan paraf pada kolom Dibuka Kembali. Contoh ditutup dan dibuka kembali adalah: DITUTUP TANGGAL PARAF 23 - 11 - 2006 DIBUKA KEMBALI TANGGAL PARAF 5 - 6 - 2007

34. Pemeliharaan Takah. Takah beserta isinya perlu dipelihara serta diperlakukan secara rapi dan hati-hati. Hal-hal yang perlu diperhatikan: a. Naskah/LC tidak boleh hilang, terlipat, robek atau kotor.

b. Naskah/LC yang rusak berat harus diperbaiki sehingga dapat digunakan kembali. c. Map takah yang rusak berat dan sulit diperbaiki diganti dengan map takah baru, dengan masih menggunakan kolom edaran, kolom ajukan kembali, dan kolom buka/ tutup dengan cara memotong dan menempelkan pada map takah baru. 35. Penyimpanan Takah. diperlakukan sebagai berikut: Takah yang telah kembali, disimpan sementara dan

119 a. Takah disimpan dalam almari terkunci, terutama takah yang berklasifikasi rahasia, agar tidak terbaca oleh orang yang tidak berhak. b. Takah yang mempunyai pokok persoalan yang sama disimpan pada kotak yang sama, dan dalam penyimpanan dipilih lagi menjadi anak persoalan. Kalau takah disimpan dalam ordner yang tidak menggunakan penjepit, setiap ordner diberi nomor pokok persoalan pada punggungnya dan punggung ordner dihadapkan ke luar dan diletakkan berdiri, agar memudahkan pencarian kembali. c. Takah tidak dibenarkan dibawa pulang, jika terpaksa harus dibawa, maka diwajibkan melapor ke Kaset/pejabat minu untuk dicatat dalam buku ekspedisi takah. 36. Penyusutan Takah. Penyusutan takah bertujuan untuk memperkecil jumlah takah yang sudah tidak digunakan secara langsung sebagai alat administrasi. Penyusutan dilakukan sebagai berikut: a. Dipilah-pilah antara takah yang masih aktif dan takah yang persoalannya sudah selesai (status disimpan). b. Takah yang masih aktif tetap disimpan di bagian takah.

c. Takah yang persoalannya tidak berkembang lagi dan takah yang berumur lebih dari dua tahun disisihkan serta diserahkan kepada bagian arsip untuk menunggu penyusutan. d. Penyusutan takah dilakukan sesuai dengan ketentuan pada tata kearsipan (Surat Keputusan Panglima TNI Nomor Skep/418/XI/2005 tangal 10 November 2005).

BAB VII FORMULIR

37. Umum. Dalam pelaksanaan tugas administrasi, formulir sering digunakan untuk merekam berbagai data dan keterangan. Formulir adalah sehelai kertas atau lebih dengan ukuran tertentu yang terbagi dalam lajur dan kolom, digunakan untuk merekam/mencatat data/keterangan bidang tertentu, dan dilengkapi dengan petunjuk pemakaian/ pengisiannya. Dengan adanya formulir, pekerjaan dapat diselesaikan dengan lancar, sehingga pengulangan dan kesalahan pekerjaan dapat dihindari. Agar pembuatan dan pemakaian formulir sesuai dengan tujuan perlu diberikan petunjuk tentang tata cara pembuatan dan penggunaan formulir, dengan tujuan tercapai kesamaan pengertian dan keseragaman bertindak dalam rangka pelaksanaan minu di lingkungan TNI AU. 38. Petunjuk Umum. a. Sebelum digunakan, formulir dibakukan dengan proses sebagai berikut: 1) Formulir yang akan digunakan di lingkungan TNI AU disahkan oleh pejabat yang ditunjuk oleh Kepala Staf Angkatan Udara.

120 2) Pengesahan formulir dinyatakan dengan pencantuman nomor kode di sudut kiri bawah lembaran formulir, dan dicatat di Sekretariat Umum TNI AU. b. Karena sifat pemakaiannya yang harus tepat, maka pembuatan formulir seyogianya memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Tujuan pembuatan formulir harus jelas.

2) Rumusan pertanyaan jelas dan tidak menimbulkan keraguan, baik untuk yang akan mengisi maupun yang akan mengolahnya. 3) 4) Bentuk dan susunannya disesuaikan dengan kebutuhan. Adanya ruangan/kolom yang cukup untuk membuat jawaban/pertanyaan.

39. Pelaksanaan. a. Tata Cara Pembuatan Formulir. 1) Pembuatan formulir adalah kegiatan membuat formulir baru atau mengubah formulir yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan. Dalam pembuatan formulir baru perlu diingat penggunaannya agar dapat mendukung pelaksanaan administrasi secara lebih berhasil dan berdaya guna, dan sebagai alat pengumpul data ataupun penyampaian informasi bagi badan yang bersangkutan. 2) Hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut: a) Pendataan administrasi. semua formulir yang sudah digunakan dalam

b) Peninjauan/penelaahan kembali formulir yang terkumpul, untuk mengetahui penggunaannya ataupun penyesuaian dengan kebutuhan tugas. c) Penilaian dan penentuan tentang perlu tidaknya satu formulir tetap digunakan, diubah, dan disederhanakan, ataupun beberapa formulir disatukan. d) Pengesahan formulir yang dinyatakan baku dan sah.

3) Pengubahan, pengesahan, dan pencabutan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. Semua formulir yang dicabut dan dinyatakan tidak berlaku harus segera dimusnahkan, agar tidak disalahgunakan. Hasil pemusnahan dilaporkan dengan Berita Acara Pemusnahan. Guna menghindarkan kekosongan formulir, sebelum dilakukan pemusnahan, terlebih dahulu harus sudah tersedia formulir penggantinya. b. Bentuk dan Susunan Formulir. Bentuk dan susunan formulir terdiri atas:

121 1) Bagian kepala. a) b) c) d) e) f) Kepala surat/kop surat di sudut kiri atas. Tingkat klasifikasi, jika perlu. Jumlah lembar yang dibutuhkan. Judul formulir. Nomor registrasi. Alamat penerima, jika perlu.

2) Bagian inti. Bagian inti merupakan kelompok isian yang memuat pertanyaan/persoalan/hal-hal yang memerlukan jawaban/pernyataan dari pengisi formulir. Jawaban/pernyataan tersebut merupakan masukan bagi satminkal/badan/lembaga pengirim formulir. Bagian ini pada umumnya berupa kolom-kolom. 3) Bagian penutup. Bagian penutup merupakan bagian akhir suatu formulir mencakup: a) b) Tempat dan tanggal pengisian. Tajuk tanda tangan.

c) Petunjuk/catatan tentang cara pengisian formulir, dan keterangan lain yang diperlukan. d) Nomor kode formulir.

c. Macam-Macam Formulir. 1) Ditinjau dari segi isi, bentuk dan kegunaannya terdapat bermacam-macam formulir di lingkungan TNI AU dan dapat dikelompokkan sebagai berikut: a) Formulir yang digunakan untuk kegiatan minu, antara lain: (1) (2) (3) (4) (5) Formulir yang berhubungan dengan pelaksanaan tulisan dinas. Formulir yang menyangkut pelaksanaan surat-menyurat. Formulir yang menyangkut pelaksanaan tata naskah. Formulir yang menyangkut penyampaian tulisan dinas.

Formulir yang menyangkut kearsipan. b) Formulir yang digunakan di luar kegiatan minu antara lain:

122 (1) Formulir yang digunakan di seluruh jajaran TNI AU, baik yang berasal dari lingkungan TNI AU maupun dari luar. (2) Formulir yang khusus digunakan di lingkungan Mabesau dan jajarannya dalam rangka pelaksanaan tugas masing-masing. (3) Formulir yang digunakan instansi/badan/ lembaga. secara terbatas oleh suatu

2) Mengingat banyaknya formulir yang digunakan di lingkungan TNI AU, maka perlu diperhatikan masalah pengesahan dan pengamanannya, agar tidak disalahgunakan. d. Penyimpanan. 1) Untuk menghindarkan adanya penyalahgunaan, semua formulir yang masih berlaku harus disimpan dengan baik, dan harus dipisahkan dengan formulir yang tidak berlaku. 2) Penyimpanan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga dengan cepat dapat ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk itu ada dua cara penyimpanan, yaitu: a) Penyimpanan menurut nomor registrasi, dengan cara ini tiap jenis formulir disimpan di dalam map atau kotak secara berurutan menurut nomor registrasinya. b) Penyimpanan menurut jenis dan fungsi/masalah. Formulir-formulir yang sejenis dan untuk satu macam fungsi disimpan di dalam map/kotak tersendiri, dipisahkan dari formulir-formulir lain. Dengan cara ini akan segera dapat diketahui apabila terdapat duplikasi ataupun ada formulir yang perlu diperbaiki. e. Penomoran dan Registrasi. 1) Semua formulir yang telah disahkan dan dinyatakan baku harus dicatat dan diberi nomor kode. 2) Pencatatan formulir dan tata cara pemberian nomor yang berlaku untuk seluruh jajaran di lingkungan TNI AU dilakukan oleh Setumau. 3) Nomor pencatatan/registrasi formulir dicantumkan di bagian kiri bawah halaman pertama formulir. f. Daftar Pengecekan. Sesuai dengan ketentuan di atas untuk menganalisis suatu formulir perlu persiapan sebagai berikut: 1) Formulir yang akan dihasilkan merupakan: a) b) Formulir baru. Formulir yang diubah/disempurnakan.

123

c) 2)

Penyatuan/penyederhanaan beberapa formulir menjadi satu formulir.

Nama instansibadan/lembaga peminta atau sumber.

3) Jenis dan jumlah masukan/informasi yang akan ditampung di dalam satu formulir. 4) Penggunaannya untuk tujuan tunggal atau ganda.

5) Penentuan jumlah lembaran, yaitu siapa yang berhak menerima lembar pertama, kedua, dan seterusnya. 6) Penggunaan bersifat segera/khusus atau rutin/biasa.

7) Bentuknya dapat berupa berkas, lembaran lepas, dapat disobek, menggunakan karbon langsung atau tidak. 8) Penggunaannya untuk sekali pakai, beberapa kali pakai, dapat disobek, di dalam atau di luar kolom. 9) Tujuan penggunaan formulir: a) b) Menghemat tenaga, biaya, dan waktu. Memperbaiki metode.

b) Mempermudah cara pembuatan/pencatatan/pelaporan yang disampaikan. c) Mempermudah cara kerja, khususnya yang bersifat rutin dan berulang-ulang. d) Memudahkan penyusunan data/informasi.

10) Jangka waktu penyimpanan. 11) Penggunaan warna kertas dan alat tulis. g. Hal-hal yang perlu diperhaitkan dalam pembuatan formulir sebagai berikut: 1) Bentuk dan susunan formulir cukup sederhana dan tidak menimbulkan kesan rumit. 2) Pengelompokan daftar pertanyaan/isian dibuat sedemikian rupa sesuai dengan tujuan pembuatan formulir tersebut. 3) Rumusan diinginkan. daftar pertanyaan/isian sesuai dengan masukan yang

124 4) Petunjuk pengisian cukup jelas, termasuk alat tulis yang digunakan, sehingga tidak menimbulkan keragu-raguan bagi pengisi.

BAB VIII PENUTUP

40. Petunjuk Administrasi Umum TNI AU merupakan pedoman umum penyelenggaraan kegiatan administrasi di lingkungan TNI AU yang meliputi tulisan dinas, ejaan, singkatan dan akronim, surat-menyurat dinas, tata naskah, dan formulir agar tercapai penyelenggaraan administrasi yang tertib dan teratur dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi TNI AU. 41. Dengan tersusunnya Petunjuk Administrasi Umum TNI AU ini diharapkan dapat tercapai adanya kesamaan pengertian, keseragaman bentuk, cara pembuatan, dan pengolahan serta pengawasan dan pengendalian tulisan dinas sehingga penyelenggaraan administrasi umum di lingkungan TNI AU dapat lebih berhasil dan berdaya guna. Wakasau : Kepala Staf Angkatan Udara Cap/tertanda Subandrio Marsekal TNI Autentikasi Sesuai dengan aslinya Kepala Sekretariat Umum Angkatan Udara

Asrena Kasau : Kadiskumau Kasetumau : :

Siti Zubaidah R. Kolonel Adm NRP 504337